SISTEM PENILAIAN PRESTASI BOLEH MEMPERTINGKATKAN

KEUPAYAAN, KEBOLEHAN, KECEKAPAN SERTA MEMOTIVASIKAN

KAKITANGAN DI SESEBUAH ORGANISASI.

Azizan Kassim
Universiti Teknologi MARA

PENGENALAN

Organisasi kerajaan dan swasta diwujudkan untuk mencapai tujuan dan objektif masing-

masing. Sumber tenaga manusia yang ada di dalam organisasi tersebut merupakan

penggerak penting untuk organisasi mencapai objektifnya dengan berkesan. Satu proses

yang rapi, berkesan dan adil diperlukan oleh sesebuah organisasi untuk menilai prestasi

setiap ahlinya. Penilaian prestasi staf dalam perkhidmatan awam adalah satu proses

berterusan yang melibatkan penetapan objektif, penilaian perlakuan serta pencapaian

kerja staf secara individu dan kumpulan dalam tempoh masa tertentu untuk

mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan (Per. Perk. Bil 4, 1992).

TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

Sesuatu sistem penilaian yang berjaya dan berkesan perlu berasaskan kepada

prinsip yang sesuai dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi. Prestasi yang

dinilai mestilah berasaskan kepada penghasilan kerja yang disumbangkan oleh staf ke ara

pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan. Diantara tujuan utama sistem penilaian

prestasi di dalam perkhidmatan awam ialah:

a) Sistem penilaian prestasi di dalam perkhidmatan awam Malaysia diperlukan untuk

mewujudkan satu satu kaedah pengukuran prestasi kerja yang sistematik, menyakinkan

dan menyeluruh.
b) Sistem penilaian prestasi yang sesuai dan relevan diperlukan bagi mengukur prestasi

kerja pegawai dalam pelbagai lapisan, kumpulan dan klasifikasi perkhidmatan di bawah

Sistem Saraan Baru.

c) Sistem penilaian prestasi diperlukan agar kegunaannya boleh dipelbagaikan untuk

fungsi-fungsi pengurusan personel, seperti pergerakan gaji, kenaikan pangkat,

penempatan dan latihan.

d)Peningkatan Ketua-ketua Jabatan Dari Aspek Perancangan Kerja

Sistem penilaian prestasi ini perlu bagi meningkatkan penglibatan Ketua-ketua Jabatan

dan semua peringkat pegawai penyelia dalam tugas-tugas berkaitan dengan penilaian

prestasi pegawai-pegawainya dari aspek perancangan kerja, penyeliaan, motivasi,

kaunselling dan kemajuan kerjaya.

TANGGUNGJAWAB PENILAIAN PRESTASI

Tanggungjawab Umum Ketua –ketua Jabatan.

Ketua-ketua jabatan secara umumnya melaksanakan perkara berikut:

a) Menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja

organisasinya.

b) Mewujudkan sistem kerja dan komunikasi yang berkesan bagi

pencapaian dan sasaran kerja yang ditetapkan.

2
 c) Mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan anggota

organisasinya melalui gaya pengurusan berbentuk penyertaan.

d) Memberi penekanan terhadap kemajuan kerjaya anggota-

anggota.

e) Memastikan sistem penilaian prestasi dilalukan dengan

mengikut panduan yang telah dibuat oleh majikan.

Peranan Khusus Ketua Jabatan

Ketua jabatan adalah bertanggungjawab bagi memastikan penilaian

Prestasi dilakasanakan secara adil, saksama dan oblektif supaya

ganjaran yang diberi adalah setimpal dengan prestasi staf. Disamping itu, menerusi

penilaian prestasi, Ketua Jabatan dapat mengenalpasti pegawai-pegawai yang perlu

bimbingan dan latihan untuk memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi mereka. Ketua

Jabatan hendaklah mengambil tindakan-tindakan seperti berikut:

a) Menetapkan sasaran kerja tahunan secara bersama dengan

ketua bahagian untuk dilaksanakan oleh tiap-tiap bahagian

selaras dengan strategi.

b) Merangka rancangan kerja tahunan secara bersama dengan

Ketua-ketua Bahagian dan Unit.

3
 c) Menetapkan ukuran piawaian bagi setiap aktiviti utama Jabatan

yang akan dijadikan asas pencapaian kerja bagi semua bahagian

dan unit. Piawaian yang ditetapkan hendaklah munasaqbah, boleh

diukur dan dicapai.

d) Memastikan kerja-kerja yang dijalankan oleh Ketua Bahagian

dan Ketua Unit mengikut jadual kerja yang ditetapkan bagi

keseluruhan Jabatan dengan mengadakan sistem penyelarasan,

pengawalan dan pengkajian semula.

f) Menegenalpasti dan menentukan supaya pegawai yang

bertanggungjawab sebagai Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai

Semula di jabatannya menyediakan laporan penilaian prestasi staf

di bawah penyeliaan mereka mengikut peraturan peraturan dan

jadual penyediaan yang ditetapkan.

CARA-CARA SISTEM PENILAIAN PRESTASI MENINGKATKAN PRESTASI

STAF

Penilaian prestasi dapat meningkatkan keupayaan staf

a)Menerusi sistem penilaian prestasi ketua-ketua jabatan

menetapkan

ukuran piawaian (standard) bagi setiap aktiviti utama staf dan

jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian kerja. Piawaian yang

ditetapkan hendaklah manasabah, boleh diukur dan dicapai oleh

4
 staf. Keadaan ini boleh membuatkan staf tidak rasa tertekan kerana

sebarang prestasi di bawah piawaian akan dipantau oleh ketua

jabatan melalui usaha pengawasan dan bimbingan yang berterusan

dan sistematik. Keadaan ini akan membolehkan staf yang dinilai

dapat meningkatkan keupayaannya mencapai sasaran kerja

tahunannya.

b)Merancang kerja tahunan dan menetapkan sasaran kerja tahunan

secara bersama di antara staf dengan pegawai penilai dapat

meningkatkan keupayaan staf. Aktiviti ini penting di dalam sistem

penilaian prestasi kerana cara ini membolehkan staf faham akan

tugas dan objektif kerja tahunan mereka. Staf akan nampak jelas

tentang apa yang perlu dilakukan untuk mencapai sasaran kerja

tahunan. Disamping itu juga pihak ketua jabatan akan membantu

staf untuk mencapai sasaran kerja tahunan kerana beliau secara

sedar dan tahu apakah yang harus dilakukan oleh staf berkenaan

semasa menetapkan sasaran kerja tahunan.

Penilaian prestasi dapat meningkatkan kebolehan staf.

a) Di dalam sistem penilaian prestasi ini kemajuan kerja staf dibuat

dua kali di pertengahan tahun dan akhir tahun, khasnya untuk

mengenalpasti masalah-masalah pelaksanaan. Keadaan ini

membolehkan staf memperbaiki prestasinya sebelum hujung tahun.

5
 Diperingkat ini staf dihantar berkursus untuk mengatasi kelemahan

yang ada. Pihak ketua jabatan juga perlu merancang latihan untuk

staf yang didapati tidak dapat mencapai sasaran kerja dan ini akan

meningkatkan kebolehan staf tersebut untuk meningkatkan

produktiviti mereka.

Penilaian prestasi dapat meningkatkan kecekapan staf

a) Penilaian yang dibuat secara berterusan dan berdasarkan kepada

pencapaian kerja sebenar sepanjang tahun dapat membantu staf

meningkatkan kecekapan. Kaunseling dengan tujuan memperbaiki

dan mempertingkatkan prestasi akan diberi sekirannya prestasi

kerja sebenar tidak menepati sasaran tahunan yang ditetapkan.

Sekiranya sasaran kerja tidak dicapai, pengawai penilai akan

menegenalpasti punca-puncanya dan menyatakan langkah-langkah

yang perlu diambil oleh staf untuk memperbaiki pencapaian

sasaran kerja. Keadaan ini akan membolehkan staf meningkatkan

kecekapannya melalui langkah-langkah pembaikan yang

disarankan oleh ketua jabatan.

b) Di dalam sistem penilaian prestasi juga staf yang dinilai

digalakan

membuat perbincangan dengan pegawai penilai sekiranya

menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Ini

dapat memperbaiki dan memepertingkatkan prestasi kerjanya

6
 dalam tahun yang dinilai. Di dalam sistem penilaian ini juga

kesesuaian penempatan staf juga diambil kira.Hanya staf yang

sesuai sahaja akan di tempat dibertugas di bahagian tertentu di

dalam organisasi. Ini membolehkan hanya staf yang benar-benar

boleh melakukan tugas yang diamanahkan melakasanakan

perkerjaannya dengan cekap dan berkesan.

Penilaian prestasi dapat mempertingkatkan motivasi staf.

a) Penialaian prestasi dijadikan satu penentu pergerakan gaji

samada secara melintang, menegak, mendatar dan statik. Pekerja

sedaya upaya akan meningkatkan prestasi mereka kerana ganjaran

ini. Mereka akan terdorong dengan pergerakan gaji yang tinggi dan

meningkatkan usaha untuk mencapai sasaran kerja masing-masing.

b) Keputusan penilaian prestasi digunakan oleh jabatan untuk

menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat dan

pemangkuan boleh meningkatkan motivasi staf. Pegawai akan

terdorong untuk melaksanakan tugas dengan cemerlang untuk

menentukan mereka layak naik pangkat dan maju dalam kerjaya

masing-masing.

7
 c) Sistem penilaian prestasi digunakan untuk menentukan

kelayakan untuk penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan

bintang kebesaran serta surat penghargaan kepada pekerja. Faktor

ini dapat mendorong pekerja untuk melaksanakan tugas dengan

cemerlang di dalam organisasi masing-masing. Peluang semua

peringkat pegawai untuk berkhidmat cemerlang dibuka disemua

tahap perjawatan di dalam sesebuah organisasi.

KESIMPULAN

Perlaksanaan Sisitem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam dapat meningkatkan

keupayaan, kebolehan, kecekapan serta motivasi kakitangan awam jika dilakasanakan

dengan penuh tanggungjawab. Pengurusan pelaksanaan sistem penilaian ini perlu

dikemaskinikan agar ianya lebih berjaya. Sistem pemantauan yang telus perlu untuk

memastikan prestasi kerja dan sasaran kerja tahunan pegawai dapat dicapai secara

berkesan. Sistem ini dapat menjamin pencapaian cemerlangan perkhidmatan awam

kerana sistem ini adalah satu alat motivasi yang berkesan untuk mempertingkatkan kualiti

dan produktiviti organisasi.

Mempelbagaikan kegunaan sistem penilaian prestasi untuk fungsi-fungsi

pengurusan personel seperti pegerakan gaji, kenaikan pangkat, penempatan dan latihan

boleh mendorong ketua-ketua jabatan menjadikannya sebagai alat pendorong pekerja di

bawah seliaannya untuk mencapai sasaran kerja masing-masing demi kemajuan kerjaya

dan organisasi.

8
 BIBLIOGRAFI

……….Nota-Nota Kursus Induksi Umum Bil. 41/2001, Pusat Latihan UiTM, Kg. Gajah,
Perak.

Panduan Pelaksanaan Sisitem Penialaian Prestasi Perkhidmatan Awam Malaysia, Jabatan

Perkhidmatan Awam, 1993, Percetakan National. Kuala Lumpur. 1993.

Perkeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1992