Integrasi Teknologi Informasi dan Supply Chain Management

(Studi Kasus : PT. X, West Java)

1
Risnandar, 2Parama Tirta Wulandari W.K
1
Department of Information System, Telkom Polytechnic, Bandung
2
Center for Appropriate Technology Development

Abstract

Supply Chain Management (SCM) dapat digunakan untuk mengintegrasikan seluruh kegiatan yang
diperlukan untuk menghasilkan produk yang memiliki value added. Aktivitas SCM di sini mulai dari
pengadaan bahan baku, proses transformasi hingga pendistribusian pada konsumen. Sebuah perusahaan
perlu menganalisis dan menentukan partner dalam supply chain yang saling terintegrasi, dalam arti
kedekatan dalam melakukan kolaborasi, termasuk information sharing. Teknologi Informasi (TI)
merupakan salah satu bagian yang terintegrasi dalam Supply Chain Management (SCM), melalui
Teknologi Informasi dapat diciptakan alur komunikasi yang jelas antar setiap kegiatan dan jaringan
pendistribusian informasi yang berhubungan dengan para pelaku dari sistem tersebut. Penelitian yang
dilakukan di PT. X Jawa Barat ini merupakan perusahaan bergerak di bidang proses minuman sari buah.
Penelitian ini bertujuan untuk menciptakan suatu model SCM yang berbasis pada Teknologi Informasi
dengan melibatkan seluruh aktivitas SCM yang berada di PT. X. Hasil penelitian akan memberikan
rekomendasi pada PT X mengenai model SCM dari aktivitas yang terdapat di dalamnya dan untuk
menciptakan alur information sharing dari berbagai pelaku dalam aktivitas proses produksi yang terjadi
di PT.X.

Kata Kunci : SCM, TI, inormation sharing

__________________________________________________________________________________

1. Pendahuluan manufaktur-pergudangan hingga distribusi akan

Sistem Produksi di PT. X Subang, Jawa
Barat, masih menerapkan sistem terpisah, saling
berdiri sendiri, sehingga sering menimbulkan
ketidakseimbangan pada proses produksi dan juga
sistem distribusi produk-produknya. Mulai dari
masalah dari setiap lini produksi, terjadinya
kekurangan stok bahan baku utama, distibusi produk
yang belum optimal hingga kapasitas produk yang
fluktuatif. Pokok permasalahan yang terjadi lebih
banyak disebabkan oleh ketidak seimbangan
informasi antar tiap aktivitas proses, mulai dari
supplier, manufaktur, pergudangan hingga
pendistribusian.
Kurangnya koordinasi antara supplier,
menimbulkan alur informasi yang tidak jelas.
Pasokan bahan baku, distribusi produk jadi yang
tidak tepat, juga merupakan masalah yang sering
mempengaruhi proes produksi, sehingga terjadi
penundaan produksi dan kualitas produk terganggu.
Untuk itu perlu dibuat suatu pola hubungan
komunikasi dan distribusi antara pelaku yang berada
dalam system produksi yang dapat mengurangi
masalah masalah tersebut, yaitu dengan menerapkan
pendekatan Supply Chain Management.
Pengelolaan koordinasi antar entitas supply
chain merupakan hal yang sangat penting dan bisa
menjadi sebuah strategi perusahaan untuk
meningkatkan efisiensi dan mempersolid kinerja
SCM. Namun, perlu dibahas model information
sharing yang dapat memberikan manfaat kepada
267
pihak-pihak anggota sebuah supply chain dan tetap
menjaga independensi setiap perusahaan, karena
tidak bisa dipastikan dengan mudah. Identifikasi
masalah dalam penelitian ini di antaranya : bentuk
pertukaran informasi yang sebaiknya dilakukan;
informasi yang bisa dipertukarkan; model
information sharing yang yang paling baik untuk
diterapkan dalam meningkatkan efisiensi SCM; dan
kebutuhan infrastruktur teknologi informasi dalam
menunjang information sharing.
merupakan anggota akhir dari sistem SCM dalam
proses penjualan dan konsumsi. Aliran distribusi
produk pertanian secara umum dapat dig.ambarkan
seperti pada Gambar 1. Agen, pengecer dan
konsumen merupakan anggota SCM paling hilir
yang terlibat dalam kegiatan penjualan dan konsumsi
produk-produk pertanian. Pada gambar diatas
terlihat aliran informasi (dari kanan kekiri) dan
aliran produk/material (dari kiri ke kanan).

Landasan Teori
1.3.1 Supply Chain Management (SCM)

Supply Chain Management (SCM) merupakan

salah satu konsep pengelolaan aktivitas produksi
melalui integrasi yang terbentuk di antara pemasok
(supplier), pembuat (producer-manufacture),
penyalur (distributor), gudang (warehouse), dan Gambar 1. Operasi Supply Chain yang Belum
penjual (retail) serta konsumen, sehingga diperoleh Menerapkan Koordinasi/Information Sharing [2]
suatu pola distribusi produk dengan jumlah, lokasi
dan waktu yang tepat yang pada akhirnya dapat
meminimalisasi biaya dengan tetap meningkatkan
pelayanan kepada konsumen. Dengan pesatnya
penggunaan teknologi informasi, SCM saat ini dapat
dikelompokkan dalam suatu ekonomi baru dengan
paradigma : kompetisi berbasis waktu; terciptanya
sinkronisasi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan;
layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan
pemasok dan pengguna; dan meningkatkan
konsolidasi antara pemasok dan perusahaan [1]. Gambar 2. Operasi Supply Chain yang Menerapkan
Beberapa Koordinasi/Information Sharing [2]
Hubungan antar anggota SCM dilakukan
melalui tahapan-tahapan berikut : pemasok bahan
baku (Supplier); manufaktur (Proses Produksi);
pergudangan (Warehouse); distribusi; retailer; dan
konsumen. Pemasok bahan baku berfungsi sebagai
penyedia bahan baku utama dan sarana pendukung
proses produksi,seperti mesin, bahan pengemas, dus
dan sarana pendukung lain. Manufaktur atau
Producer dalam hal ini adalah industri pengolah
makanan berfungsi mengolah hasil produk pertanian
petani menjadi produk olahan, yaitu berupa
minuman jus buah. Warehouse, merupakan aktivitas Gambar 3. Operasi Supply Chain yang Menerapkan
yang tidak memberikan nilai tambah namun sangat Koordinasi/Information Sharing [2]
dibutuhkan sebagai perantara aktivitas industri
menuju ke konsumen. Agen, pengecer dan konsumer 1.3.2 Koordinasi Supply Chain
268
 Koordinasi pada supply chain dapat ditingkatkan
apabila setiap tahapan mengambil tindakan bersama-
sama untuk meningkatkan laba total supply chain.
Kurangnya koordinasi timbul karena setiap tahapan
yang berbeda memiliki tujuan yang bertentangan
atau terdistorsinya aliran informasi pada supply
chain. Aliran informasi yang bergerak di dalam
supply chain mengalami distorsi karena tidak semua
informasi yang lengkap dibagikan kepada tahapan
yang lain. Distorsi yang terjadi semakin diperburuk
dengan adanya variasi produk yang semakin
beragam. Hasil pengamatan terhadap permintaan
yang terjadi pada supply chain menunjukkan bahwa
permintaan konsumen akhir terhadap suatu jenis
produk tertentu tidak terlalu bervariasi, akan tetapi
permintaan ke tahapan berikutnya semakin
berfluktuasi. Peningkatan variabilitas permintaan
dalam supply chain semakin bergerak ke atas
menuju supllier disebut dengan ”BullwhipEffect”.
[3]
Gambar 4. Skema Koordinasi Supply Chain [4]
1.3.3 Information sharing dalam SCM
Informasi adalah sekumpulan data yang sudah
dikelompokkan, diolah, dan dikomunikasikan untuk
kebutuhan yang masuk akal dan bermakna atau
bermanfaat. Informasi merupakan decision support
agar kebijakan yang diambil oleh sebuah pelaku
usaha representatif dalam menanggapi kondisi yang
dihadapi. Oleh karena itu, informasi yang digunakan
sebagai dasar dalam mengambil keputusan harus
diperoleh pada saat yang tepat, secara cepat, dan
memiliki kualitas yang baik. Informasi seharusnya
dapat diperoleh dengan cepat agar keputusan sebagai
respon terhadap perubahan kondisi yang terjadi juga
dapat diambil pada saat yang tepat. Namun
demikian, informasi yang cepat juga menjadi tidak
bermakna ketika informasi tersebut tidak berkualitas,
dalam arti informasi tersebut tidak menggambarkan
secara tepat tentang kondisi yang sebenarnya terjadi.
Akibat dari informasi yang tidak berkualitas tentu
saja adalah keputusan yang dihasilkan juga menjadi
tidak representatif.
Beberapa pertanyaan muncul terkait dengan
peran informasi dan strategi dalam pengelolaan
informasi dalam supply chain. Pertanyaan pertama
adalah mengenai dengan siapa sebuah perusahaan
yang menjadi bagian dalam supply chain harus
berbagi informasi. Sebuah perusahaan perlu
memperkirakan dengan sangat hati-hati untuk
menentukan dengan partner yang mana dalam supply
chain mereka harus melakukan integrasi yang cukup
erat, dalam arti kedekatan dalam melakukan
kolaborasi, termasuk berbagi informasi (information
sharing). Tingkat keeratan kolaborasi dan integrasi
antar bagian dalam suppply chain dipengaruhi oleh
berbagai faktor, yang meliputi kemampuan
perusahaan, kompleksitas produk, dan budaya
perusahaan [5, 6]
Karena informationsharing adalah dasar dari
integrasi supply chain, keputusan-keputusan dalam
level integrasi sangat terkait dengan keputusan
tentang informasi apa yang harus di-share-kan dan
bagaimana informasi tersebut harus dipertukarkan
[6]. Desain konfigurasi supply chain tidak hanya
memperkirakan dengan siapa perusahaan harus
berkolaborasi atau berintegrasi tetapi juga mendesain
bagaimana aktivitas perusahaan terkait atau
terhubung dengan aktivitas yang sama dari
perusahaan lain (partner) dan menentukan informasi
apa yang bisa dan boleh diakses oleh partner [5, 6]
1.3.4 Manajemen Konsep SCM
Keberhasilan penerapan SCM sangat
dipengaruhi oleh kedisiplinan para pemain SCM
dalam mengikuti aturan yang ada, untuk itu
diperlukan suatu manajemen yang dapat
menjalankan SCM sesuai dengan tujuan yang
diinginkan. Disamping itu dengan digunakannya IT
dalam mendukung semua kegiatan baik informasi
maupun pergerakan produk, sisteminformasi yang
269
ada harus dijaga kebaruan maupun keamanan dan
kehandalannya.
1.3.4 Sistem Teknologi Informasi (TI) dan
SCM
Ketika mendiskusikan penggunaan TI dalam
SCM, maka akan mengacu pada penggunaan sistem
yang inter-organisasi dan digunakan untuk
information sharing atau pemrosesan yang melintasi
batasan-batasan organisasi. Amstrong dan Hagel [7]
berpendapat bahwa awal mula sebuah evolusi pada
supply chain menuju kalangan bisnis secara online.
Baru-baru ini dengan adanya perkembangan
teknologi informasi yang meliputi Electronic Data
Interchange (EDI), Internet melalui World Wide
Web (WWW), maka konsep desain supply chain
telah menjadi satu paradigma operasi populer.
Kompleksitas SCM telah memaksa perusahaan
untuk menggunakan sistem komunikasi secara
online. Sebagai contoh, internet dapat meningkatkan
kesempurnaan dalam berkomunikasi melalui inter-
aktivitas yang lebih besar antara perusahaan dan
pelanggan. Dengan kata lain, TI dapat mengurangi
biaya transaksi antara pembeli dan pemasok serta
menciptakan relational yang lebih kooperatif dan
menjaga hubungan antara pemasok-pembeli menjadi
lebih dekat. [7]
2. Metodologi
2.1 TI pada Purchasing
Penggunaan TI dalam mengelola pembelian
supply chain telah berkembang dengan cepat selama
10 tahun terakhir ini. Penelitian menunjukkan bahwa
TI dapat digunakan dalam berbagai aplikasi
pengadaan termasuk komunikasi dengan vendor,
pemeriksaan harga, dan membuat pembelian dari
katalog vendor. Negosiasi vendor juga dapat
disederhanakan melalui penggunaan TI. Negosiasi
face toface bisa dilakukan melalui TI, yan meliputi
penawaran, negosiasi, harga, dan perjanjian.
Penggunaan TI lebih populer dalam supply
chain untuk memproses aplikasi. Penggunaan TI
yang paling sering digunakan adalah pengurutan
270
tempat dan status pesanan. Lebih dari setengah
penggunaan perusahaan TI untuk tujuan ini. Hal ini
telah secara dramatis mengurangi biaya pemrosesan
perintah/pesanan. Penggunaan TI dalam proses
pengurutan telah mengurangi tingkat error. Error
saat ini mudah dideteksi dengan mudah dan lebih
cepat.
2.2 TI pada Operasional
Penelitian telah memperlihatkan bahwa
penggunaan TI yang paling populer pada era
sekarang ini adalah komunikasi yang menyediakan
sisa stok yang sudah dibeli pelanggan kepada
vendor, atau pemberitahuan untuk menyediakan stok
oleh perusahaan ke pelanggan. Hal ini dapat
dibuktikan dalam kemampuan perusahaan untuk
memberitahu pelanggan mengenai pengiriman
pesanan yang delay dan kondisi persediaan barang,
dalam rangka mengurangi lead-time pengiriman dan
persediaan barang.
Penjadwalan dalam produksi mempunyai model
tradisional sedang mengarah menuju SCM yang
cukup komplek. TI memungkinkan perusahaan
untuk meminimumkan tingkat kesulitan dalam
penjadwalan produksi dengan cara meningkatkan
komunikasi antara vendor, perusahaan, dan
pelanggan. Penelitian menunjukkan bahwa sebagian
dari perusahaan mulai menggunakan TI untuk
mengkoordinir program perusahaan dengan vendor.
Selain itu, sebagian dari perusahaan sedang memulai
untuk menggunakan TI untuk mengkoordinir jadwal
produksi dengan vendor.
2.3 TI pada Customer Relationships
Dengan cara memusatkan pada kepuasan
pelanggan secara penuh, suatu perusahaan bisa
meningkatkan proses mengirimkan layanan yang
lebih baik dengan biaya yang lebih rendah.
Kepuasan pelanggan dikendalikan secara bertahap di
luar TQM, manajemen kualitas keseluruhan. Dengan
peningkatan saat ini melalui kecepatan TI, TI telah
menyiapkan perusahaan dengan kemampuan untuk
menawarkan pelanggan lain dengan cara
menghubungi perusahaan mengenai isu layanan dan lain, akan berbeda pula. Pada setiap situasi, ada
mengintegrasikan pelanggan melalui information karakteristik lokal yang unik, khusus, bisnis unik,
sharing untuk membawa manfaat yang besar kepada dan cara melakukannya yang efektif. TI akan
kedua belah pihak, yaitu pelanggan dan perusahaan. membuat seimbang antara keseragaman yang
Penelitian menunjukkan bahwa sebagian dari diinginkan dalam bisnis global dan lokal. TI juga
perusahaan menggunakan TI untuk menerima mempunyai dampak besar terhadap peningkatan
keluhan pelanggan, sementara di sisi lain proses ini.
penggunaan TI untuk pemberitahuan yang darurat.
Sekarang ini TI mempunyai dampak besar
2.4 TI pada Vendor terhadap perusahaan dalam SCM. Framework
Kepercayaan memainkan peran kunci dalam berikut ini memperlihatkan dampak TI terhadap
hubungan antar organisasi di mana TI memberikan SCM :
fasilitas di dalamnya. Kepercayaan terjadi ketika
suatu pihak percaya bahwa mitranya handal dan baik
hati. Peningkatan kepercayaan Kebutuhan antara
mitra mengidentifikasikan sebagai satu elemen
hubungan pemasok-pembeli yang cukup penting
dalam SCM. Beberapa penelitian meyakinkan di
mana hubungan pemasok-pembeli yang sukses
dengan adanya hubungan tingkat tinggi dari
information sharing. Kualitas dan kuantitas
information sharing mengacu pada tingkat
kompleksitas informasi dalam berkomunikasi pada
mitra dalam supply chain. TI membuka kolaboratif
ke arah efek yang positif terhadap hubungan internal
perusahaan.

2.5 TI pada Perusahaan Gambar 5. IT on SCM

Organisasi mempunyai tingkat standar prosedur
dan semua orang melatih prosedur-prosedur ini serta 3. Hasil dan Pembahasan
Supply Chain Management untuk pengelolaan
melakukannya. Namun, perubahan pasar yang terus
produk-produk pertanian bukan merupakan sesuatu
menerus penting untuk untuk menginovasi,
hal yang baru, terutama di negara maju, seperti
menawarkan paket layanan baru dan hubungan
Jepang dan Amerika. Namun di Indonesia hal ini
organisasi baru dengan pelanggan. Untuk melakukan
akan menjadi tanda tanya besar, ketika SCM akan
ini memerlukan perubahan yang mendorong inovasi,
diaplikasikan. Untuk itu beberapa langkah penting
mempertahankan stabilitas prosedur-prosedur yang
harus dilakukan dalam menerapkan SCM, khususnya
sudah ada sampai inovasi yuang siap untuk diadopsi
pada distribusi produk-produk pertanian. Pertama,
secara luas. TI bisa mengatasi masalah ini.
gambarkan dengan rinci hubungan antara anggota-
Pemakaian TI dalam konteks ukuran perusahaan
anggota dalam sistem SCM, termasuk jenis
dengan mengukur jumlah karyawan dan volume
hubungan dan aliran-aliran informasi dan produk
penjualan. Sejalan dengan diukurnya jumlah
yang dibutuhkan. Kedua, gambarkan proses proses
karyawan, perusahaan yang lebih besar lebih
bisnis yang ada di dalam SCM secara rinci. Hal ini
mungkin untuk menggunakan TI dalam
berguna dalam menentukan ruang lingkup, terutama
berkomunikasi dengan pelanggan dalam status
dengan digunakannya Teknologi Informasi sebagai
pemesanan dan untuk mengelola fungsi layanan
urat nadi keberhasilan penerapan SCM. Ketiga,
kepada pelanggan.
tentukan manajemen konsep SCM, meliputi aturan
Setiap pelanggan dan setiap situasi tentu akan main dan hal-hal yang harus diikuti oleh semua
berbeda. Jika perusahaan sedang melayani satu pemain yang berada didalam SCM. Keberhasilan
pelanggan utama, kemudian mengkoordinir layanan para petani di Jepang dan Amerika dalam
271
menerapkan SCM, ditentukan oleh kedisiplinan
mereka dalam menjaga SCM dengan senantiasa
mentaati aturan-aturan yang ada dan tentunya
memanfaatkan Teknologi Informasi seluas-luasnya.
Konsep yang dibahas pada makalah ini masih harus
dikembangkan lebih lanjut, terutama bila akan
diaplikasikan secara nyata. Berikut ini SCM yang
terjadi di setiap divisi yang ada di PT. X, Subang.

Gambar 6. Proses Pemesanan Produk Pendukung

Gambar 9. Proses Produksi Sari Buah di PT. X

Gambar 7. Alur Produk di PT. X

Gambar 10. Infrastruktur TI di PT. X

4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis, maka dapat
diberikan kesimpulan berikut ini.

1. Kompleksitas Struktur Supply Chain

Gambar 8. Alur Informasi di Divisi Sales
Adanya kompleksitas yang melibatkan internal
PT.X maupun eksternal perusahaan. Internal
perusahaan, misalnya antara bagian marketing
dengan produksi, marketing seringkali membuat
272
 kesepakatan dengan pelanggan tanpa mengecek
secara baik kemampuan produksi, perubahan
jadwal produksi secara tiba-tiba karena
marketing menyepakati perubahan order dengan
pelanggan. Disisi lain bagian produksi sering
resistant dengan perubahan mendadak. Eksternal
perusahaan, misalnya antara supplier yang
menginginkan pemesanan produknya jauh-jauh
hari sebelum waktu pengiriman dan sedapat
mungkin pesanan tidak berubah. Supplier juga
menginginkan pengiriman segera setelah
produksinya selesai. Disisi lain perusahaan
menghendaki fleksibilitas yang tinggi dengan
mengubah jumlah, spesifikasi maupun jadual
pengiriman bahan baku yang dipesan.
2. Kompleksitas yang lain adalah dalam
pembayaran, budaya dan bahasa.
3. Ketidakpastian
Ketidakpastian menimbulkan ketidakpercayaan
diri terhadap rencana yang dibuat. Sebagai
akibatnya, perusahaan sering menciptakan
pengaman di sepanjang supply chain. Pengaman
ini bisa berupa safety stock, safety time, atau
kapasitas produksi maupun transportasi. Sumber
ketidakpastian di antaranya : ketidakpastian
pembeli; ketidakpastian dari supplier, terkait
dengan pengiriman, harga, kualitas maupun
kuantitas; dan ketidakpastian internal yang bisa
disebabkan kerusakan mesin, kinerja mesin yang
tidak sempurna, tenaga kerja serta waktu maupun
kualitas produksi.
No. 199. Institute of Information Sharing
University of Bern.
[3] Simchi-Levi, D., Kaminsky, P., dan Simchi-
Levi, E. 2000. Designing and Managing the
Supply Chain hal.1. Amerika Serikat:
McGraw-Hill Companies.
[4] Arshinder, Kanda, A. dan Deshmukh S.G.
2008. Supply Chain Coordinati on:
Perspectives, Empirical Studies and Research
Directions. Hal 315--335. Diterbitkan dalam
International Jurnal Production Economics.
[5] Cooper, W.W., Seiford L.M., dan Tone. 2000.
Data envelopment Analysis: A Comprehensive
text with Models, Application, Reference and
DEA solver software. Kluwer Academic
Publisher. Boston
[6] Baihaqi, I. dan Beaumnont, N. 2005.
Information Sharing in Supply Chain: A
Literature Review and Research Agenda.
Working Paper 45/05. Departement of
Management Working Paper Series ISSN 1327
– 5216 Monash University
[7] Karami, Mohamad Amin, The Impact of IT
on Supply Chain Management, 2009.

5. Teknologi informasi memiliki peranan

penting dalam konteks Supply Chain
Manajement, yaitu dalam e-Procurement
dan e-Fulfilment.

REFERENCES

[1] Blanchard, B.S. 2003. Logistics Engineering

and Mangement Sixth Edition hal 146-147,
Upper Saddle River, New Jersey: Pearson
Education. Inc.
[2] Schmidt, R. 2007. Impact of Information
Sharing and Order Agregation Strategies on
Supply Chain Performance. Working Paper

273