Anda di halaman 1dari 27

PROJECT ASSIGNMENT

OPTIMALISASI MONITORING UNTUK MENGENDALIKAN


KECEPATAN PENYAMBUNGAN POLA 5 HARI

Diajukan Oleh:

REJEKI AGUNG SAPUTRO

NIP 8609522 - Z

JUNIOR ENGINEER PENYAMBUNGAN


PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAKARTA RAYA & TANGERANG
AREA TANJUNG PRIOK

SUPERVISORY EDUCATION II TAHUN 2014


PT PLN (PERSERO)
SEKILAS

LEMBAR PENGESAHAN

Judul : Optimalisasi Monitoring Untuk Mengendalikan Kecepatan


Penyambungan Pola 5 Hari
Nama Mentee : Rejeki Agung Saputro
NIP : 8609522-Z
Jabatan : Junior Engineer Penyambungan
Nama Mentor : Mahesa Kanigara
Jabatan : Supervisor Penyambungan

Jakarta, Mei 2014

Mentor Mentee

Mahesa Kanigara Rejeki Agung Saputro

Mengetahui,
Asman Konstruksi,

Sukarno Hadi

ii
SEKILAS

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur ke hadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan rahmat
dan karunia-NYA sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Project Assignment yang
juga merupakan kelanjutan dari pelaksanaan Program Pendidikan dan Pelatihan Supervisory
Education II (SE II). Selama mengikuti OJT dan dalam proses penulisan Project Assignment
ini tentunya tidak lepas dari dukungan dan bimbingan banyak pihak. Penulis ucapkan terima
kasih yang sebesar - besarnya kepada:
1. Istri dan anak – anakku tercinta
2. Bapak Agung Setijawan, sebagai Manajer PT . PLN ( Persero ) Area Tanjung Priok
3. Bapak Sukarno Hadi, sebagai Asman Konstruksi Area Tanjung Priok
4. Bapak Mahesa Kanigara, sebagai mentor dan Supervisor Penyambungan Area
Tanjung Priok
5. Seluruh staf bidang Konstruksi Area Tanjung Priok
6. Kepada semua pihak sudah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Project Assignment ini masih banyak
kekurangannya. Berbagai kritik dan saran akan sangat membantu memperbaiki Project
Assignment ini. Semoga Project Assignment ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Jakarta, Mei 2014

Penulis

iii
SEKILAS

PT PLN (Persero)

Pusat Pendidikan dan Pelatihan

LAPORAN PROJECT ASSIGMENT

Nama : Rejeki Agung Saputro

NIP : 8609522-Z

Jabatan : Junior Engineer Penyambungan

JUDUL : OPTIMALISASI MONITORING UNTUK


MENGENDALIKAN KECEPATAN
PENYAMBUNGAN POLA 5 HARI

iv
SEKILAS

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR .................................................................................................................. iii

DAFTAR ISI ................................................................................................................................ iv

EXECUTIVE SUMMARY ............................................................................................................ v

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................................ 1

1.2 Permasalahan ................................................................................................................ 1

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................................... 6

BAB III PENUTUP ................................................................................................................ 14

3.1 Kesimpulan
................................................................................................................ 14

3.2 Tindakan Yang Disarankan ...................................................................................................... 14

REFERENSI ............................................................................................................................ 16

v
SEKILAS

EXECUTIVE SUMMARY

Permintaan pelanggan akan Pasang Baru (PB) dan Perubahan Daya (PD) untuk daya 450
VA sampai dengan 41500 VA tanpa perluasan jaringan dengan jumlah yang tidak sedikit
apabila tidak dipantau secara optimal maka akan berpengaruh pada kinerja kecepatan
pelayanan PB/PD pola 5 hari. Pemantauan (monitoring) yang masih manual membutuhkan
waktu yang cukup lama untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan terkait kendala dalam
penyambungan. Penghitungan pengeluaran material sesuai kebutuhan penyambungan yang
masih manual juga berkontribusi terhadap ketersediaan material, hal ini juga berpengaruh
terhadap pelayanan Pasang Baru dan Perubahan Daya. Jumlah komplain pelanggan yang
meningkat di pertengahan tahun 2013 merupakan wujud ketidakpuasan pelanggan terhadap
pelayanan PLN. Manajer Area Tanjung Priok di tahun 2014 menargetkan kecepatan
pelayanan PB/PD adalah tiga hari kerja terhitung sejak pelanggan bayar sampai dengan
nyala. Untuk mendukung hal tersebut diperlukan suatu aplikasi yang dapat memonitor dan
menampung informasi terkait kebutuhan penyambungan. Tujuan dibuat aplikasi ini adalah
untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, memantau serta memonitor
proses penyambungan agar pelaksanaan penyambungan tidak melebihi batas waktu yang
telah ditentukan, selain itu aplikasi ini dapat membantu dalam pengendalian material.

Kata Kunci : Kecepatan, Penyambungan, Pelanggan

vi
SEKILAS

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kecepatan penyambungan listrik ke pelanggan merupakan salah satu kinerja dari


PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Lamanya waktu dalam proses
penyambungan Pasang Baru maupun Perubahan Daya di Area Tanjung Priok
merupakan salah satu indikasi kurang optimalnya kinerja penyambungan. Hal tersebut
dapat terjadi dikarenakan kurangnya kepedulian terhadap pengawasan dan pemantauan
progres pekerjaan penyambungan, dengan kata lain pemantauan terhadap progres
penyambungan masih lemah.

Selain pentingnya pengawasan dan pemantauan terhadap progres penyambungan,


pengawasan dan pengendalian terhadap material yang terkait dengan penyambungan
juga perlu diperhatikan. Ketersediaan material juga dapat mempengaruhi kinerja
penyambungan, pengendalian dan pengelolaan dalam kebutuhan material yang kurang
optimal juga berkontribusi pada lamanya proses penyambungan. Pada bidang
Konstruksi pengambilan material untuk kebutuhan penyambungan diambil secara
global dari gudang Area Tanjung Priok, artinya pengambilan per item material langsung
dalam jumlah banyak dan sebagai persediaan untuk penyambungan dalam beberapa hari
kedepan.

Dengan adanya kenaikan Tarif Tenaga Listrik, kepercayaan masyarakat terhadap


PLN, dan kualitas pelayanan serta pencitraan harus benar – benar ditingkatkan.
Lamanya proses penyambungan dapat menurunkan kepercayaan dan citra nama baik
PLN di masyarakat. Meningkatnya jumlah komplain serta keluhan pelanggan
merupakan wujud ketidakpuasan pelanggan terhadap pelayanan PLN. Hal – hal
tersebut menjadi perhatian serius dari Manajer Area Tanjung Priok dan menjadikan
Kecepatan Penyambungan menjadi tiga hari dari pelanggan bayar sampai dengan nyala,
dimana hal tersebut merupakan salah satu program unggulan area Tanjung Priok di
tahun 2014.

1
SEKILAS

1.2. Permasalahan

Permasalahan dibatasi pada kecepatan penyambungan pola 5 hari untuk pelanggan


dengan daya 450 VA sampai dengan 41500 VA yang tidak memerlukan
perluasan/penambahan jaringan.

Adapun jumlah pelanggan tersebut diatas pada wilayah Area Tanjung Priok untuk
pelanggan Pasang Baru maupun Perubahan Daya seperti ditunjukkan pada gambar
dibawah ini :

770
724
674 684

544 532
507 476 500
425 455

283

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Gambar 1.1. Jumlah Pelanggan Pasang Baru tahun 2013

1031
924
845

543
476 488
402 351
319 320 350 339

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Gambar 1.2. Jumlah Pelanggan Perubahan Daya tahun 2013

Jumlah pelanggan Pasang baru maupun Perubahan Daya yang tidak sedikit dibutuhkan
pengawasan dan pemantauan untuk mengawal progres pekerjaan penyambungan.

2
SEKILAS

Pemantauan merupakan suatu pekerjaan yang dimaksudkan untuk mendapatkan suatu


data juga informasi yang akurat dari suatu pekerjaan untuk mengetahui sampai dimana
suatu proses pekerjaan.
Tujuan utama dari Pemantauan adalah :
a. Mendapatkan data serta informasi secara benar.
b. Mengetahui bahwa pekerjaan telah terlaksana dengan baik.
c. Mengetahui progres suatu pekerjaan.
Pemantauan penyambungan yang masih manual menyulitkan untuk memperoleh
informasi terkait kendala yang dihadapi sehingga tidak dapat langsung ditindaklanjuti.
Berikut contoh kasus pemantauan penyambungan yang masih manual :

Gambar 1.3. Pemantauan masih menggunakan tulis tangan

Gambar diatas merupakan salah satu pemantauan penyambungan dari sejak PK


(Perintah Kerja) diterima kemudian diserahkan ke Vendor untuk dilaksanakan
penyambungan. Dengan kata lain, gambar tersebut sebagai bukti serah terima PK dari
PLN ke Vendor. Masih manualnya pengawasan dan pemantauan seringkali ketika ada
kendala dalam penyambungan pada salah satu pelanggan dan dibutuhkan informasi
dengan segera, pencariannya tidak bisa cepat dilakukan.

3
SEKILAS

Begitu juga ketika PK yang telah selesai disambung harus dikembalikan ke PLN,
bukti pengembalian PK yang telah selesai disambung seperti ditunjukkan pada gambar
berikut ini :

Gambar 1.3. Bukti pengembalian PK yang selesai sambung

Selain pengawasan dan pemantauan progres penyambungan, pemantauan dan


pengelolaan material yang dibutuhkan untuk penyambungan juga perlu diperhatikan.
Banyaknya jenis material per transaksi penyambungan dan penghitungan pengeluaran
material per hari yang masih manual membuat pengelolaan material yang kurang
terkendali, sehingga kesalahan dalam penghitungan material juga sering terjadi.
Seringkali jumlah material yang dikeluarkan tidak sesuai dengan kebutuhan, bisa lebih
banyak atau lebih sedikit dari kebutuhan.
Dari contoh kasus diatas tidak menutup kemungkinan dapat menyebabkan keluhan
maupun komplain pelanggan mengenai pelayanan penyambungan cukup tinggi, seperti
ditunjukkan pada tabel berikut ini :

4
SEKILAS

Total
Kelompok
NO
Keluhan
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

1 PDPB 89 47 55 63 121 165 169 174 211 261 177 161

2 Cater 115 96 93 104 133 120 112 103 132 156 153 208

3 Invoice 5 10 2 1 - 4 1 1 2 1 - 1

4 Tusbung 29 21 24 23 30 21 9 5 11 18 19 17

5 Prabayar 199 115 86 122 87 53 76 35 81 82 58 43

6 Rekening 10 26 12 11 13 7 7 5 1 3 5 2

7 Lain-Lain 56 17 9 2 8 5 4 5 6 9 6 4

8 Non Transaksi 1 1 - 1 - 2 - - - - 1 -
9 Instalasi Listrik 80 52 60 69 71 70 113 48 66 71 69 69
Mutu dan
2 1 3 1 - 1 - 3 1 3 - 1
10 Keandalan
Pemakaian PTL
8 8 12 6 12 12 14 5 4 7 6 6
11 Tidak Syah

Tabel 1.1. Rekapitulasi Keluhan per Kelompok Keluhan tahun 2013

Dari tabel diatas dapat diketahui jumlah keluhan atau komplain pelanggan pada
kelompok keluhan PDPB meningkat cukup signifikan pada pertengahan tahun 2013.
Atas dasar contoh kasus diatas, maka penulis memetakan permasalahan berdasarkan
akar permasalahan yang terjadi di lingkungan kerja. Maka diperoleh hasil seperti yang
ditunjukkan bagan Root Cause Problem Solving (RCPS) dibawah ini :

5
SEKILAS

Tidak Tertib Administrasi

Gambar 1.4. Bagan RCPS

Dari Bagan Root Cause Problem Solving (RCPS) diatas maka Penulis dan beberapa
teman di lingkungan kerja mencoba menganalisa permasalahan yang sering terjadi
dengan menggunakan beberapa metode pendekatan, antara lain : Wawancara, Observasi
dan Analisa Hasil Wawancara dan Observasi yang telah dilakukan.

6
SEKILAS

No Metode Cara Melakukan Hasil

1 Wawancara Wawancara kepada Mengetahui informasi mengenai kendala


Pegawai di yang menghambat, serta kebutuhan apa yang
lingkungan kerja diperlukan untuk mendukung pekerjaan.

2 Observasi Tinjauan langsung Meninjau langsung pada pekerjaan, melihat


proses pemantauan pekerjaan dan cara
pengelolaan dan penghitungan material yang
dibutuhkan

3 Analisis Menganalisa hasil Mengetahui kekurangan, kebutuhan dan


wawancara dan kendala-kendala yang menjadi penyebab
observasi tinjauan kaitannya secara langsung dengan
langsung Penyambungan.

Tabel 1.2. Metode Pendekatan

7
SEKILAS

BAB II
PEMBAHASAN

Rata - rata kecepatan penyambungan untuk Area Tanjung Priok pada tahun
sebelumnya seperti ditunjukkan pada grafik dibawah ini :

9.05
7.48
5.99
PB
2.97 PD

2012 2013

Gambar 2.1. Rata - Rata Kecepatan Penyambungan

Jumlah permohonan pelanggan Pasang Baru (PB) dan Perubahan Daya (PD) baik
yang melalui Call Center, Web, juga Loket per transaksi per hari ditunjukkan gambar
dibawah ini :

Jumlah Pelanggan PB
45
42
37
34
30 30 30 28
23 21 19
16
13 11 11 13
10 9
2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Gambar 2.2. Jumlah Transaksi Pasang Baru (PB) per hari

8
SEKILAS

Jumlah Pelanggan40 PD
31 30 29
27 26 26
24 22
19 19 19
14 12
10 10 9
7
4 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Gambar 2.3. Jumlah Transaksi Perubahan Daya (PD) per hari

Pada bidang Konstruksi sistem pengambilan per item material untuk kebutuhan
penyambungan dari gudang logistik Area Tanjung Priok diambil secara global, dalam
arti pengambilannya dalam jumlah banyak dan sebagai pendukung penyambungan
dalam beberapa hari ke depan. Seperti yang ditunjukkan oleh gambar dibawah ini :

Gambar 2.4. Volume Material yang diambil dari Gudang Area Tanjung Priok

Dalam rangka mewujudkan pemenuhan kebutuhan akan fasilitas untuk monitoring


penyambungan dan pengendalian material maka perlu disusun Bagan Inisiatif Strategis
dan workplan yang disusun atas dasar usulan dari Penulis sebagai mentee kepada
Mentor.

9
SEKILAS

BAGAN INISIATIF STRATEGIS

Gambar 2.5. Bagan Inisiatif Strategis

WORKPLAN

Gambar 2.6. Workplan

10
SEKILAS

Pada awalnya Monitoring Penyambungan menggunakan format file excel, namun


ketika ada informasi yang diperlukan untuk dimasukkan ke dalam Monitoring tersebut
dan file excel tersebut dibuka secara bersamaan, pengguna yang lain tidak bisa
memberikan informasi tambahan di Monitoring tersebut. Jadi hanya pengguna pertama
yang membuka file bisa menambahkannya, pada saat ada pengguna lain ingin
menambahkan informasi harus menunggu pengguna pertama untuk menutup
Monitoring tersebut. Monitoring menggunakan file excel bisa di-sharing namun tidak
bisa dipergunakan secara bersamaan.
Berdasarkan paparan diatas penulis dan rekan kerja di bidang Konstruksi PT PLN
(Persero) Area Tanjung Priok mencoba memenuhi kebutuhan di tempat kami bekerja
dengan membuat aplikasi sederhana yang mampu menjadi alat atau media untuk
memberikan informasi yang update di bidang Konstruksi. Tujuannya adalah agar
informasi yang berhubungan dengan proses Penyambungan dapat diketahui dengan
mudah tanpa harus bertanya kepada Pegawai yang bersangkutan atau Pegawai lain
ketika yang bersangkutan tidak ada di tempat. Selain itu aplikasi ini dapat dipakai
secara bersamaan, tidak perlu bergantian untuk menggunakan aplikasi ini. Aplikasi
monitoring ini menggunakan Microsoft Access yang bisa dibuka dan memasukkan
data secara bersamaan.
Aplikasi ini sebagai pendukung dari AP2T, dimana datanya bersumber dari EIS
AP2T yang di-input ke aplikasi melalui proses download dan upload data. Berikut
adalah tampilan aplikasi yang sudah dibuat dan dikembangkan dengan bantuan rekan
kerja di bidang Konstruksi :

11
SEKILAS

Gambar 2.7. Menu Utama

Gambar 2.8. Informasi mengenai Penyambungan berdasarkan ID Pelanggan

12
SEKILAS

Gambar 2.9. Informasi mengenai data pelanggan juga material yang terpasang di pelanggan
tersebut

13
SEKILAS

Gambar 2.10. Keterangan Pelanggan yang belum nyala

Gambar 2.11. Bukti Serah Terima PK ke Vendor

14
SEKILAS

Gambar 2.12. Data Pengeluaran Material per transaksi per hari

Gambar 2.13. Rata - rata kecepatan penyambungan Pasang Baru

15
SEKILAS

Gambar 2.14. Rata - rata kecepatan penyambungan Perubahan Daya

Gambar 2.15. Data Pelanggan Total

Di Area Tanjung Priok jumlah pelanggan yang mengajukan Pasang Baru maupun
Perubahan Daya pada bulan Januari 2014 sampai dengan April 2014 ditunjukkan oleh
gambar dibawah ini :

16
SEKILAS

PB TR Tanpa Perluasan
534

405 422

280

- - - - - - - -
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV DES

Gambar 2.16. Jumlah Pelanggan Pasang Baru Januari s/d April 2014

17
SEKILAS

PD TR Tanpa Perluasan
302

245
210

53

- - - - - - - -
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV DES

Gambar 2.17. Jumlah Pelanggan Perubahan Daya Januari s/d April 2014

Setelah aplikasi diimplementasikan di Area Tanjung Priok, didapat data rata - rata
kecepatan penyambungan pada bulan Januari 2014 sampai dengan April 2014 seperti
gambar berikut ini :

PB / PD TR TANPA PERLUASAN
6

0
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEPT OKT NOV DES

18
SEKILAS

Gambar 2.18. Rata - Rata Kecepatan Penyambungan Januari s/d April 2014

19
SEKILAS

BAB III
PENUTUP

Berdasarkan hasil pembahasan pada bab-bab sebelumnya, Project Assignment yang


berjudul “Optimalisasi Monitoring Untuk Mengendalikan Kecepatan Penyambungan
Pola 5 Hari” merupakan sistem aplikasi yang dibuat penulis bersama teman-teman
untuk menampung dan memfasilitasi atas banyaknya informasi maupun hal-hal yang
bersifat inisiatif yang berkaitan dengan lingkup pekerjaan baik yang sudah selesai
maupun yang belum.

3.1 Kesimpulan

1. Monitoring dan pengawasan progres pekerjaan penyambungan serta pengelolaan


kebutuhan material yang masih manual dapat mempengaruhi kinerja penyambungan,
selain itu proses pencarian informasi yang dibutuhkan tidak dapat segera didapatkan.
2. Perlu pengawasan yang selalu konsisten terhadap progres pekerjaan dan pengelolaan
material penyambungan yang terkendali, serta kendala yang menghambat proses
pelaksanaan penyambungan harus segera dilaporkan dan ditindaklanjuti.
3. Implementasi aplikasi untuk mendukung pekerjaan dalam mencapai target kinerja
penyambungan, serta dapat memberikan informasi yang cepat mengenai kebutuhan
juga kendala yang dihadapi pada penyambungan.
4. Implementasi aplikasi dapat meminimalisir kesalahan dalam penghitungan
kebutuhan material yang dibutuhkan per harinya.

3.2 Tindakan yang Disarankan

Berdasarkan hasil dari analisis terhadap permasalahan pada bab sebelumnya, maka
tindakan yang disarankan antara lain:
1. Pemantauan dan pengawasan secara kontinyu terhadap progres pekerjaan, serta
pengelolaan dan pengendalian material sesuai kebutuhan penyambungan.
2. Pengembangan desain aplikasi untuk lebih memudahkan dalam mendapatkan
informasi yang dibutuhkan
3. Evaluasi Implementasi Aplikasi

20
SEKILAS

REFERENSI

1. Karuniawan, Bagus. 2002. Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic.


Yogyakarta : Andi Offset.
2. ........,"Microsoft Access 2007 Tutorial", www.worldbestlearningcenter.com
3. ........,"Microsoft Access Database Development", www.functionx.com

4. PT PLN ( Persero ) Area Tanjung Priok, Buku Laporan Pencapaian Kinerja Area
Tanjung Priok Tahun 2012, 2013

5. W. J. S, Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Jakarta; Balai Pustaka, 1984

21