Bab 3 Mengelola Proyek Systems Informasi

Mengelola proyek sistem informasi

Manajemen proyek merupakan aspek penting dari pengembangan sistem informasi dan
keterampilan kritis bagi seorang analis sistem. Fokus manajemen proyek adalah untuk
memastikan bahwa proyek pengembangan sistem memenuhi harapan pelanggan dan
disampaikan dalam batasan anggaran dan waktu. Manajer proyek adalah analis sistem dengan
beragam keterampilan — manajemen, kepemimpinan, teknis, manajemen konflik, dan
hubungan pelanggan — yang bertanggung jawab untuk memulai, merencanakan,
melaksanakan, dan menutup proyek. Sebagai manajer proyek, lingkungan Anda adalah salah
satu dari perubahan dan pemecahan masalah yang berkelanjutan. Di beberapa organisasi,
manajer proyek adalah analis sistem yang sangat berpengalaman, sedangkan di organisasi
lain, baik analis junior dan senior diharapkan untuk mengambil peran ini, mengelola bagian-
bagian proyek atau secara aktif mendukung kolega yang lebih senior yang mengambil peran
manajer proyek. Memahami proses manajemen proyek adalah keterampilan penting untuk
kesuksesan masa depan Anda.

Studi kelayakan, yang dilakukan oleh manajer proyek, melibatkan penentuan apakah sistem
informasi masuk akal bagi organisasi dari sudut pandang ekonomi dan operasional. Studi
berlangsung sebelum sistem dibangun. Fokus pada proses manajemen proyek, yang
melibatkan empat fase:

1. Memulai proyek
2. Merencanakan proyek
3. Melaksanakan proyek
4. Menutup proyek

Merepresentasikan dan Menjadwalkan Rencana Proyek

Seorang manajer proyek memiliki beragam teknik yang tersedia untuk menggambarkan dan
mendokumentasikan rencana proyek. Dokumen perencanaan ini dapat berbentuk laporan
grafis atau tekstual, meskipun laporan grafis menjadi paling populer untuk menggambarkan
rencana proyek. Metode yang paling umum digunakan adalah Gantt chart dan diagram
jaringan.
Berikut adalah perbedaan utama antara dua grafik ini:

• Gantt chart secara visual menunjukkan durasi tugas, sedangkan diagram jaringan secara
visual menunjukkan urutan ketergantungan antar tugas.

• Gantt chart secara visual menunjukkan waktu tumpang tindih tugas, sedangkan diagram
jaringan tidak menunjukkan waktu tumpang tindih tetapi menunjukkan tugas mana yang bisa
dilakukan secara paralel.

• Beberapa bentuk grafik Gantt dapat secara visual menunjukkan waktu kendur yang tersedia
dalam permulaan awal dan durasi penyelesaian terakhir.

Mewakili Rencana Proyek

Penjadwalan dan manajemen proyek mengharuskan waktu, biaya, dan sumber daya
dikontrol. Sumber daya adalah siapa saja, sekelompok orang, peralatan, atau bahan yang
digunakan dalam menyelesaikan suatu kegiatan. Network diagramming adalah teknik
penjadwalan jalur kritis yang digunakan untuk mengendalikan sumber daya. Jalur kritis
mengacu pada urutan aktivitas tugas yang urutan dan durasinya secara langsung
memengaruhi tanggal penyelesaian suatu proyek.

Menghitung durasi waktu yang diharapkan menggunakan PERTAMA

Salah satu kegiatan yang paling sulit dan rawan kesalahan ketika membangun jadwal proyek
adalah penentuan durasi waktu untuk setiap tugas dalam struktur rincian pekerjaan. Terutama
bermasalah untuk membuat estimasi ini ketika ada tingkat kompleksitas dan ketidakpastian
yang tinggi tentang suatu tugas. PERT (Program Review Evaluasi Teknik) adalah teknik
yang menggunakan perkiraan waktu optimis, pesimistis, dan realistis untuk menghitung
waktu yang diharapkan untuk tugas tertentu. Teknik ini dapat membantu Anda untuk
mendapatkan perkiraan waktu yang lebih baik ketika ada beberapa ketidakpastian tentang
berapa banyak waktu tugas yang harus diselesaikan.

Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Berbagai macam alat manajemen proyek otomatis tersedia untuk membantu Anda mengelola
proyek pengembangan. Versi baru dari alat-alat ini terus dikembangkan dan dirilis oleh
vendor perangkat lunak. Sebagian besar alat yang tersedia memiliki serangkaian fitur umum
yang mencakup kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber
daya untuk tugas, dan dengan mudah memodifikasi tugas dan sumber daya.
Saat menggunakan sistem ini untuk mengelola proyek, Anda harus melakukan setidaknya
kegiatan berikut:

• Menetapkan tanggal mulai atau berakhir proyek.

• Masukkan tugas dan tentukan hubungan tugas.

• Pilih metode penjadwalan untuk meninjau laporan proyek.

Analisis dan Desain Berorientasi Objek

Saat mengelola proyek OOSAD, manajer proyek harus mendefinisikan proyek sebagai satu
set komponen. Setelah ditentukan, komponen-komponen ini dapat dianalisis dan dipesan
sehingga komponen yang paling sulit diimplementasikan terlebih dahulu. Proyek OOSAD
dikelola oleh serangkaian iterasi, dan setiap iterasi berisi semua fase dari siklus
pengembangan sistem. Pada setiap iterasi, semakin banyak sistem dibuat (komponen demi
komponen), dan semakin banyak dipelajari tentang sistem yang sedang dibangun,
kemampuan tim pengembangan, dan kompleksitas lingkungan pengembangan. Karena
pembelajaran ini meningkat dari waktu ke waktu, manajer proyek lebih mampu
merencanakan kegiatan proyek dengan lebih akurat. Oleh karena itu, bukan praktik yang baik
untuk merencanakan kegiatan jangka panjang dengan sangat rinci; perencanaan terperinci
harus terjadi hanya untuk iterasi saat ini dan selanjutnya.