“Administrasi Perkantoran Modern”

Wahyuni Perdani Cindykiawan

Nim : 1866040003

Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ilmu Sosial

Universitas Negeri Makassar

2019
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah S.W.T , yang telah

memberikan kesehatan, rahmat, serta karunia-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul “Administrasi Perkantoran Modern”.

Makalah ini disusun dalam rangka memenuhi tugas di mata kuliah

administrasi perkantoran modern. Saya menyadari bahwa penyusunan karya
ilmiah ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saya sangat mengharapkan kritik
dan saran pembaca guna menyempurnakan makalah ini dan makalah yang akan
datang.

Makalah ini terdiri atas empat isu-isu pokok yang penting dalam
administrasi perkantoran modern. Pembahasan dimulai dari penataan
perlengkapan kantor, pemanfaatan teknologi informasi dalam manajemen kantor,
tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja serta yang terakhir adalah efisiensi
pekerjaan kantor.

Terimakasih penulis sampaikan kepada Allah s.w.t., orang tua, dan dosen
mata kuliah administrasi perkantoran modern yang telah membimbing sehingga
makalah ini dapat terselesaikan. Semoga dengan adanya makalah ini dapat
bermanfaat bagi pembaca.

Palu, 28 Oktober 2020

Akbar Hidayat Putra

i
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................i
DAFTAR ISI......................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.........................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................................2
1.3 Tujuan Penulisan......................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................3
2.2. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor.................................9
A. Teknologi Informasi..............................................................................................9
B. Manfaat Teknologi Informasi..............................................................................10
2.3. Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran..........................................12
2.3. Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja........................................................15
A. Pengertian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja..............................................15
B. Manfaat Tata Kerja, Prosedur dan Sisitem Kerja.................................................15
C. Asas-Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja.................16
2.4. Efisiensi Pekerjaan Kantor...................................................................................17
A. Pengertian............................................................................................................17
B. Asas-Asas Efisiensi.............................................................................................18
BAB III PENUTUP.........................................................................................................23
3.1. Kesimpulan...........................................................................................................23
3.2. Saran....................................................................................................................24
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................25
RIWAYAT HIDUP..........................................................................................................26

iii
BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir
kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Manajemen
perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu
sendiri.

Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau
hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui
fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian
kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen
perkantoran serta pengawasannya.

Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai
keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia
yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas
atau bakat seseorang sebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang
dipimpinnya.Qq

1
 2

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana standar penataan perlengkapan kantor?
2. Apa saja manfaat teknologi informasi dalam manajemen kantor?
3. Bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam manajemen
kantor?
4. Bagaimana cara mengefisiensi pekerjaan kantor?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Sebagai tugas mata kulian administrasi perkantoran modern.
2. Menambah wawasan mahasiswa tentang penataan perlengkapan kantor.
3. Menambah wawasan mahasiswa tentang manfaat teknologi informasi
dalam manajemen kantor.
4. Menambah wawasan mahasiswa tentang tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja dalam manajemen kantor.
5. Menambah wawasan mahasiswa tentang efisiensi pekerjaan kantor.
 3

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Penataan Perlengkapan Kantor

A. Pengertian
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout
atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan
perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa
ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

- Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan

alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawannya”.1

- Menurut Littlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be

defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour
space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).2

B. Tujuan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang

bekerja.

4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari

meja ke meja.

5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan

dengan karyawan lainnya.
1
Drs. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta : Liberty,2000) hlm.186
2
Littlefield & Petterson, Modern Office Management (Englewood Cliff : New Jersey:Prentice Hall,
1956)

3
 4

C. Asas-Asas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor

a. ) Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor
yang rapi dan teratur3. Keempat Azas tersebut adalah:

- Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-
meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar
karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan
perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak
meja yang tidak terlalu lebar.

- Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan

menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai
lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

- Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium
dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

- Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

3
Richard Muther, Practical Plant Layout (Michigan State University : McGraw-Hill, 1955) hlm. 269
 5

b.) Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan

harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik

pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang

menggunakannya.

e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan

dibagian depan.

h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela

dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.
 6

D. Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang
untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-
pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
mudah diamati dari satu sudut pandang.

III. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

E. Standar Ruang Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus

diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang
modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-
undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan
persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a. Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2
untuk setiap petugas.
 7

c. Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C =

61F)

d. Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja

e. Penerangan Cahaya

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f. Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya

g. Fasilitas Cuci

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan
handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h. Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus

i. Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang
basah
 8

j. Tempat duduk

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki bila perlu

k. Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l. Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane
memakainya harus cukup terlatih
 9

2.2. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor

A. Teknologi Informasi
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka,
huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi
antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi

mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak
kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada
“impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar
dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau diisi
sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa
peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar
menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai
“hardcopy”).

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian

ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian
dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari
kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah
dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
 10

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik,
dan telekomunikasi.

Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.

Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-
komponen yang rumit.

Telekomunikasi, adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

B. Manfaat Teknologi Informasi

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai
pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana
teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai

word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian
surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

- Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau

surat, dan sebagainya.
- Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
- Menghemat tenaga
- Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
- Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan
 11

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

- Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang
ada
- Memerlukan pelatihan yang memadai
- Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
- Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari

seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang
menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-
ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi.

Telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya

pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam
pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi
jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan
telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin

dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk
kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan
telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang
termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
 12

3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada

telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan
dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic
Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian
informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak
perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile,
dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan

mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan
disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket,
CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada
penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari
pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

2.3. Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada
beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan

seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan
kepuasan kerja.

Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

 13

Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai

variasi peralatan yang tersedia.

Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil

sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan:

- Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

- Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
- Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
- Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
- Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
- Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
- Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:

- Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.4

- Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan
sebagainya.
- Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan
oleh mesin.
- Implikasi terhadap pemberi kerja.

4
 14

- Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem

elektronik.
- Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
- Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor
dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang

dibutuhkan.
 Harga teknologi baru ini relatif murah.
 Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-
disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan,
dan dicari secara cepat.
 Produktivitas meningkat secara cepat.
 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk
berbagai keperluan.
 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
 15

2.3. Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja

A. Pengertian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja

Pengertian istilah-istilah tersebut di atas harus dibedakan dengan jelas agar
tidak menimbulkan pengertian ganda, berikut ini adalah pengertian dari :

1. Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang efisien atas suatu tugas atau
pekerjaan dengan memperhatikan dari segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga
kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.

2. Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain
sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus
di tempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

3. Sistem Kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan
sesuatu bidang pekerjaan.

B. Manfaat Tata Kerja, Prosedur dan Sisitem Kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas, maka tata kerja, prosedur dan
sistem kerja sangat bermanfaat untuk efisiensi pekerjaan dan mencapai tujuan
perusahaan, antara lain :

1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program
kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan kedalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan
yang nyata.

2. Bila dilakukan dengan tepat, maka dapat diciptakan standarisasi dan

pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.

3. Sebagai pedoman kerja bagi semua pihak yang berkepentingan.

 16

C. Asas-Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja

Asas penyusunan tata kerja, Prosedur kerja dan Sistem kerja sangat
diperlukan untuk memperjelas fungsi dan tanggung jawab antar bagian. Adapun
asas-asas tersebut antara lain :

1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan
dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.

2. Harus dikomunikasikan atau dikonfirmasikan secara sistematis kepada semua

pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.

3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan

kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

4. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan

jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada dibawah
pengendalian organisasi.
 17

2.4. Efisiensi Pekerjaan Kantor

A. Pengertian
Banyaknya perhatian yang kita berikan kepada komputer, alat-alat
perkantoran otomatis, mesin-mesin, teori-teori baru mengenai manajemen
perkantoran, analisa sistematis, dan dekorasi perkantoran. Begitu juga dengan
efisiensi pekerjaan dan azas-azas yang terdapat didalamnya, hal ini juga sangat
penting untuk pelaksanaan aktivitas perkantoran.

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti

menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat dirumuskan menurut
suatu pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih
yang nyata (imbangan akibat-akibat yang dikehendaki terhadap yang tidak
dikehendaki) dengan pengorbanan yang diberikan.

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul Administrasi

Perkantoran Modern. Bahwa pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan
terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya
bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan
susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang
wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan
susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi,
setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap
aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

Efesiensi perkantoran adalah pelaksanaan pekerjaan kantor dengan cara-

cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah
mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan
bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor, seorang pegawai yang
bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika
dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa
meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien.
Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti kecepatan kerjanya
lamban, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya motivasi,
cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua
pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil.

Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang

maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu
tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan.
 18

Efesiensi pekerjaan kantor adalah usaha untuk mengurangi segala

pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Pada
prinsipnya efesiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil
yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber
dan waktu yang dipergunakan atau input.

Perbandingan antara output dan input dapat dilihat dari 2 segi, meliputi ;

Segi usaha

Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut diatas maka dapatlah kini
dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang
tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai merupakan:

(1) Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai banyak pikiran)

(2) Cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga
jasmani manusia)

(3) Cara yang paling cepat (tidak lama dikarenakan memakan banyak waktu)

(4) Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja)

(5) Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan
bendanya)

B. Asas-Asas Efisiensi
1. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan dimuka megenai tindakan-tindakan yang

akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan ini dalam
bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman yang berikut:

a) Pedoman tentang Maksud Warkat

Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas
dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat
dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan,
dan sejarah/dokumentasi.bila tidak bisa dijawab untuk apa sesuatu warkat dibuat,
maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan.
 19

b) Pedoman tentang Penetapan Prosedur

Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur

ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu
direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang
berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu
organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).

c) Pedoman tentang Pengadaan Mesin Tatausaha

Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan

prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi, bukan mengadakan mesinnya
dulu, barulah kemudian menyusun prosedur kerjanya disekitar atau mengikuti
mesin itu.

d) Pedoman tentang Perencanaan Formulir

Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau

menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai
bentuknya, macam, dan bahannya.

2. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai
berikut:

a) Pedoman tentang Tatacara

Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih uang benar-benar

menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat
pikiran), yang teringan (menghemat gerak dan tenaga), yang tercepat (mengemat
waktu), yang terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan yang termurah
(menghemat benda).

b) Pedoman tentang Perlengkapan Tatausaha

Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor
sejauh mungkin hendaknya diusahakan standardisasi untuk memudahkan
pengadaan, pengurusan, dan perwatannya.
 20

c) Pedoman tentang Pengorganisasian Tatausaha

Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan

dipusatkan pada suatu kegiatan tatausah yang melayani semua satuan operatif,
misalnya pekerjaan penyambungan telepon, pekerjaan stensil, dan rancangan
formulir. Selanjutnya kerja-kerja perkantoran lainnya yang agak khusus dapat
tetap dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang bersangkutan,
misalnya mencatat keterangan-keterangan yang berhubungan dengan suatu
pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas.

3. Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebih-lebihan

sehingga biay pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat
dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

a) Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan

Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah

formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan
dan kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tatausaha harus sepadan dengan
kegunaannya. Misalnya apabila dengan sehelai kertas bias dapat dicatat
keterangan yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti memakai suatu
formulir, maka formulir tercetak yang jelas biayanya lebih mahal itu tidak perlu
dibuat.

b) Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat

Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah lainnya yang

tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhannya agar
tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-
tahun tertumpuk di kantor karena tidak habis.

c) Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

Pemakaian mesin-mesin tatausaha hendaknya dilakukan setelah

mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya.
Harga sesuatu mesin baru perlu diperbandingkan dengan kemungkinan jasa yang
dapat diberikannya dan harga mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan
ialah kemanfaatan riil sesuatu mesin dan kewaspadaan terhadap penghematan
semu (mesin yang tampaknya lebih murah tapi mutunya rendah sekali).
 21

4. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam

pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak
berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat
diwujudkan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

a) Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan

Dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian

tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebih-lebihan atau
langkah-langkah pekerjaaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi
sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. Misalnya saja tanda kurung
pada nama penandatanganan surat atau garis bawah pada nama kota dari alamat
surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa mengurangi maksud surat
itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958) menaksir bahwa 25% -
50% pekerjaan jasmani di took, kantor, pabrik, dan rumah adalah tidak perlu;
pkerjaan termaksud dapat dilakukan dengan cara yang mengeluarkan tenaga yang
lebih kecil tetapi memberikan hasil yang sama.

b) Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-Tembusan atau Warkat-warkat

Lainnya

Dalam pelaksanaan tatausaha tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi

yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan yang
bersangkutan hendaknya ditiadakan. Demikian pula, penyalinan atau
penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya tidak dilakukan apabila dokumen itu
dapat dipakai secara bergilir.

5. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai

persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah
sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini
adalah sebagi berikut:

a) Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan

Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak

mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis.
Misalnya dalam pembuatan macam-macam formulir penstensilan sekaligus 2
model atau lebih pada sehelai sit akan menghemat tenaga dan waktu.
 22

b) Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang

serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan
yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah plot merah-biru, karet penghapus
kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara
berhitung.

Syarat dapat dicapainya efisiensi kerja :

- Berhasil guna atau efektif

- Ekonomis
- Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawbkan
- Pembagian kerja yang nyata
- Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
- Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan
- Pedoman untuk bekerja efesien ;
- Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.
- Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata
- Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan
- Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja
- Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil
- Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat
- Biasakanlah mengambil keputusan seketika
- Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika
- Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu
menyelesaikan.
BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya
didalam ruangan yang tersedia. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan
fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer
perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah
ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain
menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

Secara keseluruhan manfaat yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan
adanya teknologi perkantoran adalah :

 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang

dibutuhkan.
 Harga teknologi baru ini relatif murah.
 Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-
disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan,
dan dicari secara cepat.
 Produktivitas meningkat secara cepat.
 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk
berbagai keperluan.
 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.

23
 24

3.2. Saran
Saat ini persaingan semakin ketat, teknologi informasi semakin maju maka
dari itu kita harus menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman, kita harus
dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup modern pada era modern itu
sendiri. Selain itu penataan perlengkapan kantor ternyata sangat penting
pengaruhnya pada pekerjaan kantor maka dari itu diharapkan agar menata kantor
sebaik mungkin agar pekerjaan menjadi lebih mudah, efisien, dan nyaman.
DAFTAR PUSTAKA

Rahmah Daniar. 2015. Penataan Perlengkapan Kantor, diakses dari

http://rahmah-daniar-n4hy.blogspot.com/2014/05/tata-ruang-kantor-
pengertian-tujuan.html, pada tanggal 10 Mei 2019.

Dea Moeslim. 2015. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM

MANAJEMEN KANTOR, diakses dari
https://blog.ub.ac.id/deaangger/aplikom/pemanfaatan-teknologi-informasi-
dalam-manajemen-kantor/, pada tanggal 10 Mei 2019.

Cafe Library. 2017. Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja Dalam Kantor,
diakses dari https://citoszx1.blogspot.com/2017/06/tata-kerja-prosedur-
kerja-dan-sistem.html, pada tanggal 10 Mei 2019.

Fani Erna. 2015. Efisiensi Pekerjaan KantorDiakses dari

http://fanierna.blogspot.com/2015/12/efisiensi-perkantoran.html, pada
tanggal 10 Mei 2019.

Jhon Miduk. 2013. EFISIENSI PERKANTORAN, diakses dari

http://jhonmiduk8.blogspot.com/2013/10/efesiensi-perkantoran.html, pada
tanggal 10 Mei 2019.

25
RIWAYAT HIDUP

Wahyuni Perdani Cindykiawan, dilahirkan di Makassar

tepatnya pada hari rabu 07 Juni 2000. Penulis merupakan

anak tunggal dari pasangan Moch. Irwan dan Zakiah.

Penulis menyelesaikan pendidikan sekolah dasar di

Makassar tepatnya di SDN CENDRAWASIH 1 pada

tahun 2012, pada tahun itu juga penulis melanjutkan

pendidikannya ke SMPN 2 Sungguminasa lalu selesai

pada tahun 2015, kemudian penulis melanjutkan pendidikannya di SMAN 1

GOWA hingga tahun 2018. Pada tahun 2018 penulis menempuh pendidikan S1

pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ilmu Sosial,

Universitas Negeri Makassar (UNM). Penulis aktif dalam beberapa organisasi

sejak SMP hingga sekarang, adapun organisasi tersebut adalah Organisasi

Kepramukaan SMPN 2 Sungguminasa, Ambalan Abbulosibatang, Sanggar Seni

Salis, Sanggar Seni Syekh Yusuf dan HMPS AP FIS UNM.

26