AKTIVITAS DAN INFORMASI YANG DIPERLUKAN.

Sebelum merancang sistem informasi bagi sebuah perusahaan, seseorang sebaiknya memehami terlebih
dahulu tata kerja yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Pendekatan ini bermanfaat untuk
mengidentifikasi jenis-jenis oleh perusahaan.

Setelah mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, selanjutnya menentukan jenis data input yang
relevan dan proses yang harus dilakukan untuk menghasilkan keluaran berupa informasi tersebut

Hal.25

Setelah aktivitas bisnis diidentifikasikan, selanjutnya aktivitas bisnis tersebut dikelompokan ke dalam
kelompok transaksi yang saling berhubungan. Misalnya transaksi penjualan barang berhubungan dengan
penerimaan kas dari pelanggan. Contoh lain adalah pembelian barang berhubungan dengan
pembayaran utang kepada para pemasok. Kelompom aktivitas bisnis yang saling berhubungan disebut
dengan siklus transaksi. Jenis-jenis silus transaksi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan tidak
sama banyaknya. Tergantung pada jenis atau bidang usahanya.

Hal.26

Salah satu contoh dokumen sumber yang digunakan dalam siklus pengeluaran adalah order pembelian
(Gambar 2.2) dokumen tersebut digunakan untuk memesan barang dari pemasok.

Dengan menggunakan dokumen tersebut, maka pengawasan terhadap pengumpulan data dapat
dilakukan antara lain dengan menggunakan nomor dokumen yang telah tercetak secara urut (pre-
numbered) di sebelah kanan atas dokumen. penggunaan nomor ini menyederhanakan pengecekan
untuk memastikan bahwa semua transaksi telah terekam dan bahwa tidak ada dokumen yang salah
tempat. Dengan dokumen ini pula akurasi dapat ditingkatkan karena dokumen ini merinci informasi apa
saja yang harus di rekam

Akurasi dan efisiensi dalam pencatatan transaksi dapat diperbaiki jika dokumen sumber dirancang
dengan tepat. Prinsip dan pedoman untuk merancang dokumen secara tepat dapat dilihat pada table
2.2 dengan melihat uraian pada table tersebut, jika dikaitkan dengan gambar 2.2, maka bisa dilihat
bagaimana prinsip-prinsip tersebut diimplementasikan. Pada bagian atas ditunjukan secara jelas bahwa
dokumen tersebut merupakan order pembelian yang dibuat oleh PT. Catur Mitra Lestari. Pada bagian
atas juga ditegaskan kemana barang harus dikirimkann dan kemana tagihan (faktur) harus dikirimkan.
Pada bagian ini juga dapat dilihat adanya nomor urut dokumen yang tercetak di sebelah kanan atas.

Pada bagian tengah, order pembelian ini menggunakan baris dan kotak untuk mengelompokan
informasi yang logis berkaitan. Rancangan semacam ini tidak hanya memudahkan pengisian formulir
secara tepat , namun juga membantu para penerima dokumen untuk membacanya secara tepat. Bagian
tengah juga menyediakan ruang untuk merekam tanggal pesanan, tanggal barang dibutuhkan, dan
termin yang diinginkan. Selain itu, pada bagian ini pula tersedia ruang untuk mencantumkan total nilai
pesanan.
 Pada bagian bawah dokumen order pembelian ini juga menyediakan ruang untuk memilih moda
pengiriman sehingga bagian pembelian tidak perlu menuliskan moda pengiriman. Selain itu, juga
tersedia daftar distribusi tembusan dokumen sesuai dengan warna kertas. Terakhir pada bagian bawah
juga tersedia ruang untuk tanda tangan kepala bagian pembelian, yang mengindikasikan bahwa order
pembelian telah dikaji ulang disetujui.

Hal.28

Pencatatan transaksi direkam dalam dokumen, tahap berikutnya adalah mencatat transaksi tersebut ke
dalam sebuah jurnal. Penjurnalan di buat untuk setiap transaksi dengan menyebut rekening yang di
debit dan dikredit berikut nilai rupiahnya. Umumnya perusahaan menggunakan jurnal khusus untuk
mencatat jenis transaksi tertentu yang frekuensi terjadinya tinggi, seperti transaksi pembelian, transaksi
pengeluaran kas, transaksi penjualan, dan transaksi penerimaan kas. Untuk transaksi yang jarang terjadi
atau transaksi non rutin biasanya perusahaan akan mencatatnya ke dalam jurnal umum. Penggunaan
jurnal khusus menyederhanakan proses pencatatan sejumlah besar transaksi yang terjadi secara
repetitif (berulang). Untuk memahami bagaimana jurnal khusus dapat menghemat waktu pencatatan

Bagian pembukaan (atas) dokumen:

• Nama dokumen ditempatkan paling atas dan dicetak tebal

• Cantumkan nomor urut dokumen

• Jika dokumen dikirimkan ke pihak ekstern, cantumkan nama dan dan alamat perusahaan pada bagian atas dokumen

Bagian isi:

• Informasi yang secara logis berhubungan dikelompokkan menjadi satu

• Sediakan ruang yang cukup untuk merekam data barang yang dipesan

• Urutkan data sesuai dengan urutan standar

Bagian bawah (konklusi):

• Sediakan ruang yang cukup untuk mencantumkan disposisi

• Sediakan ruang untuk mencantumkan tanda tangan atau tanda persetujuan

• Sediakan ruang untuk mencantumkan total nilai transaksi

• Sediakan ruang menjelaskan distribusi dokumen