Chapter 3

Project Management

Kenapa manager haru memahami project management?

Kompetensi inti:

 Tugas yang dapat dilakukan perusahaan dengan baik yang memberikan manfaat
bagi pelanggan
 Sulit bagi pesaing untuk meniru
 Memanfaatkan secara luas ke banyak produk dan pasar

Project management diakui oleh banyak organisasi sebagai salah satu kompetensi inti
Dilihat oleh organisasi sebagai kemampuan untuk mengelola proyek untuk:

 Raih keunggulan dibandingkan pesaing

 Memberikan nilai lebih besar kepada pemegang saham dan pelanggan

 Melibatkan pengeluaran usaha yang cukup besar dalam:

 Mengidentifikasi manajer proyek potensial

 Pelatihan dan pengembangan personel

What’s a project?

 Upaya sementara dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang
unik.

 Berusaha mencapai tujuan bisnis tertentu.

 Tunduk pada kendala tertentu, seperti total biaya dan tanggal penyelesaian.

 Tidak berulang
  Bervariasi dalam ukuran dan tingkat kompleksitas

Project Variable

5 Parameter yang sangat saling terkait mendefinisikan proyek

 Ruang lingkup proyek Definisi tugas yang akan dimasukkan dan dikecualikan
dalam proyek Penentu utama faktor-faktor proyek lainnya

 Biaya Modal, biaya, dan biaya silang internal yang terkait dengan bangunan,
operasi, pemeliharaan, dan dukungan proyek

 Waktu

Proyek perlu diselesaikan pada tanggal tertentu untuk memenuhi tujuan bisnis
atau mandat pemerintah

 Kualitas

- Sejauh mana proyek memenuhi kebutuhan pengguna

- Kualitas proyek sistem terkait TI didefinisikan dalam hal fungsionalitas sistem,

fitur, output sistem, kinerja, keandalan, dan pemeliharaan

Harapan pengguna Harapan pemangku kepentingan tentang bagaimana proyek akan

dilaksanakan dan bagaimana pengaruhnya terhadap mereka Pengguna akhir berharap
untuk berpartisipasi dalam pertemuan status proyek mingguan

Project Management adalah Penerapan pengetahuan, keterampilan, dan teknik untuk

kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek

Ditangani oleh manajer dengan mengelola harapan para pemangku kepentingan

Dianggap sebagai seni dan sains

 Pemangku kepentingan Proyek

Orang yang terlibat dalam proyek atau mereka yang terpengaruh oleh hasilnya
9 Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek

(project Management Knowledge Areas)

1. Scope Management (management Lingkup) merupakan pekerjaan yang harus

dilakukan sebagai bagian dari proyek Mengontrol pekerjaan agar tetap dalam
ruang lingkup yang telah disepakati tim
 Kegiatan utama Inisiasi, perencanaan ruang lingkup, definisi ruang lingkup,
verifikasi ruang lingkup, dan kontrol perubahan ruang lingkup
 Dekomposisi fungsional: Menentukan ruang lingkup sistem informasi
dengan mengidentifikasi proses bisnis yang akan dipengaruhi
 Proses: Set tugas terkait secara logis dilakukan untuk mencapai hasil yang
ditentukan
Proses perubahan ruang lingkup formal harus ditentukan sebelum proyek
dimulai untuk menghindari masalah

2. Time Management (management waktu)

 Melibatkan:

 Menentukan tanggal penyelesaian yang dapat dicapai

 Mengembangkan jadwal proyek yang bisa diterapkan

 Memastikan penyelesaian proyek tepat waktu

 Efisiensi membutuhkan:

 Identifikasi dan urutan tugas

 Berfokus pada tenggat waktu perusahaan atau dependensi tugas

 Memperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan

 Memperkirakan waktu yang telah berlalu untuk menyelesaikan setiap

tugas
  Menganalisis semua data untuk membuat jadwal proyek

 Mengontrol dan mengelola perubahan jadwal proyek

 Jadwal proyek: Mengidentifikasi kegiatan proyek yang harus diselesaikan,

tanggal mulai dan berakhir yang diharapkan, dan sumber daya yang
dialokasikan untuk setiap tugas

 Tonggak sejarah proyek: Tanggal kritis untuk menyelesaikan bagian utama

dari proyek

 Batas waktu proyek: Tanggal penyelesaian dan operasionalisasi proyek

 Waktu kendur: Jumlah waktu suatu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda
seluruh proyek

 Jalur kritis: Terdiri dari semua kegiatan yang, jika ditunda, akan menunda
seluruh proyek

 Teknik Evaluasi dan Tinjauan Proyek (PERT)

 Membuat tiga perkiraan waktu untuk suatu kegiatan

 Gnatt chart: Alat grafis yang digunakan untuk perencanaan, pemantauan, dan
koordinasi proyek

 Work breakdown structure (WBS)

 Garis besar pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek

 Mengizinkan seseorang melihat proyek secara detail untuk mengenali

semua pekerjaan yang perlu dilakukan

3. Cost Management Mengembangkan dan mengelola anggaran proyek

Melibatkan perencanaan sumber daya, memperkirakan biaya, penganggaran
biaya, dan pengendalian biaya Anggaran terpisah perlu ditetapkan untuk setiap
jenis biaya Modal, biaya, dan biaya silang internal Gunakan WBS untuk
memperkirakan semua biaya
4. Quality Management

 Memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan

 Perencanaan kualitas: Menentukan standar kualitas yang relevan untuk
proyek dan cara untuk memenuhinya
 Jaminan kualitas: Mengevaluasi kemajuan proyek untuk memastikan
bahwa standar kualitas yang diidentifikasi dipenuhi
 Kontrol kualitas: Memeriksa hasil proyek untuk memastikan bahwa
mereka memenuhi standar kualitas yang diidentifikasi

5. Human Resource Management. Memanfaatkan orang-orang yang terlibat dalam

proyek secara optimal termasuk perencanaan organisasi, akuisisi staf, dan
pengembangan tim

Membutuhkan manajer proyek untuk:

 Bangun tim proyek yang dikelola oleh orang-orang dengan perpaduan

keterampilan dan pengalaman yang tepat

 Melatih, mengembangkan, melatih, dan memotivasi tim untuk tampil efektif

di proyek

 Model performing-storming-norming-performing

 Menjelaskan bagaimana tim berkembang dan berkembang

 Tahap pembentukan - Tim belajar tentang proyek, menyetujui tujuan

dasar, dan mulai mengerjakan tugas

 Tahap penyerbuan - Tim mengakui perbedaan pendapat di antara

anggota dan memungkinkan ide untuk bersaing untuk dipertimbangkan

 Tahap norming dan performa - Tim kompeten, termotivasi, dan

berpengetahuan tentang semua aspek proyek
  Tim pengarah proyek: Terdiri dari manajer senior yang mewakili
organisasi bisnis dan TI Berikan panduan dan dukungan untuk proyek
Anggota kunci tim termasuk: Juara proyek Sponsor proyek manajer IT

6. Communications Management

 Stakeholder kunci

- Tim pengarah proyek

- Tim itu sendiri

- Pengguna akhir

 Orang lain yang mungkin terkena dampak proyek Matriks analisis

pemangku kepentingan

- Identifikasi minat para pemangku kepentingan, kebutuhan informasi

mereka, dan fakta-fakta penting

7. Risk Management merupakan Mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola

risiko proyek

 Risiko proyek: Kejadian tidak pasti yang, jika terjadi, memiliki efek positif
atau negatif pada tujuan proyek

Risiko yang diketahui - Risiko yang diidentifikasi dan dianalisis

Risiko yang tidak diketahui tidak dapat dikelola secara langsung

 Orang yang dapat berpartisipasi dalam mengidentifikasi risiko Manajer

proyek yang berpengalaman Anggota departemen manajemen risiko
organisasi Klasifikasi risiko dengan: Kemungkinan itu akan terjadi Dampak
pada proyek jika risiko memang terjadi

 Membutuhkan pertimbangan risiko mana yang perlu ditangani dengan

rencana manajemen risiko
  Mengizinkan mengabaikan risiko dengan probabilitas kejadian rendah dan
potensi dampak rendah

 Pemilik risiko: Bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi

manajemen risiko dan memantau proyek

8. Procurement Management
 Memperoleh barang dan / atau jasa untuk proyek dari sumber di luar
organisasi yang berkinerja Dibagi menjadi beberapa proses berikut
Rencanakan pembelian dan akuisisi Merencanakan kontrak Minta
tanggapan penjual Pilih penjual Administrasi kontrak Penutupan kontrak
 Keputusan buat-atau-beli: Membandingkan pro dan kontra dari produksi
in-house versus outsourcing dari produk atau layanan yang diberikan
 Kontrak - Perjanjian hukum yang mendefinisikan syarat dan ketentuan
hubungan pembeli-penyedia Jenis Harga tetap Dapat diganti biaya Waktu
dan materi

 Terdiri dari proses manajemen proyek berikut

- Mengembangkan piagam proyek

- Mengembangkan pernyataan ruang lingkup proyek awal

- Mengembangkan rencana manajemen proyek

- Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek

- Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek

- Melakukan kontrol perubahan terintegrasi

- Berhasil menutup proyek

9. Project Intergration Management

- Membutuhkan asimilasi dari delapan area pengetahuan manajemen proyek

lainnya
- Memerlukan koordinasi semua orang, sumber daya, rencana, dan upaya
yang tepat untuk menyelesaikan suatu proyek dengan sukses

- Terdiri dari proses manajemen proyek berikut

- Mengembangkan piagam proyek

- Mengembangkan pernyataan ruang lingkup proyek awal

- Mengembangkan rencana manajemen proyek

- Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek

- Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek

- Melakukan kontrol perubahan terintegrasi

- Berhasil menutup proyek

 Chapter 4

Business Prosess and IT Outsourcing

Kebutuhan Manajer untuk Memahami Alih Daya

- Taruhannya tinggi, dan potensi kemundurannya besar

- Kegagalan untuk menerapkan praktik terbaik mengarah pada penurunan bisnis

- Manajer harus diberi tahu tentang potensi masalah

- Proses yang efektif harus diikuti untuk meminimalkan risiko dan memastikan
kesuksesan

Outsourcing

Pengaturan di mana satu perusahaan mengadakan kontrak dengan organisasi lain

untuk menyediakan layanan yang dapat disediakan oleh karyawan perusahaan

 Pengalihdayaan lepas pantai: Pekerjaan dilakukan oleh orang-orang yang

berlokasi di negara lain

Kontrol fungsi atau proses bisnis outsourcing

Dibagi antara perusahaan yang mengadakan kontrak untuk layanan dan penyedia
layanan outsourcing termasuk project besar maupun kecil

Types

- Jenis Pengalihdayaan teknologi informasi (ITO)

- Pengalihdayaan proses bisnis (BPO)

 Penyedia layanan global (GSP) Mengevaluasi semua aspek bisnis organisasi

untuk menawarkan praktik terbaik, kontak bisnis, pengalaman, kekayaan
intelektual, dan infrastruktur global

 Proses bisnis inti: Memberikan manfaat pelanggan yang berharga

- Sulit bagi pesaing untuk meniru

 - Leveraged secara luas di banyak produk dan pasar

- Dampak langsung terhadap pelanggan organisasi

- Ditawarkan oleh GSP

Reasons for Outsourcing

 To Cut Costs, Penyedia layanan outsourcing memiliki struktur biaya yang lebih
rendah Karena skala ekonomi, spesialisasi, atau keahlian yang lebih besar
Biaya melakukan bisnis di negara berkembang lebih rendah daripada biaya di
negara maju

 To Improve Focus, Outsourcing memungkinkan organisasi untuk fokus pada

prioritas terpentingnya

- Tidak efektif untuk mengalihkan waktu dan energi dari sumber daya
utama perusahaan untuk melakukan pekerjaan rutin

- Keahlian unik sumber daya dan pengetahuan intim perusahaan dapat

digunakan untuk masalah strategis

 To Upgrade Capabilities and Services, Penyedia layanan outsourcing

- Sangat efisien, dengan kemampuan kelas dunia

- Memiliki akses ke teknologi, metode, dan keahlian baru

 Banyak organisasi mengalihdayakan operasi logistik mereka ke penyedia pihak

ketiga

- Membantu mengelola rantai pasokan global yang kompleks

 Accelerate Time to Market, Keterlambatan dalam pengenalan produk atau

layanan baru dapat berdampak negatif terhadap citra merek dan arus kas.
Pengalihdayaan dapat memberikan keahlian tingkat tinggi yang mungkin tidak
dimiliki organisasi untuk memulai
  Issues Associated with Outsourcing

- Menurunkan moral karyawan karena PHK

- Masalah kualitas meningkat karena outsourcing dikaitkan dengan risiko

yang signifikan Mengakhiri perjanjian outsourcing sebelum waktunya
menghasilkan biaya hukum yang mahal

- Pengakhiran untuk kenyamanan memberi pihak hak untuk mengakhiri

kontrak secara sepihak kapan saja

- Pelanggaran material atas kontrak terjadi karena tidak adanya kinerja yang
mengakibatkan perjanjian tidak dapat diperbaiki lagi

- Komunikasi langsung antara perusahaan dan pelanggannya berkurang

- Mencegah perusahaan membangun hubungan yang kuat dengan

pelanggannya

- Mempertahankan keamanan data dan integritas untuk melindungi dari

penyimpangan keamanan data

 Special Issues Associated with Offshore Outsourcing,

- Kendala bahasa

Mitra outsourcing mungkin tidak berbicara bahasa yang dikenal oleh

perusahaan

- Beberapa zona waktu dan ketidakmampuan untuk bertemu secara

langsung

Menghasilkan kesalahpahaman dan kehilangan produktivitas

IT Outsourcing

1. Public Cloud Computing,

Organisasi penyedia layanan memiliki dan mengelola infrastruktur Organisasi
pengguna cloud mengakses irisan sumber daya perangkat keras bersama
melalui Internet Pendekatan yang lebih cepat, lebih murah, dan lebih gesit untuk
 membangun dan mengelola infrastruktur TI sendiri Masalah Pengaturan harga
yang kompleks dan biaya tersembunyi Masalah kinerja yang menyebabkan
variasi luas dari waktu ke waktu Dukungan pengguna buruk

2. Virtualization and Autonomic Computing

- Virtualisasi: Memisahkan perangkat komputasi fisik menjadi satu atau

lebih perangkat virtual Mengurangi investasi modal dan biaya operasional

- Komputasi otonom Kemampuan sistem TI untuk mengelola diri mereka

sendiri dan beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan komputasi,
kebijakan bisnis, dan tujuan operasi Menciptakan sistem kompleks yang
berjalan sendiri

3. Private and Hybrid Cloud Computing

Lingkungan cloud pribadi: Cloud penyewa tunggal Jenis Cloud pribadi di
tempat Cloud pribadi virtual

Cloud hybrid: Termasuk cloud pribadi dan publik yang terintegrasi melalui
jaringan Digunakan oleh organisasi untuk menjalankan aplikasi dengan
persyaratan keamanan yang kurang sensitive

Planning an Effective Outsourcing Process

1. Menetapkan Strategi Outsourcing yang Cerdas

Smart sourcing: Melibatkan menganalisis pekerjaan dan menentukan cara

terbaik untuk melakukannya di masa depan

- Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memasarkan produk baru

- Membebaskan sumber daya untuk memungkinkan inovasi yang lebih

besar

- Membutuhkan organisasi untuk bekerja dalam kemitraan sejati dengan

penyedia outsourcing
2. Mengevaluasi dan Memilih Kegiatan dan Proyek yang Tepat untuk
Pengalihdayaan,

- Organisasi harus dengan cermat mempertimbangkan proses dan proyek

mana yang harus ditetapkan untuk alih daya

- Risiko Berurusan dengan meningkatnya kompleksitas manajemen

- Organisasi seharusnya tidak memasang iklan untuk proses bisnis inti atau
kritis

- Perusahaan mulai dengan upaya percontohan outsourcing jangka pendek

yang berisiko rendah

- Pengalaman enam bulan atau lebih diperlukan untuk membuat penilaian

yang adil terhadap penyedia

- Perusahaan dapat memperluas ruang lingkup upaya outsourcing setelah

pengalaman awal

3. Mengevaluasi dan Memilih Penyedia Layanan yang Tepat

Organisasi harus memilih perusahaan yang dengannya ia dapat membangun

kemitraan strategis yang kuat Uji tuntas harus digunakan dalam meneliti
kemampuan dan reputasi mitra potensial Perusahaan harus meninjau dokumen
audit tertentu dari penyedia layanan potensial Pernyataan tentang Standar untuk
Keterlibatan Pengesahan 16 (SSAE 16): Menentukan bagaimana perusahaan
jasa harus melaporkan kontrol kepatuhan

4. Mengevaluasi Lokasi Penyedia Layanan

Penyedia jasa outsourcing dapat dipengaruhi oleh gejolak ekonomi, bencana

alam, dan gangguan politik

Potensi risiko di atas lebih besar di tempat-tempat tertentu daripada yang lain
 Perusahaan harus menyelidiki kemampuan perusahaan outsourcing untuk
menghindari gangguan bisnis

Faktor lain

- Ketersediaan dan keandalan jaringan komunikasi berkecepatan tinggi dan

jaringan listrik

- Ketersediaan pekerja yang cukup terlatih

- Efektivitas sistem hukum nasional perusahaan outsourcing dalam

melindungi kekayaan intelektual

5. Tingkat Layanan Benchmarking Yang Ada

- Organisasi harus membandingkan tingkat layanannya saat ini sebelum

menandatangani kontrak outsourcing

- Digunakan untuk menetapkan garis dasar yang masuk akal untuk

menegosiasikan hasil dan biaya target

- Target yang disepakati digunakan untuk menentukan perjanjian tingkat

layanan (SLA) dari kontrak

- Perjanjian tingkat layanan: Menentukan layanan dan tingkat kinerja serta

ketersediaan layanan yang disediakan

- Pilih langkah-langkah yang tepat untuk mengevaluasi kinerja proses

- Diperlukan waktu dan biaya untuk melakukan benchmark

Tergantung pada ukuran, ruang lingkup, dan kompleksitas proses yang

diukur dan jumlah metrik yang digunakan

6. Menentukan Perjanjian Tingkat Layanan

- SLA yang baik melakukan fungsi-fungsi berikut

 - Identifikasi dengan jelas setiap layanan yang termasuk dalam perjanjian
outsourcing

- Menentukan kondisi di mana layanan akan tersedia dan menguraikan

persyaratan kinerja jika terjadi bencana

- Menentukan tingkat kinerja yang terukur untuk setiap layanan

- Menentukan proses eskalasi jika penyedia layanan tidak memenuhi

tingkat layanan yang disepakati

- Menentukan tanggung jawab pelanggan dan penyedia layanan

- Menentukan standar keamanan dan metode yang akan digunakan

- Memerlukan penyedia layanan untuk memberi tahu pelanggan setelah

ditemukannya pengungkapan data yang tidak sah

- Menentukan hak pelanggan untuk mengaudit kepatuhan penyedia dan

melakukan inspeksi di tempat

- Menjabarkan proses untuk memodifikasi SLA sebagai respons terhadap

perubahan kondisi bisnis

7. Mengembangkan Kontrak Pengalihdayaan,

- Pekerjaan pengadaan berpengalaman dan profesional hukum

- Kepemilikan aset dan fasilitas

- Perusahaan dapat mengalihkan kepemilikan aset bersama dengan

tanggung jawab operasional kepada penyedia layanan outsourcing

- Perusahaan dapat mentransfer aset ke pihak ketiga di bawah semacam

pengaturan penyewaan kembali

- Perusahaan dapat mempertahankan kepemilikan aset sementara

penyedia mengambil tanggung jawab operasional

8. Membangun Proses Tata Kelola Outsourcing

- Melibatkan proses dan aturan formal dan informal

- Membantu mengelola hubungan antara kedua organisasi

- Menentukan prosedur untuk memastikan inisiatif outsourcing berhasil

o Membutuhkan profesional hubungan vendor yang berdedikasi dan terlatih

o Manajer SLA: Berfungsi sebagai kontak utama untuk setiap masalah yang
terkait dengan pengiriman layanan

9. Mengukur dan Mengevaluasi Hasil

- Pemantauan yang berkelanjutan membantu organisasi dalam

mewujudkan manfaat outsourcing dan mengurangi tingkat risiko
operasional

- Jika kinerja dan biaya penyedia layanan tidak memenuhi standar SLA:

- Denda keuangan dapat dinilai dan kontrak dapat diakhiri

- Pelacakan yang sedang berlangsung dan pengukuran metrik penting

memungkinkan organisasi untuk menggunakan data sebagai umpan balik