KORESPONDENSI BISNIS

MAKALAH MATA KULIAH

BAHASA INDONESIA

ELVIS BAU ENGO

1806239042
 
ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN
SEKRETARI 
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI 
UNIVERSITAS INDONESIA 
2018 
BAB I PENDAHULUAN
1.2 Latar belakang
Manusia sebagai makhluk sosial tidak terlepas dari hubungan dengan individu
ataupun kelompok lainnya. Komunikasi merupakan salah satu kebutuhan manusia karena
komunikasi adalah salah satu cara manusia melakukan interaksi. Komunikasi adalah
proses peyampaian informasi dari pengirim kepada penerima. Hubungan-hubungan
 tersebut dapat dilakukan secara lisan atau tulisan, secara langsung maupun tidak secara
langsung.
Proses komunikasi kini tidak terbatas pada tujuan untuk memenuhi kebutuhan
manusia sebagai makhluk sosial. Seiring dengan berkembangnya dunia metode-metode
komunikasi terus berkembang sesuai dengan tuntutan zaman. Dalam kehidupan sehari-
hari, terutama dalam suatu organisasi tidak hanya komunikasi lisan yang sangat penting
untuk dikuasai, tetapi juga komunikasi lisan memengaruhi kegiatan yang sedang
dilakukan.
Salah satu media yang sering digunakan dalam komunikasi tulisan adalah
surat. Surat telah menjadi sarana komunikasi yang digunakan secara luas sejak dulu kala.
Kegiatan surat-menyurat atau yang dikenal sebagai korespondensi menjadi hal yang
amat penting terlebih dalam kegiatan suatu organisasi. Suatu organisasi senantiasa
melakukan korespondensi untuk mendukung kegiatan operasionalnya.
Pentingnya korespondensi membuat suatu organisasi benar-benar mengelola
kegiatan korespondensinya dengan begitu cermat. Lalu, siapakah yang memegang peran
penting dalam kegiatan korespondensi? Tugas seorang sekretaris lah yang mengatur
kegiatan korespondensi atas nama organisasinya. Sekretaris mempunyai tugas untuk
menunjang kegiatan perusahaan salah satunya dalam kegiatan korespondensi.
Oleh karena itu seorang sekretaris haruslah memiliki keahlian dalam bidang
korespondensi sehingga dapat menunjang kegiatan organisasi/perusahaan tempat ia
bekerja. Ketika seorang sekretaris dapat membuat surat yang baik sesuai kaidah dan etika
yang berlaku maka informasi ataupun isi surat yang hendak disampaikan dapat diterima
dan dipahami dengan baik oleh penerima surat. Surat yang baik akan memberikan kesan
yang baik pula sehingga penerima surat kemungkinan besar akan memberikan respon
yang positif pula.
Hal ini menegaskan arti penting korespondensi dalam kegiatan organisasi
ataupun perusahaan. Tentu saja hal ini tidak terlepas dari peran seorang sekretaris yang
menangani kegiatan korespondensi. Karena itulah seorang sekretaris amat membutuhkan
keterampilan korespondensi sehingga kegiatan organisasi atau perusahaannya dapat
berjalan dengan lancar.
Makalah ini berisikan pengertian korespondensi bisnis, surat bisnis, fungsi
surat bisnis, jenis-jenis surat bisnis, struktur dan bagian-bagian surat bisnis untuk
menjelaskan lebih jauh korespondensi bisnis serta tata cara dalam berkorespondensi
bisnis secara baik.
1.3 Rumusan Masalah
Adapun beberapa rumusan masalah yang mengatur alur tulisan dalam makalah
ini.
Apa itu korespondensi?
1.2.1 Apa fungsi korespondensi?
1.2.2 Apa saja jenis-jenis surat bisnis?
1.2.3 Bagaimana struktur surat bisnis?
1.2.4 Bagaimana menulis surat bisnis yang baik
1.2.5 Apa pengaruh korespondensi terhadap kegiatan bisnis?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah menjelaskan pengertian korespodensi,
jenis-jenis surat bisnis, funsi dari surat bisnis, struktur dan bagian-bagian dari surat
bisnis, serta bagaimana membuat surat bisnis yang baik sesuai dengan kaidah yang
benar. Makalah ini juga bertujuan untuk menjelaskan pengaruh korespondensi terhadap
kegiatan bisnis.
 BAN II ANALISIS
2.1 Pengertian Korespondensi
Korespondensi secara harafiah berasal dari kata correspondence (Inggris) atau
correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang melibatkan
dua pihak yang dilakukan dengan saling berkirim surat. Korespondensi adalah salah satu
 bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan ataupun informaasi yang
bersifat bisnis maupun nonbisnis.
Korespondensi umumnya berkaitan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis
maupun nonbisnis yang dilakukan oleh seseorang atas nama organisasi, lembaga, atapun
perusahaan tertentu kepada orang atau lembaga lainnya. Korespondensi dalam suatu
organisasi terbagi atas dua jenis yaitu korespondensi interen dan korespondensi eksteren.
Korespondensi interen adalah hubungan surat-menyurat yang dilakukan dalam
lingkup organisasi tersebut. Korespondensi eksteren adalah kegiatan surat-menyurat
antara suatu organisasi dengan individu ataupun organisasi lain. Pihak-pihak yang
melakukan kegiatan korespondensi disebut koresponden.
2.2 Surat Bisnis
Surat bukanlah hal yang asing bagi masyarakat luas. Surat telah digunakan
dalam kehidupan sehari-hari sejak lama. Surat digunakan sebagai media untuk
menyampaikan pesan secara tertulis kepada orang lain. Seiring dengan berkembangnya
teknologi surat tidak hanya berbentuk surat kertas, tetapi juga dalam bentuk surat
elektronik.
Secara umum surat bisnis adalah surat yang dibuat dan digunakan oleh
seseorang atas nama pribadi, lembaga, organisasi, atau institusi untuk menyampaikan
pesan bisnis secara tertulis kepada pihak tertentu. Hubungan surat-menyurat tersebut
sering disebut dengan istilah korespondensi. Umumnya korespondensi bisnis bertujuan
untuk mencari keuntungan, meskipun tidak semua praktik korespondensi bisnis
berorientasi pada keuntungan.
2.3 Fungsi Surat Bisnis
Surat bisnis sebagai sarana komunikasi juga memiliki berbagai funsi lain yang
dapat diuraikan sebagai berikut.
2.3.1 Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
Surat bisnis menjadi pembawa pesan sekaligus representasi dari
pengirim surat kepada penerima surat.
2.3.2 Surat bisnis adalah alat untuk menyampaikan pemberitahuan,
permintaan, permohonan, pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan
bisnis antara pengirim dan penerima surat.
2.3.3 Surat bisnis berfungsi sebagai bukti atau dokumen tertulis, seperti surat
perjanjian jual-beli, surat permohonan kerja sama, atau surat bukti
tanda terima.
2.3.4 Surat bisnis sebagai jejak historis kegiatan operasional organisasi,
lembaga, atapun perusahaan. Surat bisnis yang diarsipkan dapat
digunakan untuk melihat rekam jejak kegiatan yang telah dilakukan.
2.3.5 Surat bisnis sebagai pedoman kegiatan atau kerja. Surat bisnis dapat
dijadikan acuan untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan yang
telah disetujui sesuai isi surat bisnis tersebut.
2.3.6 Surat bisnis sebagai media promosi bagi pengirim surat. Surat bisnis
dapat juga dimanfaatkan sebagai media untuk mempromosikan
prusahaan ataupun produk-produk maupun jasa kepada penerima surat.

2.4 Jenis-Jenis Surat Bisnis

Surat bisnis secara umum dibedakan ke dalam beberapa kategori, yaitu
berdasarkan wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran penerima/pembaca, isi,
sifatnya, dan tingkat kepentingannya. Pembagian jenis surat bisnis secara lebih rinci
dapat dijelaskan sebagai berikut.
2.4.1 Berdasarkan wujudnya
 Surat bersampul, yaitu surat yang terdiri atas surat dan sampul berupa
amplop.
 Kartu pos, yaitu surat terbuka yang berisikan pesan-pesan singkat.
Kartu pos diproduksi secara resmi oleh PT. Pos Indonesia
 Warkat pos, yaitu surat yang berupa gabungan kertas surat dan amplop
yang dilipat membentuk amplop.
 Telegram dan teleks, yaitu surat yang disampaikan atau dikirimkan
dari jarak yang jauh melalui kawat atau sinyal dan dicetak oleh
penerimanya.
 Memorandum dan nota, yaitu pesan singkat berupa pemberitahuan,
permintaan, atau hal lainnya dalam suatu organisasi.
 Surat tanda bukti, yaitu bukti sah atas suatu transaksi tertentu.
2.4.2 Berdasarkan pemakaiannya
 Surat pribadi (personal letter), dibuat oleh seseorang yang isinya
bersifat pribadi. Karena bersifat personal gaya bahasa yangdigunakan
cenderung nonformal.
 Surat dinas adalah (formal letter) adalah surat yang berhubungan
dengan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintahan.
 Surat bisnis (business letter) atau surat niaga adalah surat yang
digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan bisnis.
2.4.3 Berdasarkan jumlah sasaran yang dituju
 Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang
disampaikan kepada orang atau lembaga dalam jumlah yang banyak.
 Surat pengumuman adalah surat yang berisikan pemberitahuan yang
disampaikan kepada karyawan atau pegawai suatu organisasi maupun
masyarakat umum yang dapat disebarluaskan melalui media lainnya.
2.4.4 Berdasarkan sifatnya
 Surat biasa yaitu surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi
lain dan berisikan informasi yang bersifat umum.
 Surat konfidensial (terbatas), yaitu surat yang isinya rahasia dan
terbatas untuk kalangan tertentu.
2.4.5