BAB VIII

PENGAWASAN
A. PENGERTIAN

Fungsi pengawasan adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini berkaitan erat
sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi
karena :

1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan.

2. Pengawasan hanya bisa dilaksanakan bila ada perencanaan/rencana.

3. Pelaksanaan perencanaan akan baik bila pengawasan dilakukan dengan baik.

4. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengawasan atau
pengukuran dilaksanakan.

Earl P. Strong :

Controlling is the process of regulating the various factor in an interprise according to the
reqruitment of its plans.

Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai
dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

Harold Koontz :

Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to

make sure that interprise objective and the plans devised to attain then are accomplished.

Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar
rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat
terselenggara.

G.R. Terry :

Controlling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is

the performance, evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure
so that performance takes place according to plans, that is in conformity with the standar.

Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai sesuai
standar, apa yang sedang dilakukan dalam pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu
melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras
dengan standar.

Dari batasan di atas, jelaslah kiranya bahwa tujuan utama dari pengawasan adalah agar
rencana yang telah dibuat menjadi kenyataan. Terlihat pula dari pengertian di atas bahwa di
dalam pengawasan itu ada tiga proses, yaitu :

1. Mengukur hasil pekerjaan.

2. Menilai/membandingkan dengan standar.

3. Mengoreksi penyimpangannya.
Tanpa adanya pengawasan, orang-orang cenderung akan melakukan penyimpangan, baik
dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja. Setiap pekerjaan yang penyimpangannya
menimbulkan kerugian, perlu mendapat pengawasan.

Pengawasan yang dilakukan itu sesungguhnya mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatunya telah berjalan sesuai dengan rencana
yang telah digariskan.

2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatunya telah dilaksanakan sesuai instruksi, serta
asas-asas yang telah diinstruksikan.

3. Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan dan kelemahan-kelemahan dalam bekerja.

4. Untuk mengetahui apakah segala sesuatunya telah berjalan dengan efisien.

5. Untuk mencari jalan keluar bila ada sesuatu kegiatan mengalami kesulitan atau
kegagalan-kegagalan.

B. PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN

Agar pengawasan dapat berjalan dengan baik harus ada dua prinsip pokok, yaitu :

1. Adanya rencana.

2. Adanya pemberian instruksi dan wewenang kepada bawahan.

Rencana merupakan suatu keharusan karena merupakan suatu standar untuk menilai
pekerjaan yang dilakukan bawahan. Demikian pula adanya instruksi dan wewenang yang
diberikan kepada bawahan merupakan dasar untuk mengetahui apakah bawahan sudah
melakukan tugas-tugas dengan baik.

Selain prinsip pokok di atas, sistem pengawasan harus pula

mengandung prinsip-prinsip :

1. Dapat merefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan yang harus

diawasi

2. Dapat segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.

3. Fleksibel, tidak kaku.

4. Dapat merefleksikan pola organisasi

5. Ekonomis

6. Dapat dimengerti

7. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Dengan melaksanakan prinsip-prinsip pengawasan di atas, diharapkan pengawasan akan

dapat berjalan dengan baik. Pengawasan yang baik antara lain bercirikan hal-hal sebagai
berikut :

1. Mampu mencegah kemungkinan timbulnya penyimpangan-penyimpangan sedini

mungkin, sehingga kerugian-kerugian yang mungkin timbul dapat dieleminir.
2. Pengawasan tersebut tidak kaku, karena kekakuan pengawasan akan menyebabkan
perasaan kurang enak bagi yang diawasi sehingga menyebabkan inisiatif dan kreativitasnya
berkurang.

3. Pengawasan harus dapat mendidik, pengawasan agar bisa mendidik bawahan untuk
bekerja lebih baik serta mengurangi penyelewengan-penyelewengan.

4. Realitas, ekonomis dan efektif. Realistis berarti bahwa standar yang dipakai ukuran
keberhasilan suatu aktivitas hendaknya merupakan suatu standar yang memungkinkan
untuk dicapai dalam praktek dengan kondisi tertentu.

Sedangkan ekonomis berarti, pengawasan itu harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi
penggunaan sumber daya/financial yang ada, serta efektif berarti mampu mencapai sasaran
dengan tepat.

C. JENIS-JENIS PENGAWASAN

Ada beberapa jenis pengawasan, dilihat dari berbagai cara penggolongan/pembedaan. Cara
pembedaan untuk menggolongkan pengawasan yang umum dilakukan adalah berdasarkan
atas :

1. Waktu pengawasan

2. Obyek pengawasan

3. Subyek pengawasan

4. Cara pengumpulan fakta-fakta.

1. Berdasarkan Waktu Pengawasan

Berdasarkan waktu pengawasan, maka pengawasan itu dapat dibedakan menjadi :

Preventive Control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan dengan

maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.

Repressive Control : Pengawasan dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam

pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan sehingga
sasaran yang direncanakan dapat dicapai.

Pengawasan dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi.

Pengawasan berkala, yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau
satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.

Pengawasan mendadak yaitu pengawasan yang dilakukan secara mendadak.

2. Berdasarkan Obyek Pengawasan

Pengawasan berdasarkan obyek pengawasan dapat dibagi menjadi :

a. Pengawasan Produksi (Production Control)

 Yaitu untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan apakah sesuai
dengan rencana yang ada.

b. Pengawasan Keuangan (Financial Control)

Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan
dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengawasan anggaran.

c. Pengawasan Pegawai (Personal Control)

Pengawasan dilakukan pada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,
apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan
lain-lain.

d. Pengawasan Waktu (Time Control)

Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk
mengerjakan pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

e. Pengawasan Kebijaksanaan (Policy Control)

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai

apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang
digariskan.

f. Pengawasan Teknis (Technical Control)

Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan
tindakan dan teknis pelaksanaan.

g. Pengawasan Penjualan (Sales Control)

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual
sesuai dengan target yang ditetapkan.

h. Inventory Control

i. Maintenance Control

3. Berdasarkan Subyek Pengawasan

Berdasarkan subyek pengawasan, maka pengawasan dapat dilakukan dnegan cara :

a. Internal Control (Pengawasan Intern)

Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh seseorang atasan terhadap bawahannya. Cakupan
pengawasan intern ini meliputi hal-hal yang luas baik pelaksanaan tugas, prosedur, sistem,
hasil, kehadiran dan lain-lainnya.

Audit Control, yaitu pengawasan intern atas masalah-masalah yang berkaitan dengan
pembukuan perusahaan.

b. External Control (Pengawasan Eksternal)

Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar.

 Formal control (pengawasan formal) adalah pengawasan ekstern yang dialakukan oleh
instansi-instansi pemerintah.

Informal Control (pengawasan informal) adalah pengawasan yang dilakukan oleh

masyarakat/konsumen baik langsung maupun tidak langsung, misalnya melalui surat kabar,
majalah dan lain-lain.

4. Berdasarkan Cara Pengumpulan Fakta-fakta

Dalam melakukan pengawasan data merupakan suatu hal yang amat penting. Berdasarkan
cara-cara mendapat data tersebut, pengawasan dapat dibedakan atas empat yaitu :

a. Personal Inspection (Peninjauan Pribadi)

Dengan cara ini akan terjadi kontak langsung antara atasan dengan bawahan, sehingga
kesukaran yang ada di lapangan dapat diketahui langsung oleh atasan yang melakukan
pengawasan, serta data yang diperoleh obyektif. Tetapi kadangkala bawahan yang diawasi
merasa kikuk karena merasa diawasi secara ketat.

b. Oral Report (Laporan Lisan)

Pengawasan ini dilakukan dengan menerima laporan lisan, yang biasanya dilakukan
dengan wawancara. Dalam wawancara ini bisa terjadi bawahan yang diwawancarai takut
mengemukakan data secara obyektif, ada rasa enggan, rasa sungkan dan sebagainya.

c. Writen Report (Laporan Tertulis)

Dengan laporan tertulis, biasanya kurang dapat menggambarkan kejadian dan aktivitas
secara menyeluruh, tetapi acap kali secara berlebih-lebihan. Dengan demikian sangat sulit
untuk membedakan yang mana merupakan pendapat dan mana kenyataan.

d. Control by Exception (Pengawasan dengan Pengecualian)

Yaitu pengawasan yang bersifat istimewa, dilakukan bila ada hal-hal yang menimbulkan
kecurigaan, jadi pengawasan ini bersifat khusus. Umumnya dapat mengurangi biaya dan
energi, tapi dengan cara ini bawahan yang diawasi merasa bahwa dirinya diawasi secara
seksama.

D. CARA-CARA MELAKUKAN PENGAWASAN.

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara dalam melakukan pengawasan. Cara-cara
pengawasan ini dapat dibedakan atas :

1. Pengawasan Langsung

Yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Ia
memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya sesuai
dengan yang dikehendaki.

2. Pengawasan Tidak Langung

Yaitu pengawasan jarak jauh melalui laporan yang diberikan bawahan. Laporan ini dapat
berupa kata-kata, angka-angka atau statistik yang berisi gambaran atas kemajuan yang
dicapai.
3. Pengawasan Berdasarkan Kekecualian

Yaitu pengawasan yang dikhususkan pada penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa dari
hasil atau standar yang diharapkan.

E. ALAT-ALAT PENGAWASAN

Beberapa alat yang dapat dipergunakan sebagai fungsi pengawasan perusahaan adalah :

1. Budget

Budget atau anggaran adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran
yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengawasan anggaran dapat diketahui atau
diawasi, yaitu apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran sesuai
dengan yang diinginkan atau tidak.

Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang
diperoleh, maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan dan pimpinan
perusahaan harus segera mengadakan perbaikan.

2. Non Budget

a. Personal Observation

Yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap

karyawannya yang sedang bekerja. Apabila terjadi penyimpangan, maka pimpinan dapat
segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk, sehingga pada
saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera diperbaiki.

b. Report

Laporan dibuat oleh para manajer bawahan. Berdasarkan laporan-laporan ini dapat
diketahui dan diawasi perkembangan dan kegiatan-kegiatan yang sudah lampau. Tetapi jika
terjadi penyimpangan tidak segera dapat diketahui, sehingga perbaikan akan terlambat.

c. Financial Statement

Merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Neraca dan daftar
Rugi-Laba. Dari kedua daftar ini dapat diketahui dan diawasi melalui analisa laporan
keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan.

d. Statistics

Statistik merupakan proses pengumpulan data, keterangan, kejadian yang telah

berlalu. Menganalisa data tersebut dan menyajikannya dalam bentuk-bentuk
tertentu. Misalnya : grafik-grafik, kurve-kurve

e. Break Event Point

Titik Pulang Pokok, yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan sama dengan
jumlah biaya atau dengan kata lain dalam penjualan tertentu tidak memperoleh laba
maupun menderita kerugian.
f. Internal Audit

Suatu pengawasan yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi
bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh menyangkut masalah keuangan, apakah sesuai
dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan.

g. Personal Audit

Suatu analisa dari semua faktor yang menyangkut administrasi personalia. Berdasarkan
analisa tersebut, dan berbagai rekomendasi, diperbaiki setiap penyimpangan dari standar
yang diinginkan.

F. PROSES PENGAWASAN

Pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah
yang bersifat universal, yakni :

Mengukur hasil pekerjaan

Membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada
perbedaan).

Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Dengan cara yang agak berbeda dapat kita mengatakan bahwa pengawasan terdiri dari
tindakan-tindakan :

Mencari keterangan tentang apa yang sedang dilaksanakan;

Membandingkan hasil-hasil dengan harapan-harapan yang menyebabkan timbulnya

tindakan ;

Menyetujui hasil-hasil atau menolak hasil-hasil dalam kasus mana perlu ditambahkan
penambahan tindakan-tindakan perbaikan.