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C- LES SYSTEMES D'INFORMATION.

1-Le concept d'information:


L'information est tellement utilisée qu'on ne la remarque presque plus. Elle s'exprime de façon très variée: livres,
télévision, cours, rumeurs, culture, traditions, savoir faire, théories....
L'information est essentielle pour le fonctionnement des organisations. "L'information forme l'organisation qui la
forme" (J.L LEMOIGNE). Sans information, l'entreprise meurt.
Les organisations modernes consomment et produisent beaucoup d'informations. "L'information est une ressource des
entreprises, extrêmement variée, donc difficile à gérer" (J.L. PEAUCELLE).
Le concept d'information est donc au coeur de la notion de système d'information.
Mais qu'est-ce que l'information? Peut-on la mesurer? qu'est-ce que la quantité d'information?

1.1- Définitions:
Selon R. REIX: Dans le système d'information, le terme information est assimilé à "renseignement" ou "connaissance".
C'est donc l'élément qui augmente le degré de connaissance que l'on peut avoir sur un sujet donné.

Selon G.B. DAVIS: l'information représente les données transformées sous une forme significative pour la personne
qui la reçoit; elle a une valeur réelle (ou perçue) pour ses décisions et pour ses actions.

Selon STENGEL: Information = Entité + Attribut + Valeur. Une information ne peut exister en tant que
"renseignement" que s'il existe 3 éléments qui ne peuvent être dissociés:
-l'entité: c'est l'objet, l'être, le concept ou l'événement que l'on veut décrire.
Ex: le client, l'élève.
-l'attribut: c'est la caractéristique retenue pour décrire cet individu.
Ex: pour l'entité client: nom, prénom, n° de compte ...
pour l'entité élève: nom, prénom, date de naissance, classe ....
-la valeur: c'est la mesure qui est une réalisation ou une occurrence de l'attribut.

Ex: pour client: AIT AMIR Mohamed 01462539 ......


F

pour Elève: RIMATIA Kahina 020870 2 ......

En fait, la relation qui existe entre donnée et information est équivalente à celle entre matière première et produit fini. En
d'autres termes, le système d'information transforme les données en informations.

L'information apporte une connaissance que le destinataire ne possédait pas ou qu'il ne pouvait pas prévoir. L'information
réduit l'incertitude. L'information n'est utile que dans la mesure où on l'emploie pour agir, choisir, prendre des décisions. En
théorie, l'information n'aura de valeur que si elle a une influence sur les décisions ou actions à prendre.

Le terme information évoque donc un concept associant 3 aspects (comme en linguistique: les mots, les idées, les choses):
a)La partie matérielle, visible et transmissible: le signifiant, les mots, les codes, les symboles.
b)La partie conceptuelle, ce qu'on comprend: le signifié, les idées, le sens, la pensée.
c)La partie extérieure, ce dont on parle: la référence, les choses, les faits, le monde réel.

EX1: Ceci est mon stylo ( l'ensemble de ses mots ð le signifiant ) MOT .
Ce qu'on comprend ( le signifié ) SENS .
Ce qu'on désigne, ce dont on parle ( la référence) CHOSE .

EX2 :
- La fiche client est composée d'un ensemble de code et de libellés, c'est le signifiant.
- La compréhension que l'on a de cette fiche : c'est le signifié.
- L'existence de cette fiche indique que l'entreprise a vendu à ce client et celui-ci existe à l'adresse indiquée. La fiche se réfère à
un client réel et elle n'est correcte que si le client existe bien: c'est la référence.

La donnée est nous l'avons vu, la matière première de l'information. Elle est définie comme des groupes de symboles exprimant
des quantités, des noms.....qui déccrivent des actions et des objets. une donnée d'un SI pourra être alphanumérique, numérique,
logique (booléen). Pour être traité, les données sont organisées en des structures de données: fichiers ,BDD, mais elle peuvent
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aussi se présenter sous d'autres formes

12- Les différentes formes de l'information :

TYPE D'INFORMATION SUPPORT EXEMPLE

Information orale. Parole directe en langage naturel Conversation, entretien, bruits de


Tout ce qui touche l'ouïe, de la parole au couloir,
réunion, discours officiel.
bruit. Téléphone - Communication entre personnes
- Demande de renseignement.
- Enquête téléphonique.
Parole synthétique. - Horloge parlante
- Ordinateur à synthèse de parole.
Musique Musique d'attente au téléphone
Bruits Sirène, avertissement, sonnette, bruit de
fond, pollution sonore.
Information écrite : Ecriture manuscrite Brouillon
Information exprimée par la Lettres tapées à la machine Rapport
combinaison
de caractères alphabétiques, numériques, Imprimé - Bon de commande.
caractères spéciaux - Livre.
- Plaquette.
- Prospectus.
Documents informatiques édités par - Liste.
imprimante - Etats des stock.
- Facture.
- Bulletin de paie.
Affichage sur écran - Fiche client.
- Fiche de stock.
Microfiche, microfilm Archives microfilmées d'un journal
Information visuelle: Dessin manuel Croquis
Information qui touche la vue, comme Peinture Tableau dans un musée
l'écrit mais globalement. Photographie - Souvenir de vacances.
Le visuel est le domaine de l'image - Illustration d'un document technique
-Annexe d'un rapport d'expertise.
Cinéma - Film publicitaire.
- Film documentaire.
- Film de distraction.
Graphique - Pyramide des âges.
- Schéma de montage d'un appareil
- Plan d'un bâtiment.
Télévision - Journal T.V.
- Publicité.
- Image synthétique.
Téléconférence Entretien du chef des ventes avec ses
représentants

2- LA THEORIE DE L'INFORMATION:
"........là ou nous cherchions une théorie de la signification de l'information, se développait une théorie de la communication de
l'information." -Shannon-

- Quels sont les apports de cette théorie?


Parmi les apports principaux concernant le domaine des SI, outre l'introduction du bit, on peut distinguer 3 grands apports:

a- La mesure de la quantité d'informations:


L'importance de l'information dépend de son contenu quantitatif objectif. La conception à la base de cette mesure est donc :
plus un événement paraît improbable, incertain, plus l'information concernant la réalisation de cet événement est importante.
(ex: ce qui a précédé la guerre du golf).
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2.2- L'analyse de la chaîne de communication :


Cette analyse a mis en évidence non seulement les deux parties dans une chaîne de communication, mais aussi les circuits qui
peuvent influer l'information transmise.

Diagramme de Shannon et Wiener

En parlant de la théorie de l'information, on fait généralement référence à la théorie de mathématique de la communication .

2.3 - La distinction des trois niveaux d'information :

- niveau technique
- niveau sémantique : sens
- niveau efficacité : qualité

2.3.1- Le niveau technique:

2.3.11- La quantité d'information:

Formule de Hartley

Si un ensemble E comporte n = 2I éléments, on peut les numéroter avec des nombres binaires à I chiffres :

I = Log2 n (donne la longueur du code en bit )

I représente la quantité d'information nécessaire pour caractériser les éléments d'un ensemble E à n éléments.
Si n = 8 I = Log2 8 = 3
Si n = 2 I = Log2 2 = 1
Si n = 27 I = Log2 27 = 4,75

2312 - La réduction de l'incertitude :

L'information n'est importante que dans la mesure où elle réduit l'incertitude que l'on a avant la réception d'un message sur un
sujet donné.

2313 - La redondance :

Il y a redondance lorsqu'une information est transmise en utilisant un nombre de code plus élevé. Parfois la redondance est
souhaitée , surtout si le message émis subit des altérations, à cause des bruits qui "polluent" les canaux de transmission (les bits
de parité par exemple) .

EX:
L* GU*RRE D'A*GERI* A C*MM*CE ** 1 NOVE*BR* 1954

10 caractères sur 48 ont été supprimés soit 20%.


Le message reste lisible ce qui signifie qu'il est fortement redondant.

In è quantité d'informations nécessaire


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Le facteur de redondance R = 1 - -----
Im è quantité d'informations utilisée

indique le pourcentage du code utilisé.

Ex : on utilise 5 bits, alors que 3 suffisent: R = 1 - 3/5 = 0.4 soit 40 % de redondance.

232- Niveau sémantique :

Le sens des messages peut varier jusqu'au point de mener à l'incompréhension .


La communication dépend aussi des méthodes utilisées pour transmettre les messages et les opérations effectuées sur les
messages. Ces méthodes peuvent être classées en 2 grandes catégories :
- Celles qui permettent un meilleur rendement du système par une concentration sur l'émission et la réception des
messages.
- Celles qui permettent de contrôler le contenu et la distribution des messages par l'intermédiaire des individus et unités
organisationnelles.

2321- Les méthodes améliorant la transmission des messages:

Deux méthodes efficaces pour réduire la quantité d'information :

- Le résumé : on réduit les messages sans altérer l'essentiel de la signification


Ex : - l'agrégation ou la totalisation sont des manières de résumer.
- Total des ventes par produit, par région.

- L'acheminement sélectif des messages : on envoie un message particulier que pour ceux qui l'utilise pour décider ou agir.
L'efficacité de l'acheminement sélectif est souvent altérée par des individus qui exige une information sans en avoir réellement
besoin.

2322 - Le contrôle du contenu et la distribution des messages:


Les individus ou unités organisationnelles ont une certaine latitude ( liberté, pouvoir ) dans l'élaboration du contenu et la
distribution des messages . Cette latitude se manifeste par:

- Le retardement des messages.


- La modification ou filtrage
- L'absorption de l'incertitude
- Le biais dans la présentation.

a) Le retardement ou délai de filtrage peut se justifier quand l'action à prendre n'est pas exigée immédiatement .
Cela permet de réduire la surcharge de travail du récepteur.
Inconvénients : Le délai peut être utilisé pour cacher une erreur, éviter des problèmes, en déformant ou en supprimant la
transmission du message.

b) La modification ou filtrage peut entraîner des risques d'altération des messages si on ne met pas en place des procédures
formalisées de classification, de synthétisation et de transmission au décideur.

Ex: Cas d'un chef de département qui ne transmet pas certaines doléances ou critiques émises par les étudiants à ses
supérieurs hiérarchiques , soit par crainte que sa compétence soit mise en doute soit parcequ'il juge que ces problèmes peuvent
trouver une solution à son niveau.

c) L'absorption de l'incertitude: ce terme est utilisé lorsqu'on ne transmet pas les données, mais seulement leur interprétation.
Celle-ci peut être établie sur la base des données quantitatives ou alors prendre une forme subjective.
Cette méthode supprime le contact entre le récepteur et les données de base ( seule l'interprétation est transmise ); d'où le terme
absorption de l'incertitude.

Le destinataire attribue une certaine confiance, fiabilité au message en fonction de sa source.


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d) Le biais dans la présentation de l'information:


La présentation affecte l'utilisation et l'interprétation de l'information. On peut jouer sur la présentation de 3 manières
différentes: l'ordre de présentation, la sélection et le choix des graphiques.

- L'ordre et le regroupement a une influence sur la perception des utilisateurs. Le gestionnaire sera influencé différemment par
chacun des modes de présentation:
Ex : liste par ordre alphabétique, ou selon l'ordre croissant ou décroissant.

- On sélectionne et présente au décideur que les informations qui s'écartent "d'un niveau acceptable". Par exemple, la
spécification des limites inférieures et supérieures d'un niveau de stock permet au gestionnaire de centrer son attention sur les
produits qui présentent des exceptions et nécessitent une intervention immédiate.

- On présente un graphique plutôt qu'un rapport. Le biais peut être introduit par le choix des échelles, la taille des graphiques,
les couleurs, le type du graphique.
L'utilisation des graphiques réduit le temps de décision, grâce à l'informatique.
Ex: de FORD: pour la planification des ventes de voitures, accés direct aux ventes, et représentation sur des cartes montrant
l'emplacement des concessionnaires de voitures FORD, des concurrents, ou encore les répartitions des maisons à haut revenu
familial. Ceci a conduit à relocaliser plus de 100 concessionnaires FORD.

233 - Le niveau de l'efficacité :


L' information même bien présentée, n'est pas forcément utilisée efficacement dans la prise de décision. Le niveau de
l'efficacité de l'information se traduit, théoriquement, par la valeur du changement qu'elle introduit au niveau décisionnel. Le
concept d'efficacité s'exprime en terme d'utilité de l'information, de satisfaction et d'erreurs.

2331 - L'utilité de l'information:


L'utilité de l'information dépend de quatre facteurs: Le format, le temps, le lieu, la disponibilité.

a) Le format: Plus sa présentation correspond aux demandes du décideur, plus la qualité de l'information augmente.

b) Le temps: La qualité de l'information augmente lorsque l'information est disponible à temps pour le décideur.

c) Le lieu: La qualité de l'information augmente si on y peut accéder facilement. Les systèmes d'informations interactifs
maximisent les facteurs temps et lieu.

d) La disponibilité: la personne qui détient l'information contrôle sa transmission aux autres et par suite contrôle sa qualité.

2332 - La satisfaction:
La satisfaction du décideur permet de mesurer l'utilité d'une information. Si l'information est facilement accessible, la
satisfaction augmente; cependant si le décideur est amené à une recherche approfondie pour définir cette information sa
satisfaction diminue.

2333 - Les erreurs:


Si le destinataire connaît les biais, il peut effectuer des ajustements correcteurs. Par contre les erreurs posent plus de
problèmes car elle ne sont pas toujours faciles à corriger. Elles sont dues à :
- de mauvaises méthodes de mesure et de collecte de données.
- au non respect des procédures de traitement.
- à la perte de données.
- à une mauvaise saisie.
- à une confusion entre fichiers.
- à des erreurs de programmation.
- à des falsifications délibérées.

Dans la plupart des SI, le destinataire ( le récepteur ) ne peut pas savoir s'il y a biais ou erreurs. C'est pourquoi il est important
que le SI ait ses propres moyens de détecter les erreurs et de les redresser.

Ex: Résultats annuels des étudiants.


faire ressortir les différentes erreurs possibles.

Le SI peut apporter des correctifs:


- demander aux enseignants de spécifier les formules de calcul, de les harmoniser en évitant de mauvaises méthodes qui peuvent
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biaiser les résultats des étudiants.
- Indiquer sur les relevés de notes remis par les enseignants les moyennes (dernière ligne et dernière colonne)
- Après saisie et calcul, comparer les moyennes (par année) remises par l'enseignant à celle fournies par la machine.

On peut considérer que les contrôles qui sont effectués comme des valeurs ajoutées par le SI pour réduire l'incertitude
concernant l'existence des erreurs .

3) Les systèmes d'information:

3.1 Définitions:

* J.L.LEMOIGNE:

Système de pilotage: Fixation des choix et accomplissement des objectifs.

Système opérant: Réalisation des activités.

Système d'information: représentation de manière objective des événements, données et opérations caractéristiques de
l'entreprise.

* C. ROLLAND: "Un système d'information est un objet artificiel que les gestionnaires construisent pour disposer à tout instant
d'images qui les renseignent sur l'état actuel ou passé du système réel qu'ils gèrent".

* C.B. DAVIS:
Un système d'information de gestion est un système "utilisateur-machine" intégré qui produit de l'information pour
assister les êtres humains dans les fonctions d'exécution, de gestion et de prise de décision. Le système utilise des équipements
informatiques et des logiciels, des bases de données, des procédures manuelles, des modèles pour l'analyse, la planification, le
contrôle et la prise de décision.

3.2 Rôle d'un système d'information:


Un SI sert à produire et à transmettre une information pertinente, complète, précise, exacte, en temps voulu, à qui de droit,
et au moindre coût.

3.3 Place d'un système d'information: (voir représentation de J. KELLADA).

Système opérationnelle (S.O): fait, agit, fonctionne, processe les flux physiques qui traverse l'organisation.

Système de pilotage (S.P): dirige ou ordonne l'action du S.O en fonction des finalités de l'organisation, de l'évolution de
l'environnement, ainsi que de la connaissance qu'il a du comportement du S.O.

Système d'information (S.I): permet le couplage entre le S.O et le S.P.


Pour assurer ce couplage, le S.I doit pouvoir:
*Echanger les messages en entrée et en sortie avec le S.P et le S.O et si nécessaire avec l'environnement.
*Mémoriser les données requises.
*Effectuer les calculs arithmétiques et/ou logiques sur les données.

Système hiérarchique de décision (S.H.D):


*Définit les buts, les politiques et pratiques d'une organisation.
*Détermine les objectifs organisationnels.
*S'intéresse aux considérations à long terme.
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Selon J. KELLADA

3.4 Statique et dynamique d'un S.I:


Le S.I est composé de deux (02) sous ensembles:

-Le sous ensemble D, des données mémorisées: la statique.


-Le sous ensemble T, synchronisé des traitements: la dynamique.

Vu le fonctionnement très complexe d'un S.I, on ne s'intéressera qu'aux sous systèmes qui agissent sur des informations
formalisables ou codifiables; et nous appellerons S.I automatisé (SIA) le sous système d'information fonctionnant avec des
ordinateurs.

3.5 Cycle de développement d'un S.I:


Le cycle de développement d'un système d'information se décompose en 3 grandes parties ou phases:
-la phase d'analyse,
-la phase de conception et de réalisation,
-la phase de mise place.

Analyse (25%): cette phase définit les fonctions attendues du SI.


- Proposition initiale: Elle sert à préparer une décision de la direction. Elle justifie l'intérêt de lancer une étude de
faisabilité. Elle comprend entre autres, l'identification des personnes intervenant, les besoins de l'organisation qui seront
satisfaits, les bénéfices attendus, une indication de calendrier de réalisation.
- l'étude de faisabilité:
* technique: est-ce faisable techniquement?
* économique: avantages à en tirer, coût de développement, coût de fonctionnement, coût des solutions techniques.
L'étude de faisabilité comprend entre autres, la description générale du système, le calendrier prévisible de
développement, les ressources humaines et budgétaires, les coûts, les bénéfices et avantages attendus.

Conception et réalisation (55%):


- Conception: Après avoir défini les besoins des utilisateurs, on procède à la description fonctionnelle du système qui
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consiste à construire une architecture des systèmes capable de répondre à ces besoins.
- Réalisation: c'est le moment où on se prépare à produire le logiciel ( description des fichiers ou de la base de données,
écriture des programmes, et certification: tests).

Mise en place (20%):


- Basculement de l'ancien système vers le nouveau.
- Maintenance des programmes suite aux erreurs et à une évolution des besoins.
On procédera ensuite à un audit à posteriori pour vérifier si les avantages attendus sont bien atteints.

NB: sont indiqués entre parenthèses les taux des efforts fournis.