INDICE

INDICE.............................................................................................................................................1
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................2
Administración del tiempo...............................................................................................................3
TIEMPO..................................................................................................................................3
OCCIDENTAL.......................................................................................................................3
ORIENTAL.............................................................................................................................3
CALENDARIO SOLAR.........................................................................................................4
CALENDARIO LUNAR........................................................................................................4
CALENDARIO LUNISOLAR...............................................................................................4
HORAS EN UN AÑO.............................................................................................................4
CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO....................................................................................5
REALIDAD......................................................................................................................................5
URGENTE CONTRA LO IMPORTANTE.....................................................................................5
POSTERGACIÓN............................................................................................................................7
Delegación........................................................................................................................................8
Recompensar su cumplimiento...............................................................................................8
Dividir las actividades.............................................................................................................8
Trabajar de lo general a lo particular................................................................................................8
Proyectar fases de terminación................................................................................................9
Empezar por cualquier parte...................................................................................................9
Programación de actividades............................................................................................................9
El registro de proyectos.........................................................................................................10
El plan semanal.....................................................................................................................11
Plan diario.............................................................................................................................11
Interruptores....................................................................................................................................12
Tiempo muerto................................................................................................................................13
Eficiencia y Eficacia.......................................................................................................................13
Plan de acción.................................................................................................................................13
Acciones inmediatas.......................................................................................................................15
Conclusión......................................................................................................................................17
Bibliografía.....................................................................................................................................18

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INTRODUCCIÓN

El tiempo es un recurso, pero un tipo de recurso muy diferente a los que estamos acostumbrados a
tratar; no lo podemos comprar, rentar, vender, prestar, pedir prestado, guardar, ahorrar, multiplicar,
manufacturar, modificar o cambiar. Lo único que podemos hacer con él, es gastarlo; sin embargo,
enfocamos a encontrar mejores maneras de gastarlo o usarlo. No hay forma de ahorrar tiempo; lo único
que podemos hacer es “usarlo”.

Toda la gente a nuestro alrededor habla de ahorrar tiempo. cuando decimos que estamos ahorrando
tiempo, usualmente queremos decir que usaremos menos tiempo en alguna tarea en particular; pero este
tiempo ahorrado no se puede guardar en el banco o guardar para gastarlo en el futuro. Todo tiempo es
tiempo real, se debe gastar o utilizar en éste momento. Esto significa que los beneficios deseados para
ahorrar tiempo pueden desaparecer antes de que uno se dé cuenta. Debemos dejar de pensar en cómo
ahorrar tiempo; en lugar de eso, debemos ver como usar nuestro tiempo en forma más productiva.

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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo es un proceso personal y debe ir de acuerdo con su estilo y

circunstancias, con una mejor administración del tiempo se puede aprender a mejorar su efectividad y
eficiencia.
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no
existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los
recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

TIEMPO

Según Albert Einstein el tiempo no tiene una existencia independiente del orden de los acontecimientos
mediante los que lo medimos, por lo que el tiempo es uno de los recursos más importantes.

Somos seres hechos de tiempo, estamos inmersos en él. La concepción de nuestra vida se funde en su
definición y en la fatalidad de avance. Cada cultura ha moldeado la visión del universo a partir del
relato de la vida del hombre. Para los ancestros el tiempo se medía por el movimiento de los astros en
el cielo, movimiento e inercia, el rostro descifrable de Dios. El ciclo natural anunciaba el tiempo, el año
y el día. Hay dos concepciones sobre e tiempo que dividen a nuestro planeta; la occidental y la oriental.

OCCIDENTAL ORIENTAL

REAL NO REAL

Los acontecimientos se sitúan en tiempos y Los acontecimientos se interpolan entre lo

espacios concretos y definidos. Totalmente real y lo imaginario.

LINEAL CIRCULAR

Los acontecimientos son sucesivos. Los acontecimientos no tienen por qué Sucederse
unos a otros.

UNIDIMENSIONAL MULTIDIMENSIONAL

Los acontecimientos ocurren a un solo tiempo. Los acontecimientos son simultáneos.

PERSONAL IMPERSONAL

Las personas se diferencian. Personas, animales y cosas conviven.

1.- Preocupación por Fecha, Lugar y Hora. 1.- Indiferencia hacia la precisión.

2.- Las personas nacen, crecen, se desarrollan y 2.- Nada muere, sólo se transforma.
mueren.

3.- Cuando a comer, a comer; cuando a jugar, a 3.- Conversan o trabajan simultáneamente.
jugar.

3
 OCCIDENTAL ORIENTAL

4.- Hay una casa para el perro y una residencia 4.- Las vacas no pueden ser comidas y el cerdo es
para el amo. impuro.

Medimos el tiempo a partir de diferentes calendarios.

CALENDARIO SOLAR CALENDARIO LUNAR CALENDARIO LUNISOLAR

Duración: 365.24 días. Duración 12 meses o 30 días. Duración 12 o 13 meses.

Inventado por Sociógenes de Inventado por los Musulmanes. Cada 19 años coincide con el
Alejandría. El año 1 es el de Hégira (622 solar.
Implantado por Julio Cesar (46 d.C.). Se ajusta en 7 años
a.C.). embolísticos.
Llamado Juliano. Vivimos en años “diferentes”.
Reimplantado en 1582 en
Francia e Italia, en 1782 en
Inglaterra, en 1918 en Rusia, en
1924 en Grecia.
Llamado ahora Gregoriano.

Sin embargo, la hora (definición arbitraria del período temporal) transcurre para la gran mayoría de los
países occidentales y pueden establecerse parámetros como:

HORAS EN UN AÑO

Un año tiene: 8,765 horas

Se gastan:

1.- En transporte 720 (2 horas diarias)

2.- En alimentación 720 (2 horas diarias)

3.- En sueño 2,555 (7 horas diarias)

4.- En fines de semana y vacaciones 2,880 (120 días)

TOTAL: 6,875

Quedan por ocupar: 1,890

Cuando concebimos la necesidad de controlar el tiempo, en realidad lo que deseamos administrar son
los acontecimientos que suceden y dan sentido éste tiempo es intangible que se concreta en los eventos
que ocurren mientras la vida camina incesante hacia la muerte.

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La seguridad, el alcance de los mejores movimientos conllevan asumir el máximo control sobre los
acontecimientos de nuestra vida. Sin embargo, es necesario saber identificar aquéllos que podemos
controlar y los que no.

CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO

Algunas de las características del tiempo son:

✤Puede ser enemigo a vencer o aliado si lo logramos organizar para llegar a nuestros objetivos o metas
que se planteen.
✤Puede ser un recurso escaso, ya que si no lo controlamos en función de las prioridades que le sean
asignadas a las actividades diarias de cada persona, no solo de ejecutivos.
✤Es un recurso que no se puede comprar, controlar y es el más valioso que tienen los individuos, por lo
que hay que explotarlo a su máximo grado de efectividad.
✤Se dice que nadie tiene el tiempo suficiente, aunque todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.

REALIDAD

•Si controlamos, no lo hacemos (Postergación).

•Si controlamos, lo hacemos (Administración).
•No controlamos, lo que queremos hacer (Fantasía).
•No controlamos, lo aceptamos (Armonía).

Detrás de todo programa de administración de tiempo está la postergación y la fantasía para alcanzar
mayo congruencia saber lo que se debe y puede hacer y hacerlo.

URGENTE CONTRA LO IMPORTANTE

Alec Mackenzie experto en Administración del tiempo dice:

“Nadie tiene suficiente tiempo sin embargo todo mundo tiene todo el tiempo que hay”. Todas las
personas disponemos de las 24 horas del día y los 60 minutos de cada hora.

Para aquellas personas que se lamentan de no tener tiempo necesario para cumplir con las actividades
que deben y quieren hacer, la mejor alternativa es programar su tiempo de manera productiva.

Programar efectivamente el tiempo significa:

★Establecer claramente metas y objetivos a seguir.

★Organizar y programar todas las actividades, clasificando las labores según el orden de importancia
que tengan.

Para realizar acciones positivas contra la postergación, las interrupciones, y la delegación ineficaz,
acciones que nos hacen desaprovechar el tiempo.

Programar el tiempo no es una tarea difícil, el reto es clasificar y jerarquizar las actividades del día en
función de metas y objetivos planteados en la vida, profesional, familiar y social.

Recordad que las metas son intangibles y sólo se pueden saber si se han alcanzado midiendo el logro de
los objetivos que se traducen.

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Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades por ello los
objetivos deben ser enunciados específicos acerca de resultados con los cuales se quiere uno
comprometer.

La mayoría de la gente no tiene específicos bien definidos y sólo responde o reacciona a presiones
provenientes de otras personas o a situaciones determinadas.

El manejo eficiente del tiempo empieza por establecer objetivos, que cubren los siguientes requisitos:

•Específicos.
•Medibles.
•Realistas.
•Compatibles entre sí.
•Susceptibles de ponerse por escrito y,
•Flexibles.

Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, el tiempo debe considerarse en
función de la contribución que su uso haga a la consecución de los objetivos planteados.

Todo el tiempo utilizado en aquellas actividades no relacionadas con las propias metas y objetivos, es
un tiempo mal aprovechado.

Lo más difícil en la clasificación de actividades es decidir cuales tareas son importantes y cuales son de
menor importancia.

Las cosas importantes son las que llevan el cumplimiento de objetivos. Muy rara vez se deben realizar
hoy, y casi nunca son urgentes.

Las actividades urgentes son las que llama nuestra atención, lo que presiona para que se cumpla a la
brevedad.

Las tareas urgentes necesitan ser cuestionadas antes de realizarse para saber si son positivamente
urgentes o si están disfrazadas, porque con frecuencia pueden tergiversar las prioridades establecidas
con anterioridad.

Antes de atender a una acción urgente es necesario preguntarse:

✤¿Qué pasaría si no actuara rápidamente?

✤¿Habría pérdidas financieras?
✤¿Se perdería una gran oportunidad?
✤¿Habría algún problema de seguridad para la organización?

Algunas veces es importante adquirir más información y analizar la situación de realizarla para
determinar si contribuye o no a los objetivos.

Algunas sugerencias para manejar las actividades urgentes:

•Anticiparse a las situaciones que crean problemas.

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•Realizar un plan diario y semanal de actividades prioritarias.
•Delegar las situaciones urgentes a subordinados capacitados para su solución.
•Aprender a no ignorar y olvidar lo urgente.
•Aprender a decir “no” a las peticiones de menor importancia.

Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo a un
orden de prioridades.

Para determinar el grado de prioridad de una actividad es necesario analizar el valor que la actividad
representa para el logro de los objetivos, así las tareas más valiosas son las de mayor prioridad.

Sin embargo, para la mayoría de las personas prioridad significa lo que solicita el jefe, lo que esta en lo
más alto de la pila de documentos, lo que ayuda a obtener ganancias, lo urgente, o lo que producía
consecuencias negativas en caso de no hacerse.

Si no puedo evitar hacer esas actividades que no ayudan al logro de objetivos, entonces regrese al
camino adecuado en cuanto le sea posible.

Al establecer prioridades muchas veces no se tiene la cereza de sabe qué es lo más importante entre las
muchas tareas que se tienen que hacer.

El principio de “Pareto” es muy útil para asignar prioridades y es conocido como la “Regla del 80/20”.
El principio menciona lo siguiente:

“Si hacemos una lista de todas las cosas que contribuyen a la obtención o aparición de cualquier efecto
que nos interesa analizar ordenándolas de mayor a menor según la magnitud de la contribución de cada
una, encontraremos que la importancia relativa de las primeras es tan grande en comparación con las
últimas, que aproximadamente el 20% de ellas son responsables del 80% del efecto total y el 80%
restante de causas son responsables solamente del 20% restante del efecto.

Es decir, el 80% tienen el 20% del valor total, la mayor parte de las actividades. Y el 20% del resto
tienen el 80% del valor total de las actividades.

Por lo tanto, emplee su tiempo en los trabajos o actividades prioritarias, las que tienen más valor y
disminuya el tiempo que se dedica con las labores restantes.

Es indispensable clarificar objetivos para clarificar prioridades y recordar que las situaciones urgentes
no significan que sean importantes.

No siempre será posible prever las emergencias o las situaciones inesperadas, pero si existe un camino
a seguir es más fácil permanecer en él o regresar a él cuando por situaciones imprevistas se ve forzado
a dejarlo.

Ocuparnos de las tareas urgentes antes de las realmente importantes no es la única acción que perjudica
el buen aprovechamiento del tiempo.

POSTERGACIÓN

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La postergación es otro de los problemas más frecuente en el uso inapropiado del tiempo.

La postergación es la acción o habito de dejar la ejecución de ciertas actividades para después.

La postergación surge cuando se realizan trabajos de poca importancia retrasando la ejecución de algo
realmente prioritario. Es empezar algo importante “tan pronto como...”

La principal razón de dejar las cosas para después es porque a veces las cosas prioritarias no son gratas,
son agobiantes o no sabe por donde empezar. También es frecuente que se prefiera postergar las
actividades cerca del tiempo límite que se tiene para terminarlas porque la presión para realizarlas
produce cierta energía que activa el pensamiento.

Para combatir el hábito de la postergación, primero hay que identificar las situaciones que incitan a
dejar alguna tarea para después.

Algunas de las características que pueden ser causa de la postergación son:

✤Tarea aburridas o desagradables.

✤Tareas imponentes.
✤Tareas sin resultado o beneficios inmediatos.
✤Tareas complicadas.

DELEGACIÓN

Siempre que sea posible es conveniente dejar que alguien más se haga cargo de realizar una tarea que
para ti es aburrida o desagradable delegando su ejecución de manera total o parcial.

Otra posibilidad es contratar el servicio de una persona externa a la organización o intercambiar

trabajos con algún colega.

RECOMPENSAR SU CUMPLIMIENTO

Motive su realización a través de una recompensa positiva, prométase un premio cuando haya
terminado el trabajo de tal manera que se sienta estimulado para concluirlo.

DIVIDIR LAS ACTIVIDADES

Fragmentar en partes iguales o en acciones más sencillas un proyecto intenso para incluir una o dos
actividades a cada lista diaria de cosas por hacer hasta que termine de realizar el proyecto.

También es muy útil formar paquetes diarios de operaciones largas y repetitivas que contengan
actividades como revisar y organizar cierto número de expedientes por día, o contestar determinadas
llamadas telefónicas y cartas pendientes.

TRABAJAR DE LO GENERAL A LO PARTICULAR

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Cuando un proyecto es muy grande conviene empezar por los aspectos más amplios y generales y
después concluir con los detalles más refinados.

PROYECTAR FASES DE TERMINACIÓN

Establezca puntos intermedios para realizar un trabajo que no vislumbra resultados inmediatos.

Traduzca todas las metas y objetivos que persigue el trabajo y conviértalas a tareas concretas. Enliste
las tareas específicas y establezca una secuencia de acciones según el orden que se requiera.

Cualquier tarea en lo que no se reconoce por dónde empezar suele iniciarse con acciones específicas:

•Recopilar información.
•Escribir una carta.
•Realizar una llamada.
•Visitar a alguna persona.
•Asignar una labor.
•Convocar una reunión.
•Leer informes o documentos.

EMPEZAR POR CUALQUIER PARTE

Si no sabe como hacerlo empiece por cualquier acción específica, si no es conveniente la decisión
pronto se dará cuenta y podrá hacer los ajustes necesarios.

Algunas sugerencias prácticas para combatir la tendencia a dejar las cosas para después son:

✤Planear un evento: fije una fecha para llevar a cabo una junta o reunión con el objeto de dar a conocer
la conclusión del trabajo, esto obligará a tener todo listo antes del evento.
✤Ceder a la pereza: durante 15 minutos no haga nada sólo observe sus papeles y trate de no tocarlos. A
los pocos minutos se sentirá desesperado y tendrá la energía suficiente para ponerse a trabajar.
✤Crear un ambiente agradable: procure que en su lugar de trabajo los materiales estén dispuestos
adecuadamente, exista una orden y se eviten distracciones.

Cuando es imposible determinar la causa específica de la tendencia a dejar las tareas para después, es
probablemente que la postergación se deba a problemas y cuestionamientos más profundos como:

✤¿Dudar del valor personal o de la manera en que se desempeña en sus labores?

✤¿Sentir que no recibe el respeto que merece?
✤¿Pensar que no recibe el pago económico que representa su trabajo?
✤¿Tener el temor a fracasar en algún proyecto específico?

Buscar la razón que induce a postergar continuamente el trabajo es un buen principio para solucionar el
problema y regular de actividades y tiempo.

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

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Al clarificar objetivos y prioridades la capacidad de administrar el tiempo mejora en gran mediada, sin
embargo, para que resulte verdaderamente exitosa requiere de una programación cuidadosa y regular de
actividades y tiempo.

Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe de llevarse a cabo, cómo,
quién, cuánto, con qué, y en donde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que
desempeña.

Programar es una disciplina mental que requiere de organización y control.

Programar el uso eficiente del tiempo es poner en práctica los siguientes pasos:

•Clarificar objetivos.
•Definir todas las actividades prioritarias de acuerdo con las tareas que sean más importantes para el
logro de los objetivos.
•Enumerar todas las actividades del día y designarles dos códigos, uno que se refiera al valor de la
actividad y otro a la urgencia con que debe realizarse.
•Evaluar todas las actividades que parezcan urgentes.
•Cuestionar las actividades que alteren el plan diario.
•Desarrollar el hábito de atender las actividades más importantes y valiosas.

Una herramienta muy valiosa para programar las actividades importantes y lograr los objetivos de largo
plazo es llevar un Registro de Proyectos.

EL REGISTRO DE PROYECTOS

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Es una lista de todas las tareas, actividades o proyectos que se quieren atender en un período
determinado de tiempo.

Debe contener la siguiente información:

✤Código de prioridad para indicar el valor que representa la actividad en cuanto al logro de los
objetivos.
✤Actividad, tarea o proyecto que debe ser afectado.
✤Fecha de vencimiento que indica cuándo deberá quedar concluida la labor.
✤Cálculo del tiempo que llevará terminar la tarea.

Las actividades incluidas en el registro de proyectos representan los objetivos a corto plazo que
deberán ser cumplidos en las siguientes semanas. Las nuevas tareas asignadas deberán agregarse al
final de la lista y tachar o eliminar los asuntos terminados.

Es importante asegurarse de que las actividades seleccionadas realmente contribuyan al logro de los
objetivos a largo plazo. Existen otras herramientas que ayudan a programar el uso del tiempo de
manera adecuada y provechosa.

EL PLAN SEMANAL

El plan semanal contiene las actividades que deben llevarse a cabo para lograr los objetivos semanales.
Debe correlacionarse con el Registro de proyectos para evitar omisiones o desviaciones importantes.

Específica, además de los objetivos semanales y las actividades a desarrollar, la secuencia en que estas
tareas deben realizarse, el tiempo que requiere cada actividad para ser concluida y el día de la semana
que se dedicará para su realización.

El preparar un plan semanal aumenta el control sobre las situaciones que propician una semana muy
ocupada, complicada y poco provechosa.

Algunas alternativas para mejorar el aprovechamiento de un Plan Semanal:

•Delegar parte de algún trabajo o tarea.

•Trabajar más horas a la semana.
•Orientar los objetivos hacia logros más razonables y factibles.
•Reducir situaciones inesperadas para controlar más el tiempo.
•Analizar y mejorar el método de trabajo para reducir pasas de ejecución y tiempo.

PLAN DIARIO

Al terminar el Plan Semanal es conveniente completar un Plan Diario de cosas por hacer hoy que sea
acorde con los objetivos semanales.

Enumere las actividades previamente seleccionadas en el Plan Semanal para realizar ese día

Enliste las tareas diarias que deberán llevarse a cabo, identifique prioridades y calcule el tiempo que se
requiere para cada tarea.

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El plan Semanal funciona mejor si se prepara el viernes previo a la semana que se está programando, y
el Plan Diario si se hace al final de cada día.

Es necesario incluir en la programación de actividades suficiente flexibilidad para atender lo

inesperado.

La flexibilidad que cada persona necesita en el manejo del tiempo es diferente; como regla general, un
25% del día debe disponerse para cuestiones inesperadas.

Lo esencial es que el orden de cualquier programación debe incluir primero las actividades prioritarias,
las actividades más importantes.

Para mejorar las aptitudes personales de programar el tiempo, es muy útil comparar lo que se planeo
contra lo que realmente se hizo en ese tiempo, esto ayudará a ser más realista y efectivo en las
próximas planeaciones.

INTERRUPTORES

Permitir que las interrupciones y demandas del trabajo ocurran sin control, es la forma más rápida de
nulificar los esfuerzos invertidos en la programación del tiempo.

Existe un sin número de situaciones que ocasionan pérdida del tiempo, las más frecuentes son:

•Interrupciones telefónicas.
•Visitas sin previa cita.
•Juntas.
•Administración de crisis.
•Falta de objetivos, prioridades y planes de trabajo.
•Falta de organización.
•Delegación ineficaz.
•Intentar hacer demasiadas cosas a la vez.
•Comunicación poco clara.
•Información inadecuada, inexacta o demorada.
•Falta de Decisión.
•Negligencia.
•Responsabilidad y autoridad confusas.
•No saber decir que no.
•Dejar los trabajos a medias.
•Falta de disciplinas, entre otras.

La mejor manera de manejar las interrupciones cotidianas es incorporar a la rutina diaria prácticas
sencillas que mantengan un mayor control de las situaciones.

No es posible ni sensato bloquear las interrupciones o encerrarse durante todo el día eludiendo los
reclamos exteriores. Pero es posible limitar períodos específicos de tiempo sin interrupciones y manejar
el resto del día en forma flexible.

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Puede establecer un horario determinado y comunicarlo a todas las personas que colaboran con usted
para que no sea molesto en ese tiempo salvo verdaderas emergencias.

Por lo demás, es necesario aprender a eliminar las interrupciones inevitables y reducir el tiempo que se
dedica a atender las situaciones inevitable.

TIEMPO MUERTO

Tiempo comprometido: todo aquello en el cual no se realiza ninguna acción, la mayoría de las personas
no utilizan el tiempo para hacer cosas útiles y todo ese tiempo básicamente es tiempo perdido, el cual
no se puede recuperar. Cierto tiempo puede utilizarse para realizar actividades, promesas, o para
resolver algún problema.

EFICIENCIA Y EFICACIA

En administración y en la vida diaria existen dos términos que en muchas ocasiones son
frecuentemente confundidos por la gente: eficacia y eficiencia.

La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en
cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. ¿Se puede ser eficiente sin
ser eficaz?, ¿Que tal ser eficaz sin ser eficiente?

La eficiencia consiste en hacer más en menos tiempo, y la eficacia consiste en hacer las cosas bien.

PLAN DE ACCIÓN

Dentro de las acciones que ofrecen una ayuda eficaz en la programación del tiempo, la delegación es
una de las herramientas más útiles para lograr más fáciles los objetivos determinados.

Para desarrollar subordinados capaces, lograr mejores resultados y ganar tiempo, se requiere “querer” y
“saber” delegar.

El concepto de delegación en administración es hacer las cosas a través de la gente, es designar más
para que actúe en nuestro nombre.

Jack Ferner, especialista en administración del tiempo, define a la delegación de la siguiente manera:
“Es facultar y motivar a otros para lograr ciertos resultados, de los cuales uno es responsable.

Delegar no significa renunciar a la propia responsabilidad, asignar tareas de manera detallada o repartir
el trabajo reteniendo autoridad. No se delega la responsabilidad inherente al cargo o a la jerarquía
asumida dentro de la organización, lo que se delega es la autoridad y gestión para realizar determinada
tarea.

La delegación no funciona como un proceso en un solo sentido: es un acuerdo en el que intervienen dos
partes. Cuando se delega responsabilidad, el gerente o el subordinado debe convenir en:

✤El propósito del trabajo.

✤Los resultados específicos que se desean lograr.
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✤La programación de las actividades.
✤La autoridad necesaria para llevar a cabo el trabajo.
✤El método para medir el desempeño.
La delegación deficiente, debido al miedo, desconfianza, o falta de capacidad, es una de las tareas que
más tiempo consume.

Delegar de manera deficiente provoca las siguientes situaciones:

•Planeación mediocre,
•Deficiente control de subordinados,
•Exceso de papeles,
•Presión y confusión constantes,
•Crítica de subordinados,
•Cargas de trabajo no equitativas,
•Lenta toma de decisiones,
•Concentración del poder de gestión,
•Clima de trabajo deficiente y,
•Anarquía de esfuerzos.

Para evitar los problemas anteriores asegúrese de delegar de manera correcta, las siguientes
consideraciones pueden ser de utilidad para mejorar su habilidad para delegar:

✤Seleccione a la persona.- Elija a la persona adecuada para realizar la tarea, dependiendo de cargas de
trabajo y capacidades personales. Evite duplicar la asignación de tareas.
✤Solicite su aceptación.- Busque la aceptación por parte de la persona a quien se va a delegar, procure
que sus subordinados participen en la determinación de las labores que se delegan.
✤Considere el tiempo.- No espere hasta el último momento para delegar una tarea planee la asignación
del trabajo.
✤Enfrente a su personal.- La delegación de tareas debe realizarse de manera graduada, considerando la
experiencia y antigüedad de las personas en las labores que realizan.
✤Asigne todo el trabajo.- Procure delegar el trabajo completo, aún las partes interesantes y las
aburridas, esto ayudará a sus subordinados a tener mayor control y coordinación en las acciones que
realizan.
✤Especifique los resultados esperados.- Informe a sus subalternos los resultados específicos que espera
recibir al concluir el trabajo, defina cuales son las prioridades, no pierda tiempo explicando la
importancia del proyecto.
✤Confíe en su personal.- Después de delegar el trabajo deje que las personas trabajen solas en sus
tareas, tomen decisiones y ejerzan su autoridad de manera libre y responsable.

Es importante mantenerse atento a disposición de sus subordinados siempre que necesiten ayuda o
asesoría para realizar el trabajo asignado: Pero manténgase alerta para evitar que sus subordinados
deleguen “hacia arriba”, es decir; le soliciten la ejecución de alguna acción o tarea que ellos mismos
pueden y deban hacer.

Para lograr un seguimiento y control eficiente de los trabajos delegados, es de gran ayuda llevar un
registro de delegación, en el cual se anote la actividad, el nombre de la persona a quién se le delega y la
fecha límite para la entrega de resultados. Recuerde que no es conveniente delegar actividades si no
puede controlarlas.

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ACCIONES INMEDIATAS

Existen algunas acciones de carácter inmediato que pueden ser puestas en práctica frente a ciertas
situaciones y en momentos muy específicos.

En el caso de los ejecutivos, la primera y más importantes es la ayuda que puede recibir de su secretaria
para poner en práctica acciones inmediatas que ayuden a controlar y manejar eficientemente su tiempo.

El apoyo de la secretaria es de vital importancia para distinguir problemas potenciales y poder resolver
antes de que se vuelvan serios.

Para que la labor de la secretaria resulte realmente un apoyo en la programación del tiempo, es
conveniente:

Mantenerla informada acerca de lo que sucede dentro y fuera de la oficina y cómo y dónde puede
localizarlo en caso de una emergencia. Esto facilitará que ella pueda atender algunos asuntos durante su
ausencia.

El objetivo es convertir a su secretaria en su brazo derecho, a través de entrenamiento y dedicación,

comenzando con las siguientes acciones:

•Aclare con ella cuales son los objetivos que persigue con su trabajo.
•Aclare que espera en cuanto a rendimiento y desempeño de su secretaria.
•Exprese la necesidad que tiene de su colaboración para lograr resultados efectivos en su labor.
•Comente con ella sus planes de actividades.
•Escuche sus comentarios y sugerencias, pueden resultar de gran utilidad.
•Permita que exista iniciativa por parte de su secretaria.

En cuanto a llamadas telefónicas.

•Ella puede encargarse de todas sus llamadas cuando usted se encuentra trabajando en sus tiempos
reservados.
•Especifique el horario en que podrá atender las llamadas del resto de las personas.
•Si tiene asuntos pendientes que atender con ciertas personas, especifique a su secretaria de que se trata
para que sea ella misma quien pueda atender la llamada.

Y en atención a visitantes.

•Puede definir con su secretaria quienes son las personas que puede recibir y quienes son los visitantes
indeseables.
•Pida a su secretaria que fije una cita posterior con los visitantes inesperados o sugiera que regrese a
alguna hora especificada.
•Pida que con visitantes que se alargue su estancia le llame por teléfono en quince o veinte minutos
para que le dé pretexto de terminar con la visita.

En juntas o reuniones de trabajo.

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•Si es usted la persona que organiza o convoca a una junta, su secretaria puede ocuparse de enviar a los
participantes la agenda de trabajo, confirmar su asistencia y encargarse de coordinar hora, lugar y
materiales necesarios.
•Puede evitar que mientras usted se encuentra en una junta o reunión lo interrumpan con llamadas
telefónicas, mensajes o visitas que atender.

En el trabajo de rutina.

•Comente con su secretaria los asuntos pendientes por resolver, las llamadas por hacer, las citas que
debe concretar para que ella se ocupe de recordarles los pendientes o atienda ella misma los asuntos.
•Procure compartir con su secretaria su agenda de actividad, para que ella sepa en donde y con quien
está usted.
•Proporcione a su secretaria información correcta y completa de asuntos específicos para que pueda
responder a ciertas cartas.
•Solicite que todas las cartas que deban salir en el día, se reúnan para firmarlas de una sola vez.
•Dicte sus cartas o informes en grabadoras y solicite a su secretaria los transfiera de la cinta para ser
mecanografiados.

En cuanto a delegar.
•Solicite a su secretaria que se encargue de tirar todas las publicaciones que reciba y que no son de su
interés.
•En cuanto a documentos no confidenciales, ella puede anticiparse a leerlo y subrayar los párrafos y las
ideas fundamentales.

La cooperación de su secretaria en el logro de sus objetivos representa una valiosa contribución para el
aprovechamiento de su tiempo.

Los viajes por cuestiones de trabajo realizados a otras ciudades o países, representan para la mayoría de
la gente una fuente importante de pérdida de tiempo.

Si usted viaja con frecuencia anticipe los preparativos y trate de sacar el mayor provecho posible de
tiempo que dispone en cada uno de sis vías.

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CONCLUSIÓN

El no administrar el tiempo de manera efectiva, sin planear y sin aprovecharlo impacta directamente en
la calidad de nuestro trabajo, la consecución de los objetivos, el esfuerzo que debemos aplicar, el
trabajo de nuestros compañeros y nuestra calidad de vida.

Mantener un control sobre cuánto tiempo dedicamos a realizar ciertas tareas nos ayudara a ahorrar
tiempo para poder realizar actividades de alta prioridad para el logro de nuestros objetivos.
Definir un plan para la administración de nuestro tiempo ayudara a que nuestros esfuerzos se noten, y
a que llevemos un control de nuestros objetivos sin perder tiempo.

Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a qué dedicamos el tiempo, sino que,
significa encontrar formas de cambiar la rutina para ser lo más productivos posible. Significa no
comprometerse más de lo posible. Significa mantener cierto balance, este balance es la clave para
lograr hacer las cosas más importantes primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de
nuestras vidas.

Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por la mañana para ir al gimnasio, o algunas
horas para ver televisión, tomaos el tiempo necesario para recargar tu energía. De esta manera serás
más efectivo.

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 BIBLIOGRAFÍA

• Administración del tiempo al instante, Brian Clegg, Ediciones Granica S.A. 2002

• Cómo usar el tiempo con eficacia y productividad, Turla A. Peter, Hawkins Katheleen L., Deusto
2002

• Administración del tiempo. Manuales didácticos de administración, Haynes E. Marion, Trillas

1991

18