Bab 21 Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan

PENDAHULUAN

Siklus persediaan dan pergudangan merupakan siklus yang unik karena hubungannya yang
erat dengan siklus transaksi lainnya. Bagi perusahaan manufaktur, bahan baku memasuki
siklus persediaan dan pergudangan dari siklus akuisisi dan pembayaran, sementara tenaga
kerja langsung memasukinya dari siklus penggajian dan personalia. Siklus persediaan dan
pergudangan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penagihan.

Audit terhadap persediaan, terutama pengujian saldo persediaan akhir tahun, sering kali
merupakan bagian yang paling kompleks dan paling menghabiskan waktu audit. Faktor-
faktor yang mempengaruhi kompleksitas audit persediaan termasuk:

 Persediaan sering kali merupakan akun terbesar pada neraca.

 Persediaan sering kali berada pada lokasi yang berbeda, yang membuat pengendalian
dan perhitungan fisik menjadi sulit.
 Sering kali sulit bagi auditor unutk mengamati dan menilai itempersediaan yang
berbeda seperti perhiasan, bahan kimia, dan suku cadang elektronik.
 Penilaian persediaan juga sulit apabila estimasi keuasangan persediaan merupakan hal
yang penting dan apabila biaya manufaktur harus dialokasikan ke persediaan.
 Terdapat beberapa metode penilaian persediaan yang dapat diterima dan beberapa
organisasi mungkin ingin menggunakan metode penilaian yang berbeda unutk
berbagai bagian persediaan yang dapat diterima menurut prinsip-prinsip akuntansi
yang diterima umum.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Persediaan memiliki banyak bentuk yang berbeda, tergantung pada sifat bisnisnya. Untuk
bisnis ritel atau grosir, akun terbesar dalam laporan keuangan sering kali berupa persediaan
barang dagang yang tersedia untuk dijual. Untuk mempelajari siklus persediaan dan
pergudangan, kita akan menggunakan contoh perusahaan manufaktur, yang persediaannya
mungkin meliputi bahan baku, suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk digunakan
dalam produksi, barang dalam proses manufaktur, dan barang jadi yang tersedia untuk dijual.
Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap sebagai terdiri dari dua sistem terpisah
tetapi terkait erat, di mana yang satu melibatkan arus fisik barang dan yang lainnnya dengan
biaya terkait. Enam fungsi bisnis akan membentuk siklus persediaan dan pergudangan.

Memroses Pesanan Pembelian

Siklus persediaan dan pergudangan dimulai dengan akuisisi bahan baku untuk produksi.
Pengendalian yang memadai terhadap pembelian harus diselenggarakan apakah pembelian
persediaan adalah berupa bahan baku suatu perusahaan manufaktur atau barang jadi bagi
perusahaan ritel. Permintaan pembelian adalah formulir yang digunakan untuk meminta
departemen pembelian untuk memesan persediaan. Permintaan tersebut dapat dilakukan oleh
personil ruang penyimpanan bahan baku yang diperlukan, dengan perangkat lunak komputer
yang terotomatisasi ketika bahan baku mencapai tingkat yang telah ditentukan terlebih
dahulu, dengan pesanan yang dilakukan atas bahan baku yang diminta untuk memenuhi
pesanan pelanggan, atau melalui pesanan yang dilakukan atas dasar perhitungaan bahan baku
secara periodik.

Menerima Bahan Baku

Penerimaan bahan baku yang dipesan, yang juga merupakan bagian dari siklus akuisisi dan
pembayaran, melibatkan inspeksi atas bahan yang diterima menyangkut kuantitas dan
kualitasnya. Departemen penerimaan akan membuat laporan penerimaan yang menjadi
bagian dari dokumentasi sebelum pembayaran dilakukan. Setelah inspeksi, bahan itu dikirim
ke ruang penyimpanan dan salinan dokumen penerimaan, atau pemberitahuan atau notifikasi
elektronik mengenai penerimaan barang, biasanya diserahkan ke bagian pembelian, ruang
penyimpanan, dan utang usaha. Pengendalian dan akuntabilitas merupakan hal penting untuk
semua transfer tersebut.

Menyimpan Bahan Baku

Setelah diterima, bahan itu biasanya disimpan diruang penyimpanan. Ketika departemen
lainnya memerlukan bahan untuk produksi, personil ruang penyimpanan menyerahkan
permintaan bahan yang telah disetujui secara layak, mengerjakan pesanan, atau dokumen
serupa atau pemberitahuan elektronik yang mengindikasikan jenis dan kuantitas bahan yang
diperlukan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk memperbaharui file induk persediaan
perpetual dan mencatat transfer dari akun bahan baku ke akun barang dalam proses.
Pembaharuan tersebut dilakukan secara otomatis dalam organisasi yang memiliki sistem
perangkat lunak akuntansi dan manajemen persediaan terintergrasi.

Memroses Barang

Pemrosesan persediaan sangat bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Perusahaan

menentukan item dan kuantitas barang jadi yang akan dibuat berdasarkan pesanan khusus
dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang telah ditentukan
sebelumnya, dan operasi produksi yang ekonomis. Departemen pengendalian produksi yang
terpisah sering kali bertanggung jawab untuk menentukan provisi untuk memperhitungkan
kuantitas yang diproduksi, pengendalian atas sisa bahan, pengendalian kualitas, dan
perlindungan fisik bahan dalam proses. Setiap departemen produksi biasanya bertanggung
jawab untuk mereview laporan produksi dan sisa bahan yang dibuat komputer, yang
menyediakan informasi yang bermanfaat bagi akuntansi untuk mencatat transfer bahan dan
menentukan biaya produksi.

Menyimpan Barang Jadi

Ketika barang jadi telah selesai, barang itu ditempatkan diruang penyimpanan menunggu
dikirim. Dalam perusahaan yang memiliki pengendalian internal yang baik, barang jadi
disimpan dibawah pengendalian fisik yang terpisah, disuatu area dengan akses terbatas.
Pengendalian barang sering kali dianggap sebagai bagian dari siklus penjualan dan
penagihan.

Mengirimkan Barang Jadi

Pengiriman barang jadi merupakan bagian dari siklus penjualan dan penagihan. Pengiriman
actual barang kepada pelanggan dalam pertukaran dengan kas atau aktiva lainnya, seperti
piutang usaha, menciptakan pertukaran aktiva yang diperlukan untuk memenuhi criteria
pengakuan pendapatan. Untuk sebagian besar transaksi penjualan, pengiriman actual
merupakan pemicu untuk mengakui piutang usaha terkait dan penjualan terkait dalam sistem
akuntansi. Jadi, pengiriman barang jadi harus diotorisasi oleh dokumen pengiriman yang
disetujui secara layak.

File Induk Persediaan Perpetual

Catatan perpetual yang terpisah biasanya disimpan untuk bahan baku dan barang jadi.
Sebagian besar perusahaan tidak menggunakan sistem perpetual untuk barang dalam proses.
File induk persediaan yang diakuisisi, dijual, dana da ditangan. Dalam sistem
terkomputerisasi yang dirancang dengan baik, file itu juga berisi informasi mengenai biaya
per unit. Untuk akuisisi bahan baku, file induk persediaan perpetual diperbaharui secara
otomatis ketika akuisisi persediaan diproses sebagai bagian dari pencatatan akuisisi.

BAGAIMANA E-COMMERCE MEMPENGARUHI MANAJEMEN PERSEDIAAN

Internet memiliki kegunaan khusus dalam pengelolaan persediaan, dari sini dapat diketahui
informasi lengkap berbasis real time yang dibutuhkan oleh rekan bisnis (pemasok dan
pelanggan). Informasi yang biasanya tersedia di dalamnya, seperti jumlah stok yang
disimpan, lokasi produk, dan berbagai informasi lainnya yang diperlukan manajemen untuk
mengawasi aliran persediaan.

Selain kegunaannya yang penting, internet juga dapat menimbulkan resiko bisnis.
Penggunaannya dalam E-Commerce akan meningkatkan resiko bisnis jika pengendalian
untuk mengoperasikannya kurang memadai. Seperti pembatasan penggunaan password,
firewalls, dan pengendalian teknologi manajemen lainnya. Hal tersebut akan memunculkan
kecurangan/kesempatan untuk mengubah jumlah persediaan yang telah ada.

BAGIAN DARI AUDIT PERSEDIAAN

Tujuan dalaam audit siklus persediaan dan pergudangan adalah menyediakan kepastian
bahwa laporan keuangan menyajikan informasi bahan baku, barang setengah jadi, persediaan
barang jadi, dan harga pokok penjualan secara wajar.

Audit atas siklus persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi 5 (lima) aktifitas yang
berbeda, yaitu:

1. Akuisisi dan pencatatan bahan baku, biaya tenaga kerja, dan overhead.
 2. Mentransfer secara internal atas aktiva dan biaya.
3. Mengirimkan barang dan mencatat pendapatan dan biaya.
4. Mengamati persediaan secara fisik.
5. Menetapkan harga dan mengkompilasi persediaan.

AUDIT ATAS AKUNTANSI BIAYA

Pengendalian Akuntansi Biaya

Pengendalian akuntansi biaya adalah proses yang mempengaruhi persediaan fisik dan
penelusuran biaya terkait sejak bahan baku dipesan ssampai barang selesai diproduksi dan
dipindahkan ke peyimpanan. Jenis pengendalian ini dipisahkan menjadi 2 (dua) kategori:

1. Pengendalian fisik atas bahan baku, barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi.
2. Pengendalian terhadap biaya terkait.

Untuk melindungi aktiva, banyak perusahaan secara fisik memisahkan dan membatasi akses
ke tempat penyimpanan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi untuk
mengendalikan pergerakan persediaan. Klien dapat menggunakan dokumen bernomor urut
untuk mengotorisasi pergerakan persediaan agar tidak terjadi penyalahgunaan aktiva. Salinan
atas dokumen tersebut harus dikirimkan langsung kebagian akuntansi oleh pihak yang
menerbitkan, tanpa melalui personel yang bertanggung jawab atas pengawasannya. Contoh
dokumen yang efektif untk jenis ini adaalah permintaan bahan baku yang disetujui untuk
dikeluarkan dari ruang penyimpanan.

Pengujian atas Akuntansi Biaya

Metodologi yang perlu diikuti auditor dalam memutuskan jenis pengujian yang akan
dilaksanakan. Auditor perlu memperhatikan empat aspek dalam akuntansi biaya, yaitu:

1. Pengendalian fisik atas persediaan

2. Dokumen dan pencatatan untuk mentransfer persediaan
3. File induk persediaan perpetual
4. Catatan biaya per unit

PROSEDUR ANALITIS

Prosedur analitis adalah hal yang penting dalam audit persediaan dan pergudangan, seperti
halnya dalam siklus lain. Dalam melakukan prosedur analitis yang menguji hubungan antara
saldo akun persediaan dan akun laporan keuangan lainnya. Auditor sering menggunakan
informasi non-keuangan untuk menilai kewajaran saldo terkait persediaan. Misalnya, auditor
membutuhkan informasi mengenai ukuran dan berat produk persediaan, metode
penyimpanannya (rak, tangki, dll) dan kapasitas fasilitas penyimpanan untuk menentukan
apakah persediaan yang tercatat konsisten dengan persediaan yang tersimpan. Setelah
melakukan pengujian yang benar atas pencatatan akuntansi biaya dan prosedur analitis,
auditor memiliki dasar untuk mendesain dan melakukan pengujian perincian saldo
persediaan.
Metodologi untuk Merancang Pengujian atas Rincian Saldo

Persediaan jenisnya bervariasi disetiap perusahaan, oleh karena itu pemahaman atas industri
dan bisnis klien lebih penting dalam persediaan dibandingkan dalam area lainnya. Beberapa
hal pokok yang harus dipertimbangkan auditor antara lain adalah metode penilaian
persediaan yang dipilih manajemen, potensi keusangan persediaan, dan risiko tertukarnya
barang konsinyasi dengan persediaan milik sendiri.

Auditor pertama kali harus mengenali persediaan klien dengan melakukan pengecekan
terhadap fasilitas penyimpanan klien, termasuk area penerimaan barang, penyimpanan,
produksi, perencanaan, dan penyimpanan catatan. Pengecekan ini harus dipimpin oleh
penyelia yang dapat menjawab pertanyaan mengenai produksi, terutama mengenai perubahan
dalam pengendalian internal dan proses lain sejak tahun sebelumnya.

Oleh karena kompleksitas dalam persediaan, maka akan membahas dua aspek pengujian
pengendalian untuk perincian saldo, pengamanan fisik dan penetapan harga dan kompilasi.

Observasi Fisik Persediaan

SAS 1 (AU 331) sekarang, mensyaratkan auditor untuk memeriksa efektifitas metode klien
dalam perhitungan persediaan dan mendapatkan keyakinan dari klien atas kuantitas dan
kondisi fisik persediaan. Untuk memenuhi persyaratan tersebut, auditor harus:

1. Hadir pada saat klien menghitung persediaan untuk menentukan saldo akhir tahun.
2. Mengamati prosedur perhitungan klien.
3. Melakukan tanya jawab kepada klien tentang prosedur perhitungan mereka.
4. Melakukan pengujian terpisah saat perhitungan fisik.

Poin penting dalam persyaratan SAS 1 adalah adanya perbedaan antara orang yang
melakukan pengamatan atas perhitungan fisik persediaan dan orang yang bertanggung jawab
atas perhitungannya. Klien bertanggung jawab untuk menyusun prosedur perhitungan fisik
akurat atas penyediaan dan membuat pencatatannya. Auditor bertanggung jawab
mengevaluasi dan mengamati prosedur klien termasuk melakukan pengujian perhitungan
persediaan dan mengambil kesimpulan apakah persediaan fisik sudah memadai.

AUDIT PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASI

Pengendalian Harga dan Kompilasi

Pengendalian biaya per unit yang terintegrasi dengan produksi memberikan kepastian bahwa
klien menggunakan penetapan biaya yang wajar untuk menilai persediaan akhir. Pencatatan
biaya standar berguna untuk mengevaluasi kewajaran biaya produksi jika manajemen selalu
memperbarui prosedur terkait perubahan dalam produksi dan biaya.

Untuk mencegah persediaan yang sudah usang dimasukkan dalam perhitungan atau lebih saji,
klien harus melakukan telaah formal dan pelaporan atas persediaan yang sudah usang,
pergerakannya lambat, rusak atau lebih saji, juga lakukan pengendalian internal atas
kompilasi persediaan untuk memastikan penghitungan fisik diringkas dengan benar dan
penetapan harganya sama dengan pencatatan, dijumlahkan dengan benar, dan dimasukkan
dalam berkas utama persediaan perpetual dan akun buku besar terkait dalam jumlah yang
benar.

Prosedur Penetapan Harga dan Kompilasi

Prosedur penetapan harga dan kompilasi bertujuan untuk pisah batas yang dilakukan sebagai
bagian dari penjualan dan akuisisi. Auditor dapat menggunakan informasi yang diperoleh dari
klien sebagai kerangka referensi, termasuk deskripsi masing-masing persediaan, jumlah,
harga per unit, dan nilai perluasannya.

Penilaian Persediaan

Auditor harus memperhatikan tiga hal, Pertama, metodenya harus sesuai dengan prinsip-
prinsip akuntansi yang diterima umum. Kedua, penerapan metode harus konsisten dari tahun
ke tahun. Ketiga, biaya persediaan versus harga pasar harus dioertimbangkan. Dalam
verifikasi penetapan harga persediaan bergantung pada barang yang dibeli atau diproduksi.

Penetapan Harga atas Persediaan yang Dibeli

Dalam penilaian persediaan yang dibeli, auditor harus menetukan apakah klien menggunakan
LIFO, FIFO, rata-rata tertimbang, atau metode penilaian lainnya. Auditor harus menentukan
biaya-biaya yang dimasukkan dalam penilaian suatu jenis persediaan. Setelah itu, auditor
harus berfokus pada persediaan dengan nilai besar dan produk yang harganya berfluktuasi.
Auditor juga harus mendata jenis persediaan untuk diverifikasi atas penetapan harga dan
meminta faktur vendor kepada klien, lalu memeriksa faktur yang memadai untuk
memperhitungkan seluruh akun persediaan atas jenis yang diuji, terutama yang menggunakan
metode penilaian FIFO. Terakhir, auditor harus menguji biaya per unit tercatat dalam
pencatatan perpetual ke faktur vendor sebagai bagian dari pengujian transaksi siklus dan
pembayaran.

Penetapan Harga Persediaan yang Dibuat

Dalam menetapkan harga persediaan yang diproduksi, auditor harus mempertimbangkan

biaya per unit atas bahan baku dan jumlah unit yang diperlukan dalam memproduksi setiap
unit output. Auditor juga harus memeriksa faktur vendor atas berkas utama persediaan
perpetual, lalu memeriksa spesifikasi rancangan, memeriksa produk yang selesai dibuat, atau
menemukan metode sejenis untuk menentukan jumlah unit yang diperlukan untuk membuat
satu unit produk.

Dalam hal tenaga kerja langsung, auditor harus melakukan verifikasi biaya per jam atas
tenaga kerja dan jumlah jam kerja yang diperlukan untuk membuat satu unit output. Auditor
dapat menetukan jumlah jam kerja untuk memproduksi barang dari spesifikasi rancangan
atau sumber serupa.
Dalam overhead manufaktur, auditor harus mengevaluasi metode yang digunakan untuk
menguji konsistensi dan kewajaran dan menghitung kembali biaya untuk menentukan apakah
biaya overhead sudah benar. Jika klien memiliki pencatatan biaya standar, maka metode yang
tepat untuk menentukan penilaian adalah dengan menalaah dan menganalisis selisih.

Biaya Perolehan atau Harga Pasar

Dalam menetukan biaya Harga Perolehan Persediaan, auditor harus mempertimbangkan nilai
realisasi bersih yang lebih kecil daripada biaya historis. Lalu, auditor dapat menguji biaya
penggantian dengan memeriksa faktur vendor pada periode jeda atau faktur terakhir yang jika
tidak terdapat pembeliaan persediaan setelah akhir tahun. Auditor pun harus
mempertimbangkan nilai penjualan persediaan dan kemungkinan dampak fluktuasi harga
untuk menemukan nilai realisasi, dimana kemungkinan keusangan saat mengevaluasi
persediaan.

INTEGRASI PENGUJIAN

Pengujian atas Siklus Akuisisi dan Pembayaran

Auditor melalukan verifikasi pembelian persediaan dan juga mengumpulkan bukti atas
akurasi pembelian bahan baku dan seluruh biaya overhead manufaktur, kecuali biaya tenaga
kerja. Biaya pembelian mengalir ke harga pokok penjualan atau menjadi bagian terbesar dari
persediaan akhir bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi. Untuk audit yang
kliennya menggunakan persediaan perpetual, auditor melakukan pengujian ini sebagai bagian
dari prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi yang dilakukan
dalam siklus akuisisi dan pembayaran.

Pengujian atas Siklus Penggajian dan Personalia

Auditor melakukan verifikasi pada biaya tenaga kerja langsung yang kondisinya sama
diterapkan seperti dalam pembelian. Kebanyakan pencatatan akuntansi biaya untuk biaya
tenaga kerja langsung atau tidak langsung dapat diuji sebagai bagian dari audit siklus
penggajian dan personalia.

Pengujian atas Silkus Penjualan dan Penagihan

Pengujian audit dalam penyimpanan barang jadi, seperti pengiriman dan pencatatan
penjualan, akan terjadi bila silkus penjualan dan penagihan diuji. Saat klien menggunakan
pencatatan biaya standar, auditor dapat menguji biaya standar atas harga pokok penjualan
bersamaan dengan pengujian penjualan.

Pengujian Akuntansi Biaya

Pengujian atas pencatatan akuntansi biaya dilakukan untuk memverifikasi pengendalian yang
memengaruhi persediaan, yang tidak diverifikasi auditor dalam pengujian ketiga siklus
sebelumnya. Auditor menguji pengendalian fisik, pemindahan biaya bahan baku ke barang
setengah jadi, pemindahan biaya atas penyelesaian barang ke barang jadi, berkas utama
persediaan perpetual, dan pencatatan biaya per unit.

Persediaan Fisik, Penetapan Harga dan Kompilasi

Persediaan fisik, penetapan harga, dan kompilasi penting dalam audit persediaan karena salah
saji salah satu aktivitas dapat menghasilkan salah saji pada persediaan dan harga pokok
penjualan. Dalam audit, harga pokok penjualan merupakan nilai sisa dari persediaan awal
ditambah pembelian bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead
manufaktur dikurangi persediaan akhir.

Pada pengujian persediaan fisik, auditor sabgat bergantung pada berkas utama persediaan
perpetual jika diuji sebagai bagian dari siklus yang telah kita bahas dan telah dianggap andal.
Oleh karena itu, auditor dapat mengamati dan menguji penghitungan fisik pada waktu di luar
akhit tahun dan menggunakan perpetual agar pencatatan jumlahnya memadai.

Saat auditor menguji pengendalian dan melakukan pengujian substantif atas transaksi dan
saldo persediaan terkait, mereka juga mengintegrasikan pengujian yang berhubungan dengan
tujuan audit terkait saldo, dengan melakukan pengujian yang memenuhi 4 tujuan penyajian
dan pengungkapan. Standar akuntansi mensyaratkan pengungkapan atas metode penilaian
persediaan dan informasi persediaan lainnya yang relevan, seperti informasi LIFO cadangan,
pada penjelasan tambahan. Auditor harus memperoleh pemahaman atas pengendalian klien
sehubungan dengan pengungkapan persediaan yang melakukan pengujian pengendalian
tersebut dan pengujian substantif untuk memperoleh bukti memadai bagi ke empat tujuan
penyajian dan pengungkapan.