NOTULENSI ACARA SOSIALISASI LOKAKARYA 2012

Hari/tanggal : Jum’at, 10 Februari 2012

Waktu Rencana : 07.00-11.00 WIB Waktu Aktual : 07.30-09.35 WIB
Tempat : RK. 4 AGB 301
Pimpinan : Arfandi Wangsa (Ketua Lokakarya)
Notulen : Ulfah Syarifah
Presensi : (Ada di daftar hadir)
Agenda : 1. Pembukaan
2. Penyampaian konsep, rangkaian, dan timeline lokakarya
3. Penyampaian administrasi dan keuangan
4. Diskusi (mengangkat permasalahan seluruh LK KM dan mempertajam
pralokakarya )
5. Penutup

Hasil :
1. Penyampaian Konsep, Rangkaian, dan Timeline lokakarya

Oleh Ketua Lokakarya (Arfandi Wangsa)

Tahapan Lokakarya :
-Sosialisasi
Tema sesuai dengan visi IPB tahun ini “IPB Prima organisasi menuju IPB Prima Prestasi”
-Pra Lokakarya
(12-15 Feb) :
12 Feb Forum Ranah kerja
13 Feb Forum AdminKeu
14 Feb Forum Wilayah
15 Feb Forum Minat Mahasiswa
-Lokakarya 19 Feb 2012
Isu akan menggunakan GWW, tetapi tidak jadi karena tidak memungkinkan, sehingga tempat
yang akan digunakan adalah Auditorium Toyib.
# Untuk forum AdminKeu dan ranah kerja harus ada surat mandate dari Ketua LK dan
diusahakan ada perwakilan yang hadir dari setiap LK.
#Pengirimanan presentasi hasil forum wilayah dan ranah kerja max 17 Feb 2012 pukul 23.59,,ke
email dpm km (dpmkmipb@rocketmail.com)

2. Penyampain Administrasi dan Keuangan

Penjelasan RKAT ( evaluasi )

 Format penulisan tidak sesuai format
 Terkait penggunaan indikator,,( disesuaikan dengan kode indikator, penyusunan dari yang
terkecil hingga terbesar,,satu program kerja hanya satu indikator,,
 Dana minimal Rp 500.000
Strategi => Merger kegiatan
Menggabungkan beberapa kegiatan yang masih berhubungan manjadi satu kegiatan merger
agar dananya mencapai Rp 500.000. Jika masing-masing kegiatan tidak saling berhubungan,
bisa dibuat rangkaian kegiatan.
Contoh:
Rapat BPH, Pleno, Rapat Komisi, Rapat Koordinasi, Kajian dimerger menjadi satu program
kerja dengan nama “DPM Enpowerment”.
Sidang Umum 1, Sidang Umum II, Sidang Istimewa di merger menjadi satu program kerja
dengan nama “Rangkaian Sidang”.
 Waktu dan Tempat,,,harus jelas mulai dari bulan,pekan, dan tanggal
 Nama kegiatan yang kurang menarik,
Contoh:
1. Pengelolaan dan Pembenahan Sekret
2. Diskusi Terbatas
“Nama diedit lagi agar menarik dan lebih menjual”.
 Program yang kurang sinergi
Masih tumpang tindih antara BEM dan LS,,tidak sesuai dengan ranah kerja.
Email untuk pengiriman RKAT:
Untuk LK Non UKM => dpmkmipb@rocketmail.com
Untuk UKM => ukm_ipb@yahoo.co.id

Format Penulisan RKAT

RKAT sama dengan tahun lalu,,dan bagi yang sudah ikut organisasi tahun lalu, format dan
pembuatan RKAT ini bukan hal yang baru lagi ,,
 Sasaran Strategis
Sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan
 Kode Indikator, pilih yang paling sesuai. Kode indikator cukup satu tidak boleh lebih.
 Deskripsi Program kegiatan
Lebih menonjolkan pada bentuk kegiatan, tujuan, sasaran, dan luaran yang ingin diharapkan
dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Deskripsi harus jelas agar dapat diketahui maksud dan
tujuannya. Harus sesuai dengan ranah kerja LK yang bersangkutan,,
Masih banyak program kerja di RKAT yang sudah dikirim yang deskripsi kegiatannya masih
terlalu dangkal. Deskripsi tidak masalah jika panjang tetapi jelas maksudnya.
 Tujuan, apa tujuan diselenggarakannya kegiatan.
 Tanggal, dipastikan lagi mulai dari bulan, pekan, hingga tanggal.
 Rencana Sumber Anggaran
Kegiatan yang menggunakan dana kemahasiswaan bulan Oktober pekan ke-4 harus sudah
selesai dan LPJ atau LAT dari setiap LK dikumpulkan pada Minggu ke-1 November.
# Anggaran minimal 500.000
# Pengetikan jangan manual jika ingin mencantumkan Rp, Jika perlu, ketik saja semuanya
dengan angka tanpa Rp dan tanpa tanda titik.

Pengisian Rekapitulasi

#Format dalam excel dan dibuat chartnya. Masukkan saja angka sesuai dengan kegiatan dan
kode indikator. Jangan membuat format sendiri. Pada bagian rekapitulasi total kegiatan, jangan
masukkan angka. Karena jika pengisian diatasnya sudah benar, maka secara otomatis akan keluar
angka yang menunjukkan jumlah kegiatan, presentase, dan jumlah mahasiswa. Begitupula
dengan Chart, akan keluar secara otomatis.

# untuk jumlah dana di word dan di rekapitulasi harap disamakan,,karena ada beberapa RKAT
yang bermasalah dimana jumlah dana di word dengan total di rekapitulasi tidak sama.
# Kebanyakan rekapitulasi tidak ada jumlah total dana dan chart yang diminta. Diharapkan
semua yang diminta untuk diisi pada bagian rekapitulasi, diisi sesuai dengan kegiatan yang
akan dilaksanakan.

Pertanyaan :

#Koran Kampus :

1. Bagaimana jika dana yang diberikan dari Ditmawa digunakan untuk pembeliaan barang
elektronik seperti SLR, karena itu yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional Korpus? terus
jika ada kegiatan yang dananya kurang dari Rp 500.000, kemudian ingin di merger, tetapi
kegiatannya saling berlainan atau tidak ada hubungan, itu bagaimana? atau juga jika sudah
digabung tetapi dananya tetap tidak mencapai Rp 500.000?

Jawaban :

Untuk masalah pendanaan, penggunaan dana untuk pembelian tidak diizinkan, misalnya
membeli SLR, Camdig, Notebook, dll, dalam artian membeli barang elektronik baru. Akan tetapi
boleh digunakan untuk penggantian barang yang elektronik yang rusak. Jadi laporan
pertanggungjawaban bukan pembelian SLR baru, tetapi perbaikan SLR

Pertanyaan lanjutan…
Jika seperti itu, berarti UKM sepakbola tidak boleh beli bola dunk? Kan tidak diperbolehkan beli
barang-barang, pengadaan bola kan bagian dari kegiatan operasial, sama hal pengadaan SLR atau
Camdig bagi buat Korpus?
Jawaban:
Bola boleh dimasukkan karena bukan barang elektronik, sedangkan SLR atau Camdig barang
elektronik dan harganya juga tinggi.

 Informasi :
Jumlah rekapan dana dari RKAT yang telah masuk mencapai 2 miliyar lebih, sedangkan
dana yang tersedia dari ditmawa untuk tahun ini hanya sekitar 1 milyar. Diharapkan dapat
menyesuaikan.

Jawaban Lanjut….

Dana yang kurang dari Rp 500.000, tetapi tidak ada kegiatan yang berhubungan, maka sebaiknya
dibuat rangkaian kegiatan saja, begitupula jika beberapa kegiatan yang sudah di merger tetapi
tetap kurang dari Rp 500.000, maka dibuat saja rangkaian kegiatan dengan kegiatan yang lain.
Contoh:
Kegiatan untuk mading hanya Rp 300.000, maka sebaiknya agar menjadi minimal Rp 500.000,
buat saja rangkaian kegiatan, misalnya “Optimalisasi Media” yang tidak hanya berisi kegiatan
untuk mading saja, tetapi juga media publikasi lainnya, seperti selebaran, pamphlet, sms center,
dll.

# Dari KSR

2. Pelantikan yang jatuh pada bulan November/Desember, itu dananya bagaimana?

Jawaban

Pelaksanaan Kegiatannya harus sesuai dengan periode pencairan dana dari Ditmawa. Diharapkan
kegiatan-kegiatan yang memakai dana Ditmawa sudah selesai minggu ke-4 Oktober, dan Minggu
ke-1 November sudah diminta LPJ atau LAT-nya.
Kegiatan yang dilaksanakan setelah bulan Oktober sebaiknya tidak menggunakan dana
kemahasiswaan.
Untuk kegiatan-kegiatan yang pelaksanaanya tidak bisa diganggu gugat dan harus dilaksanakan
setelah bulan Oktober, seperti Pesta Sains di MIPA atau berbagai Kejuaraan di UKM, sebaiknya
untuk UKM gunakan dana kompetitif dengan mengajukan Proposal ke Ditmawa, sedangkan
untuk kegiatan BEM atau Himpro lebih memaksimalkan dan dari luar atau non IPB. Karena
untuk kegiatan-kegiatan yang cukup besar dan bersifat eventual, persentase dana IPB-nya sangat
kecil dibandingkan Dana Non IPB, jadi lebih dimaksimalkan untuk dana Non IPB-nya.

Jangan jadikan dana kemahasiswaan sebagai tumpuan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Dana
kemahasiswaan bukan merupakan dana utama, tetapi lebih bersifat bantuan.

#Andino ( DPM F )

3. Jika ada dari kegiatan A yang bersisa, sementara kegiatan B kekruangan dana, boleh tidak
saldo dana dari Kegiatan A dialokasikan untuk kegiatan B?

Jawaban :

Dana kemahasiwaan sifatnya sebenarnya tidak saklek. Saldo dana yang sisa dapat digunakan
untuk program lainnya. Dengan catatan harus ada keterangan. Jadi beri keterangan bahwa saldo
dana kegiatan A akan digunakan sebagai sumber dana kegiatan B.

Sebenarnya ketika dana kegiatan itu ada sisa, maka 30% boleh untuk panitia dan 70%
dikembalikan ke lembaga sebagai kas. Nah kas ini dapat digunakan sebagai sumber dana untuk
kegiatan yang lain.

Tolong untuk ke depan, dalam penyusunan anggaran maupun laporan keuangan, dicantumkan
sumber dananya dari mana saja, baik itu yang dari IPB maupun non IPB baik itu sponsor, kas,
saldo dari kegiatan lain, dsb (Harus dan disebutkan sedetail mungkin, jika misal dapat sponsor
10 perusahaan, maka 10 perusahaan tersebut harus disebutkan beserta dana yang diberikan)
#Indah ( BEM G)

4. Untuk kode indikator kan tadi disampaikan tidak boleh menggunakan kode indikator 2.7, 4,
dan 5, nah kemaren dari BEM G ada kode indikator 4 dan 5 karena berkaitan dengan
Beasiswa atau kesejahteraan mahasiswa, apa harus diganti atau bagaimana? Terus untuk
pesta sains tetap tidak bisa dimajukan karena sudah acara tahunan dan selalu jatuh di bulan
November, bagaimana dengan dana dan LPJnya kalau LPJ nya diminta diawal November?

Jawaban :

Untuk kegiatan yang menggunakan dana kemahasiswaan LPJ tetap diminta awal bulan
November. Jadi sebaaiknya untuk Pesta Sains memaksimalkan dana dari non IPB. Akan tetapi,
jika ada rangkaian acara sebelum puncak acara dan jatuh di bulan Oktober, maka kegiatan itulah
yang akan diminta LPJ-nya jika menggunakan dana kemahasiswaan.

Kode Indikator:
Untuk kode indikator 4 dan 5 yang berisi tentang kesejahteraan, itu adalah programnya Ditmawa
dalam memberikan kesejahteraan mahasiswa seperti pemberian beasiswa. Kode tersebut tidak
diperuntukkan ke Lembaga Kemahasiswaan. Meskipun lembaga kemahasiswaan memiliki
program kerja seperti Pokja SPP atau yang berkaitan dengan beasiswa lainnya, itu masuknya ke
ranah sosial, jadi silahkan diisi dengan kode indikator 2.. atau 3.. yang sesuai denga ranah sosial

Info-Info :

Informasi tanggal 13 Feb ada forum AdminKeu,

Forum Sekretaris dan Bendahara dipisah,
Tempat RK Fak 14 A dan B (tanggut), pukul 19.00-20.45 Wib
Setiap perwakilan yang hadir harus membawa surat mandate dari Ketua LK. Tujuannya adalah
mewakili suara dari LK masing-masing karena nanti akan ada kesepakatan-kesepakatan yang
akan dicapai. Jadi sangat tidak diinginkan apabila Sekretaris-Bendahara yang hadir menyetujui
kesepakatan forum, tetapi Ketua LK atau anggota LK lainnya tidak menyetujui. Salah satu
kesepakatan yang ingin dicapai yaitu fiksasi dana.

Lokakarya tanggal 19 tidak akan membahas masalah Keuangan, Proker, dan ranah kerja karena
masalah-masalah tersebut akan dilaksanakan pada pralokakarya.

4. Diskusi

Kak Intan dan Kak Tegar (Panitia Lokakarya dan Sekjen MPM KM)

 Lokakarya  Suatu forum yang memecahkan suatu permasalahan tertentu.

 Tindak lanjut dari Muker
 Saat pra lokakarya akan di review kembali hasil Muker yang telah dicapai.
 Diminta database dari 3 tahun terakhir, untuk melihat minat mahasiswa berorganisasi dan
merumuskan masalah untuk dibahas saat forum minat mahasiswa.
 Bagi yang belum mengumpulkan diharapkan untuk segera mengumpulkan.
 Akan dirumuskan pula solusi dari penurunan minat mahasiswa di Lembaga Kemahasiswaan.
 Bahasan yang paling penting adalah dana. Dana sangat urgent, dan output dari lokakrya
adalah ploting dana

Pertanyaaan

Dimas DPM G
Apakah terbatas disana hanya akan terbatas membahas isu tersebut saja? Apakah tidak ada
bahasan tentang pemilihan Rektor karena tahun ini kita akan ada pergantian Rektor?

Jawaban :

Permasalahan-permasalahan akan dibahas di Forum ranah kerja (saat pralokakarya). Akan tetapi
tidak terlalu fokus ke pemilihan Rektor. Mungkin itu dapat dibahas di forum BEM ya yang lebih
berkaitan dengan pergerakan mahasiswa. Yang akan lebih ditekankan adalah isi dari GBHO,
dimana GBHO tahun ini mengawal pemilihan Rektor. GBHO adalah panduan untuk LK
manapun tetapi sesuai spesifikasi. Pemilihan Rector tidak perlu di bahas lagi karena sudah jelas
tertera di GBHO.

Tema Lokakarya: “IPB Prima organisasi menuju IPB Prima Prestasi”

Pembahasan ulang oleh Kak Intan tentang tahapan Pralokakarya

Pra lokakarya Forum Ranah kerja :

DPM (PJ Baehaki ) R.Komputer Kanan

BEM (PJ Presma) R.Sekret BEM KM
HIMPRO (PJ Auzan) R.Sidang SC
UKM Non Orsen ( PJ Tegar ) RRK
UKM ORSEN ( PJ Prama ) R. Komputer Kiri

 Jika ada fokus kerja yang ingin dibahas silahkan dibahas

 Akan ada data dari DPM KM mengenai RKAT, karena ada beberapa program kerja yang
tidak sesuai dengan ranah kerja.
 Proker dapat disinergiskan
 Ada Timeline pelaksanaan Proker, karena biasanya numpuk di bulan September dan Oktober

Pertanyaan :

# NN
Berkaitan dengan ranah kerja, misalkan ada jadwal yang bentrok. Bagaimana kita tahu kegiatan
tersebut bentrok jika tidak ada pemberitahuan ke kita bahwa yang bentrok adalah kegiatan ini,
itu, atau yang mana?

Jawaban :
Silahkan membawa RKAT masing-masing nanti pada saat pembahasan di forum ranah kerja.
Nanti juga akan diberikan data atau rekapan evaluasi RKAT dari DPM KM.

Info-Info :

#Tanggal 11 Februari akan ada briefing bahan untuk forum ranah kerja.
#Harus membuat surat mandat
# Untuk Ketua LK harus hadir
# di forum ranah KM harus ada aksi nyata dan teknisnya, karena di RKAT hanya konsepnya
# Tujuan grand design masing-masing LK akan dibahas pada tanggal 14 feb
# Panitia Lokakarya tetap akan mengawasi di forum wilayah ( notulensi )
# Akan di presentasikan di Lokakarya (termasuk grand design wilayah)
# WaDek akan diundang pada Lokakarya

Pertanyaan :

DPM A ( Jamil)
Konten pada forum wilayah tanggal 14 Feb, apakah grand design aja? Sebenarnya apa si nitu
Grand design?

Jawaban :

Grand Design adalah gambaran umum LK mau seperti apa. Dijabarkan melalui Visi dan Misi
tahun ini dalam rangka mensinergikan proker yang ada. Dalam penyusunan Grand Design ada
tahapannnya dan tidak bisa sembarangan. Intinya adalah tujuan bersama dan output yang ingin
dicapai suatu organisasi.

@ Forum Minat Mahasiswa ( 15 feb ) @GKA

# Range data minat mahasiswa di LK 3 tahun terakhir

# yang belum mengirimkan data kepngurusan 3 tahun trakhir dapat di kirim ke Intan
(085782248717)
#Ditujukan ke mahasiswa umum dan khususnya LK
#Pembahasan akan di bawa ke Lokakarya
#Mengundang Pak Arif Munandar (Organisasi Berkarakter )
#Minat Mahasiswa oleh Pak Rimbawan
#Tanggal 16 Feb Forum Cadangan

Info-Info :
#Harapannya sosialisasi ada pemberitahuan info diawal sehingga ada persiapan rangkaian
Lokakarya.
#Peran Ketua LK sangat berperan,,membawa pendapat-pendapat di LK-nya masing-massing
#Grand Design (bentuk slide) dikumpulkan 17 Feb pukul 23.59 ke email dpm km
#Mempersiapkan diri untuk presentasi mengenai grand design di lokakarya

Pertanyaan :

# NN
Untuk yang presentasi perwakilan saja atau setiap LK ?

Jawaban :
Iya, satu fakultas 1 perwakilan saja.

Info-Info :
#Bisa menghubungi CP yang sudah tertera mengenai rangkaian LokaKarya,,
# RKAT yang sudah di cek dan diberikan masukan akan dikirimkan agar dapat diketahui
kegiatan-kegiatan yang sekiranya harus direvisi,,
#RKAT akan dikirim ke email dpm fakultas untuk LK Fakultas, bagi DPM Fak silahkan
dikoordinir. Yang punya wewenang untuk mengoordinir adalah DPM Fakultas.
#Untuk UKM akan dikirim ke email UKM massing-massing.
# LPJ terkait penggunaan dana 500rb yang diberikan saat MUKER, format menyesuaikan (sesuai
yang ditampilkan di slide), dikumpulkan maksimal tanggal 18 Feb
# Jangan mengirimkan data dalam bentuk PDF, karena data harus diolah
# Kalau ada sisa dana ditulis saldonya berapa dan akan digunakan untuk kegiatan apa.
#Sebisa mungkin dan yang 500rb itu tidak ada sisanya.
#Jangan membuat dengan format lain, buat sesuai dengan format yang telah diberikan
#difix-kan kembali tanggal proker yang akan dibuat karena akan dibuat Buku Agenda yang
memuat kalender kegiatan LK dan kalender akademik dari ditmawa
# Kriteria proker yg akan dimasukkan ke kalender :
-Program eksternal LK (upgrading, rapat tidak akan di masukan)
-Kegiatan yang sudah ada tanggalnya
-Kegiatan yang memiliki rangkaian kegiatan tidak lebih dari 4 hari
-Jika lebih dari 4 hari, yang akan dimasukkan adalah waktu puncak acarnya saja
-Kegiatan rutin yang berulang-ulang tidak akan dimasukkan ke kalender, hanya masuk timeline

-------ALHAMDULILAH ^^--------------------