MANUAL DE RELACIONAMENTO

CLIENTE E CONTADOR

RESPONSABILIDADE SOLIDARIA

Novo Código Civil (Artigo 1177 e 1178) o contador e sua responsabili-dade Civil,
Penal, Comercial e Tributaria.

O Código Civil, vigente desde 11 de janeiro de 2003, trouxe várias mudanças

para a sociedade brasileira. Em relação ao setor contábil, a principal mudança é a
institucionalização da Responsabilidade Solidária.
Com a Responsabilidade Solidária, o contador assume, juntamente com seu cliente, o
encargo por todos os atos ilícitos cometidos por este na gestão de sua empresa tanto na
esfera civil quanto na criminal. Essa medida exige uma parceria transparente e
organizada entre clientes e contadores, uma vez que o destino de ambos depende da
responsabilidade com que se organiza a contabilidade da empresa.

Mensalmente, os clientes devem exigir o Balancete Contábil, além das de

contribuições, impostos e encargos, com respectivas planilhas de cálculos, dentre copias
de arquivos de livros fiscais, copias de obrigações de acessórias e dar atenção aos
comunicados e novas leis vigentes.

Ao contador compete, além da contabilização de todas as operações dos clientes,

inclusive bancárias, a apresentação do Balancete mensal, devidamente conciliado, bem
como auxiliar na gestão da empresa/ cliente. Mais do que nunca cliente e contador
precisam trabalhar em harmonia, porque agora a responsabilidade é solidária.

Portanto, o usuário de serviços contábeis deve pelo menos uma vez ao mês,
entrar em contato com o seu contador para verificar o andamento dos seus documentos,
pendências e tirar dúvidas, seja por telefone, indo até ele, ou solicitando a sua presença.
Com certeza, estreitar o relacionamento é muito valioso.

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Contrato de Prestação de Serviço de Contabilidade é sinônimo de segurança e

tranqüilidade tanto para os contabilistas quanto para os seus clientes.

O Conselho Federal de Contabilidade através da Resolução nº 960/03 declara

que constitui infração por parte do contador deixar de apresentar prova de contratação
de serviços profissionais, quando exigido pelo Conselho Regional de Contabilidade,
órgão esse obrigado a se inscrever todo contador. Sempre consulte o Conselho Regional
de Contabilidade antes de contratar um contador para que possa verificar se o mesmo é
devidamente registrado e está em dia com suas obrigações.
O Contrato de prestação de serviços é garantia e segurança para o empresário
no ato da contratação e na continuidade da prestação de serviços contábeis.
 Departamento Pessoal

Admissões, rescisões contratuais, folhas de pagamento, cálculo e apuração de encargos

trabalhistas, obrigações mensais e anuais como CAGED, GPS, GFIP, GRRF, DIRF,
RAIS, GRCS, DARF do PIS/ Folha de Pagamento, solicitação de CND e CRF/ FGTS,
Controle do Quadro de funcionários, Informe de Rendimentos, Férias, Exames
Periódicos, PCMSO, PPRA, PPP, LTCAT e outros assuntos previdenciários e
trabalhistas.

Departamento Fiscal

Notas fiscais (entrada / saída / serviços), apuração de impostos (federais, estaduais e

municipais), registro e escrituração de livros e demais obrigações mensais e anuais do
ICMS, IPI, ISSQN, GIA MENSAL do ICMS, GIA MODELO B- ANUAL,
SINTEGRA; apoio na elaboração de DCTF,DACON, escrituração dos livros de
prestação de servicos e tomador de serviços GISS,DES, baixas de inscrições de débitos
perante as esferas Municipal, Estadual e Federal, compensação de impostos e
restituições e outras obrigações.

Departamento Contábil

- Escrituração dos livros Diário e Razão;

- Elaboração do livro LALUR;
- Elaboração de Balancetes de Verificação;
- Demonstrações contábeis exigidas pelas legislações societária e fiscal;
- Análise das demonstrações Contábeis;
- Controle dos bens do Ativo Permanente;
- Elaboração e entrega da DIPJ, PJSI, DACON, DCTF, DIMOB e DIRF.

Departamento Societário

Constituições, alterações contratuais, extinção de empresas, solicitação de certidões

(positiva e negativa), cadastros e obtenção de AIDF. Elaboração do contrato de
prestação de serviços entre organizações contábeis e seus clientes, parcelamentos,
levantamentos de débitos, organização de documentos para licitações publicas,
cancelamentos de empresas, aberturas de filiais.

Assessoria

Orientação tributária, contábil, fiscal, trabalhista , apoio ao atendimento de fiscalização

in loco, contato com fiscalização, fornecedores , bancos, acompanhamentoem licitações
e atendimento a clientes em geral.

Consultoria
Dúvidas sobre preenchimento de notas, aplicação de nova legislação, orientação a
sócios, gerentes e familiares sobre a situação da empresa, apoio em orientação sobre
regularização de débitos fiscais, informação sobre vencimento de impostos e
contribuições sobre toda rotina operacional vinculada aos serviços contratados com a
empresa.

DOCUMENTOS A SEREM ENVIADOS A EMPRESA CONTÁBIL

A nossa finalidade é orientar os empresarios a contribuir com a

Contabilidade, para tanto, elaboramos alguns procedimentos relativos aos documentos
fiscais e contábeis, a fim de que possam ser cumpridos os prazos legais e para que os
empresários possam ser atendidos com maior rapidez, segurança e garantia.

>> Departamento Fiscal

1. As notas fiscais de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo

imobilizado (1ª via) e as de vendas e prestação de serviços deve ser ordenadas e
enviadas à empresa contábil ou ser retiradas na empresa no início de cada mês ou
quinzenalmente (se for o caso), para registro e/ ou classificação e posterior
contabilização.
2. Os comprovantes de recolhimento das taxas e dos impostos pagos deverão ser
enviados sob a forma de fotocópia, na qual seja legível a autenticação bancária.
3. Contas de energia elétrica e telefone , despesas de modo geral devem ser
entregues juntamente com os demais documentos.

>> Departamento de Pessoal

1. Rescisões contratuais, recibos de férias, comprovantes de folhas de

pagamento, planilhas de comissões , faltas,horas extras e variáveis de salários, recibo de
pagamento a autônomo RPA, documentos para registro de empregados, guias de GPS,
GRF, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/ Folha de Pagamento, controle de
faltas, atestados médicos, etc.
2. Devem ser encaminhados sempre em tempo hábil para que se possa proceder
ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos, normalmente folha de
pagamento enviar as informações todo dia 25 ou 26 de cada mês .
3. Tomar o devido cuidado para não realizar acordos e ou gratificacoes em
paralelo a folha de pagamento e não informar a contabilidade , seguir sempre a
convencao coletiva de sua categoria.

>> Departamento Contábil

1. Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito,

enviar extrato mensal com a movimentação do 1º ao último dia de cada mês.
2. Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo, no
recebimento de duplicata, anexar cópia desta.
 3. Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas
as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em
custódia, antecipações, cartões de crédito).
4. Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências,
aplicações, débitos, créditos, etc.
5. Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.:
enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
6. Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes,
conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser
contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de
serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica).
7. Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso.
8. Relatórios (diário auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar mensalmente
com a movimentação e a posição do final do período, numerados seqüencialmente.
9. Relatório Diário do Caixa: informar a movimentação de recebimentos e
pagamentos do dia em moeda corrente, fechando saldo do dia, anexando os respectivos
documentos.
10. Prazo de entrega de documentos contábeis e fiscais: até o dia 02 (dois) de
cada mês.

>> Documentos Legais

Os documentos legais de constituição, alteração da pessoa jurídica, devem ser

guardados em pastas próprias à disposição da Fiscalização ou para utilização no
cumprimento de obrigações acessórias, são os seguintes:

tabela

DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIO / OPCIONAL

>> Legislação Federal

1 Tributária:
PLACA INDICATIVA DA OPÇÃO PELO “SIMPLES NACIONAL''

2 Saúde Pública:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIÇÃO DE VENDA DE BEBIDAS ALCOÓLICAS
PARA MENORES.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam bebidas e cigarros.

3 Trabalhista:
a) DOCUMENTOS COM AS NORMAS DE PROTEÇÃO AOS MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores.

b) ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao
repouso.

c) AVISO DE REEMBOLSO -CRECHE

Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.

d) QUADRO DE HORÁRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que não adotarem registros manuais,
mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário, exceto micro e
pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional.

e) SEGURANÇA DO TRABALHO
Avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais;
materiais perigosos e insalubres; instalações elétricas; interdição de uso; construção
civil; explosivos; localização de extintores; carga máxima de equipamentos e caldeiras.

4 Defesa do Consumidor:
CONDIÇÕES DE VENDA A PRAZO
Preço à vista; taxa de juros ao mês, quando prefixada; taxa de juros ao mês que será
acrescida ao índice pactuado, quando pós fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa
de mora, que não poderá exceder a 2%.

>> Legislação Estadual

1 Defesa do Consumidor:
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREÇOS DE ÓRGÃOS (POLÍCIA CIVIL,
PROCON)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços.

2 Fiscalização Sanitária:
CARTAZ DE INDICAÇÃO DO ORGÃO SANITÁRIO DE FISCALIZAÇÃO
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gêneros alimentícios,
abertos ao público, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Saúde, diretamente ou por
órgão delegado.

Observação:
Os produtos expostos ao público na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter
preços obrigatoriamente afixados no próprio produto, de forma visível ao consumidor.

DOCUMENTOS GERAIS DE UMA EMPRESA, POR DEPARTAMENTO

>> Setor Fiscal

- Livros de Entradas e Saídas de Mercadorias
- Livro de Apuração de ICMS
- Livros de Entradas e Saídas de IPI (indústria)
- Livro de Apuração do IPI
- Livro de Impostos sobre Serviços (ISS)
- Livro Registro de Inventário
- GIA mensal para o ICMS (Modalidade Geral)
- Relatórios mensais de compra e venda
- Autorização de Impressão de Documentos Fiscais
- SINTEGRA

>> Setor de Pessoal

- Folhas de pagamento mensal e quinzenal

- Admissões de Empregados (Registro, Contrato de Trabalho)
- Demissões de Empregados (Rescisões de Contrato)
- GFIP (Guia recolhimento FGTS e Informações a Previdência Social)
- GPS (Guia Previdência Social)
-CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
- GRR (Guia de Recolhimento Rescisório multa sobre o FGTS)
- Requerimento Seguro desemprego
- Recibos de 13º salário e Férias
- RAIS (apresentação anual)
- Atualização de Carteiras de Trabalho
- Atualização do Livro Registro de Empregados
- Contribuição Sindical dos Empregados e do Empregador
- Contribuição Confederativa Assistencial
- Preenchimento do Relatório salário contribuição para a Previdência
- CAT Comunicado de Acidente de Trabalho

>> Setor Contábil

- Classificação e codificação dos documentos:

- Lançamentos contábeis de toda a documentação enviada
- Livro Diário, Livro Razão e Livro Lalur
- Livro Caixa (para pequeno empresário art. 68, Lei Complementar 123-06)
- Balancetes Mensais
- Balanços Trimestrais e Anuais
- Relatórios impressos da ficha razão por conta
- Outros relatórios gerenciais e conciliações
- Preenchimento de cadastros

Guias de Recolhimento Mensais

- DAS SIMPLES NACIONAL

- DARF PIS / COFINS
- DARF IMPOSTO DE RENDA / CONTRIBUIÇÃO SOCIAL
- DARF IPI (Indústrias)
- FGTS
- PREVIDÊNCIA
- CARNÊ INSS FACULTATIVOS E OU AUTONOMOS
- ISS MUNICIPAL / ICMS ESTADUAL
- IMPOSTO SINDICAL
- IRRF
- PIS - COFINS - Contribuição Social Retidos (quinzenal)

>> Obrigações Mensais

- DNF Demonstrativo de Notas Fiscais

- DCTF Declaração de Contribuições e Tributos Federais
- DACON Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais

>> Obrigações Trimestrais

- Registro Florestal Estadual (Madureiras)

>> Obrigações Semestrais

- DCTF Declaração de Contribuições e Tributos Federais

- DACON Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais

>> Obrigações Anuais

- Guia informativa modelo B do ICMS

- Declaração de Renda P. Jurídica DIPJ
- Declaração Simplificada PJ
- Declaração de Renda P. Física
- DIRF (Declaração de Imposto de Renda Fonte)
- DIPI (Declaração Imposto Produtos Industrializados)
- RAIS (Relação Anual Informações Sociais)
- Renovação Alvará Sanitário
- Renovacao de Alvara de Conselho de Classe ( quando exigido)
- Renovação Alvará Municipal
- IBAMA
- Renovação Certificado Regularidade Farmácias
- Declaração p/ Ministério Publico SICAF Fundações
- DITR
- DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias)
 >> Lembretes Objetivos

Ficar atento ao seguinte:

>> Datas de vencimento de todos os impostos;

>> Retenção do IRRF quando adquirir serviços de terceiros prestados por
outras empresas (pessoa jurídica) ou autônomo (pessoa física);
>> Alterações constantes da Tabela de Impostos de Renda na Fonte;
>> Aumento do Salário Mínimo;
>> Aumento do Salário Referência (piso salarial);
>> Dissídio Coletivo da categoria de seus empregados
(deve ser retirado no sindicato);
>> Cláusulas constantes no acordo coletivo entre os sindicatos
(deve serretirado no sindicato);
>> Jornada de Trabalho: limite de 44 horas semanais, não podendo possuir
dias na semana com jornada superior a 10 horas;
>> Código de Defesa do Consumidor;
>> Alvarás e Licenças de Funcionamento
(toda empresa é obrigada independente do ramo de atividade);
>> Renovação dos atestados médicos (PCMSO programa de controle
médico e saúde ocupacional);
>> Providencias quanto a CIPA ;
>> Ordem e qualidade dos arquivos fiscais e prontuário dos funcionários;
>> Recolhimento da previdência social dos sócios;
>> Elaboração da Declaração de Imposto de Renda dos sócios.

>> Obrigações Trabalhistas

Nossa Legislação Trabalhista remonta da década de 40 (quarenta), logo notamos

que a mesma torna -se falha pelo avanço social e tecnológico, porém devemos nos
preocupar em ter a documentação como segue, em ordem, evitando assim infrações
trabalhistas e consequentes multas elevadas.

A Legislação Trabalhista exige que certos documentos sejam afixados em

lugares visíveis, isto é, fiquem expostos de maneira que todas as pessoas tomem
conhecimento deles, tais documentos recebem o nome de DOCUMENTOS DE
AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA, tais como:

a) Quadro de Horário de Trabalho

b) Quadro de Horário de Trabalho do Menor

c) Quadro de Disposições de Proteção ao Trabalhador dos menores

 d) Guia de Recolhimento Contribuição Sindical Patronal e Empregados

e) Quadro de Horários de Funcionamento da casa

f) Guia de recolhimento de INSS e FGTS do mês

Observação

- A jornada normal de trabalho são de oito horas, podendo ser prorrogada por
mais duas horas, quando o excesso de um dia fora compensado em outro dentro da
mesma semana, sendo que a jornada não poderá ultrapassar as 44 (quarenta e quatro)
horas semanais e 220 (duzentas e vinte) horas mensais.
- Verifique particularidades na sua convenção coletiva e validade da convenção.

Confira a seguir outros documentos obrigatórios na área trabalhista:

>> Na Admissão

a) Contrato de Trabalhos (registro)

b) Carteira de Trabalho e Previdência Social
c) Prova de quitação com o serviço militar, se masculino entre 17 e 45 anos de idade.
d) Título de Eleitor
e) Cédula de Identidade
f) Comprovante de inscrição no PIS
g) Comprovante de residência atual
h) Exame médico admissional
i) CPF
j) Certidão de Nascimento dos Filhos, Casamento,Carteira de Vacinação
k) Fotografia 3x4, recente

>> Oficializacao do Registro documentos a serem assinados

a) Contrato de Experiência
b) Declaração de Opção de FGTS
c) Declaração de Dependência Econômica
d) Termo de Responsabilidade
e) Ficha de Salário Família
f) Caderneta de Vacinação dos filhos nascidos à partir de 01.01.77
g) Ficha Salário Maternidade
h) Carteira de Motorista (para tal função)
i) Solicitação de Cadastro no PIS
i) Contrato de Aprendizagem de Menores
j) Livro de Inspeção de Trabalho
l) Alvará Judicial para menores trabalharem em via pública
m) Ficha de Horários Externos (motorista/ vendedores, etc)
n) Acordo p/ Prorrogação da Duração de Trabalho
o) Acordo p/ Compensação de Duração de Trabalho
p) Assistência médica efetuada por profissional licenciado pela Medicina do trabalho.

>> Casos Especiais:

a) As empresas com vinte ou mais empregados deverão organizar a COMISSÃO

INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES - CIPA
b) As empresas onde trabalhem trinta ou mais mulheres com dezesseis anos de idade ou
mais, deverão firmar convênios com creches.
c) Toda empresa deverá manter uma pasta para cada empregado, contendo todos os
documentos ao mesmo relacionado.
d) Cumprimento rigoroso da Portaria 24 de 23/12/96, que exige a assistência médica por
profissional registrado no M.T.P.S., para as admissões e demissões, bem como o
acompanhamento anual de saúde dos funcionários. O caso de não cumprimento, implica
em multas trabalhistas.
Lembramos que atualmente as multas trabalhistas oscilam entre 03 (três) à 200
(duzentas) valor referência da época, e qualquer falta com as obrigações acima estará
incorrendo em tais multas.

>> Prazo Prescricional

Tempo e Obrigatoriedade pela Guarda de Documentos

A presente tem por finalidade orientar quanto ao prazo para guarda de

documentos de acordo com as Legislações Trabalhista, Estadual, Municipal e Federal,
como segue.

1. Legislação Trabalhista e Previdenciária

Para o trabalhador urbano, os documentos trabalhistas e previdenciários devem
ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou
dois anos da rescisão contratual, já para os fundiários, devem ser guardados por, no
mínimo, 30 (trinta) anos. (Fundamento: art. 7º , XXIX, da Constituição Federal DF;
Lei nº 8.036/90 e art. 55 do Dec. nº 99.684/90).

Existem documentos que, por disposição legal ou por medida cautelar, devem
permanecer arquivados por prazo diversos, consulte seu contador.

Esclarecemos que contra empregados menores de 18 anos de idade não corre

prazo prescricional (CLT, art. 440), assim a partir da data em que completarem 18 anos
todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos acima
descritos.
 Os exames médicos admissional, periódico e demissional, compreendendo
investigação clínica, devem ser guardados até que sejam renovados, o que deve ocorrer
com a seguinte periodicidade:

I- Investigação clínica:
a) de seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e operações insalubres
constantes da NR 15
b) anualmente, nas demais atividades

II) Investigação radiológica, radiografia de tórax:

a) exame admissional e/ ou periódico; e
b) anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado tenha trabalhado
exposto a determinados agentes insalubres, constantes da NR 15, capazes de causar
lesão pulmonar detectável por meio de telerradiografia.

2. Legislação Estadual (artigo 193 RICMS)

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os

demais documentos relacionados com imposto, deverão ser conservados, no mínimo,
pelo prazo de 5 anos, e quando relativos a operações ou prestações objeto de processo
pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

3. Legislação Municipal

a) Os livros fiscais e comerciais são de exibição obrigatória ao Fisco, devendo ser

conservados durante o prazo de 5 anos, contados do encerramentos.
(art. 103 Decreto Lei 26.120 de 07/06/88).

b) Os comprovantes de lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a

prescrição dos créditos tributários, contados conforme disposto no item 4.
(Lei 5172 arts. 173 e 195 CTN).

4. Legislação do Imposto de Renda

(Lei 5.172, de 25/10/66 Código Tributário Nacional artigos 173 e 195- DOU de
27/10/66 c/ Retif. em 31/10/66:

Para efeitos da legislação tributária, os livros obrigatórios de escrituração

comercial e fiscal, arquivados, documentos, papéis e comprovantes que deram origem
aos lançamentos contábeis, devem ser guardados até que ocorra a prescrição dos
créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
 No caso do Imposto de Renda, o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito
tributário extingue -se após 5 anos, contados das seguinte forma:
a) do 1º. dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido
efetuado; ou
b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o
lançamento anteriormente efetuado.

ALÉM DE SERVICOS CONTABEIS NOSSAS EMPRESAS OFERECEM:

- Estudo Tributário

- Viabilidade e visão econômica do negócio

- Planejamento estratégica para crescimento do seu negócio

- Consultoria para implantação de novas instalações zoneamento, licenças

- Diagnósticos de gestão empresarial

- Apoio no Recrutamento e seleção de funcionários (Plano de carreira, benefícios

Inativos, treinamento)

- Recursos Humanos

- Planejamento Financeiro

- Registro de Marcas e Patente

- Implantação de rotinas e processos

- Implantação de controles de gestão

- Orientação para sucessão familiar

Todas as informações deste manual têm como objetivo, uma orientação geral, de
forma sintética para que os controles das obrigações fiscais, contábeis e legais, fique de
forma regular de acordo com a legislação em vigor, razão pela qual ele não substitui o
contador.
É importante consultar sempre o seu contador, pois ele é o profissional que se
mantém sempre atualizado e conhece com profundidade as obrigações específicas do
seu ramo de atividade. Portanto, consulte sempre o seu contador, ou um contador do
Núcleo de Contabilidade do Projeto Empreender da ACE e SEBRAE/SP.

Aprenda a ouvir seu contador, ele será o melhor conselheiro e o

consultor mais adequado para garantir um futuro de sucesso para
a sua empresa.