BAB III

AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN PADA PT LINTAS MITRA

ANUGERAH SEJATI

OLEH :
MADE AYU RIASTINI (1633122005)
NI WAYAN DESI WIJAYANTI (1633122039)
NI MADE VENY SUKMAYANTI (1633122046)
ADELLIA TERENCE CRISMONICA (1633122051)
NI PUTU SARI WIDIYANI (1633122054)
NI PUTU SARITA YANTI (1633122059)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS WARMADEWA
DENPASAR
2019
 Audit Manajemen atas Fungsi Pengadaan

Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi
suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagian dari strategi
keunggulan bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh input dengan pengorbanan
terkecil dari berbagai alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah
ditetapkan, mencerminkan inovasi perusahaan dalam proses pengadaan. Tiga tahap penting
dala pengadaan adalah perencanaan pengadaan,pelaksanaan pengadaan,penanganan atas
barang/jasa yang diterima. Oleh karena itu, perlu pengendalian pada fungsi ini.

Pengendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan bahwa barang/jasa yang

akan diperoleh benar-benar dibutuhkan dalam operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi,
dan kuantitasnya sehingga diperlukan audit atas fungsi pengadaan barang/jasa.

A. Tujuan dan Manfaat Audit

Sesuai dengan tujuan pengadaan, yaitu untuk mendapatkan barang/jasa susuai dengan
kebutuhannya dimana pengorbanan yang minimal (ekonomis). Tujuan dari audit atas
fungsi pengadaan ini adalah:
1. Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi, misi organisasi.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, efektivitas pengadaan, serta melindungi aset (dana)
perusaahaan dari pemborosan, penyalahgunaan, dan bentuk penyimpangan lainnya.
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang
dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan periodiik,
termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas.
4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai pengadaan telah sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang berlaku

Dari hasil audit fungsi ini, perusahaan mendapatkan laporan yang menyajikan penilaian
atas organisasi, peraturan dan aktivitas pengadaan yang telah dilakukan maupun temuan-
temuan audit serta rekomendasi yang dapat dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan
atas kekurangan (kelemahan) proses pengadaan yang masih terjadi.
B. Ruang Lingkup Audit

Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilain atas keseluruhan fungsi pengadaan,
baik organisasinya, pedoman / peraturan yang menjadi panduan pengadaan, perencanaan,
proses dan penyelesaian pengadaan (penerimaan barang dan jasa). Secara terperinci
ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi :

1. Organisasi pengadaan.
2. Proses pengadaan yang terdiri atas :
a. Perencanaan pengadaan.
b. Pelaksanaan pengadaan
c. Pembayaran dan pelaporan.

Ruang lingkup ini dapat bervariasi,tergantung dari strategi dak kompleksitas sistem
pengadaan di masing-masing organisasi.

C. Langkah – langkah Audit

Proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah:
1. Perencanaan audit
a. Penilaian risiko dan penentuan audit menyangkut
b. Penentuan jadwal audit
c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit

Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan hal
sebagai berikut:

a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit

b. Area audit yang signifikan
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit
3. Pelaporan
4. Tindak lanjut hasil audit.
D. Proses Pengadaan Barang/Jasa

Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk
mendapatkan barang / jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomi, efisien, dan
efektif. Secara umum proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan,
pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan.

1. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa
dalam operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu
kapan barang jasa tersebut harus tersedia. Rencana pengadaan yang baik harus
mencerminkan hubungan yang optimal antara keinginan untuk memenuhi kebutuhan
dengan ketersediaan sumber daya yang dimiliki berkaitan dengan pengadaan tersebut
dan penetapan praktik pengadaan terbaik dalam rencana tersebut untuk mendapatkan
barang/ jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan pengorbanan
yang paling rendah.
2. Pelaksanaan Pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat
dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan,
jenis barang atau jasa yang akan dibeli, dan besarnya anggaran yang terlibat dalam
pengadaan tersebut. Pengendalian yang ketat pada tahap ini dilakukan untuk
memastikan bahwa penitia pengadaan tidak salah dalam menentukan pemasok
terpilih dan harga atas barang/jasa yang dibutuhkan. Pemilihan pemasok yang tepat
yaitu penilaian atas kemampuan pemasok memenuhi spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan tepat waktu dan suku cadangnya secara berkelanjutan.
3. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang
Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia pengadaan
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai
dengan pesanan baik kuantitas yang diterima, tingkat kualitas, dan waktu
penyerahan. Pengendalian atas penerimaan barang/jasa seharusnya melibatkan unit
pengguna dari barang/jasa tersebut untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian
barang/jasa yang diterima dengan pesanannya
4. Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru
bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut telah dinyatakan tidak
mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang. Setiap
pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap
dan tagihan telah jatuh tempo. juru bayar harus memiliki bukti dan dokumen
 pendukung yang lengkap sebagai bahan pertanggung jawaban atas pembayaran yang
dilakukan.
Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Dalam laporan tersebut, panitia
pengadaan harus menyajikan tentang kemampuan panitia mendapatkan barang/jasa
sesuai dengan spesifikasinya.

E. Kecurangan dalam Pengadaan

Pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, di mana masing-masing pihak memiliki
berbagai cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Pihak
pemasok berkepentingan dengan penjualan produknya dan mengharapkan keuntungan
dari penjualan tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang
berikut ini mungkin dilakukan :

1. Berkolusi dengan pihak dalam menentukan harga penawaran.

2. Secara diskriminatif meningkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit untuk
memenuhinya.

3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender
maupun dalam serah terima barang/jasa.

4. Memberikan sogokan.

Berbagai godaan, baik yang timbul dari perilaku buruknya maupun yang datang dari
pemasok, mendorong pihak pembeli terjebak pada perilaku menyimpang seperti :

a. Menentukan spesifikasi yang menguntungkan pemasok tertentu

b. Membatasi penyebaran informasi berkaitan dengan kesempatan melakukan tender

c. Berdalih pada kepentingan yang mendesak untuk melakukan penunjukan terhadap

pemasok tertentu tanpa melalui tender untuk pengadaan yang seharusnya melalui
tender

d. Melanggar kerahasiaan penawaran pemasok

e. Mendiskualifikasi pemasok potensial melalui prakualifikasi yang tidak benar

 f. Menerima sogokan

g. Gagal dalam memenuhi standar kualitas, kuantitas, dan kinerja pengadaan lainnya

h. Memgalihkan pengiriman barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi

i. Meminta keuntungan pribadi dari pemasok

j. Memalsukan kualitas atau standar sertifikasi

k. Meningkatkan atau menurunkan nilai faktur

Berbagai penyimpangan lain yang mungkin terjadi dalam pengadaan dapat berupa :

1. Pengadaan barang fiktif

2. Harga pengadaan barang di-mark-up

3. Pajak/PNPB sehubungan dengan pengadaan barang tidak dipungut dan/atau tidak

disetorkan

4. Kuantitas/volume hasil pengadaan barang dikurangi

5. Kualitas hasil penyelesaian pekerjaan pengadaan barang

6. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang

7. Hasil pengadaan barang tidak bermanfaat/tidak dimanfaatkan

8. Pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang yang berindikasi praktik KKN.

Sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan
prinsip-prinsip pengadaan berikut :

a. Nilai uang : Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan

harga rendah (memaksimalkan nilai uang).

b. Kejujuran dan keadilan : Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada
seluruh pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan
tersebut.
 c. Akuntanel dan transparan : Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus
dilengkapi dengan catatan-catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
petanggungjawaban.

d. Efisiensi : Proses pengadaan harus berjalan secara efisien (optimalisasi penggunaan

sumber daya dalam pengadaan.

e. Kompetensi dan integritas : Petugas pengadaan harus memiliki kompetensi yang

memadai dan berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.

F. Audit atas Organisasi Pengadaan

Organisasi pengadaan menyangkut penempatan fungsi pengadaan yang strategis pada
struktur organisasi perusahaan. Setiap perusahaan memiliki pertimbangan tersendiri
menempatkan suatu fungsi dalam struktu organisasinya, tergantung pada kompleksitas
operasional dan peran penting fungsi tersebut dalam keunggulan bersaing organisasi.
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintahan, Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012
menetapkan beberapa tingkat jabatan yang harus bertanggung jawab dalam pengelolaan
dan pengendalian pengadaan barang/jasa pemerintah. Tingkat jabatan tersebut antara lain
:
1. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang
kewenangan penggunaan anggaran kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat
daerah atau pejabat yang disamakan pada institusi pengguna APBN/APBD.
2. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang
ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh kepala daerah
untuk menggunakan APBD.
3. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi
kementerian/lembaga/pemerintah daerah/institusi yang berfungsi melaksanakan
pengadaan barang/jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri, atau melekat
pada unit yang sudah ada.
5. Pejabat Pengadaan adalah personel yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan
langsung.
 6. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh
PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan/
7. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang
selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit,
review evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap
penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.
8. Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan
panduan/pedoman pengadaan (procurement manual) yang merupakan seperangkat
peraturan, kebijakan, kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi pedoman
dalam semua aktivitas pengadaan.
9. Prinsip-prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut, di
mana fungsi-fungsi pencatatan, penyimpangan, operasional harus terpisah satu sama
lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara
internal (internal cross check) antar fungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap
kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini aduitor
menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan
barang/jasa.
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka
tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

G. Audit atas Proses Pengadaan

Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemaso/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok
(pemenang tender) dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak
pengadaan. Tidak semua pengadaan dilakukan melalui tender terbuka. Pengadaan juga
bisa dilakukan melalui penunjukkan langsung dan tender terbatas.
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna
atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat
tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunaannya.
Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas stok maksimum dan
minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar ni, perusahaan dapat
terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang berlebihan, (2)
kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang/jasa yang belum digantikan,
serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas.
Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar
pemasok terpilihh yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling
ekonomis. Sebelum dimasukan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan harus
melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal ini dapat
menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau memiliki
catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok-pemasok ini ermuat dalam daftar pemasok
terpilih yang telah memeahami dengan baik spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan
perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu pengirimannya. Pemasok ini telah memiliki
komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan secara tepat kualitas,
tepat kuantitas, tepat waktu, dan harga yang bersaing, yang biasanya tertuang dalam
kontrak jangka panjang. Baik daftar kebutuhan barang/jasa maupun daftar pemasok
terpilih sangat membantu dalam hal organisasi melakukan pembelian kembali.
Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan pemasok,
berkaitan dengan intergritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta
mengirimkan barang/jasa ya ng dibutuhkan dengan tepat waaktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari pemasok lain. Auditor harus
menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar kebutuhan
barang/jasa dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, dan dengan
harga yang paling murah tanoa melanggar prinsip-prinsip tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman, rencana (anggaran, spesifikasi
barang, dab waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan pengadaan
memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan yaang mungkin
terjadi pada perencanaan pengadaan.

Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana

pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam
perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaianny terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu)dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk perusahaan
perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana
pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan
jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis. Perencanaan pengadaan dimulai dari
identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki
daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan,
standar kualitas, dan waktu penggunaannya. Pada perusahaan perdagangan, daftar ini
dilengkapi dengan batas stok maksimum dan minimum, barang yang dipungut PPN atau
tidak. Dengan daftar ni, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1)
pembelian yang berlebihan, (2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada
barang/jasa yang belum digantikan, serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai
dengan standar kualitas.

Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar pemasok
terpilihh yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling
ekonomis. Sebelum dimasukan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan harus
melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal ini dapat
menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau memiliki
catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok-pemasok ini dimuat dalam daftar pemasok
terpilih yang telah memahami dengan baik spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan
perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu pengirimannya. Pemasok ini telah memiliki
komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan secara tepat kualitas,
tepat kuantitas, tepat waktu, dan harga yang bersaing, yang biasanya tertuang dalam
kontrak jangka panjang. Baik daftar kebutuhan barang/jasa maupun daftar pemasok
terpilih sangat membantu dalam hal organisasi melakukan pembelian kembali.

Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan pemasok,

berkaitan dengan intergritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta
mengirimkan barang/jasa ya ng dibutuhkan dengan tepat waaktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari pemasok lain. Auditor harus
menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar kebutuhan
barang/jasa dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, dan dengan
harga yang paling murah tanoa melanggar prinsip-prinsip tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman, rencana (anggaran, spesifikasi
barang, dan waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan pengadaan
 memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan yaang mungkin
terjadi pada perencanaan pengadaan.

Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana

pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam
perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaianny terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu) dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk perusahaan
perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana
pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan
jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis.

H. Kemungkingan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Perencanaan

Pengadaan
1. Penggelembungan anggaran.
2. Rencana pengadaan yang diarahkan untuk merek atau pengusaha tertentu.
3. Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal
pelaksanaan anggaran.
4. Menaketan pekerjaan yang direkayasa.
5. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan.
6. Memecah pengadaan barang yang menurut sifat pekerjaannya seharusnya merupakan
satu kesatuan.
7. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa satuan
kerja menurut sifat pekerjaan dan tingkat efesiensinya seharusnya dilakukan di satuan
kerja masing-masing.
8. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran nilainya
seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket pekerjaan yang hanya
dapat dilaksanakan oleh usaha non kecil.
9. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan.
10. Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis.
11. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya melalui
pelelangan umum
12. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai untuk evaluasi yang seharusnya
sistem gugur.
13. Pengalokasian anggaran kegiatan yang direncanakan dilakukan dengna cara
swakelola, dalam pelaksanaannya dilakukan dengan cara kontraktual kepada
penyedian baraang atau sebaliknya.
 BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT LINTAS MITRA (yang selanjutnya disebut perusahaan) l. Bajataki IV No.9, Dalung,

Kec. Kuta Utara, Kabupaten Badung, Bali 80117. Tujuan didirikan perusahaan adalah untuk
memberikan jasa pelayanan yang akurat dan tepat waktu. Secara keseluruhan jasa pelayanan
yang diberikan adalah :

Susunan pimpinan

Pimpinan perusahaan : I Ketut Anom Putra Darsana, ST

Sesuai dengan tujuan pengadaan, yaitu untuk mendapatkan barang/jasa susuai

dengankebutuhannya dimana pengorbanan yang minimal (ekonomis). Tujuan dari audit
atas fungsipengadaan ini adalah:
1. Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi, misi organisasi.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, efektivitas pengadaan, serta melindungi
aset (dana)perusaahaan dari pemborosan, penyalahgunaan, dan bentuk
penyimpangan lainnya.
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi
pengadaan yangdapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut
dalam laporan periodiik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas.
4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai pengadaan telah sesuai
denganketentuan dan peraturan yang

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :

1. Menilai kecukupan prosedur proses pengadaan di PT LINTAS MITRA bali

2. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas pengadaan, serta melindungi aset(dana)
perusahaan dari pemborosan,kesalhan pengelolaan, penyalahgunaan, dan berbagai
bentuk penyimpangan lainnya.
3. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah selesai dengan ketentuan dan peraturan
yang berlaku.
 BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan bukti yang kami peroleh selama audit yang dapat kami simpulkan
sebagai berikut

Kondisi perusahaan :

1. Terjadinya perangkapan tugas, karena keterbatas seperti staff operasional juga terlibat
dalam pengadaan pembelian barang
2. Tidak adanya proses tender dalam pengadaan diperusahaan
3. Perusahaan PT.Lintas Mitra Anugerah Sejati bergerak di bidang jasa sehingga
pengadaan yang dibutuhkan adalah pengadaan kendaraan baru untuk mengangkut
produk dari konsumen.
4. Pebelian produk kendaraan baru tidak menggunakan kontrak, tetapi apabila ada
pengadaan akan dihubungi kembali.

Kriteria :

1. Periksa kecukupan prosedur tersebut untuk memandu pelaksanaan pengadaan agar

tercapai praktik berdasarkan tata kelola pengadaan yang baik
2. Periksa kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi oleh peserta tender pada pedoman
pengadaan, lakukan penilaian apakah telah sesuai dengan tata kelola pengadaan yang
baik.
3. Lakukan proses pengadaan secara berkala
4. Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok, lakukan penilaian apakah terdapat
komitmen dan keterikatan jangka panjang dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan
barang/jasa organisasi.

Penyebab :

1. Tidak memiliki kecukupan prosedur

2. Tidak ada kelengkapan dokumen peserta tender
3. Kondisi operasional kendaraan
4. Tidak melakukan hubungan kontrak (bukan pengadaan rutin)
 BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan,ditemukan beberapa kelemahan yang menjadi perhatian

manajemen dimasa datang yang kami temukan secara keseluruhan adalah ‘kurang
terpusatnya tanggung jawab pada unit pengadaan sehingga masih ada tugas yang dikerjakan
merangkap’.

Atas kelemahan yang terjadi maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah
perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut

Rekomendasi sebagi berikut :

Langkah penyempurnaan pada prosedur kerja (penugasan bahkan disegala unit) untuk
menghidari terjadinya penyelewengan akibat tugas yang merangkap.
 BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kita terima, audit yang kami lakukan hanya masalah
pengelolan pengadaan PT Lintas Mitra Anugerah Sejati untuk periode 2019, berlaku Ruang
lingkup audit. Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi
pengadaan, baik organis as inya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan
pengadaan, perencanaan, proses,dan penyelesaian pengadaan (penerimaan
barang/jasa). Ruang lingkup audit fungsi pengadaan adalah:
1. Organisasi pengadaan,
2. Proses pengadaan yang terdiri dari:a.Perencanaan pengadaan
 Tabel 1.1
Program Audit Organisasi Pengadaan
Nama Perusahaan : PT Periode yang Diaudit : 2019 No. KKP
LINTAS MITRA
ANUGERAH SEJATI
Program yang Diaudit :
Organisasi Pengadaan

No. Pertanyaan dan Langkah Kerja Jawaban Komentar

Ya Tidak
1 Apakah fungsi pengadaan telah  Disesuaikan dengan permintaan
ditempatkan secara tepat pada struktur  dan persaingan pasar saat ini.
organisasi perusahaan

Langkah kerja:
Telusuri kesesuaian antara tugas dan
fuungsi yang dijalankan fungsi
pengadaan dengan wewenang serta
tanggung jawab yang dilimpahkan
2 Apakah perusahaan memiliki prosedur  Ada dari mulai proses pengajuan
terdokumentasi untuk fungsi pengadaan hingga terealisasinya
pengadaan? pengadaan tersebut.

Langkah kerja:
Periksa kecukupan prosedur tersebut
untuk memandu pelaksanaan
pengadaan agar tercapai praktik
berdasarkan tata kelola pengadaan
yang baik
3 Apakah prosedur pengadaan telah  Seluruh divisi sudah memahami
disosialisasikan, dipahami, dan dan menyetujui keputusan
dilaksanakan secara konsisten? pengadaan.

Langkah kerja :
Lakukan wawancara dengan karyawan
yang menangani pengadaan untuk
menilai kemampuan mereka dalam
memahami prosedur dan
pelaksanaanya
4 Apakah kebijakan dan prosedur  Kebijakan dan prosedur
pelaksanaan pengadaan dan pelaksanaan pengadaan sudah
didefinisikan dan didokumentasikan disesuaikan dan
secara lengkap pada pedoman didokumentasikan oleh leasing
pengadaan? yang memberikan persetujuan
pengadaan kendaraan baru.
Langkah kerja:
Periksa pedoman pengadaan yang
dimiliki organisasi, telusuri
 kelengkapan kejelasan uraian prosedur
dan kebijakan serta dokumentasinya.
5 Apakah prosedur pengadaan telah
secara tegas menetapkan hal-hal
berikut ini?
 Kewenangan pada tingkat
paling rendah dari pelaksanaan
yang bertanggung jawab untuk
melakukan pembelian
kembali?
 Batas-batas penggunaan dana?
 Metode pembelian?
 Dokumen-dokumen yang
digunakan?
 Informasi yang dibutuhkan
untuk mendukung keputusan
pembelian kembali?
 Prosedur dan kondisi untuk
pembelian mendesak dan
bersifat khusus?
 Kompesisi dan tanggung jawab
pada setiap komite yang
dibentuk?
6 Apakah pedoman pengadaan telah
mengandung usaha-usaha pencegahan
korupsi?
  Dengan adanya manager
yang membatasi dana
yang dikeluarkan
 Dengan adanya SPV yang
memberikan Acc
pengeluaran dana
 Pembelian melalui
leasing/kredit
 Informasi pasar dan
kebutuhan dari tiap divisi
 Prosedur dan kondisi
untuk pembelian
mendesak dan bersifat
khusus juga sudah ada
 Untuk komite yang
dibentuk sudah memiliki
tanggung jawab masing-
masing
 Dengan menverifiikasi harga
yang diajukan dengan harga real
di pasaran

Langkah kerja:
Periksa ketegasan dan kejelasan
pendefinisian setiap aktivitas dalam
proses pengadaan, pemisahan fungsi
yang terlibat dalam pengadaan dan
kecukupan pengendalian dan
kecukupan pengendalian internal yang
termuat dalam pedoman pengadaan
tersebut
7 Apakah pejabat yang membidangi  Perusahaan tidak mengijinkan
pengadaan telah memiliki kualifikasi untuk mempublikasikan
sesuai dengan ketentuan peraturan dan mengenai peraturan perusahaan.
perundang-undangan yang berlaku,
serta pedoman yang ditetapkan
perusahaan?

Langkah kerja:
Periksa kesesuaian kualifikasi dari
pejabat yang membidangi pengadaan
dengan peraturan yang berlaku dan
pedoman yang ditetapkan perusahaan.
8 Apakah pedoman telah membuat kode  Sudah
etik untuk staf yang terlibat dalam
pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan pedoman kode etik
pengadaan dan kemampuannya dalam
memberi pedoman komunikasi antar
staf dalam proses pengadaan.
9 Apakah fungsi pengadaan dibentuk  Karena keterbatasan sehingga
terpusat berada dibawah tanggung masih ada rangkap tugas seperti
jawab unit pengadaan? staf operasional juga terlibat di
pengadaan pembelian barang
Langkah kerja:
Periksa tugas, wewenang, dan
tanggung jawab fungsi pengadaan
pada pedoman pengadaan dan telusuri
tentang kemungkinan adanya fungsi
lain yang melakukan pengadaan.
10 Apakah fungsi pengadaan telah  Sudah terpisah baik fungsi
terpisah dengan fungsi yang lain penerimaan/ penyimpanan dan
seperti fungsi penerimaan/ fungsi pencatatan/ akuntansi.
penyimpanan dan fungsi pencatatan/
akuntansi?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan pemisahan fungsi-
fungsi yang seharusnya terpisahkan
pada pedoman pengadaan dan
kemampuan internal cross checknya.
11 Apakah pertanggungjawaban telah  Sudah, karena dalam fungsi
ditetapkan secara tepat untuk hal-hal pengadaan sudah memiliki tugas
berikut ini: masing-masing.
 Persiapan dokumen penawaran
 Pengelolaan proses penawaran
 Pembukaan penawaran
 Evaluasi penawaran
 Persiapan kontrak
 Inpeksi dan pengendalian
kualitas

12. Apakah pedoman pengadaan telah
menetapkan seluruh dokumen yang
harus dipenuhi pada proses
penawaran, seperti dokumen tender,
order pembelian, dan sebagainya?
 Karena tidak ada proses tender
dalam pengadaan di perusahaan
PT.Lintas Mitra Anugerah Sejati

Langkah kerja:
Periksa kelengkapan dokumen yang
 harus dipenuhi oleh peserta tender
pada pedoman pengadaan, lakukan
penilaian apakah telah sesuai dengan
tata kelola pengadaan yang baik.
13. Apakah setiap dokumen telah  Diurut berdasarkan nomor surat
diberikan nomor tercetak secara keluar
berurutan?

Langkah kerja:
Buktikan nomor urut tercetak pada
setiap dokumen tender yang
digunakan.
14. Apakah seluruh formulir pengendalian  Sudah dijaga dan sudah diterima
telah dijaga dan didistribusikan secara oleh masing-masing divisi.
terpusat?

Langkah kerja:
Periksa tata cara penggunaan formulir
pengendalian pada setiap tahapan
proses pengadaan
15. Apakah organisasi telah memiliki  Seluruh dokumen telah diarsip
kebijakan yang tepat untuk menjaga dengan baik dan disimpan di
dan menyimpan dokumen pengadaan ruang arsip.

Langkah kerja:
Periksa kecukupan kebijakan tersebut
untuk mengamankan dokumen dari
penyalahgunaan.

Diaudit oleh Jawaban Catatan di-review oleh:

(Kelompok 1) Ya Tidak (…………........)
Tgl.19 nop 2019 Tgl…………….

Tabel 1.2
Program Audit atas Perencanaan Pengadaan
Nama Perusahaan : PT Periode yang Diaudit : 2019 No. KKP
LINTAS MITRA
ANUGERAH SEJATI
Program yang Diaudit :
Perencanaan Pengadaan

No Pertanyaan Dan Langkah Kerja Jawaban Komentar

. Ya Tidak
I Daftar Kebutuhan Barang dan Jasa
1. Apakah perusahaan telah memiliki  Semua kebutuhan
 daftar kebutuhan barang/jasa yang
terdokumentasi?
Langkah kerja:
Lakukan penilaian apakah semua
kebutuhan barang/jasa unit-unit
pengguna telah termasuk dalam daftar
tersebut.
2. Apakah rencana pengadaan tersebut
telah memuat tentang:
 Spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan?
 Kuantitas barang yang
dibutuhkan?
 Standar kualitas barang/jasa?
 Jadwal penggunaan barang?
 Stok maksimum atau minimum?
disesuaikan dengan pasar
yang dicatat oleh
marketing
 Karena perusahaan
PT.Lintas Mitra Anugerah
Sejati bergerak di bidang
jasa sehingga pengadaan
yang dibutuhkan adalah
pengadaan kendaraan baru
untuk mengangkut produk
dari konsumen.

3. Apakah rencana pengadaan telah  Disesuaikan dengan

mencerminkan efisiensi dalam keadaan keuangan
pengadaan? perusahaan saat ini dan
harga kendaraan yang akan
Langkah kerja: dibeli sesuai dengan
Lakukan penilaian terhadap spesifikasi kemampuan perusahaan.
barang/jasa yang dibutuhkan, besarnya
dana yang terlibat dan metode
pengadaan yang digunakan.
II Daftar Pemasok
4. Apakah perusahaan memiliki daftar  Pemasok kendaraan telah
pemasok terpilih yang terdokumentasi? memberikan penawaran
produk mereka berikut
Langkah kerja: dengan harga produknya.
Lakukan penilaian atas kemampuan
pemasok tersebut dalam memenuhi
kebutuhan barang/jasa organisasi secara
tepat.
5. Apakah setiap pemasok yang masuk  Semua terverifikasi oleh
dalam daftar tersebut telah diverifikasi team pengadaan di
terlebih dahulu untuk menilai perusahaan.
kemampuannya dalam menyediakan
barang/jasa yang:
 Tepat kuantitas?
 Tepat kualitas?
 Tepat waktu?
 Harga yang paling rendah?
6. Apakah pemasok terpilih komitmen  Pebelian produk kendaraan
untuk memasok kebutuhan barang/jasa baru tidak menggunakan
perusahaan pada saat dibutuhkan dan kontrak, tetapi apabila ada
terkait pada suatu kontrak jangka pengadaan akan dihubungi
 panjang? kembali.

Langkah kerja:
Periksa kontrak jangka panjang dengan
pemasok, lakukan penilaian apakah
terdapat komitmen dan keterikatan
jangka panjang dari pemasok untuk
memenuhi kebutuhan barang/jasa
organisasi.
7. Apakah perusahaan secarab periodik  Bila ada produk baru dari
memperbarui daftar pemasoknya? pemasok yang sering
digunakan seperti tipe
Langkah kerja: kendaraan, daya angkutdan
Periksa apakah pembaruan pemasok mesin, serta harga.
dilakukan semata-mata untuk
meningkatkan efisien pengadaan.

Diaudit oleh Jawaban Catatan di-review oleh:

(Kelompok 1) Ya Tidak (…………........)
Tgl.19nop2019 Tgl…………….
Denpasar, 19 Nopember 2019

No :
Lampiran :
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Pimpinaqn PT. Lintas Mitra Anugerah Sejati
di Denpasar

Kami telah melakukan audit atas organisasi pengadaan dan perencanaan pengadaan
untuk periode tahun 2019. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas
kewajaran laporan pengadaan tersebut. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai
ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas. Pengadaan barang dilakukan dan memberikan saran
perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan
dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan
dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi latar belakang
Bab II : Kesimpulan audit yang didukung dengan temuan audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV: Ruang lingkup audit

Dalam melaksanakan audit, kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi, maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk ini kami mengucapkan terimakasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

Kelompok I
LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Dokumen pengadaan/perawatan kendaraan

2. Struktur organisasi
3. Faktur pengendalian