Standard Operating Procedure (SOP)

Administrasi dan Tata Persuratan

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam

UIN Sumatera Utara

SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 1

2 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah

menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya, sehingga kita
dapat menjalankan aktifitas kita sesuai dengan peran dan
fungsi kita masing-masing dengan sebaik-baiknya. Shalawat
dan salam atas junjungan Nabi Besar Muhammad SAW
sebagai uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian kita,
khususnya dalam memerankan tugas kita sebagai dosen.
Sebagai Fakultas baru, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam (FEBI) UIN Sumatera Utara berkeinginan untuk
melakukan upaya-upaya percepatan dalam membangun
budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan
Standard Operating Procedure (SOP) untuk dijadikan sebagai
pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud.
Salah satu kegiatan yang dilaksanakan adalah
perkuliahan kemahasiswaan yang merupakan kegiatan yang
dilaksanakan oleh mahasiswa. Agar kegiatan kemahasiswaan
tersebut dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan capaian
yang diinginkan, maka perlu adanya pedoman atau Standard
Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu, Standard Operating
Procedure (SOP) ini disusun dan dimaksudkan sebagai
pedoman untuk pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan bagi
pihak-pihak terkait di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN
Sumatera Utara.
Standard Operating Procedure (SOP) tentu masih
memiliki kekurangan dan sangat memungkinkan untuk terus
diperbaiki dan disempurnakan pada masa mendatang. Saya
mengucapkan terima kasih atas kerjasama seluruh civitas
akademika Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) UIN
Sumatera Utara atas kerja kerasnya untuk membangun

SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 1

fakultas yang kita cintai ini. Semoga ini semua menjadi amal
saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.

Dekan,

Dr. Azhari Akmal Tarigan, M.Ag

2 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU

SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 3
4 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
 Standard Operating Procedure (SOP)

LAYANAN ADMINISTRASI DAN TATA PERSURATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN
SUMATERA UTARA

A. RASIONAL
Dosen, pegawai dan mahasiswa sebagai warga fakultas
memiliki hak untuk memperoleh pelayanan akademik
maupun kebutuhan non-akademik sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Untuk memenuhi hak ini, maka Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Islam menyediakan fasilitas sarana dan
prasarana yang dapat menunjang pelayanan akademik dan
non-akademik seluruh civitas akademika fakultas baik dosen
maupun mahasiswa serta pegawai. Standar Operasional dan
Prosedur merupakan salah satu bahagian dari alat penuntun
terciptanya pelayanan yang prima sesuai dengan prinsip
Manajemen Good Governance University dan menjadikan
fakultas yang handal dan mampu bersaing di tingkat internal
IAIN maupun eksternal.

B. DASAR HUKUM
SOP ini berpedoman pada peraturan dan perundang-
undangan sebagai berikut:
1. Undang-Undang Nomor : 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Nomor : 12 Tahun 2012, tentang
Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Menteri Agama RI Nomor : 81 Tahun 2013,
tentang Perubahan atas PMA Nomor 14 Tahun 2013
tentang Organisai dan Tata Kerja Institut Agama Islam
Negeri Sumatera Utara;
4. Keputusan Menteri Agama RI Nomor : B.II/3/12847
Tahun 2013, tentang Pengangkatan Rektor IAIN
Sumatera Utara;

SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 5

 5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor : 97 Tahun 1973,
Tentang Peresmian IAIN Sumatera Utara;
6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor
In.07/B.1a/KP.07.6/01/2014, tentang Pengangkatan
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN
Sumatera Utara.
7. Pedoman Tata Persuratan Dinas di Lingkungan IAIN
Sumatera Utara tahun 2014.

C. TUJUAN
Standar Operasi dan Prosedur Layanan Administrasi ini
bertujuan untuk:
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam
pelaksanaan proses pengelolaan dan pelayanan bagi
dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam.
2. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi bagi
dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam berdasarkan manajemen Good Governance
University.

D. RUANG LINGKUP
Ruang Lingkup SOP Layanan Administrasi dan Tata
Persuratan meliputi: Jenis Surat, Distribusi Surat, Otorisasi
Penerimaan Surat dan Pengiriman Surat, Dokumen yang
digunakan, dan Unit yang terlibat.
Jenis Surat yang diproses di Fakultas dan diatur dalam
SOP ini adalah:
1. Surat Keterangan
Surat Keterangan mencakup berbagai jenis surat
seperti Surat Keterangan Aktif Kuliah, Surat
Keterangan Cuti Kuliah, Surat Izin Riset,
2. Surat Teguran/Peringatan
3. Surat Ketetapan Dekan

6 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU

 Pejabat dan tenaga kependidikan yang terlibat di
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam termasuk di tingkat
Institute Agama Islam Negeri Sumatera Utara, yaitu:
1. Rektor
2. Dekan
3. Wakil Dekan bidang Akademik
4. Wakil Dekan bidang Administrasi Umum,
Perencanaan dan Keuangan
5. Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama
6. Ketua Jurusan
7. Sekretaris Jurusan
8. Kepala Laboratorium
9. Kepala Tata Usaha
10. Kepala Subbagian Administrasi Umum, Perencanaan,
dan Keuangan
11. Kepala Subbagian Akademik, Kemahasiswaan, dan
Alumni
12. Staf Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni
13. Staf Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan.

E. PROSEDUR
1. Administrasi Surat Keterangan (Umum)
Taha-
Uraian Pelaksana Waktu
pan
1 Surat masuk diterima dan Staf umum 2 Menit
diteliti isinya
2 Isi Surat dicatat dalam Staf umum 2 Menit
Buku Surat Masuk
3 Dibuat Lembar Disposisi Staf umum 2 Menit
dan Kartu Kendali, ditulis
catatan/keterangan
mengenai isi surat dan
dilekatkan di surat
4 Surat diperiksa dan Kasubbag 2 Menit
diparaf Umum
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 7
 5 Surat diperiksa dan KTU 2 Menit
diteruskan ke pejabat
yang berwenang
(Dekan/Wakil Dekan)
6 Surat diperiksa dan Dekan/ 2 Menit
dituliskan isi disposisi Wakil Dekan
untuk diproses oleh
pejabat yang berwenang
(Wakil Dekan/Ketua
Jurusan)
7 Disposisi surat dianalisis KTU 2 Menit
dan diteruskan ke
kasubbag yang terkait
8 Disposisi surat dianalisis Kasubbag 5 Menit
dan diproses Umum/
penyelesaiannya Akademik
9 Pengetikan Surat Staf Umum/ 10
Keterangan sesuai isi Akademik Menit
surat masuk
10 Surat Keterangan Kasubbag 2 Menit
diperiksa, kemudian dan KTU
diparaf dan diteruskan
ke Perjabat terkait untuk
ditanda tangani
11 Surat Keterangan Dekan/ 2 Menit
ditandatangani Wakil Dekan
12 Surat Keterangan Staf Umum 2 Menit
distempel, diarsipkan,
disampaikan kepada
yang bersangkutan.
Penerimaan dicatat dan
ditanda tangani si
penerima surat di Buku
Ekspedisi

8 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU

SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 9
10 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 11
12 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 13
14 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 15
16 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 17
18 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 19