MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Komunikasi
Proyek
Pengendalian Informasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Teknik Teknik Sipil P111700008 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T.

12
Abstract Kompetensi
Modul ini membahas mengenai Mahasiswa mampu menjelaskan
Pengendalian Informasi dalam proses pengendalian komunikasi,
komunikasi proyek, Pertanggung bagaimana memepertanggung
jawaban informasi, Penyebarluasan jawabkan informasi, dokumen
Informasi, Dokumentasi komunikasi
proyek dan Strategi manajemen dokumen komunikasi dan stategi
komunikasi komunikasi pada proyek konstruksi
A. Pengantar
Komunikasi merupakan proses dimana terjadi pertukaran informasi. Komunikasi didalam
proyek konstruksi diperlukan tidak saja untuk kebutuhan interaksi, kolaborasi dan kooperasi
antar anggota tim proyek namun lebih jauh lagi membantu meyakinkan para manajer proyek
bahwa aktivitas proyek dari hari ke hari sesuai dengan rencana yang ada. Komunikasi
dalam proyek konstruksi dilakukan untuk memberikan kemudahan dan kejelasan dalam
struktur organisasi baik pihak eksternal yaitu pemilik proyek, konsultan dan pihak internal
proyek, yaitu pelaku proyek dan perusahaan.

Komunikasi yang efektif dari informasi engineering meliputi keberadaan waktu informasi
yang tepat saat dibutuhkan, isi dan kekuatan informasi, tambahan referensi informasi,
kejelasan informasi, format, metode, model dari penyampaiannya. Untuk itu sangat
diperlukan keterampilan berkomunikasi dalam pengelolaan proyek dibutuhkan karena
berpengaruh atas keberhasilan pelaksanaan proyek dan berkepentingan terlaksananya
program kerja, misi proyek dan misi perusahaan.

Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari
pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting
karenamengamati setiap tahapan daam proses pengelolaan informasi. Ada beberapa
ketrampilanuntuk mengelola pengendalian sistem informasi, yaitu ;
1. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
2. Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi
3. Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi
4. Kemampuan kemampuan kegiatan koordinasi

Dengan kemampuan kemampuan itu, maka terjamin kelancaran pelaksanaan

pengelolaansistem informasi. Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan
dalam bentukmengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan.

Alasan mengapa perlu melakukan pengendalian/ pengawasan adalah :

1. Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.
2. Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.
3. Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan
4. Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

2 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T. http://www.mercubuana.ac.id

 B. Pengendalian Informasi Proyek konstruksi

Manajemen Komunikasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk

memastikan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan,
pengambilan, manajemen, kontrol, pemantauan, dan disposisi akhir dari informasi proyek.

Peran Manajer Proyek: Manajemen Komunikasi

• Gunakan pendekatan proaktif dan terstruktur untuk memastikan kebutuhan
komunikasi pemangku kepentingan yang tepat dipenuhi.
• Pendekatan harus mendukung tujuan keseluruhan untuk memaksimalkan
probabilitas keberhasilan proyek (mis. Menjaga momentum proyek terus berlanjut.)
• Catatan: PM menghabiskan lebih dari 90 persen waktu mereka untuk berkomunikasi.

Proses Manajemen Komunikasi Proyek

1. Plan Communications (Perencanaan Komunikasi)
2. Executing Communications (Pelaksanaan Komunikasi)
3. Monitoring and Controlling Communications (Pemantauan dan Pengendalian
Komunikasi

Definisi: “Proses pengembangan pendekatan dan rencana yang tepat untuk komunikasi
proyek berdasarkan kebutuhan dan persyaratan informasi pemangku kepentingan dan aset
organisasi yang tersedia
a. Input
Perencanaan Manajemen Proyek
Memberikan informasi kunci tentang bagaimana proyek akan dieksekusi, dipantau,
dikendalikan dan ditutup

Daftar Pemangku Kepentingan

• Identifikasi dan klasifikasi pemangku kepentingan, berdasarkan pengaruh, minat, dan
dampak
• Memberikan informasi yang diperlukan untuk pengembangan Rencana Manajemen
Komunikasi
Faktor lingkungan perusahaan
Dinamika organisasi yang harus diperhitungkan berdasarkan pada lingkungan
proyek (mis. Struktur, peraturan pemerintah, tingkat toleransi risiko
perusahaan)

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

3 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T. http://www.mercubuana.ac.id

 Aset-aset Proses Organisasi
Kebijakan, prosedur, dan dokumen yang melekat pada organisasi (mis. Pelajaran
yang dipetik, catatan sejarah). Memberikan wawasan tentang poin-poin keputusan
sebelumnya untuk meningkatkan pendekatan praktik terbaik

b. Peralatan dan Teknik

1. Analisis Kebutuhan Komunikasi
Analisa kebutuhan informasi para pemangku kepentingan proyek (sumber termasuk
bagan. Org, organisasi proyek, dll.)
2. Teknologi Komunikasi
Spesifikasi alat, sistem, program komputer, dll. Digunakan untuk mentransfer
informasi di antara para pemangku kepentingan proyek
3. Model Komunikasi
Konsep Pengirim / Penerima - bagaimana informasi diterima oleh para pihak
4. Metode Komunikasi Ada 3 Jenis :
• Interaktif (multi-arah)
• Mengirim (dikirim ke langsung ke penerima- mis. Email)
• Menerima Komunikasi (mis. Disimpan dalam repositori untuk akses)
5. Rapat-rapat Pembahasan
Rencana proses manajemen komunikasi memerlukan diskusi dan pertukaran
informasi dengan berbagai pemangku kepentingan. Rapat adalah salah satu format
untuk mengumpulkan dan bertukar informasi.

Perencanaan Manajemen Komunikasi

• Rencana Proyek menyediakan kegiatan komunikasi proyek
• Format - Dapat formal / informal
• Contoh :
What - informasi dikomunikasikan?
Who - bertanggung jawab untuk menciptakan dan menyebarluaskan?
Why - apakah ini disebarluaskan (mis. Tujuan)?
When - apakah disebarluaskan (mis. Seberapa sering / frekuensi)? How - akan
disebarluaskan (metode komunikasi)?
How Long - akankah ini disebarluaskan (mis. Tanggal mulai / berakhir)?

Pembaruan Dokumen Proyek

Output pembaruan untuk dokumentasi proyek terkait termasuk daftar pemangku
kepentingan dan strategi manajemen

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

4 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T. http://www.mercubuana.ac.id

 C. Pengendalian Informasi Berbasis Komputer

Informasi merupakan data penting yang dibutuhkan oleh berbagai pihak. Dalam suatu
institusi informasi harus dijaga dengan baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.
Secara ringkas tujuan pengendalian informasi adalah sebagai berikut :
1. Memastikan proses pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang telah
direncanakan.
2. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.
3. Mencapai sasaran kerja sesuai dengan rencananya.
4. Menjaga aset perusahaan.
5. Tindakan pengendalian pada dasarnya merupakan sekumpulan peraturan dan
kebijakan yang ditetapkan untuk pengendalian sistem informasi. Pendekatan yang
digunakan dapat berupa teknologi informasi dan manual (fisik).

Pengendalian berdasarkan teknologi informasi berkaitan dengan lingkungan teknologi

dari pengendalian umum (seperti audit teknologi informasi) dan aplikasi (seperti mencegah,
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pengolahan data pada sistem komputer).

Semakin berkembang teknologi berbagai kemudahan untuk mengakses informasi

menjadi bagian yang ditawarkan dari perkembangan teknologi ini, perusahaan yang memiliki
sistem informasi berbasis komputer tentu memerlukan keamanan data dan asetnya dari
gangguan-gangguan yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, untuk menjaga data
dan mengendalikan sistem informasi dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

Pengendalian sistem operasi dengan komputer. Suatu sistem komputer dimungkinkan

dapat dioperasikan secara bersama-sama. Semakin besar fasilitas komputer, maka semakin
besar pula skala potensi kerusakannya. Oleh karena itu sistem operasi harus mewujudkan
perlindungan dirinya dari para pemakai yang tidak memiliki wewenang, melindungi pemakai
dari pemakai lainnya, dan terlindung dari lingkungannya.

Pengendalian manajemen database, baik melalui pengendalian akses maupun

pengendalian pendukung. Pengendalian akses dirancang untuk mencegah pengambilan,
pengrusakakn, atau pemusnahan data perusahaan dari pihak yang tidak bertanggungjawab.

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

5 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T. http://www.mercubuana.ac.id

 Pengendalian struktur organisasi, meliputi pemisahan tugas dan wewenang dalam
perusahaan secara sentralisasi, ataupun membuat fungsi jasa komputer perusahaan.

Pengendalian pengembangan sistem seperti pengesahan sistem, proses penentuan

spesifikasi pengguna, kegiatan mendesain terlibat dalam audit internal, tes program, dan
evaluasi pemakai dan prosedur penerimaan sistem.

Pengawasan pemeliharaan sistem operasi, terdiri atas otorisasi pemeliharaan,

pengujian, dan dokumentasi, serta pengendalian referensi dari sumber yang berfungsi
melindunngi program dari pihak yang tidak memiliki wewenang.

Pengamanan induk/terminal komputer dari gangguan. Oleh karena induk komputer

rawan gangguan, maka pengamanan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Penjagaan kondisi fisik, konstruksi ruangan, kemudahan akses, pengatur udara,
pemadam api, dan stabilitas daya listrik.
b. Semua tindakan darurat atau pemulihan kerusakan harus diambil bai sebelum, selama,
dan setelah bencana terjadi, yang tertuang dalam SOP.

Pengawasan terhadap jaringan komputer dapat berupa :

1. Pengawasan terhadap resiko srebuan para perusak atau kriminalisasi program, sabotase
jaringan atau memasukkan virus. Pengendalian yang dapat dilakukan :
a) Menyiapkan firewall, yaitu pembatas antarjaringan yang menghalangi keluar
masuknya informasi yang tidak diinginkan.
b) Pengendalian penolakan terhadap serangan pelayanan.
c) Menyiapkan sistem enkripsi data, yaitu konversi data menjadi kode rahasia untuk
disimpan dalam database dan dtransmisi melalui jaringan.
d) Menyediakan tanda tangan digital dan sertifikasi digital kepada petugas.

2. Pengawasan terhadap resiko alat yang tidak berfungsi sehingga menyebabkan

kehilangan pangkalan data dan program yang disimpan dalam server jaringan. Tindakan
yang dilakukan periksa saluran komunikasi dan backup jaringan.
Pengendalian aplikasi, seperti pada sistem aplikasi pembayaran, pembayaran gaji,
pembelian, dan sistem pengeluaran kas atau sistem aplikasi tertentu.

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

6 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T. http://www.mercubuana.ac.id

A. REFERENSI :
1. Sistem Manajemen Komunikasi Proyek (CM -09), Pelatihan Ahli manajemen
Konstruksi, departemen Pekerjaan Umum, 2007

2. Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Jakarta : Media
Pressindo.
3. ´Kurniali, Sartika. 2013. Super Project Manager. Jakarta : elex media komputindo.
4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge 4th Edition, Project
Management Institute Inc., © 2008
5. https://www.academia.edu/9998308/pengendalian_sistem_informasi
6. https://www.anugerahdino.com/2015/01/pengendalian-informasi-berbasis-
komputer.html

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

7 Ir. Ali Sunandar, S.ST., M.T. http://www.mercubuana.ac.id