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Manuel de procédures comptables

Version A
Etablissement : Février 2007
Fin de validité : Septembre 2007

Pré validé par Signature


Mohammed EL HAITAMY
Vérifié par
El Mehdi HOUACHI
Validé par Signature
Fouad ABDELMOUMNI
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Manuel de procédures Date d’effet :
comptables
Activité : Sommaire Date de cessation d’effet :
Procédures remplacées : manuel
procédures comptables version février 2002
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
Le présent manuel a pour objet la présentation des principales procédures comptables. Les
procédures comptables d’Al Amana ont connu des adaptations au fur et à mesure de
l’expansion de l’activité de cette dernière, d’où la nécessité de mettre à jour le manuel de
procédures comptables déjà existant pour refléter le nouveau système. Le présent manuel de
procédures comptables a pour objectif de décrire l’organisation comptable de l’association Al
Amana tout en permettant de savoir comment les données comptables de l’association sont
collectées, traitées et restituées, et en répondant à toutes les questions sur le rôle et les moyens
mis à disposition de chacun.

Ce manuel est mis à jour en 2006, avec la contribution de toutes les personnes impliquées
dans le traitement des opérations comptables de l’association.

Le détail des procédures par volet vous est présenté au chapitre 3.

2. Intervenants
Service Comptable

3. Etapes
1. Organisation du département
2. Comptabilité Fonctionnement.
3. Comptabilité Activités
4. Travaux d’inventaires
5. Signature et approbation des documents.
6. Plan de comptes
7. Journaux et les modèles de saisie

Manuel de procédures comptables 2 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
4. Assises légales et statutaires

Vu l’autorité de gestion conférée par les articles 24 et 28 des statuts au Directeur, et le


charge notamment de nommer et superviser tout en l’autorisant à déléguer une partie des
pouvoirs qui lui sont conférés à un ou plusieurs responsables des structures
opérationnelles.

Vu la procédure cadre 03/05 organisant l’établissement des procédures qui exige l’aval de
deux membres du comité directeur pour l’amendement des procédures fonctionnelles.

5. Déroulement opérationnel :

Manuel de procédures comptables 3 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Manuel procédures comptables Date d’effet :
Activité : organisation du département Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
La présente procédure a pour objet la présentation du département comptable

2. Intervenants
Département de Comptabilité et Contrôle de Gestion

3. Etapes

A. Organigramme

B. Mission et attributions

C. Fiches de fonction

4. Critères de performances
Séparation des tâches
Définition claire des liens hiérarchiques et des attributions de chaque intervenant

5. Déroulement opérationnel

A. Organigramme
La fonction comptable est assurée au sein d’Al Amana par le Département Comptabilité et
Contrôle de Gestion, chapoté par un Chef de Département
Le service comptable est supervisé par un chef comptable et scindé en deux Services à savoir
: Fonctionnement et Activités.
La Service fonctionnement se compose de deux cellules qui sont : la Comptabilité - Siège et
la deuxième, la Comptabilité – Réseau. Le service Activités se compose des fonctions
suivantes : Les fonds envoyés, les prêts encours, les remboursements et les analyses de
comptes.
Tout d’abord nous allons présenter l’organigramme hiérarchique du service comptable :

Manuel de procédures comptables 4 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Organigramme du service comptable :

Chef de dép.
De la compta

Secrétaires

Chef de service Resp. des états Chargé des états


Compta Chef de service de rap bancaire financiers et du
Fonctionnement compta Reporting
Activité

Fonctionnement
réseau Rapprochements
Compta auxiliaire, Siège&CR
Crédit

Rapprochements
Fonctionnement Crédit off line& Antennes
siège Compta autres
Produits

Suivi des OD& arrêtés


Créances, dettes, Périodiques
Immo
Arrêtés périodiques

Contrôle glob
et Analyse
Contrôle et
Analyse

Manuel de procédures comptables 5 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
B. Mission et attributions

• Missions :

 Enregistrer les évènements en relation avec l’activité de l’institution tel que les
opérations de crédit à la clientèle

 Enregistrer toutes les opérations avec l’extérieur, fournisseurs, banques,


organismes sociaux

 Veiller à la conduite efficace, efficiente, des opérations, à leurs conformités avec


les règles internes et loi en vigueur

 Fournir une information fiable et une image fidèle sur la situation patrimoniale,
financière, et économique de l’institution

• Attributions :

1. Service Activités

• Contrôle à posteriori des envois de fonds nécessaires pour les déboursements par
le département financier.

• Vérification du déboursement effectif et enregistrement des encours

• Comptabilisation des remboursements

• Passation des écritures des intérêts et frais reçus ainsi que les charges d’intérêts
et agios sur comptes débiteurs

• Passation des écritures de provision sur créances douteuses ainsi que les pertes /
prêt.

• Apurement des états de rapprochement bancaire.

2. Service fonctionnement :

• Contrôle des dépenses des antennes

• Traitement des petites caisses

• Gestion des comptes bancaires de fonctionnement des CR.

• Transfert des fonds nécessaires pour leur fonctionnement : loyer, tel, avances
pour acquisition des biens immobilisés …

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Version A Fin de validité : Septembre 07
• Comptabilisation des achats, immobilisations, et opérations bancaires de siège.

• Mise à jour de l’inventaire, règlement des fournisseurs

• Suivi financier de différents projets

• Apurement.

• Autres fonctions :

• Production des États de synthèses (Bilan, CPC, ESG, TF, ETIC)

• Accompagnement des auditeurs externes, IGF,

• Contribution à la gestion budgétaire : (élaboration, suivi,..)

Manuel de procédures comptables 7 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
C. Fiches de fonction

DEFINITION DE POSTE

POSTE : CHEF COMPTABLE Page : 1/1

Titulaire du Poste :
Rattachement hiérarchique : Chef du Département de Comptabilité
et Contrôle de Gestion
Date d'entrée en service :

Mission :
* La conduite ordonnée et efficace des opérations comptables, la régularité et la sincérité
des enregistrements comptables ainsi que les comptes annuels qui en résultent, et leur
conformité aux lois en vigueur, aux normes de la profession et aux décisions de la
direction
* La protection du patrimoine et le traçage de l'évolution financière de l'association
* La mise à jour et le perfectionnement du système comptable
* L'encadrement de l'équipe comptable

Attributions :

Encadrement :

* Encadrement de l'équipe comptable


* Validation des travaux relatifs aux immobilisations, charges, inventaires, fiscalité et
règlement fournisseurs
* Garantie de la sincérité des opérations des états de rapprochements bancaires
* Contrôle des petites caisses et des comptes bancaires
* Contrôle du volet comptable de la paie
* Contrôle de la comptabilisation des opérations de crédit
* Contrôle du classement des documents comptables
* Contrôle des analyses de comptes, de soldes, ainsi que des diverses situations comptables
* Validation des opérations de fin d'exercice : amortissements, provisions, régularisations,
écarts de conversion, charges à payer, charges constatées d'avance, produits à recevoir,
Subvention d’exploitation et d’investissement, Radiation des prêts et Mise au rebut des
immobilisations

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Version A Fin de validité : Septembre 07
Reportings rapports et Audit

* Production des états de synthèse : Bilan, CPC, ESG, TF, RTIC au moins deux fois par an
* Suivi de l'exécution des projets de partenariats avec les bailleurs de fonds dans leurs
aspects comptables et financiers
* Préparation et accompagnement des missions d'audit et d'évaluation, et suivi de leurs
recommandations
* Production des états de synthèse : bilan et CPC mensuellement

Gestion Financière

* Analyse de la situation financière de l'association


* Contribution à l'élaboration du budget annuel et le suivi budgétaire
* Contribution à l'élaboration du budget révisé

Établie par : Signature de l’employé :

Le : Le :

Manuel de procédures comptables 9 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Date :
DEFINITION DE POSTE
Page :
POSTE : COMPTABLE
Titulaire du Poste : Comptable au service Fonctionnement
Rattachement hiérarchique : Chef Comptable

Date d’entrée en service :


----------------------
Missions :
 Contribuer à la bonne gestion du service de Fonctionnement
----------------------
Attributions:
 Contrôle de l’état de suivi des comptes revenus locaux :
 Rapprochement des données de suivi des comptes établis par le Coordinateur avec les
données enregistrées par les antennes ;
 Identification des anomalies ;
 Effectuer des relances auprès du réseau et du département du Crédit ;
 Suivi et redressement des écarts

 Rapprochement bancaire des comptes Revenus Locaux :


 Etablissement des états de rapprochement des comptes Revenus Locaux ;
 Apurements des écarts de rapprochement ;
 Communication à la Trésorerie des anomalies liées aux opérations bancaires ;
 Justification de soldes des comptes bancaires Revenus Locaux ;

 Gestion des immobilisations :


 Etablissement des fiches des immobilisations par acquisition ;
 Rapprochement des données de l’inventaire extracomptable ;
 Collaboration avec le service Administratif au niveau du rapprochement physique et
comptable des immobilisations ;
 Analyse des écarts de rapprochement comptabilité-administration ;
 Traitement des amortissements :
 Tenue d’un état d’amortissement chaque fin de période ;
 Suivi des reprises sur subventions d’investissement ;
 Suivi des avances :
 Suivi des avances accordées au réseau ;

 Autres attributions :
 Exécution d'autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service
Fonctionnement
 Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon
les besoins.

Etablie par : Signature de l’employée :

Validée par : Le :

Manuel de procédures comptables 10 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Date :
DÉFINITION DE POSTE

Page : 1/1

POSTE : COMPTABLE
Titulaire du Poste : Comptable au service Fonctionnement
Rattachement hiérarchique : Chef Comptable
Date d’entrée en service :
----------------------
Missions :

Veiller au :
 Traitement des petite caisses des antennes
 Suivi des comptes coordinateurs régionaux
----------------------
Attributions :

 Traitement des petites caisses des antennes :


 Rapprochement entre le solde comptable et le solde de la caisse
 Préparation des pièces comptables des petites caisses
 Saisie des pièces comptables des petites caisses
 Classement des fichier des journaux des petites caisses

 Suivi des comptes des coordinateurs régionaux (BCM et BP) :


 Préparations des pièces comptables des alimentations
 Suivi des comptes

 Autres attributions :
 Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon les besoins
Établie par Signature de l’employée :

Validée par :

Le Le :

Manuel de procédures comptables 11 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Date :
DÉFINITION DE POSTE

Page : 1/1
POSTE : COMPTABLE

Titulaire du Poste : Comptable


Rattachement hiérarchique : Chef Comptable
Date d’entrée en service :
----------------------
Missions :

Veiller au :
 Traitement des petite caisses
 Traitement de frais de Mission
 Règlement CNSS. IGR. Assurance AXA.

----------------------
Attributions :

 Traitement des petites :


 Siége et autres projets
 Saisie des pièces comptables
 Classement des journaux des petites caisses

 Traitement de frais de Mission :


 Traitement des frais des missions des agents de crédit
 Traitement des frais des missions des contrôleurs
 Traitement des frais des missions des charges de mission
 Traitement des frais des stagiaires "perdiem et déplacement"
 Traitement de perdiem des CRs
 Traitement des demandes de fond
 Règlement l’Internet des antennes
 Traitement des dossiers frais maternité et conge de malade
 Règlement l’Internet des antennes

 Règlement CNSS. IGR. Assurance .

 Autres attributions :
 Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon les besoins
Établie par Signature de l’employée :

Validée par : Le :

Le

Manuel de procédures comptables 12 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Date :
DEFINITION DE POSTE
POSTE : COMPTABLE CONFIRME Page : 1/1

Titulaire du Poste : Comptable confirmé


Rattachement hiérarchique : Chef Comptable

Date d’entrée en service :


----------------------
Missions & Attributions :
Tenue de la comptabilité Fonds de Crédit :
Justification des soldes des comptes Fonds de crédit
Suivi des créances douteuses
----------------------
- Supervision et contrôle des déboursements :
- Contrôle de l’état de déboursement
- Contrôle des lettres de virement et les journaux de saisie

- Supervision et contrôle des remboursements :


- Contrôle des pièces comptables éditées par l’informatique
- Contrôle et validation des écritures intégrées
- Validation de l’état de rapprochement avec l’Informatique
- Supervision et contrôle des prêts en cours :
- Contrôle du journal PEC
- Contrôle des écritures intégrées
- Validation de l’état de rapprochement avec l’informatique
- Supervision et contrôle du classement du courrier :
- Supervision et orientation des travaux de classement des pièces justificatives de la
cellule
- Justification des comptes Fonds de crédit :
- Justification et analyse des soldes caisses FC
- Justification et analyse de tous les comptes FC
- Suivi des créances douteuses et passation des écritures d'inventaires:
- Etablir l'état des créances douteuses
- Intégrer les écritures de provision sur créances douteuses
- Faire les propositions pour les prêts à radier à la direction pour accord
- Intégrer les écritures de radiations de prêts
- Intégrer toutes autres écritures d'inventaires
Autres attributions :
- Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon
les besoins.
Etablie par : Signature de l’employée :

Validée par : Le :

Manuel de procédures comptables 13 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Date :
DEFINITION DE POSTE

Page : ½
POSTE : COMPTABLE
Titulaire du Poste : Comptable au service Activités
Rattachement hiérarchique : Chef Comptable
Date d’entrée en service :
----------------------
Missions :
- Suivi des Déboursements Effectifs.
- Suivi des Prêts En Cours.
- Suivi des Pertes sur Prêts « Fonds de Sinistres ».
- Traitement et passation des Opérations Diverses.
- Suivi du courrier des Prêts En cours.

Attributions :
Suivi des Déboursements Effectifs :
- Réception des fiches de contrôle de déboursements « Fiche C1 » par fax.
- Contrôle des fiches de contrôle de déboursements « Fiches C1 ».
- Contrôle de chaque information apportée et son exactitude avec la demande
d'autorisation de déboursements « fiche B1 ».
- Recensement et identification des moyens de déboursements.
- La tenue et la préparation de l’état des déboursements réels hebdomadaires.
- Rapprochement des données de l’état des déboursements réels hebdomadaires et
les données établies par le service informatique.
Suivi des Prêts En Cours:
- Génération du journal des Prêts En cours de la base de données.
- Contrôle et vérification du journal P.E.C.
- Intégration du journal P.E.C sur Sage 1000
- Vérification et contrôle après Intégration
Suivi et traitement des Opération Diverses :
- Réception des états des frais financiers et retraits sur les comptes bancaires de la
cellule de trésorerie.
- Réception des lettres de virements, de rapatriements ou d'alimentation des comptes
- Préparation du journal des opérations diverses sur Excel.
- Intégration du journal des opérations Diverses sur Sage 1000.
- Classement des pièces
Suivi des pertes sur Prêts « Fonds de Solidarité » :
- Réception des décisions des pertes sur prêts du département du crédit.
- Tenue et préparation de l'état des décisions des pertes sur prêts.
- Tenue et préparation de l'état des montants des pertes sur prêts (par date et par
antennes).
- Rapprochement des données comptables avec la base de données.
- Comptabilisation des pertes sur prêts.
- Vérification et apurements.

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Manuel de procédures comptables 14 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Suivi du courrier Prêts en Cours :
- Suivi de l'envoi du courrier.
- Pointage physique du courrier.
- Classement du courrier.
- Relance auprès des antennes.
Autres attributions :
- Présentation du département comptable pour les visiteurs.
- Préparation des états selon les demandes des superviseurs.
- Disposition à être sollicité pour des missions ponctuelles ou changer de poste selon
les besoins.

Etablie par : Signature de l’employée :

Validée par : Le :

Manuel de procédures comptables 15 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Manuel procédures comptables Date d’effet :
Activité : Comptabilité fonctionnement Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
La présente procédure a pour objet la présentation des procédures de traitement liées à la
comptabilité fonctionnement

2. Intervenants
DCCG (Service fonctionnement) et autres départements

3. Etapes

1. Traitement des petites caisses des antennes


2. Traitement de la caisse du siège
3. Traitement de loyer
4. Traitement des factures téléphonique & Internet
5. Gestion des immobilisations
6. Traitement des achats
7. Traitement de frais de Mission
8. Traitement des avances
9. Traitement de frais de stagiaires
10. Apurements

PC des antennes

Manuel de procédures comptables 16 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement des PC des antennes Date de cessation d’effet :
Procédures associées : manuel des procédures Procédures remplacées : manuel de
administratives (PC siège) version….., manuel procédures comptables version 2002
AT
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement des petites
caisses des antennes.

2. Intervenants
Antennes, CRs, DCCG (comptabilité fonctionnement), DC

3. Etapes
A. Petites caisses et dotations correspondantes
B. Réception des journaux des PC des antennes
C. Traitement des petites caisses

4. Règles de gestion
 les dépenses effectuées par la petite caisse sont réservées aux dépenses courantes
de gestion de l’antenne
 Toutes les dépenses effectuées par caisse doivent être autorisées selon la procédure
et justifiées par des pièces justificatives

5. Critères de performances
 Respecter les délais de traitement des PC et Intégrer les données des petites caisses
d’une façon mensuelle

6. Déroulement opérationnel
A. Petites caisses et dotations correspondantes

- Petite caisse Agence : plafonnée à 4 000 dhs;


- Petite caisse antenne : plafonnée à 1.700 dhs pour les antennes allant de 1 à deux agents et à
2.000 dhs pour les antenne à plus de deux agents,
en ajoutant 500dhs pour la caisse du CR.

Manuel de procédures comptables 17 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
B. Réception des journaux des PC des antennes

Le comptable reçoit par voie électronique, après chaque mois clos, et au plus tard avant le
3éme jour ouvrable, les Tableurs Excel de toutes les antennes, le comptable procède aux
opérations suivantes :

1- Vérifier la réception de tous les journaux de la caisse des antennes

2- Relancer les antennes, qui n’ont pas envoyé leur fichier

3- Enregistrer tous les fichiers reçus dans un dossier

C. Traitement des petites caisses


- Dès réception de la petite caisse, le comptable procède aux étapes suivantes :
- Passer les imputations comptables de chaque opération de dépenses ou de
recettes
- Rapprocher le solde comptable avec le reste en caisse figurant sur le tableur
- Préparer la pièce comptable de la caisse
- Préparer la pièce comptable d’alimentation de la caisse
- Edition de la pièce comptable
- Visa d’établissement

La pièce comptable de la caisse, le journal (tableur Excel) et la pièce comptable


d’alimentation sont soumis à un autre comptable pour un deuxième contrôle. Ce contrôle est
matérialisé par son visa sur la pièce comptable.

7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal de dépenses
Pièce comptable Visa Mensuel

Journal de dépenses Visa Mensuel


Comptable Pièce comptable

8. Supports et formulaires
- Pièce comptable

Manuel de procédures comptables 18 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Pièce comptable jointe au Chrono Caisse par Mensuel 10 ans


Journal de dépenses zone et par mois
(tableur Excel)

Manuel de procédures comptables 19 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement de la caisse du siège Date de cessation d’effet :
Procédures associées : manuel des procédures Procédures remplacées :
administratives (PC siège) Version 2002
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement de la caisse du
siège

2. Intervenants
DF (Cellule de paiement), DCCG (Service fonctionnement)

3. Etapes
A. La caisse de siège et dotations correspondantes
B. Réception des journaux de la caisse du siège
C. Traitement et alimentation de la caisse du siège

4. Règles de gestion
 les dépenses effectuées par la petite caisse sont réservées aux dépenses courantes de
gestion des départements du siège
 Toutes les dépenses effectuées par caisse doivent être autorisées selon la procédure
et justifiées par des pièces justificatives

5. Critères de performances
 Respecter les délais de traitement de la caisse et saisir les données de caisse d’une
façon hebdomadaire

6. Déroulement opérationnel
A. La caisse de siège et dotation correspondante
La caisse du siège est une réserve de liquidité destinée à servir des fonds, pour opérer des
dépenses immédiates nécessitées par la bonne marche du service. Toutefois seuls les achats
inférieurs à 1000DH peuvent être monnayés par la caisse. A part des exceptions tel que les
frais de mission et les produits de nettoyage ….
La caisse de siège est plafonnée au montant de 10 000 DH.

Manuel de procédures comptables 20 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
B. Réception des journaux de la caisse du siège
Une fois par semaine ou chaque fois que le solde de la caisse atteint le seuil des ¾ de la
dotation initiale, le caissier arrête le journal. Il trace un trait immédiatement après la dernière
ligne et écrit la mention suivante « Arrêté le jj/mm/année au calcul suivant :
10 000DH – (moins) Total des dépenses = ……….DH (reste)
Il détache les pages du journal qui ont servi depuis le dernier approvisionnement, avec les
pièces justificatives, et les présente au service de la comptabilité (Service Fonctionnement)
pour vérification et préparation de l’alimentation.

C. Traitement de la caisse du siège


Dès réception de la caisse, le comptable procède aux étapes suivantes :

- Vérifier que toutes les opérations enregistrées sur le journal ont une pièce
justificative :

Il faut distinguer entre deux types de justificatifs : des pièces internes et externes :

- Les pièces internes :


Il s’agit des bons internes établis par le caissier lui-même. Ces bons matérialisent des
dépenses pour lesquelles les fournisseurs ne peuvent pas produire des bons ou factures
(transport en taxi à la banque par exemple).
Les bons internes sont datés, signés et cachetés par le caissier et par le bénéficiaire. Le libellé
doit mentionner l’objet et le montant de la dépense ou de la recette.

- Les pièces externes :


Il s’agit des Factures et des bons délivrés par les fournisseurs : Elles doivent mentionner :
• Le nom du fournisseur ou la raison sociale ;
• La date, l’adresse, tel, les coordonnées fiscales lorsque c’est possible
• La désignation de la nature de la dépense ;
• Les bons externes sont signés et cachetés par le fournisseur et précisent l’objet de la
dépense et son montant.

- Passer les imputations comptables de chaque opération de dépenses ou de recettes


- Rapprocher le solde comptable avec le reste en caisse sur le journal
- Préparer la pièce comptable de la caisse
- Préparer la pièce comptable d’alimentation de la caisse :
- Editer les pièces comptables :
- La pièce comptable de la caisse, le journal et la pièce comptable d’alimentation sont
soumis au responsable de service pour contrôle puis au chef comptable. Ce contrôle
est matérialisé par le visa des pièces comptables

Manuel de procédures comptables 21 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal caisse et
pièces justificatives Visa Hebdomadaire
Pièce comptable

Comptable Journal caisse et Visa Hebdomadaire


pièces justificatives
Pièce comptable

Chef comptable Journal caisse et Visa Hebdomadaire


pièces justificatives
Pièce comptable

8. Supports et formulaires

- Pièce comptable
- Journal caisse
- Pièces justificatives

9. Classement, conservation et archivage

Fréquence de Délai
Auteur Support Modalités de classement
classement conservation

Comptable Pièce comptable jointe au Chrono Caisse de siège Semaine 10 ans


Journal caisse et pièces REf :SG/MOIS/ANNEE/001
justificatives

Manuel de procédures comptables 22 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement des loyers Date de cessation d’effet :
Procédures associées : manuel des AT Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement des loyers des
antennes, agences et annexes du siège

2. Intervenants
DF (Cellule de paiement), DCCG ( Service fonctionnement) ,DARH , DC, Antennes,
CRS , DM

3. Etapes
A. Réception des contrats des loyers
B. Suivi des loyers
C. Règlement des loyers
D. Enregistrement comptable

4. Règles de gestion
 Tous les contrats de loyers doivent être transmis par le département administratif
au DCCG (service Fonctionnement) au plus tard 3 jours à compter de la date de
signature et légalisation
 Ces contrats doivent être libellés au nom de l’institution
 Tout enregistrement comptable doit être appuyé des pièces justificatives probantes
(autorisations de dépenses, pièces justificatives)

5. Critères de performances
 Respecter les délais de paiement des loyers

Manuel de procédures comptables 23 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
6. Déroulement opérationnel

A. Réception des contrats de loyers


Pour chaque antenne, annexe ou agence, Al Amana s’engage dans un contrat de location avec
le propriétaire qui précise le montant mensuel du loyer, la durée du contrat, le mode et la
périodicité de paiement, et éventuellement le montant de l’avance.
Après la légalisation du contrat de loyer, le service administratif transmet une copie du
contrat au service comptable (service Fonctionnement) pour enregistrement et traitement.

B. Suivi des loyers


Pour le suivi des dépenses de loyer, le comptable établit un état annuel des loyers. Cet état est
alimenté à chaque fois qu’il y a une nouvelle location ou un changement de local

C. Règlement des loyers


Il faut distinguer trois types de paiement :
Le loyer peut être payé soit par :
- chèque : le propriétaire se présente au siège pour encaisser le chèque contre remise du reçu
de paiement ;
- virement établi par le comptable à partir du compte bancaire du siège au profit du compte
bancaire des propriétaires
- Paiement en espèces effectué par l’antenne au profit du propriétaire, dans ce cas le loyer est
payé par le compte du coordinateur régional

D. Enregistrement comptable
Lors du paiement, le comptable passe l’écriture suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


6131 Location et charges locatives Montant du loyer
5141 BCM Total des loyers

La pièce comptable avec l’état annuel de loyer est présentée au responsable de service pour
contrôle et visa puis au Chef comptable
Après le visa du chef comptable, le dossier est soumis à la cellule de paiement pour
l’établissement de la lettre de virement ou du chèque
Pour les loyers payés par le CR, le comptable vérifie les montants réellement payés par le CR
avec l’état de suivi annuel, et prépare la pièce comptable de règlement des loyers par zone
La pièce comptable avec l’état annuel des loyers est présentée au responsable de service
pour contrôle et visa puis au Chef comptable
Manuel de procédures comptables 24 Etablissement : Février 07
Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Contrat de loyer
Etat de suivi de loyer Visa Mensuel
Pièce comptable

Comptable Contrat de loyer Visa Mensuel


Etat de suivi de loyer
Pièce comptable

Chef comptable Contrat de loyer Visa Mensuel


Etat de suivi de loyer
Pièce comptable

8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Etat de suivi des loyers
- Contrats de loyers

9. Classement, conservation et archivage

Fréquence de Délai
Auteur Support Modalités de classement
classement conservation

Comptable Pièce comptable Chrono Banque Mensuel 10 ans

Manuel de procédures comptables 25 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement des Factures Date de cessation d’effet :
téléphonique & Internet
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement de factures
téléphonique & Internet

2. Intervenants
DF (Cellule de paiement), DCCG (service fonctionnement), DARH, DC, Antennes, CRS

3. Etapes
A. Réception des factures téléphoniques & Internet
B. Traitement et règlement des factures téléphoniques & Internet

4. Règles de gestion
 Toutes les factures téléphoniques et Internet doivent être transmises du département
administratif au DCCG (service Fonctionnement) à la fin du mois.
 Tout enregistrement comptable doit être appuyé des pièces justificatives probantes
(autorisations de dépenses, pièces justificatives)

5. Critères de performances
 Respecter le délai de paiement des factures de téléphone et Internet
 Aucune coupure de Téléphone ou d’internet

6. Déroulement opérationnel

A. Réception des factures téléphoniques & Internet

Toutes les factures téléphoniques (antennes, agences et siège) sont payées par le siège.
Le comptable reçoit de la part du département administratif toutes les factures téléphoniques
après affectation de chaque facture à l’antenne appropriée.

Manuel de procédures comptables 26 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
B. Traitement, règlement et enregistrement des factures téléphoniques & Internet

Après réception des factures le comptable procède au contrôle et à la passation des écritures
suivantes :

1- Le comptable procède à la prise en charge de toutes les factures, il établit un journal de


saisie sur Excel et passe l’écriture suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


6131 TEL MOIS X Montant
4411 Fournisseur IAM Montant

2- la préparation de la pièce comptable relative au paiement, cette pièce se présente


comme suit :

Compte Débit Crédit


4411 Montant de la facture
5141 Montant de la facture

Le comptable présente la pièce comptable et le journal de saisie au responsable de service


pour contrôle et visa, puis au chef comptable.
Après le visa de chef comptable, le dossier est soumis à la cellule de paiement pour
préparation du mode de règlement

7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Factures tel & Internet
Journal de saisie Visa Mensuel
Pièce comptable

Comptable Factures tel & Internet Visa Mensuel


Journal de saisie
Pièce comptable

Chef de service Factures tel & Internet Visa Mensuel


Journal de saisie
Pièce comptable

Manuel de procédures comptables 27 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Journal de saisie
- Facture tel & internet

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Pièce comptable de Chrono Banque Mensuel 10 ans


paiement & Factures

Comptable Journal de saisie Chrono Charges Mensuel 10 ans

Manuel de procédures comptables 28 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Gestion des immobilisations Date de cessation d’effet :
Procédures associées : NP 28/01 Procédures remplacées :

Comptes associés : Diffusion :


2…,3488, 4488

1. Objet
Définir les modalités de gestion les opérations d’enregistrement des immobilisations
Les aspects relatifs à l’approbation, sélection des fournisseurs, passation et réception de la
commande sont décrits dans la procédure des achats. L’inventaire des immobilisations est
décrit dans le manuel de procédures administratives.
Les immobilisations sont gérées selon leur affectation : siège ou antennes. Les achats des
immobilisations sont régis par les procédures définies dans le manuel de procédures
administratives et le manuel de l’agent de crédit.

2. Intervenants
Antennes, CRs, Administration et DCCG (comptabilité fonctionnement)

3. Etapes
A. Gestion des Immobilisations pour le siège
1. Contrôle des factures
2. Constatation comptable
3. Mise à jour du tableau d’inventaire
4. Règlement
5. Inventaire Extra comptable
6. Les mouvements
B. Gestion des Immobilisation des antennes
1. La demande de fonds
2. Approbation
3. Réception de la facture
4. Inventaire Extra comptable
5. Les mouvements
C. Les mises au rebut

Manuel de procédures comptables 29 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
4. Règles de gestion
 Tout enregistrement comptable doit être appuyé des pièces justificatives probantes
(autorisations de dépenses, pièces justificatives)
 Toutes les factures relatives à l’acquisition des immobilisations doivent être
parvenus au DCCG (service Fonctionnement)
 Les acquisitions d’immobilisations sont rattachées à l’exercice auquel elles se
rapportent

5. Critères de performances
 Toutes les immobilisations sont prises en charge par le service comptable
 Toutes les factures sont payées à leurs échéances

6. Déroulement opérationnel

A. Gestion des Immobilisations pour le siège

1. Contrôle des factures :


Le comptable reçoit le dossier complet d’achat d’immobilisations du responsable des
achats au département administratif. Le responsable des achats doit faire le contrôle
arithmétique sur la facture et apposer son « OK pour paiement ». le comptable effectue les
contrôles suivants :

 Exhaustivité du dossier d’achat :

1. L’original de la facture probante si possible ;


2. Le bon de commande visé et signé par les personnes habilitées
3. Le bon de livraison signé par le responsable administratif ou les personne
habilitées ;
4. Les devis de trois fournisseurs au moins ou l’appel d’offres lorsque le montant
dépasse 20 000DH ;
5. Etat comparatif de prix ;
6. Le procès-verbal de la réunion de la commission d’ouverture des plis assorti du
fournisseur retenu dans le cas d’appel d’offres
7. Le PV de la commission d’achat ;
8. L’affectation de l’immobilisation : l’utilisateur et le numéro d’inventaire

 Il vérifie aussi que :


1. La facture est au nom d’AL AMANA, signée et cachetée par le fournisseur ;
2. Le bon de commande est visé par les personnes habilitées;

Manuel de procédures comptables 30 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
3. Le fournisseur retenu présente la meilleure offre ; ou cas d’exception justifié par
les moyens appropriés PV explicatif signé.
4. Le fournisseur est le même que celui figurant dans le PV de la commission qui a
statué ;
5. Les différents montants et calculs de la facture sont exacts ;
6. Les éléments de la facture, le bon de commande et le bon de livraison sont
conformes (désignation, quantité et prix)

2. Constatation comptable :
Le comptable prépare le journal de saisie, il passe l’écriture suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit

2…. Immobilisation Montant TTC

4411. Fournisseur Montant TTC

A la fin de chaque mois, le journal de l’immobilisation avec les copies des factures des
immobilisations sont soumis au responsable de service pour contrôle et visa, puis au chef
comptable

Le journal de saisie est saisi par la suite sur SAGE 1000 dans le journal « Immobilisations ».

Ce journal est classé dans le chrono des immobilisations par mois

3. Mise à jour du tableau d’inventaire :


Un suivi extra comptable (sous Excel) est effectué par le comptable chargé de l’inventaire des
immobilisations. Il sert à mettre à jour le tableau d’inventaire.

Ce dernier fait ressortir les éléments suivants :

• Date d’acquisition ;
• Code de l’immobilisation : N° d’inventaire ;
• Affectation (par centre analytique) ;
• Nature de l’immobilisation ;
• Prix d’acquisition ;
• Fournisseur ;

Manuel de procédures comptables 31 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
• Amortissements antérieurs, la dotation de l’exercice, le cumul d’amortissements et la
valeur nette comptable

4. Règlement :
A l’échéance de la facture, le comptable prépare la pièce comptable pour le règlement du
fournisseur. Il passe l’écriture suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


4411.. Fournisseur Montant TTC (X)
5141 BCM (X)

La pièce comptable et le dossier d’achat sont soumis au contrôle du chef comptable pour visa
avant d’être remis à la cellule paiement pour préparer un chèque au nom du fournisseur.

Ensuite la pièce comptable est soumise aux signataires pour approbation et le chèque pour
signature sur la base du dossier d’achat.

La pièce comptable est saisie sur SAGE 1000 dans le journal « Banque ».

La pièce comptable avec le dossier complet est classée dans le chrono banque par date sous
ref 5/MOIS/ANNEE/REF

5. Inventaire Extra comptable : (Voir procédure sur la gestion des immobilisation


n° 28/01)

6. Les mouvements : (Voir procédure sur la gestion des immobilisation n° 28/01)

B. Gestion des Immobilisation des antennes

1. La demande de fonds :
Après détermination du besoin en immobilisation, le coordinateur régional envoie au DC une
demande de fonds cachetée et signée par lui-même et joint à cette demande trois devis
contradictoires portant aussi sa signature et son cachet (en l’absence de devis en bonne et due
forme, une copie de la CIN du fournisseur est exigée).

La demande de fonds est visée par le responsable du crédit, et transmise au service comptable
dans un délai qui ne dépasse pas les trois jours

Manuel de procédures comptables 32 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Le comptable contrôle les trois devis, et établit la pièce comptable où il constate la valeur de
la dépense comme avance à l’antenne sur la zone :

Compte Libellé Débit Crédit


3488 Avance immobilisation antenne X 1 .000, 00
5141 Avance immobilisation antenne X 1 .000, 00

2. Approbation :
Après contrôle du chef comptable,et apposition de son visa, la pièce comptable est soumise
aux signataires pour approbation puis elle est faxée au coordinateur régional comme accord
dudit achat.

Le dossier avec la pièce comptable est classé dans le chrono banque de coordinateur régional

3. Réception de la facture
Dés réception des fax des factures et PV par le service administratif, un agent du département
administratif fera les enregistrements nécessaires dans le registre de l’inventaire, affectera les
numéros d’inventaire et transmettra le tout au service comptable (service Fonctionnement)
dans un délai d’une semaine
Le comptable constate la comptabilisation de l’immobilisation, il prépare le journal de saisie,
il passe l’écriture suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit

2…. Immobilisation Montant TTC

4488 Fournisseur Montant TTC

Au plus tard le 3éme jour ouvrable qui suit l’expiration du mois, l’antenne est tenue
d’envoyer la caisse par mail pour le traitement.

Le solde de l’avance est effectué dans le traitement de la caisse où l’acquisition est réellement
faite.
L’écriture à passer est la suivante :

Compte Intitulé de compte Débit Crédit


4488 Achat immobilisation antenne 1.000,00
3488 Achat immobilisation antenne 1.000,00

Manuel de procédures comptables 33 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Chaque fin de mois, le service comptable procèdera au rapprochement des données traitées
par la comptabilité suite à la réception des fichiers des dépenses des antennes et les factures
reçues par le département administratif et transmettra les écarts au département administratif.

4. Inventaire Extra comptable : (Voir procédure sur les immobilisations n° 28/01)

5. Les mouvements : (Voir procédure sur les immobilisation n°28/01)

C. Les mises au rebut

Aprés réception de la décision établie par le service administratif de mise au rebut signée par
deux chefs de départements , le comptable procède à la passation de l’écriture suivante sur le
journal d’inventaire :

Compte Intitulé compte Débit Crédit

619 Complt d’amortissement/MAR Montant

28 Complt d’amortissement/MAR Montant

651 VNA/MAR Montant

28 Cumul d’amortissement Montant

2 Prix d’acquisition immob Montant

Le journal de saisie et le dossier de mise au rebut sont soumis au contrôle du responsable de


cellule puis au chef comptable avant d’être saisis sur Sage et classés dans le chrono inventaire
par date sous réf : I/MOIS/ANNEE/REF

Après la saisie, le comptable procède au retrait des immobilisations objet de mise au rebut sur
le livre d’inventaire.

Manuel de procédures comptables 34 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Auteur Support Matérialisation du contrôle Fréquence du contrôle


Comptable Journal de saisie Visa mensuel

Comptable Journal de saisie Visa mensuel

Chef comptable

Journal de saisie Visa mensuel

8. Supports et formulaires

- Pièce comptable ;
- Journal de saisie
- Factures

9. Classement, conservation et archivage

Fréquence
Modalités de Délai
Auteur Support de
classement conservation
classement
Comptable pièce comptable de chrono Banque 841 Mensuel
paiement
Mensuel 10 ans
Journal saisie Chrono immobilisation
Mensuel
Copie de facture Jointe au journal de
saisi
Décision de mise au rebut Journal inventaire Mensuel

Manuel de procédures comptables 35 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Procédure des achats
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement des achats Date de cessation d’effet :
Procédures associées : procédures Achats Procédures remplacées : manuel procédures
comptables version 2002
Comptes associés : 6…, 4411 Diffusion :

1. Objet
Cette procédure a pour objet la description du processus de traitement des achats

2. Intervenants
Antennes, CRs, Service du siège et DCCG (comptabilité fonctionnement)

3. Etapes
A. Réception du dossier d’achat
B. Prise en charge des achats
C. Constatation comptable
D. Règlement
E. Analyse des comptes fournisseurs

4. Règles de gestion
 Le département administratif transmet les dossiers des fournisseurs à la comptabilité
dans les délais

 Le département comptable constate la charge selon la nature de l’achat

 Le comptable prépare la pièce comptable pour le règlement après deux mois, sauf si le
bon de commande indique d’autres conditions de paiement

 Tous les achats sont autorisés et justifiés

5. Critères de performances
 Tous les achats sont pris en charge par le service comptable
 Toutes les factures sont payées à leurs échéances

Manuel de procédures comptables 36 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
6. Déroulement opérationnel

A. Réception du dossier d’achat :


Après livraison de l’achat et réception de la facture, le département administratif transmet les
dossiers des fournisseurs à la comptabilité pour règlement. Ces dossiers comprennent :

• L’original de la facture (probante si possible) ;


• Le bon de commande visé par les personnes habilitées et signé par le chef de
département ou le responsable Administratif ;
• Le bon de livraison signé par les personnes habilitées
• Les devis d’au moins trois fournisseurs ou l’appel d’offres lorsque le prix d’achat
dépasse les 20 000DH ;
• Etat comparatif des prix ;
• Le procès-verbal de la réunion de la commission d’ouverture des plis assorti du
fournisseur retenu dans le cas d’appel d’offres.
• Le PV de la commission d’achat pour les achats qui exigent la validation de cette
commission
• L’affectation de l’immobilisation

Le comptable chargé de la comptabilisation des achats et des règlements de fournisseurs


vérifie que :

• La facture est au nom d’AL AMANA, signée et cachetée par le fournisseur ;


• Le bon de commande est visé par les personnes habilitées ;
• Le fournisseur retenu présente la meilleure offre ;
• Le fournisseur est le même que celui figurant dans le PV de la commission qui a
statué ;
• Les différents montants et calculs de la facture sont exacts ;
• Les éléments de la facture, le bon de commande et le bon de livraison sont conformes
(désignation, quantité et prix).

Manuel de procédures comptables 37 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
B. Prise en charges des achats :

Le comptable selon l’objet ou la désignation de l’achat définit la nature de la charge et le


compte approprié et il prépare le journal Achat sur une feuille Excel. Il passe l’écriture
suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit

6…….. Compte de charge Montant TTC

4411 Fournisseur Montant TTC

C. Constatation comptable :
 Contrôle du journal de saisie :
Le journal de saisie est soumis au contrôle du responsable de cellule puis au chef comptable
sur la base de la copie de la facture. La pièce comptable est alors signée à cet effet par ces
derniers.

 Saisie sur sage 1000 :


Le journal de saisie est saisi sur SAGE 1000 dans le journal « Achats » .puis il est classé dans
le chrono Achat sous ref : 6/MOIS/ANNEE/REF

 Préparation de la pièce comptable :


A l’échéance, en principe après deux mois, le chargé du suivi du règlement des fournisseurs
prépare la pièce comptable.

D. Règlement :
 A l’échéance de la facture, le comptable prépare la pièce comptable pour le règlement du
fournisseur.

 Il passe l’écriture suivante

Compte Intitulé compte Débit Crédit


4411.. Fournisseur Montant TTC (X)
5141 BCM (X)

Manuel de procédures comptables 38 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
 La pièce comptable est soumise au responsable de cellule puis au chef comptable pour
contrôle sur la base du dossier d’achat.

 Un chèque du montant de la facture est ensuite préparé par la cellule paiement au nom du
fournisseur sur la base de la pièce comptable visée par le chef comptable, à laquelle elle
appose un cachet et mentionne le numéro du chèque ou du virement.

 La pièce comptable est ensuite soumise au chef comptable pour approbation et le chèque
est transmis pour signature conjointe de deux signataires, toujours sur la base du dossier
d’achat. Le service achats se charge de la remise des chèques aux fournisseurs.

 La pièce comptable est saisie sur SAGE1000 dans le journal « Banque »

 La pièce comptable et le dossier complet sont classés par le comptable dans le chrono
banque sous ref : 5/MOIS/ANNEE/REF

E. Analyse des comptes fournisseurs :


A la fin de chaque mois le comptable procède à l’analyse de tous les comptes Fournisseurs.

7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal de saisie Visa Mensuel
Pièce comptable Visa Semaine

Comptable Journal de saisie Visa Mensuel


Pièce comptable Visa Semaine

Chef comptable Journal de saisie Visa Mensuel


Pièce comptable Visa Semaine

8. Supports et formulaires

- Pièce comptable
- Journal de saisie

Manuel de procédures comptables 39 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Pièce comptable jointe au Chrono banque Chaque fois qu’un 10 ans
Fonds de dossier Achat achat a lieu

Comptable Journal de saisie avec copie Chrono charges Mensuel 10 ans


de facture jointe

Manuel de procédures comptables 40 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement de frais de mission Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Manuel de procédures Procédures remplacées :
administratives, Manuel de l’agent de crédit
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

Cette procédure a pour objet la description du processus de traitement des frais de mission

2. Intervenants

DCCG (Service Fonctionnement), département du siège, CRs, Antennes

3. Etapes :

A. Frais de mission des agents de terrain

a. Réception des frais de mission et notes de frais

b. Traitement des frais de mission

c. Délai de remboursement

B. Frais de mission de personnels de siège

4. Règles de gestion
• Tout déplacement hors du périmètre urbain de la ville où travaille le missionnaire
doit être justifié par un ordre de mission
• Toutes les missions doivent être dûment approuvées
• Toutes les notes de frais doivent être dûment justifiées

5. Critères de performances
• Délais de traitement des notes de frais ;
• Taux de rejet des notes de frais

Manuel de procédures comptables 41 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
6. Déroulement opérationnel

Il faut distinguer entre les frais de mission des agents de terrain, crs, personnel du siège,
formateurs, techniciens, et enquêteurs.

Ces frais de mission se voient appliquer le même principe de traitement, à savoir le rachat des
dépenses réalisées par le missionnaire. Nous allons décrire la procédure de traitement de frais
de mission des agents du terrain et du siège sur lesquelles s’appuient les autres procédures.

A- Frais de mission des agents de terrain :

a. Réception des frais de mission et notes de frais

Les agents de terrain dont les missions n’engagent pas de nuitées sont remboursés du montant
de leurs frais auprès de la petite caisse de l’antenne sur présentation de pièces justificatives à
l’agent administratif.

Pour les missions qui engagent des nuitées, chaque missionnaire doit remplir sous huitaine sa
note de frais : Calculer les perdiems, transport, hébergements et autres dépenses.

Les notes de frais doivent être validées par l’agent encadrant.

La secrétaire de zone doit rassembler l’ensemble des frais de mission de sa zone, vérifier si
toutes les notes de frais sont validées par l’agent encadrant, l’existence de toutes les pièces
justificatives (Facture de l’hôtel, frais de transport, ordre de mission signé par les personnes
habilitées…..), envoyer par semaine les dossiers au service comptable (service
Fonctionnement).

b. Traitement des frais de mission

Dès réception de pièces justificatives, Le comptable procède au traitement suivant :

- Vérifier l’OM (cachets, date, Nom du missionnaire, signature,…)


- Vérifier la note de frais
- Vérifier les factures d’hôtel, s’il y a une réservation par hôtel
- Procéder au calcul de perdiems et frais d’hébergement
- Préparer la pièce comptable :

Manuel de procédures comptables 42 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Après contrôle, le comptable prépare une pièce comptable comme suit :

Compte Débit Crédit


61435 Mission Montant de la mission
514111 BCM Montant de la mission

Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable pour approbation et aux signataires pour approbation..

La pièce comptable après sa signature, sera faxée par le département administratif au CR


pour le règlement dans un délai ne dépassant pas une journée à compter du moment de sa
signature

c. Délai de remboursement :
Le délai de remboursement est de 15 jours après la date de réception des pièces justificatives.

Les demandes de remboursement adressées hors délai et non justifiées seront rejetées, sauf
accord formalisé du département de crédit

B- Frais de mission du personnel du siège

Les missions réalisées par le personnel du siège sont remboursées par le siège :

Soit par la caisse du siège, dans ce cas le responsable de la caisse du siège procède à la
vérification et au contrôle du dossier de la mission, calcule les perdiems et l’hébergement et
fait le remboursement ou la restitution de l’avance si le missionnaire a bénéficié d’une avance.
Le comptable procède à un deuxième contrôle au moment du traitement de la caisse du siège.

Soit payées par chèque, dans ce cas le comptable qui est chargé du contrôle, vérifie le dossier
de la mission, calcule les perdiems et l’hébergement et fait le remboursement ou reçoit la
restitution de l’avance si le missionnaire a bénéficié d’une avance.

Une fois la pièce comptable préparée et validé par le chef comptable, le chèque est par
conséquent libellé au non nom du bénéficiaire et soumis à la direction pour signature.

La cellule de paiement se charge de la remise du chèque au bénéficiaire.

Manuel de procédures comptables 43 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Ordre de mission
Pièces justificatives Visa
Pièce comptable Visa Semaine

Comptable Ordre de mission


Pièces justificatives Visa
Pièce comptable Visa Semaine

Chef comptable Ordre de mission


Pièces justificatives Visa
Pièce comptable Visa Semaine

8. Supports et formulaires

- Pièce comptable
- Ordre de mission
- Pièces justificatives

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Pièce comptable jointe à Chrono banque Chaque fois ou une 10 ans
l’ordre de mission & mission a lieu
pièces justificatives

Manuel de procédures comptables 44 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement des avances sur mission Date de cessation d’effet :
Procédures associées : manuel des procédures Procédures remplacées :
administratives version 2002
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

Cette procédure a pour objet la description du processus de l’attribution et remboursement


des avances pour la réalisation des missions

2. Intervenants

Tous les départements

3. Etapes :

A. Réception de la demande de l’avance

B. Traitement et attribution de l’avance

C. Remboursement des avances

D. Suivi des avances

4. Règles de gestion
• Toutes les avances doivent être justifiées par un ordre de mission
• L’utilisation de l’avance doit être dûment justifiée par la note de frais et les pièces
justificatives
• Toutes les avances doivent être restituées dans les délais requis par la procédure

5. Critères de performances
• Délais de traitement et apurement des avances ;

Manuel de procédures comptables 45 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
6. Déroulement opérationnel

A. Réception de la demande de l’avance


Les avances sur frais de missions nationales ou internationales sont monnayées à partir de la
caisse du siège ou adressées par virement ou chèque :
Le montant des avances sur mission à l’étranger est calculé selon le barème de coût de vie
payé mis en place par l’USAID
Le montant des avances sur les missions nationales est calculé sur la base de 80% de
l’estimation préliminaire des frais de mission accordés.
Un supplément peut être accordé selon les cas à la demande du missionnaire et sur
approbation de son superviseur ;
Après le calcul de l’avance fait par le caissier, celui ci transmet une demande par mail au
département comptable service Fonctionnement

B. Traitement et attribution de l’avance


Après réception de la demande de l’avance, le comptable procède aux opérations suivantes :
- Contrôle et vérification du calcul
- S’assurer de l’existence de l’ordre de mission
- Préparation de la pièce comptable

Compte Intitulé compte Débit Crédit


3488 Avance sur mission Montant X
5141 BCM Montant X

Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable et aux signataires pour approbation.

C. Remboursement des avances

De retour de sa mission le missionnaire présente à la comptabilité service fonctionnement,


dans un délai qui ne dépasse pas les trois jours pour le personnel du siège et sous huitaine s’il
s’agit d’un agent de terrain, l’ensemble des justificatifs de ses frais de mission.

Manuel de procédures comptables 46 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Le comptable contrôle les pièces qui lui sont présentées, et prépare la pièce comptable :

- Lorsque le montant des frais de mission est supérieur au montant de l’avance octroyée, le
remboursement au bénéficiaire s’effectue :

 Dans les 48H, pour le personnel du siège soit à la caisse du siège, virement ou chèque

 Dans un délai d’une semaine pour les agents de terrain et les crs

Pour le cas des agents de terrain, le remboursement au bénéficiaire est réalisé par le
coordinateur régional contre la réception d’une pièce comptable faxée par la comptabilité.

Les missions réalisées par les coordinateurs régionaux, sont remboursées par DAP ou chèque
sur la base de la pièce comptable.

- Inversement lorsque le montant des frais de missions est inférieur à l’avance octroyée, le
missionnaire est invité à reverser le reliquat au compte de l’association ou à la caisse du
siége ou à la petite de caisse des antennes (si le montant de l’avance est inférieur à
500dh) dans un délai de huit jours.

D. Suivi des avances

Chaque fin de mois, le comptable analyse le compte avance et un état mensuel des avances
non soldées est présenté au comité directeur, le 15 du mois qui suit.

7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Ordre de mission
Demande d’avance
Pièce comptable Visa

Comptable Ordre de mission


Demande d’avance A chaque fois
Pièce comptable Visa qu’une mission a
lieu

Chef comptable Ordre de mission


Demande d’avance
Pièce comptable Visa

Manuel de procédures comptables 47 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
8. Supports et formulaires

- Pièce comptable
- Ordre de mission
- Demande d’avance

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Pièce comptable jointe à Chrono banque Chaque fois ou une 10 ans
l’ordre de mission & la mission a lieu
demande d’avance

Manuel de procédures comptables 48 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement Date d’effet :
Activité : Traitement de frais des stagiaires Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

Cette procédure a pour objet la description du processus de traitement de frais des


stagiaires

2. Intervenants

DCCG , DF (Cellule de paiement) , DC , Antennes, CRS

3. Etapes :

A- Traitement du perdiem et frais d’hôtel des stagiaires

B- Traitement de frais de déplacement des stagiaires

4. Règles de gestion
• Toutes les missions de stage doivent être justifiées par un ordre de mission
• Toutes les demandes d’envoi de frais des stagiaires doivent être parvenues deux
jours avant le dernier jour de formation.
• Toutes les notes de frais de déplacement de stagiaires doivent être dûment justifiées

5. Critères de performances
• Délais de traitement des notes de frais de déplacement des stagiaires et envoi du
perdiem ;

6. Déroulement opérationnel

A- Traitement du Perdiem et frais d’hôtel de stagiaires :

Dés réception de l’ordre de mission, ainsi que la demande de l’envoi de frais d’hôtel de la part
de la secrétaire, le comptable procède :

- au calcul du perdiem selon la période mentionnée sur l’ordre de mission

- Vérifier l’état de réservation de l’hôtel envoyé par chaque secrétaire

Manuel de procédures comptables 49 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
- Préparation de la pièce comptable :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


3488 Avance Perdiem stagiaire Montant
3488 Avance Frais d’hôtel Montant
5141 BCM Montant

Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable et aux signataires pour approbation

B- Traitement de frais de déplacement des stagiaires :

Il faut distinguer entre les formations de stagiaires décentralisées et celles centralisées

Pour le cas des formations centralisées : le remboursement doit être effectué par la caisse du
siège selon la procédure de la caisse siège.

Dès réception des pièces justificatives le 1er jour de la formation, le comptable procède au
traitement suivant :

- Vérifier l’OM

- Vérifier l’état de déplacement préparé par le stagiaire avec les pièces justificatives.
Dans cet état le stagiaire doit obligatoirement mentionner les frais de déplacement en
précisant la date, le montant, le moyen de transport, la destination et les frais de retour

- Préparer un état récapitulatif des frais de stagiaires,

- Donner une estimation à la cellule de paiement du montant total des frais de


déplacement des stagiaires à 9H30 du dernier jour de formation

- Soumettre cet état avec les pièces justificatives au responsable de la cellule pour
contrôle et visa - puis au visa et contrôle du chef comptable, le chargé de la petite
caisse reçoit cet état à 11h du dernier jour de la formation pour le paiement des
stagiaires en espèces.

Manuel de procédures comptables 50 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Concernant les formations de stagiaires décentralisées :
Le département du crédit désigne une personne du terrain pour rembourser les stagiaires.
Le traitement se fait de la manière suivante :
- La demande d’envoi de fonds doit être parvenue à la comptabilité 3 jours avant la date
prévue de remboursement des stagiaires
- Les ordres de missions sont joints à cette demande

- Après réception de cette demande le comptable procède à l’établissement de la pièce


comptable comme suit :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


3488 Avance Perdiem stagiaire Montant

5141 BCM Montant

Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au chef
comptable et par la suite la pièce comptable sera transmise à la caisse siège pour préparation
de l’ordre de virement puis aux signataires pour approbation

Après le remboursement des stagiaires :


- La personne chargée du paiement doit envoyer l’état de paiement des stagiaires avec
toutes les pièces justificatives dans un délai qui ne dépasse pas les 3 jours
- La personne chargée du paiement doit verser immédiatement le reste de fonds après
paiement de stagiaires dans le compte bancaire de siège

Après réception des pièces justificatives, le comptable procède au contrôle et au solde de


l’avance

Il prépare la pièce comptable suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


61 Frais de stagiaires Montant

3488 BCM Montant

Le comptable soumet la pièce comptable au responsable de cellule pour contrôle puis au


chef comptable

Manuel de procédures comptables 51 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Ordre de mission
Demande de frais
d’hôtel
Etat de perdiems Visa
Etat de déplacement Visa
de stagiaire
Pièce comptable Visa

Comptable Ordre de mission


Demande de frais
d’hôtel A chaque fois ou
Etat de perdiems une mission de
Etat de déplacement Visa stage a lieu
de stagiaire
Pièce comptable Visa

Chef comptable Ordre de mission


Demande de frais
d’hôtel
Etat de perdiems
Etat de déplacement Visa
de stagiaire
Pièce comptable Visa

8. Supports et formulaires
- Pièce comptable
- Ordre de mission
- Demande de frais d’hôtel
- Etat de déplacement de frais de stagiaire
- Demande d’avance

Manuel de procédures comptables 52 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Pièce comptable jointe à Chrono banque


l’ordre de mission de stage et
les pièces justificatives
Chaque fois ou une 10 ans
mission de stage a
Comptable Frais de déplacements par la Chrono caisse lieu
caisse

Manuel de procédures comptables 53 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité fonctionnement & Date d’effet :
Activités
Activité : Rapprochements bancaires Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

Cette procédure a pour objet la description du processus d’élaboration des


rapprochements bancaires (comptes bancaires de fonctionnement et compte bancaire de
Fonds de crédit)

2. Intervenants

DCCG

3. Etapes :

A- Type de comptes bancaires de l’association

B- Rapprochements bancaires

C- Apurements des écarts

D- Approbation des états de rapprochement définitifs :

4. Règles de gestion
• Les états de rapprochement sont entamés dès que la saisie des opérations est arrêtée
• Les états de rapprochements sont établis pour l’ensemble des comptes dont dispose
AAA et de manière régulière.
Les états de rapprochements sont approuvés par le chef comptable

5. Critères de performances
• Etablissement d’état de rapprochements bancaires mensuels ;
• Explication des écarts soulevés entre le solde bancaire figurant sur le relevé de
compte et celui de la comptabilité (comptes banques)

Manuel de procédures comptables 54 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
6. Déroulement opérationnel

A. Type de comptes bancaires de l’association

Pour le suivi des comptes d’Al Amana, il faut distinguer entre :

1. Les comptes bancaires Fonds de crédit : réservés aux opérations de déboursements et


remboursement des antennes. Il s’agit des comptes siège FC et les comptes locaux FC.

2. Les comptes de fonctionnement d’Al Amana : réservés aux opérations liées au


fonctionnement de l’association (compte siège FCT) ainsi que les comptes des
coordinateurs régionaux (Comptes Revenus Locaux).

La liste des comptes bancaires ouverts auprès des différentes banques est établie et
mise à jour d’une façon périodique par la cellule paiement. Elle est communiquée à la
comptabilité au fur et à mesure que des changements ont lieu.

B. Rapprochements bancaires

A la fin de chaque mois, le responsable des rapprochements bancaires procède aux étapes
suivantes :

1. L’édition des grands livres des comptes à rapprocher.

2. La photocopie des relevés originaux ou de ceux présentés par la cellule de trésorerie


en cas de problème de réception de relevés bancaires;

3. Pointage des éléments des deux supports (mouvement)

Un état de rapprochement sur Excel fait apparaître le résultat du pointage effectué. Il


présente :

1. Les soldes finaux du grand livre et les relevés bancaires ;

2. Les opérations qui sont comptabilisés par la comptabilité, mais qui ne sont pas encore
apparues sur le relevé bancaire ;

3. Les opérations qui sont comptabilisées par la banque, mais non encore comptabilisées
par le service de la comptabilité ;

Ensuite les états de rapprochements sont édités avec les écarts soulevés puis soumis aux
responsables de cellule (trésorerie et activités) pour analyse et apurement

Manuel de procédures comptables 55 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
C. Apurements des écarts

Afin de redresser les écarts soulevés par les chargés de rapprochement bancaires, le
comptable confirmé procède à l’analyse des montants par nature et par compte.

Il s’agit en principe des écarts dus au timing des opérations par exemple des chèques émis non
encaissés par leurs bénéficiaires, ou des erreurs que les comptables rectifient. Une fois cette
étape terminée, le chargé du rapprochement bancaire édite les états finaux de rapprochements
bancaires pour validation par le responsable de cellule.Ce contrôle est matérialisé par le visa
du comptable confirmé.

D. Approbation des états de rapprochement définitifs :

Les états de rapprochements apurés définitivement doivent être visés par le chargé des
rapprochements bancaire et le comptable confirmé qui est chargé de l’apurement des
rapprochements

7. Contrôle interne
Matérialisation Fréquence
Auteur Support
du contrôle du contrôle
Comptable Etat de rapprochement bancaire Visa Mensuel
Etat de rapprochement bancaire
Comptable Visa Mensuel
Etat de rapprochement bancaire
Chef Comptable

Visa Mensuel

8. Supports et formulaires

- Relevés bancaire

- Bank paiement

Manuel de procédures comptables 56 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
- Grand livre

9. Classement, conservation et archivage.

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Responsable de Relevés bancaires Ordre Mensuel 10 ans


suivi de relevés Chronologique
bancaire des comptes

Comptable Etat de rapprochements Ordre Mensuel 10 ans


bancaires Chronologique
des comptes

Manuel de procédures comptables 57 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Comptabilité fonds de crédit

Manuel de procédures Date d’établissement :


Processus : Manuel procédures comptables Date d’effet :
Activité : comptabilité Activités Date de cessation d’effet :
Procédures associées : manuel de l’agent de Procédures remplacées :
crédit version fusionnée A
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

La présente procédure a pour objet la présentation des procédures de traitement liées à la


comptabilité Activités

2. Intervenants

Tous les départements

3. Etapes

 Introduction

 Fonds envoyés

 Traitement des déboursements effectifs

 Procédure remboursement

 Passation des Opérations diverses

 Travaux d’inventaires

 Analyses et justifications des comptes FC

Manuel de procédures comptables 58 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Introduction

Le service Activités se charge principalement d’une part du contrôle de l’envoi des fonds pour
les déboursements effectué par le département financier, et d’autre part de la comptabilisation
des opérations de remboursement.

De plus, service assure l’accomplissement et le suivi d’un ensemble de tâches qui se


reproduisent :

- Chaque jour : tel que le suivi des recettes non versées ;


- Chaque semaine : analyse de certains comptes (ex. virement de fonds, fonds envoyés
par DAP, comptes transitoires…)
- Chaque mois : Passation des écritures d’opérations diverses, rapprochement
informatique…
- Chaque fin de période : passation des pertes sur prêts radiés, des provisions pour
dépréciation des créances en souffrance et des écritures de régularisation de l’actif.

Egalement le service Activités effectue des travaux courants à savoir :

- Le suivi et la comptabilisation des pertes sur prêt : décès ou incapacité sur la base des
décisions reçues du Département du crédit ;

Toutefois, la répartition des taches entre les membres de cette cellule n’est pas figée et laisse
la place à des possibilités de permutation de poste de travail.

Manuel de procédures comptables 59 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : comptabilité Activités Date d’effet :
Activité : Fonds Envoyés Date de cessation d’effet :
Procédures associées : 07/04, manuel de Procédures remplacées :
l’agent de terrain, manuel du CR, 12/05, 35/06
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

L’objet de la présente procédure est de présenter le processus comptable de traitement des


demandes de déboursement ou appels de fonds parvenus du terrain.

2. Intervenants

Antennes, CRs, DCCG (comptabilité Activités), département Financier et département


administratif.

3. Etapes :

1. Réception des journaux de saisie et les lettres de virement

2. Contrôle des journaux et les lettres de virement :

3. Intégration sur Sage

4. Suivi des DAP non utilisés :

4. Règles de gestion

 Les lettres de virements et les journaux de virement doivent être envoyé par le DF
au DCCG le lendemain à 10H pour chaque jour financier

 Toutes modification ou annulation d’un virement doivent être matérialisé par une
pièce comptable

5. Critères de performances

 Les antennes reçoivent les montants nécessaires pour compléter leurs


déboursements la matinée du jour financier

 Les montants envoyés correspondent à des besoins correctement estimés et réels

Manuel de procédures comptables 60 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
6. Déroulement opérationnel

1. Réception des journaux de saisie et les lettres de virement (voir la note de procédure relative à
l’envoi de Fonds n°35/06)

2. Contrôle des journaux et lettres de virement : (voir la note de procédure relative à l’envoi de
Fonds n°35/06)

3. Intégration sur Sage :

Le comptable doit rassembler l’ensemble des journaux de saisie envoyé par jour par Le DF et
procède à l’intégration sur Sage :

4. Suivi des DAP non utilisés :

Le transfert en forme de DAP est requis pour les antennes n’ayant pas la possibilité d’utiliser
leurs comptes bancaires.

En cas de non utilisation du DAP l’agent bénéficiaire est dans l’obligation de le retirer le jour
financier avant fermeture de la banque, et de le reverser auprès de la même agence au compte
siège de l’association. Il est appelé également selon la note de procédure 12/05 à informer, le
jour même du déboursement, par mail le service comptable en mettant leur coordinateur en
copie, de la non utilisation du DAP et de faxer le reçu de versement au service Comptabilité
Activités

En cas de problème de connexion, la confirmation de la non utilisation de DAP est faxée, le


jour même du déboursement, au siège service COMPTABILITÉ ACTIVITÉS , accompagnée
du reçu de versement et au coordinateur régional pour information.

Les confirmations de non utilisation ainsi que les reçus bancaires de versement sont classés
par le chargé de suivi de déboursement par date et par antenne. Le chargé de traitement de
déboursement procède le lendemain des jours financiers des antennes au rapprochement des
données relatives aux DAP saisies par les antennes et intégrées à la base centrale avec la liste
des DAP envoyés par la comptabilité FC. Les écarts sont communiqués à la cellule gestion de
données informatique pour confirmation. Après élimination des DAP non utilisés reversés par
les agents l’état des DAP non saisis à la base de données est envoyé au Département Crédit
pour relancer les antennes concernées.

Manuel de procédures comptables 61 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Journal de saisie et lettre de Visa pour chaque
virement opération de
Comptable Visa déboursement
Journaux et lettres de
virement Visa
signataires
Journaux et lettres de
virement
Visa/signature

8. Supports et formulaires

- Les journaux de saisie


- Les virements bancaires
- L’état de déboursement hebdomadaire

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Demande d’autorisation de Par zone et par Hebdomadaire 10 ans


déboursement antenne et par
date

Comptable Les journaux de saisie Par date Quotidien 10 ans

Comptable Lettre de virement Par date Quotidien 10 ans

Manuel de procédures comptables 62 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :

Processus : Comptabilité Activités Date d’effet :

Activité : Traitement des déboursements effectifs Date de cessation d’effet : -

Procédures associées : N°8/2000, 9/05 et manuel Procédures remplacées : -


de l’agent de terrain version fusionnée A

Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement et suivi


des déboursements effectifs.

2. Intervenants
DCCG, DF, DC, DARH

3. Etapes

A. Réception de l’état de déboursement prévisionnel


B. Réception des fiches de contrôle de déboursement des antennes (des fiches C1 & C2)
C. Traitement des contrôles de déboursements C1 & C2
D. Etablissement de l’état de déboursements réels
E. Rapprochement des déboursements réels de la comptabilité avec ceux du service
informatique
F. Intégration des données de déboursement à la comptabilité.

4. Règles de gestion

 Tous les déboursements effectués au sein des antennes sont appuyés des fiches de
contrôle de déboursements, signées par les clients et les agents
 Tous les faxes de contrôles de déboursements doivent être acheminés au service
comptable (service Activités) dans les délais convenus.
 Tout écart issu du rapprochement avec l’informatique doit être expliqué et apuré
dans les meilleurs délais

Manuel de procédures comptables 63 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
5. Critères de performances

- Recevoir toutes les pièces justificatives des déboursements en fin de journée financière ;
- Etablir l’état de déboursements effectifs à la fin de chaque journée

6. Déroulement opérationnel

A- Réception de l’état de déboursement prévisionnel

Le chargé de fonds envoyés prépare, sur la base des appels de fonds envoyés par les
Coordinateurs Régionaux, un état des déboursements prévisionnels de la semaine. Cet
état est transmit au DCCG

B- Réception des fiches de contrôle de déboursement des antennes

La réception par fax des fiches de contrôle de déboursement (fiche C1 & C2) établies par
l’antenne commence à partir de la première heure qui suit les déboursements lors de chaque
journée financière.

Le chargé des prêts en cours ou contrôle de déboursements vérifie en premier lieu l’intitulé
de l’antenne et la date de déboursement, il procède ensuite au classement des fiches par date,
par semaine et par ordre alphabétique afin de déceler les fax non encore parvenus à relancer,
ainsi que les fax illisibles

C- Traitement des contrôles de déboursements, C1 & C2

Le chargé des prêts encours procède à la vérification des éléments suivants :

• nombre de groupes déboursés et sa correspondance avec la demande d’autorisation


de déboursement.

• numéro de promotion : pour s’assurer du traitement de la dernière promotion

• code de groupes : pour s’assurer que seul les groupes autorisés par le CR sont
déboursés.

Manuel de procédures comptables 64 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
• numéros AAA : cette visualisation permet de détecter s’il y a une répétition des
mêmes numéros dans un seul groupe, il permet également une première identification
des nouveaux clients.

• les montants des prêts accordés dans le but de confirmer leur exactitude avec
l’autorisation de déboursement.

• numéros de chèques : afin de déceler s’il y a une répétition des mêmes numéros dans
un seul groupe, cette vérification permet aussi de calculer les montants déboursés par
chèques par l’antenne.

• nombre de nouveaux clients : et sa correspondance avec la demande d’autorisation


de déboursements.

• La case signatures clients : le déboursement du groupe se justifie par les signatures


de ses membres, en revanche, le groupe non déboursé se justifie, selon le cas, par
l’existence de la mention « Annulé » ou « Reporté ».

• Toutefois, tout contrôle de déboursements ne portant pas la signature de l’un des


membres du groupe ou tous les membres ni aucune autre mention fera l’objet d’une
relance urgente à l’antenne, CR et au département du crédit

• Vérification des signatures et cachets des agents. (agent administratif et son co-
équipier). Après avoir examiné ces éléments, le responsable des prêts en cours
effectue des relances nécessaires auprès des antennes concernées.

Une situation périodique des écarts doit être communiquée au DC et au besoin au comité
directeur

D- Etablissement de l’état des déboursements réels

Le responsable des prêts encours prépare l’état des déboursements réels en se basant sur l’état
préparé lors de la réception des demandes d’autorisations de déboursement, il y intègre les
modifications survenues le jour de déboursement : déduction du nombre de clients et
montants non déboursés.

Manuel de procédures comptables 65 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
E- Rapprochement des déboursements réels de la comptabilité avec ceux du service
informatique

Chaque jour, Les données déboursements réels de la service Activités et celle de la cellule
gestion de données de l’informatique seront regroupées dans un fichier Excel. Ce fichier, fera
ressortir tout écart recensé à l’issue de la saisie des données par les deux parties.

Après redressement des écarts par les deux parties, l’état sera signé par les responsables de sa
production et classé par les deux parties : l’informatique et la comptabilité

La comptabilité et l’informatique sont tenues de conserver les statistiques concernant les


anomalies détectées.

F- Intégration des données de déboursement à la comptabilité :

Le chargé des contrôles de déboursement ou prêts en cours procède à la génération d’un


fichier texte via une application informatique dont les écritures sont les suivantes :

Compte Intitulé compte Débit Crédit

3421 Prêts en cours Montant brut déboursé

5141 Banque locale Déboursement par chèque

51155 Fonds envoyés Montant de MAD

5161 Caisse FC Déboursement espèce

7115 Produits d’exploitation Frais d’inscr. + 2 % du brut


frais reçus déboursé + 2,5 % frais
d’accompagnement

Après vérification des écritures par le comptable chargé de l’intégration sur sage 1000, il
exécute le processus d’intégration sur sage

Manuel de procédures comptables 66 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Fiche de contrôle de pour chaque
déboursement Visa opération de
déboursement
Journaux de prêts encours Visa
généré de la base de donnée

8. Supports et formulaires

- Les Fiches de contrôle de déboursement

- Les journaux PEC générés de la base de donnée

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Fiches de contrôle de Par antenne et Hebdomadaire 10 ans


déboursement par date

Comptable Les journaux de saisie Par date Hebdomadaire 10 ans

Manuel de procédures comptables 67 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :

Processus : Comptabilité Activités Date d’effet : 01/08/2005

Activité : Traitement des remboursements Date de cessation d’effet : -

Procédures associées : 08/2002, manuel de Procédures remplacées : -


l’agent de crédit version fusionnée A

Comptes associés : - Diffusion :

1. Objet

Traitement des remboursements.

2. Intervenants

Antennes, DCCG, Service Informatique, trésorerie et Direction de crédit.

3. Etapes :

a. Envoi des données financières et des journaux condensés par les antennes

b. Saisie des données figurant sur le journal caisse

c. Rapprochement des données de la comptabilité avec celles intégrées à la BD

d. Suivi des recettes non versées

e. Relances aux antennes pour redressement

f. Edition du journal condensé des remboursements

g. Intégration des données à la comptabilité :

h. Analyse et justification des soldes :

4. Règles de gestion

Toutes les données financières doivent êtres intégrées dans la base centrale.

Toutes les opérations financières doivent être justifiées par des fax de journaux
condensés dûment remplis.

Manuel de procédures comptables 68 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
5. Critères de performances

- Tous les journaux condensés sont acheminés à la comptabilité

- Toute recette non versée est identifiée et justifiée

6. Déroulement opérationnel

a. Envoi des données financières et des journaux condensés par les antennes

Chaque fois que des opérations financières ont lieu, les agents sont tenus d’envoyer les
données financières au service informatique et au service comptabilité au plus tard
une heure après la fin des déboursements.

i. Le service informatique veille à l’intégration des données au niveau de


la base centrale.
ii. Le service comptabilité reçoit, vérifie, classe les journaux condensés
faxés par les antennes.

En cas de rectification ou ajout d’opération effectués après envoi des données :

iii. les données doivent être renvoyées au service informatique pour une
mise à jour.

iv. Les journaux sont à rééditer et à renvoyer par fax au service


comptabilité.

Le service informatique est tenu d’aviser le service comptable des redressements


effectués ultérieurement.

b. Saisie des données figurant sur le journal caisse :


Les informations suivantes, figurant sur le journal caisse condensé sont saisies dans
une base de données le même jour de réception:

- Solde caisse de la journée

- Solde banque de la journée

- Déboursement par chèque

Manuel de procédures comptables 69 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
c. Rapprochement des données de la comptabilité avec celles intégrées à la BD :

Le rapprochement des données saisies sur la base des journaux condensés avec celles
intégrées à la base de données informatique se fait d’une façon manuelle et fait
ressortir les cas suivants :

- Manque / Non envoi de journal condensé par fax : des données intégrées à
la base de données informatique n’ont pas de justification au niveau du
service comptabilité. Le journal condensé de quelques antennes n’étant pas
parvenu par fax à la comptabilité ;

- Manque de données au niveau de la base de données informatique ; Non


envoi de données à l’informatique : Inversement au cas cité ci-dessus, des
données envoyées par fax peuvent ne pas être envoyées/intégrées à la base
de données informatique.

- Données incomplètes au niveau de la base de données informatique : Il


arrive que des antennes effectuent des opérations financières après avoir
envoyé leurs données financières à l’informatique (versement à la banque,
remboursement, déboursement…) sans avoir renvoyé ces données

- Journal condensé avec des données non définitives : Des remboursements


additionnels ayant lieu après envoi du journal condensé par fax. Il est
nécessaire de rééditer ce dernier et le faxer.

d. Relances aux antennes pour redressement des anomalies :

Les service comptabilité et informatique procède sur la base des constatations faites à
la relance des antennes pour :

- Envoi des journaux condensés manquants par fax ;

- Envoi des données financières à l’informatique ;

- Renvoi des données rectifiées

Manuel de procédures comptables 70 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
e. Suivi des recettes non versées :

Selon la note 08/2002 :

« La Caisse Activités n’est qu’une caisse de transit. Elle reçoit en espèce les mises à
disposition et les remboursements, et effectue les déboursements. Le solde est remis le
soir même à la banque. Le journal caisse FC doit faire apparaître chaque fin de journée
un solde nul.

Le service comptable fait ressortir chaque jour l’état de solde caisse des antennes
relatif à la journée précédente. Vérifie que toutes les recettes non versées sont dûment
justifiées :

- Ayant un état exceptionnel ;


- A été autorisé par le CR ;
- Dont le service comptable et le département crédit ont été informés ;
- Le versement a été effectué le lendemain à la première heure.

Des demandes d’explication sont envoyées aux antennes n’ayant pas respecté la
procédure avec copie à leurs CR et au DC.

f. Edition du journal condensé des remboursements :

Une fois les rapprochements et redressements des données sont effectués, la


comptabilité procède à l’édition du journal condensé des remboursements.

Une dernière vérification est faite sur la base des journaux condensés reçus par le
service pour vérifier que toutes les écritures intégrées à la base de donnée
informatique sont bien justifiées.

g. Intégration des données à la comptabilité :

Chaque fin de semaine le service Activités procède à la génération, via une application
informatique, d’un fichier condensant toutes les opérations de remboursements
effectuées par les antennes.

Les données sont intégrées à la comptabilité après avoir été revérifiées et redressées,
par le comptable

Manuel de procédures comptables 71 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
h. Analyse et justification des soldes :

La service Activités entame les justifications de solde des comptes suivants :

 Compte Prêts encours par antenne ;

 Comptes caisses Fonds de Crédit ;

Les anomalies ayant comme source un changement de données intégrées à la base de


données informatique ultérieurement à l’approbation du journal condensé des
remboursements sont à signaler dans un état et à communiquer à l’informatique pour
redressement

7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Antenne Les journaux condensés Visa Quotidiennement

Comptable Les journaux de saisie Visa Quotidiennement

Comptable Etat de recettes non versées Visa Quotidiennement

Comptable Etat de recettes non versées Visa Quotidiennement

8. Supports et formulaires

- Les journaux condensés

- Les journaux de saisie

- Etat de recettes non versées

- Mails explicatifs des antennes

Manuel de procédures comptables 72 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Les journaux condensés Par antenne et Quotidiennement 10 ans


par date

Comptable Les journaux de saisie Par antenne et Quotidiennement 10 ans


par date
Comptable Etat de recettes non versés Par antenne et Quotidiennement 1 an
par date

Mails explicatifs des


Comptable Par antenne et Quotidiennement 1 an
antennes
par date

Manuel de procédures comptables 73 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Comptabilité Activités Date d’effet :
Activité : passation des opérations diverses Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

Comptabilisation des agios, retenues et intérêt sur prêts effectués par les différentes
banques

Constatation des entrées de fonds aux comptes des antennes.

2. Intervenants

Département Financier, Département Comptable

3. Etapes

A. Collectes des données : lettre de virement ou frais de la trésorerie

B. Préparation de journal de saisie

C. Intégration à la comptabilité

D. Analyse de comptes

4. Règles de gestion

Toutes les données concernées (alimentation de compte, agios et frais bancaires et intérêts
doivent être comptabilisées par semaine

Toutes les écritures comptables relatives aux virements de fonds doivent être
comptabilisées

Manuel de procédures comptables 74 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
5. Critères de performances

Tous les agios et frais bancaires doivent être enregistrés à la comptabilité au cours de
l’exercice auquel ils se rattachent

Le compte virement de Fonds n° 511504000000 doit présenter un solde nul

6. Déroulement opérationnel

A. Collectes des données : lettre de virement ou frais de la trésorerie

Le chargé de la passation des opérations diverses passe les écritures sur la base de :

• lettre de virement dûment établie au profit des différents comptes bancaires de


l’association par le département financier ;

• Fichiers communiqués par mail par la cellule trésorerie, comportant l’ensemble


des frais bancaires et agios enregistrés sur les différents comptes bancaires, ainsi
que les intérêts et les garanties sur nos prêts, ce fichier doit parvenir à la
comptabilité service Activités le vendredi de chaque semaine

B. Préparation du journal de saisie

Le comptable procède à la saisie des écritures dans un fichier Excel sous format
permettant l’intégration à Sage.

Ce fichier récapitule les opérations suivantes :

• Passation des Frais bancaires : des frais d’avis de virement et frais de timbre au
compte 61473 à la fin de chaque semaine sur la base de fichier envoyé par la
trésorerie.

• Passation des Frais financiers : agios sur comptes débiteurs au compte 61474 à la fin
de chaque la première semaine qui suit le trimestre.

• Passation des intérêts et les garanties sur nos prêts : intérêts sur nos prêt et les
garanties débiteurs au compte 61474

• Solde du compte virement de fonds par le débit des comptes bancaires concernés à la
fin de chaque semaine.

Manuel de procédures comptables 75 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
C. Intégration à la comptabilité

Ensuite l’intégration est opérée sur Sage par le comptable

D. Analyse de comptes

Le comptable Fonds de crédit effectue chaque fin de mois des analyses de solde
de compte de virement de fonds. Ce travail permet d’identifier si une opération a
été omise et de l’intégrer par la suite.

L’état des analyses est soumis au responsable de la cellule pour contrôle et


validation puis au chef comptable.

7. Contrôle interne

Matérialisation du Fréquence du
Auteur Support
contrôle contrôle
Comptable Fichier reçu de la trésorerie Hebdomadaire

Comptable Les journaux de saisie Visa Hebdomadaire


opérations diverses

Comptable Les journaux de saisie Visa Hebdomadaire


opérations diverses

8. Supports et formulaires

- Les journaux de saisie de fonds envoyés

- Le fichier reçu de la trésorerie

- Tableau d’amortissement de nos prêts

- Les contrats de garantie et les factures correspondantes

Manuel de procédures comptables 76 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Les journaux de saisie des Par date Hebdomadaire 10 ans


opérations diverses

Comptable Les fichiers de la trésorerie par date Hebdomadaire 10 ans

Manuel de procédures comptables 77 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Comptabilité Activités Date d’effet :
Activité : Travaux d’inventaire Date de cessation d’effet :
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

La présente procédure a pour objet la présentation des procédures de travaux d’inventaire


liées à la comptabilité fonds de crédit.

2. Intervenants

Service Comptabilité et Service informatique

3. Etapes
A. Radiation des prêts non performants :

B. Provision pour dépréciation des créances en souffrance

C. Ecriture de régularisation du portefeuille :

D. Analyse et justification des comptes

Manuel de procédures comptables 78 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Travaux d’inventaire Date d’effet :
comptabilité Activités
Activité : Radiation des prêts non Date de cessation d’effet :
performants
Procédures associées : Note de Procédures remplacées :
Procédure N° 25/01 Système de radiation
des prêts non performants
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de radiation des prêts non
performants.

Définition des prêts non performants à intégrer

2. Intervenants

DCCG (comptabilité Activités) et le service informatique

3. Etapes
A. Edition de l’état de retard au 31 décembre
B. Identification des prêts non performants
C. Etablissement d’une décision de radiation de prêt
D. Constatation de la perte et radiation de prêt

4. Règles de gestion
Est dit ‘’Non Performant’’ tout prêt accusant un retard de plus de 180 jours depuis la date
de la dernière échéance remboursée.

La liste des prêts à radier est arrêtée sur la base de l’état de retard édité par le service
informatique ;

Manuel de procédures comptables 79 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Une décision annuelle est présentée au chef du département de crédit puis à un deuxième
chef de département pour validation de la liste des prêts à radier avant que la perte ne soit
comptabilisée.

5. Critères de performances

Tous les prêts non performants doivent être passés en perte à la fin de l’année ;

6. Déroulement opérationnel

A. Edition de l’état de retard au 31 décembre :

La cellule gestion de données informatiques procède à l’édition d’un état de retard


arrêté au 31 décembre dès que les données de la dernière semaine de l’année
écoulée sont intégrées à la Base de Données informatique. Elle vérifie que toutes
les données de l’année sont bien reçues et intégrées et que l’état est fiable avant de
la communiquer au responsable du service comptabilité Activités.

Cette validation est matérialisée par un mail de la part de l’informatique

B. Identification des prêts non performants :

Est dit ‘’Non Performant’’ tout prêt accusant un retard de plus de 180 jours depuis
la date de la plus ancienne échéance de paiement non honorée.

Le responsable de la service Activités arrête la liste les prêts à radier sur la base de
l’état de retard et les présente à sa hiérarchie pour validation par apposition de visa
ou retour de mail

C. Etablissement d’une décision de radiation de prêt


La passation des radiations exige l’établissement d’une décision signée par deux
chefs de départements dont celui du département de crédit.
Cette décision contient le montant global de la radiation et la liste des prêts à
radier par types de prêts. Elle est adressée aux services comptabilité et
informatique pour application.

Manuel de procédures comptables 80 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
D. Constatation de la perte et radiation de prêt

Après avoir reçu la décision de radiation signée par la direction :

- Le Service Comptabilité procède, au 31 décembre à la passation en perte des


montants radiés. Il passe l’écriture suivante :

Compte Intitulé compte Débit Crédit


618201 Pertes/Prêts, Prêts Radiés Capital radié
3421 Prêts en cours (antenne concernée) Capital
radié

- Le service informatique change le statut des prêts radiés de « actif » à « non performant ».
De ce fait, ils sont systématiquement éliminés de l’état des prêts en retard et leurs
remboursements ultérieurs sont considérés comme gains au niveau des états
informatiques.

7. Contrôle interne

Auteur Support Matérialisation du contrôle Fréquence du contrôle

Comptable Etat de retard Cet état est produit par Annuel


des clients l’informatique
Comptable
Décision de Visa Annuel
Chef comptable prêts radiés

Décision de Visa Annuel


Comptable prêts radiés

Chef comptable Journal Visa Annuel


d’inventaire

Journal Visa Annuel


d’inventaire

Manuel de procédures comptables 81 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
8. Supports et formulaires
- Etat de retard
- Décision de prêts radiés
- Journal d’inventaire

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Responsable Journal d’inventaire Par référence : Annuel 10 ans


du suivi Décision de radiation SG/Année/mois/n°de
Etat de retard pièce

Manuel de procédures comptables 82 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Travaux d’inventaire Date d’effet :
comptabilité Activités
Activité : Provision pour dépréciation des Date de cessation d’effet :
créances en souffrance
Procédures associées : Note de Procédure N° Procédures remplacées :
26/01 Provision pour dépréciation des
créances en souffrance

Comptes associés : Diffusion :

1. Objet

L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de Provision pour


dépréciation des créances en souffrance

2. Intervenants

DCCG (comptabilité Activités) et le service informatique

3. Etapes

A. Edition de l’état de retard au 31 décembre

B. Principe de calcul des provisions sur créances en souffrance :

C. Traitement des provisions sur créance en souffrance par la comptabilité :

D. Constatation comptable des provisions

4. Règles de gestion

L’état des provisions sur créances en souffrance est établi sur la base de l’état de retard
préparé par le service informatique.

Chaque trimestre, une provision pour couvrir les pertes sur les prêts en retard est
constituée et est incorporée aux charges d'exploitation.

Manuel de procédures comptables 83 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
5. Critères de performances

Tous les prêts accusant un retard de 8 jours ou plus doivent être provisionnés.

6. Déroulement opérationnel

A. Edition de l’état de retard au 31 décembre :

Chaque fin de semaine qui suit l’expiration du mois, trimestre et année le responsable du
service Comptabilité Activités réclame un état de retard auprès de la cellule gestion de
données informatiques.

B. Principe de calcul des provisions sur créances en souffrance :

La provision est calculée par le service informatique sur la base suivante :

- 33 % du montant du capital en cours pour les prêts accusant un retard allant de 8 à


30 jours ;

- 67 % du capital en cours des prêts accusant un retard de 31 à 180 jours et ;

- 100 % du capital en cours des prêts dont le retard dépasse 180 jours.

C. Traitement des provisions sur créances en souffrance par la comptabilité :

Chaque arrêté de comptes le responsable de comptabilité fonds de crédit traite les provisions
sur créances en souffrance. Pour ce faire, il se base sur l’état de retard et l’état des dotations et
reprises sur provision sur créance en souffrance de l’arrêté antérieur.

Trois scénarios se présentent :

 Prêts provisionnés pour la première fois

 Augmention d’une provision déjà constituée ;

 Diminution ou annulation d’une provision

L’état des dotations et reprises sur provision pour créances en souffrance comporte les
données suivantes :

Code : de l’antenne ; Promotion : du prêt ; Groupe ou n° de prêt individuel ;

Provisions antérieures ; date de paiement de la dernière échéance remboursée ;

Manuel de procédures comptables 84 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Provision enregistrée à la date d’arrêté ; en fonction de la variation de provision une dotation
(+) ou reprise (-) est calculée. Enfin, l’état mentionne le montant passé en perte en cas de
radiation de prêts.

D- Constatation comptable des provisions

Selon les scénarios mentionnés ci-dessus, trois types d’écritures comptables s’imposent:
1er cas : constitution d’une provision pour la première fois :

2ème cas : augmentation d’une provision déjà constituée

Compte Intitulé compte Débit Crédit

619642 DEP pour dépréciation des clients Mt de provision


3942 Provision pour dépréciation des clients Mt de provision

3ème cas : diminution ou annulation d’une provision :

Compte Intitulé compte Débit Crédit

3942 Provision pour dépréciation des clients Mt de Reprise


71962 Reprise Provision Dépréciation clients Mt de Reprise

Manuel de procédures comptables 85 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Auteur Support Matérialisation du contrôle Fréquence du contrôle

Responsable du Etat de retard Cet état est produit par Annuel


suivi des clients l’informatique

Responsable du Tableau de Visa Annuel


suivi provisions

Chef de Tableau de Visa Annuel


comptable provisions

Journal Visa Annuel


Responsable du d’inventaire
suivi
Journal Visa Annuel
Chef comptable d’inventaire

8. Supports et formulaires
- Etat de retard
- Etat de provision
- Journal d’inventaire

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Journal d’inventaire Par référence : Annuel 10 ans


Etat des retards SG/Année/mois/n°de
pièce

Manuel de procédures comptables 86 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Travaux d’inventaire Date d’effet :
comptabilité Activités
Activité : Ecriture de régularisation du Date de cessation d’effet :
portefeuille
Procédures associées : Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter le processus de traitement des écritures
de régularisation de produits à savoir les produits à recevoir et produits constatés
d’avance.

2. Intervenants

DCCG (comptabilité Activités) et le service informatique

3. Etapes

A. Principe

B. Intérêts courus non échus

C. Produits à recevoir

D. Produits constatés d’avance

E. Produits perçus d’avance au titre des retenues à la source

4. Règles de gestion

Chaque arrêté de compte, seuls les produits sur prêts acquis à l’exercice sont
rattachés à cette période.

Les états de produits à recevoir et produits constatés d’avance sont édités via une
application informatique.

Manuel de procédures comptables 87 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
5. Critères de performances

Faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné les produits qui s’y rapportent.

6. Déroulement opérationnel

A. Principe :

Selon le principe d’indépendance des exercices, les produits de chaque exercice


doivent comprendre les intérêts courus à la clôture. Et seuls les produits sur prêts
acquis à l’exercice sont rattachés à cette période.

De ce fait, à la clôture de chaque semestre la comptabilité reçoit de l’informatique le


détail des intérêts courus et non échus à percevoir ainsi que les produits constatés
d’avance par antennes qui sont passées respectivement au débit du compte 3493
(intérêt courus et non échus à percevoir) et au crédit du compte 4491 (Produits
constatés d’avance) par le débit ou le crédit des comptes de produits.

B. Intérêts courus non échus :

Il s’agit des intérêts courus depuis la date de la dernière échéance remboursée qui
précède la date de l’arrêté. Ils sont enregistrés en produit par le débit du compte Intérêt
courus non échus

Comptabilisation :

Réf. Pièce Compte Libellé Débit Crédit


SGI/04/06/001 349310000000 ICNE Échéance Régulière_SOL 1 062 621.00
SGI/04/06/001 712302000000 ICNE Échéance Régulière_SOL 1 062 621.00

SGI/04/06/002 349310000000 ICNE Échéance Régulière_INV 183 263.00


SGI/04/06/002 712302000000 ICNE Échéance Régulière_INV 183 263.00

C. Produits à recevoir :
Les produits à recevoir constituent des produits acquis à l’Association mais dont les traites ne
sont toujours pas remboursées

Manuel de procédures comptables 88 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Comptabilisation :

Réf. Pièce Compte Libellé Débit Crédit

SGI/04/06/005 349310000000 Produits à recevoir_SOL 20 402.00

SGI/04/06/005 712302000000 Produits à recevoir_SOL 19 764.00

SGI/04/06/005 712303000000 Produits à recevoi_SOL 638.00

SGI/04/06/006 349310000000 Produits à recevoir_INV 6 384.00

SGI/04/06/006 712302000000 Produits à recevoir_INV 5 787.00

SGI/04/06/006 712303000000 Produits à recevoir_INV 597.00

D. Produits constatés d’avance :


Il s’agit de produits perçus et comptabilisés dans un exercice et qui, en réalité, concernent
l’exercice suivant (remboursements anticipés).

Réf. Pièce Compte Libellé Débit Crédit

SGI/04/06/007 449110000000 Produits constatés d'avance_SOL 159 362.21

SGI/04/06/007 712302000000 Produits constatés d'avance_SOL 159 362.21

SGI/04/06/008 449110000000 Produits constatés d'avance_INV 180 809.16

SGI/04/06/008 712302000000 Produits constatés d'avance_INV 180 809.16

SGI/04/06/008 712303000000 Produits constatés d'avance_INV 0.00

E. Produits perçus d’avance au titre des retenues à la source :

Réf. Pièce Compte Libellé Débit Crédit

SGI/04/06/009 712301000000 Produit Perçus d'avance 2004 17 792 458.00

SGI/04/06/009 449110000000 Produit Perçus d'avance 2004 17 792 458.00

Manuel de procédures comptables 89 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
7. Contrôle interne

Auteur Support Matérialisation du contrôle Fréquence du contrôle

Comptable Etat des intérêts Cet état est produit par Annuel
courus et non l’informatique
échus
Annuel
Comptable
Etat de produits et état est produit par
perçus d’avance l’informatique Annuel
Comptable

Chef comptable Journal Annuel


d’inventaire Visa

Journal Annuel
d’inventaire Visa

8. Supports et formulaires

- Etat des intérêts courus et non échus


- Etat des produits constatés d’avance
- Journal d’inventaire

9. Classement, conservation et archivage

Modalités de Fréquence de Délai


Auteur Support
classement classement conservation

Comptable Journal d’inventaire Par référence : Annuel 10 ans


SG/Année/mois/n°de
pièce

Manuel de procédures comptables 90 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Manuel de procédures Date d’établissement :
Processus : Travaux d’inventaire comptabilité Date d’effet :
Activités
Activité : analyses justifications des comptes fc Date de cessation d’effet :
Procédures associées : 24/01 Procédures remplacées :
Comptes associés : Diffusion :

1. Objet
L’objet de la présente procédure est de présenter les analyses de compte FC

2. Intervenants

DCCG (comptabilité Activités) et le service informatique

3. Etapes

A. Les comptes caisse Activités

B. Les comptes de virement de fonds

C. Suivi des pertes sur prêts : Décès ou incapacité :

D. Rapprochement Informatique des produits et des encours

4. Règles de gestion

Les analyses de comptes s’effectuent mensuellement.

5. Critères de performances

Tout écart détecté doit être justifié dans les meilleurs délais

6. Déroulement opérationnel

A. Les comptes caisse fonds de crédit

Ces comptes ne sont, par principe, que des comptes de transit par lesquels sont passés les
opérations de déboursement et remboursement.

Manuel de procédures comptables 91 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Par conséquent, ils doivent faire apparaître chaque fin de journée un solde nul, et toute
exception doit être préalablement autorisée par le CR ou le Responsable de crédit chef de
département du crédit et le jour même être signalée au service comptable.

Le responsable des analyses de compte analyse les centres non soldés et procède à leurs
apurements en se basant sur les journaux de la base de donnée informatique.

B. Les comptes de virement de fonds :

Comme nous l’avons cité auparavant le responsable de l’envoi des fonds passe par le compte
de virement de fonds en contre partie du compte de la banque.

D’autre part, le responsable des prêts en cours constate les déboursements réels en se basant
sur les données du journal FC.

Le responsable de l’analyse des comptes intervient par semaine pour juxtaposer les données
des journaux comptables (FE, REB et PEC), repérer les mauvaises imputations et les rectifier.

Egalement à cause des reports ou annulation des groupes : une mise à disposition non requis
par les agents est à déceler puis à relancer par la comptabilité.

C. Suivi des pertes sur prêts : Décès ou incapacité :

Est passé en perte sur prêts le reliquat de la créance relatif aux :

• Cas de décès : l’Association abandonne le reliquat de la dette d’un client décédé et ce


à partir de la date de décès ;

• Cas d’incapacité : l’Association exonère le client durant sa période d’invalidité qu’elle


soit permanente ou temporaire.

Pour chaque cas, une décision est établie par le département Crédit et remise :

- à l’antenne par fax pour exécution ;

- à la comptabilité pour prise en compte.

En attendant l’établissement de la décision et la passation en perte définitive, le service


comptable inscrit provisoirement les montants en question dans un compte d’attente. Voir
dernière remarque faite sur le manuel de l’agent en cours de validation et proposition faite au
niveau de la procédure fonds de sinistre
Manuel de procédures comptables 92 Etablissement : Février 07
Version A Fin de validité : Septembre 07
Les agents qui auront toléré un remboursement partiel pour décès ou invalidité devront veiller
à en fournir les justifications dans un délai n’excédant pas la semaine à la fois au DC et à la
comptabilité tout retard devra être justifié.

Un fichier Excel est conçu par le comptable sur la base des décisions de Fonds de sinistres
émanant du DC. Il introduit les données sur les clients, tel que : nom du client, N° de AAA,
promotion, groupe, date décision, montant, nombre d’échéance, …

Il contient, identiquement, les montant prélevés sur Fonds de sinistres par décision,
promotions échéance et date de décision. L’emploi des fonctionnalités de l’Excel permet de
juxtaposer ces données selon les besoins de l’analyse (traitement par antenne, par mois, par
journée…).

Ce fichier permet de renseigner les libellés sur sage : antennes, promotions et échéances
concernées

Il permet aussi de dégager les anomalies : exonération sans établissement d’une décision,
exonération d’une échéance en moins ou en plus,…

Chaque mois, après avoir mis à jour les données de ce fichier, le responsable de l’analyse des
comptes procède à l’édition du grand livre analytique du compte 618201, vérifie
l’enchaînement des échéances payées, puis confronte les données de Sage avec l’état de suivi
de fond de sinistre

D. Rapprochement Informatique des produits et des encours

Chaque Fin de mois, le comptable fonds de crédit importe les données de remboursement et
de déboursements à partir des requêtes de la base de données informatiques vers l’Excel, à
titre d’exemple :

- Capital, intérêts et frais relatif au remboursement : En général, par antenne ou/et par
période.

- Montant déboursé et frais retenus pour les déboursements : En général, par antenne
ou/et par période

Manuel de procédures comptables 93 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
Ces données sont comparées avec celles du grand livre et de la balance analytique afin
de détecter les écarts par antenne, puis de déterminer les pièces manquantes et celles à
rééditer, et les réclamer auprès de l’informatique

Les données définitives sont synthétisées sous Excel. Formalisation des contrôles et
conservation de ce document à définir

7. Contrôle interne

Auteur Support Matérialisation du contrôle Fréquence du contrôle

Comptable Etat d’analyse Visa Mensuel


des caisses

Comptable Etat d’analyse Visa Mensuel


confirmé des caisses

Comptable Etat de suivi Visa Mensuel


de virement de
fonds

Comptable Etat de suivi Visa Mensuel


confirmé de virement de

Comptable Etat de suivi Visa Mensuel


perte sur prêts

Comptable Etat de suivi Visa Mensuel


confirmé perte sur prêts

Comptable Etat de Visa Mensuel


rapprochement
des encours et
des produits
Visa Mensuel
Comptable Etat de
confirmé rapprochement
des encours et
des produits

Manuel de procédures comptables 94 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07
8. Supports et formulaires
- Base de donnée
- Etat de portefeuille
- Requête Quiry
- Etat de perte sur prêts

9. Classement, conservation et archivage

Modalités
Fréquence de Délai
Auteur Support de
classement conservation
classement
Comptable Etat de rapprochement des Par antennes Annuel 10 ans
confirmé encours et des produits et par date
chrono des
justifications
de solde

Comptable Les analyses de comptes Par antennes Annuel 10 ans


confirmé caisse et perte sur prêts et par date
chrono des
justifications
de solde

Manuel de procédures comptables 95 Etablissement : Février 07


Version A Fin de validité : Septembre 07