INTRODUCCIÓN

En el mercado cambiante y competitivo en que vivimos se hace necesario para

las empresas actualizar y agilizar los procesos que realizan para así permanecer en un
buen nivel dentro de la rama de mercado donde se desenvuelven. Hoy en día existen
diversas tecnologías que están al servicio de las empresas para que logren el máximo
exponente en cuanto a seguridad, control y rapidez de la información que ellas
manejan; de esta manera la informática constituye la forma de maximizar la
eficiencia y eficacia de los procesos que llevan a cabo las organizaciones, todo esto
que lleva a cabo mediante la utilización de herramientas informáticas como lenguajes
de programación orientados a objeto, sistemas operativos de interfaz amigable entre
otros componentes.
Para la realización de este proyecto de investigación se tomó como modelo la
Empresa AGRO GT C.A., ubicada en Calabozo Estado Guárico. En esta organización
se realizó un estudio para determinar la posibilidad de desarrollar y proponer un
sistema de información automatizado para registrar los productores, proveedores,
artículos, créditos para posteriormente emitir órdenes de retención efectivo, para el
departamento de Administración de dicha organización.
Esta investigación tiene como finalidad solucionar un problema presentado en
la organización; la dificultad presentada es la falta de un sistema automatizado el cual
agilice los procesos de sus actividades laborales, tales como el control del crédito de
los productores, así como la emisión de las cartas órdenes de efectivo y retención; la
empresa antes mencionada actualmente cuenta con un sistema totalmente manual. De
allí nace la necesidad de realizar el siguiente proyecto de investigación el cual se
divide en tres capitulo.
Capitulo I: Planteamiento del problema, aquí se plantea las posibles fallas que
presente el sistema actual y sus consecuencias en el buen funcionamiento del
departamento. Objetivos del sistema donde indican las funciones que debe realizar el
sistema una vez desarrollado.

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 Capitulo II. Marco Contextual, donde se puede conocer la mayoría de las
teorías las cuales sustentan a esta investigación. Las investigaciones que sirvieron de
apoyo para realizar el presente proyecto.
Capitulo III. Marco Metodológico, en el cual se hace referencia a la unidad de
la investigación de la organización escogida investigar. Este capitulo se puede
observar las técnicas utilizadas para el levantamiento de información, las cuales harán
posible el desarrollo de dicho proyecto.
Por ultimo se tiene el Capitulo IV, se habla de la Conceptualización, el
Análisis del sistema y los Diagramas del Sistema Propuesto.

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 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

La informática es hoy en día es la base de todas las empresas en cuanto a

Sistemas de Información se refiere, esto se demuestra al ver que no solo los
departamentos principales están automatizados, sino también los más pequeños.
Tanto las empresas transnacionales como las nacionales, ya sean públicas o
privadas enfrentaron ante el cambio tecnológico sucedido en los últimos años el
gravísimo problema de buscar la mejor solución para realizar eficazmente sus
procesos administrativos. El problema radica principalmente en la duda existente ante
la eficacia de los computadores ya que cuando hay algo novedoso siempre existe la
posibilidad de que falle, la novedad tecnológica y el miedo al cambio traen consigo
muchas repercusiones, por lo que las organizaciones, cuando deciden realizar el
cambio debido a las ventajas que presenta, lo hacen de una forma lenta y, por lo
general, se utilizan, por un tiempo prudencial, los dos sistemas, es decir, el manual y
el automatizado. En las pequeñas organizaciones los cambios tecnológicos todavía
están ocurriendo puesto que, la información que registran es menor, aceptar cambios
a sus procesos manuales para transformarlos en automáticos es más difícil.
Por todo lo antes expuesto la empresa Servicios Profesionales AGRO GT. C.
A, siente la necesidad de ir a la par tecnológica, para automatizar una serie de
actividades y procesos, repetitivos llevados a cabo manualmente por los trabajadores
de esta empresa e igualmente hay rutinas repetitivas que le corresponde realizar al
supervisor del Departamento para la distribución del trabajo y la coordinación de las
actividades diarias.

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 Se puede observar que actualmente el sistema para el registro y manejo de los
créditos y productores; es totalmente manual, el cual registra los datos y emite las
órdenes de efectivo y retención correspondiente al productor y al crédito asignado,
con la finalidad de llevar a cabo un control administrativo del crédito del productor.
Luego la información es guardada en archivos tipo litera donde los recaudos
son almacenados en orden alfabético para su manipulación posterior; la manera como
se realizan todas estas actividades generan ciertos márgenes de errores, debido a que
se llenan formatos de forma manual, de manera repetitiva y tediosa; lo cual acarrea
mayor consumo de tiempo, aglomeración de papeles que carecen de valor
significativo al momento de tomar decisiones, al no tener un banco de datos para el
control de la salida del material y en determinado momento se ha ocasionado
ambigüedad; la perdida de información o el mal manejo de esta información puede
ocasionar consecuencias tanto para la empresa como para el productor, para la
empresa un problema legal y para el productor un problema de tiempo y dinero;
tiempo por que al mal manejo de la información su crédito no se agilizará y dinero
por que si la información no es correcta o fiable su crédito podría ser menor de lo que
solicito; trayendo como consecuencia insatisfacción.
De no cambiar o modificar la manera como se registra y transmite la
información, se corre el riesgo de no dar una respuesta oportuna al público que acude
al área de información, se crea la sensación de insatisfacción para con los jefes
superiores jerárquicos al momento de emitirles un reporte y también al personal que
labora en el Departamento siempre ansioso de una distribución del trabajo de manera
equitativa y transparente.
Todas las actividades mencionadas pueden mejorar considerablemente su
eficiencia utilizando un sistema de información automatizado, el cual permita dar
respuesta oportuna a los proveedores de la empresa que son: Nueva Agropecuaria
MM, Agroisleña, Serviferti y 13 XXI, propiciar mejores condiciones de trabajo,
permitiendo llevar seguimiento de tareas pendientes, tales como llevar el control de
los 86 productores de arroz, los 136 de maíz, los 40 productores de fríjol y el control
de pago de los 16 créditos de mejoramiento de finca y ganadería; lo que comprende

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el total del manejo de información de la empresa y así planificar lapsos de tiempo,
para el control oportuno y efectivo.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General
Desarrollar un sistema automatizado para el registro de los productores de la
Empresa AGRO GT. C.A. Calabozo Estado Guárico.

Objetivos Específicos
1) Diagnosticar el proceso y determinar los requerimientos del sistema.
2) Analizar los datos obtenidos del sistema actual.
3) Diseñar un sistema de información por medio del cual se logre corregir las
fallas logrando asi mejorar los procesos.
4) Desarrollar la información elaborando las herramientas que van permitir
eliminar las posibles fallas que ocasionan el problema, diseñando pantallas,
construyendo bases de datos y eligiendo la programación acorde.

Justificación

El presente trabajo de investigación tiene como finalidad el desarrollo e

implantación de un sistema de información automatizado para el registro de los
créditos de los productores en el departamento de administración de la empresa
AGRO GT C. A.; ubicada en Calabozo Estado Guárico, que permita al personal que
labora en dicha empresa un mayor aprovechamiento dentro de sus actividades que
realizan a diario, a través de una mayor rapidez a la hora de acceder a los datos que
serán almacenados y guardados en una base de dato en el sistema nuevo, que
actualmente se encuentran almacenados en literas de archivos.
Visto de esta manera es importante el diseño de un sistema de información

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automatizado que le permita el registro sistemático y organizado; de los datos para
tener mayor seguridad y confiabilidad de la información, evitando la pérdida de la
misma.
El nuevo sistema le permite organización la disminución de espacio físico a la
misma que es ocupado inmensas literas de archivos guardados y el tiempo excesivo
invertido en la búsqueda de alguna información, pudiendo así gozar de una mayor
fiabilidad en el sistema de infamación automatizado.
Este sistema puede contar con una información precisa en el momento deseado,
lo cual permite minimizar la falta de seguridad de los datos al uso de rutina y
limitaciones de acceso o clave para entrar al sistema, salvando los datos y
conservando la integridad de los mismos; todo ello conlleva a eliminar el proceso de
papeleo que genera perdida de tiempo al momento de realizar el proceso de registro
de los créditos delos productores en el departamento de AGRO GT. C. A; ubicada en
Calabozo Estado Guárico.

Alcance

El desarrollo del sistema de información para el registro de los créditos de los

productores, abarca el registro de los productores, proveedores, artículos, créditos y
operadores del sistema; el cual le permitirá emitir ordenes de retención y efectivos
todo esto con el objetivo principal de agilizar y obtener un mejor manejo de la
información; además el sistema propuesto permitirá al usuario un reporte mensual de
todos los morosos y de los nuevos miembros.
Una vez implantado el sistema, este permitirá realizar actualizaciones de la
información, es decir, incluir, modificar, buscar y eliminar registros.
La información podrá ser accesada de manera rápida y eficiente, permitiéndole
a la empresa un mejor desenvolvimiento dentro de sus actividades laborales (las
cuales son orden de retención y efectivo).

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 Limitaciones

La empresa Servicios Profesionales AGRO GT. C. A; ubicada en Calabozo

Estado Guárico, después de conocer y aceptar los beneficios que el sistema propuesto
les brinda están dispuestos a dar apoyo al proyecto para llevar a cabo su implantación
en las instalaciones del departamento de administración. Una vez revisada y aprobado
la propuesta; se a manifestado por parte de la organización estar dispuesto a dar la
colaboración necesaria para cambiar el sistema manual, por un sistema de
información automatizado.

Estudio de Factibilidad

El sistema de información depende de tres factores que son de suma

importancia para la seguridad del mismo, para que sea útil en la organización donde
se toma en cuenta el personal, la tecnología y la disponibilidad de los recursos para la
inversión del nuevo sistema. Luego de haber realizado un estudio de la factibilidad de
implementación del sistema de información, nos encontramos que la organización no
cuenta actualmente con los requerimientos necesarios para cumplir con los distintos
puntos referidos en este estudio como son:

Factibilidad Operativa

El sistema propuesto es operativamente factible, ya que será desarrollado en un

lenguaje de programación orientado a objeto el cual proporcionará una interfaz bajo
ambiente Windows de fácil comprensión y manejo dirigidas a un entendimiento
sencillo de interfaz, por lo que su utilización será de fácil manejo ya que el personal
que labora en la empresa tiene conocimiento de manejo de paquete de aplicación
Office, por lo tanto no debería implicar mayores problemas; además se instruirá al
usuario con un curso introductorio a cerca del manejo del nuevo Software.

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Factibilidad Técnica

Desde el punto de vista técnico el sistema propuesto es perfectamente factible,

debido a que este departamento dispone del siguiente hardware: Procesador Pentium
4 de 1.1 Ghz Celeron, Memoria Ram de 128 PC 266 MB, Monitor Samsung 17”
SPVGA, D.D 40 GB Maxtor, Moden 56 KB, Flopy 3 ½, Kit multimedia 52K,
Impresora HP 3350, respecto al software Sistema Operativo Windows XP, Norton
Antivirus 2004, paquete Office; lo cual es suficiente para el funcionamiento optimo
del sistema propuesto que se codificara en lenguaje Visual Fox Pro 7.0; el cual es
adecuado por disponer de interfaz grafica amigable y ser eficiente en el manejo de las
bases de datos.

Factibilidad Económica

Desde el punto de vista económico el sistema propuesto es factible debido

a que los equipos y software necesarios para la implementación del mismo, existen
en el departamento, los gastos económicos complementarios no son excesivos, tal
como se explica en el análisis que ha continuación se presenta; por lo que se
considera económicamente factible.

Análisis Costo-Beneficios

En la posibilidad de la implantación de un sistema automatizado en la empresa

“AGRO GT. C. A; ubicada en Calabozo Estado Guárico” de acuerdo a los cálculos, el
desarrollo del sistema proporciona beneficios tanto tangible como intangibles, el
análisis de los costo está comprendido por costos variables ya que estos se realizan
cada cierto tiempo, como materiales indispensables para el funcionamiento del
respaldo de datos y la impresión de informes, los mismos deben adquirirse
periódicamente entre los cuales se tienen las hojas de papel base 20, diskettes
cartuchos de impresora, entre otros. Con respecto al sistema propuesto los costos se

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reparten de la siguiente manera:

Descripción: Costo Bs:

Chasis ATX P4 OMEGA Azul 156.000,00
Tarjeta Madre 701 PCCHIPS 238.000,00
Procesador Intel Cel 1.1 Ghz 252.000,00
Memoria DDR 128 PC 266 98.000,00
CD-ROM SAMSUNG 52XOEM 76.000,00
FLOPPY 3.5 SAMSUNG 28.000,00
Disco Duro MAXTOR 40Gb 282.000,00
Monitor SAMSUNG 17” SPVGA. 28 528.000,00
Teclado ESP PS2 Omega 17.600,00
Mouse PS2 Genérico YBT 8.500,00
Regulador YBT para PC 4 tomas 54.000,00
Mouse PAD varios/colores 4.000,00
Corneta Multimedia 180 W 24.000,00
Impresora HP 3550c NEW 14 PPM 256.000,00
Cable USB Genérico 7.200,00
Total 2.030.100,00
Datos suministrados por SERVIEQUIP

Nota: Estos precios varían según el precio del dólar.

Beneficios

De la implantación del sistema se puede llagar a recibir los siguientes

benéficos:
1. Sé disminuirá el exceso de papeles agilizando la obtención de la información
ahorrando tiempo y material.
2. El procesamiento de la información que allí se realiza funcionara con mayor
rapidez.
3. Se generan datos confiables garantizando la integridad de los mismos,
mostrando información con respecto a la cantidad de créditos otorgados a los
productores.

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