Makalah Kelompok 1 RTM 6 Transaction Processing and Financial Reporting Overview
Makalah Kelompok 1 RTM 6 Transaction Processing and Financial Reporting Overview
Oleh :
KELOMPOK 1
1. Andrean Subangkit ( 160810301027 )
2. Nofta Utami Nina Putri ( 180810301229 )
3. Choiril Fatati Suhro ( 180810301231 )
Perkembangan sistem dan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, perusahan
-perusahaan yang ada saat ini harus memiliki keunggulan dalam menjalankan proses
bisnisya agar tetap bertahan dalam dunia bisnis. Oleh karena itu saat ini banyak
perusahaan yang mulai memanfaatkan sistemdan teknologi informasi sebagai
komponen utama dalam mencapai keunggulandalam bersaing.Karena persaingan
bisnis pada era ini semakin ketat, penggunaan sisteminformasi dan teknologi akan
menjadi salah satu strategi perusahaan dalammenghadapi competitor dalam bersaing
dengan perusahaan lain. Dengan sisteminformasi dan teknologi yang ada akan
membantu para manajer untukmencapai visi dan misi perusahaan. Sistem informasi
dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis,
serta mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif sehingga membantu
perusahaan dalam mencapai tujuan.
Transaction Processing System (TPS) yang secara otomatis melakukan
penanganan data tentang kegiatan bisnis atau transaksi. Data tentang setiap transaksi
ditangkap, transaksi diverifikasi dan diterima atau ditolak dan divalidasi transaksi
disimpan untuk pengelompokkan data. Laporan dapat dihasilkan segera untuk
memberikan ringkasan standar transaksi dan transaksi dapat dipindahkan dari proses
ke proses untuk menangani semua aspek kegiatan usaha.
Analisis dan desain TPS berarti berfokus pada prosedur perusahaan saat ini untuk
transaksi pengolahan, apakah prosedur tersebut secara manual atau otomatis. Fokus
pada prosedur saat ini menyiratkan kehati-hatian pelacakan data, aliran pengolahan,
dan output. Tujuan pembangunan TPS adalah untuk meningkatkan pemrosesan
transaksi dengan mempercepat hal tersebut, meminimalisir tenaga manusia,
meningkatkan efisiensi dan akurasi, mengintegrasikannya dengan sistem informasi
organisasi atau memberikan informasi yang sebelumnya tidak tersedia. Oleh sebab itu,
bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum dari pemrosesan transaksi,
hubungan antara catatan akuntansi dalam membentuk jejak audit, dan teknik
dokumentasi yang digunakan untuk mewakili sistem manual dan berbasis komputer.
Bab ini juga menguraikan mengenai perubahan yang akan terjadi pada proses
pelaporan keuangan tradisional sebagai hasil dari XBRL oleh SEC.
PEMBAHASAN
Sistem aset tetap. Sistem aset tetap perusahaan memproses transaksi yang
berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan pelepasan aset tetapnya. Ini adalah
item yang relatif permanen yang secara kolektif sering mewakili investasi
keuangan terbesar organisasi. Contoh aset tetap termasuk tanah, kendaraan
bermotor. bangunan, furnitur, mesin,
b. Siklus Konversi
Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan sistem
akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan kontrol
produk fisik melalui proses pembuatan. Ini termasuk menentukan persyaratan bahan
baku, mengotorisasi pekerjaan yang akan dilakukan dan melepaskan bahan mentah ke
dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan pekerjaan-dalam-proses melalui
berbagai tahap pembuatannya. Sistem akuntansi biaya memantau aliran informasi
biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan sistem ini digunakan
untuk penilaian inventaris, penganggaran, pengendalian biaya, pelaporan kinerja. dan
keputusan manajemen, seperti keputusan membuat atau membeli. Perusahaan
manufaktur mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi melalui operasi siklus
konversi formal. Siklus konversi biasanya tidak formal dan dapat diamati di perusahaan
jasa dan ritel.
c. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi mereka kepada pelanggan melalui siklus
pendapatan, yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan uang tunai setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga
memiliki komponen fisik dan finansial, yang diproses secara terpisah. Subsistem utama
dari siklus pendapatan diuraikan di bawah ini.
Pemrosesan pesanan penjualan. Mayoritas penjualan bisnis dilakukan secara
kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti menyiapkan pesanan penjualan,
memberikan kredit, pengiriman produk (atau memberikan layanan kepada
pelanggan, menagih pelanggan, dan mencatat transaksi dalam rekening (piutang
dagang), inventaris, pengeluaran, dan penjualan).
Penerimaan tunai. Untuk penjualan kredit, beberapa periode waktu (hari atau
minggu) berlalu menjadi titik penjualan dan penerimaan uang tunai. Proses
penerimaan kas termasuk mengumpulkan uang tunai, menyimpan uang tunai
dalam bank.
B. CATATAN AKUNTANSI
Manual System
Bagian ini menjelaskan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan
dalam siklus transaksi. Kita mulai dengan catatan tradisional yang digunakan dalam
sistem manual (dokumen, jurnal , dan buku besar) dan kemudian memeriksa dalam
sistem berbasis komputer.
a. Dokumen
Sebuah dokumen memberikan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan
untuk memulai pemrosesan transaksi. adalah hasil dari pemrosesan transaksi. Bagian
ini. kita membahas tiga jenis dokumen: sumber dokumen, dokumen produk, dan
Turnaround document.
Dokumen Sumber. Peristiwa ekonomi menghasilkan beberapa dokumen yang
dibuat di awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber. Sumber dokumen
digunakan untuk menangkap dan memformalkan data transaksi yang diperlukan
siklus transaksi untuk diproses. Gambar 6.2 menunjukkan pembuatan dokumen
sumber. Salinan dokumen sumber ini memasuki sistem penjualan dan digunakan
untuk menyampaikan informasi ke berbagai fungsi, seperti penagihan, pengiriman,
dan AR. Informasi dalam pesanan penjualan memicu aktivitas spesifik di masing-
masing departemen ini.
Dokumen Produk. Dokumen produk adalah hasil dari pemrosesan transaksi dan
bukan merupakan mekanisme pemicu untuk proses tersebut. Misalnya, cek gaji
kepada seorang karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.
Gambar 6.3 memperluas contoh pada Gambar 6.2 untuk menggambarkan bahwa
tagihan pelanggan adalah dokumen produk dari sistem penjualan
Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk
melacak transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Dari banyak tujuan
jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Auditor
eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnis yang
dimiliki publik atas nama pemegang saham dan pihak berkepentingan lainnya.
Tanggung jawab auditor melibatkan sebagian peninjauan akun dan transaksi yang
dipilih untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Di asumsikan auditor
ingin memverifikasi keakuratan AR klien seperti yang dipublikasikan dalam laporan
keuangan tahunannya. Auditor dapat melacak angka AR di neraca ke akun kontrol AR
buku besar. Dengan mengikuti pendekatan ini, auditor dapat memilih sejumlah akun
dari buku besar AR dan melacaknya kembali ke jurnal penjualan. Dari jurnal penjualan,
auditor dapat mengidentifikasi dokumen sumber spesifik yang memprakarsai transaksi
dan menariknya dari file ke memverifikasi validitas dan akurasi mereka. Audit AR
sering mencakup prosedur yang disebut konfirmasi. Ini melibatkan menghubungi
pelanggan yang dipilih untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat dalam akun
benar-benar terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan saldo yang tercatat. Auditor
melakukan pengujian serupa pada semua akun dan transaksi utama perusahaan klien
untuk sampai pada pendapat umum tentang penyajian laporan keuangan yang adil.
Jejak audit memainkan peran penting dalam proses ini.
Jenis File. Jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang dapat diamati daripada
di sistem manual tradisional, tetapi masih ada. Catatan akuntansi dalam sistem
berbasis komputer ini dikirimkan oleh empat jenis file magnetik yang berbeda: file
master, file transaksi, file referensi, dan file arsip.
a. File Master. File master umumnya berisi data akun. Buku besar dan buku besar
pembantu adalah contoh file induk. Nilai data dalam file master diperbarui dari
transaksi.
b. File Transaksi. File transaksi adalah file temporer dari catatan transaksi yang
digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master. Pesanan
penjualan, kwitansi inventori, dan kwitansi tunai adalah contoh file transaksi.
c. File Referensi. File referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar
untuk memproses transaksi. Sebagai contoh, program penggajian dapat merujuk
ke tabel pajak untuk menghitung jumlah pemotongan pajak yang tepat untuk
transaksi penggajian. File referensi lainnya dalam daftar harga yang digunakan
untuk menyiapkan faktur pelanggan, daftar pemasok resmi, daftar nama
pengguna, dan file kredit pelanggan untuk menyetujui penjualan kredit.
d. Berkas arsip. File arsip berisi catatan transaksi sebelumnya yang disimpan untuk
referensi di masa mendatang. Transaksi ini membentuk bagian penting dari jejak
audit. Arsip file termasuk jurnal, informasi penggajian periode sebelumnya, daftar
mantan karyawan, catatan akun yang dihapus, dan buku besar periode
sebelumnya.
Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber,
seperti pada sistem manual. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah mengubah
dokumen sumber ke bentuk digital. Ini dilakukan dalam tahap input data, ketika
transaksi diedit dan file transaksi pesanan penjualan diproduksi. Transaksi ditangkap
langsung di media digital.
Langkah selanjutnya adalah memperbarui berbagai file utama anak perusahaan
dan akun kontrol yang mempengaruhi transaksi. Selama prosedur pembaruan,
pengeditan tambahan transaksi berlangsung. Beberapa transaksi mungkin terbukti
salah atau tidak valid karena alasan-alasan seperti nomor rekening yang salah, jumlah
yang tidak mencukupi di tangan, atau blem pro kredit pelanggan. Seperti jejak kertas,
jejak audit digital ini memungkinkan pelacakan transaksi.
C. TEKNIK DOKUMENTASI
Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara terus-menerus, baik
sebagai perancang sistem dan auditor. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem
dalam bentuk grafik dengan demikian merupakan keterampilan penting bagi para
akuntan untuk dikuasai.
Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram
Dua desain sistem yang umum digunakan dan teknik dokumentasi adalah
diagram relasi entitas dan diagram aliran data. Bagian ini memperkenalkan fitur-fitur
utama dari teknik ini, mengilustrasikan penggunaannya, dan menunjukkan bagaimana
mereka terkait.
Data Flow Diagram. Diagram alur data (DFD) menggunakan simbol untuk
mewakili entitas, proses, aliran data, dan penyimpanan data yang berhubungan
dengan sistem. Entitas dalam DFD adalah objek eksternal pada batas sistem yang
dimodelkan. Mereka mewakili sumber dan tujuan untuk data. Entitas dapat berupa
sistem atau fungsi lain yang berinteraksi, atau mereka mungkin berada di luar
organisasi. Proses di DFD harus diberi label dengan kata kerja deskriptif. Objek
proses tidak boleh direpresentasikan sebagai kata benda. Panah berlabel yang
menghubungkan objek proses mewakili arus data. Setiap label aliran data harus
unik-label yang sama tidak boleh dilekatkan ke dua garis aliran yang berbeda
dalam DFD yang sama.
Diagram Hubungan Entitas. Diagram hubungan entitas (ER) adalah teknik
dokumentasi yang digunakan untuk merepresentasikan hubungan antar entitas.
Entitas adalah sumber daya fisik (mobil, uang tunai, atau persediaan), peristiwa
(memesan persediaan, menerima uang tunai, barang pengiriman), dan agen
(penjual, pelanggan, atau vendor) yang ingin ditangkap oleh organisasi.
Hubungan Antara Diagram ER dan Data Flow Diagram. Diagram DFD dan ER
menggambarkan aspek yang berbeda dari sistem yang sama, tetapi diagram
tersebut terkait dan dapat direkonsiliasi. DFD adalah model proses sistem, dan
diagram ER model data yang digunakan dalam atau dipengaruhi oleh sistem.
Kedua diagram tersebut terkait melalui data; setiap penyimpanan data dalam DFD
mewakili entitas data yang terkait dalam diagram ER.
Flowchart System
Real-Time Processing
Sistem real-time memproses seluruh transaksi saat itu terjadi. Karena informasi
transaksi ditransmisikan secara digital, dokumen sumber fisik dapat dihilangkan atau
sangat dikurangi. Pemrosesan real-time cocok untuk sistem yang memproses volume
transaksi yang lebih rendah dan yang tidak berbagi catatan umum. Sistem ini
menggunakan jaringan area lokal dan teknologi jaringan area luas. Terminal di situs
yang didistribusikan di seluruh organisasi digunakan untuk menerima, memproses, dan
mengirim informasi tentang transaksi saat ini. Ini harus ditautkan dalam pengaturan
jaringan agar pengguna dapat berkomunikasi.
H. MENGONTROL FRS
Undang-undang SOX mensyaratkan bahwa manajemen merancang dan
menerapkan kontrol atas proses pelaporan keuangan. Risiko potensial terhadap FRS
meliputi:
a. Jejak audit rusak
b. Akses tidak sah ke buku besar
c. Akun GL yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan
d. Saldo akun GL yang salah karena voucher jurnal yang tidak sah atau tidak benar.
Jika tidak dikendalikan, risiko ini dapat mengakibatkan laporan kauangan yang
salah saji sehingga menyesatkan pengguna informasi ini. Konsekuensi potensialnya
adalah hukum, kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan, dan saksi yang
ditentukan oleh undang-undang SOX.
Pemisahan tugas
Buku besar memberikan kontrol verifikasi untuk proses akuntansi. Tugas
memperbarui buku besar harus terpisah dari semua tanggung jawab akuntansi dan
aset dalam organisasi. Oleh karena itu, individu dengan otoritas akses ke akun GL
tidak boleh memiliku tanggung jawab penyimpanan catatan untuk jurnal khusus atau
buku besar pembantu, dan tidak boleh mempersiapkan voucher jurnal, tidak boleh
memelihara aset fisik.
Kontrol akses
Akses yang tidak sah ke akun GL dapat mengakibatkan kesalahan, penipuan,
dan pernyataan yang salah dalam laporan keuangan. Undang-undang SOX secara
eksplisit menangani bidang risiko ini dengan mengatur organisasi untuk memberi
batasan akses kepada yang pihak berwenang.
Catatan akuntansi
Jejak audit adala catatan alur yang dilalui oleh transaksi melalui input, proses,
dan output fase pemrosesan transaksi. Ini melibatkan jaringan jurnal dokumen dan
menelusuri sistem dari inisiasi ke disposisi akhir hingga memastkan bahwa transaksi
dapat ditelusuri dengan akurat.
Verifikasi independen
Buku besar berfungsi sebagai langkah verifikasi independen dalam sistem
informasi akuntansi. FRS menghasilkan dua laporan operasional yaitu daftar voucher
jurnal dan laporan perubahan GL yang memberikan bukti keakuratan proses ini. Daftar
voucher jurnal memberikan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang
diposting ke GL. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan efek posting kupon
jurnal kepada GL.
Implikasi kontrol internal XBRL
Meskipun manfaat potensial XBRL dan teknologi web terkait telah diteliti secara
ekstendif, terdapat kurnagnya perhatian pada implikasi kontrol mengggunakan XBRL.
Terdapat tiga bidang perhatian khusus yaitu:
Penciptaan Taksonomi
Taksonomi dihasilkan secara tidak benar, yang menghasilkan pemetaan yang
salah antara data dan elemen taksonomi yang dapat mengakibatkan kesalahan
penyajian material atas data keuangan. Kontrol harus dirancang dan diterapkan untuk
memastikan generasi taksonomi XBRL yang benar.