BAB IX

KONTRAK JASA UNTUK SISTEM

MANAJEMEN ENERGI

Kontrak jasa seringkali merupakan hal yang terakhir dipertimbangkan dalam hal
pembelian atau pemilihan suatu SME. Tanpa operasi dan pemeliharaan sesuai, sistem
yang canggih dan mahal sekalipun akan menjadi tidak terpakai, dikesampingkan, dan
menyalahkan pihak lain dalam semua permasalahan O&M. Agar dalam jangka panjang
SME hemat biaya, perlu dipertimbangkan dari awal tahapan proyek tentang
pemeliharaan SME itu sendiri.

Tujuan bagian ini akan membantu manajer dan pemilik fasilitas untuk memahami jenis
kontrak, dan bagaimana cara membuat pilihan yang terbaik di antara jenis kontrak yang
ada.

9.1. PENYEDIA KONTRAK JASA SME

Penyedia kontrak jasa SME yang utama adalah [30]:

1) Pabrikan SME
Adalah suatu pabrikan ataupun distributor yang juga menginstal suatu sistem SME,
atau mungkin memenuhi persyaratan perusahaan lain untuk mendistribusikan dan
menginstal sistem nya. Kebanyakan pabrikan SME menawarkan berbagai
persetujuan layanan jasa atau kontrak untuk sistem mereka.

2) Pemborong mekanik
Pemborong Mekanis menginstal, memperbaiki, dan melaksanakan O&M pada
semua jenis peralatan mekanik, termasuk SME. Mereka bisa juga mendistribusikan
SME buatan pabrik tertentu dan menyediakan kontrak pemeliharaan atau kontrak
jasa untuk sistem itu. Teknisi layanan jasa mereka adalah factory-trained oleh
pabrikan dari SME yang mereka mendistribusikan.

3) Perusahaan jasa pemeliharaan skala nasional

Perusahaan jasa pemeliharaan skala nasional sebagian besar melayani pemilik dan
fasilitas dalam skala besar. Perusahaan ini memenuhi persyaratan mekanik yang
 meliputi bisnis seluruh negeri dari para pemborong bawahan mereka, di mana para
pemborong bawahan adalah bagian dari regu layanan jasa mereka. Perusahaan
Nasional jenis ini bisa juga merupakan pemborong full-service mekanis dengan
distribusi dan teknisi mempunyai hak-hak atas SME dari pabrikan tertentu. Teknisi
layanan jasa mereka dilatih oleh pabrikan dari SME.

9.2. BERBAGAI JENIS KONTRAK JASA

Di dalam industri SME, tidak ada standard atau satuan definisi untuk berbagai macam
kontrak jasa. Masing-masing distributor atau pabrikan memasang suatu paket layanan
jasa yang unik. Paket sering terdiri dari tiga atau empat jenis kontrak pada tingkat yang
berbeda keleluasaannya dan dengan corak berbeda. Uraian di bawah ini menjelaskan
lima jenis kontrak jasa dalam industri SME [30]:

- Kontrak Full-Maintenance
- Kontrak Pengawasan Perangkat lunak
- Kontrak Full-Service
- Kontrak pemeliharaan pencegahan
- Kontrak Terbuka atau persetujuan fleksibel

Banyak supplier SME juga menyediakan kontrak jasa yang tidak hanya meliputi SME
tetapi juga semua sistem dan peralatan bangunan lain.

9.2.1 Kontrak Full-Maintenance

Kontrak jenis ini biasanya dibeli mengikuti instalasi dari suatu sistem baru. Karena
seperangkat pembayaran tahunan, kontrak meliputi semua tenaga kerja dan material
untuk kegagalan perangkat keras SME dan biasanya meliputi suatu pengaturan
tanggapan keadaan darurat.

Salah satu keuntungan utama kontrak jenis ini adalah masalah penganggaran. Pemilik
hanya mengetahui jenis pemeliharaan dan bukan harganya dan tak peduli bagaimana
frekuensi dan atau luas pekerjaan pembetulan selama periode kontrak.

Bagaimanapun, kontrak jenis ini pada umumnya mahal oleh karena resiko kepada
penyedia itu. Kontrak sering lebih mahal untuk sistem lebih tua sebab mereka lebih
banyak kemungkinan untuk gagal.
Harga kontrak harus benar-benar diteliti. Biaya perlu mencerminkan kondisi dan umur
dari sistem. Pemilik perlu bandingkan total biaya dari kontrak jasa dengan ongkos
suatu sistem baru. Di atas periode kontrak, biaya dari kontrak mungkin dekat dengan
atau bahkan sama dengan biaya untuk suatu sistem baru. Sebagai tambahan, jika ada
tenaga ahli onsite yang telah terlatih dengan baik dan telah dapat mengorganisir untuk
melakukan kebanyakan dari pekerjaan pembetulan untuk sistem, kontrak jenis ini
mungkin tidak sesuai.

9.2.2 Kontrak Monitoring Perangkat lunak

Jenis kontrak pengawasan perangkat lunak mungkin harus terus dibeli setiap waktu
sepanjang sistem masih dipakai/dioperasikan. Dengan jenis kontrak ini, penyedia
layanan jasa hanya sedikit memonitor permasalahan yang terjadi pada SME yang
terpasang. Manakala suatu masalah terjadi, keputusan atas bagaimana cara
memperbaiki tergantung pada pengaturan kontrak. Pemborong mungkin punya
penguasa untuk memastikan keputusan terbatas tentang bagaimana cara memecahkan
permasalahan tertentu.

Sebagai contoh, pemborong mungkin punya penguasa untuk menaikkan atau

menurunkan setpoints di dalam suatu cakupan tertentu untuk mengurangi
permasalahan kenyamanan. Bagaimanapun, beberapa pemilik dapat memberitahu
pemborong kapan saja dan dimanapun masalah muncul. Pada umumnya, perubahan
permanen atau utama kepada sistem mengenai penjadwalan, setpoints, atau
programming dilaksanakan atas dasar permohoan pemilik.

Kontrak monitoring perangkat lunak adalah paling sesuai untuk fasilitas di mana staf
yang menguasai perangkat lunak tidak selalu tersedia atau jika kebutuhan akan operasi
yang dapat dipercaya dan konsisten dalam keadaan kritis.

9.2.3 Kontrak Full-Service

Merupakan kombinasi kedua kontrak sebelumnya yakni kontrak yang berhubungan

dengan perangkat keras dan perangkat lunak. Kontrak jenis ini sering dibeli oleh
pemilik yang mempunyai berbagai fasilitas yang kompleks dan menyukai outsourcing
kebanyakan pekerjaan untuk sesuatu yang bukan merupakan suatu komponen bisnis
inti. Ini adalah kontrak jasa yang yang paling mahal.

9.2.4 Kontrak Preventive Maintenance (PM)

Kontrak ini biasanya dibeli untuk suatu pembayaran yang telah ditetapkan dan meliputi
jumlah kunjungan yang telah dijadwalkan untuk masing-masing tahun. Tujuan kontrak
jenis ini akan pada waktu tertentu supplier memeriksa permasalahan sistem dan
melaksanakan aktivitas PM yang telah disetujui untuk memelihara sistem agar bekerja
sesuai dengan perintah yang diinginkan serta memelihara program yang sedang
dipakai dalam periode tahun tertentu. Kontrak bisa mencakup panggilan keadaan
darurat ataupun tidak.

Keuntungan utama kontrak jenis ini adalah lebih murah dibanding baik full-service
maupun kontrak full-maintenance. Kontrak ini juga berfokus pada kegiatan
pemeliharaan pencegahan. Bagaimanapun, penganggaran dan layanan keadaan
darurat, pekerjaan pembetulan, dan tenaga pengganti menjadi lebih sulit, sebab
aktivitas ini biasanya dilaksanakan atas dasar time-and-materials basis. Pemilik harus
berani menanggung resiko.

9.2.5 Kontrak Terbuka atau Kontrak Fleksibel

Pilihan yang lain adalah pembelian dari suatu blok atau periode waktu untuk tenaga
kerja pada seperangkat pembayaran tahunan. Di bawah pengaturan ini, pemilik boleh
menggunakan periode waktu ini untuk bidang kebutuhan programming untuk
menerapkan perangkat keras atau upgrade. Jika, pada akhir tahun, periode waktu ini
tidak dipakai, beberapa penyedia layanan jasa mengijinkan pemilik untuk memakai
jatah waktu tersebut di tahun depan. Pengaturan jenis ini mungkin dibeli sendiri atau
di dalam kombinasi dengan beberapa kontrak yang telah dibahas di atas.

Beberapa distributor SME menawarkan kepada pemilik untuk dapat membeli bidang
pendukung teknis aktivitas dari pelatihan langsung untuk operator bangunan mereka
dan juga suatu kunjungan onsite mingguan oleh teknisi pelatih.Kontrak ini dapat juga
menggabungkan dengan beberapa jenis kontrak yang lain, tergantung pada kebutuhan
pemilik.
9.3. PERTIMBANGAN PEMILIHAN SUATU KONTRAK LAYANAN JASA

Untuk memilih suatu kotrak layanan jasa yang optimal, berikut daftar pertimbangan
membantu manajer dan pemilik fasilitas untuk mengevaluasi berbagai kontrak yang
cocok dengan kebutuhan mereka, meliputi [26]:

- Sasaran Keseluruhan Segi Ekonomi pemilik

- Pentingnya capaian sistem
- ketersediaan dan Pelatihan staf in-house
- kompleksitas dan Ukuran (menyangkut) SME
- Batasan anggaran

1) Sasaran Keseluruhan Segi Ekonomi pemilik

Kesanggupan ekonomi pemilik untuk suatu hak milik. Jika pemilik adalah suatu
short-time investor dan berniat untuk menjual di dalam dua tahun, suatu dasar
kontrak PM dengan pekerjaan pembetulan dan dinas darurat mengacu pada suatu
time-and-materials basis mungkin adalah pengaturan yang paling sesuai itu. Jika
pemilik mempunyai suatu investasi jangka panjang di dalam hak milik, maka
evaluasi harus lebih diperhatikan untuk semua faktor yang bermanfaat.

2) Pentingnya Capaian Sistem

Capaian sistem di sini bisa berarti sukses di bidang ekonomi. Sebagai contoh, suatu
bangunan dengan penyewa tunggal, dengan pemilik mempunyai tanggung jawab
terhadap semua pemeliharaan dan operasi bangunan Kemampuan pemilik untuk
menjaga penyewa sangat tergantung pada seberapa baik sistem kendali memelihara
kenyamanan.

3) Ketersediaan Pelatihan Staf In-House

Sekalipun ada tenaga ahli, pemeliharaan SME mungkin memakan waktu mereka,
dan suatu kontrak jasa tetap perlu. Semakin banyak keahlian kendali dan waktu
yang dimiliki oleh staf suatu fasilitas, semakin sedikit kebutuhan akan suatu kontrak
jasa. Dalam beberapa hal, membeli suatu programming dalam periode waktu
tertentu bersama dengan suatu kontrak PM minimal yang meliputi upgrade sistem
mungkin sudah cukup.
4) Ukuran, Kompleksitas, dan Kesempurnaan SME
Ukuran dari suatu SME tidak sepenuhnya mendikte kebutuhan akan suatu kontrak
jasa. Kompleksitas dari sistem dan kesempurnaan dari strategi kendali mempunyai
dampak lebih besar atas kebutuhan layanan jasa. Suatu fasilitas besar dengan
beberapa bangunan dan memiliki banyak Remote Terminal Units (RTUs) dengan
kendali integral mungkin memerlukan SME hanya untuk memungkinkan dan
menonaktifkan RTUS menurut suatu jadwal time-of-day yang sederhana.

5) Batasan Anggaran
Tidak semua manajer atau pemilik fasilitas mempunyai suatu anggaran tak terbatas
untuk beroperasi dan memelihara suatu SME. Batasan anggaran sering merupakan
faktor di dalam memutuskan kontrak layanan jasa yang dipilih. Bagaimanapun,
menerapkan suatu sistem yang mahal dan tanpa anggaran untuk memelihara
biasanya berarti bahwa semua uang tabungan yang pada awalnya diperoleh dari
sistem akan dengan cepat menghilang.

Harga kontrak jasa bervariasi secara dramatis tergantung pada jenis kontrak,
kompleksitas dan ukuran dari sistem, dan pentingnya sistem bagi operasional pemilik.
Kontrak jasa dapat terbentang dari beberapa ratus dolar tiap tahun sampai beribu-ribu
dolar tiap tahun.

Para manajer dan Pemilik fasilitas harus meneliti dan memprioritaskan kebutuhan
mereka dalam rangka mendapatkan pilihan yang efektif harganya.