Informasi dalam Praktik

1. Informasi sebagai salah satu faktor penting penentu keberhasilan

Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan
konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau
faktor penting pementu keberhasilan. la mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas
penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi.
Aktivitas-aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbeda-beda
dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain. Sebagai contoh, dalam industri
kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien
dan pengendalian biaya produksi yang ketat. Dalam industri asuransi, CSF diidentifikasikan
sebagai pengembangan personel manajemen agen, pengendalian personel administrasi dan
inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransı yang baru. Paling tidak, di awal tahun
1960-an semuanya diyakini sebagai CSF.

Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF mereka akan

memusatkan perhatian pada pengedintifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai
seberapa jauh mereka telah mencapainya.

2. Sistem pemerosesan transaksi

Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi
mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi
informasi, dan menyediakan mformasi tersebut bagi para pengguna tedapat di dalam
maupun di luar perusahaan. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data
processing - EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini
kurang populer. Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memeliki arti penting. Sistem
pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab
untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi
memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan
selain pesaing.

Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo
kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan
tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
 Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang
digunakan aleh perusahaan perusahaan distrnbusi. Perusahaan yang mendistribusikan
produk atau jasa kepada para pelanggannya. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai
suatu sistem distribusi (distribution system). Sistem distribusi juga dapat ditemukan pada
organisasi - organisasi jasa seperti united way dan rumah sakit serta pada badan - badan
pemerintahan seperti militer dan perpajakan. semua organisasi, dalam satu bentuk dan
lainnya bergerak dalam bidang bisnis distribusi.

Tinjauan Sistem
Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label "Sistem distribusi" yang berada
ditengah. Unsur - unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak
kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah panah yang disebut arus data.
Arus data dari sistem distrībusi kepada manajemen terdiri atas laporan laporan akuntansi
standar. Semua kocuali đua arus data seperti gambar di atas terdiri atas sumber sumber daya
daya maya (virtual).

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

1) Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
 Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam
sistem
 Sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan.
 Sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan
 Sistem piutang dagang (account receivable system) penagihan uang dari pelanggan.
2) Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti
 Sistem Pembelian (Purchaning system) menerbitkan pesanan pembelian kepada
permasok untuk persodiaan yang dibutuhikan.
 Sistem Penerimaan (Receiving system) menerima persediaan.
 Sistem Utang Dagang (Account Payable system) melakukan pembayaran
3) Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar
 Sistem Buku Besar (General Ledger System) adalah sistem akuntansi yang
menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk
menyajikan gambaran keuangan perusahaan secara gabungan.
  Buku Besar (General Ledger) adalah file yang memuat data akuntansi yang telah
digabungkan
 Sistem Memperbaharui buku besar (Updated general ledger system) membukukan
catatan-catatan yang mendeskripsikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam
buku besar
 Sistem Pembuatan laporan Manajemen (Prepare Management report system)
menggunakan isi buku besar untuk pembuatan neraca dan laporan laba rugi serta
laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem ini mengambil bentuk basis data yang mendokumentasıkan semua hal yang
penting dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan
lingkungan.

3. Sistem informasi organisasi

Area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi,
manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem
pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan
informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan
masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi
lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan-sistem informasi eksekutif.
Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi
(organizational information systems). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari
organisasi.

4. Manajemen hubungan pelanggan

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah
manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai
maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka
panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan
pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan
baru. Oleh karena itu perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para
 pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia
kepada perusahaan.

5. Data warehousing
Karakteristik Data Warehouse
Istilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan
data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :
 Kapasitas penyimpanan sangat besar
 Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap
paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi
yang baru
 Data dapat diambil dengan mudah
 Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam
operasi perusahaan sehari-hari

Membuat suatu data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar dan memegang
demikian adanya. Bahkan pada kenyataannya, tantangannya begitu besar sehingga beberapa
pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana-
mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan ini,
akan digunakan istilah data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart adalah
suatu basis data yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi
perusahaan. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data
warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke
dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut
kepada para pengguna.
Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan
data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan. Ketika
data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan, maka data
tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.
 Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan
pemuatan. Suatu proses yang sering kali disingkat menjadi ETL, proses ekstraksi
(extraction) menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses transformasi
(transformation) membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format terstandar, dan
membuat ringkasan. Data akan disimpan dalam format rinci maupun ringkas guna
memberikan fleksibilitas maksimal dalam memenuhi berbagai kebutuhan informasi dari para
pengguna. Proses pemuatan (loading) melibatkan entri data ke dalam tempat penyimpanan
data warehouse.

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam
satu lokais, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data
pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan) dan
data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Dalam tempat penyimpanan data warehouse,
terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalm tabel-tabel terpisah. Tabel data akan digabung
untuk menghasil suatu paket informasi.
 Tabel Dimensi, data pengidentifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi
(dimension tabels)
 Tabel Fakta, tabel-tabel terpisah yang disebut tabel fakta (fact tables) berisi ukuran-
ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek atau aktivitas.
 Paket Informasi (information package), mengidentifikasi semua dimensi yang akan
digunakan dalam analisis aktivitas tertentu.

Skema Bintang, karena memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang, maka struktur ini
disebut skema bintang (star schema). Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya
informasi seperti:
 Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu
 Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal
terakhir
 Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan samapai dengan saat ini

6. Penyampaian informasi
 Untuk terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi,
yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi,
dan menjadikan informasi tersebut bagi para pengguna.
 Drill down-proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian
 Roll up-memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian
meringkas rincian-rincian tersebut menjadi tingkat yang lebih tinggi.
 Drill across-dengan cepat bergerak dari satu hirarki data ke hirarki yang lainnya.
 Drill through-berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

7. OLAP
On-line analytical processing (OLAP) memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi
dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web dan dengan cepat
menghasilkan informasi dalam berbagai bentuk termasuk grafik.

Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-
line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional
standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu
sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

8. Data mining
Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui
pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas di aliran sungai
pegunungan. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan
menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut dapat menjadi
dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining:
verifikasi hipotesis (hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge
discovery).
 Hypothesis verification dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data
saling terhubung.
Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh pengguna
Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data
Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.
 Knowledge discovery sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data
warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama.