Jurnal Informasi dan Komunikasi

Administrasi Perkantoran
Volume 3, No 1, Februari 2019
Online: http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap

Penerapan dan Pemanfaatan E – Office Sebagai Perwujudan Paperless Office

Fauzia Herdiana 1, Marsofiyati 2

Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Email :Fauziahhardiana@gmail.com, Susantiningrum@staff.uns.ac.id ,
Sutaryadi.uns@yahoo.com

Abstract
According to (2015) in a survey he did that 55 percent of the 100 survey talent
chose to be employees in the office. So it can be said that working in an office is
very popular for everyone. One form of communication in offices is by
correspondence or correspondence using paper. The purpose of this research is to
describe e-office utilization in correspondence as a paperless office embodiment.
The research used by the author is the study of literature. Literature study is a
method in finding data through theoretical references that are relevant to the
problems found. To create an e-office in the form of a perless office can use
integra services that provide an e-office application.

Keywords: Application and Utilization E-office, Paperless Office.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
69 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

I. PENDAHULUAN ditebang. Hal tersebut akan

Manusia untuk memenuhi merusak lingkungan, sehingga
kebutuhan hidup mereka, terjadi banjir, tanah longsor,
tentunya harus bekerja agar apa resapan air berkurang, dan
yang diinginkan terpenuhi. lainnya. Maka dari itu harus
Menurut (2015) dalam survei meminimmalisir penggunaan
yang beliau lakukan bahwa 55 kertas di perkantoran.
persen dari 100 talent survei Disamping itu, untuk merawat
memilih menjadi pegawai di surat penting atau dokumen
kantor. Maka dapat dikatakan mengakibatkan pengeluaran
bekerja di kantor sangat diminati biaya cukup tinggi dan adanya
bagi semua orang. Selain itu keterbatasan tempat
kantor menjadi pusat kegiatan penyimpanan dokumen tersebut.
karyawannya dalam membantu Dengan perkembangan
pimpinan, memberikan teknologi untuk surat menyurat
informasi, menghimpun dapat dikembangkan dengan
informasi sampai penggunaaan komputer dan
mendistribusikan informasi. internet sebagai media
Yang menjadi tugas pokok komunikasi. Perkembangan
kantor adalah melaksanakan teknologi tersebut
perkerjaan bersifat administrastif mengakibatkan keperluan
yang menyiapkan data dan administrasi perkantoran, seperti
informasi untuk kepentingan dalam proses pengarsipan,
organisasi dan kepentingan dokumentasi dan surat menyurat
umum (Sugiarto, 2014). yang sering dilakukan dalam
Tentunya dalam penyampaian lingkungan perkantoran menjadi
informasi memerlukan lebih efektif dan efisien.
komunikasi, agar terbentuk Tekonologi informasi yang
persamaan informasi antara diterapkan dalam sebuah kantor
pemberi pesan dengan penerima untuk mendukung kegiatan
pesan. perkantoran diantaranya yaitu
Salah satu bentuk penerapan e-office. Electronic
komunikasi dalam perkantoran office (e-office) adalah suatu
yaitu dengan surat menyurat sistem yang berhubungan
atau orespondensi. Lembar yang dengan administrasi secara
dibutuhkan untuk membuat surat maya, memusatkan komponen –
tergantung banyaknya isi surat komponen sebuah organisasi. Di
tersebut. Jika aktivitas surat mana data informasi dan
menyurat di kantor sering komunikasi dibuat melalui
dilakukan, maka meningkatkan media telekomunikasi
penggunaan kertas. Dimana (Mulyono, Pendukung Program
dapat diketahui untuk membuat Paperles Korespondensi
kertas membutuhkan satu batang Perkantoran (Studi kasus :
pohon, jika kertas yang bagian Administrasi Akademiki
digunakan banyak akan komunitas Semen Gresik), 2018)
membutuhkan jutaan pohon nan Adanya e-office di

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
70 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

perkantoran dapat dikatakan Provinsi Jawa Timur diketahui

membantu tugas seorang penerapan e-office dengan
administrator secara elektronik bantuan aplikasi e – office atau
dan menggunakan alat bantu aplikasi e-sms (sistem
dalam pengerjaannya. Selain itu manajemen surat).
penggunaan e-office ini Meski demikian, hal
meminimalisir pernggunaan tersebut tidak menjadikan Dinas
kertas (paperless) dan Komunikasi dan Informatika
mempermudah penyimpanan Provinsi Jawa Timur merasa
serta pengelolaan data secara puas namun berkeinginan untuk
terpusat. Perwujudan e-office memperluas daerah jangkauan e-
dalam paperless ialah dengan office. Berdasarkan Uraian
penggunaan e-mail, dapat Diatas Peneliti Ingin Melakukan
diketahui dengan menggunakan Penelitian Dengan Judul
e-mail informasi dapat diakses “Penerapan E-Office Sebagai
dimana saja dan kapan saja. Dalam Perwujudan Paperless
Konsep ini merupakan hasil Office”. Tujuan dari
pemikiran yang muncul selain dilakukannya penelitian ini
sebagai akibat berkembangnya untuk mendeskripsikan
teknologi informasi dan pemanfaatan e-office dalam
komputer juga merupakan korespondensi sebagai
sebuah solusi untuk mengurangi perwujudan paperless office.
penggunaan filling kabinet Sertam manfaat yang ingin
sebagai tempat penyimpanan didapatkan pada e-office yaitu
arsip dan merupakan pekerjaan manusia dapat mencintai
yang memakan waktu terlalu lingkungan dalam bentuk
lama (Komentar Tentang paperless office.
Paperless Office., 2017).
Berdasarkan penelitian II. METODE PENELITIAN
terdahulu yang dilakukan di Penelitian yang
Depo Arsip Kabupaten digunakan penulis yaitu studi
Bangkalan dapat diketahui literatur. Studi literatur
bahwa penggunaan e-office merupakan metode dalam
melalui aplikasi yang bernama mencari data melalui referensi
Simardi (Sistem Informasi teori yang relevan dengan
Manajemen Arsip Dinamis) permasalahan yang ditemukan.
sangat membantu karyawan Referensi yang dicari berisikan
dalam penyelesaian pengelolan tentang: 1)Penerapan dan
arsip dan masih belum Pemanfaatan e-office dan
sempurna. Akan tetapi dengan 2)Perwujudan paperless.
sistem yang diterpkan dapat Referensi ini dapat
menekan penggunaan kertas ditemukan melalui buku, jurnal,
sebesar 33 rim. Sedangkan artikel, laporan penelitian, dan
penelitian terdahulu yang situs – situs di internet. Tujuan
dilakukan oleh Dinas menggunakan studi literatur
Komunikasi dan Informatika yaitu: 1) menemukan variabel –

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
71 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

variabel yang akan diteliti, 2) mengimplementasikan e-

membedakan hal – hal sudah office tentunya tidak mudah
dilakukan dan menentukan hal seperti yang dibayangkan,
– hal yang sudah diperlukan, 3) tentunya terdapat kendala
mmenentukan makna dan yang harus dihadapi.
hubungan antar variabel. Misalnya pegawai yang tidak
Dengan melakukan studi pandai atau mampu dalam
literatur, peneliti akan mengoperasikan tugas
mendapatkan tuntutan secara dministratif secara online.
teori dalam mendefinisikan Hal tersebut akan berdampak
suatu variabel dan pada birokrasi di perkantoran.
memungkinkan variabel sudah Pada hal ini, peran
didefinisikan oleh peneliti perusaahan harus
sebelumnya. memberikan pelatihan agar
pagawainya dapat
III. HASIL DAN menjalankan operasi e-office
PEMBAHASAN tanpa gangguan.
1. Penerapan dan Menurut Integra (2015-
Pemanfaatan E-Office 2019) yang dimuat pada
Penggunaan aplikasi e- website mereka, manfaat
office sangat membantu yang didapatkan oleh
karyawan dalam perusahaan ketika
menyelesaikan kegiatan menerapkan e-office di kantor
pengelolaan arsip, membuat yaitu:
surat, dan lainnya sehingga a) Tentunya dalam
pegawai lebih cepat dan tepat penyimpanan database
waktu dalam menyelesaikan tersimpan secara terpusat.
pekerjaannya. Berikut skema b) Database disimpan berupa
yang diterapkan e-office di cloud, vps, dan
integra. E-office mampu collocation server.
bekerja secara optimal dan c) Sistem dapat dijalankan
dapat memberikan menggunakan internet
kemudahan kepada atau tampa internet.
pekerja/staff sehingga d) Dapat diintegrrasikan
membantu dalam efektivitas dengan layanan sms dan
dan efisiensi waktu serta e-mail broadcast untuk
dapat meningkatkan notifikasi bagi pengguna
produktivitas pegawai. aplikasi.
Meningkatnya produktivitas e) Sistem dapat dengan
pegawai dalam dilihat dari mudah diakses melalui
kinerja pegawai yang smartphone dan tablet.
semakin hari semakin baik f) Dapat diintegrasikan
dan mampu menyelesaikan dengan sistem lainnya
tugasnya sesuai waktu yang walaupun berbeda
telah ditentukan. instansi.
Saat

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
72 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

g) Menyediakan berbagai 2. Perwujudan Paperless

laporan yang dibutuhkan Office
daan menyajikan data Konsep paperless
dengan grafif chat bar office menjadi hal yang baru
atau pie. dan sulit bagi yang masih
menggunakan kertas sebagai
Gambar 1.1 Skema Surat Masuk dukungan untuk dalam
(Source: Integra) lingkungan sosial,
komunikasi, periklanan,
keuangan, dan bahkan pada
bidang pendidikan (Paperless
Office: a new proposal for
organizations, 2015).
Misalkan dalam pendidikan
pada tahun 2015 dalam ujian
nasional menggunakan kertas
sebagai media untuk
menjawab pertanyaan.
Surat yang masuk ke Karena teknologi terus
instansi diterima oleh bagian berkembang dimulai dari
Tata Usaha atau agendaris. tahun 2016 untuk
Kemudian oleh petugas tata mengurangi penggunaan
usaha data dari surat tersebut kertas dalam ujian nasional
dientrikan ke dalam aplikasi dilakukan secara
e-office dan di scan untuk komputerisasi, akan tetapi
mengarsipkan surat secara ujian nasional berbasis
digital pada aplikasi. komputer ini belum merata
Selanjutnya surat siap untuk ke daerah terpencil sehingga
di distribusikan atau di penggunaan kertas masih
disposisi secara elektronik dibutuhkan.
kepada penerima surat. Penerapan paperless
Penerima surat akan office memiliki banyak
membaca data surat masuk keuntungan, tidak hanya dari
melalui aplikasi, dan sudut pandang lingkungan
membaca file digital dari tetapi juga untuk fungsi
surat tersebut. Selanjutnya, internal organisasi dan untuk
proses disposisi bisa kepentingan perkantoran.
dilakukan pada aplikasi dan Selain itu Penerapan aplikasi
pimpinan dapat mengetahu e-office sebagai perwujudan
posisi surat sampai dengan paperless office ini belum
tindak lanjut dari surat dikatakan sepenuhnya
tersebut. berhasil atau belum
terlaksana secara efektif
dikarenakan penurunan
jumlah kertas yang
dikeluarkan masih rendah

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
73 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

dan aplikasi e-office yang fungsi internal organisasi dan

diterapkan juga belum untuk kepentingan perkantoran.
sempurna sehingga masih Selain itu Penerapan aplikasi e-
perlu adanya perbaikan atau office sebagai perwujudan
pembaruan dari aplikasi e- paperless office ini belum
office tersebut. (Ratna dikatakan sepenuhnya berhasil
Wahyu N dan Durinda atau belum terlaksana secara
Puspasari) efektif dikarenakan penurunan
Dengan perwujudan jumlah kertas yang dikeluarkan
paperless ofice akan masih rendah. Dapat dilihat dari
memengaruhi produktivitas penyelesaian tugas bisa
karyawan perkantoran. Dapat dilakukan dengan cepat tanpa
dilihat dari penyelesaian membutuhkan waktu yang lama
tugas bisa dilakukan dengan dan sesuai dengan waktu yang
cepat tanpa membutuhkan ditentukan.
waktu yang lama dan sesuai
dengan waktu yang
ditentukan. Serta dalam V. DAFTAR PUSTAKA
pelaksaannnya beberapa Afenaph, F. 2017. Komentar
pengguna dapat melakukan Tentang Paperless Office.
prosedur secara bersamaan Yogyakarta: Universsitas
dan meningkatan informasi Gajah Mada,
untuk memungkinkan Darmawan. 2015. Medium.com.
prosedur pemantauan dan [Online] A Medium
permintaan dibuat. Corporation US, May 14,
2015. [Cited:May 13, 2019.]
IV. KESIMPULAN https://medium.com/@Darm
Penggunaan aplikasi e- awan/pilih-kerja-atau-usaha-
office sangat membantu ini-kata-mereka-yang-sudah-
karyawan dalam menyelesaikan dan-belum-masuk-dunia-
kegiatan pengelolaan arsip, kerja-f88fe2d8ebb6.
membuat surat, dan lainnya
sehingga pegawai lebih cepat Integra. 2015-2019. Google
dan tepat waktu dalam Chrome. Integra. [Online]
menyelesaikan pekerjaannya. E- Integra Inovasi Indonesia
office mampu bekerja secara Corporation, May 2015-
optimal dan dapat memberikan 2019. [Cited: May 13, 2019.]
kemudahan kepada pekerja/staff https://www.integraindonesia
sehingga membantu dalam .co.id/eoffice/#keunggulan.
efektivitas dan efisiensi waktu Mulyono, Totok. 2018.
serta dapat meningkatkan Pendukung Program
produktivitas pegawai. Paperless Korespondensi
Penerapan paperless office Perkantoran (Studi Kasus:
memiliki banyak keuntungan, Bagian Administrasi
tidak hanya dari sudut pandang Akademik-Akademi
lingkungan tetapi juga untuk Komunitas Semen Indonesia
Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
e-ISSN 2614-0349
74 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Gresik). Indonesia:
ECNOSCIENZA, 2018, Vol.
Volume 2.
Ratna Wahyu N dan Durinda
Puspasari. Analisis
Penerapan E-Office Sebagai
Perwujudan Paperless Office
Di Depo Arsip Kabupaten
Bangkalan. Program Studi
Pendidikan Administrasi
Perkantoran: Bangkalan
Sandra-Dinora Orantes-
Jiménez, Alejandro Zavala-
Galindo, And Graciela
Vázquez-Álvarez. 2015.
Paperless Office: a new
proposal for
organizations.Mexico:
Instituto Politécnico
Nacional, Vol. 13 Number 3,.
ISSN.
Sugiarto, Teguh Wahyono dan
Agus. 2014. Manajemen
Kearsipan Eletronis.
Yogyakarta : Gava Media

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349