CADANGAN PENYELESAIAN

Dalam permasalahan yang dihadapi oleh organisasi ini, terdapat beberapa strategi yang

perlu dilakukan oleh organisasi. Untuk mendapatkan pengurusan komunikasi organisasi

yang baik, organisasi perlu melakukan pendekatan strategi komunikasi yang betul. Strategi

yang pertama ialah strategi komunikator. Apabila ingin melakukan sebarang perbincangan

atau perjumpaan dalam organisasi, pengurus perlu mengetahui terlebih dahulu isi

kandungan perbincangan tersebut iaitu matlamat dan objektif sesebuah perbincangan

dilakukan.

Pengurus atau ketua perlu menganalisis diri sendiri terlebih dahulu sebagai seorang

komunikator iaitu individu yang bertanggungjawab menyampaikan maklumat. Pengurus

perlu tahu posisi dia sebagai komunikator iaitu sumber untuk menyampaikan sesuatu

maklumat atau arahan serta sejauh mana keputusan dan saluran yang diguna pakai mampu

mencapai matlamat organisasi. Maklum balas daripada pekerja atau orang bawahan

terhadap arahan yang bakal didengari juga perlu dianalisis oleh seorang ketua sebagai

komunikator.

Ketua atau komunikator perlu bijak untuk menghubungkan budaya, persekitaran, penilaian

audien, pemilihan saluran dan mesej yang bakal disampaikan. Ini kerana elemen-elemen ini

sangat berkait rapat dan memberi kesan antara satu sama lain. Elemen tersebut tida boleh

bergerak secara sendiri untuk mencapai komunikasi yang efektif. Dalam organisasi, elemen-

elemen ini diperlukan kerana terlibat individu-individu lain dalam komunikasi tersebut.

Di samping itu, ketua perlu mempunyai pemikiran yang kritikal dalam menggunakan strategi

komunikasi. Penguasaan Bahasa oleh ketua perlu dititik beratkan samada secara lisan atau

penulisan. Bahasa yang dipilih haruslah mudah dipaham oleh pekerja lain dimana ia
mengikut audien yang bakal membaca atau mendengar arahan tersebut. Bahasa yang

terlalu ilmiah tidak sesuai digunakan kepada pekerja yang mungkin tidak mempunyai

Pendidikan yang tinggi sehingga sukar untuk difahami oleh mereka. Ini jelas menunjukkan

bahawa, ketua perlu memilih Bahasa yang sesuai mengikut keadaan semasa samada formal

atau tidak formal.

Seterusnya, pengawalan emosi oleh komunikator atau ketua juga perlu ditambahbaik.

Bukan sahaja ketua perlu mengawal emosinya sendiri, tapi komunikasi yang dilakukan juga

perlu mengawal emosi pekerja atau audien. Perbincangan dan perjumpaan yang dilakukan

perlulah dalam suasana yang tenang tanpa sebarang tekanan, dimana ia akan melahirkan

suasana yang harmoni. Emosi yang mampu dikawal oleh ketua komunikator mampu

melahirkan rasa hormat di antara ketua dan pekerja. Komunikasi yang berkualiti akan

menunjukkan kreadibiliti seorang ketua.

Strategi kedua yang boleh digunakan dalam menangani masalah ini ialah strategi pemilihan

saluran media. Mesej yang padat, ringkas dan tepat supaya mudah difahami oleh pekerja

iaitu audien. Pemilihan saluran media boleh dilakukan secara penulisan mahupun lisan.

Menggunakan saluran tradisional seperti surat, laporan dan memo merupakan saluran yang

boleh direkod namun terdapat kekurangan iaitu maklum balas yang diterima adalah lewat.

Saluran penulisna boleh digunakan melalui elektronik seperti email. Namun terdapat

kekurangan dan kelemahan tertentu seperti disalah tafsir dan tidak menyedari email yang

diperolehi.

Interaksi bersemuka secara lisan iaitu berkumpulan dan individu juga merupakan salah satu

pemilihan media. Terdapat dua pendekatan yang boleh digunakan dalam interaksi secara

kumpulan iaitu pendekatan tell/sell dan consult/joint. Pendekatan tell atau sell boleh
digunakan apabila ketua mahu mengajar sesuatu perkara yang baru kepada pekerjanya.

Konsep Tell disini ialah untuk memberi tahu maklumat dan pengetahuan kepada audien

dimana perkara tersebut telah diketahui oleh ketua. Manakala konsep sell pula ialah ketua

mahu mengubah pendirian dan pandangan pekerjanya. Pendekatan tell atau sell ini sesuai

digunakan apabila ketua mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang sesuatu perkara

dan tidak mahu mendengar pendapat dan pandangan pekerjanya.

Namun begitu, Pendekatan consult/joint digunakan apabila pengurus ingin mendapatkan

maklumat dalam sesuatu perkara atau mempelajari sesuatu perkara daripada audien atau

pekerjanya. Pendekatan ini lebih kepada pendekatan kerjasama antara pengurus dan

pekerja dimana ketu kekurangan maklumat untuk membuat keputusan dikemudian hari.

Sebagai contoh, pendekatan consult atau joint ini sering dilihat dalam perundingan atau

brainstorming.

Perbincangan dan interaksi perlu dilakukan mengikut peringkat organisasi diaman pekerja

perlu merujuk kepada ketua masing-masing. Manakala ketua bakal berinteraksi dengan

peringkat organisasi yang lain. Pemilihan saluran media yang betul memberi kesan

komunikasi dalam organisasi. Jika pemilihan yang dilakukan oleh pengurus dan pekerja

salah, ia akan membuatkan komunikasi tidak efektif diaman akan terdapat pekerja yang

merasakan pandanagn mereka tidak diterma. Sebagai pekerja mereka juga perlu

mengetahui pendekatan yang digunakan oleh pengurus, dimana sesetengah situasi

pendapat dan pandangan dari pekerja tidak diperlukan. Ketua juga menerima arahan dari

pihak atasan dan menyampaikannya kepada pekerjanya.