KaryaONE Documentation v1

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE
UPDATED 11/01/18
DAFTAR ISI
A. Kontak ....................................................................................................................................................... 5
B. Human Resource Information System (HR Admin) ..................................................................................... 5
1. Dashboard ............................................................................................................................................. 5
2. Saldo (Balance) ...................................................................................................................................... 7
a. Melihat jumlah saldo ......................................................................................................................... 7
b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer...................... ………… ...... 7
c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer.........................................8
3. Merubah Informasi Company Profile ......................................................................................................9
4. Menu Master Employee .........................................................................................................................9
a. Insert data karyawan melalui formulir................................................................................................9
b. Upload data karyawan..................................................................................................................... 12
c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan ............................................................................ 14
d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan........................................................................... 19
e. Melihat Data Karyawan ...................................................................................................................20
f. Mengunduh Data Karyawan ............................................................................................................ 23
g. Deaktivasi Karyawan ....................................................................................................................... 23
h. Menghapus Data Karyawan .............................................................................................................24
5. Menggunakan Mesin Pencarian............................................................................................................24
6. Master Division ....................................................................................................................................26
a. Membuat Master Division................................................................................................................26
b. Mengedit Master Division ................................................................................................................26
c. Menghapus Division ........................................................................................................................26
7. Master Department.............................................................................................................................. 27
a. Membuat master department ......................................................................................................... 27
b. Mengedit Master Department ......................................................................................................... 27
c. Menghapus Master Department ...................................................................................................... 27
8. Master Job Title....................................................................................................................................28
a. Membuat Master Job Title ...............................................................................................................28
b. Mengedit Master Job Title ...............................................................................................................28
c. Menghapus Job Title .......................................................................................................................28
d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur................................................29
e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ............................................................ 30
f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi ............................................................................... 30
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ............................................................................ 31
h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi ...................................................................... 31
9. Master Position .................................................................................................................................... 32
10. Master Team Group ............................................................................................................................. 32
a. Membuat Master Team Group......................................................................................................... 32
b. Mengedit Master Team Group......................................................................................................... 33
c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ........................................................................... 33
d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group ................................................................................ 34
e. Mengganti Supervisor Master Team Group ..................................................................................... 34
f. Menghapus Master Team Group ..................................................................................................... 35
11. Master Grade ....................................................................................................................................... 35
a. Membuat Master Grade .................................................................................................................. 35
b. Mengedit Master Grade................................................................................................................... 36
c. Menghapus Master Grade ............................................................................................................... 36
12. Master Allowance .............................................................................................................................. 36
a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)..................................................................... 36
b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ..................................................................... 37
c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap).................................................................. 38
Halaman 2 dari 88
d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance (Tunjangan
Tidak Tetap) kepada karyawan ................................................................................................................ 39
13. Master Shift .......................................................................................................................................40
a. Membuat Master Shift.....................................................................................................................40
b. Mengedit Master Shift ..................................................................................................................... 41
c. Menghapus Master Shift ................................................................................................................. 41
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ............................................................................... 41
e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift.......................................................................................42
14. Master Shift Pattern ..........................................................................................................................42
a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan ........................................................42
b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah Periode
Mingguan................................................................................................................................................. 43
15. Master Shift Roster ............................................................................................................................44
a. Membuat Roster Baru .....................................................................................................................44
b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster ........................................................................................44
c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster ...............................................................................................44
d. Merubah Nama Roster .................................................................................................................... 45
e. Menghapus Roster .......................................................................................................................... 45
f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster ........................................................................................... 45
16. Master Event & Holiday .....................................................................................................................46
a. Membuat Master Event dan Holiday................................................................................................46
b. Mengedit Master Event dan holiday ................................................................................................ 47
c. Menghapus Master Event dan Holiday............................................................................................. 47
17. Master Contract................................................................................................................................. 47
a. Membuat Master Contract ..............................................................................................................48
b. Menambah Variabel pada Master Contract…………………………………………………………………………. 48
c. Mengedit Master Contract...............................................................................................................48
d. Menghapus Master Contract ...........................................................................................................49
e. Memperbaharui kontrak ..................................................................................................................49
18. Master Letter..................................................................................................................................... 50
a. Membuat Master Letter Type .......................................................................................................... 50
b. Mengedit Master Letter Type .......................................................................................................... 50
c. Menghapus Master Letter Type ....................................................................................................... 50
d. Membuat Master Letter Template................................................................................................... 51
e. Mengedit Master Letter Template................................................................................................... 51
f. Menghapus Master Letter Template ............................................................................................... 51
g. Melakukan pengiriman Letter.......................................................................................................... 52
19. Leave (Cuti) ....................................................................................................................................... 52
a. Membuat Master Leave ................................................................................................................... 52
b. Mengedit Master Leave ................................................................................................................... 53
c. Menghapus master Leave................................................................................................................ 53
d. Mengatur Jatah Cuti Reguler ........................................................................................................... 54
e. Melakukan Pengajuan Cuti .............................................................................................................. 54
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan) .............................................................. 55
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR) ........................................................ 56
20. Permission (Izin) ................................................................................................................................ 56
a. Membuat Master Permission ........................................................................................................... 57
b. Mengedit Master Permission ........................................................................................................... 57
c. Menghapus Master Permission........................................................................................................ 57
d. Melakukan Pengajuan Izin ............................................................................................................... 58
e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ............................................................... 58
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ......................................................... 59
21. Replacement .....................................................................................................................................60
Halaman 3 dari 88
a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan)................................60
b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) ..................... ....60
22. Overtime ........................................................................................................................................... 61
a. Membuat Master Overtime ............................................................................................................. 61
b. Mengedit Master Overtime .............................................................................................................62
c. Menghapus Master Overtime .......................................................................................................... 63
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime ........................................................................ 63
e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ...............................................................................64
f. Mengajukan Lembur .......................................................................................................................64
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) ....................................................64
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR).................................. 65
23. Assessment .......................................................................................................................................66
a. Membuat Master Assessment .........................................................................................................66
b. Mengedit Master Assessment ......................................................................................................... 67
c. Menghapus Master Assessment ...................................................................................................... 67
24. Master Branch ...................................................................................................................................68
a. Membuat Master Branch .................................................................................................................68
25. Mengelola Admin ..............................................................................................................................69
a. Menambahkan Admin HRD/Finance ................................................................................................69
b. Menghapus Admin HRD/Finance .....................................................................................................69
26. Mengelola Daftar (List) ...................................................................................................................... 70
a. Membuat Daftar (List) ..................................................................................................................... 70
b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List) ........................................................................................... 70
27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan ................................................................................ 71
28. Mengelola Bonus ............................................................................................................................... 71
a. Membuat Bonus Karyawan.............................................................................................................. 71
29. Mengelola Claim ................................................................................................................................ 72
a. Admin HR Membuat Data Claim Karyawan .................................................................................... 72
b. Mencari Data Claim Karyawan ......................................................................................................... 72
30. Help Desk .......................................................................................................................................... 74
31. Data Kehadiran.................................................................................................................................. 74
a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya............................................................................................ 74
b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel ....................................................................... 75
32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel....................................................................................... 75
33. Melakukan Validasi Data Kehadiran................................................................................................... 75
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ......................................................................................... 76
b. Melakukan Validasi Data Absensi .................................................................................................... 76
34. Report ............................................................................................................................................... 77
35. Setting............................................................................................................................................... 78
36. Log .................................................................................................................................................... 78
C. Human Resources Information System (Finance Admin) .......................................................................... 79
1. Panduan Dashboard Finance Admin..................................................................................................... 79
2. Panduan Melihat dan Merubah Angka Gaji (Salary) .............................................................................. 79
3. Panduan Mengisi Nilai Tunjangan Tetap (Job Allowance) ..................................................................... 81
4. Panduan Melihat Data Gaji Bulanan dan Melakukan Proses Pembayaran Gaji ...................................... 81
5. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya ...................................................... 83
6. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement................................................................ 85
7. TAX INCOME SETTINGS ...................................................................................................................... 87
8. LOG .....................................................................................................................................................88
9. HELP DESK ..........................................................................................................................................88
Halaman 4 dari 88
A. Kontak
Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah
penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:
Protus Tanuhandaru
ptanuhandaru@progresstech.co.id
B. Human Resource Information System (HR Admin)
1. Dashboard
Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat analisa tindak
lanjut
Guide Panduan pengisian data bagi pengguna yang pertama kali

menggunakan aplikasi
Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung
invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne
Active Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem dan aktif
Employee sebagai karyawan
Inactive Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem, namun telah
Employee di-deaktivasikan (misalnya, mengundurkan diri dan sebagainya)
Leave Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti

Approval
Overtime Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti

Approval
Replacement Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti

Approval
Permission Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti

Approval
Employee Late  Garis dan titik berwarna kuning menunjukkan tingkat total
Rate Chart keterlambatan dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap
Halaman 5 dari 88
titik pada sebuah bulan bisa di-klik untuk menampilkan tabel
kronologi keterlambatan untuk bulan tersebut)
 Garis dan titik berwarna merah menunjukkan tingkat total
kepulangan lebih awal dalam satuan menit dari bulan ke bulan
(setiap titik pada sebuah bulan bisa di-klik untuk menampilkan
tabel kronologi kepulangan lebih awal untuk bulan tersebut)
Employee Late Total keterlambatan dalam satuan menit dan berapa kali
Rate Table keterlambatan tersebut terjadi untuk karyawan yang terlambat
Absent Rate Jumlah mangkir bulanan

Month on
Month
Attendance Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak

Status pie berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir
chart
Attendance Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out

Indifference
pie chart
Employee Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan

birthday This
Month
Contract End Kontrak karyawan yang akan habis. Kontrak bisa langsung diperbaharui
Soon melalui dashboard.
Pending  Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui

Permission  Diagram Pie untuk status izin
Request From  Tabel izin yang harus ditindaklanjuti
Superordinate
Pending Leave  Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui
Request From  Diagram Pie untuk status Cuti
Superordinate  Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti
Halaman 6 dari 88
2. Saldo (Balance)
Setiap tanggal 20, Anda akan mendapatkan tagihan berdasarkan jumlah karyawan yang telah
didaftarkan ke dalam sistem. Jumlah tagihan tersebut akan mengurangi nilai saldo dari bulan ke
bulan. Oleh karena itu, untuk menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda harus memiliki nilai saldo
yang selalu lebih besar daripada nilai tagihan bulanan Anda.
a. Melihat jumlah saldo
1. Jumlah saldo bisa dlihat langsung pada dashboard

2. Selain itu, pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO
di atas
3. Klik Billing
4. Anda akan melihat jumlah saldo Anda pada kotak di sebelah kiri atas
b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer
1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2. Klik Billing
3. Proses pembayaran bisa dilakukan melalui kotak berjudul Top Up
4. Anda bisa meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up
5. Klik close untuk menutup panduan tersebut
6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda bisa memilih pilihan nilai yang tersedia
7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.
8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa paket
promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda
mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.
9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak
dan total juga akan langsung berubah
10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan
klik tombol USE COUPON
11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui transfer, klik tombol TRANSFER
12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran
13. Jika semua sudah ok, klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melanjutkan
14. Anda akan melihat tabel yang menunjukkan penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti
dengan pembayaran
15. Klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda perlu
tindaklanjuti dengan pembayaran
Halaman 7 dari 88
16. Lakukan pembayaran berdasarkan informasi yang tersedia, baik secara online melalui
aplikasi bank yang Anda gunakan atau melalui mesin ATM
17. Jika Anda telah melakukan pembayaran, lakukan konfirmasi dengan mengklik tombol
CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda telah bayarkan
18. Masukkan informasi terkait pembayaran seperti jumlah transfer, nama bank, nama akun,
dan nomor rekening
19. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melanjutkan
20. Proses pembayaran yang telah Anda konfirmasikan akan divalidasikan oleh KaryaOne.
Jika nominal pembayaran telah sesuai dengan jumlah yang ditagihkan, saldo Anda akan
bertambah sesuai dengan nilai Top Up Anda.
c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer
2. Klik Billing
3. Proses pembayaran bisa dilakukan melalui kotak berjudul Top Up
4. Anda bisa meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up
5. Klik close untuk menutup panduan tersebut
6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda bisa memilih pilihan nilai yang tersedia
7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.
8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa paket
promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda
mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.
9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak
dan total juga akan langsung berubah
10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan
klik tombol USE COUPON
11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui kartu kredit, klik tombol CREDIT CARD
12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran
13. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti nomor telpon, nomor kartu, tanggal
kadaluarsa kartu, nomor CVV
14. Jika semua sudah ok, klik tombol BAYAR SEKARANG untuk melanjutkan
15. Sistem akan melakukan validasi terhadap informasi yang Anda masukkan terkait dengan
kartu kredit yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran
16. Anda diminta untuk memasukkan One-Time Password yang dikirimkan melalui SMS
17. Masukkan kode yang Adda terima melalui SMS ke dalam file One Time Password (OTP)
Halaman 8 dari 88
18. Klik tombol Masukkan OTP untuk melanjutkan
19. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa konfirmasi pembayaran telah berhasil
dilakukan
3. Merubah Informasi Company Profile
2. Klik Company Profile
3. Anda bisa merubah informasi Company Profile, First Name Contact Person, Last Name
Contact Person, Phone Number, dan Address
4. Lakukan perubahan yang diperlukan
5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
4. Menu Master Employee
a. Insert data karyawan melalui formulir
1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data
master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data
master job title
2. Pada sidebar menu, klik Master Data
3. Klik Master Employee
4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
5. Klik Insert
6. Pilih Form
7. Klik tombol SELECT
8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal
Info sampai employee info
9. Isi field first name
10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda -
11. Pilih gender
12. Masukkan nomor NPWP jika ada
13. Pilih status pernikahan
14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
15. Pilih agama
Halaman 9 dari 88
16. Masukkan tempat lahir
17. Masukkan tanggal lahir
18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info
20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
21. Masukkan alamat sekarang
22. Masukkan nomor kontak 1
24. Masukkan email pribadi karyawan
25. Masukan nomor kontak darurat 1
26. Masukkan nomor kontrak darurat 2
27. Masukan alamat kontak darurat
29. Sekarang anda akan memasukkan data family info
30. Masukan Nama Ayah
31. Masukan Nama Ibu
32. Masukan status pernikahan karyawan
33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field
tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama
anak
35. Sekarang anda akan memasukkan data education info
36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk
Education background 1
37. Pilih level pendidikan
38. Masukan nama lembaga pendidikan
39. Masukkan major atau jurusan
40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
42. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan
data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info
45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk
pengalaman kerja terkini
Halaman 10 dari 88
46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja
47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut
48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih
dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
51. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi
penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu
52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info
54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di
samping kanan
55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses
dashboard karyawan
56. Pilih grade
57. Pilih Division
58. Pilih Department
59. Pilih Job Title
60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title
61. Masukkan Join Date
62. Pilih status karyawan
63. Masukan tanggal dimulainya kontrak
64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak
65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan
untuk penggajian
66. Masukkan nomor rekening karyawan
67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama bisa
berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda
68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan
69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan
70. Masukkan nomor asuransi
71. Tentukan jatah kuota cuti
72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
Halaman 11 dari 88
75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian
masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama
karyawan yang Anda telah masukkan
b. Upload data karyawan
Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien,
khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne
menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template spreadsheet untuk melakukan
upload data karyawan.

3. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
4. Klik Insert
5. Pilih Excel
6. Klik tombol SELECT
7. Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE
8. Buka file yang baru saja diunduh
9. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu
ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi yang tersedia dalam tab
upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda
dalam tab Filling
10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa mengisi data
11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan
referensi sebagai berikut:
String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
Dropdown refer to Abaikan

cheat sheet
String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat
Number number Angka bulat
Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
Halaman 12 dari 88
String dd-mmm- Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
yyyy
String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil
String yyyy Tahun dengan format yyyy
Date dd-mmm-yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak
wajib untuk diisi)
13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai
contoh
14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name
sampai kolom terakhir
15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab
upload memiliki data yang sama dengan tab filling.
16. Klik Tab Help
17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload
18. Copy password tersebut
19. Klik Tab Upload
20. Hover mouse Anda pada tab upload
21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu
22. Pilih Unprotect Sheet
23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password
24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste
25. Klik OK untuk melanjutkan
26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa melakukan
perubahan pada Tab Upload
27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut
28. Klik baris dibawahnya
29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula
30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan
31. Jika semua sudah ok, simpan file template
32. Pada aplikasi karyawan, klik upload
33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan
Halaman 13 dari 88
34. Klik upload
35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian
data
36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu
diperbaiki
37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut
38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil
dimasukkan
39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian
masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama
karyawan yang Anda telah masukkan
c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan
Pengisian Data Awal oleh HR Admin

3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas
4. Klik Self Services
5. Klik tombol ADD EMPLOYEE
6. Masukkan First Name
7. Masukkan Last Name
8. Masukkan Email Office
9. Masukkan Staff ID
10. Masukkan Job Title
11. Pilih Grade
12. Masukkan Join Date
13. Pilih Contract Status
14. Masukkan Start Date
15. Masukkan End Date
16. Masukkan Leave Quota
17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia)
18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia)
19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia)
Halaman 14 dari 88
20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia)
21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia)
22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia)
23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan
24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan
25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon
karyawan tersebut bisa mengisi tambahan informasi yang diperlukan
Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi
1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta
Anda untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan
2. Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek
email tersebut.
3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut
4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info
sampai Experience Info
5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin)
6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda
tidak memiliki nama belakang, berikan tanda -
7. Pilih gender (jika tidak tepat)
8. Masukkan nomor NPWP jika ada
9. Pilih status pajak
10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
11. Pilih agama
12. Masukkan tempat lahir
13. Masukkan tanggal lahir
15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info
16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
17. Masukkan alamat sekarang
20. Masukkan email pribadi Anda
21. Masukan nomor kontak darurat 1
22. Masukkan nomor kontrak darurat 2
Halaman 15 dari 88
23. Masukan alamat kontak darurat
25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info
26. Masukan Nama Ayah
27. Masukan Nama Ibu
28. Masukan status pernikahan
29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field
tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama
anak
31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info
32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education
background 1
33. Pilih level pendidikan
34. Masukan nama lembaga pendidikan
35. Masukkan major atau jurusan
36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
38. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan
data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info
41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk
pengalaman kerja terkini
42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja
43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut
44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih
dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
47. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi
penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu.
48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan.
49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih
bisa melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.
Halaman 16 dari 88
HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan
1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda
akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan.
2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah
mengirimkan datanya.
3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin
validasikan datanya.
4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan.
5. Anda juga bisa mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
6. Pada sidebar menu, klik Master Data.
7. Klik Master Employee.
8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
9. Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda
ingin validasikan datanya.
11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi.
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda bisa memberikan pesan kepada calon karyawan
melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi
pengisian data.
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan.
15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih
untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan.
16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data
tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data
tersebut.
17. Klik Submit untuk melanjutkan.
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan.
19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon
karyawan tersebut bisa melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin.
Halaman 17 dari 88
Calon Karyawan Melakukan Revisi Data
1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda bisa mengklik
tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk
melihat pesan dari HR Admin
2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin
3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan
4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih
bisa melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi
HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan
1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar

pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada
data yang telah direvisi oleh calon karyawan
mengirimkan data yang telah direvisi
3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin
validasikan datanya
5. Anda juga bisa mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
9. Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda
ingin validasikan datanya.
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda bisa sekali lagi memberikan pesan kepada calon
karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan
koreksi pengisian data yang masih tidak tepat
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan
Halaman 18 dari 88
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda bisa memilih pilihan kedua. Simpan
data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada
kesalahan, Anda bisa terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan
karyawan
18. Klik Submit untuk melanjutkan
19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan
Karyawan Melakukan Perubahan Data Pribadi
1. Sebagai karyawan, Anda bisa secara langsung melakukan pengkinian data Anda melalui
dashboard Anda sendiri
2. Pada sidebar menu, klik Profile
3. Klik My Profile
4. Klik tombol Ikon bergambar pensil pada kanan atas
6. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE CHANGES untuk melakukan penyimpanan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
8. Perubahan membutuhkan validasi dari HR Admin
HR Admin Melakukan Validasi Data (Self Services)
1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda
akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada pengajuan perubahan data yang dilakukan
oleh karyawan
mengajukan perubahan data
3. Klik tombol Employee Update Data pada baris nama karyawan yang Anda ingin
validasikan datanya
4. Anda akan melihat tampilan perbandingan data lama dan perubahan data yang diajukan
5. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi
Halaman 19 dari 88
6. Jika ada bagian yang tidak tepat, klik tombol REJECT
7. Berikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar
calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat
8. Jika semua ok, klik tombol YES untuk melanjutkan
9. Masuk kembali ke Master Data -> Master Employee -> Menu -> Self Services
10. Anda akan masuk ke daftar calon karyawan pada menu Self Services, klik tombol Action
berwarna biru (Berbentuk orang dan tanda tambah) kemudian Anda akan melihat
kembali data karyawan yang sudah diisi oleh karyawan tersebut dan klik Submit.
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
12. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda bisa memilih pilihan kedua. Simpan
data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada
kesalahan, Anda bisa terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
13. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan
karyawan
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
e. Melihat Data Karyawan

3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan
4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut:
Nama Status karyawan

Division Shift karyawan
Department Team group
Job Title Pendidikan terakhir
Join Date Assessment
Masa bakti Status sanksi
Umur Jatah cuti regular
Grade Unpaid leave
Halaman 20 dari 88
Jumlah mangkir Jumlah izin yang telah
digunakan untuk tahun
berjalan
Pada tab basic info

First Name Contact 1
Last Name Contact 2
Gender Emergency Contact 1
Religion Emergency Contact 2
Place of Birth Emergency Contact name
Date of Birth Emergency Contact
Nomor Identitas Staf Relation
Nomor BPJS Kesehatan Email pribadi
Grade Email kantor
Nomor BPJS Alamat sekarang
Ketenagakerjaan Origin address
Nomor identitas Emergency Address
Nomor NPWP Informasi nama bank
Nomor asuransi Rekening bank
Status Pajak Nama pemilik rekening
Pada tab Education Background

Nama lembaga pendidikan
Level pendidikan
Jurusan
Tahun dimulainya pendidikan
Tahun berakhirnya pendidikan
Pada Tab Word Experience

Nama perusahaan
Jabatan
Deskripsi pekerjaan
Tahun dimulainya pekerjaan
Tahun berakhirnya pekerjaan
Halaman 21 dari 88
Pada Tab Job
Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan
dimulainya pekerjaan
Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal
berakhirnya kontrak, dan periode
Pada Tab Family Info

Marital Status
Spouse Name
Nama Anak 1
Nama Anak 2
Nama Anak 3
Nama Ayah
Nama Ibu
Pada Tab Assessment

Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal
terakhir diperbaharuinya data assessment
Pada Tab Activity log

Informasi ketepatan waktu hadir (ontime)
Informasi keterlambatan (late check in)
Informasi pulang lebih awal (early check out)
Informasi mangkir (absent)
Informasi hari libur (day off)
Pada Tab History

Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End
Work dan Period
Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period
Informasi history grade seperti grade, start, end dan period
Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date
Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period
Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut
Halaman 22 dari 88
f. Mengunduh Data Karyawan

4. Klik Export.
5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin masukkan ke dalam daftar yang akan
diunduh
6. Anda bisa menggunakan kotak pencarian yang tersedia pada setiap kolom untuk
mencari karyawan berdasarkan parameter Staff ID, First Name, Last Name,
Division, Department, dan Job Title
7. Anda bisa mengklik tombol SELECT ALL untuk memasukkan semua karyawan ke
dalam daftar yang akan diunduh
8. Klik tombol EXPORT untuk mengunduh data karyawan yang telah dipilih
9. Buka dokumen yang baru saja diunduh
g. Deaktivasi Karyawan
Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau
meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi. Karyawan yang telah di-deaktivasikan
masih terhitung sebagai karyawan yang dihitung pada saat tanggal penagihan.
Ikuti langkah berikut:

3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan
dideaktivasikan
4. Klik Inactivate employee
5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data
karyawan secara permanen
6. Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED)
7. Klik tombol INACTIVATE untuk melanjutkan
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah di-
deaktivasikan
Halaman 23 dari 88
9. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data master
employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak berwarna merah.
10. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak
pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan
melihat nama karyawan yang Anda telah deaktivasikan.
h. Menghapus Data Karyawan
Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan

pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal.
Ikuti langkah berikut:

3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan
dideaktivasikan
4. Klik Inactivate employee
5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data
karyawan secara permanen
6. Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)”
7. Klik tombol INACTIVATE untuk melanjutkan
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus
5. Menggunakan Mesin Pencarian
Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda
bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi
sebagai berikut:
a. Umur f. Job Title
b. Grade g. Position
c. Shift h. Team
d. Division i. Contract
e. Department j. Leave
Halaman 24 dari 88
k. Absent l. Permission
Untuk menggunakan mesin pencarian, ikuti langkah panduan berikut:
1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas
2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter pencarian
atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus
3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki
tanda plus
4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)
5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil
pencarian
6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris
7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan /
atau at least dengan deskripsi sebagai berikut:
Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi
Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan

kondisi
Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi
At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi
At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi
In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari
In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu
In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan
In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun
6. Master Division
a. Membuat Master Division

2. Klik Master Division
Halaman 25 dari 88
3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT
4. Masukkan nama Division
5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division
baru telah berhasil dibuat
7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template
untuk membuat data Master Division
b. Mengedit Master Division

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master
Division yang ingin dirubah
4. Lakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
c. Menghapus Division

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division
yang ingin dihapus
4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus division tersebut
5. Klik Delete untuk menghapus
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila division
tersebut tidak digunakan
7. Master Department
a. Membuat master department
Halaman 26 dari 88
2. Klik Master Department
3. Klik tombol ikon INSERT
4. Pada dropdown menu division, pilih division
5. Masukkan nama department
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master
department baru telah berhasil dibuat
untuk membuat data master department
b. Mengedit Master Department

3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master
department yang ingin dirubah
berhasil dilakukan
c. Menghapus Master Department

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama
department yang ingin dihapus
menghapus department tersebut
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila
department tersebut tidak digunakan
Halaman 27 dari 88
8. Master Job Title
a. Membuat Master Job Title

2. Klik Master Job Title
3. Klik tombol ikon INSERT
4. Pilih department
5. Pilih Position
6. Masukkan nama Job Title
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru
telah berhasil dibuat
untuk membuat data master job title
b. Mengedit Master Job Title

3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title
yang ingin dirubah
berhasil dilakukan
c. Menghapus Job Title

3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title
yang ingin dihapus
menghapus job title tersebut
Halaman 28 dari 88
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title
d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi
4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses
pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya
6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak
dan tahan penekanan tombol tersebut
7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna
kotak tersebut berubah menjadi merah
8. Lepaskan tombol mouse Anda
melakukan perubahan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan
12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka persetujuan
atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title
yang kosong tersebut
13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan
hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang
masih dalam proses
14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title
e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi

4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses
pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
Halaman 29 dari 88
5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih
6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih
Position, dan mengisi nama Job Title
7. Pilih Department
8. Pilih Position
9. Masukkan nama Job Title
11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru
saja Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas
12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan
hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses
persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin.
13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak
dan tahan penekanan tombol tersebut
14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna
kotak dibawah berubah menjadi merah
15. Lepaskan tombol mouse Anda
melakukan perubahan
18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak
lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut
f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi

4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah
5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih
Position, dan mengisi nama Job Title
7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan
melakukan perubahan
9. Klik Ok untuk melanjutkan
Halaman 30 dari 88
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi

4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus
menghapus data tersebut
7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title tersebut
memang tidak digunakan
h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi

4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan
organisasi
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas
job title tersebut dari struktur organisasi
7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung
jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job
title itu sendiri
8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak
job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang
dilepaskan tersebut
9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job title tersebut
memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung jawab untuk mengelola
pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing.
Halaman 31 dari 88
9. Master Position
Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah nama
master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan
Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan pengajuan cuti, izin, ganti
hari dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan
pengajuan

2. Klik Master Position
3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Master Position yang Anda ingin rubah
5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan
10. Master Team Group
Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa mewakili
pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses aplikasi
a. Membuat Master Team Group
2. Klik Master Team Group
3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert
4. Masukkan nama team group
5. Masukkan deskripsi
6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil
ditambahkan
b. Mengedit Master Team Group
Halaman 32 dari 88
3. Klik ikon bergambar pensil untuk melakukan perubahan
5. Jika semua sudah ok, klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan
c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group
Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama
karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain
3. Klik icon gambar orang
4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor
5. Anda bisa langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari
karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter
yang dimiliki oleh sebuah nama
6. Pilih sebuah nama
7. Klik tombol Set as Supervisor
8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
9. Klik icon gambar orang
10. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan
cuti atau izinnya akan dikelola oleh Supervisor
11. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group
12. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk
menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil
ditambahkan
Halaman 33 dari 88
d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group
3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengeluarkan
orang dari kelompok tersebut
4. Klik pada baris nama karyawan yang akan dikeluarkan dari Team Group
5. Klik tombol DELETE SELECTED
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
dikeluarkan dari Team Group
e. Mengganti Supervisor Master Team Group
3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengganti
Supervisor Team Group tersebut
4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor
5. Anda bisa langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari
karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter
yang dimiliki oleh sebuah nama
6. Pilih sebuah nama
7. Klik tombol Set as Supervisor
8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
f. Menghapus Master Team Group

Halaman 34 dari 88
3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team
Group yang ingin dihapus
menghapus nama team group tersebut
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya bisa dihapus apabila Team
Group tersebut tidak digunakan
11. Master Grade
Dengan Master Grade, Anda bisa memberikan label tingkat Compensation dan Benefit
yang Anda berikan kepada karyawan.
a. Membuat Master Grade
1. Pada sidebar menu, klik master data
2. Klik Master Grade
3. Klik Insert
4. Masukkan nama grade
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil
dilakukan
b. Mengedit Master Grade
3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin rubah
5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
Halaman 35 dari 88
c. Menghapus Master Grade

3. Klik tombol icon Delete pada grade yang Anda ingin hapus
menghapus grade tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus
7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya bisa dihapus apabila Grade tersebut
tidak digunakan
12. Master Allowance
a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
2. Klik Master Allowance
3. Klik Insert
4. Masukkan nama allowance
5. Klik Add untuk menyimpan
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama
allowance yang Anda ingin rubah
9. Klik Change untuk menyimpan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil
dirubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang
Anda ingin hapus
Halaman 36 dari 88
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
3. Klik Insert
dirubah
Anda ingin hapus
dihapus
Halaman 37 dari 88
c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
3. Klik Insert
dirubah
Anda ingin hapus
dihapus
d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan

Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan
 Shift Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan

 Fixed allowance tidak dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan
 Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan
Halaman 38 dari 88
3. Klik icon gambar orang pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangan
tidak tetapnya
4. Pada dropdown menu yang muncul, klik Allowance
5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa mengatur Shift Allowance
(Tunjangan Shift), melihat status apakah Fixed Allowance (tunjangan tetap) telah
disediakan, dan mengatur Allowance (tunjangan tidak tetap)
6. Klik tombol ADD SHIFT ALLOWANCE untuk menambah allowance
7. Pilih jenis shift
8. Masukkan nilai tunjangan
9. Klik icon disket untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil
ditambahkan
11. Anda bisa menambahkan jenis tunjangan lainnya
12. Klik tombol ADD ALLOWANCE untuk memberikan tunjangan tidap tetap kepada
karyawan tersebut
13. Pilih jenis tunjangan tidak tetap
14. Masukkan nilai tunjangan
15. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil
ditambahkan
17. Perlu Anda ketahui bahwa alokasi Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dilakukan
melalui akses Finance Admin
13. Master Shift
 Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi.
Halaman 39 dari 88
 Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll
a. Membuat Master Shift
2. Klik Master Shift
3. Untuk membuat shift baru, klik tombol INSERT
4. Berikan nama untuk shift baru tersebut
5. Pada bagian Workdays, tentukan apakah hari kerja akan dihitung secara dinamis
berdasarkan jumlah hari kerja sesungguhnya atau tetap terlepas jumlah hari kerja
pada setiap bulan.
6. Tentukan apakah waktu kerja shift masih berlaku pada hari libur
7. Tentukan waktu untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari
8. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat
9. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan
10. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit
11. Tentukan waktu dimulainya istirahat
12. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit
13. Jika semua sudah ok, klik ADD untuk menyimpan shift
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat
b. Mengedit Master Shift
3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin dirubah
Halaman 40 dari 88
c. Menghapus Master Shift
3. Klik Shift
4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus
menghapus Shift tersebut
6. Klik DELETE untuk melanjutkan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak bisa dihapus
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift
3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
memasukkan karyawan ke dalam shift tersebut
4. Klik tombol ADD EMPLOYEE
5. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
6. Klik tombol ADD TO SHIFT
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan
ke dalam shift tersebut
e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift
Halaman 41 dari 88
3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
mengeluarkan karyawan dari shift tersebut
4. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
5. Klik tombol DELETE SELECTED
mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan
ke dalam shift tersebut
14. Master Shift Pattern
a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan

2. Klik Master Shift Pattern
3. Klik tombol SETTING PATTERN SHIFT untuk mengatur pola shift mingguan
4. Jika Anda ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode yang ditunjukkan,
pilih YES
5. Klik APPLY untuk melanjutkan
memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan
7. Klik YES untuk melanjutkan
berhasil dilakukan
9. Sebaliknya, jika Anda tidak ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode
yang ditunjukkan, pilih NO
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa melakukan rotasi shift dengan
menempatkan sebuah shift pada shift yang berbeda atau bahkan sama.
11. Klik tombol REFERENCE SHIFT TIME untuk melihat waktu kerja dari semua shift
untuk memandu Anda dalam melakukan rotasi shift
Halaman 42 dari 88
12. Untuk melakukan rotasi, klik pada sebuah shift dalam Shift List, tahan mouse Anda,
tempatkan shift tersebut pada kolom di kanan nama shift yang akan menjadi jadwal
untuk shift yang dirotasikan tersebut
13. Lakukan untuk shift lainnya jika perlu
14. Jika semua sudah ok, klik tombol APPLY untuk menyimpan perubahan
memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan
berhasil dilakukan
b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah
Periode Mingguan

2. Klik Master Shift Pattern
3. Gunakan tombol panah kiri dan kanan untuk mencari tanggal hari kerja tertentu
4. Untuk melakukan perubahan, klik pada sebuah shift yang sudah ditempatkan, tahan
mouse Anda, tempatkan shift tersebut pada baris yang berbeda
5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan
perubahan
6. Klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan
berhasil dilakukan
15. Master Shift Roster
a. Membuat Roster List Baru
1. Pada Sidebar Menu, klik Master Data

2. Klik Master Shift Roster
3. Pilih tombol New List pada bagian sebelah kanan atas untuk menambahkan nama
Roster
4. Masukkan nama Roster
5. Klik ADD untuk melanjutkan
Halaman 43 dari 88
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa nama Roster telah
berhasil dibuat
b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster

3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin
memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.
4. Klik tombol Add Employee
5. Pilih karyawan yang akan digolongkan ke shift roster dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
6. Jika sudah ok, klik Add To List

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan telah berhasil
dilakukan
c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster

3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin
memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.
4. Anda akan melihat daftar karyawan yang sudah masuk ke dalam Roster tersebut.
5. Pilih nama karyawan yang ingin anda hapus
6. Klik Delete Selected
menghapus karyawan dari Roster tersebut
8. Klik Yes untuk menghapus karyawan dari Roster
d. Merubah Nama Roster

Halaman 44 dari 88
3. Klik tombol icon bergambar pensil pada baris nama Shift Roster yang Anda ingin
rubah
4. Lakukan perubahan yang dibutuhkan

5. Klik Edit untuk menyimpan perubahan nama Roster
e. Menghapus Roster

3. Klik tombol icon bergambar silang (x) berwarna merah pada baris nama Shift Roster
yang Anda ingin hapus
menghapus Roster tersebut
5. Klik Yes untuk menghapus Roster List

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah
berhasil dilakukan
f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster

3. Pada Shift Roster Detail, pilih list berdasarkan roster list yang sudah Anda buat
sebelumnya
4. Pilih bulan dan tahun sesuai dengan kebutuhan anda
5. Klik Load Data
6. Anda dapat melakukan perubahan Waktu Shift Roster pada tampilan yang
menyerupai program Ms. Excel
7. Arahkan pointer Anda ke kanan untuk mengatur waktu kerja berdasarkan tanggal.
8. Tampilan angka pada tabel bagian atas merupakan tanggal untuk bulan yang sudah
ada pilih sebelumnya. Sebagai informasi Anda hanya dapat mengatur Shift Roster
tersebut pada tanggal yang akan datang.
9. Pilih jadwal shift kerja pada tanggal yang ingin anda dengan klik tombol Dropdown
di sebelah kanan
Halaman 45 dari 88
10. Jika sudah ok, maka Anda dapat menyimpan semua data Shift Roster dengan klik
SAVE DATA
11. Jika sudah berhasil maka Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
16. Master Event & Holiday
 Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah
karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur
 Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne
 Cuti bersama mengurangi jatah cuti
a. Membuat Master Event dan Holiday
2. Klik Master Event and Holiday
3. Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert
4. Masukkan nama Event atau Holiday
5. Pilih jenis hari libur
6. Pilih tanggal
7. Masukkan deskripsi jika perlu
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil
ditambahkan
b. Mengedit Master Event dan holiday
3. Klik event atau holiday yang ingin dirubah
Halaman 46 dari 88
c. Menghapus Master Event dan Holiday
3. Klik event atau holiday yang ingin dihapus
4. Klik tombol icon Delete
menghapus event atau holiday tersebut
6. Klik Delete untuk melanjutkan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil
dihapus
17. Master Contract
 Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk

memperbaharui kontrak karyawan yang kadaluarsa dengan menggunakan
kontrak siap saji yang disimpan di aplikasi
 Template kontrak bisa di-copy paste ke Microsoft Word
a. Membuat Master Contract
2. Klik Master Contract
3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert
4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status
5. Masukan angka period
Halaman 47 dari 88
6. Pilih period type
7. Masukkan nama kontrak
8. Masukkan konten kontrak
9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil
dibuat
b. Menambah Variabel pada Master Contract
3. Klik tombol Insert

4. Pada Template Content bisa menggunakan variables dalam Usable Variables. Sebagai
contoh dapat menggunakan variable ##NAME## untuk penanda nama karyawan pada
contract tersebut.
5. Pada saat variable tersebut dicantumkan dalam template content maka pada saat akan
diajukan renew contract akan langsung terisi nama karyawan secara otomatis
6. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil
dibuat
c. Mengedit Master Contract
3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin rubah
d. Menghapus Master Contract
Halaman 48 dari 88
3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus
menghapus Contract tersebut
e. Memperbaharui kontrak
1. Pada sidebar menu, klik Manage
2. Klik Contract
3. Terdapat nama-nama karyawan yang contractnya akan berakhir dan yang sudah
berakhir
4. Perbaharui kontrak dengan mengklik tombol Renew pada menu Action
5. Anda akan melihat tampilan untuk menginput kontrak baru.
6. Pilih status pada menu dropdown Status
7. Pilih tanggal dimulainya kontrak tersebut
8. Pilih tanggal berakhirnya kontrak tersebut
9. Pilih jenis template pada menu dropdown Contract Template
10. Sistem akan secara otomatis menampilkan konten jenis template yang Anda pilih
11. Pada dropdown menu Visitbility, pilih Show untuk menunjukkan kontrak tersebut
kepada karyawan yang bersangkutan atau pilih Hide from Employee untuk
merahasiakan kontrak tersebut
12. Jika sudah ok, maka klik Add dan kontrak karyawan tersebut sudah diperbarui.
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa kontrak telah berhasil diperbaharui
18. Master Letter
a. Membuat Master Letter Type

Halaman 49 dari 88
2. Klik Master Letter
3. Untuk membuat Letter Type baru, klik Insert
4. Masukkan Nama Type
5. Pilih warna untuk tipe letter yang akan dibuat
6. Input description sesuai dengan tipe letter tersebut.
b. Mengedit Master Letter Type
3. Klik tombol icon pensil pada baris letter type yang Anda ingin rubah
c. Menghapus Master Letter Type
3. Klik tombol icon Delete pada letter type yang Anda ingin hapus
menghapus letter tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter type telah berhasil dihapus
d. Membuat Master Letter Template
3. Untuk membuat Letter Template baru, klik Insert
4. Masukkan nama Letter
5. Masukkan Template Subject
Halaman 50 dari 88
6. Masukkan konten
7. Pilih type
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Letter Template baru
telah berhasil dilakukan
e. Mengedit Master Letter Template
3. Klik tombol icon pensil pada baris letter template yang Anda ingin rubah
f. Menghapus Master Letter Template
3. Klik tombol icon Delete pada letter template yang Anda ingin hapus
menghapus letter tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter template telah berhasil dihapus
g. Melakukan pengiriman Letter
1. Pada sidebar menu, klik Letter
2. Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter
3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose Recipient Type
Halaman 51 dari 88
4. Pilih penerima
5. Pilih surat yang sudah dibuat pada Master Letter template sebelumnya
6. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan surat
yang Anda pilih
7. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah berhasil
dikirimkan kepada penerima surat tersebut
19. Leave (Cuti)
 Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis

 Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll
 Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori
yang ada
 Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone
a. Membuat Master Leave
2. Klik Master Leave
3. Klik Insert
4. Masukkan nama leave
5. Masukkan regulation (Dibayar atau tidaknya terkait regulasi cuti tersebut)
6. Pilih type (Cuti tersebut dapat diajukan hanya pada hari kerja atau setiap hari)
7. Masukkan jumlah quota (Jumlah quota hari cuti yang disarankan untuk cuti tersebut)
8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file
Halaman 52 dari 88
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah berhasil
dilakukan
b. Mengedit Master Leave
3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah
c. Menghapus master Leave
3. Klik tombol icon Delete pada leave yang Anda ingin hapus
menghapus leave tersebut (Leave yang dihapus juga akan berdampak kepada
karyawan yang sedang dalam leave tersebut), sehingga apabila leave tersebut
dihapus maka leave karyawan tersebut menjadi tidak berlaku lagi.
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus
d. Mengatur Jatah Cuti Reguler
3. Untuk merubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada barus
cuti regular
4. Anda bisa merubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah karyawan
Halaman 53 dari 88
6. Jika semua sudah ok, klik tombol icon bergambar disket pada baris nama tersebut
berhasil dilakukan
8. Jika Anda melakukan perubahan untuk beberapa karyawan sekaligus, Anda bisa
menggunakan tombol Save All.
e. Melakukan Pengajuan Cuti
1. Pada sidebar menu, klik Attendance
2. Klik Leave
3. Klik Leave application
4. Pilih jenis leave
5. Pilih duration
6. Pilih tanggal cuti
7. Masukkan deskripsi alasan cuti
8. Klik Submit untuk menyimpan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil
dilakukan
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan)
1. Pada sidebar menu, klik attendance
2. Klik Leave
3. Klik Leave Approval
4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik
icon pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat
5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut
6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
Halaman 54 dari 88
7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris pengajuan
cuti yang Anda ingin setujui
menyetujui pengajuan cuti tersebut
9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin
departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut
11. Berikan catatan jika perlu
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti
yang Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan cuti tersebut
16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR)
2. Klik Leave
3. Klik Leave Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
5. Klik Close
6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama
Halaman 55 dari 88
7. Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu
8. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil ditolak
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris nama
11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu
12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui
20. Permission (Izin)
 Notifikasi email dan dashboard

 Jatah izin 3 kali dalam sebulan
 Izin tidak berbayar berpengaruh pada payroll
 Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori
yang ada
a. Membuat Master Permission
2. Klik Master Permission
3. Untuk membuat Permission baru, klik Insert
4. Masukkan nama Permission
5. Tentukan regulation (Dibayar atau tidaknya terkait regulasi permission tersebut)
6. Centang durasi (Durasi permission tersebut untuk setengah hari atau satu hari full)
7. Masukan kuota jumlah hari(Jumlah quota hari untuk permission tersebut)
Halaman 56 dari 88
8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file untuk permission
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru telah
berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Permission
3. Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin rubah
c. Menghapus Master Permission
3. Klik tombol icon Delete pada permission yang Anda ingin hapus
menghapus permission tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil dihapus
d. Melakukan Pengajuan Izin
2. Klik Permission
3. Klik Permission Application
4. Pilih jenis permission
Halaman 57 dari 88
5. Pilih duration
6. Pilih tanggal untuk ijin
7. Informasi regulation, period dan recommended Days per year akan terisi secara
otomatis berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin departemen
SDM
8. Masukkan alasan pengajuan ijin
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil diajukan
e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan)
2. Klik Permission
3. Klik Permission Approval
4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan mengklik icon
pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat
5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan ijin tersebut
6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris pengajuan ijin
yang Anda ingin setujui
menyetujui pengajuan ijin tersebut
9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui
Halaman 58 dari 88
14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan ijin yang
Anda ingin tolak
pengajuan ijin tersebut
16. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR)
2. Klik Permission
3. Klik Permission Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan ijin, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
5. Klik Close
6. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon silang pada baris nama
7. Masukkan alasan penolakan pengajuan ijin jika perlu
8. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil ditolak
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon centang pada baris nama
11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan ijin jika perlu
12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui
Halaman 59 dari 88
21. Replacement
a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan)
2. Klik Replacement
3. Klik Replacement Day Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan replacement
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris nama
yang mengajukan replacement
menyetujui pengajuan replacement tersebut
8. Klik Approve untuk menyetujui
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
disetujui
10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan replacement
pengajuan replacement tersebut
12. Klik Reject untuk menolak
ditolak
b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR)
2. Klik Replacement
3. Klik Replacement Day Approved
4. Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama yang
mengajukan replacement
Halaman 60 dari 88
5. Klik Close
6. Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol panah
melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah disetujui
membatalkan replacement tersebut
8. Klik Proceed untuk membatalkan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah berhasil
dibatalkan
22. Overtime
 Perhitungan overtime bisa menggunakan rasio atau fixed

 Hanya karyawan dalam master overtime tertentu bisa mengajukan
overtime tersebut
a. Membuat Master Overtime
2. Klik Master Overtime Scheme
3. Untuk membuat Overtime Scheme baru, klik Insert
4. Masukkan nama skema
5. Tentukan apakah break dibayar atau tidak dibayar
6. Pilih tipe pembayaran lemburan
7. Pilih cara pembulatan waktu
8. Pilih waktu pembulatan
9. Jika semua sudak ok, klik Continue untuk melanjutkan
10. Masukkan jumlah hari kerja pada kolom workdays
Halaman 61 dari 88
11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali untuk jam
pertama dan seterusnya
12. Masukkan angka jam pada field hour
13. Masukkan angka pengali pada field Ratio
14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama dan
seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong.
15. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru telah
berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Overtime
3. Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin dirubah
5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE
c. Menghapus Master Overtime
3. Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus
menghapus Overtime tersebut
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang
ingin menghapus Overtime tersebut
Halaman 62 dari 88
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah
berhasil dilakukan
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime
Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan mana yang
akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia
3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam master
overtime scheme
4. Klik Add employee
5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur
6. Jika semua sudah ok, klik Add to Scheme
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil
ditambahkan ke skema lembur
8. Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur yang
Anda sedang buka, klik Close
e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime
3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari master
overtime scheme
4. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur
5. Klik DELETE SELECTED untuk mengeluarkan nama yang telah dipilih
6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang mengeluarkan
karyawan tersebut
Halaman 63 dari 88
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan telah
berhasil dikeluarkan dari Overtime
f. Mengajukan Lembur
2. Klik Overtime
3. Klik Overtime Application
4. Pilih waktu dimulainya overtime
5. Pilih waktu berakhirnya overtime
6. Jika semua sudah ok, klik SUBMIT untuk melanjutkan
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan)
1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance
2. Klik Overtime
3. Klik Overtime Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan overtime
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama yang
mengajukan overtime
7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan overtime tersebut
8. Klik Approve untuk melanjutkan
9. Masukan jam dimulainya lembur
10. Masukan jam berakhirnya lembur
11. Pada dropdown menu Break, pilih YES jika istirahat tetap dibayar atau NO jika
istirahat tidak dibayar
12. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu
Halaman 64 dari 88
13. Masukkan referensi jika perlu
14. Masukkan lampiran
15. Jika semua sudah ok, klik APPROVE untuk melanjutkan
disetujui
17. Perlu Anda ketahui bahwa persetujuan hanya bisa diberikan apabila karyawan
tersebut memang hadir pada hari lembur tersebut
18. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan overtime
ditolak
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR)
1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance
2. Klik Overtime
3. Klik Overtime Approval
4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan overtime
5. Klik Close
6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama yang
mengajukan overtime
8. Klik Approve untuk melanjutkan
9. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu
10. Jika semua sudah ok, klik APPROVE untuk melanjutkan
Halaman 65 dari 88
disetujui
12. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan overtime
ditolak
23. Assessment
Assessment merupakan pelabelan dan pencatatan prestasi
a. Membuat Master Assessment
2. Klik Master Assessment
3. Untuk menambah assessment baru, klik Tombol Insert
4. Masukkan nama
5. Masukkan score
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan assessment baru telah
berhasil dilakukan
b. Mengedit Master Assessment
Halaman 66 dari 88
3. Klik tombol edit pada baris nama assessment yang ingin diubah
5. Jika semua sudak ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
c. Menghapus Master Assessment
3. Klik tombol silang pada baris nama assessment yang ingin dihapus
menghapus assessment tersebut. Data skor yang ada di dalam assessment untuk
semua karyawan dalam assessment tersebut akan hilang.
6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa assessment telah berhasil dihapus
d. Menginput Assessment kepada karyawan

2. Klik Master Assessment.
3. Klik tombol sekumpulan orang pada baris nama assessment dimana Anda ingin
memasukkan hasil assessment karyawan.
4. Untuk menambahkan karyawan pada daftar assessment tersebut, klik ADD
EMPLOYEE.
5. Klik baris nama karyawan yang akan dimasukkan ke dalam assessment tersebut.
Anda bisa mencari nama karyawan dengan menggunakan kotak pencarian, atau
filter berdasarkan Team Group dan Division
6. Klik ADD TO ASSESSMENT
7. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut sudah berhasil
ditambahkan ke assessment tersebut.
Halaman 67 dari 88
8. Anda akan kembali ke Manage Assessment kemudian anda bisa menginput Score
Assessment dan Deskripsi Assessment pada masing-masing karyawan
9. Klik tombol Save (Berbentuk disket)
10. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa score assessment karyawan tersebut
sudah berhasil diupdate.
24. Master Branch
Master Branch merupakan pengelolaan lokasi perusahaan/kantor/tempat meeting

karyawan untuk absensi melalui smartphone
a. Membuat Master Branch
2. Klik Master Branch
3. Untuk menambah Branch baru, klik Tombol Insert New Branch
4. Masukkan Branch Name
5. Masukkan Nama perusahaan, gedung, atau alamat pada kotak Enter a query. Setiap
kali Anda melakukan pengetikan di dalam kotak tersebut, sistem akan memberikan
rekomendasi terkait lokasi yang Anda cari
6. Pilih atau masukkan alamat yang tepat
7. Atur radius lokasi perusahaan untuk absensi karyawan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Branch baru telah
berhasil dilakukan
25. Mengelola Admin
Halaman 68 dari 88
Admin merupakan seorang yang berhak untuk mengatur, menambah dan
menghapus Admin HRD dan Admin Finance lain
Admin List merupakan daftar-daftar Admin HRD dan Admin Finance yang terdaftar
dalam aplikasi.
a. Menambahkan Admin HRD/Finance
2. Pilih Admin
3. Untuk menambah Admin baru, klik Tombol Insert
4. Masukkan Email Admin
5. Masukkan Type (HRD/Finance)
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Admin baru telah
berhasil dilakukan
b. Menghapus Admin HRD/Finance
2. Pilih Admin
3. Untuk menghapus admin Anda dapat memilih Admin yang ingin dihapus
4. Klik tombol silang berwarna merah (x)
5. Klik Delete
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan Admin telah berhasil
dilakukan
26. Mengelola Daftar (List)
Halaman 69 dari 88
Daftar (List) merupakan pelabelan dan pengelompokkan untuk masing-masing
kelompok karyawan. Contoh: Karyawan penerima THR Natal, THR Lebaran, dll
a. Membuat Daftar (List)

2. Klik List
3. Untuk menambah Daftar (List) baru, klik Tombol Insert
4. Masukkan nama List
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Daftar (List) baru telah
berhasil dilakukan
b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List)

2. Klik List
3. Pilih List yang ingin dimasukkan karyawannya dengan klik Tombol Action Manage
List berwarna biru (sekumpulan orang)
4. Akan tertera nama karyawan Anda apabila sudah ada karyawan yang masuk ke
dalam List tersebut
5. Klik ADD EMPLOYEE untuk menambahkan karyawan ke dalam List yang sudah
ditentukan
6. Pilih karyawan yang ingin dimasukkan atau dengan menggunakan fitur search
karyawan
7. Klik ADD TO LIST untuk memasukkan karyawan ke dalam List
8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan ke Daftar
(List) baru telah berhasil dilakukan
Halaman 70 dari 88
27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan
2. Klik Report
3. Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Here di samping
Attendance Report.
4. Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui Ms.
Excel.
5. Di dalam Attendance Report tersebut terdapat Attendance Detail, Attendance

Summary, Leave Detail, Permission Detail, Overtime Detail, Replacement Detail,
Regular Leave Summary, dst
28. Mengelola Bonus
Bonus adalah pengelolaan untuk sejumlah uang yang ditambahkan ke gaji karyawan,
biasanya diperuntukkan bagi karyawan sebagai hadiah untuk karena mereka telah
melakukan pekerjaan dengan baik.
a. Membuat Bonus Karyawan
1. Pada Sidebar Menu, klik Manage
2. Klik Bonus
3. Untuk menambah Bonus baru, klik Tombol ADD BONUS
4. Masukkan Nama Bonus, jika sudah ok klik ADD
5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan bonus baru telah
berhasil dan Status Bonus tersebut ‘Waiting Approval From Admin’.
6. Untuk menambahkan Bonus harus menunggu persetujuan dari Admin Finance
dan yang menginput nominal Bonus adalah Admin Finance.
Halaman 71 dari 88
29. Mengelola Claim
Claim merupakan permintaan penggantian (reimbursement) atas dana yang sudah
digunakan karyawan untuk suatu hal (obat, biaya rumah sakit, dll) kepada perusahaan.
a. Admin HR Membuat Data Claim Karyawan
2. Klik Claim
3. Untuk menambah Claim untuk karyawan, klik Tombol Insert
4. Masukkan nama karyawan yang mengajukan claim
5. Masukkan tanggal, value, description dan attachment
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan claim baru telah
berhasil dilakukan
b. Mencari Data Claim Karyawan

2. Klik Claim
3. Untuk mencari data claimk aryawan, pada menu Manage Claim dapat melakukan
filter berdasarkan Employee, Request Date, Input Date dan Status.
4. Apabila ada kesalahan Anda dapat klik Reset untuk mengulang mesin filter
tersebut.
5. Jika sudah ok,Anda bisa untuk klik Search
6. Jika berhasil, Anda akan melihat daftar berdasarkan filter untuk data claim yang
telah diajukan dan diinput sebelumnya.
30. Help Desk
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne
terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur
dan seterusnya. Pengguna bisa memberikan masukan atau menyampaikan keluhan.
KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.
Halaman 72 dari 88
1. Pada sidebar menu, klik Help Desk
2. Klik Add New Ticket
3. Masukan subject
4. Isi konten pesan
5. Klik send untuk mengirim
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirim
7. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne
8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda bisa membalas pesan tersebut
9. Klik icon bergambar amplop
10. Klik here dalam kotak biru
11. Isi konten pesan
12. Klik Send
dikirim
31. Data Kehadiran
a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya
2. Klik Attendance
3. Disini Anda melihat beberapa kolom dalam tabel
4. Kolom informasi shift
5. Kolom Check In yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen masuk
6. Kolom Check Out yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen
pulang
7. Kolom OT In (overtime in) yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan

absen memulai overtime
Halaman 73 dari 88
8. Kolom OT Out (overtime out) atau waktu ketika karyawan melakukan absen
mengakhiri overtime
9. Kolom status yang menunjukkan karyawan hadir (ATTEND) atau (ABSENT)
10. Kolom approval yang menunjukkan persetujuan ijin (LEAVE), izin (IJIN), ganti hari
(REPLACEMENT), dan lembur (OVERTIME)
11. Kolom regulation yang menunjukkan PAID atau UNPAID
12. Kolom late yang menunjukkan apakah karyawan datang terlambat

(LATE_CHECK_IN), pulang lebih awal (EARLY_CHECK_OUT) atau keduanya
13. Kolom data yang menunjukkan apakah karyawan melakukan absen datang tanpa
absen pulang (IN_WITHOUT_OUT), absen pulang tanpa absen datang
(OUT_WITHOUT_IN) atau keduanya
14. Kolom Action dimana Anda bisa melakukan download data absensi karyawan
15. Untuk melihat data kehadiran tanggal tertentu, klik kotak berwarna abu-abu yang
terletak disebelah kata Date
16. Pilih sebuah tanggal
17. Anda akan melihat ringkasan absensi untuk tanggal yang dipilih tersebut
b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel
2. Klik Attendance
3. Pada kolom Action, klik tombol ikon panah pada baris karyawan yang Anda ingin
unduh data absensinya
4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih THIS MONTH, LAST
MONTH, LAST 3 MONTHS, SELECT PERIOD atau SELECT DATE
5. Pilih THIS MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan berjalan
6. Pilih LAST MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan sebelumnya
7. Pilih LAST 3 MONTHS apabila Anda ingin mengunduh data absensi 3 bulan terakhir
8. Pilih SELECT PERIOD apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan dan tahun
tertentu
Halaman 74 dari 88
9. Pilih SELECT DATE apabila Anda ingin mengunduh data absensi dari tanggal
tertentu sampai tanggal tertentu
10. Setelah Anda menentukan pilihan Anda, klik DOWNLOAD
32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel
Import data melalui excel ini berguna apabila pengguna masih menghandalkan kartu
ceklokan, dan / atau mesin absensi tidak berfungsi.
Fitur Upload Data Excel menggunakan data excel yang sudah diunduh berupa
Template yang sesuai pada aplikasi Karyaone kemudian dilakukan Import Data ke
aplikasi.
a. Melakukan Import Data Kehadiran dalam Bentuk Excel

2. Klik Attendance
3. Klik tombol Menu lalu pilih Download Template kemudian input data sesuai
dengan template yang sudah diundurh tersebut.
4. Klik Choose File kemudian pilih file template yang sudah disimpan dan diinput untuk
data kehadiran karyawan.
5. Klik Upload
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Upload data excel
telah berhasil
33. Melakukan Validasi Data Kehadiran
 Absensi bisa dilakukan melalui mesin absensi seperti Finger Print Scanner
 KaryaOne sudah berkolaborasi dengan beberapa brand mesin absensi,
diantaranya Solution, Fingerspot, ZKteco dan HIT Corporation
 Absensi bisa dilakukan melalui smartphone di beberapa titik lokasi absensi
yang ditentukan oleh Admin HR
Halaman 75 dari 88
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone
1. Pada halaman HOME aplikasi Android, klik Angka Jam

2. Klik tombol panah melingkar untuk me-refresh peta
3. Klik tombol water drop untuk mereposisikan posisi Anda sekarang
4. Klik tombol Shift untuk memunculkan menu dropdown In atau Out
5. Klik tombol ikon bergambar telapak tangan untuk melakukan absensi
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa absensi telah berhasil dilakukan
b. Melakukan Validasi Data Absensi
2. Klik Validate
3. Klik field tanggal berwarna kuning
4. Anda akan melihat kalender dimana Anda bisa memilih tanggal absensi yang Anda
ingin validasi
5. Pilih tanggal
6. Klik tanda panah pada baris nama seorang karyawan
7. Lakukan validasi dengan memindahkan kotak jam masuk atau pulang pada kolom
yang tepat
8. Jika secara kebetulan, kotak jam masuk atau pulang sudah berada pada kolom yang
tepat, Anda tidak perlu melakukan apapun
9. Lanjutkan ke baris nama berikutnya
10. Disini Anda melihat bahwa baik kotak jam masuk maupun kotak jam pulang harus
ditempatkan pada kolom yang tepat
11. Sebelum Anda bisa melakukan validasi, klik tombol edit di kanan atas sampai warna
tombol tersebut berubah menjadi merah
12. Klik dan tahan tombol mouse Anda pada kotak yang Anda ingin pindahkan
13. Sambil menahan tombol mouse anda, tempatkan kotak tersebut pada kolom yang
tepat. Check in atau Check out, tergantung pada jam kerja shift karyawan tersebut
14. Setiap kali Anda melakukan validasi, Anda akan melihat pesan bahwa validasi telah
berhasil dilakukan
Halaman 76 dari 88
15. Lanjutkan ke semua baris dan lakukan validasi yang diperlukan
16. Jika Anda menemukan lebih dari kotak dengan jam yang berdekatan, tempatkan
kotak tersebut pada kolom yang sama. Pada kolom Check in, sistem akan melihat
angka jam masuk yang lebih awal sedangkan pada kolom Check out sistem akan
mengambil angka jam pulang yang lebih lama.
17. Pastikan Anda melakukan validasi untuk data absensi
18. Jika semua sudak ok, klik confirm untuk memfinalisasikan proses validasi
19. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa data absensi telah berhasil disimpan
20. Untuk melihat data absensi yang Anda validasikan, klik attendance
21. Klik attendance
22. Klik field tanggal berwarna kuning
23. Pilih tanggal
24. Anda bisa melihat data absensi yang baru saja divalidasikan
34. Report
a. Mengunduh Laporan
2. Klik Report
3. Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Here di samping
Attendance Report.
4. Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui
Ms. Excel.
 Laporan ini meliputi informasi ringkasan kehadiran karyawan, detil

kehadiran karyawan, detil ijin, detil replacement, detil overtime dan detil
ijin
 Laporan ini diserahkan oleh Admin HR kepada Admin Finance melalui
sistem untuk proses penggajian
Halaman 77 dari 88
35. Setting
1. Pada sidebar menu, klik Settings
2. Masukkan tanggal cut off, yaitu tanggal penutupan untuk penggajian. Jika Anda
melakukan perubahan tanggal Cut Off, sebaiknya dilakukan setelah pembayaran gaji
3. Masukkan jumlah hari untuk memfinalisasikan kehadiran
4. Tentukan apakah Advanced Leave diberlakukan
5. Tentukan kapan jatah ijin mulai diberikan
6. Tentukan apakah supervisor bisa mengajukan ijin, lembur, ijin dan penggantian hari
untuk anggotanya
7. Tentukan apakah karyawan bisa mengajukan lembur, ijin, izin dan penggantian hari
8. Tentukan apakah status mangkir memotong gaji
9. Tentukan apakah status kehadiran yang tidak lengkap memotong gaji
10. Masukkan logo perusahaan dengan mengklik Choose File
11. Cari dokumen gambar untuk logo
12. Klik Ok atau Open untuk menyimpan
13. Jika semua sudah ok, klik Update untuk menyimpan
36. Log
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan
dan siapa yang melakukan perubahan
1. Pada sidebar menu, klik log
2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh
username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk
melakukan perubahan, dan waktu perubahan
Halaman 78 dari 88
C. Human Resources Information System (Finance Admin)
1. Panduan Dashboard Finance Admin
Dashboard berguna untuk meringkas semua pembukuan pada finance dan mempercepat
Tindak lanjut
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk penggajian, termasuk

Payroll Expense
gaji pokok, tunjangan, lemburan, penambahan dan pengurangan gaji
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk tunjangan tetap,
Allowance
tunjangan tidak tetap dan tunjangan Shift
Overtime Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengajuan jam lembur
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk penambahan gaji

Other Earning
karyawan
Other Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengurangan gaji
Deduction karyawan
2. Panduan Melihat dan Merubah Angka Gaji (Salary)
1. Pada sidebar menu, pilih Payroll Detail
2. Pada bagian ini, Anda bisa melihat tabel daftar nama karyawan dengan informasi nomor
ID, nama, job title dan salary atau gaji
3. Untuk merubah angka salary, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin merubah angka
yang ada dalam kotak tersebut
4. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka gaji yang baru
5. Lakukan perubahan pada kotak salary lainnya jika perlu
6. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save Data untuk menyimpan
perubahan
8. Anda bisa secara mudah melakukan perubahan angka gaji untuk semua atau beberapa
nama karyawan
9. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda bisa melakukan perubahan adalah tabel yang
bisa di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
Halaman 79 dari 88
10. Anda bisa meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
11. Atau Anda bisa secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
12. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
13. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
14. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan
tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
16. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
17. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol
Command dan menekan tombol V
18. Pada lembaran Excel, Anda bisa mengatur perubahan angka salary dengan
menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
19. Sebagai contoh, kita akan menggunakan persentase dan semua karyawan akan
mendapatkan kenaikan gaji sebesar 10%
20. Kita tempatkan angka kenaikan tersebut pada sebuah kolom, misalnya, di sebelah kanan
kolom salary
21. Berikan sebuah nama kolom jika perlu
22. Klik pada sebuah kotak pada baris nama seorang karyawan, pada kolom angka kenaikan
gaji
23. Masukkan rumus perubahan gaji
24. Sekarang kita tambahkan hasil angka yang telah dihitung oleh rumus ke angka gaji.
Tempatkan angka tersebut pada sebuah kolom baru.
25. Masukkan rumus untuk menambahkan angka gaji dan perubahan angka gaji
26. Duplikasikan kedua kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya
27. Copy angka gaji baru tersebut pada aplikasi KaryaOne
28. Tempelkan pada kolom salary
29. Klik tombol SAVE DATA untuk menyimpan perubahan
Halaman 80 dari 88
31. Jika Anda ingin melakukan perubahan data untuk kelompok karyawan tertentu, Anda
bisa menggunakan alat pencarian untuk mencari karyawan tersebut
32. Anda bisa mencari berdasarkan kategori Division, Department, Job Title, Daftar yang
Anda pernah buat sebelumnya, atau nama karyawan
33. Misalnya kita akan menggunakan Division
34. Cari nama division
35. Jika daftar pilihan nama division muncul terlalu banyak, gunakan kotak pencarian dalam
menu tersebut untuk mengerucutkan daftar nama division
36. Pilih nama division
37. Klik tombol LOAD DATA untuk menampilkan hasil pencarian
38. Disini Anda bisa melihat data yang dicari dengan menggunakan alat pencarian
39. Untuk mengembalikan semua parameter pencarian ke posisi awal, klik tombol RESET
3. Panduan Mengisi Nilai Tunjangan Tetap (Job Allowance)
1. Pada sidebar menu, klik Job Allowance
2. Klik tombol ikon bergambar uang pada baris Job Title yang Anda ingin rubah nilai
tunjangan tetapnya
3. Masukkan nilai tunjangan tetap pada kotak yang telah disediakan untuk nama karyawan
yang akan menerima tunjangan tetap
4. Klik tombol ikon bergambar disket untuk menyimpan perubahan
5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil disimpan
4. Panduan Melihat Data Gaji Bulanan
1. Pada Sidebar Menu, klik Manage.

2. Klik Report.
3. Pilih periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat.
4. Apabila periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat belum tersedia, admin
HRD harus melakukan finalize attendance terlebih dahulu agar report di admin Finance
pada bulan tersebut muncul.
Halaman 81 dari 88
5. Pada kolom Action, klik tombol ikon bergambar kalender di sebelah kanan pada baris
report yang Anda ingin lihat.
6. Anda akan melihat nama setiap karyawan yang terdaftar dan status pembayaran gaji
mereka pada awalnya adalah UNPAID.
7. Admin Finance bisa melakukan pengecekan satu-persatu untuk masing-masing
karyawan untuk dilakukan pembayaran Gaji.
8. Untuk mengecek data gaji masing-masing karyawan, klik tombol VIEW PAYSLIP pada
baris nama karyawan yang Anda ingin proses pembayaran gajinya.
9. Anda akan melihat PAYSLIP dengan komponen informasi seperti Data karyawan,
Earnings, Deduction, Pph21, dan Take Home Pay karyawan.
10. Jika ada penambahan untuk gaji karyawan tersebut, klik Earnings.
11. Jika ada pengurangan untuk gaji karyawan tersebut, klik Deductions.
a. Langkah Penambahan Earnings

1. Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping Earnings untuk melakukan
penambahan Earnings.
2. Pada Menu Additional Earnings tersedia kolom tanggal dan jumlah
penambahan pada kolom Value.
3. Pilih tanggal untuk penambahan Earnings
4. Isi Value terkait penambahan tersebut
5. Isi Description terkait penambahan tersebut
6. Klik ADD untuk melakukan penambahan Earnings.
b. Langkah Input Deduction

1. Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping kanan Deduction untuk
melakukan penambahan Deductions.
2. Pada Menu Additional Deductions tersedia kolom tanggal dan jumlah
Deduction pada kolom Value.
3. Pilih tanggal untuk penambahan Deduction
4. Isi Value terkait penambahan tersebut
5. Isi Description terkait Deduction tersebut
6. Klik ADD untuk melakukan penginputan Deduction.
c. Langkah Melakukan Proses Pembayaran Gaji

1. Setelah selesai melakukan pengecekan untuk semua data gaji, klik tombol
Report.
Halaman 82 dari 88
2. Klik Payroll untuk mengunduh data excel untuk penggajian karyawan.
3. Buka dokumen yang baru saja diunduh.
4. Anda akan melihat beberapa sheet terkait data gaji karyawan.
5. Untuk pembayaran gaji, gunakan informasi yang tersedia pada sheet Payroll
yang memiliki informasi nomor rekening, nama karyawan yang memiliki
rekening tersebut dan tanggal pembayaran gaji.
6. Anda bisa melakukan proses pembayaran gaji secara manual melalui ATM atau
Bank.
7. Anda juga bisa menggunakan Sheet Payroll tersebut sebagai template data
excel untuk pembayaran gaji melalui aplikasi payroll BCA (Sampai
dipublikasikannya panduan ini, KaryaOne hanya menyediakan template
aplikasi payroll BCA).
8. Apabila Anda telah melakukan pembayaran gaji, rubah status payroll menjadi
PAID.
9. Klik pada tombol UNPAID.
10. Klik SET ALL PAID.
11. Untuk melakukan finalisasi proses penggajian, klik tombol COMPLETE
PAYROLL agar status pada menu Report menjadi COMPLETED (nb: Apabila
sebelumnya, Anda telah mengklik COMPLETE PAYROLL, maka data payroll
bulan tersebut tidak bisa diubah kembali)
12. Data yang telah difinalisasikan, tidak bisa dirubah dan akan memiliki status
COMPLETED
13. Untuk mengunduh data kehadiran bulan tersebut, klik Click here di samping
tulisan Attendance report
14. Untuk mengunduh data keuangan yang telah difinalisasikan, klik Click here di
samping tulisan Finance report
5. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya
2. Klik Bonus
3. Cari bonus yang Anda ingin tindaklanjuti dengan penentuan angka bonus dan tanggal
pembayarannya
4. Klik tombol ikon pensil pada baris bonus tersebut
Halaman 83 dari 88
5. Untuk memasukkan angka bonus, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin merubah
angka yang ada dalam kotak tersebut
6. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka bonus
7. Lakukan perubahan pada kotak Bonus Value lainnya jika perlu
8. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan
perubahan
10. Anda bisa secara mudah memasukkan angka bonus secara sekaligus untuk semua atau
beberapa nama karyawan
11. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda bisa melakukan perubahan adalah tabel yang
bisa di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
12. Anda bisa meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
13. Atau Anda bisa secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
14. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
16. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan
tombol A
17. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
18. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
19. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol
Command dan menekan tombol V
20. Pada lembaran Excel, Anda bisa mengatur perubahan angka bonus dengan
menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
21. Sebagai contoh, kita akan memberikan bonus sebesar dua kali gaji pokok kepada
karyawan
22. Klik pada sebuah kotak dibawah kolom Bonus Value, pada baris nama seorang
karyawan
23. Masukkan rumus bonus
Halaman 84 dari 88
24. Duplikasikan kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya
25. Copy angka bonus tersebut pada aplikasi KaryaOne
26. Tempelkan pada kotak dalam kolom Bonus Value
27. Klik tombol SAVE untuk menyimpan perubahan
29. Klik Tombol COMPLETE BONUS REPORT
30. Anda akan melihat pesan konfirmasi yang menanyakan apakah Anda memang ingin
memproses pembayaran bonus tersebut. Laporan pembayaran bonus yang telah
diproses tidak bisa dihapus.
32. Anda akan melihat tampilan tanggal pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Anda bisa merubah tanggal tersebut dengan mengklik kotak tanggal tersebut. Pilih
tanggal pembayaran bonus.
33. Klik OK
34. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa bonus telah berhasil difinalisasikan
6. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement
2. Klik Claim
3. Cari pengajuan yang perlu ditindaklanjuti
4. Untuk memudahkan pencarian, Anda bisa menggunakan alat pencarian yang tersedia
5. Anda bisa mencari berdasarkan parameter pencarian nama karyawan, kisaran tanggal
pengajuan, kisaran tanggal dimasukkannya pengajuan, atau status pengajuan. Anda
bisa menggunakan lebih dari satu parameter.
6. Sebagai contoh, kita hanya akan menggunakan parameter status pengajuan. Kita
memilih requesting, yaitu pengajuan yang masih perlu ditindaklanjuti dengan
persetujuan pembayaran atau penolakan
7. Anda bisa melihat sebuah tabel yang berisi rincian informasi pengajuan, diantaranya
adalah lampiran dokumen bukti pengajuan yang bisa diunduh.
Halaman 85 dari 88
8. Klik tombol View pada baris pengajuan yang Anda ingin tindaklanjuti
9. Buka dokumen tersebut
10. Berdasarkan dokumen tersebut, Anda bisa menentukan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan tersebut atau menolak pengajuan tersebut
11. Klik ikon plus pada kolom staff ID
12. Anda bisa mengklik ikon centang untuk menyetujui pengajuan atau mengklik ikon silang
untuk menolak pengajuan
13. Klik ikon centang untuk menyetujui pengajuan tersebut
pengajuan tersebut
15. Klik YES untuk menyetujui
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses pengajuan telah berhasil disetujui
17. Pengajuan yang telah disetujui bisa diunduh dalam bentuk dokumen spreadsheet seperti
Excel
18. Klik tombol DOWNLOAD CLAIM
19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengunduh
pengajuan yang telah difinalisasikan
21. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih kisaran tanggal pembayaran
22. Klik kotak dibawah DATE FROM untuk memilih tanggal awal kisaran dan pilih sebuah
tanggal
23. Klik kotak dibawah DATE TO untuk memilih tanggal akhir kisaran dan pilih sebuah
tanggal
24. Anda akan melihat proses diunduhnya sebuah dokumen dari sistem
25. Buka dokumen tersebut
26. Anda akan melihat tabel berisi rincian pengajuan yang siap untuk ditindaklanjuti dengan
pembayaran
Halaman 86 dari 88
7. TAX INCOME SETTINGS
Tax Income Settings berfungsi untuk mengatur pembayaran pajak, tunjangan BPJS
Ketenagakerjaan, tunjangan BPJS Kecelakaan kerja, Tunjangan BPJS Jaminan Kematian,
tunjangan BPJS Jaminan Kesehatan dan BPJS Tunjangan Pensiun.
Gross Up Untuk menentukan apakah perusahaan membayarkan tunjangan pajak

dan BPJS.
Yes berarti perusahaan membayarkan tunjangan pajak dan BPJS
karyawan
No berarti perusahaan tidak membayarkan tunjangan BPJS karyawan.
Tunj BPJS TK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Tenaga
Kerja
Tunj BPJS JKK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan
Kecelakaan Kerja
Tunj BPJS JKM Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan
Kematian
Tunj BPJS Kesehatan Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Kesehatan
Tunj BPJS Jaminan Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan
Pensiun Pensiun
Premi BPJS TK Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok
untuk premi BPJS Tenaga Kerja
Premi BPJS Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok
Kesehatan untuk premi BPJS Jaminan Kesehatan
Premi Jaminan Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok
Pensiun untuk premi BPJS Jaminan Pensiun
Maximum Salary BPJS Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Kesehatan
Kesehatan
Maximum Salary Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Jaminan Pensiun
Jaminan Pensiun
Halaman 87 dari 88
8. LOG
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan
dan siapa yang melakukan perubahan
1. Pada sidebar menu, klik log
2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh
username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk
melakukan perubahan, dan waktu perubahan
9. HELP DESK
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne
terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur
dan seterusnya. Pengguna bisa memberikan masukan atau menyampaikan keluhan.
KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.
1. Pada sidebar menu, klik Help Desk
2. Klik Add New Ticket
3. Masukan subject
4. Isi konten pesan
5. Klik send untuk mengirim
dikirim
7. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne
8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda bisa membalas pesan tersebut
9. Klik icon bergambar amplop
10. Klik here dalam kotak biru
11. Isi konten pesan
12. Klik Send
Halaman 88 dari 88

KaryaONE Documentation v1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KaryaONE Documentation v1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE

B. Human Resource Information System (HR Admin)

Guide Panduan pengisian data bagi pengguna yang pertama kali

Leave Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti

Overtime Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti

Replacement Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti

Permission Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti

Absent Rate Jumlah mangkir bulanan

Attendance Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak

Attendance Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out

Employee Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan

Pending  Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui

a. Melihat jumlah saldo

1. Jumlah saldo bisa dlihat langsung pada dashboard

b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer

c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer

3. Merubah Informasi Company Profile

4. Menu Master Employee

a. Insert data karyawan melalui formulir

b. Upload data karyawan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data

Dropdown refer to Abaikan

Number number Angka bulat

String yyyy Tahun dengan format yyyy

Date dd-mmm-yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan

Pengisian Data Awal oleh HR Admin

1. Pada sidebar menu, klik Master Data

Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi

1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar

d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan

Karyawan Melakukan Perubahan Data Pribadi

HR Admin Melakukan Validasi Data (Self Services)

e. Melihat Data Karyawan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data

Nama Status karyawan

Pada tab basic info

Pada tab Education Background

Pada Tab Word Experience

Pada Tab Family Info

Pada Tab Assessment

Pada Tab Activity log

Pada Tab History

Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut

1. Pada sidebar menu, klik Master Data.

Ikuti langkah berikut:

1. Pada sidebar menu, klik Master Data

h. Menghapus Data Karyawan

Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan

Ikuti langkah berikut:

1. Pada sidebar menu, klik Master Data

5. Menggunakan Mesin Pencarian

a. Umur f. Job Title

Untuk menggunakan mesin pencarian, ikuti langkah panduan berikut:

Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi

Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan

Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi

In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari

In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu

In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan

In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun

a. Membuat Master Division

1. Pada sidebar menu, klik Master Data