Anda di halaman 1dari 17

ADMINISTRASI SARANA

DAN PRASARANA
KD 3.4. Menganalisis Peralatan atau Perlengkapan Kantor

BY HAIKAL RAFIF
1. Perlengkapan Kantor
a. Pengertian Perlengkapan Kantor
Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Administrasi Sekolah Menengah
dijelaskan yang dimaksud perlengkapan kantor ialah semua barang yang diperlukan, baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung penyelesaian
tugas.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor yaitu sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Sedangkan The Liang
Gie menjelaskan bahwa peralatan kantor (Office supplies) adalah benda – benda yang
dipakai habis dalam pelaksanaan sehari – hari oleh pegawai tata usaha.
1) Kegunaan Perlengkapan Kantor
a) Sebagai penunjang kegiatan kantor.
b) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
c) Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih memuaskan.
d) Sebagai aset kantor.

2) Jenis-jenis Perlengkapan Kantor


Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang
bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan
tugas kantor.
a) Barang Bergerak
Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah
dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi
menjadi dua, yaitu:
(1) Barang Habis Pakai

Barang habis pakai, meliputi semua barang yang susut volumenya pada
waktu dipergunakan, dan dalam jangka waktu tertentu barang itu akan habis
atau tidak dapat berfungsi lagi. Misalnya kertas, tinta, karbon, dan
sebagainya.
(2) Barang Tidak Habis Pakai
Barang tidak habis pakai, meliputi semua barang yang dapat dipakai
berulang – ulang, tidak susut volume atau kegunaanya dalam jangka waktu
yang Panjang serta memerlukan perawatan agar selalu siap pakai. Fungsi
dari barang tersebut tidak akan hilang dalam satu kali pemakaian. Misalnya
komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan sebagainya.
b) Barang Tidak Bergerak
Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat
dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan bangunan.
b. Istilah-istilah Sarana Kantor
Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan sarana kantor, yaitu:

1) Mesin Kantor (Office Machine)


Mesin – mesin kantor adalah segenap peralatan kantor yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan kantor, baik secara mekanik, elektrik, maupun magnetik.

Keuntungan menggunakan mesin kantor antara lain:


a) Menghemat tenaga dan waktu.
b) Meningkatkan ketelitian.
c) Memperbaiki mutu pekerjaan.
d) Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metode menulis.
e) Memudahkan pengawasan.
f) Mengurangi kelelahan pegawai.
g) Memuat informasi lebih cepat dan lebih banyak.
Kerugian menggunakan mesin kantor antara lain:
a) Tingkat penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi.
b) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya biaya untuk
melatih mereka.
c) Beberapa mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
d) Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.
e) Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.

Yang termasuk mesin kantor adalah sebagai berikut:


a) Mesin Ketik

Mesin ketik adalah suatu alat yang digunakan untuk mencetak huruf, angka,
maupun karakter pada sebuah kertas. Berdasarkan cara pengoperasiannya mesin
ketik dibedakan menjadi dua, yaitu:

(1) Mesin Ketik Manual


Mesin ketik manual adalah mesin ketik yang cara pengopersiannya
dikerjakan dengan tenaga manusia secara manual.

(2) Mesin Ketik Elektronik


Mesin ketik yang cara pengoperasiannya menggunakan sistem kerja secara
mekanik dan elektronik.

b) Komputer
Komputer adalah serangkaian mesin elektronik yang terdiri dari ribuan
bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, sehingga membentuk
sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan
untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan
instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya.

Gambar 1.1 Komputer, yang Terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard, dan Mouse

Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras dan perangkat


lunak. Yang termasuk dalam perangkat keras adalah monitor, Central Processing
Unit (CPU), keyboard, dan mouse.

Sekitar lebih dari 80% aktivitas yang berada pada perkantoran lebih
didominasi oleh penggunaan teknologi, seperti komputer atau yang lebih dikenal
dengan teknologi perkantoran akan memberikan kemudahan pada setiap pekerjaan.

c) Printer
Printer adalah mesin kantor yang digunakan untuk mencetak data dan
informasi yang sudah diolah oleh komputer.

Gambar 1.2 Printer


d) Mesin Fotokopi

Gambar 1.3 Mesin Fotokopi


Mesin fotokopi adalah mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan
dokumen dengan memperbesar atau sesuai dengan kebutuhan kantor. Cara kerja
mesin fotokopi secara elektrik.
Cara mengoperasikan mesin fotokopi sebagai berikut:

(1) Memasukkan tinta ke developer unit.


(2) Daya listrik dipasangkan pada stop kontak. Sebaiknya dipasang stabilizer
untuk menyetabilkan listrik.
(3) Menekan tombol on sampai muncul tulisan “ready to copy” di layar mesin.
(4) Menempatkan master pada kaca (mirror), lalu menutup dengan cover di
atasnya. Memilih kertas sesuai ukuran yang dikehendaki.
(5) Menekan tombol nominal jumlah yang akan digandakan lalu menekan tombol
warna hijau.

e) Mesin Risograph
Mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai
dengan kebutuhan kantor yang pemakaiannya menggunakan master. Mesin
risograph dapat menggandakan dokumen dengan kemampuan 120 lembar per
menit. Pada prinsipnya hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi mesin risograph
memerlukan master untuk dapat digandakan.
Mesin risograph hanya digunakan untuk menggandakan dokumen dalam
jumlah yang banyak. Perbedaannya dengan mesin fotokopi yaitu mesin risograph
mempunyai kelebihan, antara lain:
(1) Hasil penggandaan dokumen lebih baik kualitasnya dibandingkan dengan
mesin fotokopi.
(2) Dapat menggandakan naskah dalam jumlah banyak.
(3) Waktu yang diperlukan lebih cepat.
f) Mesin Stensil
Mesin stensil adalah mesin perkantoran yang digunakan untuk
menggandakan dokumen dengan disebut juga stensil sheet.
Cara pengoperasian mesin stensil sebagai berikut:
(1) Menyediakan kertas yang akan diduplikasikan di tempat yang telah disediakan.
(2) Menekan tombol power yang berada di bawah.
(3) Menaikkan tombol up and down button yang berada di sebelah tombol power.
(4) Meletakkan master di tempat yang telah disediakan, kemudian meyesuaikan
ukuran master tersebut.
(5) Menyesuaikan zoom, organize size, dan photo mode pada menu utama.
(6) Setelah mengatur pada menu utama kemudian membuat cetakan beberapa
lembar.
(7) Setelah hasil cetakan sudah memuaskan kemudian dapat mencetak beberapa
lembar sesuai kebutuhan.

g) Mesin Penghancur Kertas


Mesin penghancur kertas adalah mesin yang digunakan untuk
menghancurkan arsip- arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi. Karena
fungsinya sebagai penghancur kertas, maka peranannya sangat besar, sehingga
rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak diketahui oleh orang lain.
Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui
oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang, sobekan kertas diaduk terlebih dahulu.

h) Mesin Penghitung Uang


Di kantor, khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan
menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian
dan kejujuran dari pegawai yang bertugas.
Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat,
maka diperlukan alat khusus yang dapat menghitung uang dalam jumlah banyak.
Alat seperti ini disebut dengan money counter atau mesin penghitung uang. Mesin
ini hanya dapat digunakan untuk menghitung uang kertas saja dan tidak bisa
digunakan untuk menghitung uang logam.

i) Mesin Laminating
Mesin laminating adalah mesin yang dipakai untuk melapisi dokumen-
dokumen kantor dengan plastik agar aman dari bahaya kerusakan akibat sering
digunakan.
Gambar 1.4 Mesin Laminating
j) Mesin Blinding

Mesin blinding merupakan mesin penjilid. Mesin ini dipakai untuk


menghimpun dokumen yang diperlukan agar terlihat rapi saat diperlukan. Mesin
ini menjilid kertas dengan menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk
spiral atau plastik berbentuk spiral.

Gambar 1.5 Mesin Blinding

k) Proyektor OHP

Gambar 1.6 Proyektor OHP


Overhead Projector (OHP) yaitu mesin perkantoran yang dipergunakan
untuk memproyeksikan gambar dan tulisan pada papan layer untuk memudahkan
dalam mempresentasikan informasi.
l) Proyektor LCD

Gambar 1.7 Proyektor LCD


Liquid Crystal Display (LCD) hampir sama fungsinya dengan OHP.
Perbedaan OHP dengan LCD adalah presentasi yang ditayangkan dengan OHP
dapat dibuat atau ditulis langsung pada transparansi film. Sedangkan pada LCD,
data atau informasi yang ditayangkan harus berbentuk digital, sehingga alat ini
perlu dihubungkan dengan alat digital lain seperti kamera, komputer, atau laptop.
m)Mesin Presensi Pegawai
Mesin yang dipakai untuk menandai data presensi pegawai kantor atas
kehadiran masuk kerja. Mesin ini sering disebut juga dengan finger print.

2) Pesawat Kantor

Pesawat kantor adalah suatu alat yang dipergunakan untuk berkomunikasi


dengan pihak lain dalam suatu kantor. Yang termasuk pesawat kantor antara lain:
a) Telepon

Kata telepon berasal dari kata “tele” dan “phone” yang mempunyai
pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Jadi pesawat telepon adalah alat
yang dipergunakan untuk berbicara dan mendengarkan suara dari jarak jauh.

b) Intercom
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang
mempunyai arti “hubungan di dalam”. Intercom sering disebut juga dengan istilah
interphone atau intertelephone. Istilah lain untuk intercom yang diterapkan dalam
perkantoran yaitu aiphone.
c) Faksimile

Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau


dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun berupa
gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang
dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel.
3) Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda – benda kantor yang pada umumnya terbuat dari
kayu atau besi, yang digunakan untuk melaksan akan tugas tata usaha, biasanya
perabot kantor ini awet dan tahan lama.
Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern (2000)
mengemukakan bahwa “perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha
yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu
atau laci-laci) dan diam di tempat”. Yang termasuk perabot kantor yang paling utama
sebagai penunjang dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran, antara lain:
a) Meja
b) Kursi
c) Lemari

4) Bekal Kantor/Peralatan Kantor (Office Supplies)


Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang- barang habis pakai
dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan
kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Yang termasuk bekal kantor, antara
lain:
a) Barang Lembaran

Misalnya amplop, formulir, kertas HVS, kertas bufalo, kertas folio, map,
dan sebagainya.
b) Barang Non Lembaran

Misalnya pulpen, pensil, spidol, stepler, gunting, pelubang kertas


(perforator), penjepit kertas, lem, penggaris, busur, pewarna tulisan, penghapus,
pita perekat (selotip), jangka, sandaran buku, rautan, pemotong kertas, kalender,
stempel/cap perusahaan, bantalan stempel, dan sebagainya.
c) Barang Berbentuk Buku
Misalnya buku catatan, buku pedoman organisasi, buku alamat relasi, buku
telepon, buku tahunan, buku tamu, buku agenda surat masuk dan keluar, kamus,
dan sebagainya.

5) Hiasan Kantor (Office Ornament)


Hiasan kantor atau interior kantor adalah segala macam benda yang dipakai
untuk menciptakan iklim suasana yang kondusif pada ruang tempat bekerja.
Lingkungan atau ruangan yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan ditata
sedemikian rupa dapat membuat personil kantor tertarik dan nyaman di kantor
tersebut. Yang termasuk dalam perabot kantor antara lain:
a) Lukisan dinding.
b) Vas bunga.
c) Akuarium.
d) Lampu-lampu hias.
e) Benda-benda lainnya yang dapat menambah rasa menariknya suatu kantor
tersebut.

c. Tata cara pemilihan perlengkapan kantor

Pengadaan peralatan atau mesin – mesin kantor serta perlengkapannya menjadi


tugas penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang
bersangkutan. Namun, diperlukan pertimbangan beberapa hal dalam
memilih Perlengkapan & Peralatan kantor, di antaranya:
a. Peralatan yang dipilih benar – benar dibutuhkan
b. Jenisnya sebaiknya yang praktis
c. Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
d. Mutunya harus benar – benar baik
e. Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah
f. Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
g. Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan

Selain mempertimbangkan hal – hal di atas, pemilihan Perlengkapan & Peralatan


kantor juga perlu melihat faktor – faktor penting berikut:

a. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya – rumusan pekerjaan yang jelas memberikan


gambaran tentang perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk
mendukung proses penyelesaiannya.
b. Kebutuhan setiap pegawai di kantor – prinsip pembagian tugas yang jelas
menunjukkan kebutuhan peralatan yang berbeda dari satu pegawai dengan
pegawai yang lain.
c. Efisiensi jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan – penghitungan yang matang
dan pemilihan yang tepat akan mempengaruhi penekanan pada penghematan
waktu dan jumlah pengeluaran.
d. Fleksibilitas penggunaan – pekerjaan yang dipilih sebaiknya dapat digunakan
untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan.
e. Harga dan penanaman modal – pilih alat yang awet sebagai asset dengan tetap
memperhatikan kondisi finansial perusahaan.
f. Nilai estetika – tampilan produk yang baik tentu memberikan dampak positif pada
semangat kerja dan produktivitas karyawan.
g. Perferensi pegawai – pemilihan perlengkapan dan peralatan di dasarkan oleh
adanya SDM yang berpengalaman dalam menggunakannya.
h. Pengaruh terhadap syarat-syarat karyawan – berkaitan dengan kemampuan dan
jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan
i. Prediksi beban pekerjaan – prekdisi diperlukan karena peralatan diharapkan dapat
digunakan dalam jangka waktu yang lama.

Kualitas pekerjaan tata usaha – peralatan dan perlengkapan yang dibeli harus mendukung
tujuan untuk mencapai hasil kerja yang diinginkan.

d. Pengelolaan Sarana dan Prasana Kantor


Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolaan yang baik,
efisien, dan efektif mutlak diperlukan. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga
pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua
kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi
maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.
Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa
kegiatan, yaitu:

1) Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang
berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan
pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya
yang akan dikeluarkan.
2) Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari
pembelian atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan
kantor, antara lain:
a) Agar barang tidak cepat rusak.
b) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
c) Agar tersusun rapi, sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari.
d) Memudahkan dalam pengawasan.
e) Memudahkan dalam analisis barang.
3) Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain:
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik.

4) Inventarisasi

Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu:
a) Agar perlengkapan kantor tidak mudah hilang.
b) Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggungjawabkan.
c) Memudahkan dalam pengecekan barang.
d) Memudahkan dalam pengawasan.
e) Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format
pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda setiap organisasi. Berikut ini
beberapa contoh buku inventarisasi barang:
a) Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk


mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
b) Buku Golongan Barang Inventaris
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah
ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c) Buku Catatan Barang Non Inventaris
Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya)
yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang
yang tidak habis pakai.
5) Laporan Sarana dan Prasarana
Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun
keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu.
Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah:

a) Sebagai bahan pertanggungjawaban.


b) Sebagai pengendali persediaan.
c) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
d) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan.

2. Tata Ruang Kantor


a. Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
(2000), “tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat secara
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
Jadi, tata ruang adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor
pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang
dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.
Tujuan tata ruang kantor:

1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan, sehingga karyawan nyaman dalam


bekerja.
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang
tidak berguna.
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4) Memudahkan dalam pengawasan.
5) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
6) Memberikan pencitraan yang baik terhadap pelanggan perusahaan.
Prinsip-prinsip tata ruang kantor:

1) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan.


2) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
3) Alur pekerjaan sesederhana mungkin.
4) Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
5) Sebaiknya meja dan kursi mempunyai ukuran yang sama.
6) Pekerjaan yang mendatangkan kebisingan hendaknya dijauhkan dengan
pekerjaan bagian lain.
Manfaat tata ruang kantor:
1) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
2) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
3) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
4) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
5) Memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan.

b. Macam-macam Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya ada 3 macam tata ruang kantor, yaitu:


1) Ruang Kantor Terbuka
Ruang kantor terbuka adalah ruangan di mana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau
penyekat dari kayu.

Gambar 1.8 Tata Ruang Kantor Terbuka


Keuntungan ruang kantor terbuka:
a) Lebih mudah dalam mengawasi pekerjaan karyawan.
b) Memperlancar arus pekerjaan.
c) Ruang gerak tidak terbatas.
d) Hubungan antarkaryawan mudah dilakukan.
e) Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan perlengkapan
kerja.
Kerugian ruang kantor terbuka:

a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.


b) Kebisingan yang menimbulkan kurangnya konsentrasi dalam bekerja.
c) Menimbulkan pemandangan yang kurang terlihat rapi.

2) Ruang Kantor Tertutup


Ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau
dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Gambar 1.9 Ruang Kantor Tertutup

Keuntungan ruang kantor tertutup:


a) Konsentrasi pegawai lebih kepada pekerjaan.
b) Pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin atau terlindungi.
c) Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar
dari kebisingan.
d) Lebih leluasa bekerja apabila pekerjaan tersebut bersifat rahasia.

Kerugian ruang kantor tertutup:


a) Komunikasi antarkaryawan tidak lancar.
b) Sulit dalam mengawasi karyawan karena terhalang penyekat.
c) Ruang gerak terbatas.
d) Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar, sehingga suasana lebih
pengap dan gerah.
e) Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
f) Diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan ruangan.

3) Ruang Kantor Semi Tertutup


Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi
kurang lebih 1,5 meter.
Gambar 1.10 Ruang Kantor Semi Tertutup
Keuntungan ruang kantor semi tertutup:
a) Untuk menjaga privasi kerja.
b) Komunikasi antarkaryawan mudah dilakukan.
Kerugian ruang kantor semi tertutup:
a) Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
b) Kebisingan yang menimbulkan kurangnya konsentrasi dalam bekerja.

c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor ada empat, antara lain:
1) Pencahayaan
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan
menambah efesiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja lebih cepat,
sedikit membuat kesalahan, dan tidak membuat mata lelah. Pada dasarnya, cahaya
dapat dibedakan menjadi dua, yaitu cahaya yang berasal dari sinar matahari dan
cahaya buatan berupa lampu.
2) Tata Warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan
dengan telliti dan sebaik-baiknya. Warna ruang kantor bukan hanya untuk
menyejukkan mata para karyawan, tetapi warna suatu ruang juga harus dapat
meningkatkan produktivitas kerja karyawannya. Berikut adalah sifat warna dan
efek psikologinya bagi mata:
3) Pengaturan Udara/Ventilasi
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik dan efisien apabila mereka
bekerja di ruang kantor yang udaranya panas dan pengap. Sedangkan pekerjaan
kantor dengan suhu udara yang dianggap baik berkisar 13-24oC. Oleh karena itu
perlu diusahakan adanya ventilasi cukup yang dapat membantu pertukaran udara
dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara
yang segar dan nyaman.
4) Penataan Suara
Dalam bekerja diperlukan suasana yang tenang, terutama untuk pekerjaan
yang memang memerlukan konsentrasi tinggi. Suara yang gaduh dan bising akan
dapat membuat karyawan sulit bekerja dengan baik dan akhirnya produktivitas
kerja yang diharapkan tidak akan tercapai. Untuk mengatasi atau mengurangi agar
kebisingan tidak terlalu berpengaruh besar, maka dapat dilakukan beberapa hal
berikut ini:
a) Ruangan diberi penyadap suara.
b) Di bawah mesin ketik diberi alas karet sehingga suara mesin ketik dapat
diredam.
c) Pengadaan printer diusahakan yang tidak bersuara.
d) Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian.
e) Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

Anda mungkin juga menyukai