KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat
dan karunianya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah
ini tepat pada waktunya.

Semoga makalah ini dapat memenuhi kewajiban kami dalam tugas analisis proses
bisnis. Adapun harapan kami, semoga makalah ini dapat menambah wawasan
pembaca mengenai cara memimpin rapat yang baik dan efesien, dengan maksud
nantinya pembaca dapat mengetahui perkembangannya dari awal sampai sekarang
ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, mungkin
kurangnya referensi sehingga tugas ini masih harus disempurnakan lagi, karena
itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

                                                                                  Bukittinggi,14 Desember 2019

                                                                                                                   Penulis

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................

DAFTAR ISI......................................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang................................................................................................................3
B. Rumusan Masalah...........................................................................................................3
C. Tujuan.............................................................................................................................4

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Rapat.............................................................................................................5

B. Jenis Jenis Rapat dan syaratnya......................................................................................5

C. Jenis Jenis Rapat.............................................................................................................6

D. Syarat Syarat Dalam Rapat ............................................................................................8

E. Tipe Tipe Pemimpin Rapat.............................................................................................10

F. Tipe Tipe Peserta Rapat..................................................................................................10

G. Langkah Langkah Agar Rapat Dapat Berjalan Secara Efektif.......................................12

H. Tahap Tahap Dalam Memimpin Rapat Secara Efektif...................................................13

I. Follow UP / Tindak Lanjut..............................................................................................15

J. Langkah Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efesien.................................................16

K. Etika Rapat......................................................................................................................16

L. Etika Rapat Yang Efektif Dan Efesien...........................................................................19

   
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan.....................................................................................................................24

BAB IV DAFTAR PUSTAKA

2
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-
kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian.
Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana
untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai
rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu
strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai
standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu.
Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang
tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan
yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat
terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen Rapat.
Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang
termasuk dalam rapat yg efektif dan efesien

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian rapat ?
2. Apa saja jenis-jenis rapat dan syaratnya ?
3. Bagaimana tipe-tipe pemimpin rapat ?
4. Bagaimana tipe-tipe peserta rapat ?
5. Bagaimana langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif ?
6. Bagaimana tahap-tahap dalam memipin rapat secara efektif ?
7. Bagaiman follow up atau tindak lanjut dalam rapat ?
8. Bagaiaman langkah-langkah agar rapat berjalan secara efesien ?
9. Bagaimana etika rapat ?

3
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari rapat
2. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat dan syaratnya
3. Untuk mengetahui tipe-tipe pemimpin rapat
4. Untuk mengetahui tipe-tipe peserta rapat
5. Untuk mengetahui langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif
6. Untuk mengetahui tahap-tahap dalam memipin rapat secara efektif
7. Untuk mengetahui follow up atau tindak lanjut dalam rapat
8. Untuk mengetahui langkah-langkah agar rapat berjalan secara efesien
9. Untuk mengetahui etika rapat

4
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat
formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung
efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan
profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk
rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan
persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil
oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat
waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan:
Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan
yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita
rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi
tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam
pikiran beberapa orang.

2.2 Jenis-Jenis Rapat dan Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika
situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai
tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis,
tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

5
2.2.1 Jenis - Jenis Rapat
1. Berdasarkan Tujuannya
a. Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk
memberitahukan atau menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta
rapat.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau
memecahkan suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau
suatu lembaga.
c. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari
suatu permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak
yang berselisih tidak merasa dirugikan.

2. Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan
seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh
peserta rapat mendapatkan undangan.
b. Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau
tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan
sebuah rapat.
c. Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau
umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut.
Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam
sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-
masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.

6
3. Berdasarkan Jangka Waktu
a. Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu
satu minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang
dihadapi setiap seksi atau subseksi.
b. Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan
rutin, dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh
seksi-seksi atau subseksi.
c. Rapat Semesteran
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan
sekali guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan
menentukan rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan
kedepan.
d. Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali
guna mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun
jangka pendek.

4. Berdasarkan Frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta
dilaksanakan secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b. Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah
yang memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak
direncanakan).

7
5. Berdasarkan Namanya
a. Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan
karyawannya guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
b. Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau
pekerjaan yang biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi
kepemerintahan.
c. Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.

2.2.2 Syarat-Syarat dalam Rapat

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya
ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi
permasalahan-permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-
masukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri.
Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka
antara bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan,
dan syarat sukses suatu rapat adalah;
1. Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2. Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana
rapat harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan
jumlah undangan rapat.
3. Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.

8
4. Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya
dilakukan oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar
menguraikan jalannya rapat secara singkat.
5. Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi
pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi
pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap
anggota untuk memberikan suaranya.
7. Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi
prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.
8. Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung
serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9. Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat,
pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok.
Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10. Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan,
sehingga akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.

9
2.3 Tipe-tipe Pemimpin Rapat
Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk
mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-
tipe pemimpin rapat :
1. Tipe otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan
kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala
hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat
untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil
keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan,
karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-
pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.
2. Tipe demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau
menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada
peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai
pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam
interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan
hasil musyawarah kelompok.
3. Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan
kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe
ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam
kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai
penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak
ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai
dengan tujuan.

2.4 Tipe-tipe Peserta Rapat

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari
kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami

10
tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe
peserta rapat adalah sebagai berikut :
1. Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan
dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu,
sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang
mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat
meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
2. Tipe pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan
kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin
kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh
siapa saja.
3. Tipe inisiatif 
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat
pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau
tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas.
Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar
untuk penyelesian yang akan dihadapi.
4. Tipe pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan
persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta
rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang
mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian,
sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.
5. Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang
pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini
gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga
memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan
perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat

11
 hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah
baru.
6. Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai
perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta
rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum
jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama
dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan
dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai
bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.
7. Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta
rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya
mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat
atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau
saran dan lebih bersifat pendiam.

2.5 Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efektif

Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk

mengevaluasi kelangsungan usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya
akan membuat orang mudah bosan dan tidak fokus. Berikut ada beberapa tips
yang bisa lakukan saat memimpin rapat agar bisa berjalan efektif dan produktif.
1. Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang
untuk mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu,
dapat mengetahui topik dan informasi apa yang akan dibahas di dalam rapat.
2. Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa
langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga
akan menjaga agar pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
3. Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian
bagikan kepada setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar
langsung berdiskusi dan membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang
hendak diutarakan.

12
4. Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila
pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus
bisa membawanya kembali ke topik semula.
5. Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat.
Seandainya ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan
khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat
selanjutnya.
6. Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham
setiap orang yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari
terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari ruang rapat.

2.6 Tahap-tahap Dalam Memipin Rapat secara Efektif

1. Tahap persiapan
Satu hal yang harus dilakukan sebelum rapat dilaksanakan adalah melakukan
persiapan. Ada beberapa saran yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin
rapat untuk pelaksanaan rapat yang baik dan efektif.
Pertama, seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin
dicapai dari rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat
benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.
Kedua, membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau
acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus
segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada
sebuah salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari
sebelum rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa
bisa membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah
menguasai bahan yang akan dibahas.
Ketiga, menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki
waktu yang jelas, sehingga rapat  tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak
memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan
atau mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.
Keempat,  membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa
melakukan segala hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan

13
hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang
bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis
sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.

2. Tahap Kegiatan
Dalam tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh
pemimpin rapat.
a. Membuka rapat
Dalam  ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan
memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat.
Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut
dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan
membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.
b. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua
agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan
terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda
atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.
c. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan
atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat
harus memastikan  bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama
untuk berpendapat.
d. Memastikan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau
beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat
pemimpin rapat kuwalahan,  terlebih jika orang yang mendominasi diskusi
adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini
jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita
menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi.
Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan. Supaya tidak berat
dalam memimpin diskusi, pastikan sudah menjelaskan waktu yang diberikan

14
 kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki
kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau
ingin mendominasi bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke
anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis.  Ini jelas lebih
baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk
berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan
kesempatan berpendapat.
e. Memaparkan keputusan yang telah diambil
Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan
memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat.  Setiap keputusan yang
diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk
kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada
beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan
kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih
baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.
f. Menutup rapat
Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat.
Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan
evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan
dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan
dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan.
Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil.  Kemudian
dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.
Catatan:
Jika akan ada rapat lanjutan pastikan memberitahukan hal ini kepada semua
anggota sebelum rapat ditutup.

2.7 Follow up atau tindak lanjut

Setiap rapat yang efektif akan selalu memunculkan tindakan nyata untuk
menindaklanjuti keputusan yang telah diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat
selesai setiap anggota rapat segera diberikan notulen dalam bentuk draf.  Hal ini
untuk memastikan setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada

15
kemungkinan beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah
diputuskan.  Follow up juga penting untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil
rapat.

2.8 Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efesien

Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat yang memuat tentang peserta rapat yang hadir,
daftar terperinci butir-butir yang akan dibahas, waktu dan tempat
penyelenggaraan rapat, serta waktu berakhirnya rapat.
2. Membagikan agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga peserta rapat dapat
mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
3. Menghubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan
bahwa peserta rapat benar-benar siap mengikuti rapat.
4. Meminta kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena
mungkin ada tambahan agenda dari peserta rapat.
5. Menegakkan parameter waktu yang specifik.Rapat hendaknya dimulai tepat
waktu.
6. Menjaga bahasan yang terfokus pada hal-hal berikut : rapat hendaknya
terfokus pada masalah pokok, minimalkan penyelaan atau interupsi,
gangguan, dan komentar.

2.9 Etika Rapat

Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang
penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau
sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak
menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat
mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan
mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika
dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil
yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan
selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin

16
 bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis
segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note
secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk
keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya
diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para
peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain
mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau
smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message
yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi
atau kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti
meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon
genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali
panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan
mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting.
Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa
kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh
pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita
berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka
informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja.
Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah
meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai
materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila
sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu
melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting
yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil
menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain

17
 menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta
meeting yang lain
7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan
sebelumnya. Dalam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan
banyak bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat  yang sudah diutarakan
orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain
katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita
dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif
dari peserta meeting yang lain.
8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung
tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta
meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab
sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan
dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara
dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap
sebagai orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan
memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan
mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari
peserta meeting yang lainnya.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting.
Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai.
Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap,
melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan,
karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang
lengkap. Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti
jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu
dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti
meeting hingga selesai.

18
2.9.1 Etika rapat yang efektif dan efesien.

Pra Rapat :

1. Buat agenda pembahasan 

2. Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan
3. Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan
rapat, dimana lokasi rapat. 
4. Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan
mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas
dan memahami bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan
konsep yang ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep
atau laporan berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-
kan sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya.
5. Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya
diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal
dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat
semua peserta sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai waktu. 
6. Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual
(LCD, Laptop, white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu
(jam dinding) dan penerangan ruang rapat   

Saat Rapat :
1. Awali dengan Bismillah 
2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin
dicapai
3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya
etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan
kembali). Etika rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang
disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa
berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini
tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para
peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan
dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat berlangsung

19
4. Tentukan pimpinan rapat
5. Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat
pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat
selalu diingat
6. Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat,
menyemangati peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran dan
ruhiyah.
7. Pastikan pimpinan rapat bersikap adil
8. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why,
where, when, who) dan 1H (how)
9. Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati,
mendengarkan peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide
dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara
barulah berbicara. termasuk soal interupsi,
10. Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan
seseorang
11. Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan
sebelahnya kecuali diminta
12. Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan
pribadinya hal-hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan
kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat
13. Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan),
waktu untuk pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan
(brainstorming, diskusi dan bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu
penutupan (doa, agenda lanjutan)
14. Peserta wajib mengisi form kehadiran
15. Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi
silent mode. Harus diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan
telepon ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu peserta
rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat dapat
diminimalkan.

20
16. Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi
kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat
17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil
rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan
waktu aksi, dan target realisasi
19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun
tidak diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil
keputusan rapat tersebut. 
20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio
visual) informasi atau kesepakatan rapat.

Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :

1. Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama.
2. Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan
hasil rapat.
3. Sampaikan agenda lanjutan.
4. Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan
pelaksanaan hasil rapat tersebut.

Pasca Rapat :

1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat

2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu
mekanisme control

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan
menjadi kebiasaan buruk 
3. Tidak tegas waktu
4. Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
5. Tidak ada sarana audio visual

21
6. Mengundang orang yang bukan bidangnya
7. Tidak ada notulensi hasil rapat
8. Peserta tidak memahami tujuan rapat
9. Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam
rapat
10. Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
11. Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
12. Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
13. Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya
serta reward and punishment-nya
14. Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan
pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang
bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya
15. Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
16. Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar
saja tanpa ada aktifitas menulis
17. Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
18. Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi

22
23
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini
membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu
direncanakan.
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan
tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan
perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih
peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah
peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal
sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam
suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang
disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari
peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau
memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program,
atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk
menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi
penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi
sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan,
peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan
memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas
bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat,

24
perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat.
Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan
ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan
pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang
rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta.
Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan
secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat
direalisasikan.
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat
pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam
agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai
membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah
dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang
telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali,
waktu rapat menjadi lebih lama.

25
26
 DAFTAR PUSTAKA

Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta:
C.V. ANDI OFFSET

Waworuntu, Tony. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta:

PT Gramedia Pustaka Utama

Panglaykim, Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA

INDONESIA

Pocker Mentor. 2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School,

Erlangga

http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan
rapat/#ixzz1pFj6eCH4

27