4.1 SUKU DINAS KESEHATAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA
SELATAN 4.2 PUSKESMAS KECAMATAN SETIABUDI Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) Institur Sains dan Teknologi Nasional di Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan Periode Oktober 2019, Mahasiswa diberi kesempatan untuk melaksanakan kegiatan di Puskesmas Kecamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan. Kami (Atri Depsa dan Nadya Gustiana) berkesempatan melaksanakan PKPA di Puskesmas Kecamatan Setiabudi pada tanggal 14 Oktober 2019 hingga 24 Oktober 2019. 4.2.1 Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai 1. Perencanaan Sistem pengelolaan sediaan farmasi yang terdapat di puskesmas kecamatan Setiabudi dimulai dari sistem perencanaan kebutuhan obat dengan menggunakan metode pola kebutuhan/konsumsi, metode pola penyakit dan LPLPO dengan memperhitungkan waktu kekosongan obat, buffer stock, serta masa kadaluarsa masing-masing obat. Obat- obat yang direncanakan untuk diadakan ini adalah obat- obatan yang termasuk dalam Formularium Nasional puskesmas (Fornas) maupun obat- obat non formularium puskesmas. Setiap puskesmas kelurahan yang dibawahi puskesmas kecamatan Setiabudi harus membuat dan mengirimkan LPLPO kepuskesmas kecamatan Setiabudi setiap bulannya. Selanjutnya, dari Bagian perencanaan menyusun rencana permintaan obat, dan bahan medis habispakai dengan mengacu pada LPLPO tersebut dalam bentuk Rencana Kebutuhan Obat (RKO) yang dibuat setiap tahunnya. Data RKO yang telah disetujui oleh kepala puskesmas kemudian dikirimkan ke Sukudinas Kesehatan melalui aplikasi e-monev lalu di verifikasi oleh pihak Suku Dinas Kesehatan kemudian dilanjutkan ke Dinas Kesehatan lalalu kemudian ke Kementrian Kesehatan. Setelah di analisis dan di setujui oleh Kementrian Kesehatan, khusus untuk obat-obatan yang termasuk dalam obat-obat program,dilakukan pengadaan oleh pihak Kementrian Kesehatan, lalu dikirimkan secara berjenjang (bottom-up) ke puskesmas. Sedangkan untuk obat-obatan lain hanya sebatas pengajuan RKO setelah RKO di setujui oleh pihak Kentrian Kesehatan, puskesmas kecamata Setiabudi dapat melakukan pengadaan sendiri secara E- Purchasing melalui E-catalog. 2. Permintaan Permintaan obat dilakukan agar dapat mendukung berjalannya pelayanan farmasi di puskesmas kecamatan Setiabudi dengan baik. Permintaan obat ataupun alat kesehatan harus disertai dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang dibuat berdasarkan RKO yang dikirim ke Dinas Kesehatan. Dari pelaporan itulah dapat diketahui jumlah kebutuhan obat yang harus disiapkan setiap tahunnya. Permintaan juga dilaporkan secara berjenjang ke Dinas Kesehatan. Bagian pengadaan bertugas memproses pengadaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan puskesmas. Sumber Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) digunakan untuk pembelian barang/alat aset puskesmas dan untuk pembelian barang operasional serta sebagai cadangan bila terjadi kurangnya obat dari yang dianggarkan atau jika ada Kejadian Luar Biasa (KLB). Pengadaan obat dilakukan dengan beberapa cara yaitu, pembelian (e-purchasing, tender atau kontrak payung, dan pengadaan langsung), dropping obat program dan hibah. Untuk pengadaan secara e-purchasing dilakukan untuk obat-obat yang terdapat pada e- catalog yang telah memiliki harga satuan standar untuk obat. Sedangkan untuk obat yang tidak terdapat pada e-catalogue, pengadaan dilakukan dengan pembelian kepada pemenang lelang kontrak paying yang disetujui oleh Badan Pelayanan Pengadaan Barang dan Jasa (BPPBJ) Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Selain cara diatas terdapat pula pembelian langsung untuk obat-obat tertentu yang pengadaannya tidak terdapat pada e-catalogue akan tetapi melalui Pedagang Besar Farmasi. Pengadaan dilakukan bertahap tiap tahunnya dengan menyerahkan Kerangka Acuan Kerja (KAK). Terdapat beberapa obat program di Puskesmas Kecamatan Setiabudi yaitu imunisasi, vaksin, TB, malaria, jiwa dan ARV. Obat TB dan vaksin didapat melalui permintaan langsung kepada Sudinkes setiap bulannya sedangkan untuk obat ARV permintaan dilakukan melalui online ke web. 3. Penerimaan Barang dari distributor/PBF diterima oleh bagian pengadaan barang yang kemudian melakukan pemeriksaan dan pengecekan kesesuaian antara barang yang datang dengan yang dipesan. Hal-hal yang perlu dicek adalah jumlah, jenis, spesifikasi, tanggal kadaluarsa, serta nomor batch. Jika telah sesuai faktur pembelian ditanda tangani oleh petugas, penulisan tanggal penerimaan barang, dan stempel sebagai alat bukti. Selanjutnya dilakukan serah terima dari tim pegadaan barang kepada tim penyimpan barang yang kemudian diserahkan kepada penanggung jawab obat, alat kesehatan dan bahan ,medis habis pakai di puskesmas. 4. Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan menyimpanan dan memeliharaan dengan cara menempatkan obat-obatan, reagen, alatkesehatan yang ada pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta terhindar dari gangguan kerusakan fisik maupun kimia yang dapat merusak mutu produk tersebut. Pada puskesmas kecamatan Setiabudi, penyimpanan sediaan farmasi dan alat kesehatan serta vaksin dilakukan digudang yang terpisah dengan menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) serta diberi penandaan berupa stiker persegi berbeda warna yaitu warna ungu untuk tahun 2020, warna merah mudah untuk tahun 2021, warna biru untuk tahun 2022, orange untuk tahun 2023, hijau untuk tahun 2024, untuk menunjukkan masa kadaluarsa sehingga mudah untuk mengetahui mana obat-obat yang memiliki masa kadaluarsa paling dekat, untuk obat yang berpotensi membahayakan jika penggunaanya salah maka ditempelkan sticker High Allert guna sebagai penanda dan pengingat. Penyimpanan di gudang sediaan farmasi dilakukan dengan menggolongkan obat berdasarkan abjad dan bentuk sediaan sedangkan untuk gudang alat kesehatan tidak mengelompokkan berdasarkan abjad. Terdapat kondisi penyimpanan khusus seperti vaksin yang disimpan dalam lemari pendingin, narkotika dan psikotropika di lemari dengan kunci ganda serta alat kesehatan yang biayanya mahal disimpan dilemari terkunci juga terdapat pengatur suhu ruangan untuk memastikas stabilitas penyimpanan obat di gudang obat. Sedangkan pada kamar obat di puskesmas, juga terdapat pengaturan suhu ruangan untuk memastikan stabilitas obat dan bahan medis habis pakai yang disimpan mutunya tetap terjaga baik. Sistem peyimpanan di kamar obat puskesmas kecamatan dilakukan dengan menggolongkan obat sesuai bentuk sediaan kemudian diurutkan secara alfabetis. Untuk obat ARV dan OAT diletakkan dalam lemari tersendiri, terpisah dari lemari obat lainnya. Untuk obat golongan narkotik dan psikotropika disimpan dalam lemari obat dengan kunci ganda. Untuk obat-obatan yang memiliki kemasan ataupun nama yang mirip ditempelkan sticker LASA (Look Alike and Sound Alike) pada laci penyimpanan dan penempatannya dipisahkan satu baris. Setiap penyimpanan juga disertakan dengan kartu stok. Stok opname dilakukan setiap bulannya untuk menghindari kehilangan dan kerusakan fisik. 5. Pendistribusian Pendistribusian obat dari gudang obat kekamar obat serta poli terkait baik ke puskesmas kecamatan itu sendiri ataupun puskesmas kelurahan dilakukan oleh penanggung jawab gudang. Puskesmas Kelurahan yang berada di wilayah Kecamatan Setiabudi, yang meminta obat dan bahan medis habis pakai ke gudang farmasi di Puskesmas Kecamatan harus menggunakan Surat Permintaan Barang dan gudang akan mengeluarkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK). Surat Bukti Barang Keluar dibuat 2 rangkap, surat yang asli untuk petugas gudang dan satu lagi untuk petugas Puskesmas Kelurahan yang meminta obat dan bahan medis habis pakai sehingga dapat menyesuaikan barang yang datang. Petugas gudang akan menyiapkan obat dan bahan medis habis pakai yang dipesan oleh masing-masing Puskesmas Kelurahan. Namun tidak semua barang yang dipesan akan diberikan, karena akan disesuaikan dengan sisa stok yang ada di gudang farmasi. Setelah barang disiapkan oleh petugas gudang, petugas dari masing-masing Puskesmas Kelurahan akan datang langsung mengambil dan memeriksa kesesuaian item dan jumlah obat dan bahan medis habis pakai yang telah dipesan dan ada berita acara serah terima barang. Pendistribusian Obat dan bahan medis habis pakai sesuai dengan permintaan dari tiap puskesmas kelurahan di kecamatan Setiabudi, di lakukan tiap bulan pada akhir bulan. 6. Pemusnahan dan Penarikan Kegiatan pemusnahan obat kadaluwarsa di Puskesmas Kecamatan Setiabudi dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan (BAP) obat. Secara teknis pemusnahan dilakukan dengan cara, unit farmasi mengumpulkan sediaan obat dan bahan medis habis pakai yang telah kadaluwarsa lalu di pisahkan dari kemasan primernya dan dalam keadaan rusak, obat-obat tersebut diserahkan ke pihak kesehatan lingkungan di sertai dengan penandatanganan berita acara pemusnahan obat untuk kemudian diserahkan ke pihak ke tiga (transporter) lalu dibawa ketempat pemusnahan (pembawa limbah) untuk di musnahkan. Untuk obat-obatan psikotropika dan narkotika yang kadaluwarsa, pemusnahan dilakukan dengan cara unit farmasi mengajukan permohonan pemusnahan ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan sehingga dalam pemusnahannya menghadirkan saksi dari pihak Suku Dinas Kesehatan. Pemusnahan Resep umum akan dimusnahkan dalam jangka waktu 5 tahun, sedangkan untuk resep obat narkotika dan psikotropika dimusnahkan dalam jangka waktu 3 tahun. 7. Pengendalian a. Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan dilakukan dengan mencatat setiap penambahan dan pengeluaran barang di kartu stok. Stok opname dilakukan setiap akhir bulan. b. Pengendalian Penggunaan Pengendalian penggunaan obat dilakukan dengan membuat Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Form LPLPO ini dapat digunakan untuk melaporkan penggunaan obat setiap bulannya dan dapat juga digunakan untuk melakukan permintaan obat ke gudang farmasi di Puskesmas Kecamatan. Selain itu juga selalu di lakukan edukasi ke dokter berkaitan dengan penggunaan obat-obatan misalkan obat-obatan yang jarang di resepkan atau obat-obatan yang mendekati tahun kadaluarsa. Penggunaan obat narkotika dan psikotropika secara khusus dilaporkan melalui Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) yang dilaporkan paling lambat tanggal 10 setiap bulan. c. Penanganan Obat Rusak dan Kaduluarsa Obat yang telah rusak dan kadaluarsa harus dibuang karena dapat menjadi racun bagi tubuh bila obat-obatan tersebut dikonsumsi. Tujuan penanganan obat rusak dan kadaluarsa ialah untuk melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat rusak/kadaluwarsa. Penanganan obat rusak dan kadaluarsa tidak dilakukan oleh Puskesmas Kecamatan Setiabudi sendiri, tetapi menggunakan jasa dari pihak ketiga. 8. Pencatatan, Pelaporan dan Pengarsipan Dokumen yang termasuk dalam bagian pencatatan dan pelaporan yaitu laporan pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO), kartu stok dan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika. Dokumen lainnya yaitu diantaranya berita acara pemusnahan obat kadaluarsa dan rusak. Kartu stok diletakkan di dekat obat (di dalam lemari apotek). Kolom yang diisi dalam kartu stok meliputi tanggal, jumlah penambahan (sisa stok), jumlah pengeluaran, nama fasilitas yang mengeluarkan, sisa persediaan, asal pabrik obat, no.batch, dan kadaluarsa. Kartu stok dibuat untuk tiap obat. Untuk obat-obat Anti Retro Viral terdapat pelaporan khusus yang disebut SIHA. Pelaporan ini berguna untuk analisa penggunaan obat ARV dan pengendalian persediaan. Untuk Pelaporannya dapat melalui program SIHA yang dapat diakses melalui www.siha.depkes.go.id. Sedangkan untuk Pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika menggunakan SIPNAP yang dapat di akses melalui www.sipnap.kemkes.go.id tidak lewat dari tanggal 10 setiap bulan. Stok opname dilakukan oleh Apoteker dan TTK satu kali dalam sebulan atau pada akhir bulan. Formulir LPLPO diisi dengan benar dengan keterlibatan Apoteker. Untuk obat yang kadaluarsa dipisahkan dan dilaporkan dan disertai berita acara pemusnahan obat. 9. Pemantauan dan Evaluasi Pengelolaan Tujuan dilakukannnya pemantauan dan evaluasi pengelolaan obat yaitu untuk mengetahui pola peresepan obat sesuai dengan indikasi, kesesuaian penggunaan obat dengan pedoman pengobatan, dan upaya intervensi apa yang harus dilakukan jika terjadi ketidakrasionalan. Salah satu manfaat yang dirasakan dalam hal manajerial yaitu dalam perencanaan obat dapat digunakan sebagai acuan untuk merencanakan obat dan memperkirakan kebutuhan obat agar lebih efektif dan efisien. Pemantauan dan evaluasi terhadap sediaan farmasi di puskesmas kecamatan Setiabudi di laporkan kepada kepala puskesmas. Pelaksanaan pengelolaan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai dievaluasi dan di monitoring berdasarkan SPO (Standar Prosedur Operasional). Sedangkan evaluasi dan monitoring kesesuaian sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai dilakukan berdasarkan fornas. Fornas dapat dirubah apabila jika ada sediaan farmasi yang sudah tidak diperlukan agar mengurangi beban obat yang akan ditanggung puskesmas. 4.2.2 Pelayanan Farmasi Klinik 1. Pengkajian dan Pelayanan Resep Pengkajian resep dilakukan oleh apoteker atau Asisten Apoteker sebelum melakukan penyiapan obat. Pengkajian resep dilakukan dengan menyeleksi persyaratan administrasi, farmasetik, dan persyaratan klinis. Namun, untuk persyaratan adminstrasi belum terlaksanakan dengan baik dikarenakan keterbatasan waktu dengan jumlah pasien yang sangat banyak. Jika terjadi ketidaksesuaian pada persyaratan tersebut, maka Apoteker atau Asisten Apoteker melakukan klarifikasi dengan cara menghubungi langsung dokter yang meresepkan. Selanjutnya resep dan etiket diurutkan sesuai nomor urut kemudian diambil atau diserahkan pada petugas yang bertugas di bagian peracikan. Resep kemudian disiapkan sesuai yang tertera dan yang telah dianalisis. Setelah itu dilakukan penulisan etiket, etiket ditulis lengkap berisi nama pasien, tanggal, aturan penggunaan obat, kegunaan obat, tanggal kadaluarsa serta informasi khusus masing- masing obat. Setiap obat yang telah selesai disiapkan dilengkapi dengan etiket. Kemudian resep dan obat diurutkan sesuai nomor antrian resep, nomor antrian resep dipanggil dan dilakukan identifikasi pasien sesuai resep oleh bagian penyerahan obat. Obat kemudian diberikan dan disertai dengan informasi cara dan aturan penggunaanya. Setelah obat diserahkan, resep kemudian diparaf oleh bagian penyerahan obat dan pasien. Resep lalu disimpan. 2. Pemberian Informasi Obat Kegiatan pelayanan informasi obat dilaksanakan ketika penyerahan resep kepada pasien. Terkait penjelasan cara penggunaan obat, efek samping dan, indikasi, kontraindikasi dan dosis obat sehingga diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat akan penggunaan obat yang bijak sehingga masyarakat semakin mengerti bagaimana cara menggunakan obat yang baik dan benar untuk peningkatan kesehatan pasien. Dokumentasi dan pelaporan kegiatan Pemberian informasi Obat masih dilakukan secara manual. 3. Konseling Konseling di puskesmas kecamatan Setiabudi dilakukan oleh seorang Apoteker, Konseling dilakukan untuk pasien yang baru pertama kali meminum obat HIV, TBC ataupun obat-obat untuk pasien kronis pada saat ini hanya berfokus pada pasie HIV. Konseling pasien juga diadakan apabila ada permintaan langsung dari dokter kepada apoteker untuk melaksanakan konseling bagi pasien tertentu. Akan tetapi konseling yang dilakukan belum maksimal karena keterbatasan tempat konseling dan waktu dan hanya ditujukan untuk pasien dengan penyakit menahun yang perlu kepatuhan meminum obat seperti TBC, HIV. Konseling yang dilakukan didokumentasi guna mempertimbangkan pengobatan pasien. 4. Ronde/Visite Visite tidak dilakukan pada Puskesmas Kecamatan Setiabudi dikarenakan tidak adanya Rawat Inap. 5. Monitoring Efek Samping Obat (MESO) Seperti halnya konseling MESO juga ditujukkan ditujukan untuk pasien dengan penyakit menahun yang perlu kepatuhan meminum obat seperti TBC, HIV, hipertensi dan diabetes. Monitoring Efek Samping Obat tidak hanya dilakukan oleh Apoteker tetapi perlu adanya kerja sama dengan tenaga kesehatan lainnya seperti dokter dan perawat yang menangani pengobatan pasien. Temuan efek samping obat didokumentasikan dalam formulir Monitoring Efek Samping Obat untuk selanjutnya dilaporkan pada Badan MESO secara Online melalui E-MESO BPOM. 6. Pemantauan Terapi Obat (PTO) Pemantauan terapi obat dilakukan pada pasien yang dikonselingkan. Sudah terlaksana maksimal padapasien yang mengidap HIV dan TB. Pemantauan dilakukan dengan melihat perkembangan kondisi pasien, ada tidaknya kejadian efek samping selama penggunaan obat, keberhasilan terapi, dan ketepatan terapi yang telah diberikan. 7. Evalusi Penggunaan Obat (EPO) Evaluasi penggunaan obat ini terutama dilakukan pada penyakit ISPA non pneumonia, diare non spesifik dan mialgia. Evaluasi dilakukan dengan melakukan random sampling terhadap resep pasien berpenyakit tersebut di atas dan melihat obat-obatan yang diresepkan. Kegiatan ini dilakukan rutin setiap bulan dan hasilnya dirangkum dalam formulir tertentu untuk evaluasi Penggunaan Obat Rasional (POR). Indikator peresepan untuk POR terdiri dari: a. Penggunaan antibiotika pada ISPA NonPneumonia maksimal 20% b. Penggunaan antibiotika pada Diare Non Spesifik maksima l8% c. Penggunaan injeksi pada Myalgia maksimal 1%