ID Pembuatan Standard Operating Procedure S
ID Pembuatan Standard Operating Procedure S
Abstrak²Penggunaan Teknologi Informasi di banyak informasi untuk mendukung operasional proses bisnis.
perusahaan telah menjadi satu hal penting dalam Upaya penerapan TI tidak lepas dari permasalahan, seperti
meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional bisnis diketahui adanya insiden-insiden layanan TI yang
yang mendukung tercapainya tujuan perusahaan, mengakibatkan terganggunya layanan TI. Oleh karena itu,
termasuk juga PT XYZ. Unit fungsional service desk dibutuhkan sebuah unit yang biasa dikenal dengan service
sangat dibutuhkan oleh PT XYZ dalam mendukung desk sebagai pusat pengaduan layanan TI agar dapat
operasional TI dan menangani permasalahan yang memperbaiki dan menyelesaikan permasalahan TI, guna
muncul serta memonitor terkait penggunaan TI yang ada menciptakan layanan TI yang stabil. Desktop Management
di dalam perusahaan. Adanya kebutuhan PT XYZ untuk System merupakan layanan service desk PT XYZ berupa
menjadikan service desk menjadi unit yang dapat berjalan penanganan masalah hardware (mencakup PC, notebook,
dengan baik sesuai dengan fungsinya, menunjukkan dan printer), penanganan masalah software, dan penanganan
bahwa perlunya penerapan tata kelola TI untuk mengatur masalah jaringan. Ketersediaan service desk dalam
dan mengelola aktivitas service desk. Salah satu tata kelola menyediakan layanan Desktop Management Systems ini
TI yang dimaksud adalah berupa prosedur kerja. sangat mendukung jalannya aktivitas bisnis yang ada di PT
Kerangka kerja Information Technology Infrastructure XYZ karena merupakan layanan operasional sehari-hari
Library (ITIL) merupakan suatu best practice yang dalam menangani segala permasalahan TI yang terjadi.
bertujuan secara berkelanjutan meningkatkan efisiensi Kondisi kekinian service desk PT XYZ menunjukkan
operasional TI. Perancangan dan implementasi service terbatasnya sumber daya manusia pada unit service desk
desk berdasarkan kerangka kerja ITIL V3 di PT XYZ yang ada tidak sebanding dengan jumlah pengguna layanan
diperlukan dalam upaya meningkatkan layanan TI dan TI di PT XYZ, kemudian masih manualnya proses ticketing
mengatasi masalah yang ada saat ini. untuk penyelesaian insiden, masih banyak terjadinya insiden
Pembuatan SOP ini diinisialisasi dengan berulang dan bahkan meningkat setiap bulannya, maka dapat
menggunakan metode analisis gap, proses-proses yang disimpulkan sementara bahwa service desk PT XYZ
dimuat ke dalam SOP merupakan hasil analisis membutuhkan tata kelola untuk manajemen layanan TI yang
kesenjangan antara kondisi kekinian service desk PT XYZ terstandarisasi guna membantu mereka dalam mengelola
dengan kondisi ideal service desk framework ITIL. layanan TI dan menyelesaikan segala permasalahan TI yang
Produk akhir yang dihasilkan dari tugas akhir ini ada di dalam perusahaan. Untuk memaksimalkan efektifitas
adalah sebuah dokumen Standard Operating Procedure kinerja service desk tersebut, implementasi service desk
(SOP) IT Service Desk dengan standar ITIL V3 yang dengan kerangka kerja Information Technology
divalidasi dengan menggunakan teknik wawancara pihak- Infrastructure Library (ITIL) merupakan salah satu solusi
pihak terkait yaitu Kepala Divisi TI PT XYZ & Service yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas layanan TI.
Desk Manager, simulasi pengujian SOP, dan survey. Adapun beberapa organisasi yang telah menerapkan
ITIL dan penerapan tersebut dapat meningkatkan mutu
Kata Kunci : SOP, Service Desk, ITIL V3, Analisis GAP pelayanan, yaitu PROACTER & GAMBLE (mulai
menggunakan ITIL pada tahun 1999 mampu mengurangi
I. PENDAHULUAN panggilan pada help desk sampai 10%) dan CATERPILLAR
Saat ini banyak perusahaan di dunia menjadikan (menggunakan ITIL pada tahun 2000, setelah menerapkan
teknologi informasi (TI) sebagai faktor pendukung untuk ITIL, nilai pencapaian waktu respon target untuk incident
mencapai tujuan perusahaan. PT XYZ merupakan salah satu management naik dari 60% menjadi lebih dari 90%) [1].
perusahaan properti terbesar di Indonesia. Dalam Berdasarkan uraian di atas, maka melalui penelitian ini
menjalankan aktifitas proses bisnisnya yang sangat akan dihasilkan sebuah dokumen tata kelola yang berbentuk
kompleks tersebut, PT XYZ telah menggunakan teknologi dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Service
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 3, No. 2, (2014) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print) A-176
Desk PT XYZ berdasarkan kerangka kerja ITIL v3, yang serangkaian kegiatan terkoordinasi, penerapan sumber daya
mana akan digunakan sebagai panduan penting dalam dan kemampuan untuk menghasilkan suatu nilai untuk
meningkatkan layanan TI dan dapat menyelesaikan pelanggan. Terdapat lima tahapan proses ITIL, yakni Service
permasalahan yang ada saat ini. Pembuatan SOP ini Strategy, Service Design, Service Transition, Service
diinisialisasi dengan menggunakan metode analisis gap, Operation, dan Continual Service Improvement.
proses-proses yang dimuat ke dalam SOP merupakan hasil
analisis kesenjangan antara kondisi kekinian service desk PT 2.4 Service Desk Menurut ITIL V3
XYZ dengan panduan service desk ITIL v3. Service desk adalah titik utama (single point of contact)
dimana staf internal perusahaan akan pertama kali
II. TINJAUAN PUSTAKA menghubungi unit fungsional ini saat mempunyai pertanyaan
Bagian ini merupakan tinjauan pustaka yang digunakan atau masalah yang berhubungan TI. Permintaan yang
untuk mendukung penelitian dengan mengungkapkan dilakukan oleh user kepada service desk biasanya berupa
sumber-sumber informasi yang berkaitan dengan topik akses informasi, penanganan masalah, atau knowledge
penelitian. sharing [4]. Service desk merupakan jantung pada tahapan
Service Operation dan memiliki peran khusus di dalam
2.1 Manajemen Layanan Teknologi Informasi tahapan ini. Tujuan dari Service Operation sendiri adalah
Persaingan di antara perusahaan-perusahaan pada saat ini untuk menyampaikan tingkatan layanan yang telah disetujui
telah menjadi sangat berorientasi terhadap teknologi sebelumnya kepada user dan customer, dan untuk mengelola
informasi (TI), sehingga menyebabkan perusahaan harus aplikasi, teknologi, dan infrastruktur yang mendukung
memliki berbagai standar kualitas untuk meningkatkan penyampaian layanan [5]. Beberapa tanggung jawab dari
proses bisnis. IT Service Management (ITSM) merupakan service desk menurut ITIL mencakup proses-proses pada
sumber panduan praktis yang dapat dijadikan sebagai standar tahapan Service Operation adalah Event Management,
kualitas agar tercipta perbaikan proses dan aktifitas pada Incident Management, Problem Management, Request
perusahaan terkait dengan pengelolaan. IT Service Fulfillment, dan Access Management. Selain itu, juga
Management adalah seperangkat kemampuan khusus mencakup beberapa proses pada tahapan Service Transition,
perusahaan untuk memberikan nilai kepada pelanggan dalam yakni mencakup proses Asset & Configuration Management
bentuk layanan dan kemampuan yang mana bertujuan untuk dan Knowledge Management [6].
memberikan layanan secara efektif dan efisian kepada
pelanggan [2]. 2.5 Analisis GAP
6HFDUD KDUILDK NDWD ³JDS´ EHUDUWL PHQJLQGLNDVLNDQ
2.2 Tata Kelola Teknologi Informasi adanya suatu perbedaan (jenjang) antara satu hal dengan hal
Tata kelola TI merupakan bagian dari tata kelola lainnya. Dalam menilai kualitas layanan, terdapat lima
perusahaan. Tujuan utama dari tata kelola TI adalah untuk macam gap yang dikembangkan, yaitu: GAP 1, Antara
memastikan bahwa investasi TI mampu menghasilkan nilai harapan customer dan persepsi manajemen; GAP 2, Antara
tambah bagi bisnis dan untuk meminimalisir risiko terkait TI persepsi manajemen dan standar kualitas layanan; GAP 3,
[3]. Selain itu, tata kelola TI juga bertujuan untuk Antara spesifikasi kualitas layanan dan penyampaian
memastikan kesesuaian penerapan TI dengan dukungannya layanan; GAP 4, Antara penyampaian layanan dan
terhadap pencapaian tujuan perusahaan, dengan cara komunikasi; dan GAP 5, Antara persepsi pelanggan dan
mengoptimalkan keuntungan dan kesempatan yang diberikan ekspektasi pelanggan [7].
TI, mengendalikan penggunaan terhadap sumber daya TI dan Dalam pengerjaan penelitian ini, gap yang dijadikan
mengelola risiko-risiko terkait TI. Bentuk dari tata kelola acuan adalah analisis GAP 3 dimana ia fokus terhadap
sendiri bermacam-macam, diantaranya adalah kebijakan, kesenjangan yang terjadi antara spesifikasi standar layanan
prosedur, instruksi kerja, dan petunjuk pedoman kerja. dengan penyampaian layanan. Analisis GAP merupakan
Bentuk tata kelola yang dihasilkan dari penelitian ini adalah salah satu metode yang digunakan untuk mengevaluasi
berupa prosedur. kinerja perusahaan dan untuk mengetahui tingkat kinerja dari
sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar yang
2.3 ITIL V3 dijadikan acuan.
Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
merupakan kerangka kerja yang menggambarkan best 2.6 Standard Operating Procedure
practice dalam penerapan manajemen layanan teknologi SOP merupakan serangkaian panduan yang
informasi (TI). IT Infrastructure Library (ITIL) terdokumentasi secara jelas, lengkap, dan rinci mengenai
menyediakan serangkaian model proses dan fungsi yang proses, tugas, dan peran setiap individu atau kelompok yang
dapat digunakan sebagai panduan dalam usaha penyelarasan dilakukan sehari-hari di dalam suatu organisasi. Dilihat dari
proses TI dan proses bisnis, terutama yang berkaitan dengan fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja dan
manajemen layanan TI [4]. Dalam siklus ITIL V3, terdapat aliran kerja yang teratur, sistematis, serta dapat
lima proses utama yang merupakan sebagai suatu dipertanggungjawabkan; dan menggambarkan bagaimana
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 3, No. 2, (2014) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print) A-177
tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan 2. Pemenuhan Layanan TI, di dalam ITIL dikenal dengan
peraturan yang berlaku. istilah Request Fulfillment tahapan Service Operation.
Perancangan SOP yang dibuat akan mengadopsi pada 3. Manajemen Masalah, di dalam ITIL dikenal dengan
peraturan pemerintah (Menteri Pendayagunaan Aparatur istilah Problem Management tahapan Service
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Operation.
nomor 35 tahun 2012) terkait dengan pedoman penyusunan 4. Manajemen Aset, di dalam ITIL dikenal dengan istilah
standar operasional prosedur administrasi pemerintahan. Configuration & Asset Management pada tahapan
Tidak seluruh struktur konten akan digunakan pada Service Transition.
perancangan SOP service desk PT XYZ, namun akan
disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi saat ini. 4.2 Hasil Analisis GAP
Hasil analisis GAP berupa usulan yang didapatkan dari
III. METODOLOGI analisis kondisi kekinian dengan analisis kondisi ideal
Metodologi alur penelitian tugas akhir dapat dilihat pada standar yang digunakan sebagai acuan. Tabel 1 berikut
gambar berikut. merupakan ringkasan dari hasil analisis GAP.
Tabel 1 Hasil Analisis GAP
Analisis Kondisi Analisis Kondisi Proses Kekurangan Usulan
Kekinian Analisis Ideal SOP yang ada saat ini
Proses layanan service GAP Proses layanan service hanya sekedar bagan saja, Pembuatan ulang SOP
desk PT XYZ saat ini desk menurut ITIL V3 tidak mencakup penjelasan Incident Management
berdasarkan panduan
setiap proses yang ada di ITIL
Pembuatan SOP Service Desk bagan.
Berdasarkan Hasil Analisis GAP Pendefinisian status yang
masih kurang baik Pendefinisian kembali
Verifikasi dan Validasi SOP dikarenakan terdapat mengenai status
Verifikasi Validasi sebuah status yang insiden berdasarkan
Menggunakan metode Menggunakan metode menandakan lebih dari satu panduan ITIL.
wawancara simulasi SOP dan survey kondisi.
Gambar 1 Metodologi Pengerjaan Incident
Tidak ada aktivitas Pendefinisian ulang
Management
Pembuatan dokumen Standard Operating Procedure pendefinisian prioritas priority level
(SOP) Service Desk PT XYZ yang dibuat pada penelitian ini berdasarkan dampak dan berdasarkan dampak
mengacu pada kerangka kerja ITIL V3 dimana fokus urgensitas insiden. dan urgensitas.
terhadap proses-proses kekinian service desk PT XYZ Tidak ada aktivitas
sendiri, yaitu : penyimpanan solusi ke
Menambahkan
ƒ Service Transition: Service Asset and Configuration dalam media storage aktifitas knowledge
Management dan Knowledge Management. sebagai knowledge base base ke dalam SOP
ƒ Service Operation: Incident Management, Problem yang digunakan sebagai dan membuat usulan
Management, dan Request Fulfillment. ³EDQN VROXVL´ GDUL LQVLGHQ- desain knowledge
ƒ Continual Service Improvement: Pembuatan Key insiden yang pernah base
Performance Indicators (KPI) untuk setiap SOP terjadi.
Belum ada SOP khusus
IV.I ANALISIS GAP Pembuatan SOP
yang mendefinisikan
Request Request Fulfillment
Pada bab ini akan dijabarkan hasil analisis kondisi kekinian uraian kegiatan dalam
Fulfillment berdasarkan panduan
dan pembahasan dari hasil analisis GAP yang dilakukan memenuhi permintaan
ITIL
layanan TI.
sebagai inisialisasi perancangan dokumen SOP Service Desk Membuat prosedur
PT XYZ. manajemen problem
berdasarkan panduan
4.1 Ringkasan Proses Kekinian Service Desk ITIL dimana aktivitas
Belum ada SOP khusus
Dari data dan informasi yang telah dipaparkan Problem yang mendefinisikan yang ada di dalam
sebelumnya mengenai analisis kondisi kekinian service desk Management uraian kegiatan terkait problem management
PT XYZ, dapat disimpulkan bahwa terdapat 4 (empat) problem management. akan dijadikan satu
proses operasional TI yang telah diterapkan, yakni: dengan prosedur dari
1. Case Management, di dalam ITIL dikenal dengan incident management
istilah Incident Management tahapan Service dikarenakan adanya
Operation.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 3, No. 2, (2014) ISSN: 2337-3539 (2301-9271 Print) A-178
1. Hal pertama yang sangat penting dilakukan setelah Untuk penelitian selanjutnya, saran yang dapat diberikan
membuat dan menguji SOP adalah menyusun rencana adalah:
penerapan dengan melakukan sosialiasi, yaitu 1. Untuk penelitian selanjutnya, sebaiknya bisa
pemberitahuan atau penyebarluasan informasi dikembangkan lagi dengan menambahkan proses-
perubahan kepada seluruh pelaksana SOP. Pihak proses service desk dalam ITIL yang belum ada atau
manajemen service desk harus memastikan bahwa belum diterapkan oleh service desk PT XYZ, yakni
semua pelaksana sadar akan adanya perubahan dalam seperti event management, access management, dan
prosedur yang biasa dilakukan. Karena SOP memiliki lain sebagainya.
dasar hukum, maka sebaiknya dilakukan proses 2. Untuk penelitian dengan topik yang sama, yakni
pemberitahuan secara formal. Isi pemberitahuan yang pembuatan tata kelola TI untuk service desk, dapat
disebarkan kepada seluruh pelaksana SOP paling tidak menambahkan indikator kerja untuk proses-proses
menggambarkan maksud dan tujuan perubahan dalam kerangka kerja ITIL terkait service desk yang
prosedur, SOP yang dibuat atau diubah, pelaksana atau selain penulis buat.
bagian yang terkena perubahan, rencana dan jadwal
penerapan, serta contact person yang dapat dihubungi DAFTAR PUSTAKA
bila ada pertanyaan mengenai SOP tersebut. [1] ( 3LQN ³7KH %HQHILWV RI ,7,/ ´
Pemberitahuan paling utama adalah menegaskan [2] LW60) ,QWHUQDWLRQDO ³)RXQGDWLRQ 2I ,7 6HUYLFH
tanggal efektif pelaksanaan SOP, memastikan bahwa 0DQDJHPHQW %DVHG 2Q ,7,/ 9 ´
ada cukup waktu setelah pemberitahuan formal untuk [3] 5 %ULVHERLV ³:KDW LV ,7 *RYHUQDQFH DQG :K\ ,V ,W
melaksanakan semua tahapan dan untuk semua ,PSRUWDQW IRU 7KH ,6 $XGLW ´
pelaksana menyesuaikan diri dengan semua bentuk [4] - 2 /RQJ ³,7,/ $W $ *ODQFH ´ 6SULQJHU 1HZ <RUN
perubahan yang terjadi. Heidelberg Dordrecht London, USA, 2012.
2. Usulan form pelaksana service desk yang dihasilkan [5] 7DUXX ³,7,/ 9 )RXQGDWLRQ 6WXG\ *XLGH ´ >2QOLQH@
Available: www.taruu.com.
penulis, agar bisa dioptimalkan lebih baik sebaiknya
form tersebut dipertimbangkan untuk digunakan [6] ' : 'DYLG &DQQRQ ³,7,/ 9 6HUYLFH 2SHUDWLRQ ´
Office of Government Commerce, 2007.
sebagai acuan memperbaiki aplikasi service desk saat
[7] %RXQGOHVV ³7KH *$3 0RGHO ´
ini.
3. Usulan desain knowledge base yang dihasilkan penulis
bias dipertimbangkan sebagai desain interface aplikasi
knowledge base yang nantinya akan dibangun sebagai
sistem yang membantu staf service desk dalam
menyelesaikan permasalahan yang terjadi di
perusahaan.