PETUNJUK TEKNIS INSTALASI DAN PENGGUNAAN APLIKASI

SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN AKREDITASI (SISMADAK)

BAGI RUMAH SAKIT DI INDONESIA

Aplikasi SISMADAK v5.0.3

Oleh: Dr. Diyurman Gea, S.Kom., MM

Email: diyur@kars.or.id

JAKARTA, Januari 2020

1 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 BAB I TENTANG SISMADAK

Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi merupakan aplikasi

alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang mengikuti program Akreditasi yang
diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam
persiapan akreditasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti
yang berhubungan dengan akreditasi.

Aplikasi SISMADAK dioperasikan sendiri oleh pihak RS, sehingga perlu kerjasama dan
koordinasi dengan staf TI Rumah Sakit dan penanggung jawab (PJ) Akreditasi RS, terutama
dalam penyediaan Server, Jaringan dan proses maintenance.

Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan akreditasi adalah
masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit melakukan pengelolaan dokumen
secara manual, sehingga proses pencarian menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau
tercecer dan rusak. Hal ini juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan
waktu dalam pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit.

Gambar 1. Pengelolaan Dokumen Secara Tradisional

2 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Biaya persiapan akreditasi menjadi mahal karena harus dicetak dan disusun dalam
folder-folder, dan kemudian harus dibuang karena tidak valid lagi untuk dipakai pada kegiatan
akreditasi berikutnya. Kalau tetap dipertahankan untuk disimpan, maka akan butuh tempat
penyimpanan dan perawatan.

Gambar 2. Pengelolaan Dokumen Menggunakan SISMADAK

3 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Untuk meminimalkan risiko kerusakan dkumen dan biaya yang besar, serta proses
penyimpanan dan pencarian yang lebih cepat, maka pihak Rumah Sakit perlu dihimbau untuk
menggunakan aplikasi SISMADAK. Para Surveior yang melakukan asesmen ke Rumah Sakit akan
menggunakan aplikasi SISMADAK ini untuk menelusur dokumen yang dibutuhkan. Adapun
fitur-fitur yang tersedia pada apikasi SISMADAK adalah sebagai berikut:
a. Tersedia Standard 2012 dan SNARS Ed.1
b. Pengisian Self Assessment
c. Upload Dokumen bukti, Regulasi, dll untuk masing-masing Elemen Penilaian
d. File Manager untuk menyimpan dokumen tambahan (mirip seperti Dropbox,
Google drive)
e. Pendataan Indikator Mutu Nasional, Benchmark dan grafik
f. Indikator Lokal untuk keperluan internal RS
g. Update profil Rumah Sakit
h. Pendataan Staf dan sertifikasi (STR, RKK, SIP, SPK)
i. Upload dokumen Staf
j. Pendataan histori jabatan staf
k. Dashboard
l. Pengaturan Hak Akses Pengguna pada Filemanager dan Modul
m. Pengaturan konfigurasi
n. Pengaturan modul
o. Pendataan unit/bagian
p. Pencarian dokumen pada seluruh standar bab
q. Pendataan Logbook Bimbingan (Mis. PPDS)
r. Pelaporan IKP (Insiden Keselamatan Pasien)
s. Integrasi dengan SIMRS seperti SIRSAK (Sistem informasi Rumah Sakit Ala KARS)

4 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 BAB II KEBUTUHAN SISTEM DAN INSTALASI

Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh Rumah Sakit adalah Server dan infrastruktur
jaringan, agar aplikasi SISMADAK dapat diakses secara sentral oleh semua pengguna. Juga perlu
mempersiapkan Sistem Operasi yang akan digunakan, apakah Linux atau Windows.
Berdasarkan pengalaman, penggunaan SISMADAK pada Linux jauh lebih stabil.

A. PERSIAPAN

Aplikasi SISMADAK pada dasarnya dapat dipasang di semua Sistem Operasi, baik
Windows maupun Linux. Pastikan syarat minimum versi aplikasi di bawah ini:

Apache 2.4 ke atas

PHP 5.4 ke atas
MySQL 5.1 ke atas

Khusus pada Sistem Operasi Windows, installer SISMADAK sudah tersedia Apache PHP
dan MySQL (karena menggunakan XAMPP) sehingga tinggal melakukan penyetingan.

Infrastruktur Hardware yang perlu disiapkan adalah: Server atau PC acting Server,
tersedia jaringan agar unit lain bisa mengakses aplikasi SISMADAK dari Server yang
terpasang. Jika menggunakan PC acting Server, sebaiknya, minimal RAM 8Gb dan HDD
200Gb. Semakin besar spesifikasi server dan jaringan maka aksesnya akan semakin baik
dan lancar.

Karena aplikasi SISMADAK digunakan sepanjang masa, maka perlu mempertimbangkan

untuk menyiapkan server yang handal dan berumur panjang. Jika ingin mengkhususkan
dan memiliki anggaran untuk server SISMADAK, sebaiknya menggunakan spesifikasi
minimum seperti rekomendasi berikut ini:
1. Processor Xeon E3
2. RAM 8GB (semakin besar semakin baik)
3. HDD 500GB (tergantung banyaknya dokumen yang disimpan)

5 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Gambar 3. Arsitektur Jaringan

Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, karena
aplikasi tersebut dibangun menggunakan pemrograman berbasis web. Jika pihak RS
membutuhkan layanan pengembangan jaringan, maka pihak RS dapat berkonsultasi
dengan kami.

1 (satu) minggu sebelum dilakukan survei dan 1 (satu) minggu setelah disurvei oleh Surveior
KARS, aplikasi SISMADAK wajib diberi akses kepada Surveior untuk melakukan penelusuran
dokumen. Karena itu, RS perlu menginformasikan akun user dan password yang digunakan
khusus untuk Surveior. Agar server SISMADAK bisa diakses dari luar RS oleh Surveior, maka
perlu dilakukan penyetingan Server dengan menggunakan IP Public. IP Public dapat diperoleh
dengan menghubungi ISP atau penyedia jasa layanan internet.

B. INSTALASI BARU

1. Download Aplikasi SISMADAK

6 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Aplikasi SISMADAK dapat diperoleh dengan cara mengisi formulir melalui
www.kars.or.id menu Download, atau mengirimkan surat elektronik/email melalui
sismadak@kars.or.id. Kemudian, akan ada email balasan dari KARS megenai
informasi detil dan langkah-langkah instalasi. Hanya akun yang terdaftar pada
sistem yang bisa mengunduh file tersebut. Untuk versi Enterprise, wajib
menggunakan akun dari Gmail.

2. Jalankan Installer SISMADAK

Setelah mendapatkan aplikasi SISMADAK, silakan diinstall dengan mengikuti
langkah-langkah instalasi.

Gambar 4. Tampilan installer SISMADAK

Secara default akan tersimpan di direktori c:\ dan tekan tombol “Next”. Selesaikan
proses instalasi hingga selesai.

Gambar 5. Tampilan Proses Instalasi SISMADAK

7 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Sesaat setelah selesai proses instalasi, akan muncul tampilan seperti Gambar 5
berikut ini:

Gambar 6. Tampilan Instalasi XAMPP

Tekan sembarang tombol untuk melanjutkan.

3. Jalankan file XAMPP Control yang ada di Desktop dan akan tampil seperti pada
Gambar 7 berikut ini:

Gambar 7. Tampilan shortcut XAMPP Control di Desktop

8 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Gambar 8. Tampilan Control Panel XAMPP

Pastikan Service Apache dan MySQL dalam keadaan running dengan cara
menekan tombol ”Start”. Jika muncul error, ada beberapa penyebab seperti:
masalah pada port, karena sudah ada yang menggunakan port service
Apache dan MySQL tersebut sebelumnya. Silakan uninstall atau mengubah
port-nya. Penjelasan detilnya dapat dicari di Google.

4. Konfigurasi Pada Linux

a. Kopi folder yang ada pada direktori “c:/xampp/htdocs/sirsak” dan salin ke
webroot Linux. Biasanya di direktori “/var/www/htdocs”

b. Pastikan konfigurasi “display_error” pada file “/etc/php.ini” (letak file php.ini

berbeda setiap OS yang digunakan) telah diset menjadi “Off” atau bernilai
“0”

c. Edit file my.cnf atau mysqld.conf (tergantung dari konfigurasi MySQL yang
digunakan) dan tambahkan konfigurasi berikut ini pada baris akhir.
customer@ubuntu:~$ sudo vi /etc/mysql/mysql.conf.d/mysqld.conf
sql-mode =
"ERROR_FOR_DIVISION_BY_ZERO,NO_ZERO_DATE,NO_ZERO_IN_DATE,NO_AUTO_C
REATE_USER“

9 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 d. Berikan hak akses kepemilikan pada folder uploads dan sismadak/lib/inc
supaya bisa dibaca-tulis oleh sistem

Contoh pemberian hak akses:

customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 uploads
customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 application
customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 sismadak/lib/inc

Contoh pemberian hak kepemilikan:

customer@ubuntu:~$ sudo chown www-data.www-data sismadak –Rf
atau
customer@ubuntu:~$ sudo chown apache.apache sismadak -Rf

e. Pastikan sudah terpasang library CURL dan GD. CURL digunakan untuk
layanan web service dan GD digunakan untuk menampilkan grafik.

5. Konfigurasi Aplikasi SISMADAK

Aplikasi SISMADAK membutuhkan plug-in atau library dari ioncube. Jika tidak
menggunakan installer XAMPP bawaan dari SISMADAK, maka perlu dilakukan
installasi ioncube dengan cara manual melalui:
http://localhost/wizard.php

Jika library ioncube belum terpasang maka silakan ikuti petunjuk yang nantinya
akan tampil di halaman instalasi ioncube. Jika sudah terpasang dengan baik, maka
akan tampil halaman seperti pada gambar berikut ini:

10 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Gambar 9. Tampilan ionCube Loader Wizard

Untuk memulai instalasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengetik alamat konfigurasi
melalui browser:

Alamat: http://localhost/install.php

Penjelasan :

a. Nama RS : Nama Rumah Sakit yang menggunakan aplikasi SISMADAK

b. Kode RS: Didapatkan melalui kiriman email balasan dari sismadak@kars.or.id setelah
permohonan aplikasi disetujui oleh KARS
Ada beberapa cara untuk mengetahui Kode RS, yaitu:
1. Bisa dilihat melalui aplikasi SIRS Online yg dikelola oleh Kemkes
2. Bisa dilihat melalui daftar RS Terakreditasi di website KARS
3. Atau silakan akses aplikasi SIKARS dan klik pada menu Lupa Password dan nantinya
akan ada balasan email otomatis
c. Akun Admin SISMADAK: adalah akun yang digunakan sebagai super admin, yang
memiliki hak akses penuh pada aplikasi SISMADAK. Akun admin yang dimasukkan
adalah alamat email yang masih aktif, sehingga memudahkan recovery password jika
suatu waktu membutuhkan fitur Lupa Password.
d. Password Admin SISMADAK: adalah kata sandi yang digunakan oleh Admin untuk login
ke aplikasi SISMADAK

11 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 e. Limit Pengisian IMUT, adalah opsi untuk membatasi rentang waktu pengisian
inddikator mutu (IMUT)
f. Tipe Database: default-nya adalah MySQLi
g. Server Database: adalah server yang digunakan untuk mengakses database. Default-
nya adalah localhost
h. User Database: default-nya adalah root
i. Password Database: default-nya adalah kosong, tidak diisi apa-apa
j. Nama Database: diisi dengan nama database yang digunakan. Default-nya adalah
sirsak_db
k. Akun SIKARS dan Password SIKARS: diisi dengan akun yang biasa login melalui aplikasi
SIKARS, yaitu http://akreditasi.kars.or.id. Akun untuk login ke SIKARS biasanya
dikirimkan ke email Penanggung Jawab (PJ) kegiatan Akreditasi. Jika belum ada, untuk
sementara silakan diisi dengan akun email dan password lainnya saja. Konsekwensinya
adalah modul Profil dan Benchmark Indikator tidak berfungsi dengan baik.
l. Data Path: adalah folder untuk menyimpan data pada modul Filemanager. Mis: D:/Data
(direktori Windows) atau /var/www/html/Data (kalau menggunakan Linux)
m. Data Temp: adalah folder yang biasa digunakan oleh Sistem Operasi. Pada Windows,
biasanya adalah C:/Windows/temp, sedangkan Linux biasanya adalah: /tmp. Pastikan
folder tersebut memiliki hak akses tulis baca. Jika tidak, silakan buatkan folder baru,
misalnya C:\temp
n. Jika ada isian lainnya, seperti modul bridging dengan BPJS dan yang lainnya, bisa
diabaikan atau diisi dengan tanda – (strip)
o. Tekan tombol “SUBMIT” kalau isian pada konfigurasi sudah lengkap dan benar.

Gambar 10. Tampilan Layar Instalasi (bagian 1)

12 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 Jika ada isian selain yang disebutkan di atas, diisi saja dengan data dummy, atau data
sembarang, karena isian lainnya tersebut digunakan untuk keperluan aplikasi SIRSAK.

6. Konfigurasi pada file php.ini

Jika ingin melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya atau
menggunakan Apache PHP dan MySQL yang bukan bawaan dari SISMADAK, silakan
melakukan adopsi konfigurasi pada file php.ini, seperti pada konfigurasi di bawah ini.

display_errors = Off
max_execution_time = 36000
memory_limit = 256M
post_max_size = 50M
upload_max_filesize = 50M
max_input_vars = 5000
short_open_tag = On

C. PETUNJUK UPGRADE

File update-an terbaru aplikasi SISMADAK dapat diunduh melalui

http://s.id/sismadak-v5

Penjelasan tentang file:

1. SISMADAK v5.0.3-Installer.exe => Paket Installer aplikasi SISMADAK yang

langsung bisa diekseskusi dan berbasis Windows, sudah tersedia XAMPP dan
support PHP 7.1 ke atas
2. SISMADAK v5.0.3-Installer.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis
Windows dalam format zip, sudah tersedia XAMPP dan support PHP 7.1 ke atas.
Baca penjelasan petunjuk instalasi

13 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 3. SISMADAK v5.0.3-without-xampp-Installer.zip => Paket Installer aplikasi
SISMADAK berbasis Windows dalam format zip, belum tersedia XAMPP dan
support PHP 7.1 ke atas. Ini cocok digunakan oleh RS yang melakukan instalasi di
Linux
4. SISMADAK v5.0.3-Upgrade.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis
Windows dalam format zip, belum tersedia XAMPP dan support PHP 5.4 ke atas.
Belum support untuk PHP v.7. Cocok digunakan untuk meng-upgrade dari versi
sebelumnya.

Silakan mengunduh file SISMADAK v5.0.3-Upgrade.zip untuk meng-upgrade aplikasi

SISMADAK. Setelah berhasil download, perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Backup terlebih dahulu aplikasi yang lama
2. Extrak file SISMADAK v5.0.3-upgrade.zip ke webroot atau di direktori aplikasi
SISMADAK versi yang lama. Sesuaikan struktur direktori dengan versi yang lama
3. Buka http://localhost/application/maintenance/maintenance_upgrade.php dan
akan tampil langkah-langkah berikutnya.

Gambar 11. Tampilan Layar Upgrade ke SISMADAK v.5.0.3

Jika berhasil tampil halaman seperti pada gambar 11, berarti sudah berhasil menempatkan file
yang sudah diunduh dari googledrive. Langkah berikutnya adalah:

1. Buka phpMyAdmin, misalnya: http://localhost/phpMyAdmin

2. Buatkan database baru, misalnya: sirsak_dbv503. Tujuannya supaya database yang
lama tidak sampai terganggu atau terhapus. Sehingga, kalau data yang lama masih
ingin dipakai, maka databasenya masih utuh.

14 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK

 3. Import file ./lib/inc/sirsak_db.sql. Ini adalah database yang masih fresh dan masih
kosong.
4. Selanjutnya, silakan melakukan pengisian form ini sesuai petunjuk
5. Jika sudah selesai, maka silakan login menggunakan akun seperti pada versi
sebelumnya

Gambar 12. Tampilan Layar Konfigurasi Untuk Upgrade ke SISMADAK v.5.0.3

15 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK