TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

(ERP)

Disusun oleh :
1. Beby Nurpajriyah
2. Rizka Ayu
3. Yunita Sari
4. Elisabeth Kurnia
5. Sandra Rismawati
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1           Latar Belakang

Dalam era persaingan global ini, perusahaan jasa dan manufaktur dituntut untuk
bersaingan dengan maksimal dengan para kompetitor untuk mendapatkan pendapatan yang lebih
agar perusahaan lebih bertahan. Apalagi perusahaan juga harus melakukan respon yang cepat
terhadap pasar yang ada dikarenakan tuntutan dari pasar yang bergerak secara dinamis. Selain itu
rantai pasok (supply chain) harus bergerak secara cepat untuk memenuhi kebutuhan mulai dari
bahan baku dari pemasok (supplier) sampai barang yang sudah jadi yang berada di konsumen.
Oleh karena itu perlu suatu adanya monitoring untuk memantau aktivitas perusahaan untuk
memudahkan proses kerja. Persaingan bisnis yang semakin sengit, membuat sejumlah
perusahaan mulai mengefisienkan segala kegiatan operasional bisnisnya. Jika semakin kompleks
proses bisnis yang dijalankan, maka cepat atau lambat perusahaan tersebut pasti akan
memerlukan sistem yang bisa mengatasinya.
Untuk dapat bersaing, tentu diperlukan suatu sistem manajemen yang baik, untuk dapat
memonitoring segala aktivitas produksi perusahaan. Tak mengherankan jika perusahaan pasti
membutuhkan sebuah sistem aplikasi yang dapat memudahkan proses kerja. Kegiatan
menghasilkan produk, ketersediaan bahan baku, laporan keuangan, laporan pemasaran, laporan
komplain pelanggan, dan sebagainya, merupakan beberapa komponen yang dapat menjadi bahan
analisis untuk mengambil keputusan
Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu dengan
menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber
daya perusahaan ERP dapat berperan dalam memantau proses produk, ketersediaan bahan
material, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia yang nantinya akan
dijadikan sebagai analisis pengambil keputusan manajemen. ERP (Enterprise Resource
Planning) merupakan sebuah konsep sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area
fungsi dalam sebuah perusahaan untuk menghasilkan proses bisnis yang efektif dan efisien.
Dengan menerapkan konsep ERP diharapkan agar penyimpanan informasi perusahaan dalam
suatu tempat dan dapat diakses oleh seluruh bagian perusahaan berdasarkan tanggung jawab
masing-masing bagian. Salah satu kebutuhan perusahaan yang ditangkap oleh ERP adalah dalam
hal mengelola sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Untuk itu SAP
 sebagai salah satu open source ERP menyediakan modul yang mengangani hal ini yang dikenal
dengan nama Human Capital Management (HCM).
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi salah satu solusi bagi perusahaan
dengan bisnis yang kompleksitasnya tinggi. Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang
mendukung proses bisnis dengan menyediakan informasi secara realtime yang terintegrasi antar
divisi-divisi fungsional perusahaan. Dengan adanya ERP, perusahaan dapat memanipulasi data
atau informasi dalam jumlah yang besar untuk diolah dan ditampilkan sesuai dengan yang
diinginkan. Oleh karena itu sistem ERP memiliki peran yang vital bagi keunggulan kompetitif
pada sebuah perusahaan. Dewasa ini sudah cukup banyak sistem ERP yang telah dikembangkan
oleh para vendor software, antara lain Infor, Microsoft Dynamics, Oracle, dan SAP. Salah satu
sistem ERP yang paling banyak dipakai oleh perusahaan- perusahaan sekarang ini adalah SAP
(Systems, Applications, and Products in Data Processing). ERP dari SAP ini sendiri
dikembangkan sejak tahun 1986 dari versi R1 dan sekarang sudah menjadi versi R3.

1.2           Rumusan Masalah

Dengan mempertimbangkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, terdapat
uraian yang diperintah di silabus sebagai berikut:
1.     Fungsi umum dan elemen kunci dari sistem ERP
2.     Aspek konfigurasi sistem ERP
3.     Resiko implementasi dari menggunakan sistem ERP
4.     Penjelasan tentang data pergudangan sistem ERP

1.3           Tujuan Penulisan

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi / perusahaan yang bertujuan untuk:
1.     Otomatisasi dan inegrasi banyak proses bisnis
2.     Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
3.     Menghasilkan informasi yang real-time
4.     Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
1.4           Manfaat Penulisan

Untuk mengetahui integrasi data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan perusahaan, mengetahui batas standarisasi proses operasi dan
standarisasi data dan informasi di perusahaan agar lebih baik lagi
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Sejarah Perkembangan ERP

ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek

sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. Dalam perkembangan ERP tidak terlepas
dari perkembangn rekayasa pabrikasi itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi
juga semakin banyak yang akan berguna bagi tahapan yang sangat lama dengan mengembangan
dari sistem yang telah lahir sebelumnya.
Tahun Perkembangan
1972 Awal perkembangan ERP yang
dipelopori oleh 5 karyawan IBM
di Mannheim jerman yang menciptakan
SAP yang berfungsi untuk menyatukan
solusi bisnis.
1970-an Merupakan konsep dari ERP dengan
adanya MRP, meliputi: perencanaan dan
penjadwalan kebutuhan material
perusahaan
1980-an Memperkenalkan konsep penyatuan
kebutuhan material (MRP II) dan
kebutuhan sumber daya untuk proses
produksi, dimana pada dasarnya MRP II
Adalah penambahan metode keuangan
sehingga lebih memudahkan bagi para
pengambil keputusan dalam menentukan
keputusan-keputusannya
1990-an Perkembangan ERP mulai pesat yang
salah satunya ditandai dengan performa
ekonomi amerika yang sangat luar biasa
pada saat itu.
ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan
untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan
bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali
oleh Gartner Group.
 Tahapan Perkembangan ERP
      Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan
konsep perencanaan kebutuhan material
      Tahap II: Close-Loop MRP Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP,
terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau
diganti jika diperlukan
      Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) Merupakan pengembangan dari close-
loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka
keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
      Tahap IV: Enterprise Resource Planning Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada
beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas
fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
      Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun
2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

2.2 Pengertian Sistem ERP

Sampai saat ini masih terdapat perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem
informasi dalam pengelolaan organisasinya. Selama ini dalam prosesnya perusahaan-perusahaan
tersebut hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing  (Warta
Ekonomi, 2002). Realitas ini dapat menyebabkan mudah terjadinya kesalahpahaman dalam
komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya. Tiap individu akan
menyampaikan data  pada lokasi kerjanya sendiri-sendiri, yang bisa jadi terdapat perbedaan
mendasar dalam penyampaian data, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk koordinasi
dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-
fungsinya. (Shebab et al., 2004). Salah satu teknologi yang berperan mengintegrasikan tiap
fungsi dalam perusahaan adalah teknologi  Enterprise Resources Planning (ERP). Teknologi
ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi,  fungsi logistik, fungsi finance,
fungsi sumber daya manusia, dan fungsi lainnya (Baheshti, 2006). ERP telah berkembang
sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke
pusat penyimpanan data dan dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan
(Sabana, 2002) sehingga menghasilkan efisiensi yang tinggi bagi perusahaan. Menurut Leon
(2005) sebagaimana juga diungkapkan oleh Genoulaz & Millet, (2006) integrasi data pada
teknologi ERP dilakukan dengan single data entry yakni sebuah departemen  yang berfungsi
memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya
perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi (Spathis and Constantinides, 2003).
Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan  hardware dan  software untuk menunjang
konektivitas dan aliran informasi. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan
mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes  sehingga menghasilkan
pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang
cepat, laporan penjualan yang  on time, laporan produksi dan inventori (Gupta, 2000). Enterprise
Resource Planning (ERP) atau Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem terpadu
berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal
berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini
merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara
semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para
stakeholder di luar. Dibangun di atas sentralisasi database dan biasanya menggunakan platform
komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasi semua operasi bisnis menjadi perusahaan
seragam dan lingkungan sistem yang luas.
Sistem ERP dapat berada pada server terpusat atau didistribusikan di seluruh modular
unit perangkat keras dan perangkat lunak yang menyediakan “pelayanan” dan berkomunikasi
pada jaringan area lokal. Desain terdistribusi memungkinkan sebuah bisnis untuk mengumpulkan
modul-modul dari vendor yang berbeda tanpa memerlukan penempatan beberapa salinan yang
kompleks, sistem komputer mahal di daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas
penuh. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
 ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan
publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang
langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan
menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan
software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business
processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa
dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan
inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas,
dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes
merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan
menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP
mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan
aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic,
accounting, dan staffing.

2.3 Manfaat Sistem ERP

Dengan menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :
1.     Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan
efisien.
2.     Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga
perbedaan  –  perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.
3.     ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer
yang terpisah.
4.     ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan
manajemen operasional juga.
5.     Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.
 2.4 Keuntungan dan Kelemahan ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

      Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif
perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan
lebih baik.
      Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan
menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan
berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
      Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data
yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi
yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan
implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan
komponen lainnya, seperti:
•    Pengurangan lead-time • Peningkatan kepuasan konsumen
•    Peningkatan kontrol keuangan •    Peningkatan market share perusahaan
•    Penurunan inventori •    Pengiriman tepat waktu
•    Penurunan tenaga kerja secara total •    Kinerja pemasok yang lebih baik
•    Peningkatan service level •    Peningkatan fleksibilitas
•    Peningkatan sales •    Penggunaan sumber daya yang lebih baik
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1  Fungsi umum dan elemen kunci dari sistem ERP

Fungsi Dasar ERP

1.     Mendefinisikan Produk: ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard
product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada inventori; kedua, custom
product, yakni produk dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan
jumlah order.
2.     Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan – ada dua kategori yang
disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk  standard
product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni  standard product
dan  custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah adanya tenggang
waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan  proses produksi
3.     Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order – apabila menggunakan strategi
produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe
hubungan langsung antara sales order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order
bertambah, maka material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan,
berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang
dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material.
4.     Pendekatan terhadap proses produksi praktis – pendekatan proses produksi secara praktis
bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan
ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di
lantai produksi.
5.     Pendekatan sistem penjadwalan yang baik – Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara
baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan.
Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan
sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.
 Agar penerapan ERP berbuah maksimal
Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat bagi setiap
penggunaanya. Dalam penerapannya, sekitar 10% sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini
mengalami kegagalan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal penting yang harus dilakukan
supaya penerapan ERP berhasil. Diantaranya:
1.     Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan
2.     Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3.     Manajemen implementasi proyek yang baik
4.     Mampu mengatasi isu-isu teknik
5.     Tim implementasi yang baik
6.     Rekayasa ulang proses bisnis
7.     Komitmen organisasi untuk berubah
8.     Pendidikan dan pelatihan yang intensif
9.     Data yang akurat
10.  Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
11.  Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya

3.2  Aspek konfigurasi sistem ERP

Sebagian besar sitem ERP berdasar pada model server klien. secara singkatnya, model
server klien adalah bentuk dari topologi jaringan yang mana komputer pengguna atau terminal
(klien) mengakses program dan data ERP melalui host computer yang disebut server. Walaupun
server dapat dipusatkan, klien biasanya ditempatkan dimacam-macam lokasi diseluruh
perusahaan. dua bentuk dasar client-server modul:
      Two Tier Model, pada two tier model, server menangani kedua tugas aplikasi dan database.
komputer klien bertanggung jawab untuk menyajikan data kepada pengguna dan menyalurkan
input pengguna kembali ke sever. Beberapa vendor ERP menggunakan pendekatan ini pada
Local Area Network.
      Three Tier Model, fungsi database dan aplikasi terpisah dalam three tier model. bentuk ini khusus
untuk sistem ERP yang luas dimana pengguan menggunakan wide area network untuk
berhubungan antar pengguna. awalnya, klien membangun komunikasi dengan application server.
kemudian application server memulai hubangan kedua ke database server
 Perangkat Lunak Bolt-On
Banyak organisasi menemukan bahwa perangkat lunak ERP sendiri tidak dapat
digunakan untuk menjalankan semua proses dalam perusahaan. Perusahaan ini menggunakan
beberapa perangkat lunak bolt-on yang disediakan vendor pihak ketiga untuk menjalankan
proses bisnis tertentu. Pemilihan perangkat lunak ini perlu mendapat perhatian agar dapat
berjalan pada system ERP yang akan diimplementasikan.
Supply Chain Management
Supply chain management adalah rangkaian kegiatan yang berhubungan dengan
memindahkan barang dari tahap bahan baku sampai ke pelanggan. Ini termasuk pengadaan,
penjadwalan produksi, pemrosesan order tersebut, manajemen inventarisasi, transportasi,
pergudangan, layanan pelanggan, dan ramalan permintaan untuk barang. SCM sistem adalah
suatu aplikasi perangkat lunak yang mendukung tugas ini. Keberhasilan SCM menyelaraskan
dan mengintegrasikan kegiatan tersebut ke dalam proses yang halus. SCM menghubungkan
semua mitra dalam rantai, termasuk vendor, perusahaan pengangkut, perusahaan logistic pihak
ketiga, dan penyedia sistem informasi.
OLTP vs OLAP
Perbedaan OLTP dan OLAP dapat diringkas sebagai berikut. Aplikasi OLTP mendukung
tugas penting manajemen melalui Queri sedehana pada oprasional database. aplikasi OLAP
Mendukung tugas penting manajemen melalui pemeriksaan analisis pada gabungan data yang
kompleks yang didapat dari data warehouse.
OLAP server mendukung common analytical operation termasuk:
      Consolidation adalah pengumpulan atau roll-up data.
      Drill-down mengizinkan pengguna untuk melihat data sesuai pilihan tingkat detail
      Slicing and Dicing memungkinkan pengguna untuk memeriksa data dari sudut pandang yang
berbeda, sering dilaksanakan sepanjang waktu untuk menggambarkan tren dan pola
3.3  Risiko implementasi dari menggunakan sistem ERP
Berikut risiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP:
1.     Implementasi dengan pendekatan Big-Bang dan Phased-In – Kebanyakan implementasi ERP
mengalami kegagalan karena masalah budaya dalam perusahaan yang menentang proses ini. Ada
beberapa pendekatan dalam mengimplementasikan ERP, antara lain:
      Pendekatan big-bang. Pendekatan ini mencoba untuk mengalihkan operasi dari sistem lama ke
sistem baru sekaligus, tanpa adanya tahapan pengimplementasian. Hal ini tentunya akan
mendapat penentang karena setiap orang dalam organisasi lebih familiar dengan sistem lama.
Selain itu, individu seringkali menemukan dirinya mengisi data lebih banyak dibanding dengan
saat menggunakan sistem lama. Hal tersebut dapat menyebabkan gangguan pada operasi harian.
Tetapi ketika periode penyesuaian dapat terlewati dan munculnya budaya perusahaan baru, ERP
menjadi alat operasi dan strategik yang memberikan keuntungan kompetitif kepada perusahaan.
      Pendekatan Phased-In. Karena banyaknya tentangan atas pendekatan diatas, maka pendekatan ini
menjadi alternative favorit dalam pengimplementasian ERP. Pendekatan ini
mengimplementasikan ERP pada unit bisnis satu demi satu. Proses dan data umum dapat
disatukan tanpa harus mengganggu operasi perusahaan. Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk
membuat ERP dapat berjalan dengan baik bersamaan dengan sistem lama, setelah fungsi-fungsi
organisasi terkonversikan kedalam sistem yang baru, sistem lama diistirahatkan.
Oposisi terhadap perubahan budaya bisnis – Perubahan harus dapat didukung oleh budaya
organisasi itu sendiri agar implementasi ERP dapat berhasil. Selain itu, diperlukan staf teknis
untuk sistem baru ini atau basis pengguna yang paham teknologi komputer agar proses
pembelajarannya dapat berjalan lancar.
Memilih ERP yang salah – Alasan umumnya dari kegagalan pengimplementasian ERP adalah
ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Jika salah memilih, dibutuhkan
perubahan model ERP yang luas, memakan waktu, dan juga tentunya menghabiskan dana yang
tidak sedikit. Gangguan serius dapat terjadi dikarenakan kealpaan ini. Lebih lanjut,
pengembangan dari sistem ERP ini akan menjadi lebih sulit lagi.
Goodness of Fit – Manajemen perlu yakin bahwa ERP yang dipilih tepat bagi perusahaan.
Untuk menemukannya diperlukan proses seleksi perangkat lunak yang meyerupai corong, yang
dimulai dari hal yang luas lalu menjadi lebih terfokus. Tetapi, jika proses bisnis itu sangat unik,
sistem ERP harus dimodifikasi agar dapat berjalan dengan sistem yang lama atau
 mengakomodasi perangkat lunak bolt-on. Isu skalabilitas sistem. Jika manajemen
memperkirakan volume bisnis yang meningkat saat penggunaan sistem ERP, mereka memiliki
isu skalabilitas yang perlu dialamatkan. Skalabilitas adalah kemampuan dari sistem untuk
berjalan secara lancar dan ekonomis saat persyaratan pengguna bertambah. Ukuran dari
skalabilitas yang penting adalah size, speed, dan workload.
Memilih konsultan yang salah – sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian
dan pengalaman yang biasanya tidak tersedia langsung. Karena itu, kebanyakan implementasi
ERP melibatkan perusahaan konsultan yang mengkoordinasikan proyek, membantu organisasi
dalam mengenali kebutuhannya. Tetapi, dengan banyaknya permintaan pengimplementasian
sistem ERP, maka perusahaan konsultan kekurangan sumber daya manusia. Hal ini
menyebabkan penempatan individu yang tidak sesuai dengan kualifikasi. Permasalahan ini
menyebabkan banyaknya proses implementasi ERP yang gagal. Oleh karena itu, sebelum
melibatkan sebuah konsultan luar, manajemen perlu melakukan tahap-tahap berikut ini:
      Mewawancara staf yang diusulkan kepada proyek dan buat draft yang meyebutkan penempatan
tugasnya.
      Tetapkan dalam tulisan bagaimana perubahan staf ditangani.
      Lakukan rujukan terhadap member staf yang diusulkan.
  Selaraskan kpentingan konsultan yang organisasi itu bernegosiasi sebuah skema pay-per-
performance yang didasari pencapaian tertentu atas proyek. Contohnya, jumlah uang yang
dibayar kepada konsultan mungkin berada di kisaran 85 sd 115 persen dan upah kontrak,
tergantung dari apakah kesuksesan proyek pengimplementasian berada sesuai jadwal atau tidak.
      Buat waktu tenggat pemutusan yang tegas kepada konsultan untuk menghindari konsultasi yang
tidak ada akhirnya, yang berakibat ketergantungan dan upah yang mengalir tanpa henti.
Biaya tinggi dan biaya yang melebihi anggaran – resiko yang ada bebentuk biaya yang di
anggap terlalu rendah atau yang tidak diantisipasi. Masalah yang sering muncul terjadi dalam
beberapa area yaitu :
      Pelatihan. Biaya pelatihan selalu lebih tinggi dari yang diperkirakan karena manajemen berfokus
terutama pada niaya mengajarkan pekerja perangkat lunak baru. Hal ini sebenarnya hanya
sebagian dari pelatihan yang dibutuhkan. Pekerja juga harus mempelajari prosedur baru, yang
seringkali diabaikan saat proses penganggaran.
      Pengujian dan penyatuan sistem. ERP merupakan model keseluruhan yang dalam teorinya satu
sistem yang menggerakkan seluruh organisasi. Pada kenyataannya, banyak organisasi
menggunakan ERP sebagai tulang punggung yang terikat pada sistem lama dan perangkat lunak
bolt-on, yang mendukung kebutuhan khusus perusahaan. Menggabungkan sistem yang tidak
sama ini dengan sistem ERP dapat melibatkan penulisan program konversi atau bahkan
memodifikasi kode internal dari ERP. Penggabungan dan pengujian dilaksanakan dengan basis
case-by-case, jadi biayanya sangat sulit ditaksir sebelumnya.
     Konversi basis data. Sebuah sistem ERP baru biasanya berarti basis data baru. Konversi data
merupakan proses mengalihkan data dari sistem lama kepada basis data ERP. Jika data sistem
lama handal, proses konversi dilaksanakan lewat prosedur yang otomatis. Meskipun dengan
kondisi ideal, pengujian dan rekonsiliasi manual dibutuhkan untuk menjamin bahwa pemindahan
telah lengkap dan akurat.
Proses implementasi ERP ini memerlukan biaya yang besar sedangkan manfaatnya tidak dapat
dirasakan dalam jangka waktu yang pendek. Untuk itu, manajemen harus pandai menaksir
kuntungan yang didapat dari pengimplementasian ini agar tidak mengalami kerugian akibat
proses ini.
Gangguan Operasi – Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang memasangnya.
Hal ini disebabkan sistem ERP ini terlihat asing dibandingkan dengan sistem lama sehingga
memerlukan periode penyesuaian untuk memperlancar proses implementasi ini.

3.4  Penjelasan tentang data warehousing sistem ERP

Data warehouse merupakan basis data relational atau multidimentional yang dapat berisi
data giga sampai tera bytes. Proses data warehousing melibatkan extracting, converting dan
standarizing data operasional organisasi dari ERP dan sistem lama dan memasukkannya kedalam
arsip pusat yang disebut dengan data warehouse. Sekali data dimasukkan kedalam warehouse,
data dapat diakses melalui berbagai macam query dan alat analisis yanng digunakan untuk data
mining (proses selecting, exploring, dan modeling data untuk mengungkapkan hubungan dan
pola umum yang ada dalam basis data tetapi tersembunyi didalamnya).
 Lima tahapan pokok dari proses data warehouse :
      Perancangan data untuk data warehouse
      Mengekstrak data dari database operasional
      Pembersihan data yang diekstrak
      Mengubah data menjadi model warehouse
      Memuat data kedalam database data warehouse

Berikut tahapan penting dalam proses data warehousing :

1.     Membuat model Data Warehouse
Desain basis data yang baik menekankan pentingnya data normaization untuk menghilangkan
update anomaly, insertion anomaly, dan deletion anomaly. Hal ini diperlukan agar basis data
dapat mencerminkan hubungan yang dinamis yang terjadi dalam entitas secara akurat. Walaupun
basis data normalized secara penuh dapat menghasilkan model yang fleksibel yang dibutuhkan
untuk membantu banyak pengguna dalam lingkungan operasi yang dinamis ini, tetapi hal ini juga
menambah kompleksitas yang berakhir pada performa yang tidak efisien. Jadi, dalam merancang
model basis data ini perlu dipisahkan normalized table mana yang harus di konsolidasikan ke
dalam denormalized tables agar performa dari sistem dapat terjaga.
2.     Mengekstrak data dari basis data operasi
Untuk mengekstraksi data dari basis data, umumnya basis data itu harus tidak beroperasi untuk
menghindari ketidakkonsistenan data. Karena besarnya data dan kebutuhan transfer yang cepat
untuk meminimalisir downtime, konversi tidak dilakukan atau dikerjakan sedikit saja. Untuk
mempercepat transfer, dapat digunakan teknik yang disebut changed data capture (hanya
merekam data yang dimodifikasi baru-baru ini). Salah satu fitur penting dari data warehouse
adalah data yang dimasukkan ke dalam data warehouse merupakan data yang stabil akibat data
dimasukkan kedalam warehouse setelah aktivitasnya selesai.
3.     Membersihkan data yang diekstrak
Pembersihan data melibatkan perbaikan data sebelum dimasukkan kedalam warehouse.
Pembersihan ini dikarenakan data operasi dapat mengandung kesalahan klerikal, entri data, dan
program. Pembersihan ini, juga termasuk menstandarisasi istilah bisnis dalam basis data.
4.     Mengubah data ke dalam data model warehouse
Data warehouse terdiri dari data detil dan data ringkas. Untuk meningkatkan efisiensi, data dapat
di ubah menjadi data ringkas sebelum dimasukkan kedalam warehouse. Sebuah data warehouse
yang berisi ringkasan data dapat mengurangi waktu proses selama analisis. Tetapi, karena
masalah bisnis memerlukan data detil untuk mengevaluasi tren, pola, atau anomali yang terlihat
pada laporan ringkas juga satu anomali dalam data detil dapat muncul dalam bentuk berbeda di
ringkasan yang bermacam maka perangkat lunak OLAP masih membolehkan pengguna
membuat data detil virtual jika belum ada.
5.     Memasukkan data ke dalam basis data data warehouse
Kesuksesan data warehouse membutuhkan pemisahan pembuatan dan pemeliharaan antara data
warehouse dengan basis data operasi. Berikut beberapa alasan perlunya warehouse
     Efisiensi internal: Persyaratan struktur dan operasional dari pemrosesan transaksi dengan data
mining sangat berbeda, sehingga menjadi hal yang sangat tidak praktis untuk menyimpan data
operasional dengan arsip data dalam basis data yang sama.
   Integrasi dengan sistem yang lama:atau sebelumnya: Pengaruh dari sistem lama yang masih
sangat kental karena telah lama digunakan, sehingga sebagian besar data bisnis perusahaan
dibuat oleh sistem yang lama. Padahal data yang dihasilkan biasanya tidak dapat digunakan
dalam alat data mining modern. Jadi, agar data ini dapat dipakai, data warehouse yang terpisah
dibutuhkan untuk memberi ruang penyatuan antara sistem lama yang kontemporer ke struktur
umum yang mendukung analisis perusahaan secara menyeluruh.
    Konsolidasi data global: Munculnya ekonomi global membawa perubahan yang besar kepada
struktur bisnis organisasi dan kebutuhan akan informasi pun meningkat. Karena kompleksitas
dari bisnis saat ini, sebuah data warehouse yang terpusat dan terpisah dari basis data operasional
merupakan cara yang efektif untuk mengumpulkan, menstandarkan, dan mengasimilasi data dari
sumber yang beraneka ragam.
Pengambilan keputusan yang didukung oleh data warehouse Data warehouse memiliki
fungsi yang sama dengan basis data tradisional. Selain itu, basis data ini juga menyediakan
informasi lain yang tidak memungkinkan dibuat dalam sistem tradisional seperti analisis multi
dimensi serta visualisasi informasi. Pembuatan laporan standar dalam sistem data warehousing
ini dapat dilakukan secara otomatis sehingga dapat mengurangi akses ke warehouse dan
meningkatkan efisiensi dalam berhubungan dengan kepentingan yang lebih spesifik. Teknik
drill-down merupakan analisis data yang berguna dalam kaitannya dengan data mining. Analisis
drill-down dimulai dari meninjau data, dan ketika terlihat adanya anomali atau tren yang
menarik, pengguna dapat melihat hal itu secara lebih detil hingga tingkatan data detil. Hal ini
tentunya tidak dapat diantisipasi dalan laporan standar.
Pengambilan keputusan atas rantai suplai dengan didukung data warehouse Ada
keuntungan dengan membagi data kepada pihak luar seperti konsumen dan pemasok, yaitu
meningkatkan hubungan dengan piha tersebut dan memberikan layanan yang lebih baik. Selain
itu dapat memberikan respon yang lebih baik dalam rantai suplai.

Contoh Penerapan ERP pada Perusahaan Manufaktur

Ok, bagaimana contoh penerapan Enterprise Resources Planning pada perusahaan manufaktur?
Kali ini kita bahas untuk perusahaan manufaktur berbasiskan chemicals Industri berbasis
kimia, mempunyai keunikan pencampuran istilahnya blending. Dalam salah satu prosesnya
biasanya ada kegiatan pencampuran. Dari beberapa bahan baku, berupa bahan kimia juga,
dicampurkan menjadi 1 produk antara. Misalkan contoh sederhananya adalah pestisida. Beberapa
bahan kimia dicampurkan menjadi satu, menjadi 1 bahan kimia campuran.

Pencampuran tersebut biasanya mempunyai formulasi, yang biasa diistilahkan Bill Of

Material (atau disingkat BOM). Didalam tiap BOM tersebut, biasanya sudah terdiri dari berapa
banyak jumlah material yang dibutuhkan dan berapa Rupiah nilai bahan tersebut. Saya ambil
contoh sederhana pestisida tadi.

Misalkan ada material A dengan kebutuhan 0,8 liter dengan nilai 1000 Rupiah per liter
dicampurkan dengan 0,2 liter dengan nilai 5000 Rupiah per liter. Secara langsung, sistem akan
mengambil data tersebut dan melakukan kalkulasi untuk membuat 1 liter berarti harga pokok
materialnya sudah didapat.

Perhitungannya 0,8 liter dikali 1000 Rupiah dan 0,2 liter dikalikan 5000 Rupiah. Tetapi
untuk kegiatan produksi tidak hanya biaya material saja yang dihitung kan? Harus menghitung
biaya-biaya lainnya seperti biaya tenaga kerja, biaya kemasan, biaya penyusutan mesin dan
banyak komponen variabel lainnya.
 BAB IV
PENUTUP

4.1                    Kesimpulan

1.     Enterprise Resource Planning atau ERP adalah aplikasi sistem informasi manajementerintegrasi
untuk bisnis/organisasi yang mencakup multifungsionalitas sepertipenjualan, pembelian,
produksi, gudang, akuntansi & finansial, penggajian, sumber daya manusia dan sebagainya.

2.     Aplikasi ERP menjadi tulang punggung ( backbone ) sistem informasi manajemenuntuk
meningkatkan efesiensi operasi bisnis dan efektifitas pengambilan keputusan. Dan aplikasi ERP
memilki peran yang strategis untuk kepentingan persaingan bisnis yang semakin sengit saat ini.

3.     Perkembangan ERP semakin hari semakin meningkat sehingga bagi perusahaan bersaing secara
ketat dalam menerapkan sistem ERP untuk memajukan perusahaan walau dalam penerapannya
ERP juga tidak lepas dari kegagalan atau menimbulkan kerugian yang berdampak pada
perusahaan. Pada intinya ERP dapat terwujud dengan adanya integrasi dalam perusahaan yang
bersangkutan.