F Proper Satya
F Proper Satya
Oleh :
Satya Raharja, ST, M.MT
NIP. 198306062009121001
Oleh :
Satya Raharja, ST, M.MT
NIP. 198306062009121001
Coach Mentor
Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya, Penulis
dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan dengan judul “Efektivitas Penilaian
Sasaran Kerja Pegawai (SKP) menggunakan SmartLKP”.
Laporan ini akan membahas seluruh pelaksanaan proyek perubahan secara rinci diawali
latar belakang yang akan menceritakan tugas dan fungsi unit Sub Bagian Pengembangan
Sistem Bagian Data dan Infromasi sesuai dengan Peraturan Menteri PU Nomor:
15/PRT/M/2015, gambaran permasalahan yang terjadi pada Subbag Pengembangan
Sistem, serta gambaran kondisi yang diinginkan yang belum dicapai. Selain itu laporan
ini juga menganalisis dengan metode dignostic reading untuk melihat permasalahan yang
muncul dan alternatif permasalahannya untuk dapat dipetakan konsep dan gagasan
proyek perubahan dengan melihat kondisi awal yang terjadi melahirkan inovasi untuk
penyelesaian gap sehingga tercapai kondisi yang diharapkan. Kemudian dalam deskripsi
proyek perubahan akan dianalisis milestone dan roadmap, serta indikator pencapaian
dan target yang telah disusun. Hal tersebut kemudian dituangkan dalam pembentukan
tim dan jadwal pelaksanaan kegiatan selama jangka pendek, menengah, dan panjang.
Identifikasi dan analisis stakeholder dikembangkan melalui net-map analysis untuk dapat
menyusun strategi komunikasi yang efektif demi tercapainya tujuan yang diinginkan.
Setelah dilakukan tahapan pengimplementasian proyek perubahan dalam tahapan
Breakthrough II terdapat beberapa kendala yang muncul baik dari internal maupun
eksternal yang mengakibatkan penyelesaian proyek perubahan belum dapat seluruhnya
mencapai target yang sudah ditetapkan pada proposal proyek perubahan. Dalam laporan
ini juga sudah disampaikan hal-hal yang telah dilakukan dalam rangka pencapaian target
atau indikator keberhasilan proyek perubahan, kendala yang muncul dan strategi dalam
menghadapi kendala tersebut.
Tidak lupa Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak yang mendukung dalam penyelesaian proyek ini, terutama ucapan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada:
2) Rekan-rekan Tim Efektif proyek SmartLKP, Bagian Pemantauan Kinerja dan Evaluasi
Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, Bagian Data dan Informasi,
dan Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya yang telah banyak membantu,
memberikan dukungan, berkoordinasi dan bekerjasama dengan baik.
3) Keluarga tercinta, Istri dan anak-anak, yang memberikan dukungan semangat serta
doa dalam penyelesaian proyek perubahan ini.
4) Rekan-rekan para Perserta Diklat PIM IV PU di Balai Diklat VI Surabaya yang luar
biasa selalu saling mendukung dan berbagi dikala senang dan susah serta saling
menguatkan sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.
Semoga laporan proyek perubahan ini dapat memberikan manfaat kepada bangsa dan
negara Indonesia, Kementerian PUPR dan kepada siapa saja yang membaca sehingga
dapat memberikan inspirasi untuk mengembangkan Inovasi lanjutan yang lebih baik.
Penulis
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI vi
BAB IV PENUTUP 50
A. Kesimpulan 50
B. Rekomendasi 50
DAFTAR PUSTAKA 51
LAMPIRAN 52
A. LATAR BELAKANG
Gambar 1.1
Struktur Organisasi Sekretariat BPSDM
B. IDENTIFIKASI MASALAH
1. Isu Strategis
Penilaian prestasi kerja PNS melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang
diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah No.46 tahun 2011 merupakan suatu
mekanisme pemerintah dalam menuju Reformasi Birokrasi yang menjadikan PNS
lebih fokus, disiplin dan profesional dalam melaksanakan tugas. Selain itu SKP
juga merupakan kontrak kerja setiap PNS dengan atasan langsung dan menjadi
target capaian dalam satu tahun.
Namun hingga saat ini per Agustus tahun 2018 Aktivitas penggunaan Aplikasi e-
LKP yang menjadi basis data dalam penilaian SKP hanya ±11% dari total 22.946
PNS Kementerian PUPR, sebagaimana Gambar 1.3 berikut.
Dapat terlihat pada gambar 1.4 Analisis Pohon Masalah, Masalah Utama adalah
penggunaan Aplikasi e-LKP saat ini masih rendah, status pengguna Aktif per bulan
Agustus 2018 baru berkisaran 11% dari total PNS Kementerian PUPR,
Permasalahan Utama tersebut disebabkan oleh masih sedikit PNS Kementerian
PUPR melaporkan dan menilai Hasil Kerjanya menggunakan Aplikasi e-LKP.
1. Metode pengisian pada Aplikasi e-LKP yang rumit (kurang User Friendly)
2. Proses pemantauan (monitoring) pekerjaan menggunakan Aplikasi e-LKP
yang tidak realtime
3. Aplikasi e-LKP yang sulit untuk dioperasikan menggunakan Mobile device
Dari kondisi awal dimana masih sedikitnya pegawai Kementerian PUPR yang
mengisi penilaian Hasil Kerja menggunakan Aplikasi e-LKP hanya 11% dari total
PNS Kementerian PUPR, lahirlah sebuah gagasan proyek perubahan untuk
mentransformasi Sistem Informasi Aplikasi e-LKP menjadi Aplikasi SmartLKP
(Simple Mobile And RealTime LKP), yang berbasis mobile device mengingat
mobilitas pegawai yang cukup tinggi dan penggunaan SmartPhone saat ini sudah
menjadi kebutuhan.
F. MILESTONES
Tahapan kegiatan utama (milestones) dalam Proyek Perubahan ini seperti yang
dituangkan dalam gambar 1.4 Milestones Proyek Perubahan berikut.
A. JUDUL
“Efektivitas Penilaian Kinerja menggunakan SmartLKP”
B. DESKRIPSI
Rancangan Proyek Perubahan dengan Judul “Efektivitas Penilaian SKP menggunakan
SmartLKP” ini berdasarkan pertimbangan adanya permasalahan yang terjadi pada
Unit Organisasi Sekretariat Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam
menjalankan Tugas Pengelolaan Data dan Informasi Bidang Pengembangan SDM,
khususnya penerapan penggunaan Aplikasi e-LKP sebagai portal bagi PNS
Kementerian PUPR melaporkan dan menilai Hasil Kerja yang merupakan basis data
bagi Penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan Prilaku Kerja.
C. MENTOR
Nama : Yunaldi, ST, MT
Telp/HP : 08111700732
Email : Yunaldi2010@gmail.com
D. PROJECT LEADER
Nama : Satya Raharja, ST, M.MT
Telp/HP : 08170666683
Email : Satya.raharja@gmail.com
No Tahapan Kegiatan
Mar
Apr
Des
Mei
Feb
Sep
Ags
Jun
Jan
Jul
12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
3. Sosialisasi penggunaan
Aplikasi SmartLKP Internal
BPSDM
5. Sosialisasi penggunaan
Aplikasi SmartLKP kepada
Kepeg Unit Organisasi
Tahun
No Tahapan Kegiatan
Des 2019 Des 2020
1. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder atau pemangku kepentingan terkait disini adalah pihak yang secara
langsung atau tidak langsung yang berperan terhadap keberhasilan pelaksanaan
proyek perubahan, serta yang mendapatkan dampak atau memanfaatkan hasil
dari proyek perubahan ini.
a. Stakeholder Internal
Stakeholder internal dalam proyek Efektivitas Penilaian Kinerja
menggunakan SmartLKP adalah:
1. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia;
2. Sekretaris Badan Pegembangan Sumber Daya Manusia;
3. Kepala Satuan Kerja Sekretariat BPSDM;
4. Kepala Bagian Data dan Informasi, Sekretariat BPSDM;
b. Stakeholder Eksternal
Stakeholder eksternal dalam dalam proyek Efektivitas Penilaian Kinerja
menggunakan SmartLKP adalah:
1. Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja;
2. Kepala Bagian Pemantauan Kinerja dan Evaluasi;
3. Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kementerian PUPR;
4. Bagian Kepegawaian Unit Organisasi Kementerian PUPR;
5. Pusat Data dan Infromasi, Sekretariat Jenderal Kementerian PUPR;
4. Strategi komunikasi
Selain analisis terhadap tingkat pengaruh dan kepentingan, bentuk strategi
komunikasi terhadap masing-masing stakeholder juga perlu diidentifikasi.
Bentuk-bentuk komunikasi yang dapat digunakan antara lain adalah seperti
dibawah ini :
a. Kepala BPSDM, Sekretaris BPSDM, Kepala Bagian Data dan Informasi dan
Kepala Bagian Pemantauan Kinerja dan Evalusi masuk dalam kuadran
Promotor (Key Player) karena memiliki pengaruh yang besar dan
kepentingan yang tinggi, sehingga stategi komunikasi yang diterapkan lebih
bersifat informatif dan konsultatif.
b. Biro Kepegawaian dan Bagian Kepegawaian Unit Organisasi pada kuadran
defender, karena memiliki kepentigan yang tinggi namun tidak memiliki
pengaruh yang besar terhadap keputusan proyek, sehingga strategi
komunikasi dapat dilakukan secara informatif, edukatif dan konsultatif
c. Pada kuadran latens mempunyai pengaruh yang besar namun kepentingan
yang kecil, berpotensi dapat mempengaruhi keberhasilan proyek, maka
perlu strategi komunikasi persuasive yang baik agar dapat positif
mendukung pelaksanaan Proyek.
• Komitmen Pimpinan dan Stakeholder adalah hal utama, dengan adanya komitmen
bersama Keberhasilan Proyek sudah 50% tercapai;
• Setiap Proyek tidak lepas dari unsur pendanaan, maka perlu dilakukan
optimalisasi anggaran demi keberlangsungan Proyek Perubahan.
M. PERSETUJUAN
Kedudukan
No Nama NIP Jabatan
Dalam TIM
Kepala Bagian
Yunaldi, S.T.,
1 Mentor 197212301998031003 Data dan
M.T
Informasi
Kepala Sub
Project Satya Raharja, Bagian
2 198306062009121001
Leader S.T., M.MT Pengembanga
n Sistem
Analisis
Tim Sistem Kamaludin Nur, Sistem Bagian
3 198302252008021001
Analis S.T Data dan
Informasi
Programmer
Tim M. Jimat
4 - Bagian Data
Programmer Prihatin
dan Informasi
Penelaah
Tim Galih Chandra, Publikasi
5 198612222010121005
Administrasi S.Sos Bagian Data
dan Infromasi
Table 3.2 Keanggotaan Tim Efektif
Pada rapat koordinasi tim efektif, anggota tim ffektif telah bersepakat untuk
komitmen menjalankan tugas dan tanggungjawab masing-masing sesuai Surat
Keputusan Sekretaris Badan Pengembangan SDM
Sesuai penjadwalan kegiatan yang telah disusun, pada tanggal 07 Nopember 2018,
Tim Efektif (Mentor, Project leader & tim dokumentasi) mencari dukungan Ibu
Kepala Badan Pengembagan SDM, Ibu Ir. Lolly Martina Martief, MT yang
memberikan apresiasi terhadap pelaksanan proyek perubahan, dan beliau berpesan
agar Aplikasi ini tidak hanya sampai sebatas syarat kelulusan dalam Diklat
Kepemimpinan saja namun harus terus dimanfaatkan hingga milestones jangka
Panjang.
Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, Ibu Ir. Siti Bellafolijani
Adimihardja, M.Eng sangat mengapresiasi atas rencana proyek perubahan ini dan
mendukung penuh atas kesuksesan dan pelaksanaan proyek, begitu pula dengan Ibu
Lisniari munthe, ST, MSC selaku Kepala Bagian Pemantauan Kinerja dan evaluasi
menyatakan dukungan sepenuhnya dan siap berkoordinasi untuk kesuksesan
proyek Pengembangan Aplikasi SmartLKP.
6 6
PROFILE PROFILE
PMONITOR
RAPATPEKERJAAN 3 WEB BPSDM
PERSIAPAN LOMBA PMONITOR
RAPATPEKERJAAN 3 WEB BPSDM
PERSIAPAN LOMBA
DHASILTOLONG
KERJA STAF
SIAPKAN JADWAL PENG. SMARTLKP DHASILTOLONG
KERJA STAF
SIAPKAN JADWAL PENG. SMARTLKP
Username
B RAPAT KOORD TIM EFEKTIF B RAPAT KOORD TIM EFEKTIF
Password
D LAPORKAN KONSEP ALUR PROSES SMARTLKP D LAPORKAN KONSEP ALUR PROSES SMARTLKP
Forget Username & pass B PERBAIKAN ADMIN KMS B PERBAIKAN ADMIN KMS
Click here
Disposisi
D INPUT PEKERJAAN Buat Pekerjaan Baru
atasan
Pekerjaan DISPOSISI PEKERJAAN Buat Disposisi Pekerjaan kepada
B
Baru bawahan
Koreksi
P
Pekerjaan
Setelah perancangan desain aplikasi telah final, tim programmer siap mendevelop
aplikasi dengan acuan alur proses dan desain interface yang dibuat.
Setiap hari Tim Efektif berkoordinasi menggunakan sarana group Whatsapps dan
juga rapat kecil internal tim seminggu sekali untuk memantau progres pekerjaan
SmartLKP. Dengan komunikasi dan kerjasama yang baik serta direct keputusan
Project Leader yang tepat Aplikasi SmartLKP dapat diselesaikan dengan tepat
waktu sesuai Jadwal yang direncanakan.
Dashboard Pekerjaan
Dengan tindak lanjut yang responsive dan koordinasi tim efektif yang baik
permasalahan error dan bugs Aplikasi SmartLKP dengan cepat ditangani, namun
kedepan ada hal-hal yang akan terus disempurnakan dari Sistem Infromasi
Penilaian Kinerja yang dibangun agar dapat lebih optimal memenuhi kebutuhan
user Pegawai Kementerian PUPR.
Dalam menyikapi kendala, baik internal maupun eksternal dapat dilakukan beberapa
hal sehingga proyek perubahan dapat mencapai target capaiannya sesuai dengan
yang direncanakan:
1. Pembagian dan manajemen waktu dan tugas antara pelaksanaan kegiatan anggota
tim efektif dan saling membackup bila ada permasalahan yang harus segera
ditangani
2. Strategi komunikasi baik secara formal maupun informal yang baik untuk bisa
menjaga keberlangsungan jejaring kerja. Penggunaan teknologi komunikasi
seperti Whatsapp group sangat membantu dalam mengefektifkan koordinasi
3. Optimalisasi sumber pendanaan dan kolaborasi dengan Bidang Pemantauan
Kinerja untuk pelaksanaan kegaiatan sehingga masalah pendanaan dapat
terpenuhi.
4. Terus melakukan sosialisasi terhadap penerapan atau implementasi Sistem
Informasi Penilaian Lembar Kerja Pegawai, sehingga pegawai mulai terbiasa
untuk menggunakan dan Komitmen Pimpinan yang harus dibangun agar menjadi
dasar keberhasilan Proyek Perubahan ini.
IV. PENUTUP
A. KESIMPULAN
1. Aplikasi SmartLKP mempermudah pelaporan & penilaian pekerjaan secara cepat
2. Dengan Aplikasi SmartLKP Penilaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dapat
terpantau setiap bulannya.
3. Aplikasi SmartLKP mempermudah pelaporan & penilaian pekerjaan secara cepat
4. Dengan Aplikasi SmartLKP Penilaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dapat
terpantau setiap bulannya.
B. REKOMENDASI
1. Komitmen pimpinan dalam pelaksanaan penilaian sasaran kerja pegawai
merupakan dasar kenberhasilan dalam proyek perubahan ini, dengan dibuatnya
payung hukum yang tegas dan menerpakan reward punishment, keberhasilan
pemanfaatan Alplikasi ini menjadi lebih optimal.
2. Penggunaan teknologi informasi kedepan akan menjadi kebutuhan dasar user,
sehingga peran Bagian Data dan Informasi yang harus terus mengikuti
perkembangan TIK.
1. Dokumentasi Dukungan
2. Dokumentasi Asistensi
3. Hasil Review Seminar I Rancangan Proyek Perubahan
4. Perbaikan Rancangan Proyek Perubahan