Abstrak— administration is also interpreted as an activity of Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan
determining everything that happens in the organization, to be dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain
used as information material by the leadership, which covers all seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel,
activities ranging from making, processing, structuring to storing
dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan
all the information needed by the organization.
mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah
Keywords— Administration, Tata Usaha dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala
Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat
PENDAHULUAN memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila
mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka
mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan
adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu,
pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten
sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti dibidangnya.
apa yang diinginkan. Dengan berkembangnya zaman yang
sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata METODE PENELITIAN
usaha harus lebih dapat ditingkatkan kualitasnya tentang Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif
teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal untuk mendeskripsikan permasalahan dan fokus penelitian.
dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih Metode kualitatif adalah langkah-langkah penelitian sosial
mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan untuk mendapatkan data deskriptif berupa kata-kata. Hal
yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh Lexy J.
diharuskan menguasai teknologi tersebut. Keberadaan Moleong bahwa data yang dikumpulkan dalam penelitian
ketatausahaan disetiap instansi sangat berperan penting untuk kualitatif adalah berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka-
kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang angka.26 Metode yang dipakai dalam mengumpulkan data
bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi adalah metode deskriptif yang dirancang untuk memperoleh
informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha informasi tentang manajemen pelayanan administrasi
itu sendiri. ketatausahaan di sekolah.
Tata usaha (TU) merupakan salah satu unit kerja KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
pendukung dalam organisasi dan mempunyai kedudukan yang A.Pengertian Administrasi ke-Tata Usahaan Sekolah
strategis didalam pencapaian tujuan organisasi. Dengan tugas
dan fungsinya TU sebagai supporting unit yang menjadikan Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari
unit ini sama pentingnya dengan unit lain yang ada didalam kata “Tata” dan “Usaha” , masing– masing memiliki
organisasi. Oleh karena itu sudah menjadi keharusan unit ini pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati,
untuk senantiasa dapat memberi layanan yang baik terhadap dan “usaha” adalah energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk
pelanggan internal maupun pelanggan eksternalnya. tercapainya suatu maksud /tujuan. Jadi menurut arti kata tata
usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses
Pelanggan internal sekolah adalah warga sekolah penyelenggaraan kerja. Tata usaha adalah adalah kegiatan
yaitu siswa, guru, tenaga kependidikan. Pelanggan eksternal yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar,
sekolah adalah orang tua siswa, pemerintah, pengusaha, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan
alumni, tokoh masyarakat, masyarakat, pengawas sekolah, infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium,
komite sekolah, lembaga swadaya masyarakat, dan asosiasi perpustakaan dan hubungan masyarakat (Suryosubroto, 2004).
profesi.
Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan b. Pengelolaan arsip Arsip adalah naskah yang dibuat dan
meliputi sebagai berikut: diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk
dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
1.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga
tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau tersebut. Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz
berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan
bila diperlukan. arsip, Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip,
Penyusunan arsip, dan Pemeliharaan arsip.
2.Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai
peralatan alat tulis tentang keteranganketerangan yang dapat C. Tata Ruang Kantor/Sekolah
dibaca, dikirim dan disimpan.
a. Pengertian tata ruang kantor
3.Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranganketerangan
dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna. Tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan
secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata
4.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja
berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu
kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan
5.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan
untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ruang kantor.
ke pihak yang lain.
b. Tujuan tata ruang kantor
B. Proses Administrasi Ketatausahaan
1.Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan
a. Pengelolaan surat
kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik memungkinkan
1) Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor
dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu
Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini
pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara akan menghemat tenaga dan waktu.
2) Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, 2.Menjamin kelancaran proses pekerjaan.Tata ruang kantor
Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya
tiga derajat; kilat, segera, biasa. bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka
jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses
3) Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada pekerjaan.
sampul surat dan kepala surat
Daftar Pustaka