Anda di halaman 1dari 30

Pengelolaan MICE – Kelas XI

TOPIK 1:

SUSUNAN ACARA
MICE

PENGANTAR

Dalam merencanakan suatu event kegiatan, maka ada beberapa hal yang harus
diperhatikan. Seandainya kalian menjadi panitia seminar, maka susunan acara menjadi hal
yang terpenting dalam penentu suksesnya acara seminar tersebut. Modul ini merupakan
bahan ajar yang membahas tentang Materi Susunan Acara MICE pada mata pelajaran
Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition kelas XI dengan ruang lingkup
materi sebagai berikut:
a. Pengertian Susunan Acara
b. Fungsi Susunan Acara
c. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun acara
d. Contoh Susunan Acara MICE

A. KOMPETENSI DASAR

3.6 Menganalisis susunan acara MICE


4.6 Menyusun Acara MICE

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN


Melalui diskusi dan menggali infomasi
peserta didik dapat :
1. Menyimpulkan susunan acara MICE 1. Menyimpulkan susunan acara MICE
2. Menyimpulkan fungsi susunan acara dengan tepat
MICE 2. Menyimpulkan fungsi susunan acara
3. Menganalisis hal-hal yang harus MICE dengan benar
diperhatikan dalam membuat susunan 3. Menganalisis hal-hal yang harus
acara diperhatikan dalam membuat
4. Menganalisis contoh susunan acara suatu susunan acara dengan teliti
acara pameran 4. Menganalisis contoh susunan acara
5. Membuat susunan acara MICE suatu acara pameran dengan teliti
5. Membuat susunan acara MICE
dengan kreatif

D. AKTIVITAS PEMBELAJARAN
Bacalah dengan cermat rumusan tujuan pembelajaran dari kegiatan belajar ini. Tujuan
tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang
diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan
ajar ini :
a. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Kerjakan tugas dan
jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas menguasai hasil
belajar yang diharapkan.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 1


Pengelolaan MICE – Kelas XI

b. Jika dalam proses memahami materi merasa kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman atau konsultasikan dengan guru
c. Setelah menuntaskan semua kegiatan dalam bahan ajar ini. Pelajarilah bahan
ajar selanjutnya
d. Tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya apabila tidak
menguasai materi kegiatan belajar sebelumnya.

E. URAIAN MATERI

1. Pengertian Susunan Acara


Susunan acara adalah program yang sistematis dari sebuah acara yang dibatasi oleh
durasi. Rundown acara pada umumnya dibuat oleh panitia acara. Susunan acara biasanya
berbentuk tabel dan digunakan dalam berbagai event atau acara seminar, televisi ataupun
semacam talk show, konser dan lain-lain. Susunan acara atau yang lebih sering disebut
dengan Rundown Acara yang baik akan menentukan keberhasilan acara. Rundown acara
harus dibuat lebih dari satu sebagai cadangan untuk menganantisipasi kondisi-kondisi yang
tidak diharapkan. Setiap bagian rundown dilengkapi oleh informasi pendukung seperti siapa
penanggung jawab sesi tersebut, peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan
sampai dengan durasi setiap sesi.

2. Fungsi Susunan Acara


Agar acara tersusun lebih rapi, teratur dan sistematis. Bagi audience awam susunan
acara juga akan sangat membantu mereka untuk mengetahui dan memahami jalannya
acara. Selain membuat acara tetap berjalan sesuai arencana, rundown merupakan media
sebagai pengingat. Rundown acara dibuat agar pelaksanaan suatu acara terstruktur dan
lancar. Selain itu, adanya rundown juga berfungsi untuk mengingatkan pembawa acara
maupun pengisi acara agar tidak melebihi waktu yang ditetapkan. Fungsi rundown untuk
event diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Menjaga acara berlangsung tepat waktu. Hal ini dikarenakan adanya pembatasan
waktu pada pembawa acara serta pengisi acara.
2. Menghindari miskomunikasi. Jika rundown acara diberikan pada tamu undangan
atau peserta, semua bisa mengetahui acara apa saja yang akan diadakan.
3. Mengetahui perkiraan waktu yang dialokasikan untuk acara.
4. Membuat acara berlangsung dengan rapi sekaligus meminimalisir gangguan.
Rundown yang baik bisa menentukan keberhasilan suatu acara. Semakin detail
rundown yang dibuat, akan semakin mudah pula untuk mengatur sebuah acara. Event yang
menggunakan rundown sangat bervariasi, seperti seminar, acara televisi, talkshow, konser,
penikahan, peresmian tempat, dan sebagainya. Meskipun rundown sudah disusun, tapi
rundown bersifat fleksibel dan masih mungkin mengalami perubahan.

3. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam membuat Susunan Acara


Tahapan membuat rundown acara perlu mempertimbangkan beberapa faktor,
seperti waktu acara. Jika pembicara dalam suatu acara hanya bisa mengisi selama satu jam,
acaramu tidak boleh melebihi waktu tersebut. Selain itu, tamu undangan dapat diharapkan
hadir lebih awal untuk mengantisipasi keterlambatan. Jangan sampai ketika pembicara atau
narasumber sudah datang, bahkan acara sudah dimulai, tetapi tamu belum hadir di tempat.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 2


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Rundown acara juga dapat dilengkapi keterangan properti yang perlu disediakan. Hal
tersebut berfungsi untuk mempersiapkan tempat agar kondusif. Penanggung jawab (PJ)
setiap kegiatan juga perlu dibagi dengan baik agar tugas merata. Sebisa mungkin rundown
acara disebar pada seluruh panitia sehari sebelumnya agar semua paham tanggung jawab.
Selain itu, terbukalah terhadap masukan yang diberikan untuk perbaikan rundown. Adapun
yang harus diperhatikan sebagai berikut :
a. Mengetahui jenis acara
Hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengetahui jenis acara yang akan
berlangsung.hal ini diperlukan agar susunan acara yang dibuat tepat dan tidak salah
sasaran. Missal acara pertunangan berbeda dengan acara pernikahan. Acara tujuh
bulanan dengan akikah.
b. Mengetahui bentuk cara
Dalam pelaksanaan sebuah acara, ada yang merupakan acara resmi, semi resmi
maupun non resmi. Hal ini wajib diketahui pembuat susunan acara agar acara yang
dibuatnya tidak salah
c. Mengetahui alokasi waktu
Mengetahui alokasi waktu yang diberikan diperlukan untuk member pengaturan
waktu atas masing-masing acara yang akan dibuat. Hal ini diperlukan adag setiap
bagain acara berlangsung efektif dengan memaksimalkan waktu yang diberikan.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 3


Pengelolaan MICE – Kelas XI

4. Contoh Susunan Acara MICE

1. Contoh susunan acara meeting

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 4


Pengelolaan MICE – Kelas XI

2. Contoh susunan acara insentife

SUSUNAN KEGIATAN OUTBOND PERUSAHAAN

3. Contoh susunan acara conference/konferensi

RUNDOWN ACARAKONFERENSI NASIONAL MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI NEGARA 2011


Hari 1

Hari /tanggal : 15 Februari 2011

Tempat : Wisma Makara Universitas Indonesia

1. 14.00 – 17.00 Registrasi, Check in, pembagian LO, Nametag, Pembagian kamar.

2. 17.00 – 19.00 Istirahat dan Persiapan Galadinner

3. 19.00 – 20.10 Galadinner dan Pembukaan Konferensi Nasional Mahasiswa Ilmu


Administrasi Negara

4. 19.00 – 19.05 Pembukaan, penyambutan oleh pembawa acara

5. 19.05 – 19.10 Sambutan Ketua Pelaksana oleh Krisna Puji Rahmayanti

6. 19.10-19.15 Sambutan Ketua Program Sarjana Reguler dan Paralel Ilmu Administrasi
FISIP UI oleh Prof. Dr.Irfan Ridwan Maksum M.Si.
7. 19.15-19.20 Sambutan Ketua Departemen Ilmu Administrasi FISIP UI oleh Dr. Roy Valiant

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 5


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Salomo M.Soc.Sc

8. 19.25 – 19.20 Sambutan Dekan FISIP UI oleh Prof. Dr. Bambang Shergi Laksmono M.S

9. 19.20 – 19.25 Sambutan Rektor Universitas Indonesia oleh Prof. Dr. der Soz. Gumilar
Rusliwa Somantri sekaligus membuka Konferensi Nasional Mahasiswa Ilmu Administrasi
Negara 2011

10. 19.25- 19. 40 Perform bintang tamu (artis) dan tarian tradisional

11. 19.40 – 20.10 Makan malam bersama20.10 – 20.40 Acara semiformal dipandu oleh
pembawa acara berisi

12. 20.10 – 21. 00 perkenalan peserta(diperkenankan dalam bentu apresiasi seni)

13. 21.00-21.45 Penjelasan umum acara oleh Koordinator Acara, Ayu Novika Hidayati

14. 21.45 – 22.00 Pembacaan Peraturan oleh Koordinator Keamanan, Juanda A. Lubis.

15. 22.00 – 05.00 Istirahat malam

Hari ke-2 ,

Hari/Tanggal: Rabu, 16 februari 2011

Tempat : Wisma Makara UI, Balai Sidang Djokosoetono FHUI, FISIP UI

1. 06.30 – 07.30 Makan pagi

2. 07.30 – 08.00 mobilisasi

3. 08.00 – 11.35 Plenary session

4. 08.15-08.30 Keynote speaker Menteri Dalam Negeri Gamawan Fauzi*(dalam konfirmasi)

5. 08.30 – 08.35 Plenary session : Pendahuluan dari moderator

6. 08.35 – 09.05 Plenary session Pembicara 1( Prof Dr. Eko Prasojo Mag.rer.Publ)

7. 09.05 – 09.10 Moderator

8. 09.10 – 09.40 Plenary session Pembicara 2 (Anies Baswedan Ph.D)

9. 09.40 – 09.45 Moderator

10. 09.45 – 10.15 Plenary session Pembicara 3 (Ombudsman/LSM)

10.15 – 10.20 Moderator

11. 10.20 – 11.20 Tanya jawab

12. 11.20 – 11.25 Kesimpulan

13. 11.25 – 11. 35 Penyerahan plakat dan penutup

14. 11.35 – 12.30 Ishoma

15. 12.30 – 14.00 pembagian sub tema, focus group dan pembacaan SOP konferensi

16. 14.00 – 15.00 Konferensi sesi 1 presentasi paper

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 6


Pengelolaan MICE – Kelas XI

17. 15.00 – 15.30 Sholat Ashar ( coffee break)

18. 15.30 – 18.00 Konferensi sesi 2, diskusi sub kelompok

19. 18.00 – 19.15 Ishoma

19.15 – 21.00 Diskusi sesi 3

20. 21.00 – 21.30 mobilisasi ke penginapan

21. 21.30 – 05.00 istirahat

Hari ke 3

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Februari 2011

Tempat : FISIP UI, Balai sidang Djokosetono FHUI

1. 06.30 – 07.30 Sholat, mandi dan sarapan

2. 08.0 – 08.00 Mobilisasi

3. 08.00 – 09.45 Konferensi sesi ke 5 (resolusi)

4. 10.00 – 11.45 Draft Resolusi (di masing-masing ruangan)

Anies Baswedan,Ph.D

Prof Dr Eko Prasojo Mag.rer.Publ

Ombudsmen /LSM

5. 11.45 – 12.50 Ishoma

6. 13.00 – 14.00 Penutupan Konferensi Nasional Mahasiswa Ilmu Administrasi Negara

7. 13.00-13.05 Pembukaan oleh MC

8. 13.05-13.10 Sambutan Ketua Pelaksana

9. 13.10-13.15 Sambutan Ketua Program Sarjana Reguler dan Paralel sekaligus penutupan
acara

10. 13.15-13.25 pembacaan laporan kegiatan dan draf rekomendasi

11. 13.25-13.45 Tanggapan Pakar Ahli

Anies Baswedan Pg.D

Prof Dr Eko Prasojo Mag.rer.Publ

Ombudsmen/LSM

12. 13.45-13.50 penyerahan rekomendasi ke stakeholder terkait Lembaga Pemerintah, LSM,


Swasta

13. 13.50-13.55 penutupan oleh MC

14. 14.00 – 16.00 Diskusi keberlanjutan

15. 16.00 – 16.30 Mobilisasi ke penginapan

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 7


Pengelolaan MICE – Kelas XI

16. 17.30 – 19.30 Ishoma

17. 19.30 – 22.00 hearing dan dinamika kelompok

18. 22.00 – 05.00 Istirahat

Hari ke 4

Hari/tanggal : Jum’at, 18 Februari 2011

Tempat : Wisma Makara UI, Kementerian Sekretariat Negara

1. 5.30 – 06.00 Senam pagi06.00 – 07.00 Mandi +sarapan pagi

2. 07.00 – 09.30 Mobilisasi

3. 09.30 – 11.30 Institusional visit (Sekretariat Negara)

4. 11.30 – 12.30 Ishoma

5. 12.30 – 14.00 kunjungan/ rekreasi

6. 14.00 – 16.00 Mobilisasi ke FISIP UI dan pelepasan peserta

4. Contoh susunan acara exhibition/pameran


a. Susunan acara pada kegiatan sial interfood di JIEXPO, Kemayoran Jakarta tanggal 22-
25 November 2017

Wednesday, 22 November 2017


Hall A2 Seminar ESPERTO
Seminar Room 2nd 10.00 – 13.00 Theme : How to Start a Coffee
Floor Shop Business
Thursday, 23 November 2017
Hall A3 ESPERTO : 3 Days Barista Course
Seminar Room 10.00 – 15.00 (Beginning Level)
1st Floor Theme : From Beans to Cup
Friday, 24 November 2017
Hall A3 ESPERTO : 3 Days Course
Seminar Room 10.00 – 15.00 (Beginning Level)
GGG1st Floor Theme : From Beants to Cup
Saturday, 25 November 2017
Hall A3 ESPERTO : 3 Days Barista Course
Seminar Room 10.00 – 15.00 (Beginning Level)
1st Floor Theme : From Beans to Cup

Kegiatan Hall B
Wednesday, 22 November 2017
Hall B3 09.30 – 11.00 Opening Ceremony
Indonesia Pastry Alliance
Hall B2 10.00 – 19.00
Championship
IGC – Idonesia Gelato
Hall B1 12.00 – 19.00
Competition
Hall B1 10.00 – 17.00 IFBEC – Flair Competition
Hall B3 13.00 – 18.30 Cooking Demo
Hall B3 19.00 – 21.00 SIAL Innovation Night

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 8


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Thrusday, 23 November 2017


Indonesia Pastry Alliance
Hall B2 10.00 – 19.00
Championship
IGC – Indonesia Gelato
Hall B1 10.00 – 19.00
Competition
Hall B1 10.00 – 17.00 IFBEC – Bar Speed Challenge
Hall B3 PT. ReadBoy – Product
11.00 - 12.00
Cooking Demo Stage Presentation
Hall B3 13.00 – 18.30 Cooking Demo
Talkshow by Dewan Teh
Hall B3 Indonesia & Komunitas Teh
14.00 – 17.30
Stage OC Indonesia
“The New Trends in Modern Tea”
Friday, 24 November 2017
Indonesia Pastry Alliance
Hall B2 10.00 – 19.00
Championship
IGC – Indonesia Gelato
Hall B1 12.00 – 19.00
Competition
Hall B1 10.00 – 17.00 IFBEC – Service Rally
Hall B3,
Seminar & Business Matching
Seminar Room 2nd 09.00 – 17.00
ASEAN SEAFOOD
Floor
Hall B3 13.00 – 18.30 Cooking Demo
Saturday, 25 November 2017
Hall B2 10.00 – 19.00 Indonesia Pastry Championship
IGC – Indonesia Gelato
Hall B1 12.00 – 19.00
Competition
Hall B1 10.00 – 17.00 IFBEC – Grand Finale
Seminar & Talkshow
Hall B3
13.00 – 16.00 “The Secrets of Tea Creating a
Stage OC
Niche with Tea”
Hall B3 13.00 – 18.30 Cooking Demo

Tabel 2.3 Jadwal Kegiatan Hall C


Wednesday, 22 November 2017
Hall C1 10.00 – 17.00 La Cuisine Competition
Thursday, 23 November 2017
Hall C1 10.00 – 17.00 La Cuisine Competition
Friday, 24 November 2017
Hall C1 10.00 – 17.00 La Cuisine Competition
Saturday, 25 November 2017
Hall C1 10.00 – 17.00 La Cuisine Competition

Tabel 2.4 Jadwal Kegiatan Hall D


Wednesday, 22 November 2017
Hall D2 10.00 – 19.00 Cake Decorating Display
SIROC – SIAL INTERFOOD
Hall D2 10.00 – 19.00
Roasting Competition
Hall D2 11.00 – 17.00 SCAI Roasting Workshop
Hall D2 12.00 – 18.30 Cake Decoration Demo
Hall D2 12.15 – 19.00 Baking Demo
Thursday, 23 November 2017

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 9


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Hall D2 10.00 – 19.00 Cake Decorating Display


SIROC – SIAL INTERFOOD
Hall D2 10.00 – 19.00
Roasting Competition
Hall D2 10.30 – 19.00 Baking Demo
Hall D2 11.00 – 17.00 SCAI Roasting Workshop
Hall D2 12.00 – 18.30 Cake Decoration Demo
Friday, 24 November 2017
Hall D2 10.00 – 19.00 Cake Decorating Display
10.00 – 19.00 SIROC – SIAL INTERFOOD
Hall D2
Roasting Competition
10.00 – 11.30 PT. Toffin – Charting Water for
Hall D2
Coffee
Hall D2 10.30 – 19.00 Baking Demo
Sesi 1 : 10.00 – 13.00
Hall D2 Brewers Workshop
Sesi 2 : 14.00 – 17.00
Hall D2 12.00 – 18.30 Cake Decoration Demo
Saturday, 25 November 2017
Hall D2 10.00 – 19.00 Cake Decorating Display
Hall D2 10.00 – 16.30 Cake Decoration Demo
SIROC – SIAL INTERFOOD
Hall D2 10.00 – 19.00
Roasting Competition
Hall D2 10.30 – 19.00 Baking Demo
Hall D2 13.00 – 13.15 Sour Sally – Product Presentation
Sesi 1 : 10.00 – 13.00
Hall D2 Latte Art Workshop
Sesi 2 : 14.00 – 17.00

b. Pameran listrik dan energi tabarukan

F. LATIHAN/TUGAS/KASUS

Kerjakanlah tugas berikut dengan teman kelompok.


a. Buatlah kelompok beranggotakan 3 orang
b. Anggap kalian sebagai EO yang biasa membuat suatu event
c. Diskusikan bersama teman kelompok mengenai informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk kegiatan mice
d. Tiap kelompok memilih salah satu kegiatan MICE
e. Buatlah susunan acara MICE berdasarkan kegiatan yang dipilih

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 10


Pengelolaan MICE – Kelas XI

TOPIK 2:

PENATAAN EVENT

PENGANTAR

Sebelum event konferensi dan pameran terselenggara, sebagai EO yang menangani


event tersebut, tahukah kalian apa yang harus dilakukan? Yang harus dilakukan adalah
evaluasi. Apa saja yang harus dievaluasi inilah yang akan kita pelajari.

A. KOMPETENSI DASAR

3.9 Menganalisis Penataan Event


4.9 Melakukan Pengecekan Penataan Event

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN


Setelah melakukan diskusi dan mencari
informasi peserta didik dapat :
1. Mengevaluasi kelengkapan konvensi 1. Mengevaluasi kelengkapan konvensi
dan pameran dan pameran dengan cermat sesuai
2. Menganalisis Tata Panggung dengan SOP
3. Menganalisis Tata Letak/Layout 2. Menganalisis Tata Panggung dengan
4. Melakukan pengecekan penataan event teliti
3. Menganalisis Tata Letak/Layout
dengan teliti
4. Melakukan pengecekan penataan
event dengan bertanggung jawab dan
mandiri

D. AKTIVITAS PEMBELAJARAN
Bacalah dengan cermat rumusan tujuan pembelajaran dari kegiatan belajar ini. Tujuan
tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang
diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan
ajar ini :
a. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Kerjakan tugas dan
jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas menguasai hasil
belajar yang diharapkan.
b. Jika dalam proses memahami materi merasa kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman atau konsultasikan dengan guru
c. Setelah menuntaskan semua kegiatan dalam bahan ajar ini. Pelajarilah bahan
ajar selanjutnya
d. Tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya apabila tidak
menguasai materi kegiatan belajar sebelumnya.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 11


Pengelolaan MICE – Kelas XI

E. URAIAN MATERI

A. EVALUASI KELENGKAPAN KONVENSI DAN PAMERAN


1. Evaluasi Lokasi dan Fasilitas
Sehubungan dengan lokasi dan fasilitas perlu dilakukan evaluasi mengenai
objektivitas, requirement, dan format of the meeting, disamping aspek
aksesibilitas dan ketersediaan sarana angkutan menuju lokasi dan tempat
pertemuan. Evaluasi hotel services and sleeping rooms perlu memperhatikan
hal-hal sebagai berikut.
a. Tersedianya space yang memadai di Lobby untuk melaksanakan check in-
out procedure termasuk penitipan sementara barang-barang bawaan
delegasi.
b. Hospitality petugas penerima tamu pada lini depan hotel (doorman,
receptionist, bellboy/ service of concierge)
c. Strategis (kedekatan posisi) elevator menuju kamar
d. Tersedianya ruang tunggu di lobby
e. Tersedianya drugstore/gift shop di hotel
f. Kesiapan duty manager
g. Keterampilan para staff hotel di seluruh divisi
h. Reputasi restoran, bar dan sarana lainnya
2. Evaluasi Ruang Konferensi
Perencanaan harus mempunyai data dan informasi yang lengkap mengenai
kondisi keadaan fasilitas dan peralatan dari masing-masing meeting rooms,
meeting space, exhibition space yang akan dipergunakan di Negara atau kota,
dimana si perencana berdomisili. Disamping itu perlu relasi menjalin dengan
pemilik property untuk mengetahui perkembangan harga dan fasilitas serta
brosur yang up to date.
Pemanfaatan meeting space harus disesuaikan dengan kondisi yang
diisyaratkan dalam pelaksanaan pertemuaan atau konferensi. Misalnya, jumlah
pesertanya, bentuk pengaturan tempat duduk, jenis dan jumlah equipment
yang diperlukan, letaknya, apa perlu head table, bendera dan tempat
refreshment break yang berada dalam ruang pertemuan atau sekitarnya.
Sebagai contoh:
Dalam bentuk classroom seating, dimana setiap peserta disediakan meja untuk
menulis, maka perlu diperhatikan jarak antar meja. Semakin luas lahan yang
disediakan akan lebih baik. Untuk itu diperhatikan checklist berikut ini.
a. Ukuran ruang pertemuan dan catatan ruangan yang berbeda tipe/tidak
beraturan
b. Kapasitas ruang pertemuan jika dibuat model yang bervariasi
c. Dinding (pembatas) ruangan, khusus jika ruang audio visual seperti yang
direncanakan
d. Rintangan kamar/ ruangan dalam pandangan pengunjung/peserta
e. Penempatan dekorasi kaca dalam kamar, khususnya jika audio visual
digunakan
f. Kualitas kamar yang baik, jauh dari kegelapan yang menutupi kamar
dengan jendela
g. Lokasi lampu utama (skylights), jika tidak dapat menerangi/ kurang berapa
biaya tambahan yang diperlukan

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 12


Pengelolaan MICE – Kelas XI

h. Penempatan lilin/penerang jika lampu padam dan berapa ukuran bawah


lampu utama/ lilin ke lantai
i. Kualitas dan kondisi perlengkapan music (sound system) sejak disalurkan/
dibagikan ke kamar/ ruang pertemuan
j. Waktu yang diinginkan untuk mengudara/ mendengarkan music
k. Kualitas ruangan akustik dan tambahan pilihan untuk music sayup-sayup
l. Mempersiapkan perlengkapan pertemuan seperti white board, screens,
flipcharts dan lain-lain
m. Perlengkapan furniture seperti meja dan loungue konferensi
n. Lokasi pintu darurat jika terjadi kebakaran
o. Pintu koridor yang tersedia untuk ruang pertemuan
p. Kualitas dan kebersihan area umum
q. Kemudahan dari ruang pertemuan dengan ruangan lainnya
r. Tersedianya telepom internal (house phone) antar-kamar, ke divisi hotel
yang lain dan telepon umum
s. Lokasi, jumlah dan kebersihan dari kamar khusus : toilet, lounge dan
sebagainya
t. Lokasi dan jumlah kamar pendukung seperti : gudang untuk penyimpanan
barang/ tas.
3. Evaluasi Konferensi
Hampir semua kegiatan pertemuan atau konferensi memerlukan lokasi tempat
pendaftaran peserta. Namun ada juga kegiatan pertemuan yang tidak
mengharuskan adanya ruang kantor tersendiri atau ruang sekretaris. Jika
memang diperlukan ruang kantor/ secretariat maka si perencana harus
memperhatikan kelayakan dari sudut jarak, penyediaan perlengkapan
peralatan, dan keamanan. Meeting manager mencari tahu tentang jenis dan
jumlah, keadaan kelayakan dan harga dari setiap item furniture dan equipment
yang dibutuhkan untuk ruang pertemuan, antara lain :
a. Meja yang biasanya berukuran 6’ atau 8’ x a5’ – 18’ atau 24’ atau 30’
b. Kursi – jenis lipat atau panjang, apakah perlu jarak atau dirapatkan saja
c. Panggung untuk head table, harus diperhatikan ukuran- ukurannya sesuai
dengan permintaan. Perhatikan pula apakah diperlukan steps dari
panggung tersebut. Apakah perlu karpet panggung dan lain-lain
d. Penerangan (lectern, whether standing or table top) jika ada presentasi
maka arus penerangan sebaiknya diturunkan
e. Papan tulis, papan bulletin boards, flip chart, tanda pengumuman , tempat
sampah, dan asnal
f. Perlengkapan listrik: spotlight dan lain-lain
g. Remote control lampu, jika diperlukan
h. Counter pendaftaran
i. Jenis dan jumlah microphone dan sound sistem
j. Mesin fotocopy, layanan keskretariatan, saluran telephone dan fax atau
internet
k. Infocus dan screen

B. TATA PANGGUNG
Scenery (tata dekorasi) berhubungan erat dengan pameran, karena dekorasi yang baik
akan mengundang pengunjung dan memberikan kesan tersendiri. Daya tarik tersendiri
adalah tata panggung karena menjadi fokus yang menarik. Tata pentas dalam
pengertian luas adalah suasana seputar gerak laku di atas pentas dan semua elemen-

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 13


Pengelolaan MICE – Kelas XI

elemen visual atau yarıg terlihat oleh mata yang mengitari pemeran dalam
pementasan. Pementasan yang menjadi inspirasi utama adalah pemeran utama dalam
pementasan itu sendin. Beberapa hal yang harus diperhatikan antaralain sebagai
berikut.
1. Tema yang diusung
2. Latar panggung (backdrop).
3. Dekorasi yang sesuai dengan presentasinya.
4. Fungsi yang paling penting dari tata panggung adalah memperkuat permainan
aktor.
Dalam pameran, tata panggung menjadi hal terpenting karena bisa menjadi faktor
pendukung visualisasi bagi pengunjung.

C. MACAM – MACAM PANGGUNG

Dalam pelaksanaan di lapangan ada beberapa macam panggung yang bisa


ditampilkan. Semakin canggih maka semakin banyak peminat untuk mengunjungI
event yang kita gelar sekaligus memberikan efek memorable bagi para pengunjung
Secara fisik bentuk panggung dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:

1. Panggung Arena

Gambar 2.1 Panggung Arena

Panggung dengan konsep minimalis dan sederhana namun menawan ini mampu
dilaksanakan baik di dalam ruangan maupun diluar ruangan. Semua tempat duduk para
tamu diatur secara rapi sehingga fokus panggung bisa berada di tengah di antara tempat
duduk maupun lorong untuk keluar masuk Beberapa papan penyangga digunakan agar para
penonton bisa terhibur baik dari belakang maupun dari depan. Pada posisi tempat duduk
yang berada di belakang berada di posisi yang agak tinggi dari yang ada di depannya
sehingga memudahkan para penonton untuk menonton secara maksimal walaupun berada
di belakang tidak tertutup oleh penonton yang ada di depannya. Tata permainan lampu
dibuat sedemikian rupa secara kombinasi untuk menambah aksi yang lebih bagus. Dengan
kemudahan jika sudah selesai maka panggung dapat dimatikan lampunya sehingga tampak
seperti latar belakang sekaligus sebagai ajang memecah fokus menuju keindahan yang
maksimal. Macam-macam panggung arena antara lain sebagai berikut:

a. Panggung Arena ¾ berarti ¾ dari panggung masuk ke arah penonton atau dengan kata
lain penonton dapat menyaksikan pementasan dari tiga sisi atau arah penjuru
panggung. Panggung arena ¾ biasanya berupa pentas arena bentuk U.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 14


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Gambar 2.2 Denah Panggung Arena Bentuk U


b. Panggung arena penuh, di mana penonton dapat menyaksikan pertunjukan dari segala
sudut atau arah dan arena permainan berada di tengah-tengah penonton. Panggung
arena penuh biasanya panggung arena bujur sangkar atau panggung arena bentuk
lingkaran.

Gambar 2.3 Denah Panggung arena Bujur Sangkar

Gambar 2.4 Denah Panggung Arena Bentuk Lingkaran

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 15


Pengelolaan MICE – Kelas XI

2. Panggung Prosenium atau Panggung Pigura

Gambar 2.5 Panggung Prosenium

Panggung proscenium bisa juga disebut sebagai panggung bingkai karena penonton
menyaksikan aksi aktor dan lakon melalui sebuah bingkai atau lengkung proscenium
(proscenium arch). Bingkai yang dipasangi layar atau gorden inilah yang memisahkan
wilayah akting pemain dengan penonton yang menyaksikan pertunjukan dari satu arah.
Dengan pemisahan ini maka pergantian tata panggung dapat dilakukan tanpa
sepengetahuan penonton Panggung proscenium sudah lama digunakan dalam dunia tata
letak panggung. Jarak yang sengaja diciptakan untuk memisahkan pemain dan penonton ini
dapat digunakan untuk menyajikan cerita seperti apa adanya. Aktor dapat bermain dengan
leluasa seolah-olah tidak ada penonton yang hadir melihatnya. Pemisahan ini dapat
membantu efek artistik yang dinginkan terutama dalam gaya realisme yang menghendaki
lakon seolah-olah benar-benar terjadi dalam kehidupan nyata. Tata panggung pun sangat
diuntungkan dengan adanya jarak dan pandangan satu arah dari penonton. Perspektif dapat
ditampilkan dengan memanfaatkan kedalaman panggung (luas panggung ke belakang).
Gambar dekorasi dan perabot tidak begitu menuntut kejelasan detail sampai hal-hal
terkecil. Bentangan jarak dapat menciptakan bayangan artistik tersendiri yang mampu
menghadirkan kesan. Kesan inilah yang diolah penata panggung untuk mewujudkan
kreasinya di atas panggung proscenium. Seperti sebuah lukisan, bingkai proscenium menjadi
batas tepinya. Penonton disuguhi gambaran melalui bingkai tersebut. Jenis panggung
proscenium merupakan tata panggung untuk menciptakan ilusi (tipuan) imajinatif sangat
dimungkinkan dalam panggung proscenium. Jarak antara penonton dan panggung adalah
jarak yang dapat dimanfaatkan untuk menciptakan gambaran kreatif pemanggungan.
Semua yang ada di atas panggung dapat disajikan secara sempurna seolah-olah gambar
nyata. Tata cahaya yang memproduksi sinar dapat dihadirkan dengan tanpa terlihat oleh
penonton di mana posisi lampu berada. Intinya semua yang di atas panggung dapat
diciptakan untuk mengelabui pandangan penonton dan mengarahkan mereka pada
pemikiran bahwa apa yang terjadi di atas pentas adalah kenyataan Pesona inilah yang
membuat penggunaan panggung proscenium bertahan sampai sekarang

3. Panggung Portable

Panggung portable yaitu panggung tanpa layar muka dan dapat dibuat di dalam maupun di
luar gedung dengan mempergunakan panggung (podium, platform) yang dipasang dengan
kokoh di atas kuda-kuda. Sebagai tempat penonton biasanya mempergunakan kursi lipat.
Adegan-adegan dapat diakhiri dengan mematikan lampu (black out) sebagai pengganti layar
depan. Dengan kata lain bahwa panggung portable yaitu panggung yang dibuat secara tidak
permanen.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 16


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Gambar 2.6 Panggung Portable


4. Panggung Terbuka

Gambar 2.7 Panggung Terbuka Prambanan


Panggung terbuka sebetulnya lahir dan dibuat di daerah atau tempat terbuka. Berbagai
variasi dapat digunakan untuk memproduksi pertunjukan di tempat terbuka Pentas dapat
dibuat di beranda rumah, teras sebuah gedung dengan penonton berada di halaman, atau
dapat diadakan di sebuah tempat yang landai di mana penonton berada di bagian bawah
tempat tersebut.

5. Panggung Kereta
Panggung kereta disebut juga dengan panggung keliling dan digunakan untuk
mempertunjukkan karya-karya teater dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan
panggung yang dibuat di atas kereta. Perkembangan sekarang panggung tidak dibuat di atas
kereta tetapi dibuat di atas mobil trailer yang diperlengkapi menurut kebutuhan dan
perlengkapan tata cahaya yang sesuai dengan kebutuhan pentas. Jadi kelompok kesenian
dapat mementaskan karyanya dari satu tempat ke tempat lain tanpa harus memikirkan
gedung pertunjukan tetapi hanya mencari tanah yang agak lapang untuk memarkir kereta
dan penonton bebas untuk menonton.

Gambar 2.8 Panggung Kereta

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 17


Pengelolaan MICE – Kelas XI

D. LAYOUT/ TATA LETAK


Layout di dalam bahasa Indonesia memiliki arti tata letak Sedangkan menurut istilah, layout
merupakan usaha untuk menyusun, menata, atau memadukan elemen-elemen atau unsur-
unsur komunikasi grafis (teks, gambar, tabel, dan lain lain) menjadikan komunikasi visual
yang komunikatif, estetik dan menarik. Di sini diperlukan pertimbangan ketika sedang
mendesain suatu informasi yang seefektif mungkin. Tujuan utama layout adalah
menampilkan elemen gambar dan teks agar menjadi komunikatif dalam sebuah cara yang
dapat memudahkan pembaca maupun para penonton menerima informasi yang disajikan.

1. Layout untuk Meeting Room/ Conference

Layout untuk meeting room sudah ada standarnya atau sudah dikenal oleh khalayak umum.
Layout meeting room ini dibuat untuk efektivitas MICE yang dilaksanakan dengan
mempertimbangkan jumlah pengunjung dan tujuan dari MICE tersebut.
a. Theater Style

Gambar 2.9 Theater Style


Kursi yang disusun bersaft atau berjajar menghadap area panggung meja utama, atau
menghadap ke pembicara. Kursi ini disusun tanpa menggunakan meja. hanya kursi saja.
Bentuk layout theater style ini sangat ofisien untuk digunakan ketika peserta yang hadir
dikondisikan sebagai penonton saja. Bentuk layout inipun tidak direkomendasikan untuk
event yang membutuhkan tempat untuk makan atau pun untuk menulis mencatat

b. U-Shape

Gambar 2.10 U Shape Conference Room Layout

Meja konferensi yang disiapkan dan disusun dalam bentuk huruf U. kemudian kursi disusun
di bagian luar meja mengelilinginya. Biasanya sering digunakan untuk rapat dewan direksi,
rapat komite, atau diskusi sekelompok orang di mana terdapat pembicara, presentasi audio
visual atau focal point yang lainnya. Petunjuk pengaturan layout: minimal 5 cm ruang antar-
meja diperlukan per peserta, tutupi dengan kain/taplak meja/skirt pada bagian dalam "U"

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 18


Pengelolaan MICE – Kelas XI

jika peserta duduk hanya di bagian luar, hindari "U" set-up untuk kelompok yang lebih besar
dari 25 orang, karena akan membuat sisi-sisi "U" menjadi terlalu panjang dan mungkin
mengurangi partisipasi dari semua peserta.

c. Classroom Style

Gambar 2.11 Classroom Style Conference Layout


Barisan meja konferensi dengan kursinya menghadap bagian depan dari ruangan bisanya
pembicara atau focal point lainnya, dan menyediakan tempat menulis dan mengambil
catatan bagi setiap peserta. Manfaat jenis ini yaitu sangat ideal untuk set up yang
membutuhkan menulis membaca dan mengambil catatan, pertemuan yang memerlukan
beberapa handout atau bahan referensi, atau alat-alat lain seperti komputer laptop set-up.
Ini adalah yang paling nyaman, untuk sesi yang panjang dan memungkinkan untuk
menempatkan minuman dan refreshment dalam jangkauan setiap peserta.

d. Boardroom Conference Layout

Gambar 2.12 Boardroom Conference Layout

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 19


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Boardroom style adalah salah satu cara menyusun meja rapat baik berbentuk persegi
panjang maupun berbentuk oval dengan kursi di seluruh bagian luar termasuk di bagian
ujung. Banyak venue meeting sudah mempersiapkan susunan meja boardroom style secara
permanen dengan bentuk yang berbagai macam, baik oval, persegi panjang maupun bujur
sangkar. Jika memang tidak tersedia, meja dan kursi meeting bisa digabungkan sehingga
berbentuk persegi panjang atau bujur sangkar kemudian ditutup dengan taplak dan kursi
ditambahkan di bagian luamya sehingga membentuk boardroom style table set up. Harus
diingat semakin besar ukuran mejanya maka akan semakin sulit berinteraksi antara satu
dengan yang lainnya.

e. Hollow Design

Gambar 2.13 Hollow Design Conference Layout


Hollow design adalah setting meja meeting seperti halnya board room layout, bisa
berbentuk bujur sangkar, persegi panjang bahkan persegi delapan, kursi di bagian luar dari
meja dan bedanya dari boardroom style adalah bagian tengah dari layout meja meeting ini
dibiarkan kosong. Hollow design layout table baik digunakan jika peserta meeting antara 12
sampai 30 orang dan tidak lebih dari 30 karena interaksi antara peserta meeting sangatlah
penting terutama ketika tidak dipilihnya pemimpin rapat atau tidak adanya pembicara.
Bagian tengah yang kosong bisa dimanfaatkan untuk dekorasi atau penempatan audio
system. Hollow design juga mempunyai kelebihan menyediakan ruang kerja bagi setiap
peserta dan mengakomodir komunikasi yang optimal antar-sesama peserta rapat.

f. Banquet Round Design

Gambar 2.14 Banquet Round Design Layout

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 20


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Banquet rounds design adalah gabungan dari beberapa round table atau meja bundar yang
biasanya terdiri dari 6-10 kursi di setiap mejanya. Design layout ini biasanya sering
digunakan agar bisa menyajikan makanan. Selain berbentuk bulat biasanya berbentuk bujur
sangkar maupun persegi delapan.

g. ½ Rounds

Gambar 2.15 ½ Rounds


Penggunaan terbaik layout ini yaitu untuk perjamuan, yang sebagian besar berfungsi
untuk menyajikan makanan. Selain itu layout ini juga berguna untuk pertemuan
bisnis kecil atau meilbatkan interkasi dalam kelompok dan pengambilan catatan.

h. Reception or Cocktail

Gambar 2.16 Banquet Round Design pada Layout Pernikahan

Meja koktail/ resepsi bulat kecil (biasanya berdiameter 15-30 inci atau 38-76 cm)
disertai dengan kursi. Tinggi meja diposisikan seragan untuk memungkinkan cakupan
ruang perjamuan dan peserta tamu hanya berdiri saja. Layout ini cocok untuk pesta
koktail dan resepsi.

2. Prinsip-prinsip dalam Pembuatan Layout


a. Kesederhanaan
Prinsip ini berhubungan dengan kemampuan daya tangkap rata-rata manusia dalam
menerima informasi Secara alamiah manusia menginginkan kesederhanaan dalam
menerima informasi dalam kesederhanaan pun harus memperhatikan target atau
segmentasi dari penerima informasi
b. Balance/Keseimbangan

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 21


Pengelolaan MICE – Kelas XI

Suatu hal yang amat penting dalam penyampaian suatu informasi Keseimbangan
dapat merupakan keseimbangan yang formal, dengan susunan yang simetris.
Susunan yang simetris mampu memberi kesan yang formal, seimbang. dapat
dipercaya dan mapan. Sebaliknya susunan yang asimetris sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu dinamika, energi serta pesan yang tidak formal.
c. Kontras
Kontras atau pemilihan warna dan hal yang menarik lainnya sangatlah penting guna
memberikan penekanan terhadap informasi yang akan disampaikan Pemilihan jenis
huruf, menebalkan (bold) memiringkan italic) pada bagian informasi yang penting,
pemilihan wama tulisan dan warna background yang kontras. Tahukah Anda warna
yang paling kontras dan menarik adalah hitam di atas kuning atau kuning di atas
hitam, itu kenapa banyak rambu-rambu lalu lintas atau rambu-rambu peringatan
menggunakan wama ini.
d. Stressing
Dalam pengertian bahasanya disebut sebagai sebuah penekanan. memiliki fungsi
untuk memberikan titik-titik tertentu yang memperoleh fokus perhatian. Stressing
lebih mengarah kepada titik perhatian atau eye catching dalam suatu publikasi. Pada
sebuah karya grafis memungkinkan adanya lebih dari satu stressing, namun harus
dibedakan mana yang akan dijadikan fokus utama agar tidak mengesankan berebut
perhatian yang akhimya membuat pesan di dalamnya menjadi tidak efektif.
e. Harmonis
Maksud dari harmoni ialah memiliki keselarasan antara satu clemen dengan elemen
grafis yang lain. Harmoni dapat diwujudkan dalam 2 bentuk, yaitu:
1. Harmoni dari Segi Warna
Warna memiliki pengaruh yang amat besar, karena tiap-tiap warna memiliki
sifatnya masing-masing, seperti merah yang memiliki arti berani, biru yang
memiliki kesan tenang dan lain sebagainya. Lihat kembali tujuan dari desain
yang telah dibuat, karena ketepatan dalam memilih warna dapat membuat
informasi yang di dalamnya menjadi lebih efektif,
2. Harmoni dari Segi Bentuk
Harmoni yang dilihat dari bentuk ialah di mana adanya keserasian dalam
penempatan elemen grafis. Hal itu dapat dilihat dari segi harmoni yang dilihat
dari bentuk ialah di mana adanya keserasian dalam bentuk dan ukurannya
apakah itu kartu nama, stiker, poster dan sebagainya. Pemilihan bentuk huruf
juga memiliki peranan yang penting sebagaimana untuk tujuan apa desain itu
dibuat

3. Grid pada Layout


a. The Golden Section
Di bidang seni grafis, proporsi agung menjadi dasar pembuatan ukuran kertas dan
prinsip tersebut dapat digunakan untuk menyusun keseimbangan sebuah desain.
Proporsi ini sudah ditemukan sejak zaman kuno untuk menghadirkan proporsi yang
sangat sempurna dan indah. Membagi sebuah garis dengan perbandingan mendekati
rasio 8: 13 berarti bahwa jika garis yang lebih panjang dibagi dengan garis yang lebih
pendek hasilnya akan sama dengan pembagian panjang garis utuh sebelum dipotong
dengan garis yang lebih panjang tadi. Proporsi ini dikenal dalam istilah deret bilangan
fibonacci yaitu deret bilangan yang setiap bilangannya adalah hasil jumlah dari dua
bilangan sebelumnya dan dimulai dari nol. Bilangan ini sering dipakai dalam
pengukuran bangunan, arsitektur, karya seni, huruf, hingga layout sebuah halaman
karena proporsinya yang harmonis.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 22


Pengelolaan MICE – Kelas XI

b. The Symmetrical Grid

Gambar 2.17 Grid Simetri


Dalam grid simetris, halaman kanan akan berkebalikan persis seperti bayangan cermin dari
halaman kiri. Ini memberikan dua margin yang sama baik margin luar maupun margin
dalam. Untuk menjaga proporsi, margin luar memiliki bidang yang lebih lebar. Layout klasik
yang dipelopori oleh Jan Tschichold (1902-1974) seorang typographer dari Jerman didasari
ukuran halaman dengan proporsi 2:3.

c. Grid System
Sebuah grid diciptakan sebagai solusi terhadap permasalahan penataan clemen-elemen
visual dalam sebuah ruang. Grid systems digunakan sebagai perangkat untuk
mempermudah menciptakan sebuah komposisi visual. Melalui grid system scorang
perancang grafis dapat membuat sebuah sistematika guna menjaga konsistensi dalam
melakukan repetisi dari sebuah komposisi yang sudah diciptakan. Tujuan utama dari
penggunaan grid systems dalam desain grafis adalah untuk menciptakan suatu rancangan
yang komunikatif dan memuaskan secara estetik.

4. Mengorganisasi Layout
Layout yang baik adalah layout yang bisa bercerita dan memberikan pemahaman bagi
pembaca dan pengunjung agar memudahkan dalam menemukan publikasi. Kualitas tata
letak menentukan seberapa cepat khalayak akan diarahkan melalui publikasi cepat dan
bagaimana akan dapat membacanya. Panduan umum untuk layouts adalah sebagai berikut.
a. Mempertimbangkan kepentingan dan latar belakang.
b. Membuat dasar pesan yang akan disampaikan dan rencana tata ruang disekitamya.
c. Menentukan tujuan publikasi sebelum mulai layout.
d. Mengidentifikasi target pemirsa tersebut, kemudian menulis dan mendesain
publikasi, presentasi, atau situs web agar selalu berada dalam benak khalayak
e. Pilih yang sesuai jenis media (halaman web, presentasi, cetak buku, newsletter atau
brosur, dan lain-lain) dan ukuran.
Sedangkan pedoman untuk mengorganisasi layouts adalah sebagai berikut.
a. Menggunakan berbagai jenis ukuran untuk berbagai elemen.
b. Semua format utama sama, semua teks harus diformat sama.
c. Menggunakan berbagai jenis ukuran untuk berbagai elemen.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 23


Pengelolaan MICE – Kelas XI

d. Membentuk suatu hierarki dari jenis ukuran untuk utama, subheads, teks, dan lain-
lain sesuai dengan formal
e. Gunakan warna kebalikan jenis putih pada latar belakang gelap) untuk memisahkan
atau menekankan.
f. Membuat elemen yang paling penting agar khalayak bisa menemukan hal yang besar
pada hal-hal yang kecil.
g. Gunakan spasi kosong untuk tujuan desain dalam publikasi.
h. Menggunakan rules (baris) untuk memisahkan informasi ke dalam grup
i. Berikan bullet pada item-item yang penting.

5. Pembuatan Floor Plan

Gambar 2.18 Floor Plan

Floor plan adalah gambaran teknis dan skalatis dari tata letak stan, panggung dan fasilitas
lainnya secara keseluruhan pada suatu event pada suatu tempat dalam jangka waktu
tertentu. Ada 3 macam floorplan, yaitu:

a Floorplan Tata Artistik


Floorplan tata artistik merupakan sketsa rencana tata artistik yang diimplementasikan
dalam sebuah denah secara lengkap menyangkut elemen stage dan properti serta
penempatannya berdasarkan skala yang sudah dibuat sebelumnya.

b. Floorplan Tata Kamera


Floorplan tata kamera sama dengan floorplan tata artistik namun ada penempatan posisi
kamera. Yang membuat penempatan posisi kamera tersebut adalah pengarah acara
(program director) yang bekerja sama dengan D.O.P (Director of Photography),

c. Floorplan Tata Lighting


Salah satu unsur penting dalam tata panggung adalah tata cahaya atau lighting. Lighting
adalah penataan peralatan pencahayaan, dalam hal ini adalah untuk menerangi panggung
untuk mendukung sebuah pementasan. Sebab, tanpa adanya cahaya, maka pementasan
tidak akan terlihat. Secara umum itulah fungsi dari tata cahaya terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Lighting sebagai penerangan. Yaitu fungsi lighting yang hanya sebatas menerangi
panggung beserta unsur-unsurnya serta pementasan dapat terlihat.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 24


Pengelolaan MICE – Kelas XI

2. Lighting sebagai pencahayaan. Yaitu fungsi lighting sebagai unsur artistik


pementasan.

Tetapi, adakalanya ke tiga floorplan tersebut dibuat menjadi satu saja. Dengan satu
floorplan, pengarah sudah bisa melihat tata artistik, penempatan kamera, serta
penempatan lighting-nya. Denah studio biasanya sudah punya skala yang sangat akurat.
floorplan tata kamera sama dengan floorplan tata artistik namun ada penempatan posisi
kamera.

E. TATA BANQUET

1. Pengertian Banquet
Ada beberapa macam pengertian banquet, antara lain:
a. Berdasarkan Kamus Pariwisata dan Perhotelan
Pengertian banquet adalah suatu panggung mewah yang diadakan di ruangan
khusus dari hotel, dengan menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.
b. Menurut Putra (1998)
Banquet merupakan outlet Food and Beverage Department yang bertugas untuk
menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan yang diselenggarakan oleh
suatu panitia atau pihak lain yang membuat pesanan ke hotel.
c. Menurut R. Sukardi
Banquet adalah pelayanan khusus suatu jaminan atau acara di mana pelayanan
tersebut berbeda atau terpisah dengan pelayanan yang ada di restaurant, coffee
shop, atau grill room.
2. Kesepakatan Pelayanan pada Banquet Dimulai sejak pelanggan memesan tempat
hingga akhir acara, kesepakatan tersebut meliputi:
a. Hari/tanggal dan jam pelaksanaan acara.
b. Jumlah peserta yang hadir.
c. Macam-macam acara yang diinginkan pelanggan.
d. Tahapan penyelenggaraan acara,
e. Tata ruang
f. Jenis pelayanan
g. Fasilitas lain yang diinginkan.
h. Sistem pelayanan.
i. Meja-meja buffet
j. Ruang Stan
k. Dekorasi
l. Permintaan Khusus pada acara yang diselenggarakan seperti acara dansa, bar,
instalasi listrik, screen, podium dan lain-lain

F. LATIHAN/TUGAS/KASUS

Buatlah denah suatu seminar dengan kebutuhan seminar sebagai berikut:


a. Ukuran ruangan seminar 20 m x 30m
b. Peserta seminar 100 orang
c. Pembicara 3 orang dan 1 orang moderator
d. Panggung untuk pembicaraa
e. Projector dan computer serta operatornya

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 25


Pengelolaan MICE – Kelas XI

f. Tempat coffe break


g. 3 buah Stand untuk pameran
h. Meja on site registration
Tentukan posisi masing - masing komponen diatas
Tentukan layout konfrensi yang akan digunakan

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 26


Pengelolaan MICE – Kelas XI
TOPIK 3:
PENDAFTARAN DAN
MENYEDIAKAN MATERI

PENGANTAR
Perubahan dan perkembangan zaman yang semakin pesat membutuhkan kemampuan
beradaptasi yang perlu untuk terus dikembangakan agar dapat berkembang dalam industri
MICE. Kecanggihan teknologi menawarkan manfaat yang bisa mendukung dalam proses
kegiatan MICE terutama dalam pendaftaran dan menyediakan materi. Dengan adanya
perkembangan teknologi proses pendaftaran secara online memudahkan panitia untuk
mendata para calon peserta yang akan mengikuti kegiatan event MICE tersebut. Pembuatan
undangan secara online juga menjadi lebih mudah dan tidak memerlukan waktu yang lama.
Pada Topik 3 ini terdiri dari beberapa materi sebagai berikut:
a. Revolusi Teknologi Komunikasi
b. Pendaftaran
c. Situs Pendaftaran Online
d. Keuntungan Template Undangan Online

A. KOMPETENSI DASAR

3.10 Menganalisis Pendaftaran dan Menyediakan Materi


4.10 Melakukan pendaftaran dan menyediakan materi

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN


1. Menganalisis Revolusi teknologi informasi 1. Setelah mengamati tayangan melalui
2. Menganalisis pendafataran power point, peserta didik dapat
3. Menyeleksi Situs Pendafataran Online menganalisis revolusi teknologi informasi
4. Mengevaluasi Template undangan online dengan cermat
5. Melakukan pendaftaran dan menyediakan 2. Setelah berdiskusi dan mencari informasi
materi melalui internet, peserta didik dapat
menganalisis pendaftaran dengan benar
3. Setelah berdiskusi dan mencari informasi
melalui internet, peserta didik dapat
menyeleksi situs pendaftaran online
dengan tepat
4. Setelah mengamati tayangan melalui
internet, peserta didik dapat
mengevaluasi tempalate undangan online
dengan teliti
5. Setelah melakukan diskusi, peserta didik
dapat melakukan pendaftaran dan
menyediakan materi dengan percaya diri

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 27


Pengelolaan MICE – Kelas XI

D. AKTIVITAS PEMBELAJARAN
Bacalah dengan cermat rumusan tujuan pembelajaran dari kegiatan belajar ini. Tujuan
tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang
diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan
ajar ini :
a. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Kerjakan tugas dan
jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas menguasai hasil
belajar yang diharapkan.
b. Jika dalam proses memahami materi merasa kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman atau konsultasikan dengan guru
c. Setelah menuntaskan semua kegiatan dalam bahan ajar ini. Pelajarilah bahan
ajar selanjutnya
d. Tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya apabila tidak
menguasai materi kegiatan belajar sebelumnya.

E. URAIAN MATERI

A. REVOLUSI TEKNOLOGI KOMUNIKASI


Infrastruktur dari internet dan peralatan komunikasi lainnya serta berkembangnya teknologi
digital telah menimbulkan media baru selain media cetak media elektronik yang bisa
disampaikan kepada pengunjung acara kita oleh para mara petugas pemasaran, bisa berupa:
CD Rooms, telepon seluler/HP, radio, media social (Facebook Twitter Linked, Path), blog,
chat rooms (WhatsApp. Line, Blackberry Messenger, B-Talk dan lainnya), DVD, warung
internet, email, wifi, websites, smartphone, tablet, dan PDA.
1. Telephone dan jaringannya.
2. Software komputer.
3. Aplikasi tertentu.
4. Peralatan teknologi

Dibalik mengotomatisasi berbagai unsur seperti perencanaan dan pengelolaan acara,


teknologi komputer memiliki dampak besar pada industri. Hal ini memengaruhui, tidak
hanya mekanisme event MICE tetapi merupakan dinamika industri MICE juga. Saat ini
desain grafis banyak yang dihasilkan oleh komputer presentasi multimedia, dan sistem
respons interaktif sebagai bagian intrinsik dari banyak program konferensi. Bahkan sekarang
banyak sekali program software dalam laptop yang sudah menunjang untuk dikombinasikan
dengan sistem proyeksi LCD yang menggantikan proyektor slide dan memberikan presenter
fleksibilitas yang jauh lebih besar dari sebelumnya. Banyak sekali convention centre yang
sudah memiliki akses ke komputer
1. Web conferencing
2. Wireless connectivity (konektivitas nirkabel).
3. Audio visual at meetings abroad
a. Production media
b. Teknologi audio visual yang baru
c. Undangan ınvitation, CD and DVD invitation and electronic invitation

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 28


Pengelolaan MICE – Kelas XI

B. PENDAFTARAN
Undangan/invitation adalah salah satu sarana untuk mempromosikan event yang akan kita
selenggarakan, selain itu juga sebagai salah satu cara untuk mendapatkan peserta event.
Tentu Anda semua pernah melihat suatu undangan, minimalnya undangan pernikahan di
daerah Anda. Bentuk undangan didesain seindah mungkin dan semenarik mungkin
Disesuaikan dengan tema dan tujuan dan event tersebut.
1. Undangan Cetak
2. Undangan Elektronik
Event organizer menciptakan undangan secara online pada situs web melalui interface yang
sederhana. Undangan secara online ini biasanya disebut dengan "Evite" Host akan
memasukkan alamat e-mail dari calon peserta event dan Evite akan mengirimkan e-mail
kepada para calon peserta tersebut. Setiap calon peserta akan diberikan pilihan dan harus
memilih salah satu dari empat kategori: "Menghadiri", "Tidak Hadir". "Mungkin" dan "Belum
menjawab Para tamu berpindah sendiri dari kategori "Belum menjawab sampai salah satu
dari tiga kategori "menjawab" kategori dan dapat menulis komentar tambahan.
a. Features.
b. Reminders.
c. Tuan rumah dapat mengirim pengingat e-mail otomatis pada hari-hari sebelum acara
d. Tuan rumah dapat menentukan melalui situs web apakah tamu telah melihat
undangan atau tidak
e. Style

C. SITUS PENDAFTARAN ONLINE


1. Survey Monkey dalam Merancang Event
Untuk merancang kedua event ini, ada cara yang sangat sederhana yang disediakan
oleh perusahaan penyedia jasa survei, SurveyMonkey. Di antara berbagai template yang
disediakan oleh Survey Monkey, ada sebuah tema spesifik yang dapat digunakan untuk
mulai merancang event- yaitu template Event Gunakan template "Event" dalam
SurveyMonkey
Di dalam pilihan tema ini, Anda dapat memilih kembali template yang lebih spesifik.
Misalnya jika Anda ingin melakukan survei kepada orang-orang yang targetkan
mengenai event workshop atau seminar yang akan Anda buat Anda dapat
menggunakan template Event Planning
2. Gunakan Template General Event Feedback
Apa pun bidang event dapat menggunakan template General Event Feedback untuk
mengetahui dan mendapatkan feedback dari para tamu. Kirimkan formulir kepada tamu
(jika Anda sudah memiliki contact para tamu) Ketika Anda sudah mendapatkan
feedback dari para tamu Anda. Anda dapat menggunakan hasil survei tersebut untuk
mengevaluasi dan memperbaiki event-event Anda selanjutnya. Jika Anda belum
memiliki contact para tamu Bahkan jika Anda membutuhkan contact para tamu Anda
yang akan menghadiri event untuk mengundangnya ke event Anda selanjutnya pun
SurveyMonkey sudah menyediakannya terlebih dahulu. Dengan menggunakan template
Contact Information pada kategori Event, Anda dapat mengumpulkan contact para
tamu Anda dengan mudah dan cepat
3. Acuvent by Acuvent
Pemasaran event dan pendaftaran online untuk korporat, pemerintah, asosiasi, badan
amal, organisasi jaringan
4. Aardcom Event Registration by Hardcom Communications
Solusi pendaftaran custom untuk acara perusahaan, konferensi dan pamer dagang
dengan secara online dan sistem penukaran tersedia

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 29


Pengelolaan MICE – Kelas XI

D. KEUNTUNGAN TEMPLATE UNDANGAN ONLINE


Dengan tersedianya template dengan tema spesifik seperti yang disediak oleh sehingga
tidak perlu lagi membuang waktu untuk memikirkan pertanyaan pertanyaan apa yang harus
lontarkan untuk mendapatkan masukan menger undangan event seminar. Selanjutnya,
dapat langsung menyebarkan formu tersebut ke orang-orang yang menurut Anda relevan
dengan tema event yang akan diselenggarakan.

F. LATIHAN/TUGAS/KASUS

Kerjakan secara berkelompok!


a. Buatlah suatu undangan event MICE yang menarik dengan menggunakan material yang
ada dan kelengkapan isi diperhatikan!
b. Buatlah suatu undangan untuk event tertentu, baik menggunakan media cetak dengan
desain dengan komputer ataupun desain sendiri menggunakan media apa pun. Jika ada
gunakan media e-invitation melalui laman dari internet, Hasil yang dikumpulkan adalah
berupa print screen atau hasil cetaknya! Undangan Seminar Ecotourism!

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 30