GuideE Office

USER GUIDE
eOffice Persuratan dan Disposisi
Poltekkes Kemenkes Palangkaraya

Jl. George Obos No. 30, 32, Menteng, Kec. Jekan Raya,
Kota Palangka Raya, Kalimantan Tengah 73111
Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |1

Panduan Pengguna
Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved.
Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah rahasia dan diatur oleh legalitas antara PT Integra
Teknologi Solusi dan Politeknik Kesehatan Kemenkes Palangka Raya dan tidak diperkenankan secara
keseluruhan atau sebagian diberikan atau disalin kepada pihak lain tanpa kesepakatan atau izin tertulis.
Dicetak dan diterbitkan oleh PT Integra Teknologi Solusi untuk penggunaan kalangan terbatas.
Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved Pag e |i

Panduan Pengguna
Daftar Isi
Daftar Isi ...................................................................................................................................................... 1

I. Pendahuluan ......................................................................................................................................... 1
II. Aplikasi Persuratan .............................................................................................................................. 1
1. Alamat dan Login Aplikasi .............................................................................................................. 1
2. Menu Aplikasi .................................................................................................................................. 3
1) Menu Pada Bagian Atas Aplikasi ................................................................................................ 3
2) Halaman Utama ......................................................................................................................... 15
3. Menambahkan Surat Masuk........................................................................................................... 19
1) Surat masuk ke unit penerima yang berasal dari luar unit pengirim, dapat tampil juga di
halaman surat masuk di unit penerima. .............................................................................................. 19
2) Surat masuk ke unit penerima yang berasal dari surat keluar unit pengirim, dapat tampil juga di
halaman surat masuk di unit penerima. .............................................................................................. 22
4. Menambahkan Surat Keluar........................................................................................................... 23
5. Menambahkan Surat Disposisi....................................................................................................... 27
1) Penerima Disposisi ..................................................................................................................... 27
2) Pengirim Disposisi ..................................................................................................................... 29
6. Menginformasikan Surat ................................................................................................................ 33
1) Pengirim Informasi .................................................................................................................... 33
2) Penerima Informasi .................................................................................................................... 38
7. Laporan .......................................................................................................................................... 40
1) Laporan Surat Masuk ................................................................................................................. 40
2) Laporan Surat Keluar ................................................................................................................. 41
3) Laporan Disposisi Masuk........................................................................................................... 43
4) Laporan Disposisi Keluar........................................................................................................... 44
5) Laporan Statistik Surat ............................................................................................................... 47
6) Laporan Informasi Masuk .......................................................................................................... 49
7) Laporan Informasi Keluar .......................................................................................................... 50

Panduan Pengguna
I. Pendahuluan
eOffice merupakan sebuah perangkat lunak yang memberikan fasilitas untuk proses
persuratan. eOffice yang dikembangkan PT Integra Teknologi Solusi yang bekerja sama dengan
Politeknik Kesehatan Kemenkes Palangka Raya meliputi proses surat masuk, surat keluar,
disposisi,masuk dan keluar, informasi masuk dan keluar.
Aplikasi eOffice persuratan ini mempunyai beberapa role pengguna yang mana setiap role
mempunyai peran masing-masing. untuk tipe role manajemen bisa melakukan disposisi surat ke
bawahan dan melakukan informasi ke atasan. Untuk operator surat hanya bisa membuat surat
masuk dan keluar saja.
II. Aplikasi Persuratan

1. Alamat dan Login Aplikasi
eOffice dapat diakses di alamat http://e-office.poltekkes-palangkaraya.ac.id/.Untuk login ke
aplikasi pengguna dapat menggunakan username dan password yang telah diberikan.
Gambar 1.1 Alamat Aplikasi

Panduan Pengguna
Menu Lupa Password
Digunakan apabila pengguna lupa kata sandi masuk aplikasi. Pengguna dapat mengganti
kata sandi dengan cara klik tombol Lupa Password.
Gambar 1.2 Menu Lupa Password
Selanjutnya akan muncul halaman Reset Password seperti gambar berikut:
Gambar 1.3 Halaman Reset Password
Isikan alamat email dan kode pengaman, kemudian klik tombol Reset Password. Silakan
cek email, link reset password akan dikirim ke email yang diisikan di atas.

Panduan Pengguna
2. Menu Aplikasi
Menu utama aplikasi setelah berhasil login adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Halaman Utama Aplikasi
1) Menu Pada Bagian Atas Aplikasi
Gambar 2.2 Menu Bagian Atas Aplikasi
a. E-Office
Menu digunakan untuk kembali ke tampilan awal aplikasi.

b. Grafik
Berisikan grafik dari seluruh unit yang ada di lingkungan Poltekes Kemenkes Palangka
Raya dalam periode 1 bulan terakhir.
Gambar 2.3 Grafik
c. Home
Terdapat dua sub menu pada menu home yaitu Ubah Profile dan Ubah Password

Panduan Pengguna
Gambar 2.4 Menu Home
 Ubah Profile
Berfungsi untuk mengubah profil pengguna, perintah disposisi, penerima
disposisi, dan penerima informasi seperti pada gambar di bawah ini:

Panduan Pengguna

Panduan Pengguna
Gambar 2.5 Halaman Profil Pengguna
Pada halaman ubah profil, tidak semua pengguna dapat mengatur perintah
disposisi yang akan muncul ketika pengguna mengirim disposisi. Jika tidak
muncul bagian tersebut, maka akan muncul pada profil admin atau admin unit.
Untuk notifikasi memerlukan alamat email yang valid. Jika pengguna belum
melengkapi alamat email silakan mengisikan terlebih dahulu.
berisi nama pengguna.
berisi nomor induk karyawan.
berisi nama dari pengguna.
berisi alamat email dari pengguna.
berisi email lain dari pengguna (tidak wajib

diisi).

Panduan Pengguna
befungsi untuk menambah nomer HP dari

pengguna (tidak wajib diisi).
berfungsi untuk mengunggah foto profil.
berfungsi untuk mengunggah tanda tangan.
berfungsi untuk pengatu

ran filter tanggal mulai surat ditampilkan.
berfungsi untuk menampilkan perintah

yang akan tampil ketika pengguna membuat disposisi.
berfungsi untuk menambah nama

orang yang akan menjadi penerima disposisi. Tetapi jika jabatan pengguna yang
sedang login adalah staf, maka penerima disposisi akan kosong.

orang yang akan menerima informasi.

sekretaris dari pengguna yang sedang login.
 Ubah Password
Berfungsi untuk mengubah kata sandi aplikasi
Gambar 2.6 Halaman Ubah Sandi
Pengguna dapat mengganti kata sandi dengan cara mengisi sandi lama terlebih
dahulu kemudian memasukkan sandi baru sebanyak dua kali seperti keterangan
di bawah ini:

Panduan Pengguna
Isikan dengan sandi lama.
Isikan dengan sandi baru yang akan

digunakan.
Silakan masukkan lagi dengan sandi

baru yang akan digunakan. Kemudian klik simpan.
d. Surat
Terdapat delapan sub menu pada menu surat antara lain: Surat Masuk, Surat Keluar,
Tambah Surat Masuk, dll.
Gambar 2.7 Menu Surat
 Surat Masuk
Berfungsi untuk melihat daftar surat masuk yang masuk ke pengguna yang sedang
login.
Gambar 2.8 Daftar Surat Masuk

Panduan Pengguna
Di halaman daftar surat masuk. Pengguna dapat melakukan disposisi atau

menginformasikan kepada pengguna lainnya. Pengguna yang melakukan
disposisi atau informasi bisa melakukan tracking surat meskipun surat tersebut
sudah berada di pengguna lain.
 Surat Keluar
Berfungsi untuk melihat daftar surat keluar yang masuk ke pengguna yang sedang
login.
Gambar 2.9 Daftar Surat Keluar
Di halaman daftar surat keluar. Pengguna dapat mengirim surat kepada pengguna
lainnya, baik Internal maupun eksternal. Untuk pengguna eksternal maka surat
akan bersifat arsip. Namun jika pengguna tujuan adalah pengguna internal maka
pengirim dapat melakukan tracking terhadap surat.
 Tambah Surat Masuk

Berfungsi untuk menambahkan surat masuk. Di dalam menu tambah surat masuk
ada beberapa jenis surat tantara lain: surat rutin, penting, pribadi, rahasia, seperti
pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.10 Jenis Surat Masuk

Panduan Pengguna
 Tambah Surat Keluar

Berfungsi untuk menambahkan surat keluar.
Gambar 2.11 Tambah Surat Keluar
 Disposisi
Berfungsi untuk mengirim disposisi ke bawahan, maupun menerima disposisi dari
atasan. Di dalam menu disposisi terdapat tiga sub menu antara lain: Disposisi
Diterima, Disposisi dikeluarkan,dan, Laporan Disposisi.
Gambar 2.12 Menu Disposisi
 Pesan Nomor Surat Keluar

Berfungsi untuk melakukan pemesanan terhadap nomor surat keluar. Nomor yang
dipesan hanya bisa dipakai oleh unit atau user yang meminta pemesanan nomor.
Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P a g e | 10

Panduan Pengguna
Gambar 2.13 Pesan Nomor Surat Keluar
 Informasi Surat
Berfungsi untuk melihat informasi surat. Di dalam menu informasi surat, terdapat:
informasi masuk dan informasi keluar, seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.14 Menu Informasi Surat

Panduan Pengguna
 Monitoring Nomor Surat Keluar

Berfungsi untuk melakukan monitoring terhadap nomor surat dari unit tertentu.
Gambar 2.15 Monitoring Nomor Surat Keluar
 Setting Nomor Surat Agenda

Berfungsi untuk melakukan setting terhadap nomor surat pada unit tertentu.
Gambar 2.16 Setting Nomor Agenda
 Daftar Penerima Surat

Berfungsi untuk menyimpan template penerima surat yang bisa dipakai user
untuk mempercepat dalam pengiriman surat.

Panduan Pengguna
Gambar 2.17 Daftar Penerima Surat
e. Laporan
Terdapat tujuh sub menu pada laporan antara lain: Laporan Surat Masuk, Laporan Surat
Keluar, Laporan Disposisi Masuk, Laporan Disposisi Keluar, Statistik Surat, Laporan Informasi
Masuk, dan Laporan Informasi Keluar. Laporan dapat ditampilkan dalam format HTML dan
Excel.
Gambar 2.18 Menu Laporan
 Laporan Surat Masuk

Berisi Laporan seluruh surat masuk sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu.
 Laporan Surat Keluar
Berisi laporan seluruh surat keluar sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu.
 Laporan Disposisi Masuk
Berisi laporan Seluruh disposisi masuk sesuai dengan unitnya dalam periode
tertentu.
 Laporan Disposisi Keluar
Panduan Pengguna
Berisi Laporan Seluruh Disposisi Keluar sesuai dengan unitnya dalam periode
tertentu
 Statistik Surat
Berisi Laporan Statistik seluruh surat dari pengguna yang sedang login, dalam
periode tertentu.
 Laporan Informasi Masuk
Berisi Laporan informasi yang masuk sesuai unitnya dan dalam periode tertentu.
 Laporan Informasi Keluar
Berisi Laporan Informasi yang keluar sesuai unitnya dan dalam periode tertentu.
f. Bantuan
Menu yang berisi User Guide sesuai dengan role pengguna yang sedang login.
Gambar 2.19 Menu Bantuan

Panduan Pengguna
g. Nama Profil
Berisi nama pengguna yang sedang login
Gambar 2.20 Nama Pengguna
h. Logout
Menu untuk keluar dari aplikasi.
Gambar 2.21 Menu Logout
2) Halaman Utama
a. Surat Masuk
Surat masuk menampilkan daftar semua surat yang masuk pada pengguna yang sedang
login.
Gambar 2.22 Menu Surat Masuk

Panduan Pengguna
b. Surat Keluar
Surat keluar menampilkan daftar semua surat yang keluar pada pengguna yang sedang
login.
Gambar 2.24 Menu Surat Keluar
c. Disposisi Masuk
Disposisi masuk menampilkan daftar semua disposisi surat yang masuk pada pengguna
yang sedang login.

Panduan Pengguna
Gambar 2.26 Menu Disposisi Masuk
Gambar 2.27 Daftar Disposisi Masuk
d. Disposisi Keluar
Disposisi keluar menampilkan daftar semua disposisi surat yang keluar pada pengguna
yang sedang login.
Gambar 2.28 Menu Disposisi Keluar
Gambar 2.29 Daftar Disposisi Keluar

Panduan Pengguna
e. Informasi Masuk
Informasi masuk menampilkan daftar semua surat masuk yang diinformasikan pada
pengguna yang sedang login.
Gambar 2.30 Menu Informasi Masuk
Gambar 2.31 Daftar Informasi Masuk
f. Informasi Keluar
Informasi keluar menampilkan daftar semua surat yang diinformasikan pada pengguna
lain.
Gambar 2.32 Menu Informasi Keluar

Panduan Pengguna
Gambar 2.33 Daftar Informasi Surat Keluar
3. Menambahkan Surat Masuk

1) Surat masuk ke unit penerima yang berasal dari luar unit pengirim, dapat tampil juga di
halaman surat masuk di unit penerima.
a. Untuk menambahkan surat masuk dapat dilakukan dengan cara klik tombol surat
masuk seperti gambar di bawah:
b. Setelah klik tombol dan akan muncul pilihan seperti di bawah ini:
Catatan:
* Rutin: surat yang bersifat rutin atau yang biasa dikirim dari pihak luar ke internal.
** Penting: surat yang bersifat penting
*** Pribadi: surat yang bersifat pribadi
**** Rahasia: surat yang bersifat rahasia

Panduan Pengguna
Gambar 3.1 Tambah Surat Masuk
Keterangan:
Unit Surat: jika administrator, bebas memilih untuk menambahkan surat masuk
berdasar unit tertentu.
Nomor Surat: diisi dengan nomor surat.
Tanggal Surat: diisi sesuai dengan tanggal surat pada saat masuk.
Dari: diisi dengan asal dari surat itu (jika tujuan tidak ada dalam daftar, pengguna
dapat langsung menambahkan).
Alamat Pengirim: diisi dengan alamat asal pengirim surat.
Klasifikasi Surat: diisi dengan klasifikasi dari surat.
Kepada/Tujuan: diisi nama tujuan surat.
Hal: diisi keterangan singkat tentang perihal surat.
Tembusan: diisi nama pejabat yang dijadikan tembusan
Lampiran Surat: berisi hasil scan surat masuk sebagai bukti hardcopy surat.
Isian lebih: berisi keterangan tambahan, tautan surat, dan lokasi surat.

Panduan Pengguna
Auto scan: digunakan untuk menyambung otomatis aplikasi dengan alat scan.
Sebelum fitur ini berjalan dengan normal, diperlukan unduh plugin scanner terlebih
dahulu.
c. Setelah semua sudah diisi sesuai dengan keterangan di atas, silakan klik tombol
.
d. Setelah itu akan muncul detailnya informasi surat yang baru saja dibuat:
Gambar 3.2 Ringkasan Surat Masuk Setelah Berhasil Ditambahkan
e. Pengguna dapat mengecek kembali surat masuk yang telah dibuatnya melalui menu
surat masuk
Gambar 3.3 Daftar Surat Masuk Yang Berhasil Ditambakan

Panduan Pengguna
f. Tampilan detailnya akan muncul seperti di bawah ini:
Gambar 3.4 Detail Surat
2) Surat masuk ke unit penerima yang berasal dari surat keluar unit pengirim, dapat tampil
juga di halaman surat masuk di unit penerima.
a. Untuk melihat surat masuk dapat dilakukan dengan cara klik tombol surat masuk
seperti gambar di bawah:
b. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut:

Panduan Pengguna
c. Klik daftar surat masuk untuk melihat detail surat. Status akan berubah jika tujuan
sudah membaca surat tersebut.
Gambar 3.6 Tampilan Detail Surat
4. Menambahkan Surat Keluar

a. Untuk menambahkan surat keluar dapat dilakukan dengan cara klik tombol surat keluar

Panduan Pengguna
b. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini:
c. Kemudian klik tombol

d. Lalu muncul form seperti gambar berikut:
Gambar 4.2 Detail Tambah Surat Keluar
Keterangan:
Panduan Pengguna
Nomor Agenda: Untuk mengatur urutan no surat.

Preview Nomor Surat: nomer surat yang secara otomatis akan diisi oleh sistem.
Tanggal: tanggal dikirimkannya surat keluar oleh instansi (catatan: jika tanggal
surat keluar telah lewat, maka nomor surat bisa surut, dengan cara centang
fitur antidatir ).
Jenis: diisikan dengan jenis suratnya.
Klasifikasi Surat: berisi klasifikasi surat.
Penanda Tangan: berisi orang yang akan menandatangani surat.
Dari: berisi asal surat
Kepada/tujuan: berisi tujuan surat atau penerima surat. (Catatan: daftar penerima
surat dapat dipilih dari template penerima yang sudah ditambahkan di menu
daftar penerima surat, tujuannya agar mempercepat dalam memilih tujuan
surat keluar)
Hal: berisi perihal surat
Isi/Ringkasan: berisi pesan singkat terkait surat keluar yang akan dikirimkan
Tembusan: diisi nama pejabat yang dijadikan tembusan surat.
Keterangan Tambahan: berisi keterangan tambahan dari surat.
Penkonsep Surat: berisi orang yang mengonsep surat.

Panduan Pengguna
e. Setelah semua sudah diisi sesuai dengan keterangan di atas, silakan klik tombol
f. Kemudian akan muncul halaman konfirmasi, silakan klik tombol seperti gambar
di bawah ini:
Gambar 4.3 Halaman Konfirmasi Surat Keluar

Panduan Pengguna
g. Lalu akan muncul tampilan detail surat keluar yang berhasil seperti berikut:
Gambar 4.4 Detail Surat Keluar Yang Berhasil Ditambahkan
5. Menambahkan Surat Disposisi

1) Penerima Disposisi
a. Pengguna dapat melihat disposisi yang masuk dengan cara klik menu disposisi

Panduan Pengguna
b. Kemudian akan muncul semua daftar disposisi masuk seperti gambar berikut:
Gambar 5.1 Daftar Disposisi Yang Masuk
c. Untuk melihat detail silakan klik pada daftar disposisi,masuk kemudian akan
tampil halaman seperti di bawah ini:
Gambar 5.2 Lembar Disposisi Masuk

Panduan Pengguna
Pengguna dapat melakukan disposisi terusan kepada staf di bawahnya, atau dapat
juga menginformasikan kepada jabatan yang sama. Apabila tidak perlu meneruskan
disposisi maka pengguna diharuskan mengisi laporan/tanggapan.
d. Dalam mengirim laporan/tanggapan pengguna dapat menyantumkan berkas
lampiran sebagai bukti disposisi telah dikerjakan. Dengan cara klik tombol
.
2) Pengirim Disposisi
a. Untuk membuat disposisi surat pengguna dapat melakukan dengan cara klik menu
surat masuk terlebih dahulu seperti gambar di bawah:
b. Pilih surat masuk yang akan dikirim disposisi, kemudian masuk ke detail surat
Gambar 5.3 Detail Surat Masuk

Panduan Pengguna
c. Pengguna dapat melakukan disposisi (jika mempunyai bawahan), dapat melakukan

konfirmasi ke pengirim bahwa surat sudah dibaca. Jika di surat terdapat lampiran
surat, pengguna juga dapat melakukan unduh dokumen tersebut.
d. Jika ingin melakukan disposisi silakan klik tombol , setelah itu akan
muncul tampilan seperti di bawah ini:
Gambar 5.4 Detail Disposisi
Keterangan:
Tanggal Disposisi: berisi tanggal surat didisposisikan.
Penerima disposisi: berisi nama penerima disposisi, gambar di bawah adalah
contoh list penerima disposisi yang akan muncul berdasarkan jabatan pada struktur.

Panduan Pengguna
Gambar 5.5 List Penerima Disposisi
Instruksi: berisi instruksi disposisi (perlu diatur terlebih dahulu oleh admin unit).
Sifat: berisi sifat disposisi.
Catatan Instruksi: berisi catatan tambahan ataupun instruksi yang harus dilakukan
oleh penerima disposisi.
Tenggat: Berisi tanggal akhir disposisi dilaksanakan.
*ceklist: pilihan disposisi dapat dilihat oleh eselon di bawah yang menerima
disposisi terusan.

Panduan Pengguna
e. Setelah itu silakan klik tombol

f. Kemudian akan muncul preview konfirmasi sebelum disposisi dikirimkan seperti
gambar di bawah:
Gambar 5.6 Halaman Konfirmasi Sebelum Disposisi Dikirim

Panduan Pengguna
g. Untuk melihat detail silakan klik pada daftar disposisi,keluar kemudian akan tampil
halaman seperti di bawah ini:
Gambar 5.7 Lembar Disposisi Keluar
h. Pengguna dapat melakukan pembatalan disposisi jika diperlukan dengan cara klik
tombol . Kemudian akan muncul alasan pembatalan disposisi seperti
gambar berikut:
Gambar 5.8 Pembatalan Disposisi
6. Menginformasikan Surat
1) Pengirim Informasi
a. Untuk menginformasikan surat, pengguna dapat melakukan dengan cara klik menu
surat masuk terlebih dahulu seperti gambar di bawah:

Panduan Pengguna
b. Pilih surat masuk yang akan diinformasukan, kemudian masuk ke detail surat seperti
gambar di bawah:
Gambar 6.1 Detail Surat Masuk

Panduan Pengguna
c. Silakan klik tombol , setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah
ini:
Gambar 6.2 Detail Informasi
Keterangan:
Penerima Informasi: berisi nama penerima informasi, gambar di bawah adalah
contoh list penerima disposisi yang akan muncul berdasarkan jabatan pada struktur.

Panduan Pengguna
Gambar 6.3 List Penerima Informasi
Instruksi: berisi instruksi informasi (perlu diatur terlebih dahulu oleh admin unit).
Catatan: berisi catatan tambahan ataupun instruksi yang harus dilakukan oleh
penerima informasi.
Lampiran Informasi: berisi unggahan lampiran informasi (jika ada).

Panduan Pengguna
d. Setelah itu silakan klik tombol

e. Kemudian akan muncul preview konfirmasi sebelum informasi dikirimkan seperti
gambar di bawah:
Gambar 6.4 Halaman Konfirmasi Sebelum Informasi Dikirim
f. Pemberi informasi dapat melihat daftar surat yang pernah diinformasikan ke

pengguna lainnya dengan melihat di menu informasi keluar seperti gambar berikut:
g. Kemudian muncul halaman daftar surat yang pernah diinformasikan seperti gambar
berikut:
Gambar 6.5 Daftar Surat Yang Diinformasikan

Panduan Pengguna
h. Untuk melihat detail dapat dilakukan dengan cara klik nomer informasi sehingga
akan muncul halaman detail informasi seperti gambar berikut:
Gambar 6.6 Detail Informasi Keluar
*Catatan: pemberi informasi dapat membatalka informasi dengan cara klik tombol
di halaman detail informasi

2) Penerima Informasi
a. Pengguna dapat melihat informasi yang masuk dengan cara klik menu informasi

Panduan Pengguna
b. Kemudian akan muncul semua daftar informasi masuk seperti gambar berikut:
Gambar 6.7 Daftar Informasi Yang Masuk
c. Untuk melihat detail silakan klik pada daftar informasi, kemudian akan tampil
halaman seperti di bawah ini:
Gambar 6.8 Halaman Informasi Masuk
Pengguna dapat menginformasikan surat ke pengguna dengan jabatan yang sama

atau melakukan disposisi kepada staf di bawahnya,. Apabila tidak perlu meneruskan
informasi, pengguna dapat mengisi komentar kemudian klik .

Panduan Pengguna
7. Laporan
1) Laporan Surat Masuk
a. Berisi laporan seluruh surat masuk sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu.
Untuk melihat laporan surat masuk pengguna dapat melakukan dengan cara pilih
menu laporan kemudian pilih sub menu laporan surat masuk seperti gambar di bawah
ini:
b. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 7.1 Laporan Surat Masuk
Keterangan:
Sifat: dipilih sesuai dengan jenis surat yang diinginkan dalam hal ini Rutin, Penting,
Pribadi, atau Rahasia.
Periode: Diisi sesuai dengan kebutuhan. Terdapat beberapa pilihan untuk pengisian
periode, ada yang berdasarkan Hari, dan bulan, sedangkan untuk periode yang
diinputkan dapat dipilih berdasar tanggal surat ataupun tanggal input.
Tampilkan HTML: akan menampilkan daftar atau laporan surat masuk pada
browser dalam berbentuk HTML.
Tampilkan Excel: Sistem akan langsung melakukan unduh untuk daftar atau
laporan surat masuk dalam bentuk Excel

Panduan Pengguna
c. Ketika klik Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar surat masuk akan tampil
pada browser seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 7.2 Daftar Laporan Surat Masuk Tampilan Browser
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar surat masuk akan diunduh
secara otomatis oleh sistem, dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada gambar
di bawah ini:
Gambar 7.3 Daftar Laporan Surat Masuk Tampilan Excel
2) Laporan Surat Keluar

a. Berisi laporan seluruh surat keluar sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu.
Untuk melihat laporan surat keluar pengguna dapat melakukan dengan cara pilih
menu laporan kemudian pilih sub menu laporan surat keluar seperti gambar di bawah
ini:

Panduan Pengguna
Gambar 7.4 Laporan Surat Keluar
Keterangan:
Sifat: dipilih sesuai dengan jenis surat yang diinginkan dalam hal ini Rutin, Penting,
Pribadi, atau Rahasia.
Tampilkan HTML: akan menampilkan daftar atau laporan surat keluar pada
laporan surat keluar dalam bentuk Excel
c. Ketika klik Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar surat keluar akan tampil
Gambar 7.5 Daftar Laporan Surat Keluar Tampilan Browser
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar surat keluar akan diunduh
di bawah ini:
Gambar 7.6 Daftar Laporan Surat Keluar Tampilan Excel

Panduan Pengguna
3) Laporan Disposisi Masuk

a. Berisi laporan seluruh disposisi masuk sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu.
Untuk melihat laporan disposisi masuk pengguna dapat melakukan dengan cara pilih
menu laporan kemudian pilih sub menu laporan disposisi masuk seperti gambar di
bawah ini:
Gambar 7.7 Laporan Disposisi Masuk
Keterangan:
Unit Kerja: sesuai dengan unit kerja dari pengguna yang sedang login (dapat
menampilkan unit di bawahnya, jika centang termasuk unit di bawahnya
dihidupkan.
Status: filter dari status surat, contoh: yang sudah dibaca, yang belum dibaca dll.

Panduan Pengguna
c. Ketika klik Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar disposisi masuk akan tampil
Gambar 7.8 Daftar Laporan Disposisi Masuk Tampilan Browser
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar disposisi masuk akan diunduh
di bawah ini:
Gambar 7.9 Daftar Laporan Disposisi Masuk Tampilan Excel
4) Laporan Disposisi Keluar

a. Berisi laporan seluruh disposisi keluar sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu.
Untuk melihat laporan disposisi keluar pengguna dapat melakukan dengan cara pilih
menu laporan kemudian pilih sub menu laporan disposisi keluar seperti gambar di
bawah ini:

Panduan Pengguna
Gambar 7.10 Laporan Disposisi Keluar
Keterangan:
dihidupkan.

Panduan Pengguna
c. Ketika klik Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar disposisi keluar akan tampil
Gambar 7.11 Daftar Laporan Disposisi Keluar Tampilan Browser
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar disposisi keluar akan diunduh
di bawah ini:
Gambar 7.12 Daftar Laporan Disposisi Keluar Tampilan Excel

Panduan Pengguna
5) Laporan Statistik Surat

a. Berisi laporan statistik surat sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu. Untuk
melihat laporan statistik surat pengguna dapat melakukan dengan cara pilih menu
laporan kemudian pilih sub menu laporan statistik surat seperti gambar di bawah ini:
Gambar 7.13 Laporan Statistik Surat
Keterangan:
Penerima: Otomatis terisi sesuai dengan pengguna yang sedang login.
Tanggal surat: Diisi sesuai dengan range waktu surat yang ingin ditampilkan.
Terdapat filter untuk periode berdasar waktu surat dibuat.
Tampilkan: akan menampilkan perhitungan untuk surat yang diterima, surat
yang sudah dibaca, surat yang belum dibaca, surat sudah dibaca dan sudah
disposisi, dan surat sudah dibaca tapi belum disposisi langsung pada web sistem
persuratan.

Panduan Pengguna
Tampilkan Excel: Sistem akan mengunduh ststistik untuk surat yang diterima,
surat yang sudah dibaca, surat yang belum dibaca, surat sudah dibaca dan
sudah disposisi, dan surat sudah dibaca tapi belum disposisi dalam bentuk Excel.
c. Ketika klik Tampilkan, maka laporan statistik per pengguna akan tampil pada
browser seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 7.14 Laporan Statistik Per Pengguna
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar disposisi keluar akan diunduh
di bawah ini:
Gambar 7.15 Laporan Statistik Per Pengguna Tampilan Excel

Panduan Pengguna
6) Laporan Informasi Masuk

a. Berisi laporan seluruh informasi masuk sesuai dengan unitnya dalam periode
tertentu. Untuk melihat laporan informasi masuk pengguna dapat melakukan
dengan cara pilih menu laporan kemudian pilih sub menu laporan informasi masuk
seperti gambar di bawah ini:
Gambar 7.16 Laporan Informasi Masuk
Keterangan:
dihidupkan.

Panduan Pengguna
c. Ketika klik Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar informasi masuk akan
tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 7.17 Daftar Laporan Informasi masuk Tampilan Browser
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar informasi masuk akan
diunduh secara otomatis oleh sistem, dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada
gambar di bawah ini:
Gambar 7.18 Daftar Laporan Informasi Masuk Tampilan Excel
7) Laporan Informasi Keluar

a. Berisi laporan seluruh informasi keluar sesuai dengan unitnya dalam periode
tertentu. Untuk melihat laporan informasi keluar pengguna dapat melakukan dengan
cara pilih menu laporan kemudian pilih sub menu laporan informasi keluar seperti
gambar di bawah ini:

Panduan Pengguna
Gambar 7.19 Laporan Iinformasi Keluar
Keterangan:
dihidupkan.
c. Ketika klik Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar informasi keluar akan
tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 7.20 Daftar Laporan Informasi Keluar Tampilan Browser

Panduan Pengguna
d. Ketika klik Tampilkan Excel maka laporan atau daftar informasi keluar akan diunduh
di bawah ini:
Gambar 7.21 Daftar Laporan Informasi Keluar Tampilan Excel


GuideE Office

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

GuideE Office

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

USER GUIDE

eOffice Persuratan dan Disposisi

Poltekkes Kemenkes Palangkaraya

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |1

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved.

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved Pag e |i

Daftar Isi ...................................................................................................................................................... 1

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |1

II. Aplikasi Persuratan

Gambar 1.1 Alamat Aplikasi

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |1

Menu Lupa Password

Gambar 1.2 Menu Lupa Password

Selanjutnya akan muncul halaman Reset Password seperti gambar berikut:

Gambar 1.3 Halaman Reset Password

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |2

Gambar 2.1 Halaman Utama Aplikasi

1) Menu Pada Bagian Atas Aplikasi

Gambar 2.2 Menu Bagian Atas Aplikasi

Menu digunakan untuk kembali ke tampilan awal aplikasi.

Gambar 2.3 Grafik

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |3

Gambar 2.4 Menu Home

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |4

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |5

Gambar 2.5 Halaman Profil Pengguna

berisi email lain dari pengguna (tidak wajib

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |6

befungsi untuk menambah nomer HP dari

berfungsi untuk mengunggah foto profil.

berfungsi untuk mengunggah tanda tangan.

berfungsi untuk pengatu

berfungsi untuk menampilkan perintah

berfungsi untuk menambah nama

berfungsi untuk menambah nama

berfungsi untuk menambah nama

Gambar 2.6 Halaman Ubah Sandi

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |7

Isikan dengan sandi lama.

Isikan dengan sandi baru yang akan

Silakan masukkan lagi dengan sandi

Gambar 2.7 Menu Surat

Gambar 2.8 Daftar Surat Masuk

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |8

Di halaman daftar surat masuk. Pengguna dapat melakukan disposisi atau

Gambar 2.9 Daftar Surat Keluar

 Tambah Surat Masuk

Gambar 2.10 Jenis Surat Masuk

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P age |9

 Tambah Surat Keluar

Gambar 2.11 Tambah Surat Keluar

Gambar 2.12 Menu Disposisi

 Pesan Nomor Surat Keluar

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P a g e | 10

Gambar 2.13 Pesan Nomor Surat Keluar

Gambar 2.14 Menu Informasi Surat

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P a g e | 11

 Monitoring Nomor Surat Keluar

Gambar 2.15 Monitoring Nomor Surat Keluar

 Setting Nomor Surat Agenda

Gambar 2.16 Setting Nomor Agenda

 Daftar Penerima Surat

Copyright © 2020 PT Integra Teknologi Solusi, All Rights Reserved P a g e | 12