BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan perkembangan zaman sekarang, teknologi komunikasi berkembang

begitu pesat. Banyak bermunculan berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan

yang canggih seperti telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain

sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan

keberadaannya, bahkan sampai sekarang masih tetap terpakai seolah tak bisa

tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu. Komunikasi

tertulis tersebut adalah surat. Namun masih banyak ditemukan dalam suatu

instansi atau perusahaan yang melakukan berbagai kesalahan dalam proses

pengelolaan surat atau data-data penting yang ada. Seperti ditemukannya data

atau surat tercecer ataupun rusak. Kegiatan pengelolaan surat ini termasuk suatu

kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan

pengelolaan surat itu dapat berbeda bagi setiap instansi. Kegiatan surat menyurat

harus mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh karena isi surat pada

perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi

atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya

dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar.

Seperti halnya pada SMK Negeri 1 Cipunagara masih memerlukan

penanganan prosedur tata persuratan yang baik. Prosedur pengelolaan surat masuk

yang baik meliputi : pengelompokan surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat

I-1
dan pendistribusian surat. Sedangkan untuk surat keluar meliputi : pembuatan

konsep,

I-2
 persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat,

pengiriman surat.

Pengelolaan data surat masuk dan surat keluar pada bagian persuratan di

SMK Negeri 1 Cipunagara masih menggunakan cara manual dalam penginputan

data. Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut

sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer

melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi untuk

menginput data surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membangun sebuah

sistem berbasis Web pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang

diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI

BAGIAN TATA USAHA SMK NEGERI 1 CIPUNAGARA”. Semoga sistem informasi ini

bisa berjalan dengan lancar dan bermanfaat bagi SMK Negeri 1 Cipunagara

khususnya bagian kepegawaian dalam pengolahan data surat masuk dan surat

keluar.

1.2 Identifikasi Masalah

Dalam pembuatan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini

penulis mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan Surat Masuk

dan Keluar di SMK Negeri 1 Cipunagara ini yaitu :

1. SMK Negeri 1 Cipunagara mengalami kesulitan dalam pengelolaan surat karena

masih banyak ditemukan berbagai kesalahan dalam proses pengelolaan surat

tersebut.

I-2
 2. Bagaimana membangun media penyimpanan surat masuk dan surat keluar

secara elektronik menggunakan basis data?

3. Bagaimana membuat aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk

SMK Negeri 1 Cipunagara agar proses pengarsipan surat baik surat yang masuk

maupun surat keluar dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat dan mudah?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka akan dibuat batasan masalah

sebagai berikut :

1. Mencatat identitas surat masuk dan surat keluar di SMKN 1 Cipunagara,

2. Mencetak disposisi surat masuk,

3. Mencetak data surat masuk dan surat keluar dari tanggal, bulan dan

tahun.

1.4 Maksud dan Tujuan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memiliki maksud dan tujuan

yang ingin dicapai. Adapun maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini

adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan dapat memperbaiki system yang ada sebelumnya yang masih

manual.

2. Membantu untuk memperoleh informasi yang cepat dan tepat.

3. Membantu dan mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan

surat yang masuk atau pun surat yang keluar.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat dari pembuatan sistem informasi surat masuk dan keluar berbasis

web ini adalah:

I-3
 1. Dapat memudahkan dalam memperoleh informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar di SMK Negeri 1 Cipunagara.

2. Dapat membantu dalam melakukan pengembangan dan pengelolaan

administrasi surat.

1.5 Metode Penelitian

Untuk menyelesaikan penelitian secara objektif, maka penulis menggunakan

beberapa metode :

1.5.1 Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model

waterfall. Metode air terjun atau yang sering disebut metode waterfall

sering dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini

menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada

pengembangan perangkat lunak, dimulai dengan spesifikasi kebutuhan

pengguna lalu berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan (planning),

permodelan (modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem

ke para pelanggan/pengguna (deployment), kemudian diakhiri dengan

dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan.

1.5.2 Teknik Pengumpulan Data

Dalam Tugas Akhir (TA) ini penulis mengumpulkan data-data yang

diperlukan dengan menggunakan beberapa teknik pengumpulan data.

Teknik-teknik pengumpulan data yang digunakan diantaranya sebagai

berikut :

1. Studi Pustaka

I-4
 Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan jurnal dan bacaan-

bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian. Referensi yang

diambil penulis adalah buku agenda surat masuk dan surat keluar di

SMK Negeri 1 Cipunagara.

2. Observasi

Teknik pengumpulan data ini sebagai sarana pengambilan data-data

terkait Tugas Akhir (TA). Dimana metode ini merupakan hasil penijauan

langsung dari objek yang diamati di SMK Negeri 1 Cipunagara.

3. Wawancara

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara

langsung yang ada kaitannya dengan topik yang diambil. Pada metode

ini penulis menanyakan langsung pada staf Tata Usaha di SMK Negeri 1

Cipunagara.

1.6 Jadwal dan Tempat Penelitian

1.7.1 Jadwal Penelitian

Fase
Inception Elaboration Construction
Keterangan
Januari Februari Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Requirement
Analysis
Desain
Implementation

Dan Test
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

I-5
 1.7.2 Tempat Penelitian

Penelitian ini bertempat di SMK Negeri 1 Cipunagara, tepatnya dibagian Tata

Usaha bagian persuratan.

1.8 Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi latar belakang, identifikasi masalah, batasan

masalah, maksud dan tujuan penelitian, metodologi penelitian,

sistematika penelitian dan jadwal penelitian.

BAB II : LANDASAN TEORI

Berisi teori dasar yang mendukung penulisan tugas akhir, mencakup

metode atau teknik yang digunakan, teori tentang permasalahan,

uraian singkat perangkat implementasi yang dipakai, dan kerangka

penyelesaian masalah.

BAB III : ANALISIS KEBUTUHAN

Pada Bab ini berisi tentang profile organisasi , penerapan metode,

pembahasan mengenai analisis sistem yang berjalan, analisis

kebutuhan sistem, analisis kebutuhan informasi, kebutuhan perangkat

lunak, kebutuhan fungsional dan non fungsional, pendefinisan aktor

usecase, pemodelan usecase, skenario usecase, pemodelan activity.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM

Pada Bab ini berisi tentang perancangan sistem informasi yang

meliputi gambaran perancangan sistem baru yang diusulkan,

perancangan class diagram , perancangan class interface, perancangan

I-6
sequence diagram, perancangan basis data beserta relasinya, dan

perancangan antarmuka.

I-7
BAB V : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Pada Bab ini berisi tentang hasil dari analisis sistem informasi

kemudian mengimplementasikannya ke dalam sebuah aplikasi lalu

dilakukan pengujian aplikasi yang telah dibuat.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan hasil analisa

dan perancangan serta implementasi dari sistem yang telah dikerjakan.

I-8
I-9