BAB IV

PERANCANGAN

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan model

baru yang akan dirancang. Tahapan ini bisa digunakan untuk menentukan baik

tidaknya atau cocok tidaknya sistem baru yang akan dirancang tersebut. Tahapan

perancangan sistem ini berisi tentang tujuan perancangan sistem, gambaran umum

sistem yang diusulkan, perancangan prosedur yang diusulkan, perancangan

basis data dan perancangan antar muka.

4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan sebuah

perangkat lunak yang mampu untuk :

1. Meningkatkan kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan

sistem serta meminimalkan biaya operasional dalam pengolahan data

jaringan jalan secara keseluruhannya.

2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

3. Memperkecil presentase kerusakan atau kehilangan data serta

memudahkan dalam pengelolaan datanya.

4.1.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem Informasi pengelola surat masuk dan surat keluar yang akan

dibuat ini mampu mengelola data surat-menyurat di SMK Negeri 1

IV-58
 Cipunagara yang berkaitan dengan kedinasan yang bersifat formal dan

terintegrasi dengan basis data.

Perancangan prosedur yang diusulkan ini dibuat agar meminimalkan

kekurangan, kelemahan, dan mengatasi masalah yang dihadapi. Perancangan

prosedur ini diharapkan dapat memberi solusi untuk alternatif baru yang

dapat memaksimalkan penyampaian informasi analisis perancangan prosedur

sistem yang diusulkan, prosedur pengelolaan surat masuk adalah sebagai

berikut ini :

1. Petugas menerima surat masuk dari Dinas/Instansi lain.

2. Petugas login ke sistem.

3. Petugas pilih menu surat masuk.

4. Petugas memasukan data surat masuk.

5. Petugas memindai atau memotret surat masuk.

6. Petugas mengunggah hasil pindai atau hasil potret surat masuk.

7. Petugas menyimpan data nya.

Prosedur Kerja untuk pengelolaan surat keluar adalah:

Petugas menerima surat yang akan dikirim keluar yang telah di tandatangani

pihak berwenang.

1. Petugas login ke sistem

2. Petugas pilih menu surat keluar

3. Petugas memasukan data surat keluar

4. Petugas memindai surat yang akan dikirim keluar tersebut.

IV-59
 5. Petugas mengunggah hasil pindai tersebut ke sistem

6. Petugas menyimpan datanya.

4.2 Perancangan Class Diagram

Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan

objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi,

dan lain-lain. Class diagram memiliki tiga area pokok yaitu : 1) nama, 2) atribut, 3)

metode.

Gambar 4.1 Class Diagram Sistem Informasi Surat

IV-60
 Gambar diatas merupakan class diagram dari sistem informasi surat.

Class diagram diatas menunjukan bahwa sistem ini mempunya empat kelas yang

terdiri dari data surat masuk, data surat keluar, user, dan bidang. Class diagam

ini masing-masing mempunyai controller, model, dan view.

4.3 Perancangan Sequence Diagram

Sequence Diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau

rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respon dari sebuah aktivitas

untuk menghasilkan output. Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-

masing skenario yang telah digambarkan sebelumnya pada BAB III.

4.3.1 Sequence Diagram Login

Gambar 4.2 Sequence Diagram Login

IV-61
4.3.2 Sequence Diagram Tambah Surat Masuk

Gambar 4.3 Sequence Diagram Tambah Surat Masuk

4.3.3 Sequence Diagram Edit Data Surat Masuk

Gambar 4.4 Sequence Diagram Edit Data Surat Masuk

IV-62
4.3.4 Sequence Diagram Hapus Surat Masuk

Gambar 4.5 Sequence Diagram Hapus Surat Masuk

4.3.5 Sequence Diagram Tambah Surat Keluar

Gambar 4.6 Sequence Diagram Tambah Surat Keluar

IV-63
4.3.6 Sequence Diagram Edit Surat Keluar

Gambar 4.7 Sequence Diagram Edit Surat Keluar

4.3.7 Sequence Diagram Hapus Surat Keluar

Gambar 4.8 Sequence Diagram Hapus Surat Keluar

IV-64
4.3.8 Sequence Diagram Tambah Petugas

Gambar 4.9 Sequence Diagram Tambah Petugas

4.3.9 Sequence Tambah Disposisi

Gambar 4.10 Sequence Diagram Tambah Disposisi

IV-65
4.4 Perancangan Data Base

Perancangan database adalah proses perancangan file pada database yang

akan menjadi tempat penyimpanan data-data yang akan kita input. Tujuan dari

perancangan database adalah untuk menentukan data dalam sistem, sehingga

informasi yang dihasilkan dapat dipenuhi dengan baik.

4.4.1 Tabel Referensi Klasifikasi Surat

Nama Tabel : Referensi

Fungsi : Untuk menentukan kode yang harus di gunakan untuk

setiap surat yang di tambahkan.

Jenis : Tabel Master

Primary Key : id

Gambar 4.11 Tabel Referensi Klasifikasi

4.4.2 Tabel Instansi

Nama Tabel : Instansi

Fungsi : Untuk menentukan kode yang harus di gunakan untuk

setiap surat yang di tambahkan.

Jenis : Tabel Master

Primary Key : tr_instansi

IV-66
 Gambar 4.12 Tabel Instansi
4.4.3 Tabel Admin

Nama Tabel : Admin

Fungsi : mengurus hal-hal administrasi

Jenis : Tabel Master

Primary Key : t_admin

Gambar 4.13 Tabel Admin

4.4.4 Tabel Disposisi

Nama Tabel : Disposisi

Fungsi : untuk mengetahui kelanjutan dari surat masuk

Jenis : Tabel Master

Primary Key : t_disposisi

Gambar 4.14 Tabel Disposisi

IV-67
4.4.5 Tabel Surat Keluar

Nama Tabel : Surat Keluar

Fungsi : Mencatat data surat yang di keluarkan sekolah

Jenis : Tabel Master

Primary Key : t_surat_keluar

Gambar 4.15 Tabel Surat Keluar

4.4.6 Tabel Surat Keputusan

Nama Tabel : Surat Keputusan

Fungsi : Mencatat instansi yang mengunakan aplikasi

Jenis : Tabel Master

Primary Key : t_surat_keputusan

Gambar 4.16 Tabel Surat Keputusan

IV-68
4.4.7 Tabel Surat Masuk

Nama Tabel : Referensi

Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk

Jenis : Tabel Master

Primary Key : ref_klasifikasi

Gambar 4.17 Tabel Surat Masuk

4.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antarmuka disebut juga user Interface bertujuan

memudahkan komunikasi/ interaksi antara pemakai sistem dengan komputer.

Komunikasi terdiri dari menu utama, proses pemasukkan data ke sistem dan

mampu menampilkan output yang berupa informasi kepada pengguna.

IV-69
4.5.1 Perancangan Antarmuka Login

Gambar 4.18 Perancangan Interface Login

4.5.2 Perancangan Antarmuka Beranda Admin

Gambar 4.19 Perancangan Interface Beranda Admin

IV-70
4.5.3 Perancangan Antarmuka Referensi Surat

Gambar 4.20 Perancangan Interface Referensi Surat

4.5.4 Perancangan Antarmuka Agenda

Gambar 4.21 Perancangan Interface Agenda

IV-71
4.5.5 Perancangan Antarmuka Pengaturan

1. Perancangan Antarmuka Manage Admin

Gambar 4.22 Perancangan Interface Manage Admin

2. Perancangan Antarmuka Instansi

Gambar 4.23 Perancangan Interface Instansi

IV-72
4.5.6 Perancangan Antarmuka Surat Masuk

Gambar 4.24 Perancangan Interface Surat Masuk

1. 1. 1111111

IV-73
1. Perancangan Antarmuka Tambah Surat Masuk

Gambar 4.25 Perancangan Interface Tambah Surat Masuk

IV-74
2. Perancangan Antarmuka Disposisi

Gambar 4.26 Perancangan Interface Disposisi

3. Perancangan Antarmuka Tambah Disposisi

Gambar 4.27 Perancangan Interface Tambah Disposisi

IV-75
4.5.7 Perancangan Antarmuka Surat Keluar

Gambar 4.28 Perancangan Interface Tsurat Keluar

1. Tambah Surat Keluar

Gambar 4.29 Perancangan Interface Tambah Surat Keluar

IV-76