Electrrical D

E Distriibutio
on Nettworkk 
M agemeent Sy
Mana ystemm Pilott Stud
dy 
P
Phase I: Ge
eographic IInformatio
on System D
Developmeent 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Prep ared By: 
   
Project Understanding 
The Volta River Authority (VRA) intends to develop a geographic information system (GIS) to serve as the 
foundation of a robust asset management system for their electrical power distribution network. Currently, 
AutoCAD is being used to maintain electronic maps of some portions of the network. However, coverage is not 
complete and CAD maps do not allow for efficient system analysis or management. The authority intends to 
capture all data associated with the components of the distribution network including transformers, power 
poles, conductors, isolators, breakers, reclosers, voltage regulators, etc. for the purposes of better managing 
their assets and performing engineering analysis of the network. Additionally, utility customers must be 
represented in the GIS to facilitate customer service and to aide in rapidly identifying customers affected by 
system outages.  

Scope of Work 
KHAFRA was asked to provide a technical approach to achieve the authority’s GIS goals by inventorying the 
electrical distribution network within the pilot study city of Tamale. Work shall include the conversion of existing 
AutoCAD drawing files to a standard GIS database format for the study area. All relevant information annotated 
in the drawings shall be captured as attributes of the associated GIS features. Once conversion is complete, field 
inspection of the system shall be used to validate the converted data as well as to inventory any system 
components not already captured. The goal of this phase of work is to train local inspection crews to use GPS 
and mobile‐GIS technologies to efficiently gather information from the field and incorporate it into the GIS.  

Technical Approach 
The approach outlined below is comprised of methods, tools, and procedures that have proven to be most 
successful during our extensive work with both data conversion and field inventory of utility assets. The maturity 
of the GIS industry and the advent of highly accurate differentially‐corrected global navigation satellite systems 
(GNSS) technology have resulted in powerful tools for managing utility system assets. Our approach leverages 
these technologies for the rapid location and inventory of the transmission and distribution networks within the 
study area. The remainder of this document is broken into three parts: Data Conversion, Field Reconnaissance, 
and a discussion of the specific hardware and software recommended for the project. 

Part I – Data Conversion 
The Environmental Science and Research Institute (ESRI) is recognized as the preeminent developer of GIS 
technology. As such, they enjoy extensive third‐party developer support and their ArcGIS platform readily 
integrates with a wide variety of information systems including customer information systems and maintenance 
management systems. KHAFRA recommends that VRA standardize on this platform because their world‐wide 
support network, including a distributor in Ghana, ensures future needs can be met and that ongoing support 
can be provided.  
Upon receipt of the current CAD files for the City of Tamale, KHAFRA technicians will import the geometric 
information from AutoCAD into an ESRI geodatabase built upon the ArcGIS Electric Distribution data model. This 
model will be configured and customized to meet the authority’s specific needs, and serves as a proven starting 
point to capture the properties, behaviors, and relationships of real‐world distribution network objects. The 
object types include simple objects, geographic features (objects with location), network features (objects with 
geometric integration with other features), annotation features, and other more specialized feature types. It 
allows relationships among objects to be defined as well as rules for maintaining the referential integrity 
between related objects. By expanding this model, we will ensure that the resulting database accurately 

1 
 
represents the electric distribution network in a way that transcends traditional GIS and mapping boundaries to 
improve operational efficiencies. 
KHAFRA will write custom scripts to scrub the resulting data to remove duplicate geometries, overlapping lines, 
unnecessary line nodes, etc. Often when multiple files are merged into one dataset, significant cleanup is 
necessary along the boundaries of the files. Our technicians are well‐trained to identify such inconsistencies and 
to correct them so the final dataset contains seamless and clean data. In addition, we will automate and verify 
the incorporation of annotation present in the drawing files into attribute values for the converted features. 
Once existing electronic data has been incorporated into the GIS, the focus of the project will shift to field 
verification and augmentation.  

Part II – Field Inspection 
KHAFRA’s field methodology is intended to ensure the reliable location of utility assets suitable for field data 
acquisition. Our approach is designed to enable estimation of the accuracy and precision of the data collected 
using the Global Positioning System (GPS). While GPS has proven to be a revolutionary technology for asset 
management, it requires an understanding of the limitations of the system. KHAFRA’s approach addresses these 
challenges in a way that ensures reliable results with minimal impact to the project schedule. 

Data Collection Procedures 
Accurate data collection requires that appropriate data collection equipment is properly configured to meet 
data accuracy requirements, that qualified field personnel are adequately trained, and that the positional 
accuracy of the data can be quantified. KHAFRA’s approach to field GPS data collection addresses each of these 
areas and is described herein. 
Each visible feature of the distribution network will be verified during field inventory. The field application will 
be developed such that relevant attributes of the system components can be easily collected using forms 
containing drop‐down boxes, check boxes, and radio buttons that validate the information being entered into 
the GIS. Converted features from the authority’s CAD files will already appear in the application but will given a 
neutral color until such time it is inspected. Once it has been verified, it will change color to match new features 
so that field crews can immediately identify what work needs to be completed and what has previously been 
accomplished. 
Work assignments will be preloaded onto the handheld device each day by a field manager. This person will bear 
responsibility for monitoring the quality of work coming from the field, post‐processing the GNSS data to ensure 
it meets project accuracy requirements, and sequencing the work of the crews to ensure timely collection 
efforts. Once an area has been identified for work, the manager will create a dataset and assign it to a specific 
crew. We will implement automated synchronization software that will place the required files onto the 
appropriate handheld assigned to a crew member. At the end of the day, the handheld will be cradled for 
charging and the field data will automatically synchronize back onto the system ready for further analysis.  
Once field collection of a work assignment is complete, the ArcGIS GPS Analyst tools will be used to post‐process 
the positional information to further refine its accuracy. The field manager will review the collected data and if 
acceptable, will check the data into the geodatabase. Using this process, the GIS is quickly updated with field 
information that becomes immediately accessible to other users of the system. Beyond initial data collection, 
this same process can be used to maintain the currency of the GIS as improvements or changes are made to the 
distribution network or as the network expands. 

2 
 
 
Part III – Information Technology and Systems 
GIS Technology 
Geographic information systems (GIS) have matured over 30 years of development to become the cornerstone 
of modern enterprise information systems.  From customer relationship management (CRM) systems to asset 
management, logistics, engineering, and operations, GIS provides the connection between real‐world objects 
and abstract information. It allows organizations to make informed decisions, increase efficiency, share 
organizational knowledge across departments, and solve business problems. 

 
Figure 1 (ESRI, 2009) 

Server Software 
While initially not necessary to accomplish the GIS conversion and field inventory exercises, it is important to 
ensure that the solution can be scaled to an enterprise level for system‐wide implementation. An important 
component of any enterprise system is the server‐side software platform. ESRI uses ArcSDE (spatial database 
engine) to process requests for spatial data and return only the portion of the database required for the 
solution. This approach dramatically improves data efficiency and provides the end user with the data they need 
quickly. This is extended by ArcGIS Server to connect people with the geographic information they need through 
web mapping applications and services to further improve internal workflows. These web services extend far 
beyond basic web mapping to include the ability of mobile workforces to update data in the geodatabase in real‐
time from the field. As network changes are made in the field, they can be immediately reflected in the GIS so 
analysts always have the most complete information available to them. 

Desktop Applications 
Desktop GIS allows users to perform spatial analysis, model operational processes, and visualize results on 
professional‐quality maps. ArcEditor is a powerful tool for editing and managing geographic data. It supports 
multiuser editing of the same data without interfering with each other, the definition of spatial relationships 
3 
 
between features using topology rules and validation. And it allows data to be captured from scanned maps 
through raster‐to‐vector conversion tools.  
ArcView is used for visualizing, managing, creating, and analyzing geographic data. Users can author maps, 
generate reports and charts, and print maps or embed them into documents. While it lacks the advanced editing 
features of ArcEditor, ArcView still provides a powerful suite of manipulation tools and is an important 
component of a successful GIS implementation. 

Mobile­GIS 
Mobile GIS enables field based personnel to capture, store, update, and manipulate geographic information. 
KHAFRA has used ESRI’s ArcPad product for over 8 years to integrate GPS into GIS data collection efforts.  Some 
of the key features that make ArcPad the ideal tool for mobile GIS data collection include: 
• Support for position averaging when capturing a point feature or a vertex for a polyline or polygon 
feature 
• Ability to set the maximum thresholds for error measurements such as position dilution of precision 
(PDOP) and 3D mode only (ensures  that a minimum of 4 satellites are used) 
• Support for base map information such as edge of pavement, buildings, and street names to aid in 
navigation and accurate feature identification 

GPS Technology 

Hardware 
Prior to commencement of field activities, a determination will be made whether the satellite‐based 
augmentation systems (SBAS) can provide sub‐meter accuracy in Tamale. If so, we recommend the use of a 
Trimble GeoXM in concert with their GeoBeacon Receiver. Together, these devices provide a highly‐portable 
GPS solution that fully supports mobile GIS applications.  If the SBAS cannot provide sufficient accuracy in 
Tamale, we will use a ground‐based augmentation system (GBAS) by establishing a control point in Tamale and 
setting up a receiver to collect real time kinematic (RTK) data. This data will be used to refine the positions 
collected on the GeoXM handheld devices to achieve the sub‐meter accuracy necessary for GIS mapping 
applications. Both of these arrangements typically provide horizontal positional accuracy of approximately 0.5m. 
To ensure consistent data quality, position collection will only occur when a minimum of 4 satellites are 
available, a maximum PDOP of 6, a minimum signal‐to‐noise ratio (SNR) of 39 dBHz, and a minimum satellite 
elevation of 15 degrees from the horizon are achieved. The local coordinate system will be used as directed by 
VRA. 

Software 

Trimble GPScorrect Extension for ArcPad 
The GPScorrect extension for ArcPad provides enhanced GPS and real‐time control. This includes the ability to 
set elevation masks to ensure that position information is only taken from satellites above 15 degrees. It also 
allows a minimum SNR to be set so that only information meeting project requirements is used. GPScorrect 
communicates with a Trimble GPS receiver to collect postprocessable GPS positions for features created or 
updated in ArcPad. Once the data has been collected using this software, it can be postprocessed to provide 
differentially corrected GPS data that can then be applied to the shapefiles modified in ArcPad using the GPS 
Analyst extension in ArcView. 

GPS Analyst Extension for ArcGIS 
The Trimble GPS Analyst extension for ESRI ArcGIS software enables GPS data to be utilized directly in a personal 
geodatabase. It differentially corrects GPS data collected using the GPScorrect extension for ArcPad to improve 

4 
 
the accuracy of GPS positions to sub‐meter levels. It also provides GPS position validation to ensure project 
accuracy requirements are met.  
 
 

Cost Proposal 
The cost proposal included herein is a 2 part pricing structure with the first task as a lump sum cost and the 
secondary item set up as a per feature pricing structure based on KHAFRA’s analysis of the existing CAD files, IT 
infrastructure and survey of the local environment. This estimate is preliminary and will be adjusted accordingly 
based on information generated following a comprehensive analysis of the current environment in Tamale for 
field survey. 
KHAFRA’s currently estimates that Tamale has 200 CAD files readily available to be converted and imported into 
a GIS. KHAFRA will use the CAD data and verify network integrity in the resulting GIS at a proposed cost lump 
sum cost of $512,680.  
To determine level of effort required for this project KHAFRA will visit Tamale and assess the accessibility layout 
of the overall electrical grid. At this time it will be determined the average amount of time necessary for field 
crews to locate and record GPS coordinates and asset attributes per feature. Since electrical utility assets are 
generally stacked, multiple assets and associated attributes will appear per feature point collected.  
Since KHAFRA cannot obtain an estimated number of total points to be collected in Tamale, the cost proposal 
will be per point costs. Based on prior experiences, KHAFRA believes that each feature point and associated 
assets will require an average 10 minutes to pinpoint sub‐meter accuracy GPS data and 13 minutes to record 
attribute data for an estimate of 23 minutes per point. Given these estimates, we expect that technicians will be 
able to collect 20 points per day. Total points and assets collected per day will depend on number of field crews 
available. 
KHAFRA proposes a cost of $25.00 (USD) per point and a onetime mobilization cost of $60,000 in order to 
purchase the necessary software and GPS handheld equipment on behalf of the VRA to be turned over to VRA at 
the conclusion of the field effort. This mobilization cost will also include travel for KHAFRA staff to train VRA 
employees on field collection techniques and use of the handheld software. Utilizing the estimated number of 
assets provided by VRA for the Sunyani area, the estimated total cost is $2,792,030.91. Invoices will be billed as 
assets are collected and signed off by VRA to ensure overall quality and customer satisfaction. 
 
 
 
 
 
 

5