UNIT PENGAJIAN LUAR KAMPUS

PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

SCCG3143

KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

TUGASAN INDIVIDU :

ESEI KOMUNIKASI EFEKTIF

DISEDIAKAN UNTUK :

EN KHAIRIL AMRI BIN OTHMAN ARIFF

DISEDIAKAN OLEH :

CHE WAN MUHAMMAD IRFANUDDIN BIN CHE WAN JAMIL

248914 (NO MATRIK) / 0135969585 (NO TEL)

TARIKH SERAHAN :

29 NOVEMBER 2020

1
 SENARAI KANDUNGAN

Kandungan Muka Surat

1. Cover 1

2. Senarai Kandungan 2

3. Pengenalan 3

4. Kepentingan Komunikasi Efektif 4

5. Kemahiran Komunikasi Yang Perlu Ada 6

6. Kesan Kurangnya Komunikasi Efektif 11

7. Tindakan Dalam Mencapai Matlamat Organisasi 13

8. Rumusan 14

9. Rujukan 15

2
PENGENALAN

Komunikasi boleh ditafsirkan sebagai penyampaian atau pertukaran maklumat melalui

percakapan, menulis, atau menggunakan media lain. Walaupun ini adalah tafsiran yang

kelihatan mudah, ianya akan menjadi lebih kompleks apabila kita berfikir tentang

bagaimana kita dapat menyampaikan sesuatu maklumat. Terdapat pelbagai jenis

komunikasi dan boleh juga terjadi lebih daripada satu jenis komunikasi dalam satu - satu

masa.

Komunikasi memainkan peranan yang amat penting dalam sesebuah organisasi. Oleh itu,

adalah sangat penting bahawa saya dapat melaksanakan komunikasi peringkat organisasi.

Komunikasi yang efektif ini amat penting untuk saya melibatkan diri dalam proses

pengembangan organisasi. Ini adalah sesuatu yang akan membantu pihak pengurusan untuk

melaksanakan fungsi asas pengurusan seperti merancang, menyusun, mengawal dan lain -

lain.

Tidak dapat dinafikan bahawa kemahiran komunikasi sama ada secara bertulis atau lisan

menjadi asas bagi sebarang aktiviti perniagaan. Maka dua perkara ini perlu dikuasai

sepenuhnya oleh saya dan semua kakitangan dalam organisasi. Ini adalah penting untuk

menjadikan komunikasi dalam organisasi lebih efektif.

3
KEPENTINGAN KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi yang efektif adalah perkara asas untuk saya membantu mencapai matlamat

organisasi. Tidak ada organisasi yang boleh wujud tanpa komunikasi. Penyelarasan kerja

mungkin menjadi tidak tersusun dan lama kelamaan organisasi akan runtuh kerana

kekurangan komunikasi. Kerjasama juga menjadi mustahil kerana saya tidak dapat

menyampaikan keperluan saya dan kepada orang lain. Sekiranya komunikasi terbuka di

tempat kerja digalakkan, saya dan pasukan kerja saya akan menjalinkan kerjasama yang

lebih padu dan efektif. Komunikasi yang baik dalam satu pasukan juga boleh meningkatkan

semangat saya dan pasukan. Apabila kami merasakan bahawa mereka mendapat aliran

maklumat yang baik mengenai misi dan visi organisasi, mereka akan merasa lebih

bersemangat dalam menjalankan peranan kami. Komunikasi dalaman yang berkala juga

dapat menyebabkan peningkatan etika kerja kami.

Komunikasi efektif ini juga amat penting untuk dikuasai oleh majikan saya. Melalui

komunikasi yang efektif, seorang majikan dapat memberi maklumat kepada saya mengenai

tanggungjawab saya dan apa yang diharapkan daripada saya. Kemahiran komunikasi yang

baik juga membantu majikan memberikan maklum balas yang membina kepada saya,

membina hubungan yang lebih baik, dan memahami tujuan peribadi yang mungkin ingin

dicapai oleh saya. Oleh itu, seorang majikan yang berjaya wajiblah mengetahui seni

komunikasi. Lebih-lebih lagi, komunikasi adalah cara di mana pekerja dapat dimotivasi

dengan betul untuk melaksanakan rancangan organisasi dengan penuh semangat.

Kekurangan komunikasi yang efektif boleh menyebabkan keruntuhan organisasi dalam

tempoh jangka masa yang panjang. Komunikasi juga boleh menyebabkan pertambahan

4
produktiviti dalam budaya kerja dan dapat membantu mengelakkan penundaan yang tidak

perlu dalam pelaksanaan dasar. Komunikasi tidak hanya terhad kepada pekerja. Pengurusan

mesti berkomunikasi dengan pelanggan, pemilik, komuniti dan juga para pekerjanya.

5
KEMAHIRAN KOMUNIKASI YANG PERLU ADA

Dalam dunia pekerjaan zaman moden ini, saya sangat bergantung pada perkongsian

maklumat, sehingga perhatian yang lebih besar diberikan untuk memiliki kemahiran

komunikasi yang baik. Kemahiran komunikasi lisan dan bertulis yang baik sangat penting

untuk menyampaikan dan memahami maklumat dengan cepat dan tepat. Sebaliknya,

kemahiran komunikasi yang buruk boleh memberi kesan negatif, contohnya mesej yang

kurang disampaikan dapat mengakibatkan salah faham, kecewa dan dalam sesetengah

keadaan, pergaduhan.

Komunikasi juga boleh ditafsirkan sebagai proses memahami dan berkongsi maklumat.

Berkomunikasi dengan baik adalah memahami dan difahami. Saya yakin bahawa ianya

dapat dicapai dengan memiliki dan mengaplikasikan kemahiran - kemahiran berikut:

1. Kawalan Emosi

Kawalan emosi adalah kemampuan untuk memahami dan mengurus emosi kita sehingga

dapat berkomunikasi dengan berkesan, mengelakkan tekanan, mengatasi cabaran dan

berempati dengan orang lain. Ini adalah kemahiran yang dipelajari dari masa ke masa dan

bukannya diperoleh, lazimnya melalui pengalaman.

Terdapat empat elemen utama yang perlu dimiliki dalam kawalan emosi: kesedaran diri,

pengurusan diri, kesedaran sosial dan pengurusan hubungan. Setiap elemen ini penting bagi

membolehkan kita berkomunikasi dengan yakin dengan orang lain.

2. Kejelasan

6
Komunikasi yang baik bukanlah sekadar mengatakan perkara yang betul; ia adalah

mengenai menyampaikan mesej dengan jelas dan ringkas. Sebelum saya memulakan

perbualan, menulis e-mel atau mulakan perbincangan, saya perlu mengingati apa tujuan

saya memulakan komunikasi tersebut dan apakah matlamat yang saya harapkan dapat

diperolehi dari komunikasi tersebut.

Kekurangan kejelasan dalam komunikasi tersebut boleh mengakibatkan matlamat yang

diharapkan itu tidak tercapai dan akan menimbulkan kekeliruan kerana pihak satu lagi tidak

memahami matlamat dan apa yang ingin saya dapatkan sebagai hasil komunikasi.

3. Keramahan

Dalam apa jua jenis komunikasi, saya perlu memastikan saya mengeluarkan nada yang

betul. Nada yang mesra akan mendorong orang lain untuk berkomunikasi dengan saya.

4. Keyakinan

Dalam semua komunikasi, keyakinan (tetapi tidak terlalu terlebih yakin) sangat penting.

Menunjukkan keyakinan akan memberi kepercayaan kepada orang lain terhadap

kemampuan saya untuk menyampaikan apa yang mereka perlukan.

Mempamerkan keyakinan boleh menjadi sesuatu yang sangat ‘simple’ seperti menjaga

kontak mata semasa perbualan, atau menggunakan nada tegas tetapi ramah ketika

berbicara dengan orang lain melalui telefon. Namun saya harus berhati-hati supaya tidak

7
kelihatan terlalu mendesak atau agresif, kerana ianya akan memberi kesan yang

bertentangan dengan apa yang saya harapkan.

5. Empati

Dalam suasana kerja yang sangat sibuk, setiap pekerja dalam organisasi akan mempunyai

idea masing-masing tentang bagaimana sesuatu harus dilakukan. Walaupun saya tidak

bersetuju dengan rakan sekerja atau rakan saya, pandangan mereka harus dipertimbangkan

dan dihormati.

Tujuannya di sini adalah untuk memahami mengapa pandangan kita berbeza dan

menghormati pandangan mereka walaupun mereka sangat berbeza dengan pendapat anda.

Ini kerana pandangan kita tidaklah semestinya betul dan sesuai untuk dipraktikkan. Boleh

jadi pandangan orang lain lebih realistik dan amatlah sesuai dengan suasana dan

persekitaran kerja.

6. Hormat

Sekiranya saya menghormati idea dan pendapat orang lain, mereka akan lebih cenderung

untuk terus berkomunikasi dengan saya. Mendengar pendapat orang lain semestinya akan

membuat orang lain merasakan diri dihargai dan tidak akan serik untuk terus

berkomunikasi.

7. Mendengar

Komunikasi yang baik adalah mendengar dengan berkesan. Saya perlu untuk meluangkan

masa bagi mendengar apa yang dikatakan oleh orang lain dan melatih diri sendiri supaya
8
mendengar secara aktif. Saya perlu memerhatikan apa yang dikatakan oleh orang lain,

mengajukan soalan dan jelaskan perkara yang berbangkit dan menyebut semula apakah

perkara penting yang mereka katakan sehingga saya tahu bahawa saya telah memahaminya

dengan betul.

8. Berfikiran terbuka

Komunikasi yang berkesan memerlukan saya untuk berfikiran terbuka dan memberi

komitmen untuk memahami sudut pandang orang lain. Sekiranya saya merasakan tidak

setuju dengan orang lain, saya perlulah membuat komunikasi dua hala dan mencuba

mencapai jalan tengah yang memberi manfaat kepada semua pihak. Melaksanakan

perbincangan dengan fikiran terbuka biasanya cenderung untuk menghasilkan hasil yang

lebih baik bagi semua pihak.

9. Nada Suara

Nada suara kita sebenarnya dapat mengatur keseluruhan suasana perbualan. Sekiranya saya

memulakan perbincangan dengan cara yang agresif atau sedikit kasar, penerima akan

biasanya akan lebih cenderung untuk bertindak balas dengan cara yang serupa.

Nada suara akan merangkumi tahap emosi yang digunakan, kelantangan yang digunakan

dan tahap komunikasi yang dipilih. Ayat yang sama boleh mempunyai makna yang sangat

berbeza. Ia bergantung kepada perkataan yang ditekankan dan nada suara saya.

9
Sebagai contoh, dalam senario menerima panggilan dari pelanggan, nada suara yang saya

gunakan perlulah sebaik yang mungkin, kerana nada suara yang tidak mesra hanya akan

memperburuk keadaan dan mendatangkan banyak keburukan kepada diri sendiri.

10
KESAN KURANGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi adalah kunci kepada kejayaan sesuatu syarikat atau projek. Walau

bagaimanapun, bagi mendapatkan komunikasi boleh menjadi sukar dan telah menyebabkan

kejatuhan banyak organisasi besar. Sebuah artikel dalam Harvard Business Review yang

disebut The Silent Killer of Big Companies telah mengenal pasti lima organisasi besar dalam

lima industri yang berbeza yang gagal akibat komunikasi yang tidak berkesan atau tidak

efektif. Sebagai contoh, artikel itu telah memberi satu contoh iaitu Nokia, untuk

menunjukkan bagaimana kejatuhan mereka dalam industri telefon disebabkan oleh

komunikasi dibatasi oleh pengurusan yang mementang idea baru seperti pengembangan

telefon pintar. Ia disebut sebagai hidup dalam khayalan dan tidak akan pernah dapat

dijadikan kenyataan.

Artikel tersebut menjelaskan bahawa kejatuhan Nokia dan lima syarikat lain bukan kerana

mereka mempunyai pengurusan kewangan atau pengurusan produk atau pengurusan

operasi yang tidak berkesan atau pengurusan pemasaran. Tetapi ianya kerana para

pengurusan atasan Nokia gagal menerima idea-idea baru dan menutup komunikasi dan

dialog mengenai idea baru yang dikemukakan. Ini berkaitan dengan persepsi selektif kerana

para pemimpin hanya mendengar idea yang memenuhi keperluan mereka.

Selain itu, faktor utama lain yang menyebabkan komunikasi yang tidak berkesan dalam lima

syarikat ini adalah bahawa arah komunikasi mereka ke yang menurun ke bawah, bermaksud

bahawa idea dari bos dan eksekutif akan mengalir ke bawah dalam rantaian syarikat. Walau

bagaimanapun, syarikat seperti Apple yang menggunakan arah komunikasi ke atas kerana
11
para pemimpin membenarkan aliran idea juga datang dari pekerja mereka untuk

menjadikan idea telefon pintar sebagai kenyataan.

12
TINDAKAN DALAM MENCAPAI MATLAMAT ORGANISASI

Pada pendapat saya, saya merasakan terdapat banyak lapisan dalam komunikasi yang

berkesan dan bukan hanya untuk membina saluran komunikasi yang memungkinkan untuk

berdialog. Oleh itu, saya telah berusaha membina kepercayaan dengan pekerja lain, di mana

bagi saya adalah aspek terpenting dalam komunikasi yang efektif.

Keduanya, membangun ketelusan melalui pendekatan berasaskan nilai akan secara

automatik membuat pekerja lain dan rakan sekerja merasa seperti mereka dapat

melaksanakan dan berkongsi idea dan seluruh organisasi akan menghormati idea mereka.

Sememangnya saya telah mencuba memberi yang terbaik untuk organisasi, antaranya telah

cuba menguasai skil – skil komunikasi yang efektif, bagi membantu organisasi saya mencapai

matlamatnya. Tidak dapat dinafikan bahawa kunci komunikasi efektif adalah diri saya

sendiri. Lemahnya saya, maka akan lemahlah organisasi. Kuatnya saya, maka akan kuatlah

organisasi.

13
RUMUSAN

Sama ada bertanding dalam sukan atau melancarkan dasar baru syarikat, komunikasi yang

baik adalah komponen utama kepada kejayaan. Tanpa komunikasi, salah faham dan

kekecewaan dengan cepat akan memusnahkan apa yang telah dibna.

Oleh itu adalah penting bagi semua pihak, sama ada saya, majikan, rakan sekerja atau

sesiapa sahaja untuk menguasai komunikasi berkesan dan efektif. Kejayaan dan

kemusnahan yang akan datang datangnya dari tindakan kita pada hari ini. Tidak perlu

mendabik dada jika diri sendiri sudah menguasainya, kerana tanpa kerjasama dari pihak lain

kejayaan amatlah sukar digapai.

Komunikasi organisasi yang berkesan tidak hanya membuatkan kerja buat kita menjadi lebih

mudah, tetapi menjadi pemangkin kepada kejayaan pada masa yang akan datang.

14
RUJUKAN

Lunenburg, F.C. (2010). Communication: The process, barriers, and improving effectiveness.

Schooling, Volume 1, Number 1, pp. 1- 11.

Helpguide.org official website. (2018). Retrieved from

https://www.helpguide.org/...tivecommunication.htm

Clampitt, P.G. & Downs. C.W. (1993). Employee Perceptions of the Relationship between

Communication and Productivity: A Field Study. The Journal of Business Communication,

30(1), 5-28.

Feigenbaum, E. (2012). About barriers to effective communication within the workplace.

Retrieved from: http://smallbusiness.chron.com/...kplace-3185.html

Mayfield M., Mayfield J., & Kopf J. (1998). The effects of Leader Motivating Language on

Subordinate Performance and Satisfaction. Human Resource Management. Vol. 37, No. 3,4,

pp. 235-248.

15