Materi 2

Pengetikan, Pemformatan dan Pengeditan Naskah

pada Microsoft Word
A. SISTEM OPERASI WINDOWS
Sistem operasi amat beragam dan biasanya berbeda antara satu jenis komputer dengan
komputer lainnya. Sistem Operasi Windows yang dibuat oleh perusahaan Microsoft
memiliki kemampuan multitasking dan dapat digunakan untuk membentuk kerja tim
(workgrup) dengan membuat jaringan sederhana. Dapat digunakan sebagai klien dalam
client/server. Multitasking adalah suatu kemampuan yang memungkinkan seorang
pemakai menjalankan sejumlah program dalam waktu yang sama. Sistem operasi ini
mendukung plug dan play, yaitu suatu kemampuan yang secara otomatis dapat
mengkonfigurasikan perangkat keras baru yang ditambahkan ke dalam sistem komputer.
Untuk Windows New Tecnology tahun 1993 dan Windows 2000 sistem operasinya
dengan antarmuka grafis ini biasa digunakan sebagai server mendukung multitasking dan
multiprocessing. Multiprocessing adalah suatu kemampuan sistem operasi yang
menjalankan dua atau lebih instruksi secara serentak dengan menggunakan sejumlah
CPU dalam sebuah komputer.1

B. MICROSOFT WORD
Seperti dibahas pada bahagian sebelumnya, perangkat lunak terdiri atas perangkat
lunak sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi. Program Microsoft Word (biasa
diakronim dengan MS Word) termasuk perangkat lunak aplikasi.
Microsof Word adalah suatu program aplikasi pengolah kata di bawah sistem
Windows. Dibanding program pengolah kata lainnya, MS Word menawarkan berbagai
kemudahan dalam berinteraksi dengan user. Pemakai dapat memanfaatkan berbagai
fasilitas program ini dengan mudah dan cepat. Seseorang yang telah terbiasa
menggunakan mesin ketik konvensional kemudian menggunakan mesin ketik elektronik
tidak akan memungkiri kelebihan pengolah kata program Microsoft Word. Selain
mengolah kata, MS Word dapat juga digunakan mengolah data, teks, gambar, tabel
maupun grafik dalam naskah dengan mudah. Pengguna software pengolah kata MS
Word ini dapat mengedit dan memformat naskah baik sebahagian ataupun keseluruhan
dengan cepat mudah dan cepat. (Supriyanto, 2005, Teknologi Informasi dan Komunikasi,
Bogor: Yudhistira: 49-50)

A. Mengaktifkan Microsoft Word

Mengaktifkan Microsoft Word dapat dilakukan dalam kondisi komputer siap
dioperasikan dengan cara dan langkah-langkah sebagai berikut:
 Melalui Menu Start
1) Lakukan Start dengan salah satu cara :
a. Klik tombol start pada taskbar
b. Tekan tombol  pada keyboard
c. Tekan tombol Ctrl + Esc
2) Pilih All Programs
3) Pilih Microsoft Office
4) Klik Microsoft Office Word 2007
Langkah-langkah di atas dapat 1-2-3-4,
namun dapat juga 1-2-4 atau 1-4 sesuai
pengaturan pada menu Start.

1
Supriyanto, 2005, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Bogor: Yudhistira: 38
  Melalui desktop (shotcut), dengan salah satu cara:
a. Double klik icon
b. Klik icon dan klik Open.

Tunggu beberapa saat hingga monitor menampilkan lembaran kerja program

Microsoft Word yang siap digunakan sebagai berikut:

B. Elemen Dasar Microsoft Word

 Office Button, pada sudut kiri atas digunakan dalam pengelolaan dokumen
antara lain untuk menyimpan, membuka, mencetak dokumen dan lain-lain.
 Quick Access Toolbar, berisi icon-icon yang digunakan untuk memberi perintah
dengan lebih cepat.
 Title Bar (baris judul), berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang
aktif (contoh: Document 1 – Microsoft Word). Baris judul ini dapat juga digunakan
untuk memindahkan jendela ke posisi yang lain.
 Sizing Button (tombol pengatur ukuran), terdiri atas:
Minimize, memperkecil jendela membentuk icon aktif pada Taskbar
Maximize, memperbesar ukuran jendela hingga satu layar penuh
Restore Down, mengembalikan jendela ke ukuran sebelumnya
Close, menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi
 Menu Bar , merupakan menu pengoperasian yang tersedia terdiri dari tab Home,
Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, dan View.
 Ribbon, pita yang menampilkan sejumlah perintah (Tools) yang terdapat pada
setiap menu pengoperasian computer (Toolbar)
 Ruler (mistar), digunakan untuk mengatur letak margin kiri, kanan, atas dan
bawah serta indentasi format suatu naskah dalam skala cm atau inchi.
 Menampilkan/menghilangkan tampilan mistar: View – Ruler
 mengatur skala mistar: Office Button, Word Options, Advanced, Display, Show
Measurement in units of ….(pilih skala), OK.
 Scroll Bar, terdiri atas baris penggulung mendatar yang digunakan untuk
menggeser layar ke kiri atau ke kanan dan ke atas atau ke bawah baris
penggulung tegak.
 Text Area (daerah pengetikan), berbentuk lembaran kertas dengan ukuran yang
dapat diatur sesuai kebutuhan, untuk menampilkan data yang dimasukkan. Text
Area atau bidang naskah ini dibatasi margin kiri, kanan, atas dan bawah yang
ditunjukkan dengan garis putus-putus keliling (Text Boundaries).
 Selection Bar, daerah kosong di luar daerah pengetikan untuk memilih teks.
  Mouse Pointer (Petunjuk Mouse), berbentuk anak panah atau bentuk lain sesuai
pilihan yang bergerak menurut gerakan mouse untuk mengindikasikan lokasi
yang ditunjuk mouse.
 Insertion Point (Titik Sisip/Cursor), berbentuk garis vertikal yang berkedip-
kedip menunjukkan di mana posisi karakter yang dimasukkan akan ditampilkan.
 Status Bar, memberikan informasi posisi insertion point/cursor pada bagian
halaman dokumen, jumlah halaman dokumen, jumlah kata dalam dokumen dan
lain-lain. Pada Status Bar terdapat pula:
 Document Views (Tombol Pengatur Tampilan), digunakan untuk mengubah
tampilan layar dengan pilihan: Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout,
Outline, dan Draft.
 Zoom Slider, digunakan untuk mengatur ukuran tampilan
 Taskbar, menunjukkan semua nama file dan dokumen yang sedang terbuka.

C. PENGETIKAN NASKAH
Pada saat Microsoft Word dibuka, akan terlihat dokumen baru yang masih kosong
dengan nama Document 1, siap untuk digunakan. Setiap karakter yang dimasukkan akan
jatuh pada posisi titik sisip yang bergeser secara otomatis ke kanan mengikuti
pengetikan.
Apabila naskah yang diketik telah mencapai akhir dari baris, secara otomatis akan
berpindah ke awal baris berikutnya karena adanya pelipatan kata (Word Wrap). Sekalipun
pengetikan belum mencapai akhir baris, cursor dapat saja dipindahkan ke baris
berikutnya dengan menekan tombol Enter yang berarti juga membentuk paragraf yang
baru.
a. Tombol-tombol Penting pada Keyboard
Untuk memudahkan pangetikan pada MS Word, perlu diketahui tombol-tombol
penting pada keybord sebagai berikut:
 Shift, berfungsi untuk:
o membentuk huruf capital (satu huruf untuk satu kali tekan)
o membentuk karakter pada bagian atas tombol
 Caps Lock, untuk mengunci huruf capital, digunakan jika hendak mengetik huruf
kapital dalam jumlah banyak. Pada saat tombol Caps Lock sedang aktif indicator light
untuk huruf kapital pada keyboard akan menyala.
 Spasi, memberi jarak antar kata sebesar satu karakter.
 Backspace, digunakan untuk menghapus satu karakter di sebelah kiri cursor.
 Delete, digunakan untuk menghapus satu karakter di sebelah kanan cursor.
 Insert, mengganti kata (menindih teks) tanpa menghapus terlebih dahulu.
 Ctrl, ditekan bersama tombol lain untuk melakukan sebuah perintah melalui
keyboard. Contoh: Ctrl+N untuk membuka dokumen Word yang baru.
 Alt, ditekan bersama tombol lain (ditunjukkan dengan tanda garis di bawah huruf
yang menjadi short cut) untuk mengaktifkan sebuah perintah.
Contoh: Untuk Alt+F untuk perintah File
 Esc, membatalkan sebuah perintah
 Enter, berfungsi untuk:
o mengeksekusi perintah
o berpindah ke baris /paragraph berikutnya
 Function Keys, atau tombol fungsi yang terdiri dari F1 sampai F12 dengan
fungsinya masing-masing.
 Selain itu terdapat tombol-tombol yang dapat digunakan dalam proses
pengetikan untuk memindahkan kursor, yaitu:

Tombol Perpindahan kursor

←,→ satu karakter ke kiri dan kanan
↑,↓ satu baris ke atas dan ke bawah
Ctrl+←, Ctrl+→ ke awal kata sebelumnya dan berikutnya
Ctrl+↑, Ctrl+↓ ke awal paragraph sebelumnya dan berikutnya
Home, End ke awal dan akhir baris yang sama
Ctrl+Home, Ctrl+End ke awal dan akhir dokumen
Page Up, Page Down satu layar ke atas dan ke bawah
Ctrl+Page Up ke puncak layar (halaman) sebelumnya
Ctrl+Page Down ke puncak layar (halaman) berikutnya

b. Menyimpan Dokumen
Menyimpan dokumen dapat berupa penyimpanan dokumen baru,
penyimpanan dokumen lama dengan nama yang baru, dan penyimpanan
perubahan pada dokumen dengan nama yang sama.
Menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama yang baru
Menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama yang baru baik ke
dalam Hard Disk atau Flash Disk, dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik Office Button dan klik pilihan Save As,
ditampilkan pilihan Word Document, Word Template, Word 97-2003 Document, Find
add-ins for other file formats, Other Formats.
Pilih Word Document untuk menyimpan dalam default file format.
Microsoft Word menampilkan kotak dialog sebagai berikut:
2. Ketik nama File pada kotak File
name: menggantikan nama file yang
ditawarkan MS Word, misalnya:
Pengetikan Naskah
3. Tentukan Folder sebagai tempat
penyimpanan file pada kotak
Location,
o Untuk menggunakan Folder
yang telah ada, double klik pada
folder yang diinginkan (atau klik
nama Folder– Open).
o Untuk membuat Folder yang baru: klik kanan dalam daerah yang menampilkan
nama-nama Folder dan dokumen, lalu pilih New dan klik Folder, beri nama
folder dan diakhiri dengan menekan tombol Enter.
Klik folder baru tersebut dan klik Open.
4. Klik tombol Save untuk menyimpan dokumen tersebut.
Menyimpan perubahan pada dokumen dengan nama yang sama
Dilakukan dengan salah satu cara berikut:
o Klik Office Button – klik Save
o Klik icon pada Quick Access Toolbar
o Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard
c. Membuka Dokumen
Dokumen MS Word yang telah tersimpan baik dalam Hard Disk atau media
penyimpanan lainnya dapat ditampilkan pada layar melalui Microsoft Word dengan
cara:
 A. Klik Office Button dan klik sub menu Open, atau klik icon pada Quick Access
Toolbar, atau tekan Ctrl+O pada keyboard.
Microsoft Word akan menampilkan kotak dialog berikut:

B. Tentukan Folder / Sub directory dokumen yang akan dibuka

C. Pilih nama File yang akan dibuka, klik tombol Open
d. Menutup Dokumen
Sebelum menutup Microsoft Word, simpan dokumen yang telah dibuat atau diedit
(jika diinginkan). Untuk menutup program, pilih salah satu cara berikut:
o Klik Office Button kemudian klik pilihan Exit Word
o Klik tombol Close pada sudut kanan atas jendela MS Word.
o Double Click Office Button pada sudut kiri atas jendela MS Word.
o Tekan tombol Alt + F4.
Jika dokumen yang dibuat/disunting belum disimpan, MS Word akan menampilkan
kotak dialog konfirmasi penyimpanan file.
Klik pilihan:
untuk menyimpan dokumen/perubahan dokumen
jika dokumen/perubahan dokumen tidak disimpan
untuk membatalkan perintah penutupan dokumen.

D. PEMFORMATAN NASKAH (Formatting Text)

Naskah yang telah diketik dapat diformat dengan tujuan untuk menampilkan ketikan
dalam bentuk yang lebih rapi dan menarik serta sesuai dengan kaidah-kaidah penulisan.
Sebelum melakukan Pemformatan Naskah, terlebih dahulu harus dipilih/ ditunjukkan
bahagian naskah yang akan diformat.
Pemilihan Naskah (Selecting Text) dilakukan dengan cara:
 Memilih seluruh dokumen
o Melalui Home Tab : Klik tombol Select, klik pilihan Select All
o Menggunakan Keyboard : Tekan tombol Ctrl+A
o Menggunakan Mouse: Klik 3x pada Selection Bar.
 Memilih sebahagian dokumen
o Menggunakan Mouse
Klik pada bagian awal naskah yang akan dipilih dan geser hingga bagian akhir
naskah yang dipilih.
o Menggunakan Keyboard
- Tempatkan cursor pada bagian awal naskah yang akan dipilih
- Tekan tombol:
o Shift + → : memilih naskah sebanyak satu karakter ke kanan
o Shift + ← : memilih naskah sebanyak satu karakter ke kiri
o Shift + ↓ : memilih naskah sebanyak satu baris ke bawah
o Shift + ↑ : memilih naskah sebanyak satu baris ke atas
 o Mengunakan Mouse+Keyboard
- Klik pada bagian awal naskah yang akan dipilih
- Tekan tombol Shift+klik pada bagian akhir teks yang dipilih.
Selain langkah-langkah di atas, cara lain untuk memilih teks dengan lebih cepat
sebagai berikut:
Pemilihan teks Perintah
satu kata Klik ganda pada kata tersebut
satu kalimat Tekan tombol Ctrl + klik kalimat tersebut
satu baris Klik pada selection bar
beberapa baris Klik pada selection bar dan geser hingga terpilih naskah sesuai
jumlah baris yang diinginkan
satu paragraf  Klik ganda pada selection bar
 Klik 3x pada paragraph terpilih

Untuk melepaskan pemilihan teks (blok), klik di sembarang tempat dalam daerah
pengetikan atau tekan salah satu tombol panah pada keyboard.
Pemformatan Naskah (Formatting Text) yang akan dibahas dalam bab ini adalah
Pemformatan Karakter, Pemformatan Paragraf, dan Pemformatan Bidang Naskah.
1. Pemformatan Karakter (Format Font)
o Melalui Home Tab
Icon & Nama Fungsi
Font memilih jenis karakter
Font Size memilih ukuran karakter
Bold memberi corak karakter cetak tebal
Italic memberi corak karakter cetak miring
Underline memberi corak karakter garis bawah
Font Color memilih warna karakter
Grow Font memperbesar ukuran karakter
Shrink Font memperkecil ukuran karakter
Superscript memperkecil dan memposisikan ke bawah
Subscript memperkecil dan memposisikan ke atas
Change Case mengatur kapitalisasi karakter
Clear Formatting menghapus semua pemformatan
Strikethrough memberi garis/ coretan
Text Highlight Color memberi warna latar teks
o Melalui Kotak Dialog Font
Klik tanda pada bagian Font atau tekan Ctrl+D, ditampilkan kotak dialog
berikut:
Terdapat pilihan utama (tab) yaitu:
 Font, untuk menentukan jenis, model, ukuran,
warna, dan efek pada karakter.
 Character Spacing, untuk pengaturan skala (scale),
kerapatan antar karakter (spacing) dan posisi
karakter (position).
Dibanding pemformatan melalui toolbar, cara ini
lebih lambat namun lebih efektif karena tampilan
hasil pemformatan dapat dilihat melalui kotak
Preview sebelum menekan tombol OK.
 o Melalui Keyboard (Shortcut)
Untuk mempercepat perintah pemformatan karakter dapat dilakukan melalui
keyboard dengan beberapa contoh sebagai berikut:
Shotcut & Nama Fungsi
Ctrl+B Bold memberi model cetak tebal pada karakter
Ctrl+I Italic memberi model cetak miring pada karakter
Ctrl+U Underline memberi model garis bawah pada karakter
Ctrl+] Grow Font memperbesar ukuran karakter
Ctrl+[ Shrink Font memperkecil ukuran karakter
Ctrl+Shift++Superscript memperkecil dan memposisikan ke atas
Ctrl+= Subscript memperkecil dan memposisikan ke bawah
Selain itu pada Home Tab terdapat pula fasilitas Galery of Styles untuk
memilih format judul, kutipan atau teks lainnnya dengan cepat.

Tombol Change Style: mengganti setting corak, warna dan font.

2. Pemformatan Paragraf (Format Paragraph)
 Melalui Paragraph Tab dan Ruler
Icon Nama Fungsi
Align Left memformat teks rata kiri
Center memformat teks rata tengah
Align Right memformat teks rata kanan
Justify memformat teks rata kiri dan kanan
Line Spacing menentukan jarak antar baris
Decrease Indent Mengurangi indentasi/ kedalaman paragraf
Increase Indent Menambah indentasi/kedalaman paragraf
First Line Indent mengatur letak baris pertama
Hanging Indent mengatur letak baris selanjutnya
Left Indent mengatur paragraf pada batas kiri
Right Indent mengatur paragraph pada batas kanan
 Melalui Kotak Dialog Paragraph
Klik tanda pada bagian Paragraph, akan
ditampilkan kotak dialog berikut:
Terdapat 2 tab utama yaitu:
 Indent and Spacing, untuk pengaturan:
 posisi teks (alignment),
 indentasi, dan
 jarak antar baris (spacing)
 Line and Page Breaks, untuk pengaturan posisi baris
pada halaman pengetikan.
Dalam kotak dialog paragraph disiapkan juga kolom
Preview untuk melihat tampilan sebelum melanjutkan
perintah pemformatan.
 Melalui Keyboard (Shortcut)
Untuk mempercepat perintah pemformatan karakter dapat dilakukan melalui
keyboard dengan beberapa contoh berikut:
Shotcut & Nama Fungsi
Ctrl+L Align Left memformat teks rata kiri
Ctrl+E Center memformat teks rata tengah
Ctrl+R Align Right memformat teks rata kanan
Ctrl+J Justify memformat teks rata kiri dan kanan
 Ctrl+1 Line Spacing (1) memformat spasi 1
Ctrl+5 Line Spacing (1,5) memformat spasi 1,5
Ctrl+2 Line Spacing (2) memformat spasi 2

3. Pemformatan Bidang Naskah

Pemformatan Bidang Naskah yang dimaksud di sini adalah pemberian bingkai
dan/atau warna latar belakang pada naskah atau pada halaman.
Langkah-langkah pemformatan adalah:
a. Bingkai Naskah
1) Pilih bahagian naskah yang akan dibingkai
2) Klik icon Borders and Shading
Word menampilkan kotak dialog Borders
and Shading.
3) Pilih tab Borders
4) Tentukan jenis bingkai (setting), model
garis (Style), warna garis (Color) dan lebar
garis (Witdh) dari bingkai yang diinginkan
5) Pada kotak pilihan Apply to, pilih:
o Text jika bingkai untuk naskah yang
dipilih saja
o Paragraph jika bingkai untuk satu
paragraf
6) Untuk pengaturan jarak bingkai terhadap
naskah, klik Options…
Pada kotak Borders and Shading Options,
masukkan jarak bingkai dari atas, kiri,
kanan, dan bawah terhadap teks, lalu klik
OK
7) Kembali ke kotak format Borders and Shading, Klik OK
b. Bingkai Halaman
Langkah membuat bingkai halaman
melalui tab Page Border hampir sama
dengan langkah membuat bingkai teks.
Beberapa pengaturan yang agak berbeda
yaitu:
o Pada kotak pilihan Art pilih model
bingkai halaman dari beberapa model
yang ditawarkan.
o Pada kotak Apply to, pilihan yang
ditawarkan adalah: Whole document, This
section, This section-First page only, dan
This section-All except first page.
o Pada kotak Borders and Shading Options…, terdapat pilihan jarak bingkai
apakah terhadap naskah (Text) atau terhadap pinggiran kertas (Edge of page).
c. Warna Latar
Selain bingkai, naskah dapat juga diberi
warna latar belakang sesuai keinginan
melalui kotak format Borders and Shading
pada tab Shading seperti ditampilkan dalam
gambar di samping. Pemberian warna latar
dapat dilakukan baik pada teks tertentu
maupun paragraf.
E. PENGEDITAN NASKAH (Editing Text)
Pengeditan Naskah merupakan kegiatan mengubah, menambah atau mengurangi isi
naskah. Seperti halnya Pemformatan Naskah, sebelum melakukan Pengeditan Naskah
terlebih dahulu harus dipilih naskah yang hendak diedit.
1. Penyalinan Naskah (Copying Text)
Fasilitas ini memudahkan pengguna melakukan penggandaan naskah dalam jumlah
yang diinginkan. Beberapa cara penyalinan naskah:
o Melalui Home Tab
- Pilih naskah yang hendak dicopy, dan klik icon Copy
- Tempatkan kursor pada posisi di mana hasil copian hendak ditampilkan, dan
Klik icon Paste
o Melalui Keyboard
- Pilih naskah yang hendak dicopy, dan tekan tombol Ctrl+C
- Tempatkan kursor pada posisi di mana hasil copian hendak ditampilkan, dan
tekan tombol Ctrl+V
o Melalui Tombol Pilihan Mouse (Shortcut)
- Pilih naskah yang hendak dicopy, klik kanan dalam daerah naskah terpilih dan
klik pilihan Copy
- Tempatkan kursor pada posisi di mana hasil copian hendak ditampilkan, klik
kanan dan klik pilihan Paste.
o Menggunakan Mouse dan Keyboard
- Pilih naskah yang hendak dicopy
- Tekan tombol Ctrl dan drag naskah ke posisi yang diinginkan
2. Pemindahan Naskah (Moving Text)
o Melalui Home Tab
- Pilih naskah yang hendak dipindahkan, danklik icon
- Tempatkan kursor pada posisi di mana naskah hendak dipindahkan, dan klik
icon
o Melalui Keyboard
- Pilih naskah yang hendak dipindahkan, tekan tombol Ctrl+X
- Tempatkan kursor pada posisi di mana naskah hendak dipindahkan, tekan
tombol Ctrl+V
o Menggunakan Mouse
- Pilih naskah yang hendak dipindahkan
- Drag naskah ke posisi yang diinginkan
o Melalui Tombol Pilihan Mouse (Shorcut)
- Pilih naskah yang hendak dipindahkan
- Klik kanan dalam daerah naskah terpilih dan klik pilihan Cut
- Tempatkan kursor pada posisi di mana naskah hendak dipindahkan, kemudian
klik kanan dan klik pilihan Paste.
3. Penghapusan Naskah (Deleting Text)
o Melalui Keyboard
- Pilih naskah yang hendak dicopy
- Tekan tombol Delete pada keyboard.
4. Pembatalan Perintah (Undo Typing)
Perubahan isi naskah atau pengeditan yang telah dilakukan dapat dibatalkan
dengan cara:
o Melalui Quick Access Toolbar: Klik icon
o Melalui Keyboard: Tekan tombol Ctrl+Z
Perintah yang telah dibatalkan dapat pula dilaksanakan kembali dengan fasilitas
Repeat Typing atau Redo Typing atau Ctrl+Y.
5. Penggantian Kata (Replace)
Fasilitas ini memungkinkan pengguna untuk mengganti kata yang sama dalam
jumlah yang banyak dengan satu kali penggantian tanpa perlu mencari letak kata-kata
tersebut dalam dokumen.
Melalui Home Tab pada bagian Editing klik pilihan Replace atau Ctrl+H pada
keyboard, Windows akan menampilkan kotak dialog sebagai berikut:

Masukkan kata yang hendak diganti pada kolom Find what (contoh: hirup) dan
masukkan kata pengganti pada kolom Replace with (contoh: hidup), kemudian klik
Replace untuk mengganti satu persatu atau Replace All untuk mengganti sekaligus
semua kata yang dimaksud.