Nama: Alvia Septaningrum

NIM: 180903102001
A.) Tugas Teori
Resume Perencanaan Penyelenggaraan Event
Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga memerlukan sebuah
perencanaan yang akan menjadi pengarah kegiatan agar tercapai dengan baik dan teratur. Charles
Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah representatif
kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang memberikan panduan untuk mencapai tujuan”.
(Stephen and Karen, 185: 2009).

Perencanaan sebuah event ialah upaya pemikiran dan perancangan sebuah acara agar dicapai
hasil yang efisien dan teratur. Charles Berger mengemukakan bahwa “Rencana-rencana dari
perilaku komunikasi adalah representatif kognitif (mewakili penafsiran lingkungan) yang
memberikan panduan untuk mencapai tujuan”. Dalam merencanakan acara (event) sebagai
pedoman penyelenggaraan event yang berlaku untuk semua kegiatan pameran, yaitu (Lidia
Evelina, 15-19:2009)

1. Menentukan Tema
Tema sangat penting untuk menentukan langkah selanjutnya. Tema-tema yang
memunculkan fenomena baru akan banyak mendapat perhatian dari calon peserta
pameran (event) maupun pengunjung nantinya.
2. Mengadakan Penelaahan
Sebelum pelaksanaan, EO harus melakukan kegiatan survey untuk menjajaki berbagai
hal terkait dengan kegiatan event sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu,
lokasi, kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM), target peserta dan target pengunjung
yang diharapkan. Metode survey bisa ditempuh dengan berbagai cara, yaitu:
a. (Direct mail) Kelemahan metode ini yaitu menyita waktu lama, karena sulit
mendapat respon langsung.
b. (Telesurvey) Survey bisa juga dilakukan dengan menghubungi lewat telepon dengan
calon peserta yang didapat Event Organizer dari data base perusahaan atau data dapat
ditemukan dari surat kabar, majalah dan lain sebagainya.
 c. (Personal Interview) Event organizer bisa menanyakan langsung tanggapan target
peserta yang akan diajak apakah event tersebut tepat atau tidak untuk dilaksanakan,
sekaligus menampung usulan-usulan dari mereka mengenai kemungkinan terbaik
dari event tersebut.

Menurut Any Noor (2013: 110), proses penetapan ide event harus tetap berpedoman pada:
1. Sifat event yang akan diselenggarakan
2. Tujuan event
3. Bagaimana event dapat terselenggara
4. Keuntungan apa yang akan didapat oleh peserta dari terselenggaranya event.

Terkait dengan perencanaan event Harris dan Allen membagi perencanaan kedalam dua tingkat
perencanaan yaitu: (Harris dan Allen.5: 2001)

1. Perencanaan strategis yang membahas gambaran besar tentang sasaran jangka panjang
event, termasuk didalamnya strategi yang dibutuhkan untuk mencapainya.
2. Perencanaan operasional membahas langkah-langkah tertentu yang dibutuhkan untuk
menerapkan strategi tersebut.

Perencanaan event diawali dari pengorganisasian penyelenggaraan event dengan menunjuk

Ketua Umum dan pembentukan panitia pelaksana (Organizing Commite). Panitia pelaksana yang
terbentuk ini kemudian bertanggung jawab dalam hal perencanaan event.

Tahapan-Tahapan dalam Penyelenggaraan Event: (Joe Golbatt, 36-55: 2002)

1. (Riset) Dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan dari target pasar.
Melalui riset yang dilakukan secara mendalam, penyelenggaraan dapat melihat trend yang
sedang berkembang, mengembangkan sistem penyediaan layanan baru dan memecahkan
masalah kecil sebelum menjadi besar.
2. (Desain) Tahap ini adalah tahap perumusan tema dan konsep event, proses ini
membutuhkan waktu cukup lama karena terjadi seleksi ide dan konsep event.
3. (Planning) Tahap ini panitia mulai merumuskan strategi-strategi yang kemudian siap untuk
diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia melengkapi sumber daya yang diperlukan
untuk penyelenggaraan event.
 4. (Coordinating) Tahap ini penekanan diletakkan pada arus proses, koordinasi peserta dan
pemecahan masalah jangka pendek. Panitia mulai mengimplementasikan strategi-strategi
yang telah disusun, melakukan kegiatan audiensi, komunikasi kepada public, gladi bersih,
dan kegiatan-kegiatan pra-event lainnya.
5. (Evaluations) Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat dilakukan dengan metode
review secara menyeluruh atau per-sesi. Tolak ukur menilai keberhasilan penyelenggaraan
event dengan menggunakan indikator kuantitatif, seperti jumlah peserta atau undangan
yang hadir dan transaksi, sedangkan hasil dari evalusi kualitatif dan diumumkan saat
penutupan acara.

Aktivitas perencanaan EO selain meliputi perkiraan biaya, tanggal pelaksanaan, tempat,

perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran, EO juga melaksanakan hal-hal seperti
mengembangkan konsep atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi
kebutuhan di lapangan. Hal yang perlu ditelaah sebelum mengadakan kegiatan antara lain
adalah:

a. Tempat (venue)
Fasilitas penunjang yang dimiliki tempat atau gedung dapat mempermudah atau sebaliknya,
mendatangkan tantangan baru terhadap waktu, pekerjaan, dan biaya pelaksanaan acara
(Sulyus Natoradjo, 55: 2011) meliputi berapa besar ruang atau tempat yang diperlukan untuk
menampung peserta atau pengunjung, indoor atau outdoor.
b. Waktu pelaksanaan
EO harus mampu mengelola waktu, pertanyaan pertama yang diajukan EO kepada klien
adalah “kapan (hari-H/tanggal/waktu) klien ingin acara itu dilaksanakan ?” jawaban atas
pertanyaan itu akan menunjukkan berapa banyak waktu yang tersedia bagi EO dalam
melakukan persiapan ( Sulyus Natoradjo, 54: 2011) merencanakan waktu merupakan faktor
penting supaya acara ini tidak bersamaan dengan acara serupa di tempat lain.
c. Fasilitas pendukung
Meliputi toilet, telepon umum, kantin, lapangan parkir, penerangan dan informasi, pos
kesehatan dan lain sebagainya.
d. Faktor kebersihan dan keamanan
Pengunjung akan merasakan kenyamanan apabila kedua faktor ini terjaga dengan baik.
 e. Analisis Anggaran
Sebagai EO harus memperhitungkan kemungkinan yang akan terjadi pada event, karena
bisnis bidang event banyak mengandung resiko diantaranya perhitungan mengenai perkiraan
pemasukan uang dari hasil event atau pengeluaran kegiatan yang tidak terduga.

Elemen-Elemen Event
1. Why: Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini, khususnya dalam
memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak.
2. Who: Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam kegiatan ini, juga
berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan dan gaya
hidup.
3. Where: Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak
sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar
untuk mempengaruhi emosi penonton.
4. When: Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga
mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu
untuk penelitian dan persiapan.
5. What: Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak
sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program dan elemen yang dibutuhkan.

Jenis Sumber Daya Manusia dalam Penyelenggaraan Event

Jenis sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan event ada 2 macam (Any
Noor, 2013: 152) yaitu:
a. Pegawai yang dibayar
Staf yang dibayar dan dibutuhkan pada saat-saat tertentu saja. Jenis pekerjaan pada
penyelenggaraan event meliputi persiapan, pelaksanaan, dan penutupan event. Jumlah
staf terbanyak hanya pada saat persiapan dan pelaksanaan event saja. Biasanya staf yang
bekerja dalam event akan dibayar sesuai jumlah jam atau jumlah hari kerja.
b. Sukarelawan
Sukarelawan tidak akan mendapatkan bayaran atas peran sertanya dalam event, tetapi
mereka akan mendapatkan fasilitas standar yang telah ditetapkan oleh penyelenggara.
Struktur Organisasi Event
Keterbatasan SDM yang dimiliki EO membentuk struktur organisasi yang dibuat untuk
event berbeda satu dengan yang lainnya, setiap struktur organisasi akan membentuk tugas dan
tanggungjawab antara staf yang terlibat dalam EO atau antara EO dengan stakeholder lainnya.

1. Operasional: Pelayanan Pendukung

Tanggung jawab operasional pelayanan pendukung meliputi pelayanan terhadap barang
dan jasa, tersedianya produk barang atau jasa akan sangat membantu dalam kelancaran
operasional event.
2. Divisi Operasional Pelayanan Pengunjung
Divisi ini harus merencanakan dengan baik pengelolaan pengunjung yang hadir. Misalnya,
untuk event konser music perlu pengelolaan masuk dan keluar pengunjung yang jelas.
Begitu juga dengan event eksibisi dengan jumlah pengunjung yang banyak, diperlukan
bidang khusus yang menangani registrasi dan informasi.
3. Divisi Pemasaran
Divisi ini lebih banyak berhubungan dengan masyarakat. Divisi pemasaran harus
menentukan jenis publikasi yang tepat. Bagian pemasaran akan membagi fungsinya
menjadi divisi yang lebih kecil untuk kelancaran tugasnya antara bagian penjualan (sales),
ticketing dan promosi.
4. Divisi Administrasi
Divisi ini diturunkan menjadi bagian administrasi umum, kepegawaian, recruitment,
orientasi pegawai, dan penggajian.
5. Divisi Keuangan
Divisi ini diturunkan menjadi bagian anggaran, pembelian, dan pendanaan.
B.) Tugas Analisis

Konser Musik Drive-In di Denmark

Berkumpul dalam kerumunan kini jadi larangan yang lazim dilakukan semua pemerintah
di dunia, hal ini dikarenakan akan mempercepat penularan virus Corona jika masih terus
terjadi keramaian. Untuk itu acara-acara olahraga, konser musik hingga aktivitas di sekolah
pun dihentikan dulu untuk beberapa waktu ke depan.
Sebelum ada pandemi, menonton konser musik adalah suatu kewajiban di akhir pekan bagi
banyak orang. Tapi kini, hal itu tidak mungkin terjadi. Meskipun demikian, manusia memang
tidak pernah kehabisan ide. Promotor di Aarhus yaitu kota kedua terbesar di Denmark,
menemukan cara yang cukup brilian untuk mencari jalan agar orang-orang bisa menonton
konser di luar ruangan. Caranya dengan mengorganisir konser drive-in yang memungkinkan
penontonnya untuk menikmati konser dengan berada di dalam mobil masing-masing.
Ketika pengumuman akan konser ini dirilis, tak menunggu lama untuk 500 tiket terjual habis
hanya dalam 6 hari saja. Konser yang menghadirkan musisi asal Denmark yaitu Mads Langer
pada tanggal 28 April 2020, ini tentu menjadi pertanda akan kerinduan orang banyak akan
sebuah pertunjukan langsung dari musisi idola.
Konser ini digelar di tempat terbuka, di pinggir laut, yang dapat menampung lebih dari dua
lusin mobil. Di ujung, ada panggung yang didominasi warna hitam. Di sanalah para musisi
menghibur para tamunya. Konser ini tercatat salah satu dari sekian banyak program yang akan
masuk di dalam festival drive-in yang diselenggarakan di pinggiran kota Aarhus.
Penampilan sang artis ditransmisikan ke dalam mobil melalui radio, dan para penonton
konser juga berkesempatan berinteraksi dengan Langer menggunakan perangkat konferensi
yaitu zoom. Mereka tidak boleh keluar dari mobilnya saat konser berlangsung, antara mobil
pun juga diberikan jarak yang cukup aman sehingga tidak mengganggu pemandangan dari
panggung.
Pada saat konser berlangsung, nampak ratusan mobil yang parkir secara teratur di depan
panggung pertunjukan. Menurut surat kabar lokal Jyllands-Posten, pihak kepolisian setempat
sangat senang dengan acara tersebut. Pertunjukan tersebut menyebarkan pesan yang sangat
positif dari para orang-orang yang melihat pertunjukan tersebut, semuanya dapat dikontrol
dengan baik. Orang-orang pun berperilaku sebagaimana mestinya.

Point-point Karakteristik Event:

1. Keunikan
Konser drive-in Mads Langer juga diisi dengan sesi sharing, Langer berinteraksi
menggunakan aplikasi zoom dengan para penggemar yang ditampilkan di layar raksasa
sehingga para fans tetap stay di dalam mobil masing-masing. Hal ini menjadi keunikan
tersendiri, yang membedakan dengan konser-konser yang lain.
2. Perishability
Penyelanggara menggunakan transmitter FM, agar penonton bisa mendengarkan suara
musisi di panggung via radio di mobilnya sembari tetap menjaga jarak dengan penonton
lain. Social distancing tetep jalan, happy-happy nonton konser tetap bisa.
3. Intangibility
Pengalaman baru yang diperoleh penonton yaitu menonton konser didalam mobil, dengan
tetap mematuhi protokol kesehatan. Penonton akan merubah presepsi mereka, lebih baik
menonton konser di dalam mobil daripada tidak nonton konser sama sekali.
4. Suasana dan Pelayanan
Konser yang diadakan di saat suasana yang tepat. Sejak dilanda pandemi event konser telah
ditiadakan, Mads Langer ini mengadakan konser di Denmark pada saat masih pandemi yang
menyebabkan banyak penonton berminat menonton dengan konsep drive-in. Serta didukung
dengan pelayanan yang baik dan fasilitas yang lengkap.
5. Interaksi Personal
Penonton yang datang pada event konser ini juga memiliki peran yang besar terhadap
suksesnya event. Selama konser, penampilan sang artis ditransmisikan ke dalam mobil
melalui radio, dan para penonton konser juga berkesempatan berinteraksi dengan Langer
menggunakan perangkat konferensi yaitu zoom.

Sudut Pandang Manajemen Event

Event Management didefiniskan sebagai proses mengorganisir sebuah event atau peristiwa
penting yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya
meliputi dari konsep perencanaan sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Sebuah event
yang sukses mempunyai 5 tahapan penting yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Riset
Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan dari target pasar.
Melalui riset yang dilakukan secara mendalam, penyelenggaraan dapat melihat trend yang
sedang berkembang, mengembangkan sistem penyediaan layanan baru dan memecahkan
masalah kecil sebelum menjadi besar. Dalam melaksanakan sebuah konser terdapat lima
pertanyaan:
a. Why: Tujuan diadakan event konser ini untuk menghibur para penonton dengan konsep
baru di saat pandemi, yaitu dengan konsep drive-in.
b. Who: Sasaran penonton yaitu pemuda berkisar antara umur 20-35 tahun baik laki-laki
maupun perempuan.
c. Where: Konser ini diselenggarakan di Aarhus yaitu kota terbesar kedua di Denmark, hal
ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukan yang digelar untuk
mempengaruhi emosi penonton.
d. When: Konser dilakukan pada tanggal 28 April 2020, pada saat masih pandemi yang
menyebabkan banyak penonton berminat menonton dengan konsep drive-in.
e. What: Event konser ini dikemas dengan sangat baik, dengan konsep drive-in dan dapat
menarik banyak khalayak sasaran, serta memiliki keunikan tersendiri sehingga berbeda
dengan acara konser pada umumnya.
2. Desain
Konser berkonsep drive-in serta didesain secara sistematis, dengan mengatur jarak antara
mobil penonton dan tertata dengan rapi sehingga tidak mengganggu penonton yang lain.
3. Planning
Panitia penyelenggara merumuskan strategi-strategi yang siap untuk diimplementasikan pada
saat terselenggaranya konser, dengan mencari jalan agar orang-orang bisa menonton konser
di luar ruangan. Caranya dengan mengorganisir konser drive-in yang memungkinkan
penontonnya untuk menikmati konser dengan berada di dalam mobil masing-masing.
4. Coordinating
 Panitia mengimplementasikan strategi-strategi yang telah disusun, mereka saling
berkoordinasi dengan sesama panitia maupun dengan kepolisian untuk meningkatkan
keamanan, sehingga acara konser bisa terlaksana dengan baik dan sukses.

5. Evalutions
Total 500 tiket laku meski informasinya hanya dalam 6 hari saja, hal ini membuktikan
suksesnya acara konser yang telah terlaksana. Namun dengan konsep drive-in ini tentu
saja jumlah penonton terbatas karena mempertimbangkan lahan parkir, dan hanya orang yang
memiliki mobil saja yang bisa nonton. Jadi pendapatan dari konser mungkin akan menurun,
atau harga tiket jadi cukup mahal karena eksklusif. Live stream terbatas juga bisa menjadi
pilihan bagi orang yang tidak memiliki mobil, namun mungkin dengan harga tiket lebih
murah.

Pendapat Pribadi
Insan dunia hiburan memang punya kreativitas yang sangat tinggi, kita pun semakin
dimudahkan untuk mendapatkan hiburan di era new normal. Salah satunya melalui konser drive-
in, yang tidak kalah seru karena tetap bisa melihat pertunjukan secara langsung sebagai
pengalaman yang disukai oleh para penonton.
Jika selama ini konser musik dilakukan dengan berkumpulnya banyak orang di satu tempat
tanpa sekat, kali ini konser bisa dilakukan dengan cara lain. Seperti yang dilakukan oleh
penyanyi asal Denmark, Mads Langer yang mempunyai konsep konser musik yang solutif di
tengah pandemi. Dengan konsep drive-in merupakan pengembangan ide yang sangat kreatif,
dan tepat pada sasaran.
Di tengah social distancing, menonton konser musik adalah sebuah kesalahan, hal ini
karena bisa jadi alasan terjadi kerumunan dalam jumlah banyak dan berdempetan sehingga
penularan virus bisa terjadi dengan sangat mudah. Untuk itu, kemungkinan adanya konser
musik normal seperti sedia kala adalah hal terakhir yang bisa dilakukan di saat pemulihan
pasca pandemi.
Mungkin terdengar aneh menonton konser dari dalam monbil, namun untuk konser Mads
Langer itu total 500 tiket laku terjual. Hal ini membuktikan bahwa menonton konser di dalam
mobil sangat menarik minat penonton dan sangat memungkinkan diadakan kembali dimasa
yang akan datang. Dengan konser drive-in, musisi dan penonton akan tetap nyaman dan aman
selama pandemi. Di masa depan tampaknya terjadi perubahan drastis dalam pola menonton
konser musik, konser yang ditonton dari dalam mobil sepertinya akan segera populer di dunia.
Dokumentasi