Anda di halaman 1dari 6

Nama : Galih Prabowo

NIM : 041660981

Mata kuliah : KOMUNIKASI BISNIS

TUGAS 3

TUGAS TUTORIAL KE-3


PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : KomunikasiBisnis


Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE.,M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2019
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial SkorMaksimal


1 IdentifikasiPersiapanrapatbisnis 50

2 Melaksanakanrapatbisnisdanmembuatlaporannya; 50

* coret yang tidaksesuai


1. IdentifikasiPersiapan rapat bisnis

Membuat Rencana Pertemuan Rapat sebelum mengadakan rapat lebih baik terlebih dahulu
merancang atau merencanakan sebuah susunan acara maupun apa saja yang diperlukan
dalam rapat. Dalam merencanakan suatu rapat agar tercapai dengan baik dan sesuai dengan
tujuan ada beberapa hal yang perlu diketahui, diantaranya:

1. Perencanaan waktu

Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat hal
ini penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan
pada pagi hari akan berbeda dengan rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada
waktu pagi hari peserta masih fokus, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik
maupun pikirannya karena sudah seharian bekerja. Rapat yang diadakan pada malam hari
dirasa kurang efektif daripada rapat yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat
mungkin dilakukan pada akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan
menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang efektif. Karena
pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk beristirahat dan merupakan
waktu untuk keluarga. Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang
tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu menjelang
waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada pagi hari dianggap menggangguaktivitas
pokok para pimpinan ataupun karyawan. Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta
rapat akan bersikap positif jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta,
seperti kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur
mereka.

2. Perencanaan tempat

Dalam merencanakan tempat rapat, sebelumnya apakah akan dilaksanakan di kantor atau
di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi pengelola tempat rapat
yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus menghubungi pengelola tempat yang
akan digunakan untuk rapat dan berpesan agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan
rapat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:

a) Cahaya penerangan

Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya cahaya dapat
mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat mendapat cahaya dari sinar
matahari yang cukup, maka tidak perlu menggunakan penerangan atau lampu.

b) Ventilasi udara

Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan ventilasi udaranya.
Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan membuat peserta rapat cepat merasa
gerah dan kemungkinan akan memperburuk mood peserta.
c) Pengaturan tempat duduk

Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa yang akan digunakan
dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga tempat untuk pemimpin rapat dan
notulis. Pada umumnya notulis duduk bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila
ada yang perlu ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.

d) Penempatan peralatan

Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di tempat yang
tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu pandangan peserta.

3. Agenda rapat

Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan
dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan
pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus
mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang
harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi karena
kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang ada. Mengingat
padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda
rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua
peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam
menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat.

Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu:

a) Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan.

b) Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan
tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula.

c) Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan,
status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.

d) Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat.

e) Mengetahui peralatan yang akan digunakan.

f) Mengetahui keadaan ruang rapat.

g) Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat.

h) Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan.

i) Mengetahui tata tertib dalam rapat


4. Undangan rapat

Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran


seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal
menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan.
Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:

A). Undangan rapat resmi

Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa
diperhatikan dan dihormati.

B). Undangan rapat tidak resmi

Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup mengisi
tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini, pada umumnya
merupakan rapat berkala.

5. Daftar hadir

Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat di atas
selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya
resmi, sedangkan rapat yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya
menggunakan selembar kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah
peserta yang hadir, selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta
sebagai dokumentasi.

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya ?

Pengertian Rapat Bisnis

Merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat baik didalam maupun
diluar perusahaan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat
pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin misalnya membahas perkembangan
penjualan harian atau mingguan,menyiapkan pendistribusian ke suatu daerah dan
menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi.

Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat

Non bisnis Rapat Bisnis berbicara tentang kegiatan bisnis dan tujuan penyelenggarannya
berorientasi pada bisnis dan pada akhirnya adalah untuk memperoleh keuntungan. Rapat
Non Bisnis tujuan penyelenggarannya bukan berorientasi pada bisnis misalnya untuk tujuan
sosial kemasyarakatan,pelayanan kesehatan,pendidikan dan lain-lain
Tujuan Rapat Bisnis

Menurut Locker dalam bukunya Business Meeting menyatakan bahwa sebuah rapat pada
umumnya memiliki 6 tujua antara lain

1. Berbagi informasi

2. Penjajakan ide/gagasan

3. Evaluasi ide/gagasan

4. Pengambilan keputusan

5. Membuat dokumen

6. Memotivasi peserta

Jenis-jenis Rapat antar lain :

Oliver serrat dalam Conducting Efective Meetings menggelompokkan rapat kedalam 5 jenis
antara lain:

1. Pengarahan(Briefing)

2. Rapat konsultasi

3. Rapat komite

4. Rapat dewan

5. Negosiasi

Perencanaan rapat bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik,maka diperlukan perencanaan sebaikbaiknya.perencanaan yang baik tentu
akanmempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki.begitu pula dalam rapat
bisnis,pencapaian tujuan rapat bisnis yang efektif sangat di tentukan oleh sejauh mana
persiapanyang telah dilakukan.

Pelaksanaan rapat bisnis

Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis,langkah


berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancer dan
efektif.efektifitas sebuah rapat bisnis sangat di tentukan oleh tiga komponen penting yaitu
kesipan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya,kesiapan nara
sumber dalam mempersiapkan materi yang akan di sampaikan dan kehadiran serta
keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
Pengertian laporan bisnis

Laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral,tidak memihak,


objektif,penyampaian informasi baik intern baik ekstern,biasanya di minta oleh mereka yang
memiliki kewenangan yang lebih tinggi,dan memiliki suatu tujuan tertentu.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Persiapan yang dilakukan sebelum menulis laporan bisnis antara lain:

1. Definisikan masalah,tujuan,dan ruang lingkup

2. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

3. Menentukan idea tau gagasan

4. Mengumpulkan bahan yang di perlukan

5. Menganalisis dan menafsirkan data

6. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir

Bagian pokok laporan bisnis antara lain :

1. Pendahuluan

2. Isi atau teks

3. Penutup

Cara menyusun teks laporan bisnis antara lain :

1. Membuat topik-topik atau kriteria

2. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian

3. Mendeskripsikan lokasi atau tempat

4. Menjelaskan proses-proses atau prosedur

5. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet

6. Menyusun urutan tingkat pamiliaritas

7. Menyusun sumber-sumber yang di gunakan

8. Pemecahan masalah