Anda di halaman 1dari 114

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Pelatihan
Auditor Internal ISO 9001 :2015
19 – 20 Juli 2018
TUJUAN PELATIHAN

• Memberikan Pemahaman tentang latar belakang audit


internal Sistem Manajemen ISO 19001:2011

• Memberikan wawasan kepada peserta tentang


persiapan audit , pelaksanaan audit serta evaluasi hasil
audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2015

• Memberikan wawasan kepada peserta bagaimana


melakukan analisa proses dan pengembangan checklist
audit
• Memberikan kemampuan peserta dalam menjalankan
Audit Internal
2
Agenda Pelatihan

 Session 1 : Pengantar Audit Mutu Internal


 Session 2 : Perencanaan Audit
 Session 3 : Pengembangan Checklist
 Session 4 : Pelaksanaan Audit
 Session 5 : Kesalahan Utama Dalam audit
 Session 6 : Pelaporan Audit
 Session 7 : Tindak Lanjut Audit
 Session 8 : Efektifitas Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Latar Belakang Maksud dan Tujuan
 Latar Belakang  Maksud dan Tujuan
Memberikan pemahaman
Organisasi yang berbasis
kepada peserta agar dapat
pada sistem selalu mempersiapkan
mengacu kepada kemampuannya didalam
konsistensi pada sistem merencanakan,memprsiapkan
tersebut. Untuk itu , dan melaksanakan audit
diperlukan keterbukaan internal berbasis kepada
oleh seluruh komponen prinsip PDCA dalam sistem
manajemen mutu pada
organisasi dalam
Perusahaan pada akhirnya
menjalankan audit internal dapat memberikan nilai
yang merupakan salah tambah dalam memajukan
satu media check and organisasi Perusahaan
balance yang diperlukan melalui kegiatan internal
dalam organisasi moderen. audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Menuju Pola Pikir Kesisteman dengan PDCA
Harmonisasi Internasional

UNIT PERUSAHAAN NASIONAL


DEPARTMENT INTERNASIONAL

1. Menjalankan
tugas tugas Unit
2. Mencapai target 1. Memastikan
1. Menjalankan kebijakan group
dan Sasaran
1. Menanjalankan kebijakan PER di jalankan
tugas dan 2. Mencapai target 2. Memastikan
mencapai KPI kinerja kontribusi bagi
DPT perusahaan pencapaian
3. Memastikan target group
sistem berjalan perusahaan
secara 3. Menjadi anggota
kesinambungan group perusahaan
yang kredible
PERKEMBANGAN ISO 9000

PROCESS
APPROAC
H

Penegasan
dan
Klarifikasi ISO 9001
2 0 15

Perubahan
tidak signifikan
ISO 9001
2 0 0 8
Perubahan Signifikan
ISO 9001 ISO 9001
1 9 9 4 2 0 0 0
ISO 9001 Perubahan tdk Signifikan
1 9 8 7 Perubahan Signifikan

Perubahan tdk Signifikan

Revisi 1 Revisi 2 Revisi 3 Revisi 4 Revisi 5

1984
31 tahun 2015
Terbit
STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO
9001:2015
Session 1 :

PENGANTAR
AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :
 Dasar dan Persyaratan Audit
 Definisi Audit
 Maksud dan Tujuan Audit Mutu Internal
 Prinsip-prinsip Audit
 Jenis-jenis Audit
 Istilah-Istilah Audit
Dasar Audit

Mengapa harus ada


Audit Sistem ???

 Tuntutan Pelanggan / Pasar

 Peraturan / Undang-undang

 Kebutuhan Organisasi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Sasaran Organisasi EXCELLENCE

• Setiap Organisasi memiliki rencana


target/sasaran yang ingin dicapai.

• Sasaran Organisasi dapat berubah


sesuai situasi dan kondisi yang terjadi
pada organisasi tersebut.

• Sasaran Organisasi dapat didasari oleh


adanya :
•Tujuan Organisasi
•Visi & Misi
•Nilai-nilai
•Proses + Goal
• Struktur + Rencana Kerja &
Anggaran

10
SISTEM MANAJEMEN = TOOLS - ARAH DAN TUJUAN ORGANISASI

(1) Reaksi terhadap Masalah (2) Awal Pendekatan Sistematis

Tujuan Tujuan
Stategis dan Stategis dan
Operasional Operasional

(3) Pendekatan Terarah (4) Pendekatan Terintegrasi

Tujuan
Tujuan
Stategis dan Stategis dan
Operasional
Operasional
Pencapaian Sasaran
Pencapaian sasaran organisasi harus dilakukan dengan
melalui penggunaan suatu Sistem Manajemen yang didukung
dengan adanya sumber daya yang sesuai.
5M MAN
MACHINE
(Peralatan) (Pimpinan & Karyawan)
Sasaran Organisasi

MONEY
(Pendanaan)

SISTEM MANAJEMEN

MATERIAL METHODE
(bahan bahan ) (Perkuliahan)

12
Maksud dan Tujuan Audit Sistem
 Memenuhi Persyaratan :
 Pelanggan / Pasar
 Peraturan / Undang-undang
 Sistem Manajemen Organisasi ------

 Kebutuhan Organisasi
 Sebagai Alat Manajemen untuk pengawasan dan peningkatan
kinerja
 Menemukan dan mencegah potensi masalah yang akan timbul
 Memperbaiki dan menyelesaikan masalah yang terjadi
 Meningkatkan kualitas proses maupun sumber daya
 Mengukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu
 Meningkatkan komunikasi antar departemen/fungsi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Referensi ISO 9001:2015
 Suatu program audit harus direncanakan, dengan
mempertimbangkan status dan kepentingan dari proses dan bagian
yang akan diaudit serta hasil audit sebelumnya.
 Kriteria, lingkup frekuensi dan metode audit harus didefinisikan.
 Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan
objektifitas dan keadilan dari proses audit.
 Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
 Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan
pelaksanaan audit, dan untuk melaporkan hasilnya dan
pemeliharaan catatan harus didefinisikan dalam suatu prosedur
terdokumentasi.
 Manajemen bagian yang diaudit harus memastikan tindakan
(koreksi) yang diambil tidak terlambat untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.
 Tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan
pelaporan hasil verifikasi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Definisi Audit

Menurut ISO 9001:2015 :


Proses yang sistematis,
independen dan terdokumentasi
untuk mendapatkan bukti dan
3D
mengevaluasinya secara objektif
untuk menentukan apakah
kebijakan, prosedur ataupun
persyaratan telah dipenuhi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Prinsip-Prinsip Audit

Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Pelaku


(Auditor) :

 Nilai-nilai Etika
- Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan
kebijaksanaan.

 Penjelasan/pemaparan Yang Benar


- Kejujuran dan ketepatan pada laporan, temuan dan
kesimpulan.

 Kehati-hatian Yang Professional


- Keahlian dan penilaian dalam melakukan audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Prinsip-Prinsip Audit
Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Metodologi
(Bebas & Sistematis) :

 Kebebasan/Independen
- Dasar untuk kenetralan audit dan objektifitas dari
kesimpulan audit.

 Pembuktian berdasarkan Pendekatan


- Kepercayaan dan pengembangan kesimpulan audit
dalam suatu proses audit yang sistematis.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Jenis-jenis Audit Sistem
 Audit Internal (Pihak Pertama) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu Organisasi yang
dilakukan oleh personal dari organisasi itu sendiri.

 Audit Eksternal (Pihak Kedua) :


Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh
pihak dari luar organisasi seperti pelanggan, supplier,
konsultan, sister-company dll, selain Badan Sertifikasi.

 Audit Eksternal (Pihak Ketiga) :


Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh
pihak Badan Sertifikasi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Jenis-jenis Audit Sistem

ISO 9001:2015
Jenis-jenis Audit Sistem
Jenis-jenis Audit Sistem
Jenis-jenis Audit Sistem

Organisation CUSTOMER

1st party 2nd party

CERTIFICATION
BODY

3rd party

ACCREDITATION 4th Party


BODY
Audit Internal vs Eksternal
Item/Kegiatan INTERNAL EKSTERNAL

 Memberikan - Diharapkan/ - Tidak pernah/


Pendapat Disarankan jarang

 Pertemuan - Tambahan/ - Disyaratkan /


Pembukaan & Tidak Wajib Harus dilakukan
Penutupan

 Gaya Audit - Informal - Resmi/Formal

 Reaksi Auditee - Mengabaikan - Ditanggapi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Jenis-jenis Audit Sistem – (Fungsi)
 Audit Pemenuhan (Compliance)
Audit yang dilakukan untuk memeriksa pemenuhan sistem manajemen
terhadap persyaratan standar dan persyaratan lainnya yang harus
diikutinya

 Audit Tindak Lanjut (Follow Up):


Audit yang dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan koreksi
terhadap hasil temuan dari audit pemenuhan yang dilakukan.

 Audit Pengamatan (Surveilance Audit) :


Audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi secara periodik untuk
memeriksa konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu setelah
mendapatkan sertifikat.

 Audit Kecukupan (Adequacy Audit) :


Audit yang dilakukan untuk memeriksa kesiapan dan pemenuhan
DPerusahaanumentasi Sistem Manajemen Mutu terhadap persyaratan yang
ditentukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Auditor
 Auditor adalah seseorang yang memiliki
kompetensi untuk melakukan kegiatan
Audit atas suatu Sistem Manajemen Mutu

 Kompetensi yang harus dimiliki :


 Karakter/sifat pribadi
 Kualifikasi
• Pengetahuan
• Pendidikan
• Pengalaman
• Keahlian

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Karakter Auditor
 Memiliki etika.
contoh: adil, jujur, tulus, sabar dan jelas.

 Berwawasan luas.
contoh: berkeinginan untuk memikirkan ide atau pandangan
alternatif lainnya.

 Diplomatis.
contoh: bijaksana dalam berinteraksi dengan orang lain.

 Perhatian.
contoh: secara aktif berhati-hati dengan keadaan dan kegiatan
sekitar.

 Pengertian.
contoh: secara naluri menyadari dan bisa mengerti keadaan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Karakter Auditor

 Serba bisa.
contoh: mudah menyesuaikan dengan perbedaan
keadaan.

 Gigih.
contoh: teguh, memusatkan perhatian pada pencapaian
sasaran.

 Tegas.
contoh: pencapaian secara tepat waktu dalam
penyimpulan berdasarkan pada alasan logika dan analisis.

 Percaya Diri.
contoh: bertindak dan berfungsi secara bebas ketika
berinteraksi secara efektif dengan orang lain.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Kualifikasi Auditor

 Pendidikan
 Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi

 Pelatihan
 Mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal

 Pengalaman
 Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya pengalaman
seorang untuk menjadi auditor.

 Pengetahuan dan Keahlian


 Memiliki pengetahuan dan keahlian khusus

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pengetahuan Dan Keahlian Auditor

 Umum
 Teknik, Prinsip dan Prosedur Audit
 Sistem Manajemen serta dokumentasinya
 Organisasi
 Persyaratan, Regulasi dan Aturan/hukum

 Khusus
 Teknik dan metode yang berkaitan dengan mutu
 Pemahaman proses dan produk

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Lead Auditor

Lead Auditor adalah seorang Auditor


yang mempunyai kualifikasi dan
kewenangan untuk mengatur suatu
kelompok Auditor dalam melakukan
Audit dari suatu Sistem Mutu.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Kompetensi Lead Auditor

 Melakukan perencanaan audit dan penggunaan


sumber daya yang efektif
 Mewakili tim auditor dalam berkomunikasi dengan
pihak pelanggan dan auditee
 Mengorganisasi dan mengarahkan anggota tim audit
 Memberikan arahan dan panduan kepada ‘Auditors-
in-training’
 Memimpin tim audit dalam membuat kesimpulan
 Mencegah dan memyelesaikan konflik
 Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Evaluasi Auditor

 Evaluasi Auditor dan Ketua Tim Audit (Lead Auditor)


harus direncanakan, dilaksanakan dan dicatat sesuai
dengan prosedur audit untuk memberikan hasil yang
objektif, konsisten, adil dan terpercaya.

 Proses evaluasi harus mengenali pelatihan dan


penambahan keahlian lainnya

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Independensi Auditor

Saya
boleh
 Seorang Auditor harus bersifat Audit
ya Mas
independen atau bebas dimana Bro,
tidak terpengaruh oleh pihak lain
dalam area yang akan diauditnya
baik secara langsung maupun
tidak langsung dalam kapasitas
pribadi maupun profesional.

 Auditor tidak boleh mengaudit


bagian atau pekerjaannya

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Auditee

 Auditee adalah Pihak atau fungsi yang akan diaudit


terhadap sistem mutu yang dijalankannya.

 Auditee dapat merupakan suatu bagian ataupun


personal yang bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan sistem mutu yang ditetapkan

 Auditee bertanggung jawab untuk memberikan


penjelasan dan keterangan kepada pihak Auditor
selama proses audit berlangsung

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Session 2 :

PERENCANAAN AUDIT

Materi Pembahasan :
 Tujuan & Lingkup
 Penjadwalan
 Pemilihan Auditor
 Pemberitahuan Audit
 Pengaturan Khusus
Tujuan Audit
 Pada setiap pelaksanaan Audit sebaiknya
ditetapkan tujuan dan sasaran yang ingin
dicapai untuk memastikan kelancaran
proses audit dan arah pelaksanaan kegiatan
audit yang dijalankan.

 Hasil audit terdahulu, baik eksternal


maupun internal dapat dan sebaiknya
digunakan sebagai referensi dalam
menetapkan tujuan/sasaran audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Lingkup Audit

 Untuk melaksanakan Audit harus


ditetapkan cakupan/lingkup yang
akan diaudit.

 Cakupan / Lingkup audit dapat


berupa :
 Produk/Layanan
 Proses
 Area
 Fungsi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Bisnis Proses

Definisi Business Process:

“Suatu gambaran menyeluruh dari proses atau fungsi


utama dan relevansinya yang dapat menggambarkan
suatu organisasi menjalankan bisnisnya”
Bisnis Proses

Pengelompokan Proses dalam penyusunan Bisnis


Proses:

1. Main Process (Core Process)


2. Planning Process
3. Support Process
4. Review , Improvement & Documentation Process
Penjadwalan Audit

Penjadwalan Audit dilakukan dalam


beberapa tahapan yaitu :
 Menyiapkan Jadwal audit
 Menentukan Frekwensi audit
 Menentukan Waktu audit

Penjadwalan Audit disusun oleh


Koordinator Program Audit atau Wakil
Manajemen Mutu.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Jadwal Audit
 Jadwal audit harus menunjukkan :
 Area/Proses yang akan diaudit
 Waktu Pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
 Auditor
 Status pelaksanaan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Frekwensi Audit

 Pada umumnya disesuaikan dengan


tujuan dan sasaran audit ataupun
persyaratan yang harus diikuti.

 Tetapi dapat pula dipengaruhi oleh :


 Keinginan Manajemen
 Tersedianya auditor
 Perpindahan Proses
 Masalah Dalam Proses
 Hasil Audit Terdahulu.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Waktu Audit
 Setelah mendapatkan Sertifikat ISO 9000, organisasi
disarankan melakukan audit mutu internal sebanyak 2
kali dalam satu tahun yang dilakukan sebelum
pelaksanaan Surveilance Audit oleh Badan Sertifikasi.

 Setiap bagian/proses telah dilakukan audit minimal


satu kali dalam satu tahun.

 Lama waktu pelaksanaan audit tiap proses/area


berkisar antara 1 – 2 jam tergantung besar
cakupan/lingkup proses/area yang akan diaudit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pemilihan Auditor
 Tim Auditor untuk tiap proses/area terdiri atas 1 –
2 orang.

 Auditor dipilih dengan dasar :


 Telah mendapatkan pelatihan Audit Mutu Internal
 Memiliki kompetensi sebagai Auditor

 Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama


 Umumnya dari tingkatan Mid-Management

 Auditor pemula dapat disertakan sebagai


pendamping

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pembentukan Tim Audit
 Dalam 1 organisasi, anggota Tim
Auditor dapat terdiri dari beberapa Lead
orang tergantung kebutuhan. Auditor
 Salah satu anggota ditunjuk sebagai
Pimpinan (Lead) Auditor Organisasi

 Anggota Tim Auditor akan dibagi


dalam beberapa kelompok, dimana A
tiap kelompok terdiri dari E
B
(umumnya) 1-2 orang
 1 orang Lead Auditor (kelomppk)
D C
 1 orang Auditor

 Tiap kelompok Auditor akan


mendapatkan tugas sesuai jadwal
yang sudah ditetapkan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Tanggung Jawab Auditor

 Melakukan Persiapan untuk Audit


 Melakukan Audit Tepat Waktu
 Menjelaskan temuan audit kepada Auditee
 Menyepakati temuan audit dengan Auditee
 Memastikan Auditee menetapkan tindakan koreksi
 Menyiapkan Laporan Audit tepat waktu
 Melakukan tindak lanjut Audit
 Menutup Laporan Audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Tanggung Jawab Auditee

 Mempersiapkan diri dalam audit


 Memastikan dokumen , prosedur, serta obyek audit di
persiapkan
 Menjawab pertanyaan dari auditor
 Menjelaskan ke lapangan tentang proses yang di
jalankan
 Memberikan dokumen yang di minta oleh auditor
 Menindaklanjuti temuan dan saran
 Melaporkan kepada manajemen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pemberitahuan Audit
 Pemberitahuan Audit dapat dilakukan secara
 Resmi (tertulis)
 Tidak Resmi (lisan)
 Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)

 Isi Pemberitahuan mencakup :


 Tujuan/Sasaran Audit
 Ruang Lingkup
 Jadwal
 Referensi/Acuan

 Pemberitahuan disampaikan kepada :


 Auditor
 Auditee
 Manajemen
 Umum (karyawan & staff)
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pengaturan Khusus
Pengaturan perlu dilakukan terhadap hal-hal
khusus seperti :

Area-area Khusus
 Ruang Tertutup/Steril, Tempat pada Ketinggian/Kedalaman tertentu

 Penggunaan Peralatan Pengamanan


 Safety tools seperti sepatu, topi/helm, sarung tangan dll.

 Pemeriksaan Keamanan
 Safety Regulation

 Pemandu/Pendamping
 Sebagai penunjuk arah/lokasi audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pemandu/Pendamping
 Pemandu/pendamping disarankan disediakan untuk
Audit dari pihak Eksternal.
 Pemandu/pendamping lebih baik dari Tim ISO yang
memahami proses penerapan Standar ISO didalam
Organisasi
 Fungsi Pemandu/Pendamping :
 Menunjukkan lokasi pelaksanaan audit
 Memastikan waktu audit dengan pihak auditee
 Menyiapkan kunjungan pada tempat tertentu
 Memastikan pelaksanaan aturan keamanan dan keselamatan
diketahui dan dilaksanakan
 Menyaksikan jalannya proses audit
 Memberikan klarifikasi atau bantuan informasi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Session 3 :

PENGEMBANGAN CHECKLIST

Materi Pembahasan :
 Maksud dan Tujuan Checklist
 Bentuk Checklist
 Pembuatan Checklist
 Peninjauan Dokumen
Checklist Audit
 Checklist adalah alat bantu Auditor untuk menjamin
kelengkapan cakupan kegiatan audit yang dilakukannya
serta mencatat hasil pemeriksaan yang dilakukannya
sehingga pelaksanaan audit dapat berjalan dengan
efektif dan efisien.

 Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai


hasil peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan
pertanyaan sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan
audit

AUDIT
CHEC
KLIST

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Tujuan Checklist

 Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar


sesuai dengan rencana yang telah dibuat
 Menjamin cakupan lengkap dari suatu area
 Menambahkan ingatan auditor
 Meningkatkan efisiensi auditor
 Memberikan konsistensi antar auditor
 Untuk mengatur dan mengendalikan waktu
pelaksanaan audit.
 Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen
referensi yang diperlukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Bentuk Checklist

 Tidak ada standar bentuk checklist

 Disarankan membuat format dengan


kolom untuk :
 Waktu Audit (Hari, Tanggal, Jam)
 Jenis Audit
 Nama Auditor
 Nama & Bagian Auditee
 Pertanyaan
 Jawaban Pertanyaan : Ya & Tidak
 Penjelasan/Keterangan
 Keputusan/Hasil Penilaian
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Contoh Bentuk Checklist Audit
NO. AUDIT :
CHECKLIST AUDIT
Logo Organisasi PROSES/PROSEDUR : TANGGAL :

HAL:

AUDITEE : AUDITOR :

No. Pertanyaan Y/T Keterangan Penilaian

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pembuatan Checklist
 Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan
pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit
dengan cara :
 Peninjauan Dokumentasi Proses
 Pengumpulan informasi atas proses tersebut

 Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :


 Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi
• Standar Sistem, Produk
• Peraturan dan Perundang-undangan
 Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut

 Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat,


mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Contoh Pertanyaan Checklist

 Apa persyaratan ISO 9001:2015 yang berkaitan?


 Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?
 Apa saja tujuan dari proses?
 Apakah yang menjadi input proses?
 Siapa saja pelanggan dari proses?
 Apa saja aspek penting dalam proses tersebut & bagaiamana
kendalinya?
 Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?
 Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di lapangan
?
 Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di lapangan?
 Apakah mereka menggunakan laporan ketidak-sesuaian?
 Apakah ada jadwal audit?
 Apakah auditor yang ditunjuk memiliki kualifikasi dan independen
dari bidang yang diaudit?

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Peninjauan Dokumentasi Proses
Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan
untuk :

 Mengenali Dokumen/prosedur
 Jenis dan Isi dokumen

 Mengenali Proses & Interaksinya


 Input & Output
 Sumber Daya

 Mengenali Potensi Masalah pada proses

 Memperhatikan persyaratan khusus


 Proses dan produk
 Undang-undang & regulasi
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Mengenali Dokumentasi
 Jenis Dokumen yang digunakan :
 Prosedur / Instruksi Kerja
 Formulir

 Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan


dokumen

 Isi dokumen
 Informasi / data :
• Data pokok
• Data pendukung

 Tujuan penggunaan dokumen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Mengenali Proses
 Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan
menjadi keluaran

Sumber Daya

input PROSES output

 Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur


proses.
 Proses dilakukan secara manual atau otomatis
(komputerisasi)
 Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui
tahapan atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam
proses tersebut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Memahami Interaksi Antar Proses dan Peta Proses

 Memahami interaksi antar proses


dilakukan dengan memperhatikan :
 Bagian/area lain yang terkait
 Hubungan dengan bagian/area yang terkait :
• Satu arah
• Dua arah (timbal balik)
 Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut :
• Produk
• Informasi/Data
 Bentuk penghubung :
• Manusia
• Mesin atau komputer
• Dokumen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Memahami Potensi Masalah
 Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi
masalah yang ada dalam proses yang akan diaudit
berdasarkan pemahamannya terhadap sistem/proses
yang dipelajarinya.

 Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan


pengalaman dan pengetahuan yang diterima/dimilikinya,
berdasarkan informasi yang diterima.

 Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu


penyimpangan yang pasti/akan terjadi dan dicari dalam
pelaksanaan audit.

 Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee


memahami permasalahan yang ada didalam
bagian/prosesnya dan tindakan koreksi yang dilakukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Memperhatikan Persyaratan Khusus

 Persyaratan Standar ISO 9001:2015

 Persyaratan Organisasi

 Persyaratan Industri

 Hukum dan Undang-Undang

 Peraturan Pemerintah

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Session 4 :

PELAKSANAAN
AUDIT

Materi Pembahasan :
 Persiapan
 Pertemuan Pembukaan
 Pelaksanaan Audit
 MendPerusahaanumentasikan Hasil/Temuan Audit
 Memberitahukan Temuan pada Auditee
 Pertemuan Penutupan
Persiapan Audit

 Sebelum Audit dilakukan, pastikan beberapa hal telah


siap dan tersedia antara lain :
 Auditor dan Auditee telah sepakat atas jadwal/waktu audit yang ada.
 Dokumen pendukung untuk pelaksanaan audit seperti :
• Salinan Prosedur
• Salinan Standar ISO 9001:2015
• Formulir Laporan Hasil Audit
• Checklist
 Alat tulis
 Alat pendoknumentasi/perekam (camera), jika perlu

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pelaksanaan Audit
 Audit dilakukan pada Perusahaan tempat proses
penerapan sistem dijalankan.
 Pastikan Auditee sudah siap saat datang ke lokasi audit
 Disarankan datang tepat waktu sesuai jadwal

 Jangan terpengaruh pihak Auditee untuk membuang


waktu saat tiba atau menuju lokasi audit

 Lakukan pertemuan pembukaan jika perlu, jika tidak


maka dapat langsung menuju tempat Auditee dengan
bantuan pemandu atau pendamping.

 Sebelum memulai audit, sepakati dahulu dengan pihak


Auditee untuk dapat sama-sama memfokuskan diri pada
pelaksanaan audit tersebut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pertemuan Pembukaan
 Pelaksanaan
 Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan
kondisi organisasi
 Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
 Dilaksanakan secara singkat dan jelas

 Tujuannya :
 Konfirmasi Rencana Audit
 Penjelasan pelaksanaan audit
 Konfirmasi jalur komunikasi
 Kesempatan bertanya dari auditee

 Peserta :
 Auditor
 Auditee
 Wakil Manajemen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Agenda Pertemuan Pembuka

 Perkenalan anggota tim audit dengan pihak yang diaudit


dan sebaliknya.

 Penjelaskan Auditor mengenai :


 Tujuan audit
 Ruang lingkup audit
 Rencana/Jadwal audit
 Metode audit
 Kriteria penilaian.

 Membahas hal-hal umum (logistik, waktu rapat


penutupan, ruang khusus untuk para auditor, dsb).

 Tanya jawab

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Kegiatan Audit

WAWANCARA

PEMERIKSAAN PENGAMATAN

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Wawancara
 Wawancara dilakukan untuk mengetahui dan
mendapatkan informasi dari Auditee mengenai :
 Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi
 Pelaksanaan Sistem
 Hasil dan Kegunaan Sistem
 Penyelesaian Masalah
 Tinjauan & Analisa Data
 Tindakan Koreksi & Pencegahan

 Lama wawancara disesuaikan dengan kebutuhan


untuk mendapatkan informasi langsung dari Auditee
 Gunakan Checklist untuk memandu proses wawancara
 Jangan mengambil seluruh waktu audit hanya untuk wawancara

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Tehnik Wawancara

Hindari memberi pertanyaan yang mengarah dan memojokkan


Auditee;
Mengapa anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif ?
Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan ?
Gunakan bahasa tubuh (mimik muka, gerak tangan, kontak mata)
Perhatikan saat Auditee berbicara, disarankan lebih banyak menjadi
pendengar daripada pembicara
Katakan persetujuan atas penjelasan auditee yang sesuai dengan
kriteria audit
Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang
masih asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian
yang berbeda
Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksud
Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum
mengajukan pertanyaan
Buat kesimpulan informasi yang didapat serta konfirmasi kepada
auditee untuk persetujuan atau koreksinya.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Jenis Pertanyaan

 Pertanyaan Terbuka
 Bagaimana ……..?

 Pertanyaan Tertutup
 Apakah & Kapankah serta dimana ……?

 Pertanyaan Mengarahkan
 Benarkah ……..?

 Pertanyaan Penegasan / Naif


 Dapatkah ………?

 Meminta untuk menunjukkan


 Tunjukkan pada saya ….?

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pemeriksaan
 Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :
 Dokumentasi
 Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses
 Hasil Proses
 Catatan Mutu

 Sample pemeriksaan dilakukan secara random/acak


dengan memilih sendiri bagian dari proses yang akan
diaudit.

 Melakukan penelusuran melalui produk dan atau


dPerusahaanumen untuk mengetahui hubungan/kaitan
satu proses dengan proses lainnya.

 Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang


diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan Dokumentasi
 Kesesuaian DPerusahaanumentasi telah memenuhi
persyaratan standar.
 Identifikasi/kode dokumen
 Bentuk/Layout
 Konsistensi antar dokumen

 Kelengkapan Dokumen.
 Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi yang
ditetapkan.
 Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.

 Pemahaman Auditee
 Isi dan penggunaan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Tehnik Penelusuran
 Penelusuran dilakukan dengan mengambil secara
acak/random satu atau beberapa catatan.

 Cara Penelusuran :
 Memeriksa dari awal proses ke akhir proses
 Memeriksa dari akhir proses ke awal proses
 Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir proses

 Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan


yang lainnya dan periksa kesesuaiannya dengan
uraian yang dijelaskan dalam prosedur.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pemeriksaan Hasil Proses

 Pemenuhan atas kesesuaian Produk


 Persyaratan/spesifikasi pelanggan
 Persyaratan organisasi
 Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu

 Pencatatan Data
 Perhitungan Data
 Validitas Data --- tanda tangan
 Arti Data

 Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu


 Rencana vs Realisasi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pemeriksaan Catatan
 Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan
memeriksa bukti bahwa proses telah dilakukan.

 Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang


berhubungan dapat ditelusuri dengan mudah.
 Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan :
• Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan
• Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana
• Identifikasi Produk ; nama produk; no. order

 Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup


proses/bagian yang sedang diaudit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Catatan Yang Perlu Diperiksa
 Laporan Internal Audit
 Daftar Induk Dokumen
 Hasil Tinjauan Manajemen
 Hasil Survey Pelanggan
 Laporan Keluhan Pelanggan
 Catatan Hasil Pelatihan
 Hasil Tinjauan Order
 Daftar Supplier
 Hasil Evaluasi Supplier
 Hasil-hasil Kegiatan Desain dan
Pengembangan
 Laporan & Status Kalibrasi
 Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi
Proses
 Hasil Pengukuran Produk & Proses
 Hasil Analisa Data
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Pemeriksaan Data
 Untuk mengetahui dan memeriksa hasil dari proses
yang dilakukan dan apakah telah memenuhi
persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.

 Dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan


yang dilakukan didalam catatan yang diperiksa.
 Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.

 Periksa data pada satu catatan dengan data pada


catatan lain yang berhubungan
 Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data
pada catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama

 Periksa validitas/keabsahannya yang cukup dan


dilakukan oleh yang berwenang.

 Periksa berapa lama data tersebut disimpan dan


bagaimana penyimpanan data dilakukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pencapaian Kinerja
 Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah
realisasi hasil proses sesuai dengan rencana
yang ada.
 Rencana dapat berupa :
• Sasaran Mutu Bagian atau Organisasi
• Rencana Kerja/Planning

 Realisasi dapat ditunjukkan dalam :


• Laporan Hasil Proses

 Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan


analisa dari perbandingan antara rencana
dengan realisasi yang ada.
 Metode tehnik statistik yang digunakan.
 Pelaksana dan penanggung jawab analisa data

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pengamatan

 Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan pengamatan


terhadap beberapa hal yang bertujuan :
 Sebagai tambahan informasi
 Sebagai cara pembuktian hasil proses

 Beberapa hal yang perlu diamati adalah :


 Bahasa Tubuh Auditee
 Kondisi Proses
 Metode Kerja
 Kemampuan Personel
 Hasil Produk
 Kondisi Sarana Kerja
 Lingkungan Kerja

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Teknik Pengamatan

 Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya


 Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee
 Pahami secara lengkap proses yang ingin diamati
 Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan
keterangan dari pelaksana proses
 Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama
 Amati kejadian-kejadian selama proses berlangsung
 Amati hal-hal berikut ini dan bandingkan sesuai persyaratan :
 Cara/Tahapan kerja yang dilakukan
 Dokumen yang digunakan
 Sumber daya yang digunakan
 Pelaksana yang melakukan
 Catat (masalah, lokasi, tanggal) jika terjadi proses atau
dokumen atau sumber daya yang tidak sesuai.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Mendokumentasikan Temuan

 Temuan Audit harus dicatat/didokumentasikan dengan


segera saat temuan tersebut ditemukan

 Pencatatan dapat menggunakan checklist atau lembaran


lain atau langsung pada Laporan Audit yang tersedia.

 Jika diperlukan dan bisa dilakukan, bukti temuan diminta


untuk diserahkan sebagai pendukung laporan audit.
 Salinan dokumen (prosedur, forms, dll) yang tidak sesuai

 Untuk temuan visual, bisa dilakukan pendokumentasian


dengan merekam / memotret dengan menggunakan
kamera atau alat perekam lainnya.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pencatatan Temuan

 Catatan temuan audit harus menjelaskan hal-hal


sebagai berikut :
 Masalah yang terjadi
 Bukti terjadinya masalah :
• Dokumen / Catatan
• Hasil Tanya Jawab
 Waktu terjadinya masalah
 Lokasi terjadinya masalah
 Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi
 Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan ditimbulkan
karena terjadinya masalah tersebut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Bukti Objektif
Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau
pernyataan dari KENYATAAN / FAKTA yang bersangkutan
dengan suatu barang atau jasa atau penerapan dan adanya
suatu unsur sistem mutu yang didasarkan pada
pengamatan, pengukuran atau pengujian dan yang dapat
diverifikasi.
Beberapa contoh bukti objektif :
 Catatan - catatan seperti risalah tinjauan
manajemen, catatan pengendalian mutu,
 Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk,
standard teknis, dan lain -lain.
 Kondisi fisik peralatan, mesin, area
penyimpanan, atau komponen produk.
 Pernyataan dari pihak auditee pada waktu
diaudit.
 Hasil observasi auditor pada beberapa area atau
aktivitas yang diaudit.
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Ketidaksesuaian

 Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan


yang ditentukan

 Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau


kekurangan pada satu atau lebih bagian dari sistem
mutu dengan persyaratan yang ditentukan

 Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :


 Major / Non Conformance
 Minor / Discrepancy

 Selain kedua hal diatas ada kriteria lain yaitu :


“Remarks” atau “Opportunity For Improvement”

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pertemuan Penutup
 Pelaksanaan
 Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan
kondisi organisasi
 Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.

 Tujuannya :
 Menjelaskan hasil-hasil Audit
 Membahas temuan dan tindakan koreksi

 Peserta :
 Auditor
 Auditee
 Wakil Manajemen Mutu
 Manajemen (Pimpinan)

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Agenda Pertemuan Penutupan
 Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan audit.

 Penjelasan atas hasil audit, temuan dan penilaian yang dilakukan


Auditor.
 Temuan audit diuraikan secara singkat dan jelas
 Latar belakang dan alasan temuan dijelaskan
 Penilaian atas tiap temuan dijelaskan

 Menetapkan Tindakan Koreksi atas temuan Audit


 Batas waktu penyelesaian tindakan koreksi
 Bentuk & cara pelaporan tindakan koreksi

 Kesepakatan waktu Tindak Lanjut Audit

 Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir

 Penutupan, kesimpulan dan komitmen tindakan perbaikan dari


Manajemen
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Session 5 :

KESALAHAN PALING SERING DALAM


AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :
 Jenis Kesalahan
 Penyebab
Kesalahan dalam Melakukan Audit

 Tidak melakukan persiapan ; 5P ( proper planning


prevent poor performance)
 Lakukan desk audit / pelajari SOP , standar sebelum melakukan
audit
 Buat checklist
 Kenali proses dan peta proses
 Kenali potensi masalah
 Hanya Fokus kepada SOP / Dokumen
 Audit harus mencakup 5 komponen organisasi yang membentuk
kesisteman ( 5M)
 Pastikan ke 5 nya tercakup
 Pasang mata dan telinga

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Kesalahan dalam Melakukan Audit
 Memberikan Kesan seolah olah mencari kesalahan
seseorang
 Audit harus fokus kepada proses , bukan person
 Audit berbasis ke sistem

 Tidak fokus kepada objective evidence, sehingga


dapat berdampak kepada premature judgment
 Laporan harus berbasis kepada content dan mampu telusur
 Pengisian laporan audit harus berbasis kepada prinsip PLOR
 Selalu memasukan reference dalam penulisan temuan

 Mewancarai person yang salah karena tidak


menguasai proses
 Selalu memastikan auditee adalah yang paham dan mengerti
akan permasalahan yang diaudit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Session 6 :

PELAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :
 Penyiapan Laporan
 Bentuk dan Isi Laporan
 Pembuatan Laporan
 Distribusi Laporan
92
Penyiapan Laporan Audit
 Hasil temuan audit yang didapat dan disepakati oleh
Auditee, kemudian dilaporkan dalam formulir Laporan
Hasil Audit.

 Formulir Laporan Hasil Audit dapat menggunakan :


 Laporan Khusus untuk Audit Mutu Internal
 Formulir Laporan Ketidaksesuaian (Nonconformance Report)

Auditor bertanggungjawab untuk menyiapkan dan


mengisi Laporan tersebut mengikuti proses Audit
yang dilakukannya.

Banyaknya laporan audit tergantung kesepakatan


penulisan jumlah temuan audit pada tiap laporan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Bentuk & Isi Laporan Audit
 Persyaratan ISO 9001:2015 tidak menetapkan
bentuk/format standar Laporan Audit Mutu Internal,
hanya mensyaratkan bahwa hasil audit harus dicatatkan
/ dilaporkan.

 Format Laporan Hasil Audit harus dapat menjelaskan :


 Waktu & Tempat Pelaksanaan Audit
 Nama Auditor
 Nama dan Bagian/Dept/Proses Auditee
 Referensi (Dokumen atau Persyaratan Standar)
 Temuan / Hasil Audit
 Tindakan Koreksi yang akan dilakukan & target waktu penyelesaian
 Tanda tangan persetujuan Auditee & Auditor
 Hasil Tindakan Koreksi
 Hasil Kesimpulan untuk penutupan Audit
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Contoh Format Laporan Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pembuatan Laporan Audit
 Auditor harus dengan segera membuat Laporan Audit selambatnya
pada akhir pelaksanaan proses audit yang dilakukannya dan
sebelum meninggalkan lokasi audit.

 Auditor harus menjelaskan berapa banyak temuan dan berapa


laporan yang dibuatnya
 Satu temuan sebaiknya dibuat dalam satu laporan audit (lembar).

 Sebelum meninggalkan lokasi audit, Auditor harus mendapatkan


data Tindakan Koreksi dan target waktu penyelesaiannya dituliskan
dalam Laporan oleh Auditee

 Disarankan Auditor membuat salinan Laporan Audit, dimana :


 Laporan asli disimpan oleh Auditor, untuk digunakan kemudian
 Salinan dipegang oleh Auditee sebagai referensi untuk melakukan tindakan
koreksi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pengisian Laporan Audit

 Pengisian data laporan oleh Auditor


 Laporan diisi dengan segera, jangan menunda menulis Laporan
Audit
 Pengisian laporan harus singkat dan jelas
 Setelah mengisikan temuan audit, tanda tangani laporan dan
serahkan pada Auditee

 Pengisian oleh Auditee


 Auditee mengisikan Tindakan Koreksi yang akan dilakukan berikut
target waktu penyelesaiannya
 Tanda tangan laporan, serahkan pada Auditor

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pengisian Laporan Audit
1. Tulis
informasi
umum

2. Tulis
temuan
berbasis PLOR

3 Tanda tangan
auditee dan
Auditor
6. auditor pada saat
4. Auditee membuat nya melakukan
analisa penyebab verifikasi tindakan
diketahui atasan perbaikan , setelah itu
ttd Management
Representative
5. Auditee membuat
analisa rencana
perbaikan diketahui
atasan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Distribusi Laporan Audit
 Laporan Audit didistribusikan kepada:
 Auditee
• Disimpan sebagai referensi untuk melakukan tindakan koreksi.

 Koordinator/Pimpinan Auditor/MR
• Sebagai data hasil kegiatan audit yang telah dilakukan oleh
Auditor yang ditunjuk.
• Untuk digunakan lagi pada saat Auditor melakukan Audit Tindak
Lanjut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Session 7 :

TINDAK LANJUT AUDIT

Materi Pembahasan :
 Tujuan Tindak Lanjut
 Pelaksanaan Tindak Lanjut
 Pelaporan Tindak Lanjut
 Penutupan Laporan Audit
100
Tindak Lanjut Audit

Pemeriksaan terhadap tindakan


koreksi yang dilakukan atas temuan
audit untuk memastikan pelaksanaan
dan efektifitas tindakan yang
dilakukan tersebut.

Tujuan :
 Memastikan Tindakan Koreksi Dilakukan
 Memastikan Tindakan Koreksi telah memperbaiki dan
menyelesaikan masalah
 Menutup Laporan Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit

 Auditor bertanggung jawab untuk melakukan


pemeriksaan kembali (Audit Tindak Lanjut) terhadap
hasil tindakan koreksi untuk memeriksa efektifitas
tindakan koreksi yang dilakukan

 Pelaksanaan Audit sesuai dengan target waktu yang


disepakati dengan pihak Auditee.

 Pemeriksaan dilakukan terhadap :


 Hasil Tindakan Koreksi
 Waktu Penyelesaian
 Efektifitas Tindakan
 Kebutuhan untuk perbaikan/peningkatan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pelaporan Tindak Lanjut Audit

 Menggunakan Laporan Hasil Audit, sesuai dengan


masalahnya

 Auditor mengisi hasil pemeriksaan atas tindakan koreksi


yang diambil dengan mencantumkan hasil tindakan
koreksi

 Auditor mengambil copy laporan audit dari Auditee untuk


dijadikan satu dengan laporan aslinya.

 Menyerahkan laporan kepada MR/Koordinator Audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Penutupan Laporan Audit

 Jika tindakan koreksi selesai dilakukan maka auditor


menandatangani laporan sebagai tanda penutupan
laporan

 Jika tindakan koreksi belum selesai, maka auditor


memberikan keterangan :
 Tambahan waktu yang diperlukan
• Laporan Audit belum ditutup
 Timbulnya masalah baru (laporan permohonan tindakan koreksi)
• Laporan Audit bisa ditutup.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Pelaporan Audit Kepada Manajemen

Hasil Audit Mutu Internal akan disampaikan


kepada Pimpinan Manajemen untuk :
 Mereview efektifitas penerapan sistem manajemen
mutu dalam mencapai rencana dan target perusahaan
 Mendapatkan komitmen semua tingkatan di dalam
organisasi dalam menjalankan dan mengembangkan
sistem manajemen mutu
 Menetapkan tindakan perbaikan atau pun peningkatan
yang diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen
mutu

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Session 8 :

EFEKTIFITAS DAN ETIKA


AUDIT

Materi Pembahasan :
 Hambatan Pelaksanaan Audit
 Efektifitas Audit
 Etika Audit
 Tips Audit
Hambatan Audit
 Mengulur Waktu
 Penjadwalan Ulang
 Pertanyaan yang tidak dijawab
 Terus ‘Menghindar’ dari Audit
 Gangguan Telepon
 Dipanggil untuk hal ‘penting’
 Memohon Auditor tidak menulis Laporan
 Membuat kelihatan selalu tidak punya waktu
(sibuk)

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Efektifitas Audit
Bergantung kepada :
 Komitmen Pimpinan Manajemen
 Perencanaan & Persiapan Audit
 Koordinasi dan komunikasi antar seluruh pihak
 Kompetensi Auditor
 Pemahaman Auditor atas tugas & tanggung jawabnya
 Penyediaan sarana pendukung
 Kemudahan akses untuk mendapatkan data/informasi
 Dukungan seluruh personal dalam Organisasi
 Kesiapan Auditee untuk diaudit
 Laporan Audit dibuat secara benar, lengkap dan jelas.
 Tindakan koreksi dilakukan secara benar dan tepat
waktu
Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015
Etika Auditor
 Melakukan audit tepat waktu.
 Tidak menunggu terjadinya suatu kesalahan.
 Audit tidak dilakukan dengan cara yang antagonis dan emosional
 Auditor harus dapat bersikap diplomatis, tegas, percaya diri serta
dapat mengendalikan diri.
 Auditor harus penuh pengertian dan tidak mencaci-maki Auditee
yang ada pada tingkatan yang lebih rendah dari dirinya.
 Menilai dan melaporkan fakta sebagaimana yang ia lihat
 Tidak memulai audit dengan prasangka tentang hasil akhir audit
itu.
 Jika membuat kesalahan, ia harus mengakui dan mengambil
tindakan yang tepat untuk memperbaiki.
 Auditor tidak menentukan sampai dimana suatu proses dapat
diterima, tapi hanya menentukan tingkat kesesuaian dengan
persyaratan.
 Memberitahukan Auditee beberapa bidang/proses tidak diaudit
pada saat ini

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Beberapa Tips Dalam Audit
 Gunakan humor untuk mengendalikan situasi yang ‘tegang’
 Jelaskan pada Auditee bagaimana audit dapat membantu
mereka

 Fokus pada masalah bukan pada orang


 Bertujuan pada ‘Apa’ yang salah bukan pada ‘Siapa’ yang
salah

 Konsultasi sebelum memutuskan


 Mendengarkan pada Auditee

 Setuju pada ketidaksetujuan


 Membangun hubungan kerja yang baik

 Menguraikan keterangan untuk klarifikasi


 Buat Auditee merasa nyaman

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Hal Yang Dihindari

 Konflik atau argumentasi


 ‘Mendikte’ Auditee
 Memaksa melakukan menurut cara kita
 Mengkritik atau menyindir Auditee
 Memojokkan Auditee saat ada temuan
 Salah dalam menilai temuan
 Temuan tidak disepakati Auditee
 Membahas hal yang tidak penting
 Keluar dari lingkup audit
 Mengikuti kemauan Auditee
 Ingin cepat menyelesaikan proses Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


Auditor itu …..

 Auditor itu bukan Polisi


 Auditor tidak ahli terhadap semua area
 Auditor tidak paham sepenuhnya atas area yang di
audit
 Auditor ada bukan untuk mencari kesalahan
 Auditor tidak selamanya benar
 Audit fokus ke manajemen sistem

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015


“Mari tekadkan diri untuk menjalankan Sistem
Manajemen Mutu secara benar & konsisten
agar dapat memberikan produk dan
pelayanan yang terbaik untuk mencapai
kepuasan pelanggan”

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015