31

MODUL IV

ANALISIS KELAYAKAN PROYEK SISTEM INFORMASI

5.1 Tujuan Praktikum

Setelah menyelesaikan modul ini, praktikan diharapkan:
1. Praktikan mampu memperkirakan biaya-biaya yang timbul akibat
pengembangan sistem informasi
2. Pratikan mampu memperkirakan manfaat-manfaat yang diperoleh
dari pengembangan sistem informasi
3. Praktikan mampu melakukan analisis cost-benefit dari
pengembangan sistem informasi
5.2 Dasar Teori
Dalam dunia bisnis saat ini, seorang analis harus belajar untuk
berfikir seperti halnya manajer bisnis. Lebih dari sebelumnya, manajemen
mengharapkan sistem informasi dapat menghasilkan manfaat lebih.
Informasi adalah modal utama yang harus ditetapkan, sebagaimana halnya
pemasaran harus menetapkan produk baru dan bagian produksi
menetapkan gedung atau peralatan baru. Analis sistem semakin
diharapkan untuk membantu menjawab pertanyaan berikut: 1. Apakah
investasi akan menghasilkan keuntungan? 2. Apakah ada investasi lain
yang menghasilkan lebih besar daripada pengeluaran? Kedua pertanyaan
di atas adalah untuk memastikan bahwa sistem yang telah direncanakan
layak untuk dilanjutkan pengembangannya atau tidak. Kelayakan sistem
adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis
pengembangan sistem informasi terhadap organisasi. Analisis kelayakan
adalah proses pengukuran kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur
sepanjang siklus hidup. Pengertian studi kelayakan menurut O’Brien (2005,
p.515) adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan
oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan
kelayakan proyek yang diusulkan.
Terdapat empat kategori pengujian kelayakan:

1. Kelayakan operasional (operational feasibility) adalah ukuran

sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga
ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.

2. Kelayakan teknis (technical feasibility) adalah ukuran kepraktisan

solusi teknis tertentu dan kesediaan sumber dan pakar teknis.

3. Kelayakan jadwal (schedule feasibility) adalah ukuran kelayakan

daftar pelaksanaan proyek tersebut. Kelayakan jadwal ditujukan
pada masalah “Apakah tenggang waktu proyek cukup masuk
akal?”

4. Kelayakan ekonomis (economic feasibility) adalah ukuran

efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.

Kriteria kelayakan teknis dan operasional mengukur kelayakan

persoalan atau solusinya. Kelayakan operasional adalah people-oriented
sedangkan kelayakan teknis adalah computer- oriented.

1. Kelayakan Operasional

Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus

dipertimbangkan, yaitu:

a. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau

akankah solusi itu berman faat untuk menyelesaikan suatu
masalah? PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis
tingkat kepentingan suatu masalah atau efektivitas suatu solusi.
Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada
persoalan ini:

1) Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput

dan waktu respon yang cukup?

2) Information (Apakah sistem menyediakan informasi

terhormat yang tepat waktu, saling berkaitan, akurat, dan
berguna bagi pengguna akhir dan manajer?
 3) Economy (Apakah sistem itu menawarkan tingkat dan
kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi
biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis?)

4) Control (Apakah sistem itu menawarkan kontrol yang

memadai untuk mengatasi penipuan dan penggelapan dan
untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan
informasi?)

5) Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara

maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu,
aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan
semacamnya?)

6) Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang

diinginkan dan andal pada siapa saja yang
menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat
dikembangkan?).

b. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen

mengenai masalah (solusi) itu? Sangat penting untuk tidak
hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapat bekerja tetapi
juga mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang
dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena adanya
perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan
berikut ditujukan pada hal tersebut:

1) Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?

2) Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya

dalam sistem yang baru?

3) Pengguna akhir atau manajer bagaimana yang menentang

atau tidak bersedia menggunakan sistemtersebut?

4) Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir?

Dapatkah atau akankah pengguna akhir dan manajemen
menyesuaikan diri dengan perubahan itu?
 Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan politis
terhadap penyelesaian persoalan atau solusinya.

1. Analisis Kegunaan

Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap

siklus hidup selanjutnya, analisis kegunaan (usability analysis)
sering dilakukan dengan prototype sistem yang dapat bekerja
dari sistem yang diajukan. Ini merupakan pengujian antar
muka pengguna sistem. Ada tujuan atau kriteria tertentu yang
disepakati para pakar untuk mengukur kegunaan antar muka,
antara lain:

a. Kemudahan untuk dipelajari–berapa lama waktu yang

dibutuhkan untuk melatih seseorang agar dapat bekerja pada
level yang diinginkan

b. Kemudahan untuk digunakan–seberapa mudah seorang

pengguna dapat melakukan suatu aktivitas dengan cepat
dan akurat.

c.Kepuasan–seberapa puas seorang pengguna terhadap

suatu antarmuka dan apakah pengguna lebih menyukainya
daripada tipe yang telah ada.

2. Kelayakan Teknis

Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tidak

mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada hal yang
praktis dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tiga
masalah pokok, yaitu:

a. Apakah teknologi atau solusi yang diajukan cukup praktis?

Teknologi untuk tiap solusi yang terdefinisi biasanya
tersedia. Beberapa perusahaan suka menggunakan
teknologi state-of-the-art, tetapi sebagian besar perusahaan
lebih suka menggunakan teknologi yang matang dan teruji.
Teknologi yang matang memiliki dasar pengguna yang
 lebih besar sehingga kita dapat memperoleh nasihat yang
berkaitan dengan persoalan dan peningkatan.

b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang

memadai?
Dengan mengasumsikan solusi pada teknologi yang
diperlukan adalah praktis, maka kita selanjutnya harus
bertanya pada diri kita, apakah teknologi ini tersedia pada
toko sistem informasi kita? Jika teknologi itu tersedia, maka
kita bertanya apakah kita memenuhi kapasitas yang
diperlukan. Jika jawaban pada kedua pertanyaan tersebut
tidak, maka selanjutnya kita harus bertanya pada diri kita,
bisakah kita mendapatkan teknologi tersebut? Teknologi itu
mungkin praktis dan tersedia dan kita membutuhkannya.
Tetapi mungkin kita tidak mampu untuk menjangkaunya.
Sekalipun argumentasi ini terbentur pada kelayakan
ekonomis, hal ini sebenarnya merupakan kelayakan teknis.
Jika kita tidak dapat menjangkau teknologi tersebut, maka
alternatif yang membutuhkan teknologi itu tidak praktis dan
secara teknis tidak layak.

c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?

Pertimbangan kelayakaan teknis ini sering dilupakan
selama analisis kelayakan. Sekalipun sebuah perusahaan
memiliki teknologinya, tidak berarti ia memiliki keahlian
yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan teknologi itu
secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin
memiliki DBMS. Akan tetapi, analis dan programmer yang
tersedia untuk proyek tersebut mungkin tidak cukup
mengenal DBMS untuk dapat mengaplikasikannya dengan
tepat. Kurva pembelajaran ini akan mempengaruhi
kelayakan teknis suatu proyek, khususnya mempengaruhi
jadwal.
3. Kelayakan Jadwal

Beberapa proyek diawali dengan tenggat waktu yang

spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah tenggat waktu
itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut
berdasar keinginan daripada perintah, maka analis dapat
mengajukan jadwal alternatif. Lebih baik (kecuali jika tenggat
waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang
berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat, daripada
mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tidak berguna
yang penuh kesalahan. Melewati tenggat waktu merupakan hal
yang problematis, namun mengembangkan sistem yang tidak
memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan
mana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.

4. Kelayakan Ekonomis

Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan

ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis kelayakan
ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang
diperoleh dari menyelesaikan persoalan tersebut cukup
berharga. Biaya secara praktis tidak mungkin diperkirakan pada
tahap itu, karena persyaratan pengguna akhir dan 58 solusi
teknis alternatif belum diidentifikasi. Akan tetapi, segera setelah
persyaratan dan solusi spesifik diidentifikasi, analis dapat
memperkirakan biaya dan keuntungan tiap alternatif tersebut. Ini
disebut analisis cost-benefit.

a. Teknik Analisis Cost-Benefit Kelayakan ekonomis telah

didefinisikan sebagai analisis costbenefit. Bagaimana biaya
dan keuntungan diperkirakan? Bagaimana biaya dan
keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan
ekonomis? Subjek ini membahas tentang manajemen
keuangan, analisis keputusan keuangan, ekonomi, dan
analisis teknis.

1. Berapa banyak biaya yang dibutuhkan sistem tersebut?

Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori. Ada biaya
yang dihubungkan dengan pengembangan sistem, dan
ada biaya yang dihubungkan dengan pengoperasian
sistem. Biaya pertama dapat diperkirakan dari
permulaan proyek dan seharusnya diperbaiki pada akhir
tiap fase proyek. Biaya kedua dapat diperkirakan hanya
sesudah solusi berbasis komputer yang spesifik telah
didefinisikan.

a) Biaya pengembangan sistem informasi dapat

digolongkan menurut fase terjadinya.
Biaya pengembangan sistem biasanya merupakan
biaya satu kali, yang tidak akan berulang sesudah
proyek selesai. Banyak organisasi memiliki kategori
biaya standar yang harus dievaluasi. Jika kategori
tersebut tidak tersedia, maka daftar berikut ini bisa
membantu:

(1) Biaya personil–gaji analis sistem, programmer,

konsultan, personil entri data, operator
komputer, sekretaris, dan semacamnya.

(2) Penggunaan komputer–pemrograman,

pengujian, konversi, word processing,
pemeliharaaan kamus proyek, dan
semacamnya. 59

(3) Pelatihan–jika personil komputer atau

pengguna akhir harus dilatih, maka pelatihan
memerlukan pengeluaran.

(4) Biaya persediaan, duplikasi, dan

perlengkapan.
 (5) Biaya tiap peralatan dan perangkat lunak
komputer baru.

b) Biaya operasi sistem,

sepanjang sistem tersebut berfungsi dapat
digolongkan sebagai biaya tetap dan biaya tidak
tetap. Biaya tetap (fixed cost) terjadi pada jarak
waktu teratur tetapi pada tarif yang relatif tetap.
Contoh biaya operasi tetap antara lain:

1) Pembayaran sewa dan pembayaran lisensi

perangkat lunak.

2) Gaji rata-rata operator sistem operasi dan

personil pendukung. Biaya variabel (variable
cost) terjadi sesuai dengan porsi beberapa
faktor kegunaan

2. Apa manfaat yang disediakan sistem? Keuntungan

nyata (tangible benefit) adalah keuntungan yang dapat
dengan mudah diukur. Keuntungan nyata biasanya
diukur dalam konteks penyimpanan bulanan atau
tahunan atau berdasarkan profit bagi perusahaan.
Sebagai kemungkinan lain, keuntungan nyata dapat
diukur dalam konteks penghematan atau profit unit
biaya. Keuntungan tidak nyata (intangible benefit)
adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur.
Kecuali jika keuntungan ini merupakan yang paling
sedikit diidentifikasi, maka mungkin banyak proyek akan
menjadi tidak layak. Jika keuntungan tidak dapat diukur,
maka sangat sulit untuk menerima validitas analisis
cost-benefit yang didasarkan pada data yang tidak
lengkap. Beberapa analis memperdebatkan eksistensi
keuntungan tak nyata ini. Mereka memperdebatkan
bahwa semua keuntungan dapat diukur; beberapa
 keuntungan lebih sulit diukur dari pada yang lainnya.
Contoh dari keuntungan tidak nyata adalah peningkatan
niat baik pelanggan.

3. Apakah sistem yang diusulkan cost-effective? Ada tiga

teknik popular untuk memperkirakan kelayakan
ekonomis, disebut juga cost-effectiveness: analisis
payback, return on investment, dan net present value.
Pilihan teknis seharusnya mempertimbangkan audiens
yang akan menggunakannya. Sebenarnya, semua
manajer yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis
sangat mengenal ketiga teknik tersebut. Sebuah konsep
yang seharusnya dapat diaplikasikan pada tiap teknik
tersebut adalah penyesuaian biaya dan keuntungan
untuk merefleksikan nilai waktu terhadap uang.

4. Nilai Waktu Terhadap Uang Sebuah konsep yang

digunakan oleh ketiga teknik tersebut adalah nilai waktu
terhadap uang. Satu dolar saat ini bernilai lebih dari satu
dolar pada satu tahun mendatang. Anda dapat
menanamkan dolar saat ini, dan dengan bunga yang
terus meningkat, anda akan memiliki lebih dari satu
dolar setahun mendatang. Beberapa biaya sistem akan
berkembang sesudah implementasi. Selain itu, semua
keuntungan sistem baru akan berkembang di masa
depan. Sebelum analisis cost- benefit, biaya tersebut
harus dikonversi ke nilai dolar saat ini. Misalkan kita
akan merealisasikan keuntungan $20.000 dua tahun
mendatang. Berapakah nilai dolar saat ini untuk
keuntungan $20.000 itu? Jika return on investments
saat ini sekitar 10 % maka investasi 61 $16.528 saat ini
akan kembali kepada kita $20.000 dalam dua tahun.
Karena suatu proyek lebih sering dibandingkan dengan
proyeek lain yang memiliki waktu hidup berbeda, maka
 teknik analisis time-value telah menjadi metode cost-
benefit yang lebih disukai bagi sebagian besar manajer.
Dengan biaya dan keuntungan time-adjusting, anda
dapat meningkatkan teknik cost-benefit berikut.

5. Teknik penentuan kelayakan ekonomis Sebagaimana

disebutkan di atas, ada tiga teknik popular untuk
memperkirakan kelayakan ekonomis, yaitu

a. Payback Analysis

Payback analysis merupakan metode yang

sederhana dan popular dalam menentukan
bagaimana dan kapan sebuah investasi akan balik
modal. Karena biaya pengembangan sistem telah
ada jauh sebelum keuntungan mulai bertambah,
maka akan membutuhkan waktu lama bagi
keuntungan untuk melampaui biaya. Sesudah
implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos
operasi tambahan yang harus diperoleh kembali.
Payback analysis menentukan berapa banyak waktu
yang diperlukan sebelum keuntungan yang
meningkat dan berkelanjutan. Periode waktu itu
disebut payback period.

Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem

informasi yang akan dikembangkan dengan biaya
$418.040. Biaya 62 operasi bersih yang diperkirakan
untuk tiap enam tahun mendatang juga ditunjukkan dalam
tabel. Juga ditunjukkan keuntungan bersih yang
diperkirakan selama enam tahun operasi yang sama.
Berapa payback periodnya? Pertama, kita menentukan
biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang
(yaitu, menetapkan nilai tersebut ke nilai dolar saat ini).
Dengan cara: nilai dolar saat ini pada tahun n tergantung
pada discount rate. Discount rate adalah persentase
serupa dengan tingkat suku bunga yang anda peroleh
pada tabungan anda. Pada banyak kasus dicount rate
untuk bisnis adalah opportunity cost untuk menanamkan
modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan
berinvestasi di pasar saham, dll. Kemungkinan lain,
discount rate dapat menggambarkan apa yang dianggap
oleh perusahaan sebagai return on investment yang dapat
diterima. Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh
kita adalah 12 persen. Nilai saat ini disebut present value,
untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan
rumus berikut:

PVn=1/¿

PVn merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini

dan I adalah discount rate. Oleh karena itu, present value
dolar dua tahun dari sekarang adalah:

1
PV 2= =0,797
( 1+0,12 )2

Pada gambar sebelumnya, perhatikan bahwa kita telah

menetapkan semua biaya dan keuntungan pada contoh ke
present value. Perhatikan pula bahwa discount rate pada
tahun 0 adalah 1.000. Present value dolar pada tahun 0
 adalah $1. Dengan kata lain, jika anda memiliki satu dolar
saat ini, maka dolar tersebut bernilai tepat 63
$1.Perhatikan biaya dan keuntungan seumur hidup
kumulatif. Biaya seumur hidup secara berangsur-angsur
meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya
operasi. Tetapi perhatikan juga keuntungan seumur hidup
bertambaah pada tingkat yang lebih cepat. Keuntungan
seumur hidup akan melampaui biaya seumur hidup antara
tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya
dan keuntungan time-adjusted seumur hidup kumulatif,
kita dapat memperkirakan bahwa break-even point akan
menjadi kira- kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai
dioperasikan. Perlu diperhatikan bahwa anda dapat
melakukan payback analysis tanpa melakukan time-
adjusting pada biaya dan keuntungan. Hasilnya adalah 2,8
tahun payback yang tampak lebih menarik dari pada 3,5
tahun yang kita hitung.

b) Analisis Return-on-Investment

Teknik analisis return-on-investment (ROI)

membandingkan keuntungan seumur hidup pada solusi
atau proyek otomatis. ROI untuk solusi atau proyek adalah
tingkat prosentase yang mengukur hubungan antara
jumlah yang di dapat kembali bisnis tersebut dari sebuah
investasi dan jumlah yang diinvestasikan. ROI seumur
hidup untuk solusi atau proyek potensial dihitung sebagai
berikut:

Total Manfaat−Total Biaya

RO= ×100 %
Total Biaya

Solusi yang menawarkan ROI tertinggi merupakan solusi

yang terbaik. Akan tetapi sebagaimana halnya dengan
analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI minimum
 yang dapat diterima untuk semua investasi. Jika tidak ada
solusi alternatif yang memenuhi standar minimum maka
tidak ada alternatif yang layak secara ekonomis.
Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung
ROI tanpa melakukan time- adjusting.

c) Net Present Value

Net Present Value pada alernatif investasi dianggap

sebagai teknik cost-benefit yang lebih disukai oleh banyak
manager terutama yang telah menjalani pendidikan
sekolah bisnis. Pada awalnya pebisnis menentukan biaya
dan keuntungan tiap tahun pada umur-hidup sistem.
Pebisnis juga perlu menetapkan semua biaya dan
keuntungan ke nilai dolar.

Gambar diatas mengilustrasikan teknik net present value.

Biaya digambarkan sebagai aliran kas negatif, sedangkan
keuntungan digambarkan dengan aliran kas positif. Kita
telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada
contoh kita ke present value. Perlu diingat lagi bahwa
discount rate pada tahun 0 adalah 1.000 atau $1. Sesudah
memotong semua biaya dan keuntungan, kurangi jumlah
biaya yang telah dipotong dengan jumlah yang telah
dipotong untuk menentukan net present value. Jika
hasilnya positif, maka investasi tersebut bagus. Jika
negatif, maka investasi tersebut buruk. Pada saat
 membandingkan banyak solusi ataau proyek, maka satu
pilihan dengan net present value positif tertinggi adalah
investasi terbaik. Hal ini daapat dilakukan bahkan jika 65
alternatif tersebut memiliki umur-hidup berbeda.

5.3 Alat dan bahan

1. Komputer/Laptop

2. Kertas HVS A4

5.4 Prosedur Praktikum

Lakukanlah analisis kelayakan ekonomi dari sistem

informasi yang akan dikembangkan, sesuai dengan hasil
praktikum modul 1 sampai 4!

5.5 Hasil Praktikum