Bab 12 Meningkatkan Pengambilan Keputusan

12.1 Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi

Pengambilan keputusan dalam bisnis dulu terbatas pada manajemen level atas.
Hari ini, karyawan level bawah bertanggung jawab atas beberapa keputusan karena
sistem informasi membuat informasi tersedia untuk tingkat bisnis yang lebih rendah.

Keputusan dibuat di semua tingkat perusahaan dan bahwa beberapa dari

keputusan ini adalah umum, rutin, dan banyak. Meskipun nilai perbaikan keputusan
tunggal mungkin kecil, namun hal tersebut meningkatkan ratusan ribu keputusan "kecil"
menambah nilai tahunan yang besar untuk perusahaan.

Jenis-jenis Keputusan

Tingkatan yang berbeda dalam suatu organisasi (strategis, manajemen,

operasional) memiliki perbedaan persyaratan pengambilan keputusan. Keputusan bisa
terstruktur, semi-terstruktur, atau tidak terstruktur, dengan keputusan terstruktur
pengelompokan di tingkat operasional organisasi dan keputusan tidak terstruktur di
tingkat strategis. Pengambilan keputusan dapat dilakukan oleh individu atau kelompok
dan termasuk karyawan serta manajer operasional, menengah, dan senior. Ada empat
tahapan dalam pengambilan keputusan: kecerdasan, desain, pilihan, dan implementasi.
Sistem untuk mendukung pengambilan keputusan tidak selalu menghasilkan keputusan
manajer dan karyawan yang lebih baik yang meningkatkan kinerja perusahaan karena
masalah dengan kualitas informasi, filter manajemen, dan budaya organisasi.

Unstructured
Senior
Manag
ement
Semistructured Middle
Management
Structured Operational Management

Gambar 12.1
 Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang harus diambil oleh pembuat
keputusan, memberikan penilaian, evaluasi, dan wawasan untuk memecahkan
masalah. Masing-masing keputusan baru, penting, dan nonrutin, dan tidak dipahami
dengan baik atau prosedur yang disepakati untuk membuatnya. Keputusan terstruktur,
sebaliknya, berulang dan rutin, dan memang demikian melibatkan prosedur yang pasti
untuk menanganinya agar tidak perlu diperlakukan setiap kali seolah-olah mereka baru.
Banyak keputusan memiliki elemen keduanya jenis keputusan dan semi terstruktur, di
mana hanya sebagian dari masalah yang dimiliki jawaban yang jelas diberikan oleh
prosedur yang diterima. Secara umum, keputusan terstruktur lebih lazim di tingkat
organisasi yang lebih rendah, sedangkan tidak terstruktur masalah lebih sering terjadi di
tingkat perusahaan yang lebih tinggi.

Proses Pengambilan Keputusan

Membuat keputusan adalah proses yang terdiri dari beberapa langkah. Simon
(1960) menggambarkan empat perbedaan tahapan dalam pengambilan keputusan:
kecerdasan, desain, pilihan, dan implementasi.

Gambar 12.2
  Intelijen terdiri dari menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang
terjadi dalam organisasi — mengapa masalah itu ada, di mana, dan apa
pengaruhnya terhadap perusahaan.
 Desain melibatkan identifikasi dan eksplorasi berbagai solusi untuk masalah
tersebut.
 Pilihan terdiri dari memilih di antara alternatif solusi.
 Implementasi melibatkan pembuatan pekerjaan alternatif yang dipilih dan terus
memantau seberapa baik solusi tersebut bekerja.

MANAJER DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM DUNIA NYATA

Penelitian kontemporer melihat perilaku sebenarnya dari manajer telah

menemukan bahwa aktivitas nyata manajer sangat terfragmentasi, beraneka ragam,
dan singkat durasi dan manajer menghindar dari membuat keputusan kebijakan yang
besar dan menyeluruh. Teknologi informasi menyediakan alat baru bagi manajer untuk
melaksanakan baik tradisional maupun peran yang lebih baru, memungkinkan mereka
untuk memantau, merencanakan, dan memperkirakan dengan lebih presisi dan
kecepatan daripada sebelumnya sebelum dan untuk merespons lebih cepat terhadap
lingkungan bisnis yang berubah. Sistem Informasi sangat membantu manajer dengan
memberikan dukungan untuk peran mereka dalam menyebarkan informasi,
menyediakan penghubung antara tingkat organisasi, dan mengalokasikan sumber
daya. Namun, informasi sistem kurang berhasil dalam mendukung keputusan yang
tidak terstruktur. Dimana sistem informasi berada berguna, kualitas informasi, filter
manajemen, dan budaya organisasi dapat menurunkan pengambilan keputusan.

Peran manajerial adalah ekspektasi dari kegiatan yang harus dilakukan manajer
dalam suatu organisasi. Mintzberg menemukan bahwa peran manajerial ini terbagi
dalam tiga kategori: interpersonal, informasional, dan keputusan.

Peran Interpersonal. Manajer bertindak sebagai boneka bagi organisasi saat mereka
mewakili perusahaan mereka ke dunia luar dan melakukan tugas simbolis, seperti
memberikan penghargaan karyawan, dalam peran interpersonal mereka. Manajer
bertindak sebagai pemimpin, berusaha memotivasi, menasihati, dan mendukung
bawahan. Manajer juga bertindak sebagai penghubung antara berbagai tingkat
organisasi; dalam masing-masing ini tingkat, mereka berfungsi sebagai penghubung di
antara anggota tim manajemen. Manajer menyediakan waktu dan bantuan, yang
mereka harapkan akan dikembalikan.

Peran Informasi. Dalam peran informasional mereka, manajer bertindak sebagai saraf
pusat organisasi mereka, menerima informasi yang paling konkret dan terkini dan
mendistribusikannya kembali kepada mereka yang perlu menyadarinya. Oleh karena
itu, manajer penyebar informasi dan juru bicara organisasi mereka.

Peran Pengambilan Keputusan. Manajer membuat keputusan. Dalam perannya

sebagai keputusan, mereka bertindak sebagai pengusaha dengan memulai jenis
kegiatan baru; mereka menangani gangguan yang timbul dalam organisasi; mereka
mengalokasikan sumber daya untuk staf anggota yang membutuhkannya; dan mereka
menegosiasikan konflik dan menengahi antara kelompok yang berkonflik.

Sistem Informasi sangat membantu manajer dengan memberikan dukungan

untuk peran mereka dalam menyebarkan informasi, menyediakan penghubung antara
tingkat organisasi, dan mengalokasikan sumber daya. Namun, sistem informasikurang
berhasil dalam mendukung keputusan yang tidak terstruktur. Dimana sistem informasi
berada yang berguna, kualitas informasi, filter manajemen, dan budaya organisasi
dapat menurunkan keputusan pembuatan.

12.2 KECERDASAN BISNIS DI BIDANG USAHA

Kecerdasan bisnis dan analitik berjanji untuk memberikan informasi yang benar
dan hampir seketika pengambil keputusan, dan alat analitik membantu mereka
memahami informasi dengan cepat dan mengambil tindakan. Lingkungan intelijen
bisnis terdiri dari data dari lingkungan bisnis, BI infrastruktur, perangkat BA, pengguna
dan metode manajerial, platform pengiriman BI (MIS, DSS, atau ESS), dan antarmuka
pengguna. Ada enam fungsi analitik yang diberikan oleh sistem BI untuk mencapai hal
ini akhir: laporan produksi yang telah ditentukan sebelumnya, laporan berparameter,
dasbor dan kartu skor, kueri ad hoc dan penelusuran, kemampuan untuk menelusuri
tampilan data yang mendetail, dan kemampuan untuk membuat model skenario dan
buat perkiraan.

Business intelligence (BI) ”adalah istilah yang digunakan oleh perangkat keras
dan perangkat lunak vendor dan konsultan teknologi informasi untuk menggambarkan
infrastruktur untuk menyimpan, mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data
yang berasal lingkungan bisnis, termasuk data besar. Pondasi infrastruktu
mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, dan menyediakan informasi yang relevan
bagi para manajer. Jadi, dilucuti ke intinya, intelijen bisnis dan analitik adalah tentang
mengintegrasikan semua arus informasi yang dihasilkan oleh suatu perusahaan
menjadi satu, koheren kumpulan data perusahaan-lebar, dan kemudian, menggunakan
pemodelan, analisis statistic alat (seperti distribusi normal, analisis korelasi dan regresi,
Chi analisis persegi, peramalan, dan analisis cluster), dan alat data mining (pola
penemuan dan pembelajaran mesin), untuk memahami semua data ini manajer dapat
membuat keputusan yang lebih baik dan rencana yang lebih baik, atau setidaknya
mengetahui dengan cepat ketika perusahaan mereka gagal memenuhi target yang
direncanakan.

Gambar 12.3
Perangkat analitik bisnis: Seperangkat alat perangkat lunak digunakan untuk
menganalisis data dan menghasilkan laporan, menanggapi pertanyaan yang diajukan
oleh manajer, dan melacak kemajuan bisnis menggunakan indikator kinerja utama.

Pengguna manajerial dan metode: Perangkat keras intelijen bisnis dan perangkat
lunak hanya secerdas manusia yang menggunakannya. Manajer menerapkan urutan
pada analisis data menggunakan berbagai metode manajerial yang menentukan tujuan
bisnis strategis dan menentukan bagaimana kemajuannya diukur. Ini termasuk
manajemen kinerja bisnis dan seimbang pendekatan scorecard yang berfokus pada
indikator kinerja utama dan industry analisis strategis yang berfokus pada perubahan
dalam lingkungan bisnis umum, dengan perhatian khusus pada pesaing. Tanpa
manajemen senior yang kuat pengawasan, analitik bisnis dapat menghasilkan banyak
informasi, laporan, dan layar online yang berfokus pada masalah yang salah dan
mengalihkan perhatian dari masalah sebenarnya. Perlu Anda ingat bahwa sejauh ini
hanya manusia yang bisa bertanya pertanyaan cerdas.

Platform pengiriman — MIS, DSS, ESS: Hasil dari intelijen bisnis dan analitik dikirim
ke manajer dan karyawan dengan berbagai cara, tergantung pada apa yang perlu
mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka. MIS, DSS, dan ESS, yang kami
perkenalkan di Bab 2, menyampaikan informasi dan pengetahuan kepada orang dan
tingkatan yang berbeda di perusahaan — karyawan operasional, menengah manajer,
dan eksekutif senior. Di masa lalu, sistem ini tidak dapat dibagikan data dan
dioperasikan sebagai sistem independen. Saat ini, satu rangkaian perangkat keras dan
alat perangkat lunak dalam bentuk paket kecerdasan dan analitik bisnis mampu
mengintegrasikan semua informasi ini dan membawanya ke desktop pengelola atau
platform seluler.

Antarmuka pengguna: Para pebisnis tidak lagi terikat pada meja mereka dan desktop.
Mereka sering belajar lebih cepat dari representasi visual data daripada dari laporan
kering dengan kolom dan baris informasi. Bisnis hari ini rangkaian perangkat lunak
analitik menekankan teknik visual seperti dasbor dan kartu skor. Mereka juga dapat
mengirimkan laporan tentang BlackBerry, iPhone, dan perangkat genggam seluler
lainnya serta di portal Web perusahaan. Perangkat lunak BA adalah menambahkan
kemampuan untuk memposting informasi di Twitter, Facebook, atau sosial internal
media untuk mendukung pengambilan keputusan dalam pengaturan grup online
daripada di pertemuan tatap muka.

KECERDASAN DAN ANALISIS KEMAMPUAN BISNIS

Ada enam fungsi analitik yang disampaikan oleh sistem BI untuk mencapai tujuan
berikut:

1. Laporan produksi: Ini adalah laporan yang ditentukan sebelumnya berdasarkan

persyaratan spesifik industry.
2. Laporan parameter: Pengguna memasukkan beberapa parameter seperti pada
tabel pivot untuk memfilter data dan mengisolasi dampak parameter. Misalnya,
Anda mungkin ingin untuk memasukkan wilayah dan waktu untuk memahami
bagaimana penjualan suatu produk bervariasi menurut wilayah dan waktu.
3. Dasbor / kartu skor: Ini adalah alat visual untuk menampilkan kinerja data yang
ditentukan oleh pengguna.
4. Pembuatan kueri / penelusuran / laporan ad hoc: Ini memungkinkan pengguna
untuk membuatnyamemiliki laporan berdasarkan kueri dan penelusuran.
5. Sibak: Ini adalah kemampuan untuk beralih dari ringkasan tingkat tinggi ke
ringkasan lebih lanjut tampilan detail.
6. Prakiraan, skenario, model: Ini termasuk kemampuan untuk melakukan linier
peramalan, analisis skenario bagaimana-jika, dan analisis data menggunakan
standar alat statistik.

STRATEGI MANAJEMEN UNTUK MENGEMBANGKAN BI DAN KEMAMPUAN BA

Ada dua strategi berbeda untuk mengadopsi kemampuan BI dan BA untuk organisasi:
solusi terintegrasi satu atap versus beberapa yang terbaik dari jenisnya solusi vendor.
Terlepas dari strategi mana yang diadopsi perusahaan Anda, semua sistem BI dan BA
mengunci perusahaan menjadi satu set vendor dan beralih sangat mahal. Setelah Anda
melatih ribuan orang karyawan di seluruh dunia tentang penggunaan seperangkat alat
tertentu, sangat sulit untuk beralih. Ketika Anda mengadopsi sistem ini, Anda pada
dasarnya menerimanya pasangan baru.

12.3 KONSTITUENSI KECERDASAN BISNIS

Manajemen operasional dan menengah umumnya bertugas memantau kinerja
perusahaan mereka. Sebagian besar keputusan yang mereka buat cukup terstruktur.
Sistem Informasi Manajemen (MIS) yang menghasilkan laporan produksi rutin biasanya
digunakan untuk mendukung jenis pengambilan keputusan ini. Untuk membuat
keputusan yang tidak terstruktur, manajer menengah dan analis akan menggunakan
sistem pendukung keputusan (DSS) dengan alat analitik dan pemodelan canggih,
termasuk spreadsheet dan tabel pivot. Eksekutif senior membuat keputusan tidak
terstruktur menggunakan dasbor dan antarmuka visual yang menampilkan informasi
kinerja utama mempengaruhi profitabilitas, kesuksesan, dan strategi perusahaan
secara keseluruhan. Kartu skor seimbang dan bisnis manajemen kinerja adalah dua
metodologi yang digunakan dalam merancang sistem pendukung eksekutif (ESS).

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN SENIOR: KARTU SKOR DAN

METODE USAHA BERIMBANG KINERJA MANAJEMEN

Saat ini, metodologi terkemuka untuk memahami sangat pentingnya informasi

yang dibutuhkan oleh para eksekutif perusahaan disebut metode balanced scorecard
(Kaplan dan Norton, 2004; Kaplan dan Norton, 1992). Skor kartu yang seimbang adalah
kerangka kerja untuk mengoperasionalkan rencana strategis perusahaan dengan focus
tentang hasil yang dapat diukur pada empat dimensi kinerja perusahaan: keuangan,
proses bisnis, pelanggan, serta pembelajaran dan pertumbuhan.

Performa di setiap dimensi diukur menggunakan performa utama indikator (KPI),

yang merupakan ukuran yang diusulkan oleh manajemen senior untuk memahami
seberapa baik kinerja perusahaan sepanjang dimensi tertentu. Misalnya, salah satu
indikator utama seberapa baik perusahaan ritel online bertemu tujuan kinerja
pelanggannya adalah rata-rata lamanya waktu yang dibutuhkan mengirimkan paket ke
konsumen. Jika perusahaan Anda adalah bank, salah satu KPI bisnis kinerja proses
adalah lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi dasar seperti membuat
akun pelanggan baru.

Gambar 12.4 Balanced Scorecard

Metodologi manajemen populer lain yang terkait erat adalah bisnis manajemen
kinerja (BPM). Awalnya ditentukan oleh grup industri di 2004 (dipimpin oleh perusahaan
yang sama yang menjual perusahaan dan sistem database seperti Oracle, SAP, dan
IBM), BPM mencoba menerjemahkan strategi perusahaan secara sistematis (misalnya,
diferensiasi, produsen berbiaya rendah, pertumbuhan pangsa pasar, dan ruang lingkup
operasi) menjadi target operasional. Setelah strategi dan target diidentifikasi, satu set
KPI dikembangkan yang mengukur kemajuan menuju target. Perusahaan itu kinerja
kemudian diukur dengan informasi yang diambil dari perusahaan perusahaan sistem
database. BPM menggunakan ide yang sama dengan Balanced Scorecard tetapi
dengan rasa strategi yang lebih kuat (Kelompok Kerja BPM, 2004). Data perusahaan
untuk ESS kontemporer disediakan oleh perusahaan yang sudah ada aplikasi
perusahaan (perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai pasokan, dan
manajemen hubungan pelanggan). ESS juga menyediakan akses ke layanan berita,
database pasar keuangan, informasi ekonomi, dan apa pun data eksternal lain yang
dibutuhkan eksekutif senior. ESS juga memiliki penelusuran yang signifikan
kemampuan jika manajer membutuhkan tampilan data yang lebih rinci.
GROUP DECISION-SUPPORT SYSTEMS (GDSS)

Sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) membantu orang-orang yang

bekerja bersama dalam kelompok lebih banyak mengambil keputusan efisien. GDSS
menampilkan fasilitas ruang konferensi khusus tempat peserta menyumbangkan ide-
idenya menggunakan jaringan komputer dan perangkat lunak untuk mengatur ide,
mengumpulkan informasi, membuat dan mengatur prioritas, dan mendokumentasikan
sesi pertemuan.