Soal : Mengelola Rapat/Pertemuan

Memberikan layanan kepada pelanggan

Memenuhi kebutuhan pelanggan
Menerapkan kerjasama dengan kolega dan pelanggan

1. Petunjuk Kerja
a. Pimpinan anda yang bernama Bapak Shihab Emeraldi Hutama mengadakan rapat atau
pertemuan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan, yaitu
tentang ketidaktercapaian target pemasaran bisnis property
b. Rapat hari ini dihadiri oleh pimpinan dan sekretaris, Kepala bagian pemasaran, Kepala
bagian Administrasi, Kepala bagian keuangan, dan staf marketing 2 orang.
c. Rapat ini bersifat mendesak dan penting
d. Rapat diadakan mulai pukul 08.00 – 15.00 WIB
e. Anda sebagai notulis dan dikondisikan sedang mengikuti rapat tersebut

2. Alur kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan untuk mengerjakan soal rapat
b. Mempersiapkan ATK
c. Semua kegiatan rapat diketik di komputer

3. Hasil yang diharapkan

Anda diminta untuk membuat :
a. Susunan Acara Rapat
b. Daftar Hadir Rapat
c. Lay out ruang rapat
d. Anggaran pelaksanaan rapat
e. Notulen/notula

MC/ staf Pemasaran : Membuka rapat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Selamat siang Bapak dan Ibu peserta rapat,
Peserta rapat : Walaikumsalam Wr. Wb./selamat siang
MC/ staf Pemasaran : Terima kasih, sebelum rapat kita mulai , marilah kita
berdoa menurut agama dan kepercayaan kita masing
masing….berdoa mulai…. Selesai
Membacakan susunan acara…
Pimpinan rapat : Terima kasih waktu yang diberikan, sebelumnya saya
minta maaf karena mengadakan rapat yang sangat
mendadak , hal ini dikarenakan ketidaktercapaiannya
usaha kita dari hasil penjualan property. Semoga
keputusan yang akan kita ambil nanti mampu menjadikan
kita semua termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita
cita perusahaan kita.
Setelah saya amati penurunan omzet penjualan di
perusahaan kita ada beberapa penyebab, diantaranya :
1. Penyampaian informasi kepada publik/target pasar
kurang produktif
 2. Prosedur pelayanan yang terlalu panjang
mengakibatkan klien enggan untuk melanjutkan niat
mengambil rumah.
3. Agen penjualan belum mendapatkan pembekalan
yang cukup
Silahkan ditanggapi Manajer Pemasaran!
Kepala Bagian Pemasaran : Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya,
saya sudah berusaha
semaksimal mungkin untuk menyediakan akses informasi
kepada calon pelanggan/target pasar mengenai bisnis
property yang sedang kita kembangkan, tapi sepertinya
strategi pemasaran yang sudah dilakukan belum tepat
sasaran, Prosedur pengambilan rumah yang terlalu
Panjang memang sepertinya cukup berpengaruh terhadap
minat calon pelanggan untuk mengambil rumah ditambah
dengan DP yang tertalu tinggi.
Mengenai agen penjualan yang ada di lapangan
sebenarnya sudah diberikan pembakalan yang cukup,
hanya saja untuk point-point tertentu belum dapat
dipahami oleh agen yang ada di lapangan.
Mohon solusi…
Kepala Bagian keuangan : DP yang sudah ditentukan merupakan hasil kesepakatan
pada rapat sebelumnya di bulan Juli 2019 lalu
berdasarkan ketentuan yang diberikan oleh Bank
Penjamin. Namun demikian, dengan melihat kondisi di
lapangan saat ini tidak menutup kemungkinan perlu
dilakukan penyesuaian DP dengan tidak membebani
anggaran yang ada.
Kepala Bagian Administrasi : Prosedur yang dinilai terlalu panjang sebenarnya
merupakan SOP baku yang sudah ditetapkan, hanya saja
perlu pelayanan maksimal dari agen di lapangan untuk
memberikan pelayanan yang maksimal kepada calon
pelanggan
Pimpinan rapat : Dari informasi yang telah Bapak/Ibu sampaikan, mari
bersama-sama kita ambil keputusan bersama agar bisnis
yang sedang kita kembangkan dapat mencapai target
yang diharapkan.
Kepala Bagian Pemasaran : Sebaiknya pemasaran dilakukan dengan memanfaatkan
teknologi infomasi dan pelayanan yang maksimal dari
agen di lapangan untuk benar-benar melayani calon
pelanggan sampai terjadinya akad kredit. Disamping itu,
sepertinya jumlah DP yang dibebankan perlu dikurangi
untuk meningkatkan minat calon pelanggan.
Kepala Bagian keuangan : Setuju dengan usul dari manajer pemasaran, untuk
jumlah pasti DP yang baru akan saya perhitungkan dan
kaji ulang kembali agar tidak nantinya membebani
perusahaan.
Kepala Bagian Administrasi : Setuju dengan usul dari manajer pemasaran, untuk
meningkatkan mutu pelayanan kepada calon pelanggan,
agen penjualan di lapangan perlu menjalin komunikasi
yang intensif kepada calon pelanggan dan membantu
 calon pelanggan apabila ada hal-hal yang memberatkan.
Pimpinan rapat : Ok….. saya setuju dengan pendapat dari teman teman
semua. Mohon kepala
bagian pemasaran segera sebarkan informasi bisnis kita
melalui website,
social media, dan media promosi lainnya agar bisnis kita
dikenal masyarakat
luas, tingkatkan pelayanan prima pada calon pelanggan,
Kepala bagian
Keuangan segera kaji ulang nilai DP yang sesuai untuk
calon pelanggan.
Semoga rapat hari ini membawa manfaat bagi perusahaan
kita, kalau
perusahaan untung akan berdampak pada kita semua juga
Anda : Alhamdulillah rapat hari ini sudah ada solusi, mudah
mudahan barokah dan
membawa manfaat bagi kita semua…amin
Wassalamualaikum wr. Wb