LATIHAN KEARSIPAN SiSTEM MASALAH

Anda adalah sekretaris dari Bapak Shihab Emeraldi Utama, S.Pd., direktur PT SHIHAB
CAMARO yang beralamat di Jl. Dewi Sartika No. 18, Saraswati Building, 9 floor, Telp. (022)
743174, No. Fax (022) 743176, Bandung. Di meja anda ada beberapa surat masuk dan
surat keluar yang harus diproses untuk mendapatkan penyelesaian.

Catatlah informasi yang terdapat dalam surat ke dalam tabel berikut ini!
Tanggal Masalah Sub Sub-sub
No. Penerima Surat Kode Surat
Surat Utama Masalah Masalah

10
 PT SHIHAB CAMARO
ENGINEERING DAN CONSTRUCTION
Saraswati Building, 9th floor, Jl. Dewi Sartika No. 18
Telp. (022) 743174, No. Fax (022) 743176
BANDUNG
No. : 001/SP/IV/2011 1 April 2011

Kepada:
Yth. Manager CV Tiara Sakti
Jalan Prambanan No. 10
Semarang

Hal: Penawaran Mesin Kantor

Dengan hormat,

Surat permintaan penawaran Saudara No. 135/PP/IV/2011 tertanggal 25

Maret 2011 telah kami terima, maka dengan ini kami menawarkan barang-
barang dibawah ini secara bebas:

A. 1. Mesin tulis merk OLIVETTI Rp 2.000.000,00

2. mesin tulis type TRS 721 Rp 3.000.000,00
B. 1. Mesin foto copy merk SHARP Rp 6.000.000,00
2. mesin foto copy merk XEROX Rp 8.000.000,00
C. 1. Mesin hitung merk CASIO Rp 3.000.000,00
2. Mesin hitung merk SHARP Rp 2.500.000,00

Jika Saudara setuju dan berkenan, kami persilahkan untuk menghubungi

dan kami siap untuk melayani. Terima kasih atas perhatian Saudara.

Hormat kami,

Shihab Emeraldi utama

Direktur
 CV TIARA SAKTI
Jalan Prambanan No. 10
SEMARANG

No. : 143/PS/IV/2011 2 April 2011

Kepada:
PT SHIHAB CAMARO
Jl. Dewi Sartika No. 18
Bandung
Hal: Pesanan Alat Elektronik

Dengan hormat,

Surat saudara No. 001/SP/IV/2011 tentang penawaran berbagai peralatan

Elektronik telah kami terima, kami ucapkan terima kasih.
Untuk itu kami harap saudara dapat mengumpulkan:
- 10 unit mesin Hitung Elektronik merk CASIO
- 5 unit mesin folto copy merk Xerox
- 10 unit mesin tik elektronik type TRS 721

Harga seluruhnya setelah dikurangi rabat 10% dan ongkos angkut, akan kami
bayar tunai pada waktu barang sampai di gudang kami.
Kami harap minggu depan kiriman saudara sudah dapat kami terima.

Hormat kami,

Hendra Setiawan
Manager
 PT SHIHAB CAMARO
ENGINEERING DAN CONSTRUCTION
Saraswati Building, 9th floor, Jl. Dewi Sartika No. 18
Telp. (022) 743174, No. Fax (022) 743176
BANDUNG

SURAT TUGAS
Nomor: 301/KS/IV/2011

Direktur PT SHIHAB CAMARO, dengan ini menugaskan kepada:

Nama : Endah Sulistyoningsih, S.E.
Jabatan : Manajer Pemasaran
Alamat : Jalan Veteran No. 8 Bandung

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi:

Tempat : Medan dan Pematang Siantar
Lamanya : 8 hari, terhitung mulai tanggal 1 Mei 2011
Jenis tugas : Mengadakan peninjauan lokasi dalam rangka perluasan
cabang perusahaan

Bandung, 3 April 2011

PT SHIHAB CAMARO

Shihab Emeraldi utama

Direktur
 PT VIRAMA KARYA
Jalan Menteng Raya No. 12
JAKARTA TIMUR

No. : 202/CK/IV/2011 4 April 2011

Kepada:
PT SHIHAB CAMARO
Jl. Dewi Sartika No. 18
Bandung
Hal: Pindah Alamat dan Nomor Telepon
Dengan hormat,

Kami beritahukan kepada rekanan PT VIRAMA KARYA, bahwa mulai tanggal 1 Mei 2011
kantor kami akan pindah ke Jalan Hayam Wuruk Kav. 30-31, Jakarta Pusat.
Dengan demikian nomor telepon kami yang baru adalah: (021) 783461, 783462, Fax.
(021) 783463.

Demikian untuk dimaklumi dan atas perhatian para rekanan kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,

Danny Wijaya
Direktur
 PT SHIHAB CAMARO
ENGINEERING DAN CONSTRUCTION
Saraswati Building, 9th floor, Jl. Dewi Sartika No. 18
Telp. (022) 743174, No. Fax (022) 743176
BANDUNG

Nomor : 003/Ks/IV/2011 5 April 2011

Lampiran : Daftar Nama Peserta
Perihal : Permohonan Instruktur Tata Naskah

Kepada:
Yth. Kepala Lembaga Ilmu Keterampilan
Jalan Nusa Indah No. 15
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Mengingat ruang lingkup pekerjaan semakin meluas, sehingga kegiatan

administrasi di perusahaan kami perlu adanya penanganan yang memadai.

Untuk itu kami mohon bantuan Saudara untuk memberikan pelayanan dalam
pengaturan Tata Naskah untuk beberapa karyawan kami, khususnya yang
menangani langsung tentang kearsipan. Bersama ini kami lampirkan 1 (satu)
helai daftar nama.

Kami menunggu informasi Saudara dan atas perhatian saudara kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Shihab Emeraldi utama

Direktur
 YAYASAN KASIH IBU
Jalan Tangkuban Perahu No. 7
BOGOR

Nomor : 180/YKI/IV/2011 4 April 2011

Lampiran :-
Perihal : Permohonan Bantuan Sosial

Kepada:
PT SHIHAB CAMARO
Jl. Dewi Sartika No. 18
Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya gempa bumi di Jepang, sehingga banyak pengungsi yang
sebagian besar di tampung di yayasan kami.
Untuk itu kami mohon kesediaan Bapak dapat memberikan sumbangan (bantuan
sosial) kepada kami. Adapun para pengungsi berjumlah 860 orang, dengan perkiraan
kebutuhan biaya per orang Rp 800.000,00 setiap bulan.
Demikian permohonan kami, semoga Bapak memenuhinya dan kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,

H. Komarudin
Pengurus
 PT SHIHAB CAMARO
ENGINEERING DAN CONSTRUCTION
Saraswati Building, 9th floor, Jl. Dewi Sartika No. 18
Telp. (022) 743174, No. Fax (022) 743176
BANDUNG

No. : 004/SP/IV/2011 8 April 2011

Kepada:
Yth. Manajer CV Sinar Dunia
Jalan Danau Toba No. 20
Lampung
Hal: Konfirmasi Pesanan Peralatan/Perabot

Dengan hormat,

Kami mengucapkan terima kasih atas pesanan Saudara pada tanggal 6 April
2011 melalui telepon. Dengan ini kami konfirmasikan barang-barang yang
Saudara pesan sebagai berikut:

Harga
No. Nama Barang Merk/Type Banyaknya Satuan Jumlah Ket
(Rp) (Rp)
1 Wireless Sanyo 3 1.500.000 4.500.000
2 Camera Olympic 5 800.000 4.000.000
3 TV 20” Hitachi 3 2.000.000 6.000.000
4 Filling FC 110 5 1.000.000 5.000.000
Cabinet
Jumlah 19.500.000

Terbilang: (Sembilan belas juta lima ratus ribu rupiah)

Pembayaran: Cash on Delivery
Penyerahan: Franco Pembeli
Setelah surat ini ditandatangani, harap lembar aslinya diserahkan kepada kami,
terima kasih.

Hormat kami,

Djoko Waluyo, S.E.

Manajer Pemasaran
 BANK BUMI DAYA
Jalan W. Monginsidi No. 30 Telp. 749999
BANDUNG

Nomor : 200/BBD/IV/2011 9 April 2011

Lampiran :-
Perihal : Kekurangan “Mouse”

Kepada:
Yth. Manajer Sarana dan Prasarana
PT SHIHAB CAMARO
Jl. Dewi Sartika No. 18
Bandung

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 006/SP/IV/2011 tentang pengiriman komputer telah kami terima.
Kami ucapkan terima kasih.

Namun perlu kami beritahukan bahwa dari 15 unit komputer tersebut, ada satu unit
yang tidak ada “Mouse” untuk itu kami minta segera dilengkapi.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ahmad
Kabag Perlengkapan
 PT JAYA SERVICE
Jalan Citarum No. 50
CIREBON

Nomor : 160/JS/IV/2011 10 April 2011

Kepada:
PT SHIHAB CAMARO
Jl. Dewi Sartika No. 18
Bandung
Hal: Pembayaran Ongkos Service

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “Honda Jazz” milik perusahaan Saudara
telah selesai.
Total biaya perbaikan seluruhnya Rp 8.000.000,00 (delapan juta rupiah). Untuk itu
kami harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut melalui nomor rekening
kami di Bank Rakyat Indonesia dengan nomor 123456789.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Andhika Putra
 PT SHIHAB CAMARO
ENGINEERING DAN CONSTRUCTION
Saraswati Building, 9th floor, Jl. Dewi Sartika No. 18
Telp. (022) 743174, No. Fax (022) 743176
BANDUNG

No. : 005/SP/IV/2011 11 April 2011

Kepada:
Yth. Manajer Pemasaran
NAPOLLY FURNITURE
Jalan Kwitang No. 7
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pada bulan Juni 2011 kami akan mengadakan
renovasi ruangan sekaligus mengganti perabot yang sudah rusak. Untuk itu kami
berharap Saudara dapat mengirimkan:

- 30 set meja kerja (ukuran setengah biro)

- 2 set meja rapat (untuk 20 orang)
- 2 set meja tamu

Mengenai pembayaran akan segera kami kirimkan setelah barang tersebut

kami terima.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT SHIHAB CAMARO

Shihab Emeraldi utama

Direktur
 DAFTAR KLASIFIKASI ARSIP
PT SHIHAB CAMARO
KODE
INDEKS MASALAH
FOLDER SURAT
KS KESEKRETARIATAN
KS.00 KETATAUSAHAAN
KS.00.0 TATA PERSURATAN
Surat-surat yang berkenaan dengan tata persuratan,
antara lain:
■ Bentuk/jenis surat
■ Spesimen/tanda tangan
■ Daftar nama alamat dan perubahannya
■ Pengiriman surat/kalender/barang
■ Kebutuhan instruktur tata naskah
KS.00.1 PENGGANDAAN
Surat-surat yang berkenaan dengan kegiatan penggandaan, antara
lain:
■ Reproduksi
■ pencetakan/penjilidan
KS.01 KERUMAHTANGGAAN
KS.01.0 PELAYANAN/FASILITAS DINAS
Surat-surat yang berkenaan dengan pengurusan pelayanan/fasilitas
kantor, antara lain:
■ Pelayanan perjalanan dinas
■ Pengurusan fasilitas kantor (telp, listrik, fax)
■ Pelayanan rapat-rapat
■ Pelayanan Perbankan
KS.01.1 BANTUAN SOSIAL
Surat-surat yang berkenaan dengan bantuan sosial kepada
pihak lain
KS.02 PROTOKOLER
KS.02.0 UPACARA/ACARA
Surat-surat yang berkenaan dengan kegiatan upacara/acara, antara lain:
■ Upacara hari besar nasional
■ HUT perusahaan
■ Acara-acara pimpinan
■ Pelantikan/serah terima jabatan
■ Peresmian gedung
KS.02.1 KUNJUNGAN
Surat-surat yang berkenaan dengan kegiatan kunjungan,
baik dari dan keluar instansi, antara lain:
■ Kunjungan keluar
■ Penerimaan tamu perusahaan
KS.03 UCAPAN SELAMAT/TERIMA KASIH
KS.03.0 UCAPAN SELAMAT
Surat-surat yang berkenaan dengan ucapan selamat kepada
perorangan/perusahaan
 KODE
INDEKS MASALAH
FOLDER SURAT
KS.03.1 UCAPAN TERIMA KASIH
Surat-surat yang berkenaan dengan ucapan terima kasih kepada
perorangan/perusahaan
SP SARANA DAN PRASARANA
SP.00 PERENCANAAN
SP.00.0 SARANA
Surat yang berkenaan dengan rencana pengadaan sarana kantor
SP.00.1 PRASARANA
Surat yang berkenaan dengan rencana pengadaan prasarana
kantor
SP.01 PENGADAAN
SP.01.0 TANAH
Surat yang berkenaan dengan pengadaan tanah
SP.01.1 BANGUNAN
Surat yang berkenaan dengan bangunan, baik sewa atau beli,
antara lain:
■ Gedung kantor
■ Rumah dinas
SP.01.2 PERABOTAN/MEUBELAIR/FURNITURE
Surat yang berkenaan dengan pengadaan perabotan/
meubelair/furniture , antara lain:
■ Kursi/meja kerja
■ Kursi/meja rapat
■ Rak arsip
■ Filling cabinet
SP.01.3 KENDARAAN
Surat yang berkenaan dengan pengadaan kendaraan, antara
lain:
■ Kendaraan roda empat
■ Kendaraan roda dua
SP.01.4 MESIN KANTOR
Surat yang berkenaan dengan pengadaan mesin kantor baik
sewa atau beli, antara lain:
■ Mesin hitung
■ Mesin tik
■ Mesin fotocopy
■ Mesin faximile
■ Mesin penghancur kertas
SP.01.5 KOMPUTER DAN PERALATANNYA
Surat yang berkenaan dengan pengadaan komputer dan
peralatannya, antara lain:
■ Personal komputer
■ Hard disk
■ Meja/Kursi komputer
SP.01.6 ALAT TULIS KANTOR
Surat yang berkenaan dengan pengadaan alat tulis kantor
 KODE
INDEKS MASALAH
FOLDER SURAT
SP.01.7 BARANG-BARANG ELEKTRONIK
Surat yang berkenaan dengan pengadaan barang elektronik, seperti:
■ Televisi
■ Tape/Radio
■ Dan sebagainya
SP.01.8 BARANG-BARANG SOUVENIR
Surat yang berkenaan dengan pengadaan barang souvenir
KP KEPEGAWAIAN
KP.00 PENGADAAN
KP.00.0 PENERIMAAN
Surat yang berkenaan dengan penerimaan pegawai, mulai dari
pengumuman, lamaran, pemanggilan testing, pengumuman yang
diterima sampai dengan pengangkatan calon pegawai
KP.01 PEMBINAAN KARYAWAN
KP.01.0 PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Surat yang berkenaan dengan kegiatan pelatihan dan pendidikan karyawan
PM PEMASARAN
PM.00 PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang berkenaan dengan permintaan penawaran barang
PM.01 PENAWARAN
Surat yang berkenaan dengan penawaran barang
PM.02 PESANAN
Surat/dokumen yang berkenaan dengan pesanan barang oleh
individu/perusahaan lain, baik dalam maupun luar negeri
PM.03 PENGIRIMAN BARANG
Surat yang berkenaan dengan pengiriman barang
PM.04 PENGADUAN/COMPLAIN
Surat yang berkenaan dengan pengaduan/complain atas barang pesanan
pelanggan
PM.05 IKLAN
Surat yang berkenaan dengan iklan, promosi, dsb.
KU KEUANGAN
KU.00 Upah
Naskah-naskah yang berkenaan dengan pembayaran upah harian
KU.00.0
karyawan
Naskah-naskah yang berkenaan dengan pembayaran upah mingguan
KU.00.1
karyawan
Naskah-naskah yang berkenaan dengan pembayaran upah bulanan
KU.00.2
karyawan
KU.10 Invoice/Tagihan
Naskah-naskah yang berkenaan dengan tagihan atas pemesanan
KU.10.0
barang kepada customer
Naskah-naskah yang berkenaan dengan penangguhan pembayaran
KU.10.1
customer
Naskah-naskah yang berkenaan dengan pembayaran tagihan rutin,
KU.10.2
antara lain: air, listrik, dan telepon
 KODE
INDEKS MASALAH
FOLDER SURAT
Naskah-naskah yang berkenaan dengan pembayaran tagihan lain-lain,
KU.10.3
antara lain: tagihan ongkos service kendaraan, Air Conditioner, dsb.