INFORMASI JABATAN

1 NAMA JABATAN PENGADMINISTRASI UMUM

2 KODE JABATAN -
Badan Kepegawaian dan Pengembangan
UNIT KERJA
Sumberdaya Manusia
3
a. Eselon III Sekretaris
b. Eselon IV Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian

Kedudukan Jabatan Dalam Struktur Organisasi :

SEKRETARIS

KSB. UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

PENGELOLA
PENGADMINISTR PENGOLAH ANALIS SDM BARANG MILIK
ASI UMUM DATA APARATUR NEGARA

4. IKHTISAR JABATAN :
Membuat, mendistribusikan, menyimpan dan menata dokumen naskah
dinas instansi sesuai ketentuan yang berlaku dalam rangka penataan
administrasi secara efektif dan efisien

5. URAIAN TUGAS :
Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang diberikan atasan
langsung secara seksama agar terhindar dari kesalahan dan
kekeliruan dalam pelaksanaannya.
Tahapan :
a
1) Membaca aturan dasar tugas jabatan;
2) Menyesuaikan regulasi dengan prosedur yang berlaku
3) Mengkonsultasikan prosedur dalam tugas dengan atasan.

b Menerima, mencatat dan memberi lembar disposisi pada naskah

dinas yang masuk sesuai pola kearsipan agar memudahkan
pencarian.
Tahapan :
1) Menerima naskah dinas yang masuk;

1
 2

2) Mencatat pada buku agenda/register pada naskah dinas yang

masuk;
3) Memberi lembar disposisi pada naskah dinas yang masuk;

Mengelompokkan naskah dinas yang masuk berdasarkan jenis dan

sifatnya sesuai pola kearsipan agar memudahkan pencarian;
Tahapan :
1) Mengklasifikasikan naskah dinas berdasarkan sifat dan jenis;
c
2) Memasukkan dalam file naskah dinas berdasarkan sifat dan
dan jenisnya;
3) Menyimpan naskah dinas menurut file sesuai sifat dan jenisnya

Mengelompokkan naskah dinas atau dokumen aktif dan in aktif

sesuai pola kearsipan agar dapat diketahui permasalahannya
Tahapan :
1) Mengklasifikasikan naskah dinas atau dokumen yang aktif dan
memasukkan dalam file tersendiri;
d.
2) Mengklasifikasikan naskah dinas atau dokumen yang in aktif
dan memasukkan dalam file tersendiri.
3) Menghimpun naskah dinas berdasarkan jenis dokumen aktif
dan in-aktif

Mencatat dan memberi nomor naskah dinas yang akan keluar

instansi sesuai nomor urut surat pada unit kerja agar tertib
administrasi.
Tahapan:
e. 1) Memberi nomor masing-masing naskah dinas;
2) Mencatat pada buku register masing-masing naskah dinas yang
telah diberi nomor;
3) Meneliti kembali penomoran masing-masing naskah dinas.

Menyampaikan kepada atasan atau pihak terkait perihal disposisi

surat dari pimpinan untuk ditindaklanjuti agar informasi dalam
surat dapat sampai pada sasaran.
Tahapan :
f. 1) Menyampaikan surat beserta lembar disposisi dari pimpinan;
2) Memastikan surat telah selesai dipelajari oleh atasan;
3) Mengambil kembali naskah dinas dari atasan untuk diproses
selanjutnya.

g. Menyelesaikan naskah dinas/surat yang keluar dengan

menyampaikan kepada atasan secara berjenjang keatas untuk di
bubuhkan paraf koordinasi dan di tandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
Tahapan:
1) Menyampaikan kepada atasan untuk dibubuhkan paraf;
2) Meneruskan kepada atasan dari atasan langsung untuk di di
paraf;
3) Meneruskan kepada pejabat yang berwenang untuk
 3

ditandatangani;

Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas secara lisan maupun

tertulis kepada atasan untuk memberikan gambaran akhir
pelaksanaan tugas
Tahapan :
1) Menyiapkan bahan laporan;
h.
2) Mengklasifikasikan masalah yang dihadapi dalam proses
penyelesaian tugas;
3) Menyampaikan laporan secara lisan atau tertulis kepada
atasan.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan

baik lisan maupun tertulis berdasarkan ketentuan yang berlaku
agar pelaksanaannya efektif dan tepat sasaran
Tahapan :
i.
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

6. BAHAN KERJA :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
Mempelajari tugas dan petunjuk
1. Regulasi, SOP
teknis
Penerimaan, pencatatan dan
Surat masuk, produk
2. pemberian lembar disposisi pada
hukum
naskah dinas yang masuk
Surat masuk, produk Pengelompokan naskah dinas masuk
3.
hukum berdasarkan jenis dan sifatnya
Pengelompokan naskah dinas atau
Surat masuk, produk
4. dokumen aktif dan in aktif sesuai
hukum
pola kearsipan
Pencatatan dan pemberian nomor
5. Surat keluar
naskah dinas keluar
Penyampaian kepada atasan atau
6. Surat masuk pihak terkait perihal disposisi surat
dari pimpinan
Penyelesaian naskah dinas/surat
7. Surat masuk yang keluar dengan menyampaikan
kepada atasan
Pembuatan laporan hasil
8. Hasil kegiatan
pelaksanaan tugas
 4

9. Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas lain-lain

7. PERANGKAT / ALAT KERJA:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
Mempelajari tugas dan petunjuk
1. Buku tentang regulasi
teknis
Penerimaan, pencatatan dan
Juklak, juknis, tupoksi,
2. pemberian lembar disposisi pada
komputer, ATK
naskah dinas yang masuk
Juklak, juknis, tupoksi, Pengelompokan naskah dinas masuk
3.
komputer, ATK berdasarkan jenis dan sifatnya
Juklak, juknis, tupoksi, Pengelompokan naskah dinas atau
4.
komputer, ATK dokumen aktif dan in aktif
Juklak, juknis, tupoksi, Pencatatan dan pemberian nomor
5.
komputer, ATK naskah dinas keluar
Penyampaian kepada atasan atau
Juklak, juknis, tupoksi,
6. pihak terkait perihal disposisi surat
komputer, ATK
dari pimpinan
Juklak, juknis, tupoksi, Penyelesaian naskah dinas/surat
7.
komputer, ATK yang keluar
Juklak, juknis, tupoksi, Pembuatan laporan hasil
8.
komputer, ATK pelaksanaan tugas
Juklak, juknis, tupoksi,
9 Pelaksanaan tugas lain-lain
komputer, ATK

8. HASIL KERJA :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana Dokumen
2. Registrasi dan disposisi naskah dinas Dokumen
3. Tata naskah dinas Dokumen
4. Tata naskah dinas Dokumen
5. Registrasi dan disposisi naskah dinas Dokumen
6. Distribusi naskah dinas Dokumen
7. Penyelesaian naskah dinas Dokumen
8. Laporan hasil pelaksanaaan tugas Dokumen
9. Tugas lain-lain Laporan
 5

9. TANGGUNG JAWAB :
1 Mempelajari tugas dan petunjuk teknis
Keefektifan penerimaan, pencatatan dan pemberian lembar
2
disposisi pada naskah dinas yang masuk
Keefektifan pengelompokan naskah dinas masuk berdasarkan
3
jenis dan sifatnya
Kelengkapan naskah dinas atau dokumen aktif dan in aktif sesuai
4
pola kearsipan
Kelengkapan pencatatan dan pemberian nomor naskah dinas
5
keluar
Keakuratan penyampaian kepada atasan atau pihak terkait
6
perihal disposisi surat dari pimpinan
Keakuratan penyelesaian naskah dinas/surat yang keluar dengan
7
menyampaikan kepada atasan
8 Kelengkapan laporan hasil pelaksanaan tugas
9 Kerahasiaan pelaksanaan tugas lain-lain

10. WEWENANG :
1 Menggunakan pengetahuan dalam penyelesaian tugas dan fungsi

2 Menentukan penerimaan, pencatatan dan pemberian lembar

disposisi pada naskah dinas yang masuk
3 Menentukan pola pengelompokan naskah dinas masuk
berdasarkan jenis dan sifatnya
4 Menentukan pola pengelompokan naskah dinas atau dokumen
aktif dan in aktif sesuai pola kearsipan
5 Menentukan pola pencatatan dan pemberian nomor naskah dinas
keluar
6 Menentukan pola penyampaian kepada atasan atau pihak terkait
perihal disposisi surat dari pimpinan
7 Menentukan pola penyelesaian naskah dinas/surat yang keluar
dengan menyampaikan kepada atasan
8 Menentukan pola pembuatan laporan hasil pelaksanaan tugas
9 Menjaga pelaksanaan tugas lain-lain

11. KORELASI JABATAN:

Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi
Kepala Badan / Kepala BKPSDM Kota
1. Konsultasi
Bidang Tual
 6

Pejabat administrator, JFT BKPSDM Kota

2. Konsultasi
ahli Madya, JFT ahli Muda Tual
Pejabat pengawas, JFT
3. Inspektorat Konsultasi
ahli pertama

12. KONDISI LINGKUNGAN KERJA :

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -

13. RESIKO BAHAYA :

No Fisik / Mental Penyebab
1. - -
2 - -

14. SYARAT JABATAN :

a. Pangkat/Gol. Ruang Minimal Pengatur Muda, II/a
b. Pendidikan Minimal SLTA dan sederajat
Kursus / Diklat :
1 Penjenjangan -
c. - Diklat tata kearsipan
2 Teknis
- Diklat pengelolaan naskah dinas
3 Fungsional -
Minimal 2 tahun menangani administrasi
d. Pengalaman kerja
umum
e. Pengetahuan kerja Pengelolaan arsip
f. Keterampilan kerja Mengoperasikan komputer
g. Syarat adm. lainnya -
h. Bakat kerja Ketelitian, kejujuran
i. Temperamen kerja :
1 D : Kemampuan memimpin
 7

2 M : Kemampuan mengambil keputusan

3 S: -
Minat kerja :
1 R : Realistik
j.
2 I :-
3 K : Konvensional
Upaya Fisik :
1 Duduk
k.
2 Berdiri
3 Berjalan
Kondisi Fisik :
1 Jenis kelamin Laki-laki, perempuan
2 Umur Minimal 18 Tahun, maksimal 40 tahun
l. 3 Tinggi badan Minimal 150 cm
4 Berat badan Minimal 50 kg
5 Postur badan Seimbang
6 Penampilan Rapi, bersih, simpel
m. Fungsi kerja Melihat dan mengamati

15. PRESTASI YANG DIHARAPKAN :

Jumlah Hasil Waktu
No Satuan Hasil
( dalam 1 th) Penyelesaian
1. Dokumen 144 10800
2. Dokumen 144 10800
3. Dokumen 144 10800
4. Dokumen 144 10800
5. Dokumen 144 10800
6. Dokumen 144 10800
7. Dokumen 144 10800
8. Dokumen 144 10800
9. Laporan 120 6480

TOTAL 696 92.880

Jumlah kebutuhan 2 orang

 8

16. KELAS JABATAN : Kelas 5 (lima)

17. BUTIR INFORMASI LAIN :

Pengadministrasi Umum membutuhkan :
Komputer/laptop dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan
tugas pokok dan fungsi.