Anda di halaman 1dari 20

Nama : Erna zulfiana

kelas : XI otkp 1

absen : 35

PENGERTIAN MESIN KANTOR

Pengertian mesin kantor menurut kamus bahasa Indonesia

adalah salah satu alat penunjang untuk menyelesaikansuatu pekerjaan dengan efesien.

Pengertian mesin kantor menurut The Liang Gie

adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan

mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic,

atau secara kimiawi.

Pengertian mesin kantor menurut Wursanto

adalah segenap peraltan yang bersifat mekanis, elektris, maupun magnetis yang digunakan untuk
menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan

oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor.

Menurut Sedarmayanti (2009:52) keuntungan dan kerugian dengan menggunakan mesin kantor
adalah sebagai berikut. Keuntungan mengguakan mesin kantor:

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.

3. Pengendalian atas ketelitian da ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

4. Memudahkan pengawasan.

5. Dapat menghasilkan seseuatu yang lebih baik dan rapi.

6. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.

7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulis tangan.

8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Selain keuntungan, penggunaan mesin kantor juga memiliki kerugian, diantaranya adalah sebagai
berikut:

1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didaptkan dan diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

C. PERTIMBANGAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR


Menurut Sedarmayanti:
1. Apakah mesin tersebut benar-benar dibutuhkan?
Maksudnya adalah mesin yang akan dipilih harus dipastikan benar-benar dibutuhkan.
2. Apakah keuntungan yang bisa diperoleh dari pengunaan mesin-mesin tersebut?
Maksudnya adalah keuntungan dari mesin hendaknya sesuai dengan kebutuhan agar
dapat membantu pekerjaan kantor.
3. Apakah biaya untuk pengadaan mesin dan pemeliharaannya tersedia?
Maksudnya adalah perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar
perlengkapan itu dapat lebih awet. Pemeliharaan ini lebih ditekankan
yang pencegaham sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya
yang lebih ringan.
4. Apakah bisa diperoleh operator yang terampil?
Maksudnya adalah apakah peralatan yang digunakan dapat menghasilkan operator
atau pegawai yang lebih baik dalam pekerjaannya.
5. Apakah mesin-mesin tersebut bisa mengikuti perkembangan teknologi?
Maksudnya adalah ketika memilih peralatan kantor hal ini sangat perlu
dipertimbangkan apakah mesin tersebut bisa mengikuti perkembangan teknologi,
karna teknologi adalah acuan kemajuan suatu perusahaan.
6. Apakah ada ruang yang dapat digunakan untuk menempatkan mesin tersebut?
Maksudnya adalah apakah tersedia ruangan yang cukup untuk meletakkan mesin.

Menurut Sayuti (2013)


1. Frekuensi penggunaan
Frekunsi penggunaan menyangkut berapa sering alat tersebut akan digunakan dalam
aktivitas kerja, bila tidak terlalu sering mesin tersebut digunakan maka mesin tersebut
tidak produktif secara optimal, akhirnya mesin tersebut dibeli hanya memboroskan
anggaran biaya perusahaan.

2. Jumlah kopi yang dibutuhkan.


Berapa banyak jumlah kopi yang diperlukan dalam duplikasi, zaman sekarang begitu
banyak alat duplikasi dengan kapasitas kopi bervariasi, kapasitas kopi tersebut harus
menjadi bahan pertimbangan agar kesesuaian kebutuhan dalam aktivitas kantor
sesuai, tidak kurang atau lebih dalam penggunaannya, jika lebih kapasitas kopi alat
tersebut tidak produktif secara optimal dan jika kurang kapasitas kopi alat tersebut
tidak membantu pekerjaan kantor sesuai harapan sehingga efektifitas pekerjaan
duplikasi tidak meningkat secara optimal.
3. Modal dan biaya.
Ini berkaitan dengan modal dan biaya yang dianggarkan oleh perusahaan untuk
membeli alat tersebut, jadi pertimbangan ini melihat daya beli perusahaan untuk
membeli alat tersebut mampu atau tidak.
4. Kesederhanaan dalam pengunaan.
Kesederhaan pengunaan alat tersebut juga jadi bahan pertimbangan membeli alat
tersebut atau tidak, biasanya semakin mudah digunakan alat tersebut, menjadi
pertimbangan utama dalam memilih alat.
5. Keperluan warna.
Banyak sekali alat duplikasi contohnya scanner, yang menawarkan bervariasi
ketajaman warna yang dapat dihasilkan, pertimbangan ini mengenai seberapa perlu
hasil warna yang dibutuhkan dari alat tersebut.
6. Reproduksi fotografis.
Ini berkaitan dengan perbandingan berapa banyak hasil kopi dengan waktu/kecepatan
proses penduplikasian.
7. Daya tahan dan ketetapan kualitas.
Berapa lama alat tersebut dapat bertahan dan apakah hasil kualitas kopi konsisten
keakurasian dan kulitasnya.
8. Mutu reproduksi.
Ini menyangkut kualitas kopi yang dihasilkan dari alat tersebut.
9. Kemudahan mempersiapkan data induk (master kopi)
Ini menyangkut kesederhanaan dalam persiapan penduplikasian, misal seperti format
data induk yang harus disiapkan untuk menduplikasi, ukuran data induk untuk
diduplikasi dan lain sebagainya.
10. Kemudahan perawatan dan perbaikan.
Kemudahan perawartan dan perbaikan, apakah dengan merek ini memiliki garansi
atau service center untuk perbaikan dan perawatan secara menyeluruh dengan lokasi
kantor apakah dekat, atau menyangkut cara perawatan dan perbaikan ini banyak
teknisi yang sanggup merawat dan memperbaikinya.
11. Ketersediaan operator.
Tersedianya oprator yang sanggup mengoperasikan alat tersebut, akan percuma
apabila perusahaan membeli alat duplikasi tersebut namun tidak ada sumber daya
manusia yang bisa mengoperasikannya.
C. PERTIMBANGAN PENGGUNAAN MESIN KANTOR

Menurut Tjandra (2008)

1. Benar-benar diperlukan, maksudnya adalah mesin-mesin kantor yang akan dipakai harus
benar-benar diperlukan.
2. Praktis penggunaannya, maksudnya adalah jenis mesin dan cara pengoperasiannya
hendaknya praktis.
3. Dapat mengurangi biaya operasional, maksudnya mesin kantor yang digunakan dapat
mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4. Dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan, maksudnya mesin dapat membantu
mempercepat selesainya pekerjaan.
5. Mutu mesin, yang dimaksud mutu mesin disini adalah mesin kantor harus mempunyai mutu
yang baik.
6. Mesin dapat digunakan untuk berbagai keperluan, maksudnya mesin dapat digunakan
untuk membantu berbagai pekerjaan lainnya.
7. Mudah pemeliharaannya, maksudnya pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8. Sesuai dengan kemampuan pegawai, maksudnya mesin dapat disesuaikan dengan
kemampuan pegawai.
9. Sesuai dengan jenis pekerjaan pegawai, maksudnya mesin harus sesuai dengan pekerjaan
yang dilakukan pegawai.
10. Tersedia ruangan yang cukup untuk meletakkan mesin, maksudnya perlu tersedianya
ruangan yang memungkinkan untuk meletakan mesin tersebut.

D. JENIS-JENIS MESIN KANTOR


1. JENIS-JENIS MESIN KANTOR BERDASARKAN TENAGA PENGGERAK
a. Mesin manual
Yaitu tenaga mesin yang masih banyak digerakkan oleh tenaga manusia
Contohnya adalah mesin ketik manual, mesin jumlah manual, mesin hitung manual.
b. Mesin listrik
Yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik
Contohnya adalah mesin penghancur kertas, mesin jumlah listrik, mesin stensil listrik.
c. Mesin elektronik
Yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga baterai
Contohnya adalah cash register,mesin hitung elektronik, mesin ketik elektronik.

2. JENIS-JENIS MESIN KANTOR BERDASARKAN CARA KERJA DAN KOMPONENNYA


a. Mesin Mekanik
Yaitu mesin yang rangkaiannya nampak begerak dalam operasinya.
Contohnya adalah mesin ketik manual, mesin stensil manual, mesin pemotong kertas.
b. Mesin Elektronik
Yaitu mesin yang rangkaiannya tidak nampak begerak dalam operasinya. Komponennya
berupa rangkaian elektronik lengkap dengan kabelnya.
Contohnya adalah cash register, mesin hitung elektronik, mesin ketik elektronik, mesin
fotokopi.

3. JENIS JENIS MESIN KANTOR BERDASARKAN FUNGSI PENGERJAAN KANTOR

a. Mesin untuk menghimpun dokumen atau informasi

Contohnya...

1) Mesin penjilid (binding machine)

2) Stepler (hecht machine)

b. Mesin untuk mencatat dokumen atau informasi

Contohnya ...

1) Mesin dikte (dictating machine)

2) Mesin tik (typewriter)

3) Mesin penomor (numbering machine)

4) Mesin pencetak prangko (franking machine)

5) Stempel (time and date stamps)

6) Pencatat uang kas (cash register)

7) microfilm

c. Mesin untuk mengolah dokumen atau informasi

1) Mesin jumlah (adding machine)


2) Mesin hitung (calculating machine)

3) Komputer

d. Mesin untuk menggandakan dokumen atau informasi

Contohnya

1) Mesin stensil (stencil duplicator)

2) Mesin stensil spiritus (spiritduplicator)

3) Mesin fotokopi

4) Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)

5) Mesin offset

e. Mesin untuk mengirim dokumen atau informasi

1) Telepon

2) Telex

3) Faksimile

4) Modem

5) Intercom

6) Radio paging

7) Teleprinter

8) Telefoto

9) Telecopier

10) Handy talky (HT)

f. Mesin untuk mengontrol kegiatan kantor


1. Mesin presensi
2. Close cercuit television

g. Mesin untuk memberi kenyamanan kepada pegawai kepada

1) Pengaman data (data safes)

2) Kipas angina (fan)


3) Air conditioner ( AC)

4) Tirai udara (air curtain.

4. JENIS JENIS MESIN KANTOR MENURUT SEDARMAYANTI

a. Mesin penghemat tenaga contohya adalah...


1. Mesin Tik
2. Mesin Tik Elektronik
3. Mesin fotokopi
4. Mesin penghancur kertas dll

b. Mesin penghemat biaya contohnya adalah......


1. komputer
2. telepon
3. faksimile

c. Mesin penghemat waktu


1. Mesin Penyalin Dikte
2. Mesin hitung

PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN - MESIN KANTOR

1. Prosedur pengoperasian mesin tik

Bagannya adalah....

Hidupkan Mesin Tik

Putar ke atas pemandu kertas dan menempatkan selembar kertas belakang roller.

Gulung kertas ke tempatnya.

Tekan tombol di ujung roller untuk membebaskan kertas untuk penyesuaian kecil.

Sesuaikan kertas dan tekan tombol lagi untuk mengencangkan roller.

Mengatur spasi baris dengan tuas kunci di atas mesin tik atau belakang roller.

Tempatkan tangan Anda pada tombol, dengan jari telunjuk Anda pada tombol F dan J dan jari ke-
lingking Anda pada tombol A dan titik koma.

Ketik tepat dan sengaja sampai Anda mendengar bel marjin (jika ada).
Dorong tuas carriage return dari kiri ke kanan, atau tekan Enter pada mesin tik listrik, dan mulai
mengetik lagi.

Lanjutkan sampai Anda mencapai bagian bawah kertas.

Jika Anda membuat kesalahan, gunakan cairan koreksi atau menghapusnya (jika Anda menggunakan
kertas dihapus) dan jenis atas kesalahan.

Ulangi dengan selembar kertas baru

2. Prosedur pengoperasian mesin komputer

Bagannya adalah...

A. Menyalakan Komputer

Sebelum komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan di antaranya adalah memastikan
perangkat-perangkat seperti keyboard, mouse, monitor dan kabel power dalam keadaan
terhubung power supply dan memastikan PC sudah terinstall Sistem Operasi . Berikut adalah
langkah-langkah-langkah komputer.

Tekan tombol power pada CPU kemudian ikuti dengan menekan tombol pada monitor.

Tunggu beberapa saat proses loading hingga muncul jendela dan komputer / PC sudah siap untuk
digunakan.

B. Mengoperasikan Komputer

Setelah komputer dinyalakan, maka proses selanjutnya adalah Mengoperasikan Komputer. Agar
Anda bisa lebih cepat menguasai komputer, maka gunakanlah komputer sesuai dengan kebutuhan
dan tujuan Anda Belajar Komputer, Jika Anda seorang Designer, maka Anda dapat menggunakan
Software Design seperti Corel Draw, 3D, Adobe Photoshop dan lain-lain agar lebih fokus terhadap
aktivitas desain Anda, Jika Anda seorang Programmer, maka Anda bisa menggunakan Visual Basic, C
++, C #, Java, PHP dan lain-lain untuk menunjang pekerjaan Anda, sedangkan jika tujuan belajar
komputer Anda adalah untuk Mengetik, mengirim E-Mail, Membuat Surat dan aktivitas lainnya yang
menunjang pekerjaan kantor Anda, maka Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, Power Point,
Access)dan sedikit pengetahuan tentang internet sudah sangat mumpuni untuk membantu Anda
meringankan pekerjaan Anda.

C. Mematikan Komputer

Untuk mematikan komputer (Shutdown) , ada beberapa tahap yang harus diperhatikan:

Tutup semua aplikasi yang Anda gunakan.

Klik menu Start (XP) / Logo Windows (7) di pojok kiri bawah.

Pilih Shutdown dan tunggu beberapa saat hingga komputer Anda benar-benar mati.

Setelah komputer benar-benar mati, kemudian tekan tombol pada Monitor dan Speaker , Stabilizer
dan Perangkat Komputer lainnya.

Setelah itu baru cabut kabel dari stop kontak. Hal ini bertujuan untuk memastikan daya dan
mengantisipasi kejadian korsleting listrik.

3. Prosedur pengoperasian mesin penomor


Bagannya adalah...

Cara mengoprasi mesin penomor :

1.      pemberian tinta

-          Tangkai diletakkan kebawah, bentalan tinta akan keluar dan dilepas

-          Bantalan tinta diambil

-          Isi bantalan tinta dengan tinta khusus

-          Pasang kembali dengan menekan tangkai seperti semula

      2.      Pengaturan nomor

-          Tangkai ditekan kebawah dan geser kunci penyangga sehingga tangkai tertahan pada posisi
dibawah, dan alasannya harus menghadap muka kita, dan bantalan tintanya menghadap kearah
badan kita,

-          Tekan roda angka kearah depan dengan stylus sesuai dengan kebutuhan kita,

-          Lepaskan handle agar posisi seperti semula.

      3.      Pencetakan nomor

-          Tepatkan bagian kertas yang akan diberi nomor pada penuntun nomor,

-          Tekan headle kebawah secukupnya hingga nomor tercetak pada kertas sesuai dengan posisi
yang kita

  kehendaki,

-          Bila menghendaki angka rangkap berturut-turut maka aturlah pengatur rangkap sesuai
kehendak kita.

4. Prosedur pengoperasian mesin pembuka surat

Bagannya adalah.....

Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

Cara menggunakan mesin pembuka surat

Mesin pembuka sampul surat beroperasi dengan suara yang tidak bising. Kita hanya tinggal menaruh
tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia dan kemudian mesin akan secara otomatis
menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya,dan setelah itu mesin akan
bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu
beberapa menit saja.Ini memungkinkan untuk menghemat waktu anda dalam bekerja sehingga akan
meningkkatkan produktifitas pekerjaan anda. Dan dengan mesin ini juga anda akan terhindar dari
kerusakan-kerusakan surat yang anda akan buka.

5. Prosedur pengoperasian mesin dikte


Bagannya adalah...

Cara pengoperasiannya:

a. Untuk printer

- tekan tombol power

- tekan tombol printer

b. Untuk facsimile

- tekan tombol power

- tekan nomor facsimile yang dituju

- tunggu jawaban

c. Untuk scanner

- tekan tombol power

- tekan perintah scanner

6. Prosedur pengoperasian mesin perekam

Bagannya adalah...

1. Tekan tuts yang berkode "l" dan tuts yang berkode "0" secara bersamaan

2. Ketik naskah yang akan dikirim

3. Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

- tekan tombol yang berkode "⬇" sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang

- tekan tombol yang berkode "-" dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek

7. Prosedur pengoperasian mesin telepon

Bagannya adalah...

Cara menangani telepon masuk:

1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3

2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri

3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan

4. Berusaha mendengarkan dengna baik

5. Catat semua hal penting

6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.

7. Letakkan handset pada tempatnya

8. Prosedur pengoperasian mesin faksimile

Bagannya adalah...
Untuk facsimile

- tekan tombol power

- tekan nomor facsimile yang dituju

- tunggu jawaban

9. Prosedur pengoperasian mesin fotocopy

Bagannya adalah....

1.    Mesin foto copy

Cara pengoperasiannya:

    Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON

    Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai pekerjaan

    Pasang kertas secukupnya pada baki kertas

    Persiapkan dokumen yang akan dicopy

    Periksalah kepekaan tinta

    Atru posisi pengcopyan, akan diperbesar, diperkecil atau biasa

    Tekan tombol untuk mengatur jumlah salinan yang diperlukan, tombol ini terdiri dari 0 smpai 9,
bila kita hendak mengcopy sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9 dan 8

    Bila kita ingin mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil copy, karena bila
terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil

    Kalau sudah siap mulailah pengcopyan dengan menekan tombol star

10. Prosedur pengoperasian mesin risograf

Bagannya adalah...

CARA MENGOPERASIKAN MESIN RISOGRAPH

1.   Sambungkan kabel stacker pada stop contact

2.   Tekan tombol ON untuk menghidupkan mesin risograph, selagi menunggu mesin siap untuk di      
gunakan maka siapkan kertas pada baki kertas.

3.   Letakkan dokumen yang akan di gandakan pada ADF

4.   Mengatur apakah hasil dokumen yang akan di gandakan ingin di reduce atau enlarge

5.   Mengatur ketebalan tinta pada scanning level.

6.   Mengatur posisi kertas pada print position

7.   Mengatur kecepatan proses penggandaan pada tombol SPEED

8.   Tentukan jumlah hasil gandaan degnan menekan tombol angka pada number indicator

9.   Tekan Tombol START untuk memulai penggandaan maka master akan terbuat secara otomatis
10. Hasil gandaan akan muncul pada baki penadah

11. setelah mesin sudah digunakan maka tekan tombol OFF untuk mematikan mesin Risograph

12. Melepaskan kabel stacker dari stopcontact

13. Membersikan bagian-bagian dari mesin risograph agar mesin tetap awet

11. Prosedur pengoperasian mesin scaner


Bagannya adalah...
1. Langkah pertama, Klik Start > Control Panel > Klik Icon “Caere scan manager”
kemudian akan muncul halaman tampilan sebagai berikut.
2. Halaman “Caere scan manager 5.1”, akan berisi icon “Add Scanner. Kemudian
“klik” icon tersebut.
3. Setelah itu, akan muncul halaman pilihan jenis-jenis dan type scanner.
4. Kemudian, “klik” tombol scan dan biarkan selama proses scanning.
5. Proses Scanning Selesai.
6. Untuk dapat disimpan dalam bentuk file tertentu, maka icon “Clear” harus di-klik.
7. Kemudian klik menu file > Save as.
12. Prosedur pengoperasian mesin printer
Bagannya adalah...
1. Siapkan sebuah komputer dan printer yang sudah di instal driver atau aplikasinya.
2. Pastikan komputer dan driver anda telah terhubung dengan baik dapat
dikoneksikan menggunakan kabel power dan terhubung dengan listrik.
3. Hidupkan printer anda yaitu dengan menekan tombol power sehingga lampu
indikator menyala.
4. Jika anda sudah melihat lambang ready, maka tentunya printer sudah siap untuk
dioperasikan.
5. Buka lembar kerja yang akan dicetak misalnya mic word, lalu tekan ctrl + P maka
klik print.
6. Jangan lupa untuk menyediakan kertas yang berfungsi untuk proses
pencetakannya. Dan pastikan pula bahwa tinta dalam keadaan baik.
13. Prosedur pengoperasian mesin penghancur kertas
Bagannya adalah...
1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan
paper klip dan staples yang ada pada kertas.
2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan
siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak
mesin untuk dibuang.
14. Prosedur pengoperasian mesin OHP
Bagannya adalah...
1. Periksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan
2. Hubungkan OHP dengan sumber listrik
3. Tekan tobol ON/ OFF ke posisi ON
4. Letakkan transparansi pada posisi yang benar diatas OHP dengan baik
5. Aturlah letak posisi transparansi dan ketepatan fokusnya sehingga memperoleh
hasil visual yang baik.
6. Segera matikan OHP jika tayangan tidak diperlukan lagi. Hal ini untuk
menghindari OHP yang terlalu panas yang dapat merusak lampu.
15. Prosedur pengoperasian mesin LCD
Bagannya adalah...
1. Hubungkan proyektor dengan listrik mengunakan kabel power, apabila lampu
indikator power menyala orange, berarti proyektor siap dipakai
2. Buka tutup lensa
3. Tekan tombol power sekitar 2 detik (di panel proyektor atau remote), tunggu
sampai indikator berwarna hijau dan display tampil penuh selama 10 - 30 detik
4. Nyalakan semua peralatan yang menjadi input (CPU, Notebook, video player dll)
5. Tekan source (input) untuk memilih input yang akan didisplaykan atau
automaticsource dalam kondisi "On", silahkan menunggu 5 - 10 detik untuk
pencarian input terdekat
16. Prosedur pengoperasian mesin penghitung uang
Bagannya adalah...
1. Sambungkan mesin hitung uang dengan aliran listrik
2. Pastikan mesin hitung tersebut dalam keadaan on atau hidup
3. Dalam mesin hitung uang vacum, uang dapat langsung di masukan ke pengait,
pastikan uang tersebut dalam posisi yang benar
4. Bila dalam mesin hitung Fricition uang dapat dimasukan kedalam tempat yang
disediakan (dengan melepas ikatan uang) lalu mesin akan memproses penghitungan,
sedangkan secara vacum uang diletakan yang ditempat yang tersedia (tanpa melepas
ikatan uang), setelah perhitungan selesai, jumlah nominal akan muncul di display.
5. Cek display layar ada berapakah banyak uang tersebut, bila telah sesuai dengan
yang diinginkan maka proses penggunaan mesin hitung uang telah selesai
6. Setelah selasai matikan mesin tersebut dan simpan dengan baik.
17. Prosedur pengoperasian mesin cash register
Bagannya adalah...
1. Letakkan mesin kasir dan sambungkan ke daya listrik.
2. Pasanglah baterai mesin
3. Pasang kertas tanda terima pembayaran
4. Buka kunci laci uang pembayaran.
5. Nyalakan mesin kasir.
6. Atur program pada mesin kasir Anda.
7. Masukkan kode pengaman atau password untuk mulai menggunakan mesin kasir.
8. Masukkan angka harga produk yang pertama.
9. Tekan tombol kategori/department yang terkait.
10. Tambahkan diskon jika perlu pada harga jual yang tertera.
11. Ketikkan harga produk-produk yang lainnya.
12. Tentukan jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh pembeli.
13. Tutuplah laci uang tunai.
18. Prosedur pengoperasian mesin laminating
Bagannya adalah...
1. Hidupkan mesin laminating. Ada on / off biasanya terletak di bagian belakang
mesin
2. Pilihlah kecepatan laminating dengan menyesuaikan ukuran kertas. Jika Anda
ingin melaminating kertas berukuran tebal seperti karton maka pililah kecepatan
lambat namun jika kertas tipis seperti hvs Anda dapat memilih kecepatan tinggi.
3. Tempatkan item yang ingin laminasi di mesin. Geser item sampai mereka hanya
menyentuh tepi film plastik
4. Tekan tombol "Run" tombol. Item yang harus mulai bergerak melalui mesin
laminating. Anda bisa tekan tombol "Stop" tombol kapan saja untuk menambahkan
item tambahan.
5. Geser mekanisme pemotongan (terletak di belakang mesin) di film plastik.
6. Lapisi kertas/dokumen dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi,lalu dipres
dan dipanaskan. Hidupkan tombol power dan biarkan mesin menjadi panas, dan
sudah dapat digunakan saat lampu indikator "Ready" menyala. Jangan lupa untuk
menyesuaikan ketebalan materi yang akan dilaminating.
19. Prosedur pengoperasian mesin penjilid
Bagannya adalah...
1. Pertama posisikan gagang tegak lurus, kemudian kertas yang akan dijilid di
masukan di ratakan sampe ujung kertas masuk ke bagian belakang mesin.
2. Mengatur lubang kertas ( jari-jari mesin ) sesuai yang anda inginkan , tangan kiri
memegang kertas, agar kertas tetap pada posisi yang akan kita lubangi, kemudian
tangan kanan menekan tuas engkol kebawah sampai kertas berlubang.
3. Bilamana ingin mengambil kertas kembalikan posisi tuas engkol pada posisi
semula tegak lurus.
4. Pasang binder yang akan digunakan pada jari-jari mesin.
5. Buka engkol untuk mebuka binder, masukan lubang kertas kedalam binder, setelah
itu kembalikan engkol sepeti semula, dan angkat kertas
6. Selesai.
20. Prosedur pengoperasian mesin pemotong kertas
Bagannya adalah...
1. Susunlah kertas yang akan dipotong dengan rapih.
2. Buka mulut mesin dengan cara memutar alat pemutar press kekanan
3. Masukkan kertas kemulut mesin.
4. Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan
kiri.
5. Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan.
6. Dorong lengan mesin kedepan sampai kertas yang ada dimulut mesin terpotong
semua.
21. Prosedur pengoperasian mesin presensi pegawai
Bagannya adalah...
1. Instalasi mesin fingerprint dan kemudian daftarkan sidik jari Anda. Instalasi >
Pendaftaran sidik Jari > Verifikasi
2. Jari yang sebaiknya digunakan pada saat pendaftaran adalah jari telunjuk, jari
tengah atau jari manis. Jempol dan kelingking tidak disarankan karena biasanya
pengenalan akan lebih sulit dilakukan.
3. Cara menggunakan fingerprint yang tepat yaitu dengan menempelkan jari rata
pada bagian tengah layar. Cara menempelkan jari yang tidak tepat yaitu : –
permukaan jari tidak rata pada layar atau hanya sedikit ujung jari yang tertempel
pada layar – jari ditempelkan pada bagian pinggir layar
4. Bila verifikasi berhasil umumnya layar LED akan menjadi hijau selama kurang
lebih 3 detik dan mesin fingerprint akan mengeluarkan suara “Terima Kasih” atau
“Thank You“. Bila proses verifikasi sidik jari salah maka lampu LED akan menyala
merah dan muncul suara perintah untuk mengulangi proses verifikasi kembali.

F. PROSEDUR PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR


1. Tujuan pemeliharaan mesin kantor
a. Agar mesin dalam keadaan siap pakai dan bersih
Maksudnya, untuk menjamin kesiapan operasional mesin kantor untuk
mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
b. Agar mesin awet pakai
Maksudnya, jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang
berarti tidak perlu mengadakan penggantian.
c. Agar mesin tidak mudah rusak,hilang,susut
Maksutnya,pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadinya
kerusakan, kehilangan, dan kesusutan.
d. Agar mesin tersimpan dengan baik
Maksudnya, dengan adanya penyimpanan dengan baik maka akan lebih
terkontrol sehingga menghindari kehilangan.

2. Istilah-istilah dalam pemeliharaan mesin adalah


a) Maintenance
Pekerjaan yang dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki setiap fasilitas
agar tetap dalam keadaan yang dapat di terima menurut standar yang berlaku
pada tingkat biaya yang wajar.
b) Planned maintenance
Suatu pekerjaan dalam bidang maintenance yang terorganisasi dan dilakukan
dengan melihat jauh kedepan yang menyangkut juga masalah pengendalian
atau pendapatan.
c) Preventive Maintenance
Suatu pekerjaan yang di tujukan untuk mencegah terjadinya kerusakan pada
suatu alat/fasilitas.
d) Corrective maintenance
Suatu pekerjaan yang ditujukan untuk memperbaiki fasilitas untuk dapat
mencapai standar yang dipersyaratkan.
e) Running Maintenance
Suatu pekerjaan preventive dilakukan dimana fasilitas/alat yang bersangkutan
masih tetap dalam keadaan bekerja.
f) Shut Down Maintenance
Suatu pekerjaan yang hanya dilakukan bila fasilitas/alat yang bersangkutan
sedang tidak bekerja.
g) Break Down Maintenance
Pekerjaan yang dilakukan berdasarkan perencanaan sebelumnya atas suatu
alat/fasilitas yang diduga telah mengalami kerusakan.
h) Emergency Maintenance
Suatu pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mengatasi kerusakan suatu
alat/fasilitas yang tidak diduga sebelumnya.
i) Availability
Perioda waktu dimana alat/fasilitas dalam keadaan siap untuk
dipakai/dioperasikan.
j) Down Time
Perioda waktu dimana alat/fasilitas dalam keadaan tidak dapat
dipakai/dioperasikan.
k) Check
Menguji dan membandingkan terhadap standar yang ditunjuk.
l) Facility Register
Alat pencatat data alat/fasilitas dapat juga disebut invertarisasi
peralatan/fasilitas.
m) Maintenance Management
Organisasi maintenance dalam suatu kebijakan yang sudah disetujui bersama.
n) Maintenance Schedule
Suatu daftar yang menyeluruh yang berisi kegiatan maintenance dan kejadian2
menyertainya.
o) Maintenance Planning
Suatu perencanaan yang menetapkan suatu pkerjaan serta
metoda,peralatan,sDM dan waktu yang d perlukan yang akan dilakukan d
masa mendatang.
p) Overhaol
Pemeriksaan dan perbaikan secara menyeluruh thdap suatu fasilitas atau
sebagian dari fasilitas shgg mencpai standard yang d terima.
q) Test
Membandingkan keadaan suatu fasilitas terhadap standard yang d terima.
r) User
Pemakai alat/fasilitas.
s) Owner
Pemilik fasilitas/alat.
t) Vendor
Seseorang atau perusahaan yang menjual peralatan/perlengkapan ,pabrik2,dan
bangunan2.
u) Trip
Mati sendiri secara automatic.
v) Shut Down
Mendadak mati sendiri(ist.pengeboran minyak)/sengaja d
matikan(ist.mechanical).

3. Macam-macam pemeliharaan mesin


11. Pemeliharaan berdasarkan kurun waktu
1) Pemeliharaan sehari hari
Caranya, pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, yang dikerjakan
oleh orang yang bertanggung jawab dalam menggunakan barang
tersebut.
2) Pemeliharaan berkala
Caranya, pemeliharaan yang dilaksanakan dalam waktu tertentu misal
satu bulan sekali, satu minggu sekali dll.
12. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1) Pemeliharaan barang bergerak
Caranya, Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala,
misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya.
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak
Caranya, Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk
mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan, misalnya menutup
keran air, memadamkan listrik.

SOAL SOAL LATIHAN


A. SOAL TEORI
1. Yaitu :
a. Menghemat tenaga kerja
b. Menghemat waktu
c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
d. Mengurangi rasa bosan
e. Pekerjaan akan nampak lebih baik
f. Mencegah adanya penggelapan
g. Mengurangi kelelahan pegawai kantor.

2. Yaitu..:
a. Frekuensi penggunaan
b. Jumlah kopi yang dibutuhkan
c. Modal dan biaya
d. Kesederhanaan dalam penggunaan
e. Apakah diperlukan bewarna
f. Apakah diperlukan reproduksi fotografis
g. Daya tahan dan ketetapan kesamaan rupa pada semua kopi.
h. Mutu reproduksi
i. Kemudahan dalam mempersiapkan kopi induk (master copy).
j. Kemudahan perawatan dan perbaikan
k. Ketersediaan operator.

3. Yaitu..:
a. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan
b. Jenis mesin hendaknya praktis
c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
e. Mutu mesin harus benar-benar baik
f. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
g. Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam pekerjaan
h. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
i. Pelatihan untuk penggunaan mesin tersebut dapat dilakukan dengan
mudah.
j. Mesin mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan
l. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut.

4. Petunjuk pengoperasian dengan cara :


1. Hubungkan proyektor dengan listrik menggunakan kabel power, apabila
lampu indikator power menyala orange, berarti proyektor siap dipakai.
2. Buka tutup lensa.
3. Tekan tombol power sekitar 2 detik (dipanen proyektor atau remote),
tunggu sampai indikator bewarna hijau dan display tampil penuh
selama 10 - 30 detik.
4. Nyalakan semua peralatan yang menjadi input ( CPU, Notebook, Video
Player, dll).
5. Tekan source (input) untuk memilih input yang akan didisplaykan atau
automatic source dalam kondisi "ON" silahkan menunggu 5 - 10 detik
untuk pencarian input terdekat.
6. Sedangkan untuk Port LCD dihubungkan ke PC atau notebook melalui
kabel USB, begitu juga kabel VGA dan kabel audio. LCD proyektor dapat
dihubungkan dengan monitor komputer melalui VGA kabel. Port Video
dan audio dalam LCD dapat dihubungkan VGA adapter kabel audio ke
komputer.

5. Memang tidak semuanya harus dikerjakan menggunakan mesin. Namun


dengan adanya mesin, itupun dapat semakin mempermudah dan
mempercepat dalam penyelesaian pekerjaan.

B. SOAL PRAKTIK

1.Anda bekerja di bagian penggandaan dokumen-dokumen kantor, untuk mempermudah


pekerjaan Anda, apa yang Anda butuhkan?

1.  Mesin Fotocopy


2. Mesin Stensil, mesin stensil sendiri terbagi menjadi dua yaitu stensil manual dan stensil elektronik.
3. Printer, merupakan salah satu perangkat perkantoran yang sekarang sudah hampir bisa ditemui di
setiap kantor.
4. Scanner
5. Faximile
6. Komputer

2.Bagaimana langkah-langkah penggunaan mesin penghancur kertas?

Cara Menggunakan :

1.Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan
staples yang ada pada kertas.
2.Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
3.Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk
dibuang.

3.Bagaimana cara memindai foto dan ijazah Anda, agar bisa dikirim melalui internet?

Cara Scan Dokumen dan Gambar Dengan Google Drive


1. Langkah pertama yang tentunya perlu dilakukan adalah memasang aplikasi Google Drive di
smartphone Android Anda melalui layanan resmi Google Play

2. Setelah terpasang, maka Anda bisa memulai langkah scanning dengan mengakses tombol + yang
terletak di bagian kanan bawah layar aplikasi Google Drive untuk membuat data file baru

3. Selanjutnya, akan muncul beberapa pilihan yang ingin digunakan sebagai sumber media
memasukkan data file. Pada tahap ini, Anda bisa memilih pilihan berupa tombol scan yang ditandai
gambar kamera 📷

4. Sesaat setelah itu, aplikasi Google Drive akan mengakses dan mengaktifkan kamera smartphone
Android Anda.

5. Nah, pada saat kamera menyala, arahkan ke dokumen atau gambar yang ingin Anda scan, dan
mulai proses scanning dengan memotret gambar atau dokumen tersebut.

6. Setelah proses scanning menggnunakan kamera smartphone Android selesai, maka Anda bisa


langsung menyimpan data gambar atau dokumen tadi dengan format PDF, caranya adalah
mengakses tanda centang dibagian bawah gambar. Namun, bila dirasa perlu, Anda juga bisa terlebih
dahulu menyunting (edit) data file tersebut terlebih dahulu, misalnya dengan melakukan crop atau
mengubah warna. 

4.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin komputer!


1.Gunakanlah stabilizer dan UPS agar tegangan listrik stabil. Tegangan listrik yang tinggi dapat
merusak perangkat keras komputer misalnya power supply.
2.Jangan mematikan komputer dengan mencabut langsung colokan pada saat komputer sedang
beroperasi.
3. Matikan komputer sesuai dengan aturannya yakni klik start- shutdown- lalu tunggu komputer
Sampai benar-benar Mati- kemudian Anda bisa mencabut colokan komputer.
4.Hindari komputer dari sengatan matahari langsung.
5.Hindari menaruh benda cair dekat dengan komputer.
6.Hindari benda yang memiliki sifat magnet dekat dengan komputer, karena bisa merusak monitor
dan perangkat keras CPUBersihkan CPU dan perangkat keras lainnya secara berkala memakai kain
halus, kuas cat kecil dan alat penyemprot udara. Misalnya power supply, heatsink, cool fan, RAM,
dan motherboard.
7.Gunakan antivirus lokal (baca : smadav terbaru) dan lakukan scanning secara berkala pada setiap
drive komputer, misalnya setiap 1 minggu sekali.
8.Lakukan pengecekan data secara berkala baik itu menghapus atau membackup data untuk
mengantisipasi kelebihan kapasitas pada setiap Drive komputer. Jika ada drive komputer yang
hampir penuh, maka komputer jadi lemot.
9.Gunakan aplikasi yang hanya diperlukan dalam membantu pekerjaan Anda.
10.Uninstall aplikasi yang tidak diperlukan untuk meringankan beban memori RAM anda.Agar
komputer awet, tidak lemot dan tidak mudah rusak.

5.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin printer!


1. Gunakan Printer Secara Rutin

2. Jangan Gunakan Printer Mencetak Terlalu Banyak

3. Gunakan Tinta Printer yang Tepat

4. Ganti Selang Infus Secara Berkala

5. Gunakan Head Cleaner

B. SOAL PRAKTIK

1.Anda bekerja di bagian penggandaan dokumen-dokumen kantor, untuk mempermudah


pekerjaan Anda, apa yang Anda butuhkan?

1.  Mesin Fotocopy


2. Mesin Stensil, mesin stensil sendiri terbagi menjadi dua yaitu stensil manual dan stensil elektronik.
3. Printer, merupakan salah satu perangkat perkantoran yang sekarang sudah hampir bisa ditemui di
setiap kantor.
4. Scanner
5. Faximile
6. Komputer

2.Bagaimana langkah-langkah penggunaan mesin penghancur kertas?

Cara Menggunakan :

1.Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan
staples yang ada pada kertas.
2.Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
3.Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk
dibuang.

3.Bagaimana cara memindai foto dan ijazah Anda, agar bisa dikirim melalui internet?

Cara Scan Dokumen dan Gambar Dengan Google Drive


1. Langkah pertama yang tentunya perlu dilakukan adalah memasang aplikasi Google Drive di
smartphone Android Anda melalui layanan resmi Google Play
2. Setelah terpasang, maka Anda bisa memulai langkah scanning dengan mengakses tombol + yang
terletak di bagian kanan bawah layar aplikasi Google Drive untuk membuat data file baru

3. Selanjutnya, akan muncul beberapa pilihan yang ingin digunakan sebagai sumber media
memasukkan data file. Pada tahap ini, Anda bisa memilih pilihan berupa tombol scan yang ditandai
gambar kamera 📷

4. Sesaat setelah itu, aplikasi Google Drive akan mengakses dan mengaktifkan kamera smartphone
Android Anda.

5. Nah, pada saat kamera menyala, arahkan ke dokumen atau gambar yang ingin Anda scan, dan
mulai proses scanning dengan memotret gambar atau dokumen tersebut.

6. Setelah proses scanning menggnunakan kamera smartphone Android selesai, maka Anda bisa


langsung menyimpan data gambar atau dokumen tadi dengan format PDF, caranya adalah
mengakses tanda centang dibagian bawah gambar. Namun, bila dirasa perlu, Anda juga bisa terlebih
dahulu menyunting (edit) data file tersebut terlebih dahulu, misalnya dengan melakukan crop atau
mengubah warna. 

4.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin komputer!


1.Gunakanlah stabilizer dan UPS agar tegangan listrik stabil. Tegangan listrik yang tinggi dapat
merusak perangkat keras komputer misalnya power supply.
2.Jangan mematikan komputer dengan mencabut langsung colokan pada saat komputer sedang
beroperasi.
3. Matikan komputer sesuai dengan aturannya yakni klik start- shutdown- lalu tunggu komputer
Sampai benar-benar Mati- kemudian Anda bisa mencabut colokan komputer.
4.Hindari komputer dari sengatan matahari langsung.
5.Hindari menaruh benda cair dekat dengan komputer.
6.Hindari benda yang memiliki sifat magnet dekat dengan komputer, karena bisa merusak monitor
dan perangkat keras CPUBersihkan CPU dan perangkat keras lainnya secara berkala memakai kain
halus, kuas cat kecil dan alat penyemprot udara. Misalnya power supply, heatsink, cool fan, RAM,
dan motherboard.
7.Gunakan antivirus lokal (baca : smadav terbaru) dan lakukan scanning secara berkala pada setiap
drive komputer, misalnya setiap 1 minggu sekali.
8.Lakukan pengecekan data secara berkala baik itu menghapus atau membackup data untuk
mengantisipasi kelebihan kapasitas pada setiap Drive komputer. Jika ada drive komputer yang
hampir penuh, maka komputer jadi lemot.
9.Gunakan aplikasi yang hanya diperlukan dalam membantu pekerjaan Anda.
10.Uninstall aplikasi yang tidak diperlukan untuk meringankan beban memori RAM anda.Agar
komputer awet, tidak lemot dan tidak mudah rusak.

5.Jelaskan langkah-langkah memelihara mesin printer!


1. Gunakan Printer Secara Rutin

2. Jangan Gunakan Printer Mencetak Terlalu Banyak

3. Gunakan Tinta Printer yang Tepat

4. Ganti Selang Infus Secara Berkala

5. Gunakan Head Cleaner