Anda di halaman 1dari 13

Modul 2: Bagaimana Mengelola Usaha Secara Maksimal

dengan Inventory Management?


November 24, 2020.
TIPS BERBISNIS

Mengembangkan usaha harus didasari oleh tindakan-tindakan kecil yang terencana. Perencanaan dapat
membantu untuk mengontrol sasaran, sumber daya, dan tujuan usaha Anda, baik itu dalam jangka pendek
maupun panjang. Manajemen yang baik, yang dibarengi dengan pemaksimalan peluang pelanggan
membeli produk atau jasa Anda, dapat memperkuat usaha dan membantu Anda mendapat lebih banyak
profit.

Namun, sebelum melangkah lebih jauh, mari melihat infografik di bawah ini yang akan membahas tentang
bagaimana merencanakan masa depan usaha Anda.
Menetapkan misi dan visi dalam sebuah usaha akan membantu memperjelas sasaran usaha Anda. Jika
Anda tidak tahu destinasi yang ingin Anda tuju, maka kemungkinan besar Anda akan bergerak maju
dengan sangat lambat, tanpa arah yang jelas. 

Seberapa besar pun skala usaha Anda, sudah seharusnya Anda memastikan bahwa Anda sudah
menerapkan sesi perancangan strategi setiap tahunnya untuk menentukan sasaran di tahun itu. Sasaran
Anda bisa saja berupa peningkatan jumlah pelanggan, pembukaan lokasi baru, atau
mempekerjakan pegawai baru. Begitu Anda sudah menetapkan sasaran tahunan Anda, Anda sebaiknya
menetapkan tujuan per bulan yang akan membantu Anda mengukur kemajuan usaha Anda: apakah
semakin dekat dengan sasaran yang sudah ditetapkan atau belum? Kemampuan ini cukup krusial.
Tanpanya, sasaran dan tujuan Anda tidak lebih dari sekadar angan dan niat baik saja. 

Buat sebuah rencana untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda, termasuk cara-cara untuk menangani
permasalahan atau kesulitan yang muncul. 

Tips:
Saat membuat rancangan strategi, pastikan Anda mempertimbangkan setiap poin berikut: 

1. Visi usaha: Visi usaha adalah apa yang ingin Anda capai di masa mendatang, ekspektasi Anda di
masa depan. Visi seharusnya pencek, jelas, dan mudah untuk diingat. Visi juga seharusnya
memasukkan linimasa yang memberi gambaran kapan visi ini akan tercapai.  
2. Misi: Misi meliputi tujuan, filosofi kerja, dan komitmen usaha Anda terhadap komunitas sekitar.
Misi yang Anda buat harus memperjelas aktivitas usaha Anda. Dalam membuat misi, sebaiknya
gunakan kata kerja sederhana (present tense) karena misi adalah pekerjaan Anda sehari-hari.  
3. Nilai:  Nilai menjelaskan apa itu usaha Anda dan memastikan bahwa usaha Anda selalu
beroperasi dengan etika yang baik dan menaati hukum yang ada.
4. Sasaran: Sasaran merupakan hasil spesifik yang harus dicapai perusahaan. Sasaran sebaiknya bisa
diukur, konkret, realistis, dan fleksibel.
Bagaimana Apabila Rencana Usaha Berubah Sewaktu-
waktu?

Banyak orang beranggapan bahwa merencanakan masa depan sangat tidak masuk akal karena banyak hal
yang akan terus berubah. Walaupun begitu, manusia tetap saja selalu senang berencana: mulai dari menu
makan siang, rapat, belanja, pesta, dsb.  

Perencanaan termasuk menuliskan tugas dan aktivitas yang penting demi mencapai sebuah sasaran, baik
itu harian, bulanan, maupun tahunan. Hal ini membantu mengidentifikasi ke mana Anda ingin bergerak
dan cara Anda bisa menuju ke sana. Jika Anda tidak menulisnya, maka kemungkinan besar Anda akan
melupakannya.    

Dalam menjalankan usaha, tanpa adanya rencana yang jelas, Anda hanya akan melakukan hal-hal yang
muncul di pikiran saja. Kebiasaan ini akan menempatkan usaha Anda dalam risiko besar. Perencanaan
membantu Anda dalam membangun jalan ke depan yang jelas untuk usaha Anda. Tidak memiliki rencana
akan menjerumuskan Anda ke tempat yang tidak terduga.

Tips Perencanaan
Perencanaan itu sangat sederhana. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk memulai perencanaan hari ini,
untuk minggu ini, dan untuk bulan atau tahun berikutnya. 

1. Pilih sebuah buku agenda atau catatan yang akan Anda gunakan hanya  untuk perencanaan. 
2. Buat daftar kerja untuk hari ini. 
3. Tulis dalam poin-poin ketimbang kalimat penuh. Contohnya, membeli sayuran, transfer gaji,
mempromosikan karyawan, dsb. 
4. Beri nomor atau urutkan daftar kerja Anda berdasarkan prioritasnya. Poin #1 dalam daftar adalah
pekerjaan yang paling penting. 
5. Saat Anda menyelesaikan setiap tugas dalam daftar, beri silang dalam daftar atau beri centang di
sebelahnya. 
6. Di penghujung hari, evaluasi daftar Anda untuk melihat tugas mana saja yang sudah diselesaikan
dan yang belum dikerjakan. Tambahkan tugas yang masih menunggu di dalam daftar kerja untuk
esok hari. 
Tugas yang Dibagikan ke Tiap Pegawai
Ketika melakukan perencanaan untuk usaha Anda, ingatlah bahwa sebuah fungsi kerja memiliki tugas atau
aktivitas yang semestinya jelas dan mudah untuk dimengerti oleh siapapun yang bertanggung jawab. Kami
merekomendasikan untuk menuliskan rincian fungsi kerja setiap posisi dan juga aktivitasnya. Berhati-
hatilah agar tidak terlalu membebankan satu posisi saja, dan pastikan untuk mengidentifikasi tugas-tugas
yang kritis (harus selalu dikerjakan meski orang yang bertanggung jawab sedang absen) dan tugas yang
tidak diprioritaskan. 

Grafik Organisasi yang Fungsional   


Grafik organisasi adalah representasi visual dari struktur organisasi dalam usaha. Perusahaan besar
menggunakan grafik organisasi untuk menggambarkan jalur pelaporan, sementara perusahaan kecil
seharusnya lebih fokus pada fungsi masing-masing posisi. 

Grafik organisasi yang fungsional disusun berdasarkan tugas yang dilakukan oleh setiap orang. Dalam
jenis grafik organisasi ini, informasi terpenting bukanlah jabatan kerja, melainkan tugas dari setiap posisi.
Ketika ada orang yang absen, penting untuk mendistribusikan aktivitas utama mereka ke orang lain
(misalnya penjualan, layanan pelanggan, persiapan makanan, dsb.).    

Rekomendasi
1. Tulis aktivitas masing-masing posisi dan terangkan aktivitas mana saja yang kritis atau
diprioritaskan. 
2. Pastikan seluruh tugas sudah dijelaskan dengan saksama. 
3. Pastikan bahwa tugas-tugas berikut bisa diselesaikan selama jam kerja agar proses kerja tetap
seimbang.

Memiliki disiplin untuk merencanakan aktivitas harian akan membantu Anda mengelola usaha dengan
lebih efisien. Jika Anda sudah memiliki rencana dan sasaran tahunan, maka akan lebih mudah untuk Anda
untuk menetapkan tujuan mingguan yang akan membantu Anda mencapai sasaran-sasaran tahunan Anda
itu.

Menjelaskan fungsi kunci dalam usaha akan membantu Anda membentuk aktivitas yang sesuai untuk
mencapai fungsi-fungsi tersebut. Sangat penting bagi Anda untuk memahami tugas dan aktivitas mana saja
yang tergolong kritis guna menuntaskan mana tujuan usaha dan mana yang tidak. Hal ini akan membuat
penggunaan bahan dan modal usaha Anda menjadi lebih efisien. 

Ketika semua orang yang menjalankan usaha memiliki pemahaman akan apa yang harus mereka capai
setiap harinya dan apa ekspektasi yang dibebankan ke diri mereka, akan jadi lebih mudah untuk
mendistribusikan pekerjaan dengan seimbang dan lebih mudah untuk mengukur performa kerja. 

Memperjelas fungsi-fungsi usaha adalah cara terbaik untuk memulai delegasi kerja. Anda sebagai pemilik
usaha akan mampu untuk memutuskan ke mana Anda ingin menginvestasikan waktu Anda dan ke divisi
mana Anda perlu mempekerjakan pegawai baru. 

Membeli Inventaris untuk Usaha


Salah satu cara terbaik untuk mengontrol pengeluaran adalah dengan memilih supplier yang sesuai.
Pemasok yang ideal akan memberikan produk dan pelayanan berkualitas dengan harga terbaik. Jika Anda
menjalin hubungan baik dengan supplier Anda, maka mereka akan lebih sering menawarkan harga murah,
waktu pengiriman yang lebih cepat, dan mungkin saja jalur kredit!

Ingatlah bahwa hubungan Anda dengan pemasok Anda harus selalu positif bagi kedua belah pihak.
Pastikan sudah tercipta simbiosis mutualisme!
6 Jenis Pembelian
1. Borongan: Inventaris dalam jumlah besar dengan diskon. 
2. Musiman: Tergantung pada waktunya, Anda mungkin membutuhkan lebih banyak produk
tertentu.
3. Grosir: Membeli produk tertentu dalam jumlah yang banyak langsung dari pemasoknya. 
4. Langsung: Membeli sebuah produk dalam jumlah yang lebih sedikit untuk memenuhi kebutuhan
Anda. 
5. Di muka: Membeli inventaris di awal berdasarkan perencanaan dan kenyamanan. 
6. Berlanjut: Membeli bahan-bahan yang diperlukan untuk pekerjaan sehari-hari. 

Penting bagi Anda untuk tahu apa saja yang perlu Anda beli, memastikan bahwa Anda punya ruang
penyimpanan yang cukup, serta mengimplementasikan sistem manajemen inventaris yang efektif, di atas
segala hal. Lakukan evaluasi terhadap manfaat dari membeli secara borongan, terutama untuk produk
dan jasa terlaris Anda. 

Menjalin hubungan yang baik dengan pemasok Anda akan mendorong mereka untuk menawarkan pilihan
pembelian lewat kredit. Hal ini akan sangat membantu jika pelanggan Anda biasanya membayar Anda
secara tunai. Pastikan untuk mengorganisir setiap hal agar Anda bisa menyisihkan sejumlah uang untuk
melunasi tagihan dari pemasok Anda. Jika tidak, Anda akan berhadapan dengan masalah uang kas atau
utang yang akan menumpuk dan menjadi semakin sulit untuk dilunasi. 

INGAT: Jika Anda memutuskan untuk membeli secara borongan, pastikan bahwa inventaris Anda
bergerak, karena Anda bisa saja malah menghabiskan uang untuk ruang penyimpanan daripada menghemat
uang dengan membeli secara borongan.

9 Tips untuk Merencanakan Pembelian Anda 


1. Meminta tagihan terbaru secara berkala.  
2. Menyimpan setiap tanda pembelian dan penjualan per unit.  
3. Jangan membeli lebih banyak dari yang direncanakan, meskipun Anda mendapat tawaran
menarik. 
4. Manfaatkan diskon, tetapi ingatlah jumlah ruang yang tersisa di penyimpanan dan kemungkinan
Anda bisa menjual semua produk yang tersimpan. 
5. Cek pesanan sudah sesuai dengan kualitas, kuantitas, dan harga yang dijanjikan.
6. Selalu minta faktur atau struk pembelian. Simpan setiap faktur atau struk dan buat buku besar
yang diperbaharui setiap kali ada pengeluaran.
7. Pastikan Anda menjaga media komunikasi yang terbuka dan efektif dengan pemasok Anda.
8. Cobalah untuk memiliki lebih dari satu pemasok untuk produk yang sama. Jangan bergantung
hanya pada satu pemasok saja.
9. Selalu cari pemasok baru yang pas dengan kebutuhan Anda.

Sebagai kesimpulan, identifikasi siklus pembelian Anda: rencanakan terlebih dulu, kenali permintaan
pelanggan, temukan pemasok baru, pastikan Anda membeli barang dalam kuantitas dan kualitas yang
diperlukan, dan pertimbangkan variasi dan harga termasuk waktu pengiriman. Jangan hanya membeli
barang karena Anda mampu!

Pastikan pemasok Anda memiliki etika yang baik dan memberikan harga terjangkau, lokasi, dan seleksi,
serta layanan unggul, transaksi yang adil, garansi, dan daya beli yang baik. Pemasok Anda adalah mitra
kunci dalam usaha, dan menjalin hubungan jangka panjang dengan mereka akan membawa manfaat bagi
usaha Anda ke depannya.

Pastikan Anda merencanakan pemesanan dengan jangka waktu yang cukup, karena ini akan membantu
pemasok Anda membuat rencana dan mengorganisir pesanan. Jika Anda mengikuti rencana Anda dan
memberikan pesanan dalam jangka waktu yang cukup, pemasok Anda akan selalu memiliki produk yang
Anda inginkan, termasuk produk musiman yang Anda butuhkan.

Tahu apa, dari siapa, bagaimana, dan berapa banyak barang yang perlu Anda beli untuk usaha Anda akan
memudahkan Anda dalam menawarkan harga kompetitif dan produk berkualitas tinggi.

Manfaat Inventory Mangement

Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk mengukur banyaknya inventaris yang Anda perlukan
untuk memastikan Anda tidak kelebihan stok barang, Anda bisa menawarkan ketersediaan yang cukup,
dan Anda bisa memanfaatkan tawaran atau promosi dari pemasok Anda tanpa beban penyusutan? Bagi
sebagian besar pemilik usaha, seringkali ini membutuhkan waktu yang sangat banyak.

Pembelian dan manajemen inventaris adalah proses-proses dasar bagi usaha yang ingin meningkatkan
keuntungan mereka. Mengapa penting untuk dipahami?

Tujuan dari mengelola usaha adalah untuk mendapatkan hasil terbaik dengan memakai atau
memanfaatkan sumber daya yang terbatas secara efektif. Penting bagi Anda untuk mendasari setiap
keputusan dengan informasi yang Anda miliki. Ingat, “Anda tidak bisa mengelola apa yang tidak bisa
Anda ukur.”

Dengan mengimplementasikan sistem manajemen inventaris, Anda dapat memiliki daftar lengkap
berisikan bahan mentah, barang proses produksi, dan produk jadi yang siap atau akan siap dijual. Melacak
inventaris Anda begitu penting untuk menjaga keseimbangan antara apa yang Anda butuhkan untuk
memenuhi permintaan dalam usaha dan rotasi produk itu sendiri.  

Dengan memiliki manajemen inventaris, hal ini juga akan memastikan bahwa usaha Anda tidak kehilangan
produk-produk penting atau hal penting untuk membeli lebih banyak produk. Pastikan Anda menyimpan
catatan terbaru soal seluruh penjualan dan pembelian.   
Ada sejumlah program komputer yang dapat membantu proses manajemen inventaris. Meskipun komputer
menawarkan kendali yang lebih besar, cobalah untuk memakai buku catatan jika Anda tidak memiliki
akses ke sebuah komputer.

Sistem manajemen inventaris yang efektif akan membantu Anda memanfaatkan dan mengalokasikan
sumber daya dalam usaha Anda, menurunkan biaya pengeluaran dan menghindari kerugian dan
penyusutan. 

INGAT: Kerugian bisa terjadi ketika sebuah usaha memproduksi terlalu banyak produk, memiliki terlalu
banyak produk dalam gudang, atau karena pergerakan yang tidak perlu dalam usaha .

Cara Menghitung Pesanan Ulang


Sebuah sistem manajemen inventaris juga bisa membantu menjawab pertanyaan berikut ini:

1. Barang apa yang harus saya stok kembali? 


2. Kapan barang itu harus saya beli? 
3. Bagaimana saya bisa menghindari pembelian yang terlalu banyak atau terlalu sedikit?  

Mengetahui berapa banyak barang yang harus dibeli dan kapan harus membelinya biasa disebut dengan
tingkat pesanan ulang. Mengetahui tingkat pesanan ulang dalam usaha Anda akan membantu Anda
menghitung berapa banyak inventaris yang akan Anda butuhkan dari pemasok Anda dan kapan Anda
harus melakukan pemesanan untuk menjamin Anda memiliki inventaris yang diperlukan. 

Informasi apa yang Anda butuhkan?


Gunakan sistem manajemen inventaris Anda untuk menghitung informasi
Penjualan harian (Unit yang
ini. Lihat juga produk-produk apa saja yang paling banyak terjual dan
terjual setiap hari )
paling sedikit terjual.

Ini adalah stok yang dijaga untuk menghindari masalah stok habis. Kami
Stok pengaman (Unit yang
merekomendasikan Anda untuk selalu memiliki stok untuk 2 sampai tiga
disimpan)
hari ke depan demi menutupi jangka waktu dari pemasok Anda.

Jangka waktu (Waktu yang Jangan lupa untuk mempertimbangkan waktu yang akan dibutuhkan
dihabiskan pemasok untuk pemasok Anda untuk mengirim barang dagangan setelah Anda
mengirimkan pesanan ulang.) memesannya. Pastikan sesuai dengan rencana yang dibuat.

INGAT: Stok pengaman adalah kuantitas minimum inventaris yang bisa ditolerir usaha Anda demi
menjamin Anda tidak akan pernah kehabisan produk atau pemasukan. Menghitung stok pengaman cukup
penting untuk memastikan Anda memiliki stok yang cukup supaya bisa menutupi jangka waktu pemasok,
biasanya satu atau dua hari lamanya. Saat menghitung tingkat pesanan ulang Anda, pastikan Anda
memperhitungkan jangka waktu yang dibutuhkan untuk setiap produk agar bisa memastikan Anda tidak
akan pernah kehabisan stok.

Studi Kasus
Unit penjualan harian sebuah krim tangan di toko farmasi lokal adalah satu boks per hari. Pemasok dari
krim ini membutuhkan 8 hari untuk mengirimkannya ke toko. Berdasarkan pengalaman Anda, seharusnya
toko ini memiliki setidaknya stok pengaman untuk 3 hari. Berapa banyak boks krim tangan yang harus
Anda pesan untuk menjamin penjualan mingguan yang tetap stabil? 

Gunakan rumus berikut untuk menghitung tingkat pesanan ulang:


Tingkat pesanan ulang = (unit terjual per hari – inventaris + stok pengaman) x jangka waktu

Informasi yang diperlukan: 

 Unit terjual per hari = 1 boks 


 Jangka waktu = 8 hari
 Stok pengaman yang ada = 3 hari 
Saatnya Mengisi Kuis Modul 2!
ISI KUIS 2 SEKARANG

Kesimpulan
 Manajemen inventaris adalah hal mendasar dalam segala aspek usaha Anda, dan harus selalu
dicatat, diukur, dianalisis, sesuai dengan industri yang Anda geluti.
 Jika Anda belum memiliki sistem manajemen inventaris dan belum yakin harus mulai dari mana,
mulai dengan mencatat produk-produk di usaha Anda yang paling banyak terjual dan/atau produk-
produk yang akan menghentikan operasi usaha bila stoknya habis. Ini adalah sedikit informasi
yang harus Anda catat.
 Jika ada yang tidak tercatat, misalkan aktivitas, produk, hasil, dsb., berarti tidak bisa diukur. Jika
tidak bisa diukur, maka tidak bisa dikelola, yang bisa berujung pada kerugian dan keputusan
buruk. 
 Tidak memiliki sistem manajemen inventaris dapat menyebabkan kerugian yang akan
mempengaruhi usaha, pelanggan, dan produk atau jasa Anda.